Planification et organisation

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On ne saurait surestimer l’importance d’une planification et d’une organisation minutieuses des archives numériques dès le début du processus. Un plan bien conçu pour les archives fournira les bases et les conseils pour les décisions et les actions tout au long du processus d’archivage numérique. En revanche, une décision mal réfléchie ou une omission dans cette phase créera des difficultés supplémentaires dans les phases et actions ultérieures du cycle de vie des archives numériques.

Les activités clés à cette étape comprennent l’élaboration d’un Plan Général pour l’archive numérique, la création d’un inventaire et la sélection du matériel à préserver, l’organisation et la description du matériel pour élaborer une structure pour l’archive future, ainsi que la planification du Système d’Archivage Numérique et la sélection de ses principaux composants matériels et logiciels.

Plan général

La création du Plan Général est la première étape cruciale du processus de développement d’une archive numérique. Il définit les raisons et la méthode du développement des archives en leur fournissant des Principes Directeurs, ainsi que des décisions clés concernant le contenu, l’accès et les principales questions liées à l’organisation, à la technologie et aux ressources. Une planification aussi large, détaillée et complète aidera l’organisation à relever toute une série de défis qui devront être relevés lors des étapes ultérieures du processus de création d’archives numériques.

Il est important de noter que le Plan Général doit enregistrer, non seulement les conclusions et les décisions, mais aussi le raisonnement et les motifs sur lesquels elles sont fondées, car cela facilite leur examen ultérieur et leur révision éventuelle, en particulier lorsque le contexte ou les circonstances changent.

Il n’existe pas de modèle universel de Plan Général d’archivage numérique. L’utilité de ce document variera quelque peu en fonction du contenu et du contexte de la collection, ainsi que de l’organisation elle-même. Cependant, il existe une série de questions qui peuvent être utilement utilisées pour guider le développement d’un Plan Général. Ces questions concernent le contenu et l’objectif des futures archives, ainsi que les problèmes d’organisation, de technologie et de ressources. En fournissant des réponses détaillées, bien informées et réfléchies à cette série de questions, nous disposerons d’une base solide pour élaborer un Plan Général.

La Figure 2 présente un exemple de liste de questions auxquelles il faut répondre lors de l’élaboration d’un Plan Général pour des archives numériques. Veuillez noter qu’il ne s’agit que d’un exemple de liste et non d’un modèle. En tant que tel, il peut être modifié et adapté aux besoins spécifiques d’un service d’archives et d’une organisation particulière.

Générales	Contenu et Format	Normes
Quel est l’objectif des ar- chives que vous créez ? Pourquoi les mettez-vous en place ? Qu’espérez-vous accomplir avec ces archives ? Qui sont les utilisateurs prévus ?	Quelles sont les limitations d’accès aux éléments ? Y a-t-il des considéra- tions légales ou morales à prendre en compte en matière de protection des données ? Quelles sont les collec- tions qui composent les archives ? Est-ce que l’archive pourra héberger des éléments de n’importe quel format ?	Évaluez le temps et les ressources nécessaires pour développer l’archive numérique Pouvez-vous développer les compétences et les ressou- rces humaines ? Pouvez-vous collecter des fonds ou trouver d’autres moyens pour vous procurer des logiciels et du matériel informatique ?

Figure 2. Exemple de liste de questions auxquelles il faut répondre pour élaborer un Plan Général pour des archives numériques

Les réponses à ces questions peuvent être divisées en différents segments du Plan Général. Ceux-ci serviront de Principes Directeurs pour développer les archives numériques.

Principes Directeurs

Les Principes Directeurs résument le raisonnement qui sous-tend le développement des archives numériques. Ils expliquent pourquoi une archive est nécessaire, qui l’utilisera, comment elle sera utilisée, ainsi que les avantages attendus de sa création et de son développement. Les Principes Directeurs abordent également plusieurs autres questions clés, notamment les ressources et les technologies requises, les responsabilités juridiques et liées à la sécurité, ainsi que les questions organisationnelles.

Les Principes Directeurs doivent servir de point de référence, de base pour toute décision ou action future importante à prendre dans le processus. Par exemple, si l’un des avantages des archives numériques est de maintenir la crédibilité des données et d’enregistrer la chaîne de surveillance d’un objet numérique, alors nous devons écarter tout logiciel ou solution système qui ne remplit pas correctement cette fonction. De même, nous n’appliquerons pas de solutions de sécurité des données qui pourraient entraver l’accès d’un groupe clé d’utilisateurs.

Bien que fondamentaux pour les archives numériques, les Principes Directeurs ne sont pas gravés dans le marbre. Ils peuvent et doivent être revus et modifiés si nécessaire. Au fil du temps, avec les changements des communautés externes utilisant les archives, le développement technologique et la transformation itérative des archives elles-mêmes, l’organisation peut décider de modifier les Principes Directeurs des archives afin de mieux les adapter à l’environnement modifié.

Un exemple fictif de Plan Général est fourni en annexe à la fin du manuel. Dans cet exemple, nous incluons un ensemble de Principes Directeurs qui devraient être suivis dans la planification et le développement de toute archive numérique. Il fournit également de brèves descriptions des principales considérations et des problèmes à aborder pour chaque principe directeur, ainsi que la manière dont ceux-ci peuvent être formulés. Cet exemple ne doit pas être considéré comme une liste définitive de Principes Directeurs, ni être utilisé comme un modèle.

Identification, sélection et hiérarchisation des priorités

En parallèle avec le développement du Plan Général, nous devons identifier, évaluer, organiser et décrire le matériel que nous souhaitons préserver. Cela nous permettra de cartographier le matériel, de recueillir et d’organiser les informations clés sur ses caractéristiques, créant ainsi la base pour un traitement ultérieur des archives. C’est par ailleurs une étape nécessaire pour permettre la planification et la prise de décisions sur la manière dont les matériels peuvent être archivés et préservés, ainsi que sur la manière dont le système numérique d’archivage peut être construit.

Gestion du matériel d’archives physique non structuré.

