Nous sommes arrivés à la dernière étape du premier cycle de vie de nos archives numériques. Nous avons planifié et créé nos archives numériques, préservé et sécurisé notre matériel d’archives de grande valeur, et les avons rendues accessibles aux différentes communautés.
Cependant, nous ne pouvons pas nous contenter de nous reposer maintenant et de ne rien faire. Les « rouages » d’une archive numérique ont besoin de beaucoup de lubrifiant en
permanence pour continuer à protéger et à rendre notre contenu accessible. C’est pourquoi, dans l’archivage numérique en particulier, la notion et l’approche de la maintenance active sont essentielles, car elles font partie intégrante de la conservation à long terme.
Voici comment l’ONU décrit cette notion : défaillance.
La conservation numérique est la gestion active et la maintenance des objets numériques afin qu’ils puissent être accessibles et utilisés par les futurs utilisateurs.
L’objectif de la conservation numérique est de restituer fidèlement le contenu authentifié au fil du temps afin de garantir son authenticité, son accessibilité et sa facilité d’utilisation.
Une maintenance active est nécessaire non seulement pour assurer le fonctionnement de nos archives numériques, mais également pour garantir leur conservation à long terme, leur authenticité et l’accès au contenu numérique. Si le format de nos fichiers devient obsolète, si nos supports de stockage sont défectueux ou si notre logiciel de sauvegarde est dépassé et défaillant, notre contenu numérique de grande valeur peut être compromis, endommagé ou perdu, ainsi que tout le travail que nous avons accompli pour construire et développer ces archives numériques.
La maintenance active occupe une place centrale dans l’archivage numérique. Pour garantir son efficacité, une approche systématique et régulière est nécessaire, incluant notamment la surveillance et la migration. Il est important de ne pas considérer cette tâche comme secondaire. Comme pour l’accès et la sécurité, il est recommandé de créer un plan de maintenance centré sur les deux principaux ensembles d’actions de maintenance : la liste, la description et la programmation des activités de surveillance et de migration de maintenance. Les éléments spécifiques du plan de maintenance, tels que les périodes de contrôle régulier ou les procédures concrètes, seront dictés par les caractéristiques de chaque service d’archives. Nous pouvons cependant décrire les éléments et les actions clés qui doivent être pris en compte.
Maintenance active : surveillance
Pour conserver correctement nos archives numériques, nous devons surveiller leurs fonctions et leurs éléments, et procéder aux ajustements nécessaires. Cela comprend principalement des actions de surveillance, de contrôle et de conservation des données, des logiciels et des supports de stockage, notamment. En outre, nous devons régulièrement observer, réviser et mettre à jour nos plans de sécurité et d’accès aux données et leur mise en œuvre.
Actions de surveillance et de conservation des données
Les actions de surveillance et de conservation que nous devons mener sur nos données dans la phase de maintenance sont essentiellement la continuation du travail que nous avons effectué dans le cadre de la préparation du matériel pour l’intégration – de la simple sauvegarde des données aux vérifications du format de fichier, de la validité, de l’intégrité et de l’assurance qualité.
À ce stade, nous devons planifier et programmer l’exécution régulière et périodique de ces actions de conservation afin de vérifier les éventuelles irrégularités, puis assurer un suivi pour les corriger. Nous devons également prévoir ces fonctions comme une étape nécessaire de toute activité importante liée aux données d’archives, comme la migration des données ou le remplacement d’un logiciel.
Vérifications antivirus. La vérification de l’absence de virus dans les données est, comme toujours, une condition préalable essentielle à toute action ultérieure sur ces données. En plus des mesures antivirus en place pour l’ensemble du Système d’Archivage Numérique, nous devons par ailleurs être vigilants et effectuer des vérifications antivirus sur notre contenu numérique chaque fois qu’il a été exposé à un environnement en réseau ou à d’autres menaces liées aux virus.
