Cycle de vie de l’archivage numérique
Le problème avec l’archivage numérique, c’est qu’il ne s’agit pas réellement d’archivage – ou du moins pas seulement d’archivage.
L’archivage numérique est plutôt un processus sans fin de transformation du contenu numérique que l’on essaie de sauver de l’oubli, et du système dans lequel il est conservé.
En d’autres termes, l’archivage numérique est comparable à cette célèbre phrase de la chanson Hotel California : « Vous pouvez arriver quand vous le souhaitez, mais vous ne pourrez jamais partir ».
L’archivage numérique n’est pas un processus qui se termine. Tout contenu que nous introduisons dans une archive numérique, toute solution que nous appliquons à son stockage, à sa conservation, à sa sécurité ou à son accès est appelé à être transformé, les données à migrer, les technologies à être remplacées.
Prenons une métaphore : comparons l’archivage numérique à l’archivage d’un objet, disons une tablette d’argile ancienne vieille de 5 000 ans. Pour préserver cet objet physique, nous pouvons le laisser reposer dans son espace de stockage et seulement assurer que les conditions optimales dans lesquelles il est stocké ne sont pas modifiées. C’est le contraire pour les objets d’archivage numérique : pour les préserver, nous devons modifier en permanence les objets numériques et leur environnement. Nous devons migrer les données et transformer le système d’archivage afin d’éviter que le format, le stockage, le logiciel ou d’autres technologies ne deviennent obsolètes.
L’archivage numérique n’a donc pas de point final. Il s’agit plutôt d’un processus cyclique qui suit une suite d’étapes continuellement, sans qu’il n’y ait de fin en soi. La création d’une archive numérique ne peut donc être considérée que comme le début du processus – la première itération du cycle – qui sera ensuite répétée aussi longtemps que nous souhaitons préserver le contenu numérique de l’archive. Pour refléter cette caractéristique fondamentalement importante de l’archivage numérique, notre manuel suit le Modèle de cycle de vie de l’archivage numérique.
Le modèle de cycle de vie d’archivage numérique présente également de manière utile plusieurs autres caractéristiques clés des archives numériques et les met en évidence. Il attire l’attention sur la nécessité de prendre des mesures et de gérer activement une archive numérique tout au long de son cycle de vie. Simultanément, le modèle présente explicitement le large éventail de responsabilités impliquées dans le processus d’archivage numérique. Enfin, le Modèle du Cycle de Vie met en évidence de manière claire et importante le fait que les décisions et les actions de chaque phase ont un impact sur ce qui peut être fait et comment dans chaque étape suivante, ainsi que dans toute nouvelle itération du processus.
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Il est nécessaire d’avoir conscience de ces relations dynamiques entre toutes les phases de l’archivage numérique afin de prendre des décisions éclairées à chaque étape, sans limiter les possibilités d’actions et de solutions pour les étapes suivantes.
Il convient de souligner qu’il n’existe pas de modèle universel unique pour décrire le processus d’archivage numérique. Les modèles appliqués varient en fonction du contenu, de l’objectif et des utilisateurs d’une archive, ainsi que des politiques et pratiques de l’organisation d’archivage. Le modèle de cycle de vie de l’archivage numérique utilisé dans ce manuel a été développé pour s’adapter aux besoins et aux défis spécifiques des OSC. Il reflète certains des éléments du modèle de référence OAIS et partiellement la structure du modèle de cycle de vie du DCC. Le modèle OAIS est le modèle le plus largement utilisé pour l’archivage numérique, tandis que le modèle de cycle de vie du DCC comprend de nombreuses considérations qui affectent également les OSC engagées dans l’archivage numérique.
Ce manuel applique un modèle de cycle de vie simplifié qui se concentre sur les aspects clés du processus pour les OSC. Présenté visuellement, le modèle montre les principales étapes de l’archivage numérique se succédant sous la forme d’un cercle, comme les chiffres sur une horloge, avec le point final marquant le début d’un nouveau cercle – une nouvelle itération légèrement différente du processus. Veuillez consulter la Figure 1.
Figure 1. Modèle de cycle de vie pour l’archivage numérique
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Une fois qu’un besoin pressant de créer une archive numérique a été identifié et qu’une décision organisationnelle ferme a été prise pour la développer, le processus commence par la phase de planification et d’organisation.
La première étape consiste à élaborer un Plan Général, qui définira les Principes Directeurs des archives et abordera les principaux problèmes organisationnels, technologiques et liés aux ressources qui seront rencontrés tout au long du cycle de vie des archives numériques. Les Principes Directeurs sont définis sur la base des réponses que l’organisation donne à une série de questions fondamentales, telles que : que faut-il préserver ? Pourquoi ? Qui va l’utiliser ? Et comment ?