À ce stade, de nombreuses OSC qui suivent ce manuel pour développer leur archive numérique se trouveront confrontées au défi de manipuler de nombreux lots de matériel physique non organisés – qu’il s’agisse de boîtes remplies de fichiers mélangés, d’étagères contenant des dossiers et des documents aléatoires, ou de boîtes débordant de cassettes VHS non étiquetées.

Les organisations qui suivent ce manuel se heurtent à la difficulté de traiter le matériel physique non structuré et de le transformer en contenu d’archives physique organisé, étiqueté et préservé en toute sécurité. Ce n’est qu’après ce traitement adéquat que le matériel pourrait être archivé numériquement.

Nous avons pu constater que cette situation est fréquente parmi les OSC – les utilisateurs potentiels de ce manuel – grâce à d’importants retours cohérents que nous avons reçus à cet égard. Grâce à la conception unique du projet « Accompagner les OSC dans le domaine de l’archivage numérique » de la GIJTR, ce manuel a bénéficié d’une phase pilote auprès de quatre OSC, suivi d’un examen par un groupe plus large d’OSC pertinentes qui ont fourni leurs commentaires et recommandations.

Beaucoup de ces commentaires ont clairement souligné la nécessité d’avoir des instructions détaillées et pratiques sur la façon d’aborder, de manipuler, d’organiser et d’assurer la préservation à long terme du matériel physique non structuré que les OSC souhaitent archiver, avant que le processus d’archivage numérique ne puisse commencer.

De plus, la nécessité de ce type de guide pratique a été soulignée par d’autres commentaires fournis par les OSC, qui ont insisté sur le fait que le manuel devrait détailler de manière pratique les procédures d’archivage nécessaires et les tâches concrètes que les OSC doivent entreprendre pour organiser, décrire et préserver le matériel physique comme condition préalable à son archivage numérique.

Un document détaillé sur l’organisation et l’archivage de matériels physiques non structurés a été développé dans le cadre de la phase pilote de ce manuel. Cela profitera grandement aux utilisateurs actuels et futurs. La Coordination nationale des veuves du Guatemala (CONAVIGUA) était l’une de ces quatre organisations qui ont testé la version provisoire de ce manuel et qui ont été confrontées au défi d’organiser et d’archiver leur matériel physique non structuré avant de pouvoir utiliser le manuel pour créer une archive numérique. Pour remédier à cela, CONAVIGUA – avec le soutien et le mentorat de la GIJTR – a engagé un archiviste externe pour les aider à organiser et à archiver leur matériel physique. Grâce à ce processus, ils ont créé un guide sur la manière d’organiser une archive physique en 10 étapes.

Comme ce document a été développé de manière organique dans le cadre du projet, nous l’avons inclus dans le manuel dans sa forme originale en tant que contribution directe du terrain de la part de l’OSC qui avait identifié le besoin de ce guide lors de la mise en œuvre de la version préliminaire du manuel. Pour les lecteurs ayant besoin d’une orientation pratique et concrète pour archiver et préserver leurs matériels physiques en désordre, nous recommandons le guide intitulé « Comment organiser des archives physiques en 10 étapes », développé par Marc Drouin avec les contributions de Daniel Barcsay et Ludwig Klee, présenté dans l’Annexe II à la fin du manuel.

Nettoyage et Sauvegarde

Avant de commencer à travailler avec le matériel destiné à être préservé, nous devons d’abord le nettoyer et effectuer une sauvegarde de notre contenu numérique natif.

Pour nos éléments physiques, nous devons dégager un espace de travail et y disposer nos objets, boîte par boîte, afin de les nettoyer correctement pour qu’ils puissent être manipulés par la suite. Cette opération doit toujours être effectuée en portant des gants de protection. À cette étape, nous pouvons noter et enregistrer tous les éléments qui seraient visiblement endommagés ou dégradés.

Chaque fois que nous travaillons avec des éléments numériques, nous devons effectuer une vérification antivirus pour nous assurer que les fichiers ne sont pas infectés ou corrompus. Pour ce faire, il faut toujours connecter les supports de stockage contenant le matériel à un ordinateur sûr qui n’est pas connecté à un réseau informatique.

Enfin, si vous n’avez pas de copie de sauvegarde de vos fichiers numériques natifs, vous devriez en faire une immédiatement avant de commencer à les archiver.

Le matériel numérique est exposé à une série de risques, allant des risques d’incendie à l’infection ou à la corruption lorsqu’il est utilisé dans un environnement informatique non sécurisé, en passant par les cyberattaques malveillantes ou les simples erreurs humaines. Il est donc fondamental de faire plus d’une copie des matériels numériques afin d’assurer un niveau de sécurité des données de base. En outre, si nos ressources nous permettent d’utiliser différents types de supports de stockage pour la sauvegarde, nous pouvons encore réduire les risques pour nos données. Pour bien gérer la sauvegarde de matériel d’archives numériques, il est recommandé de suivre les meilleures pratiques suivantes:

Avoir plusieurs copies indépendantes du matériel numérique
les copies sont disposées géographiquement en différents emplacements
Les copies doivent utiliser différentes technologies de stockage
Les copies doivent utiliser une combinaison de techniques de stockage en ligne et hors ligne
Le stockage doit faire l’objet d’une surveillance active afin que tout problème soit détecté et corrigé rapidement.

À ce stade du processus, il suffit de créer, de préférence, deux copies de sauvegarde et de les stocker sur deux supports de stockage distincts, en deux endroits différents.

Inventaire D’identification

La première étape du traitement du matériel à préserver consiste à en créer une vue d’ensemble. En substance, nous devons dresser une cartographie de notre matériel d’archives numériques : déterminer son contenu, son format, sa quantité et son état. Cela se fait au niveau des groupes d’éléments et non au niveau des documents ou des objets individuels. Grâce à ce processus, nous créons un tableau contenant une liste de groupes d’éléments avec des informations clés sur chacun d’eux.