Il est recommandé d’inclure, dans la mesure du possible, le développement d’un « plan de reprise d’activité » dans la phase de maintenance. Il s’agit de la création d’un plan détaillé sur la manière dont nos données seront récupérées ou remplacées en cas de catastrophe naturelle, d’incident humain, de vol ou d’attaque malveillante visant notre contenu ou notre Système d’Archivage Numérique. Ce plan sera fondé sur nos dispositifs de sauvegarde existants, qui définissent le nombre de copies de sauvegarde, leur emplacement géographique et le type de support de stockage utilisé, comme décrit précédemment. Le plan de reprise d’activité doit fournir des instructions indiquant lesquelles de nos copies de sauvegarde doivent être utilisées, dans quelles situations et par quels moyens technologiques, en vue de remplacer et de récupérer nos données.
Formatage et obsolescence. Dans la phase de pré-intégration, nous nous sommes assurés que tous nos fichiers sont dans des formats opérationnels et peuvent être ouverts et affichés correctement par les logiciels actuellement disponibles. De même, dans la phase de maintenance, nous devons prévoir des audits réguliers de nos formats de fichiers, afin de nous assurer qu’ils ne risquent pas de devenir obsolètes. Si nous découvrons qu’un format que nous utilisons devient progressivement obsolète ou que son support sera interrompu, nous devons agir, ce qui implique souvent la migration des fichiers vers un format plus récent ou plus approprié. Tant pour la surveillance que pour la migration des formats de fichiers, nous pouvons utiliser des outils logiciels spécialisés, dont certains ont déjà été mentionnés.
Intégrité, validité et garantie de qualité. Même les fichiers numériques préservés peuvent changer avec le temps, ce qui peut altérer leur format ou leur qualité. Par conséquent, comme pour le contrôle des formats de fichiers, il est également nécessaire de planifier et de programmer régulièrement des contrôles de l’intégrité, de la validité et de la qualité de nos fichiers. De même, nous devons prévoir d’inclure ces actions de conservation dans le cadre de toute action majeure liée aux données, telles que la migration des données.
Ce qui diffère, c’est la manière dont nous réagirons aux irrégularités que nous pourrons détecter et à tout changement que nous constaterons dans nos données. En cas de changement détecté dans le format, la qualité ou l’intégrité d’un fichier, nous pouvons suivre une règle empirique en trois étapes : réparer, restaurer et documenter.
Image partagée par FAMDEGUA, organisation partenaire de GIJTR au Guatemala.
Cela signifie que, dans un premier temps, nous pouvons essayer de réparer le fichier en utilisant des outils logiciels dédiés au format de fichier donné. Si la réparation n’est pas possible, nous devons restaurer le fichier à partir d’une de nos sauvegardes. Si nous n’avons pas de sauvegarde ou si elle n’est pas utilisable, nous pouvons décider de conserver le fichier original modifié. Quelle que soit notre décision, nous devons finalement documenter notre action et détailler la décision qui a été prise et pourquoi, afin de la conserver en tant que métadonnée' avec le fichier.
Logiciel de surveillance
Le logiciel utilisé dans notre Système d’Archivage Numérique, qu’il s’agisse d’un logiciel libre ou commercial, d’une solution tout-en-un ou d’une combinaison d’outils spécialisés, doit également faire l’objet d’un suivi régulier pour continuer à répondre à nos besoins et éviter de devenir obsolète.
Les exigences d’un service d’archives, comme nous l’avons mentionné précédemment, ne sont pas « immuables». Comme il est prévu qu’elles évoluent au fil du temps, nous avons besoin que notre logiciel supporte ces changements. C’est pourquoi il est si important que le logiciel que nous utilisons dispose d’un support solide. Nous pouvons alors nous appuyer sur ce support – sous la forme d’une communauté d’utilisateurs et de développeurs de ce logiciel, ou d’un service commercial – pour obtenir des mises à jour ou des ajouts pour toute exigence nouvelle ou modifiée.
Le suivi et l’amélioration de notre logiciel garantissent qu’il continue à répondre à nos besoins, même si ces derniers changent. Toutefois, si notre veille révèle qu’un logiciel ne peut plus être adapté, ou qu’il perd sa communauté de support, nous devons trouver une nouvelle solution logicielle appropriée et migrer vers celle-ci.