Le Plan Général doit être complété par la création d’un inventaire d’identification, ainsi que la sélection, l’organisation et la description du matériel que nous souhaitons préserver. En effet, toute décision ou action ultérieure dans le processus reposera sur des informations concernant le format, la quantité, la portée, la taille, le sujet ou d’autres caractéristiques du matériel collecté à préserver, ainsi que sur la capacité à identifier, gérer et localiser des groupes ou des éléments individuels.
Pour compléter cette étape, nous devrons planifier, concevoir et sélectionner un futur Système d’Archivage Numérique – un référentiel numérique et un système de gestion de contenu, qui hébergera le contenu des archives. Un Système d’Archivage Numérique se compose d’éléments matériels et logiciels qui doivent être soigneusement sélectionnés, étant donné que leurs caractéristiques auront un impact sur d’autres aspects importants de notre archive numérique.
La phase de planification et d’organisation constitue la base de la création de toute archive, y compris une archive numérique. Elle façonne toutes les autres étapes et définit les décisions et les actions à prendre au cours de celles-ci. Les différents éléments de l’étape de planification et d’organisation devront être revus, consultés et révisés à différents moments du processus. Enfin, à la fin du cycle de vie d’une archive numérique, le processus reviendra à la phase initiale, cette fois pour planifier et organiser le développement et la transformation de l’archive numérique lors de la prochaine itération de son cycle de vie.
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La deuxième étape comprend un ensemble d’actions de numérisation, de description, de préparation et de conservation qui mènent au processus d’intégration de notre matériel numérique dans un Système d’Archivage Numérique. Ces actions sont distinctes, mais vont de pair, car elles sont liées entre elles et doivent être bien coordonnées. La numérisation de tout matériel physique doit être effectuée en synchronisation avec les décisions concernant la façon dont ces objets seront décrits (c’est-à-dire, quelles informations ou métadonnées, à leur sujet, doivent être capturées dans le processus de numérisation) – tout comme pour le matériel nativement numérique, dont les métadonnées doivent également être sélectionnées.
Viennent ensuite un certain nombre d’actions visant à préserver correctement le contenu des archives en maintenant leur intégrité et leur crédibilité, c’est-à-dire en s’assurant que les objets ne sont pas compromis et que toute modification qui leur est apportée est enregistrée.
Le matériel, qu’il soit numérisé ou numérique natif, est ensuite intégré au Système d’Archivage Numérique et sur les supports de stockage. Lors de ce processus, le contenu ainsi que ses descriptions, aussi appelées métadonnées, sont capturés et stockés dans le Système d’Archivage Numérique. Des contrôles supplémentaires sont ensuite effectués, et des copies de sauvegarde sont créées et stockées séparément.
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La fourniture d’accès et la sécurisation des données sont les principales tâches de la troisième étape de l’archivage numérique. Ces deux fonctions distinctes sont liées et doivent être maintenues en équilibre pour obtenir un effet optimal. L’accès le plus large possible doit être fourni tout en maintenant la sécurité et la protection des données. Cela inclut à la fois la protection de toute donnée privée, sensible ou soumise aux droits d’auteur, ainsi que des mesures visant à assurer la sécurité des données et des systèmes de stockage pour les protéger contre les dommages physiques et les cybermenaces.
L’élargissement de l’accès, par exemple, en rendant les archives numériques accessibles via des bases de données ouvertes ou des plateformes en ligne, posera une série supplémentaire de problèmes de sécurité des donnéespar rapport à la fourniture d’un accès à un groupe fermé d’utilisateurs. De même, différents éléments de l’archive numérique peuvent nécessiter des niveaux variables de protection et d’accès. Par conséquent, des niveaux d’accès adaptés doivent être définis pour différents groupes d’utilisateurs, en fonction des différents types de matériel.
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La maintenance, grâce à la préservation et aux migrations, est l’action qui domine la quatrième étape de l’archivage numérique. Une fois que les archives numériques ont été conçues, mises en place, alimentées, et que les données ont été préservées, sécurisées et rendues accessibles, il est essentiel de maintenir et de surveiller toutes ces fonctions, gérer le contenu et le système, et enfin, migrer et transformer les données.
Des vérifications régulières de maintenance doivent être effectuées sur les données (afin de garantir leur intégrité et leur crédibilité continues, ainsi que leur utilisabilité en termes de format), le système (pour assurer une sécurité continue et un accès ouvert), et les technologies matérielles et logicielles (pour garantir leur bon fonctionnement et agir à temps lorsqu’elles doivent être migrées ou transformées pour éviter qu’elles ne deviennent obsolètes).
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À ce stade, une nouvelle itération du processus d’archivage numérique commence.
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