Les groupes d’éléments doivent être, en premier lieu, identifiés. Cela se fait sur la base des informations et de la documentation existantes sur le matériel. En général, l’organisation dispose déjà d’une vue d’ensemble ou de listes des différents éléments du matériel. La compilation d’informations à partir de ces documents peut être un bon début, en étant aidée par la connaissance institutionnelle du matériel et toute autre information dont nous disposons. Cette démarche doit être complétée par un examen pratique du matériel, tant physique que numérique, soit en fouillant les boîtes et les étagères, soit en examinant les dossiers contenus dans les unités de stockage numérique. Pendant ce processus, nous devons noter tout groupe d’éléments supplémentaires ou distincts que nous identifions. Cela nous permettra de créer la liste initiale des groupes d’éléments identifiés, que nous pourrons ensuite placer sur une table et appeler « Inventaire d’identification » ou simplement « Inventaire ». Outre la liste des groupes d’éléments, l’inventaire doit également inclure des informations sur le type, le format, la taille, la quantité, l’état, l’emplacement, l’espace de stockage et le support de chaque article. Un exemple est donné dans la figure 3.

Groupes d’éléments	Sujet	Type	Format	Quantité et/ou Taille	Condition	Emplacement
Déclarations de témoins	Disparitions forcées	Déclarations	Copies papier signées des déclara- tions et enregis- trements audio de la prise de déclaration	320 déclarations sur papier 100 CD et DVD 2 disques durs externes (1000 TB)	Les boîtes marquées « ED 12 » et « ED 13 » contiennent du matériel en mauvais état.	15 classeurs dans la zone de stockage.

Figure 3. Partie d’un tableau d’inventaire, avec des lignes énumérant les groupes d’éléments et des colonnes contenant les attributs sur lesquels les groupes d’éléments sont décrits.

Voici les attributs de base de nos groupes d’éléments que nous devons connaître avant de poursuivre le processus de sélection, d’organisation et de description du matériel. Il s’agit également d’informations nécessaires à l’élaboration du Plan Général. Une brève explication de ce qu’il faut prendre en compte dans l’évaluation des groupes d’éléments sur chacun de ces attributs est fournie dans la figure 4.


ATRIBUTS	DECRIPTION DES ATTRIBUTS
Sujet	Identifiez le sujet du matériel. De quoi s’agit-il ?
Format	L’évaluation du format d’un groupe d’éléments doit inclure des informations sur leurs caractéristiques matérielles (physiques ou numériques ?) et préciser leur forme (c’est-à-dire, texte, photographies, vêtements, microfilms, etc.). Ainsi, en termes de format, un groupe d’éléments pourrait être décrit comme suit : documents numériques, photographies sur papier, etc.
Type	Dans cette catégorie, nous répondons à la question Que sont ces éléments ? De quels types de documents, de photographies ou d’objets s’agit-il ? Par exemple, les types de documents comprennent des lettres personnelles ou officielles, des rapports sur un projet ou un événement, des questionnaires remplis, des interviews, etc. Les éléments photographiques peuvent comprendre, par exemple, des photographies de scènes de crime, des photographies de victimes, des photographies d’un atelier, etc.
Quantité	Il s’agit ici de noter le nombre d’objets physiques ou de fichiers numériques contenus dans le groupe d’éléments donnés. S’il n’est pas possible à ce stade de déterminer le nombre exact d’éléments, il convient d’indiquer un nombre approximatif.
Taille	Cet attribut doit être évalué uniquement pour les groupes d’éléments numériques, en notant la taille que prend chaque groupe d’éléments sur un disque numérique.
Condition	Cet attribut est plus pertinent pour les groupes d’éléments physiques, car ils doivent être évalués en fonction de leur état général ainsi que de tout dommage ou dégradation observable. Dans le tableau, les groupes d’éléments physiques peuvent être classés comme étant en : « bon état », « endommagé/ dégradé », « mauvais état », ou « nécessitant une action de conservation urgente ».
Emplacement	Avec cet attribut, nous fournissons une référence à l’emplacement de chaque groupe d’éléments. Pour cela, nous devons marquer en utilisant des numéros toutes les unités physiques et numériques dans lesquelles le matériel est actuellement stocké. Il peut s’agir de boîtes ou d’étagères pour le matériel physique, ou de disques durs ou de DVD pour les ensembles d’éléments numériques. Une fois que chacun de ces « conteneurs de matériel » sera marqué d’un numéro, ce numéro devient la référence de l’emplacement de tous les groupes d’éléments stockés dans cet emplacement physique ou numérique particulier.

Figure 4 Description des attributs sur lesquels les groupes d’éléments sont évalués dans le tableau d’inventaire.

Sélection Et Hiérarchisation Des Priorités

Une fois que l’inventaire d’identification nous aura donné une vue d’ensemble claire du matériel source dont nous disposons, de sa quantité et de ses formes, nous pourrons décider quels groupes de matériels doivent être préservés. Nous pourrons également déterminer pour combien de temps ils doivent être conservés et quel doit être l’ordre de leur conservation.

Il est important de souligner ici que, étant donné la nature du matériel avec lequel travaillent les OSC documentant les violations massives des droits de l’homme, les organisations souhaitent souvent tout conserver, car tout le matériel collecté semble important et précieux. Dans certaines situations, ceci peut effectivement être le cas. Cependant, le plus souvent, la conservation de tout le matériel source n’est ni nécessaire, ni raisonnable, ni pérenne. Par exemple, une évaluation minutieuse peut révéler que certaines parties du matériel sont déjà conservées dans un autre archive, que le matériel n’a aucune valeur ajoutée ou qu’il provient d’une source compromise. En outre, il pourrait également s’avérer que, en raison de la quantité ou de la taille du matériel source, sa conservation à long terme ne soit tout simplement pas viable, les coûts de conservation pouvant être trop élevés, ou les capacités organisationnelles ou techniques ne le permettant pas.

Par conséquent, il est nécessaire d’évaluer, de sélectionner et de hiérarchiser les priorités du matériel source à archiver et à préserver. En termes archivistiques, ce processus est souvent appelé « évaluation ».