Ressources à ne pas manquer !: Répertoires d’Outils Logiciels.
Bien que l’archivage numérique soit impossible sans les outils logiciels et que leur diffusion rapide ait été très bénéfique, le nombre et l’étendue des solutions possibles et proposées peuvent créer des difficultés pour trouver et sélectionner la bonne option. Un certain nombre de répertoires de logiciels d’archivage numérique ont été créés, fournissant des listes et des descriptions de différents outils. Un bon point de départ peut être le registre COPTR, qui a l’avantage de tirer des informations de diverses sources et de fournir ainsi une bonne vue d’ensemble.
Pour assurer une maintenance efficace de notre logiciel, il est crucial de suivre les nouveaux développements et services offerts par les mises à jour et les nouvelles solutions. Il est également essentiel d’avoir accès à une communauté d’utilisateurs et de développeurs de logiciels afin de rester informé des dernières tendances et des meilleures pratiques. En effet, cela permettra de garantir que le logiciel reste à jour et fonctionne de manière optimale. C’est particulièrement vrai pour les archives des droits de l’homme gérées par la société civile. Ainsi, beaucoup d’entre elles peinent à bénéficier de l’expertise, des ressources et des capacités nécessaires pour le développement et la maintenance de leur élément technologique. Des exemples intéressants montrent comment de tels partenariats synergiques peuvent être établis
et comment de nouvelles solutions originales peuvent être adoptées pour résoudre des problèmes technologiques courants.
Surveillance des Supports de Stockage
La surveillance de nos supports de stockage est nécessaire afin de détecter rapidement toute erreur ou tout dommage, ainsi que pour éviter qu’ils ne deviennent obsolètes ou dépassés
Avec le temps, les supports de stockage peuvent devenir instables et peu fiables, ce qui peut entraîner la corruption ou la perte de données. Une règle de base pour une pratique de conservation sûre est que les supports de stockage ne doivent être utilisés que pour une durée limitée, parfois estimée à seulement trois à cinq ans. Cela signifie qu’après cette période, nous devrons trouver et obtenir un nouveau support de stockage et y migrer nos données. Cette migration est un peu moins difficile que la migration du format de fichier, mais elle exige néanmoins que toutes les actions de conservation des données soient effectuées dans le cadre du processus.
Il est bon de prévoir que des défaillances (d’origine humaine ou technologique) surviennent sur nos supports de stockage au fil du temps, même dans les meilleures circonstances, et quelle que soit la qualité de la technologie. C’est pourquoi l’élaboration d’un plan de reprise d’activité clair est si bénéfique pour assurer la maintenance d’une archive numérique.
La meilleure stratégie consiste néanmoins à créer un système de sauvegarde solide et résilient avec plusieurs copies indépendantes, stockées dans des endroits différents et utilisant différentes technologies (si possible). En associant une exécution régulière de toutes les actions de préservation des données, nous pouvons minimiser et répartir les risques, garantissant ainsi que nous ne devrons jamais compter sur une seule technologie pour préserver nos données de grande valeur.
Surveillance de l’Accès et de la Sécurité des Données
La mise en œuvre de nos plans d’accès et de sécurité des données doit également faire l’objet d’un audit régulier afin de s’assurer qu’ils restent fonctionnels et répondent aux exigences. Lorsque les exigences changent ou que des lacunes sont identifiées, il est nécessaire de réviser les plans et les pratiques connexes.
En termes d’accès, la surveillance comprend le suivi des statistiques d’utilisation de nos données et des utilisateurs. Ces données doivent être obtenues auprès de la solution logicielle d’accès que nous utilisons. Elles peuvent nous aider à mieux adapter, organiser et fournir nos services d’accès.
En ce qui concerne la sécurité, nous devons surveiller rigoureusement les dispositions prévues et mises en œuvre afin d’identifier en temps utile les points faibles ou les lacunes qui pourraient menacer nos données. Les données sur l’accès et l’utilisation du matériel d’archives peuvent également être utiles pour réviser et ajuster notre plan de sécurité des données.