L’étape clé de cette activité est le développement d’un ensemble de critères sur lesquels nous évaluerons les groupes d’éléments identifiés et sur lesquels nous baserons nos décisions de sélection et de hiérarchisation des priorités. Ces critères doivent à leur tour s’appuyer sur nos Principes Directeurs, ainsi que sur des considérations de faisabilité, de pérennité, de sécurité, d’accessibilité et de responsabilité légale.

Sélection

Là encore, il n’existe pas d’ensemble universel de critères archivistiques pour la sélection et la hiérarchisation des priorités des matériels sources à conserver. Les différents types d’archives et des matériels sources à préserver, et les communautés et les utilisateurs variés auront une incidence sur la pertinence des critères à inclure dans la sélection. La Figure 5 propose une liste de questions qui peuvent servir de base pour élaborer un ensemble spécifique de critères de sélection adaptés aux caractéristiques et au contexte de chaque archive.

Générales	Sécurité et Accès	Normes
Ce groupe de documents constitue-t-il une partie significative des archives, compte tenu de son objectif et de ses thèmes ? Sa conservation rajoute- t-elle de la valeur aux archives ? Contribue-t-il à la réalisation des buts et objectifs des archives ? La conservation de ce groupe d’éléments apporte- t-elle un bénéfice aux utilisateurs des archives ou la communauté plus large ?	Les documents du groupe d’éléments sont-ils sensibles, confidentiels ou contiennent-ils des droits d’auteur ou d’autres restrictions légales ? L’organisation peut-elle garantir les mesures de sécurité requises ? Cela nécessite-t-il des ressources supplémentaires, ou des mesures additionnelles de sécurité - juridiques ou autres ? L’accès à ce matériel peut-il être fourni aux utilisateurs en toute sécurité ? Quels sont les risques éthiques et juridiques encourus ?	La taille, le nombre ou le format du groupe de documents nécessitera- t-il des ressources supplémentaires, financières, technologiques ou autres ? Si oui, sont-elles réalisables ? Pour toute exigence de ressources supplémentaires d’un groupe d’éléments, demandez-vous si ces exigences sont réalisables immédiatement et viables à long terme.

Figura 5. Ensemble de questions de base pour la sélection du matériau source à préserver

Les réponses aux questions posées pendant le processus de sélection doivent être consignées dans un Rapport de Sélection et conservées pour référence ultérieure. Les décisions concernant la sélection et la conservation des objets d’archives devront être réexaminées à des stades ultérieurs et lors d’autres itérations du cycle d’archivage numérique. Idéalement, pendant le processus, chaque groupe d’éléments sera répertorié et les réponses aux questions de sélection pertinentes seront consignées par écrit. Pour le rapport de sélection, il suffit de noter les principales décisions prises pendant le processus et le raisonnement sur lequel elles reposent.

Nous pourrions conclure que certains groupes d’éléments contiennent des sous-groupes d’éléments qui devraient être inclus dans les archives, ainsi que d’autres qui ne devraient pas l’être. Dans ce cas, il serait préférable de diviser ce groupe d’éléments et de séparer ceux qui doivent être inclus de ceux qui doivent être rejetés, créant ainsi deux ou plusieurs nouveaux groupes d’éléments, selon les besoins. Ces changements doivent ensuite être reflétés dans l’inventaire d’identification.

À l’issue du processus de sélection, chaque groupe d’éléments doit être marqué comme « sélectionné pour inclusion » ou « rejeté ». Dans le cas où il est rejeté, il peut être retiré de l’inventaire et du reste du matériel source. Si besoin est, vous pouvez également introduire une catégorie de groupes d’éléments sélectionnés pour une « inclusion potentielle ». Une colonne supplémentaire devrait alors être créée dans l’inventaire d’identification et chaque élément devrait être marqué, en fonction de son évaluation dans le processus de sélection.

Établissement des priorités

Le matériel sélectionné pour la conservation ne peut pas être traité et archivé en une seule fois en raison des limites de ressources, de capacité et de technologie. En outre, certains segments du matériel peuvent nécessiter une conservation ou une numérisation immédiate. Il est donc utile d’évaluer et de catégoriser le niveau de priorité des différents groupes d’éléments en vue de leur conservation et de leur numérisation. Ainsi, le matériel dont le besoin de conservation est le plus urgent peut être traité en priorité. En outre, cela nous permet de planifier toute disposition spécifique en matière de sécurité, d’accès, de technologie ou autre qui pourrait être nécessaire pour les matériels prioritaires.

Les facteurs clés à prendre en compte lors de la décision de hiérarchiser les priorités sont:
A. l’état de conservation actuel du matériel (comme s’il est endommagé, en mauvais état ou susceptible d’être facilement perdu ou détruit),

B. la nécessité urgente de disposer de ce matériel particulier pour des raisons telles que la justice, la transition ou la fourniture d’informations importantes au public ou aux parties prenantes principales, et

C. la détermination de la priorité à accorder à la préservation des objets ayant une valeur particulière pour les archives, les communautés ou l’organisation, conformément aux principes directeurs.

La priorisation des éléments dépendra toujours des caractéristiques et du contexte spécifique de chaque archive, de son but, de ses objectifs, de sa taille, de son contenu, etc. Les critères de priorisation peuvent et doivent être adaptés à chaque archive, en fonction de son contexte, de son contenu et de ses objectifs.


Manipulation de matériel en mauvais état
Dans les cas où nous déterminons que le matériel d'origine contient des éléments ou des groupes d'éléments en très mauvais état et nécessitant une attention urgente, nous devons immédiatement, mais avec précaution, séparer et contenir ce matériel. Il peut s'agir d'éléments physiques (par exemple, du papier moisi) ou numériques (par exemple, des fichiers corrompus ou infectés). Les éléments physiques jugés en très mauvais état doivent être placés, dès que possible, dans les meilleures conditions possibles pour leur préservation ultérieure, tout en limitant les dommages qu'ils pourraient subir.


Recommandation de ressources !
Voici une liste de ressources utiles détaillant la procédure à suivre pour prendre soin de différents types de matériaux (papier, photographie, audio, vidéo, etc.) en mauvais état: “Preservation and Conservation: Caring for Personal Collections” from Emory University Libraries “Disaster Response and Recovery” from National Archives

À l’issue de l’évaluation de priorisation, chaque groupe de matériels sélectionnés pour la préservation devrait être classé en fonction de sa priorité, par exemple : Priorité 1, Priorité 2 et Priorité 3. Ainsi, une colonne supplémentaire devrait être ajoutée à l’Inventaire d’identification pour indiquer le niveau de priorité assigné à chaque groupe d’éléments.

Organisation et description

Une fois que nous aurons un inventaire contenant des informations de base sur les groupes d’éléments sélectionnés pour la conservation, nous pourrons procéder à l’organisation et à la description du matériel. Il s’agit d’une action nécessaire pour permettre le traitement et la conservation ultérieurs des archives, ainsi que pour garantir que les futures archives soient structurées de manière à être gérables, consultables et, enfin, que leur contenu soit accessible. Cette étape est essentielle dans le processus, car elle servira de base à la structure de nos futures archives numériques, avec des répercussions sur tous les aspects de leur développement.

Organization

Pour assurer la préservation numérique, il est essentiel de structurer les matériels sélectionnés en introduisant un ordre logique et hiérarchique. Cela se fait au niveau des groupes d’éléments identifiés par l’inventaire, en utilisant la connaissance et la compréhension du matériel par l’organisation.

Le processus d’organisation du matériel sélectionné implique que l’ensemble du contenu du matériel sélectionné soit divisé en plusieurs groupes fondamentaux, chacun fondé sur une ou plusieurs caractéristiques communes partagées par les groupes d’éléments qu’ils contiennent. Ces groupes les plus génériques sont ensuite divisés en sous- groupes de matériel plus petits, et ainsi de suite jusqu’au niveau des éléments individuels.


Recommandation de ressources !
Nous vous recommandons ici de consulter une description détaillée et très instructive du processus qui peut être appliqué de manière fructueuse pour organiser des ensembles de documents non structurés, fournie dans une publication récente du GIJTR - “Living Archives – An Introductory Toolkit for Civil Society Organizations in the Creation of Human Rights Oral Archives and Organizing Their Documentation.” ...

Les groupes de matériels les plus génériques sont souvent appelés «collections» ou, en termes archivistiques, « fonds». Chaque collection est divisée en « séries », qui peuvent contenir des éléments individuels, ainsi qu’en « sous-séries » et en « dossiers » (parfois également appelés « fichiers ») – des unités de structure plus petites et subordonnées qui contiennent également des éléments individuels. Veuillez consulter la Figure 6.

Ce processus de regroupement, de mise en ordre et de conception de la structure du matériel – que l’on appelle en termes archivistiques le « classement » – ne peut pas être réalisé en suivant un mode d’emploi prédéfini. Il nécessite une analyse et une prise en compte du matériel et du contexte dans lequel il a été créé, découvert ou reçu. Le but est de concevoir une structure et un ordre qui préserveront autant que possible le contexte original du matériel, y compris les informations et les significations contenues dans les relations initiales entre les groupes de matériels. Pour y parvenir, la règle d’or archivistique consiste à classer les matériels en fonction de leur « provenance » (c’est-à- dire leur origine ou leur créateur) et de leur « ordre chronologique ». Cela signifie qu’il est nécessaire de refléter, ou de suivre autant que possible, la structure et l’ordre qui sont déjà présents dans le matériel lui-même. La présomption ici est qu’il existe une logique et un ordre, soit évidents, soit sous-jacents, dans l’organisation de tout groupe de matériels sélectionnés pour l’archivage. Dans le processus d’organisation du matériel source, nous pouvons identifier ou découvrir cette logique, puis la reproduire.

Cependant, cette approche n’est applicable que dans les cas où il existe un ordre et une structure clairs et perceptibles dans le matériel. Ce n’est souvent pas le cas pour les OSC qui visent à créer des archives numériques de divers matériels relatifs aux violations des droits de l’homme. Au contraire, bien que certains segments du matériel avec lequel les OSC travaillent soient structurés et organisés, il y aura généralement des sections plus grandes qui ne sont que partiellement ou insuffisamment structurées, voire qui n’ont aucun ordre.

Dans de tels cas, nous ne devrions pas essayer de préserver le « chaos originel » trouvé dans le matériel. Il convient plutôt de le classer de manière à faciliter son utilisation et sa gestion, tout en s’appuyant également sur l’analyse du matériel lui-même. Pour ce faire, il est possible de définir plusieurs critères de regroupement du matériel (par exemple, en fonction de son auteur, de la fonction qu’il a servie, de l’action dont il faisait partie ou autre similaire). Ces critères initiaux peuvent ensuite être testés en les appliquant à un échantillon du matériel. À partir des retours d’expérience de ce processus pilote, nous pourrons identifier les critères les plus adaptés au matériel en question et développer une structure distinctive de collections et de séries dans lesquelles tous les groupes d’éléments peuvent logiquement être placés. Cela nous permettra d’affiner davantage les critères de test.

Le résultat de cet exercice sera une structure d’archives composée de collections, de séries, et si nécessaire, de sous-séries et de dossiers, dans lesquels tous les groupes d’éléments identifiés pourront être ajoutés de manière logique et pertinente. Cette structure d’archivage peut être représentée visuellement par un arbre hiérarchique ou par un schéma similaire.

Pour achever cette étape, nous devons réviser notre Inventaire d’Identification et le transformer en un tableau qui reflète la nouvelle structure d’archives développée, de sorte que ses éléments – collections, séries, sous-séries et dossiers – deviennent l’unité principale d’analyse. La figure 7 en donne un exemple.

Ce tableau de la structure des archives sera un outil nécessaire pour les prochaines étapes du traitement archivistique du matériel source, ainsi que pour la poursuite du développement du Plan Général et l’achèvement de l’étape de planification et d’organisation.

Collection	Sujet	Type	Format	Quantité et/ou Taille	Condition	Emplacement
Collection 1
Série 1
Série 2
Sous-série 1
Sous-série 2
Série 3

Figure 7.