Nous devrions également toujours être à l’écoute – lorsque cela est possible, par le biais d’une communauté d’utilisateurs ou d’autres OSC – pour faire évoluer nos services d’accès et nos mesures de sécurité en appliquant de nouvelles technologies. Celles-ci peuvent parfois améliorer considérablement à la fois l’expérience d’accès des utilisateurs et la sécurité de nos données.
Maintenance active : migration
La migration est l’un des concepts très importants pour l’archivage numérique. Dans un sens, elle représente l’essence même – le changement constant, l’adaptation et la recherche de solutions nécessaires pour maintenir votre contenu numérique en vie, le préserver et le rendre accessible à l’avenir.
Cela marque la fin du cycle de vie des archives numériques, indiquant la fin d’une de ses itérations et le début d’une autre.
Migration des données, des logiciels et des supports de stockage
Dans la section précédente, nous avons introduit différentes façons dont la migration est une activité essentielle dans la maintenance d’une archive numérique. Elle nous permet de préserver nos données indépendamment de leur format, du logiciel que nous utilisons et du support de stockage.
Prendre la décision de migrer des données, des logiciels ou des supports de stockage devrait être planifiée et programmée autant que possible. Cette décision ne doit pas être prise sans une évaluation minutieuse et réfléchie de toutes les conséquences potentielles. Les solutions logicielles ou matérielles nouvelles et innovantes peuvent être perçues comme un excellent moyen d’améliorer les services d’archives. Cependant, il convient de se méfier des solutions non testées et de garder à l’esprit que toute migration n’est pas un processus simple. Elle nécessite du temps et des ressources et comporte inévitablement sa part de risques. Même lors d’un transfert simple et plus encore lors d’une migration complexe de format ou de logiciel, les données peuvent être modifiées, endommagées ou perdues. Or, si l’on hésite trop longtemps, le logiciel risque de devenir obsolète, ce qui rendrait la tâche de la migration beaucoup plus difficile.
C’est pourquoi la migration doit être effectuée au moment opportun, de manière systématique et soigneusement planifiée, en respectant certaines règles de base et en s’inspirant des meilleures pratiques.
Qu’il s’agisse de la migration de données, de logiciels ou de supports de stockage, nous devons toujours inclure un ensemble d’actions de conservation y compris les vérifications de l’intégrité, de la validité et de l’assurance qualité comme une étape obligatoire avant et après le transfert réel des fichiers.
Pour la migration de format de fichier, il est important de toujours conserver le fichier original ainsi que le nouveau fichier migré. Ainsi, le fichier migré pourrait avoir perdu certaines des propriétés du fichier original, ce qui n’est pas toujours détectable par le logiciel. Dans de telles situations, nous devons décider ce que nous considérons comme une perte acceptable, le cas échéant.
En outre, pour réduire le risque que les modifications apportées aux fichiers pendant la migration du format de fichier ne soient pas détectées par notre logiciel, nous pouvons prévoir, dans le cadre du processus de migration, un test de contrôle de la qualité. Cela inclurait l’ouverture manuelle et la vérification d’un échantillon de fichiers migrés de taille raisonnable en fonction d’un ensemble de critères d’acceptation que nous développons – par exemple, en termes de mise en forme, d’apparence et de fonctionnalité.
Pour migrer les logiciels et des supports de stockage, il est également recommandé de conserver les fichiers originaux pendant une période appropriée après la migration – de quelques jours à un an ou plus, selon le type de migration. En effet, ce n’est souvent qu’a posteriori que nous découvrons des lacunes dans le processus ou des modifications de données survenues durant la migration. En conservant les originaux, nous pouvons simplement répéter le processus pour éviter la modification des données.
Nous devrions toujours inclure des copies de sauvegarde dans tous les processus et plans de migration et nous assurer qu’une fois la migration terminée, de nouvelles copies de sauvegarde sont créées à partir des fichiers maîtres migrés.
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