Tableau de la structure des archives – avec les collections, les séries, les sous-séries et les dossiers comme principales unités d’analyse.

Description

Maintenant que nous avons organisé nos matériels d’archives, il est essentiel de décrire leur contenu afin de permettre aux utilisateurs de rechercher, localiser et accéder aux éléments de la collection. La description précise et cohérente des matériels d’archives est cruciale pour garantir leur conservation à long terme et pour fournir aux futurs utilisateurs des informations contextuelles importantes. De plus, la description permet d’établir des liens entre les éléments de la collection, même s’ils proviennent de séries différentes. En somme, sans une description adéquate, une archive ne serait qu’un entrepôt d’objets sans contexte, rendant difficile la recherche et la gestion du contenu.

La première décision qu’une organisation doit prendre à ce stade est de déterminer si l’archive aura besoin – et si cela est même possible – d’inclure une description de chaque élément individuel ou si elle doit simplement décrire le contenu selon le niveau des groupes d’éléments (c’est-à-dire, les dossiers ou supérieurs).

Même des descriptions basiques du matériel au niveau de chaque élément, comprenant au minimum un numéro d’identification unique pour chaque élément, sont nécessaires pour un traitement ultérieur. Pour les matériels numériques natifs, cela peut facilement être réalisé à l’aide d’un logiciel (présenté ultérieurement). En revanche, pour les matériels physiques, nous devons passer en revue chaque élément individuellement et l’identifier manuellement. Une description plus détaillée du contenu au niveau de l’élément est certainement préférable, car elle permet de le rechercher et de le localiser plus facilement. De plus, elle fournit plus d’informations et de contexte, ce qui améliore considérablement la conservation et l’accès futurs. Toutefois, cela n’est pas toujours possible, même si ces avantages potentiels sont d’une importance capitale pour les archives des droits de l’homme.

Le matériel source peut contenir un très grand nombre d’éléments, rendant impossible la description de chacun d’entre eux ; l’organisation peut ne pas être en mesure de réunir les fonds et les ressources nécessaires ; ou le temps peut manquer en raison de l’urgence de procéder rapidement pour des raisons de sécurité ou de conservation. Quoi qu’il en soit, une décision doit être prise en pesant soigneusement les avantages d’un côté en termes d’amélioration de l’accès et de conservation. Les inconvénients de l’autre côté incluent notamment la faisabilité, le temps et les ressources nécessaires et doivent également être pris en compte.

Le même arbitrage s’applique à la deuxième décision principale que nous devons prendre à ce stade, à savoir le niveau de précision et le nombre d’informations que nous souhaitons inclure dans nos descriptions, en tenant compte de nos limites pratiques. L’inclusion d’un plus grand nombre d’informations dans les descriptions nous permettra d’offrir un meilleur accès et un accompagnement plus contextualisé aux utilisateurs. Toutefois, cela nécessitera également davantage de temps et de ressources. Encore une fois, chaque organisation doit choisir les informations de description en fonction des circonstances individuelles telles que la taille et les caractéristiques de ses matériels d’archives, le type d’accès qu’elle doit fournir et ses capacités organisationnelles.

Les informations de description archivistique, également appelées « descripteurs », fournissent des données sur l’emplacement dans la structure des archives, les caractéristiques physiques et techniques, le contenu informationnel ainsi que la fonction ou le but des éléments d’archives. Il existe différents groupes de descripteurs, les plus pertinents étant les descripteurs généraux, les descripteurs de contenu et les descripteurs techniques.

Les descripteurs généraux enregistrent les informations qui permettent d’identifier et de localiser les éléments, les dossiers, les sous-séries ou les séries dans les archives. Par exemple:

Un code ou un numéro unique
Séries/sous-séries/dossier
Titre, auteur, date de création

Les descripteurs de contenu enregistrent les informations contenues dans un élément, un dossier, une sous-série ou une série, concernant des catégories telles que :

Thème
Emplacement
Temps
Acteurs

Les descripteurs techniques enregistrent les caractéristiques physiques et techniques d’un élément, d’un dossier, d’une sous-série ou d’une série, telles que :

Emplacement de stockage
Support de stockage
État de conservation
Format, Volume

Il existe également de nombreux autres descripteurs possibles, certains largement utilisés, d’autres spécifiques à un service d’archives donné. Chaque service d’archives choisira ceux qui sont les plus adaptés aux besoins de son matériel, en gardant à l’esprit ses Principes Directeurs.

Pour les archives relatives aux droits de l’homme des OSC, un ensemble de descripteurs particulièrement important est celui qui enregistre les informations privées, sensibles ou confidentielles présentes dans le contenu archivistique. Il est essentiel pour un service d’archives des droits de l’homme d’être conscient de l’existence d’un tel matériel, légalement ou autrement protégé, afin de pouvoir le gérer de manière adéquate et d’en contrôler l’accès.


Alerte aux Normes!
Pour concevoir ces descriptions, ainsi que pour sélectionner et formuler les descripteurs de nos archives, nous devons nous appuyer sur les normes et les instruments archivistiques largement reconnus et utilisés qui peuvent nous aider dans ce processus. La norme recommandée pour la description d'archives est: « ISAD(G) », développée par le Conseil international des archives (ICA), qui a également conçu son application spécifiquement pour les archives des droits de l'homme. Il existe également d'autres normes pertinentes qui pourraient être utilisées.

Notre tâche à ce stade est d’analyser et de revoir le contenu et son contexte, pour décrire – au niveau de description que nous avons choisi – les éléments, les dossiers, les sous- séries ou les séries, en relation avec chaque descripteur sélectionné. Nous enregistrons ensuite ces descriptions dans le tableau de la structure de l’archive, que nous avons créé à l’étape précédente.

Nous avons ainsi achevé la phase d’organisation du traitement archivistique de notre matériel de grande valeur en vue de sa conservation. Maintenant, nous devons quitter le havre de sécurité des procédures archivistiques établies et normalisées pour nous lancer dans les mers agitées de l’archivage numérique, où les technologies en constante évolution sont, pour le meilleur ou pour le pire, indissociablement liées aux processus archivistiques.

La première étape de ce processus consiste à sélectionner le cadre logiciel et matériel de nos futures archives numériques – le Système d’Archivage Numérique.

Système d’Archivage Numérique

Un Système d’Archivage Numérique est l’infrastructure technologique d’une archive numérique. Il définit la portée et les limites des fonctions de l’archive, ce qui est essentiel pour que celle-ci atteigne son objectif principal et ses objectifs dans le respect de leurs Principes Généraux. Par conséquent, la sélection d’un Système d’Archivage Numérique doit être intégrée dans la phase de planification du développement d’une archive numérique en tant qu’élément essentiel.

Qu’est-ce qu’un Système D’archivage Numérique ?

Notre objectif principal en matière d’archivage numérique est de nous assurer que le contenu de grande valeur que nous préservons reste inchangé et accessible sur le long terme. Nous pouvons atteindre cet objectif en mettant en place un cadre technologique adéquat et pérenne, tel que le Système d’Archivage Numérique, pour notre archive numérique.

Un Système d’Archivage Numérique est un système de composants logiciels et matériels qui se compose de bases de données, d’outils logiciels qui gèrent les bases de données et de supports de stockage. Une base de données stocke des informations sur l’archive et ses contenus dans une collection organisée. Tout tableau, tel que l’inventaire que nous avons créé à l’étape précédente, peut être considéré comme une forme de base de données rudimentaire contenant des informations sur des archives. Un outil logiciel d’archivage permet ensuite la gestion d’une série de ces bases de données, de leur contenu ainsi que des relations entre elles. Le logiciel d’archivage sert également d’interface entre les bases de données contenues dans le Système d’Archivage Numérique et les utilisateurs du système. Le logiciel nous permet, concrètement, par exemple, d’ajouter des groupes d’éléments à notre inventaire ou de créer une nouvelle sous-série.

Les bases de données et les outils logiciels sont fusionnés pour constituer le principal composant logiciel du système : un logiciel d’archivage numérique qui facilite la gestion d’une collection organisée d’informations sur les matériels d’archives.

Les matériels d’archives numériques se trouvent eux-mêmes sur des supports de stockage : différents dispositifs physiques capables de stocker, de conserver et de mettre à disposition des données d’archives numériques à des fins de récupération. Les supports de stockage les plus connus sont le disque dur, la mémoire flash ou le DVD. Jusqu’à récemment, le contenu numérique était stocké uniquement sur des supports de stockage individuels de différents types, tels qu’un disque dur ou un CD. Cependant, durant les deux dernières décennies, deux nouvelles formes de supports de stockage sont apparues : les systèmes de stockage établis sur des serveurs et le stockage dans le Cloud.

Un système de stockage basé sur un serveur est généralement situé sur les lieux de l’archive. Il comprend plusieurs supports de stockage contenus dans un serveur qui offre une protection supplémentaire et permet la récupération des données en cas de problèmes. Leur mise en place et leur gestion nécessitent une expertise informatique avancée.

Le stockage basé sur le cloud est, en substance, un stockage externalisé basé sur des serveurs – un service commercial qui fournit un stockage en ligne et un accès aux données. Il est important de comprendre que lorsque nous stockons nos données dans ce que l’on appelle le « Cloud », celles-ci sont en réalité stockées sur un système à grande échelle basé sur des serveurs. Ce système appartient à une société que nous choisissons pour ce service.

Fonctions du Système D’archivage Numérique

Les composants logiciels et matériels d’un Système d’Archivage Numérique fonctionnent ensemble pour permettre l’exécution des fonctions clés d’une archive numérique, notamment le stockage, la sauvegarde, la préservation, le maintien de l’intégrité et de l’authenticité, la protection, la fourniture d’accès, la gestion et finalement la migration des données d’archives. Pour compléter ces fonctions principales, un Système d’Archivage Numérique doit nous permettre d’effectuer toute une gamme de tâches et d’actions spécifiques. Cela inclut la vérification des données pour détecter des erreurs, la restauration de données perdues à partir de sauvegardes, la restriction de l’accès aux données sensibles, et bien d’autres encore.

Comme le rôle d’un Système d’Archivage Numérique est essentiel, il est crucial de sélectionner des solutions logicielles et matérielles qui répondront de manière adéquate aux besoins spécifiques d’une archive donnée. Ces besoins définissent les exigences qu’elle aura pour un Système d’Archivage Numérique.

Ces exigences sont toujours spécifiques à un service d’archives donné. En les définissant, nous devons les relier aux principes généraux du service d’archives : sa finalité, son objectif, ses buts et ses responsabilités. Il est également nécessaire de prendre en compte les aspects pratiques, logistiques et liés aux ressources du Système d’Archivage Numérique que nous choisissons de mettre en œuvre, ainsi que les capacités actuelles et potentielles de notre organisation pour le soutenir. La figure 8 énumère certains des aspects de notre archive qui nécessitent une réflexion et une analyse lors de la sélection d’un Système d’Archivage Numérique.

Contenu et Normes de qualité	Administration et Ressources	Accès, Utilisation, Sécurité
Type et format du matériel à préserver dans les archives numériques Le volume du matériel à préserver Combien de temps le matériel doit être conservé ? Quelles normes d’archivage - par exemple pour la description, la conservation, la sécurité des données, etc. - doivent être appliquées ?	Comment le matériel d’archives numériques devra-t-il être géré et administré ? Sera-t-il nécessaire d’enregistrer la chaîne de surveillance des matériels ? Les ressources financières, techniques, humaines et autres nécessaires à l’acquisition d’un logiciel d’archivage numérique et de supports de stockage, ainsi qu’à leur utilisation et leur maintenance ultérieures.	Les modes d’accès et d’utilisation du matériel d’archives numériques, et par quels groupes d’utilisateurs Quelles sont les utilisations prévues du matériel d’archives ? Y a-t-il des préoccupations particulières concernant la sécurité des données ?

Figure 8. Réflexions à prendre en compte lors de la sélection d’un système d’archivage numérique

En répondant par écrit à ces points, ainsi qu’à d’autres qui pourraient être pertinents pour une archive spécifique, nous aurons un aperçu de ses besoins spécifiques. Ces réponses peuvent devenir nos principales exigences pour un Système d’Archivage Numérique. Lors de la sélection des composants de notre Système d’Archivage Numérique, nous chercherons des solutions qui répondent à ces exigences dans la mesure du possible.

Le processus de sélection des composants logiciels et matériels du Système d’Archivage Numérique doit être enregistré et documenté, en termes d’analyse et de raisonnement sur lesquels il repose. La documentation du processus facilite les modifications futures, les mises à niveau et la migration éventuelle des données vers de nouveaux systèmes d’archivage numériques.

Dans l’Annexe III, nous proposons des listes d’exemples présentant les principales exigences pour un logiciel d’archivage numérique ainsi que pour les supports de stockage adaptés à une archive numérique d’OSC. Cependant, il est important de souligner que chaque archive devra établir sa propre liste d’exigences personnalisées. De plus, ces exigences principales devront être précisées au fur et à mesure que le processus de sélection avancera et que des solutions concrètes de logiciels et de supports de stockage seront examinées et envisagées.

Choisir un logiciel d’archivage numérique

Les solutions logicielles d’archivage se présentent sous différentes formes et tailles et il existe un large éventail d’options disponibles. Les différentes options proposent un ensemble varié de fonctions et présentent des performances inégales. Elles diffèrent également en termes de ressources financières et humaines, d’expertise technique, ainsi que de capacités organisationnelles nécessaires pour leur achat, leur mise en œuvre, leur maintenance et leur développement.

La distinction essentielle se situe entre les solutions d’archivage numérique commerciales vendues par des sociétés de logiciels et les logiciels à code source ouvert, développés par des communautés de programmeurs et dont l’utilisation est surtout gratuite. Chacune de ces options comporte des avantages et des inconvénients qu’il convient d’examiner attentivement avant de faire un choix. La liste des exigences du Système d’Archivage Numérique (voir Annexe III) constitue un guide précieux dans ce processus, car elle permet d’évaluer les deux types de solutions logicielles en fonction de ces critères.

La différence clé entre les logiciels d’archivage numérique open source et commerciaux ne réside pas dans leur gratuité ou leur coût, mais plutôt dans leurs méthodologies, approches et modèles de pérennité différents. Cela se traduit par des avantages dans certains domaines et des inconvénients dans d’autres.

En bref, en choisissant un type de logiciel plutôt qu’un autre, nous optons pour donner la priorité soit à la flexibilité, soit à la facilité d’utilisation de nos archives. Les logiciels libres sont plus flexibles et permettent des modifications plus rapides et innovantes de la structure, des éléments et des fonctions des archives. Cependant, il nécessite plus de temps, d’efforts et d’expertise pour l’utiliser, le maintenir et le développer qu’une solution commerciale.

Un autre dilemme essentiel dans ce processus est de savoir si nous choisirons une solution complète, tout-en-un, ou une solution modulaire, une combinaison d’outils logiciels individuels fonctionnant ensemble dans un seul système. La première offre toutes les fonctions d’archivage dans une seule solution logicielle et est généralement plus intuitive pour la gestion et l’utilisation. La seconde solution offre davantage de possibilités d’affiner les fonctions du système et d’introduire de nouvelles options ou de nouveaux services.

Après avoir décidé de la stratégie pour le logiciel d’archivage numérique, il est important de choisir un produit concret parmi les options disponibles. Le choix d’un produit spécifique pour l’archivage numérique dépendra des décisions stratégiques préalables, telles que le choix entre une solution tout-en-un ou modulaire. Notre liste d’exigences servira de nouveau à identifier les produits qui correspondent le mieux à nos archives numériques en termes de fonctions, d’actions et de tâches à accomplir, tout en étant réalisables et durables dans le cadre des ressources disponibles.

Tester plusieurs solutions logicielles envisagées sur un échantillon de matériel est une bonne pratique pour évaluer leur compatibilité avec notre archive, ainsi que pour avoir une meilleure idée de leur apparence, de leur convivialité, de leur fonctionnalité et de leur efficacité.

Il n’est pas recommandé d’utiliser des solutions logicielles récemment développées qui n’ont pas encore été largement utilisées et testées. Il faut plutôt opter pour une solution éprouvée et largement utilisée, tout en analysant soigneusement les informations disponibles sur ses performances, ses évaluations et les expériences des utilisateurs. Il serait particulièrement utile de prendre contact et d’échanger directement avec d’autres OSC qui envisagent ou mettent en œuvre de telles solutions logicielles.

Sélection des supports de stockage et de sauvegarde

Comme pour le choix d’un logiciel d’archivage numérique, il est important de prendre en considération les différents types de supports de stockage d’archives disponibles sur le marché et d’analyser les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux. Les supports de stockage et de sauvegarde les plus utilisés pour l’archivage sont : les disques durs externes (par exemple HDD, RAID, SSD, ou le stockage flash) ; les disques optiques (par exemple CD, CD-ROM, DVD ou Blue-ray) ; les bandes magnétiques, les systèmes de stockage sur serveur et le stockage en ligne dans le Cloud.

Lors du choix des supports de stockage, la solution peut impliquer plusieurs types de produits, car cette stratégie permet d’améliorer la sécurité et la sauvegarde des données. Par exemple, si les ressources le permettent, nous pourrions opter pour des disques durs externes HDD comme support de stockage principal et utiliser le stockage en ligne dans le Cloud comme sauvegarde.

Les critères de sélection varient en fonction des priorités de chaque archive. Cependant, il existe un ensemble de dimensions qui sont presque universellement considérées comme pertinentes, notamment la longévité des supports de stockage, la capacité, la viabilité, l’obsolescence, le coût et la vulnérabilité. Un aperçu utile de ces critères, ainsi que d’autres informations pertinentes pour le processus de sélection des supports de stockage, est fourni dans la publication des Archives nationales britanniques (en anglais) « Selecting Storage Media for Long-Term Preservation » (en français « Sélection des supports de stockage pour la conservation à long terme »).

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