Resumen
El propósito de este manual es brindar una guía informativa y práctica sobre el archivo digital para las OSC que trabajan en el ámbito de la justicia transicional y los derechos humanos, tanto para aquellas que se inician en este proceso como para las OSC que trabajan para mantener y desarrollar sus archivos digitales.
A fin de abordar la creciente necesidad de las OSC de recursos de información, desarrollo de capacidades y creación de redes en el ámbito del archivo digital, en 2021, cinco organizaciones, miembros del consorcio de la GIJTR, iniciaron el proyecto “Apoyo a las OSC en el archivo digital”. Este manual es el resultado de dicho proyecto. Se conceptualizó, ideó y desarrolló a partir de la investigación, los intercambios y los conocimientos recogidos a lo largo de este proyecto de dos años. El manual se basa en las experiencias y los conocimientos de más de 40 organizaciones de la sociedad civil de 24 países que aportaron sus contribuciones y participaron en el proyecto.
Para las OSC que han reunido u obtenido valiosas colecciones de materiales que están, en términos archivísticos, indefinidos, desorganizados y, por lo tanto, resultan inutilizables, la transformación de estas colecciones en colecciones de archivo adecuadas, utilizables y sostenibles se convierte en una necesidad. Cuando estos archivos contienen material físico que debe digitalizarse, que nació en formato digital, o ambas cosas, el logro de esta meta requerirá que una organización se embarque en el proceso de archivo digital.
Este manual ofrece una guía para el desarrollo de un archivo digital, desde la decisión de crear un sistema de archivo digital, pasando por su establecimiento y desarrollo, hasta su continuo cambio, adaptación y mantenimiento. Aplica el modelo de ciclo de vida del archivo digital, que refleja la característica clave del archivo digital: su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final, como las horas en el reloj. Un nuevo ciclo comienza al final del anterior, iniciando una nueva iteración del desarrollo de un archivo digital. Asimismo, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de actuar y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida y presenta el amplio abanico de responsabilidades que conlleva el proceso de archivo digital.
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Etapa de planificación y organización
Como primer paso, es necesario desarrollar un plan general, que definirá los principios rectores del archivo y abordará cuestiones clave relacionadas con la organización, la tecnología y los recursos que se encontrarán a lo largo del ciclo de vida del archivo digital. Los principios rectores se definen a partir de las respuestas de la organización a una serie de preguntas básicas, como ¿qué se debe conservar? ¿Por qué? ¿Quién lo utilizará y cómo?
El plan general debe complementarse con la creación de un inventario de identificación, así como la selección, organización y descripción del material que queremos conservar. Esto se debe a que cualquier decisión o acción posterior en el proceso dependerá de la información sobre el formato, la cantidad, el alcance, el tamaño, el tema y otras características del material recopilado para su conservación, así como de su capacidad para identificar, gestionar y localizar grupos o elementos individuales.
Para completar esta etapa, tendremos que planificar, diseñar y seleccionar nuestro futuro sistema de archivo digital, un repositorio digital y un sistema de gestión de contenidos que albergará nuestro contenido archivístico. Un sistema de archivo digital consta de elementos de hardware y software, que deberemos seleccionar con cuidado en este punto, dado que sus características afectarán a otros aspectos importantes de nuestro archivo digital.
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Etapa de digitalización y preservación
La segunda etapa incluye un conjunto de acciones de digitalización, descripción, preparación y preservación, que conducen al proceso de incorporación de nuestro material digital en un sistema de archivo digital. Estas acciones son independientes pero van de la mano, ya que están interrelacionadas y deben estar bien coordinadas. La digitalización de cualquier material físico debe realizarse en sincronía con las decisiones sobre cómo e describirán estos objetos, es decir, qué información, o metadatos, sobre ellos debe capturarse en el proceso de digitalización. Lo mismo ocurre con el material creado digitalmente, cuyos metadatos también deben seleccionarse.
Luego, se realizan una serie de acciones encaminadas a preservar adecuadamente el contenido del archivo manteniendo su integridad y credibilidad, es decir, garantizando que los objetos no se vean comprometidos y que quede constancia de cualquier cambio realizado en ellos. A continuación, el material, tanto digitalizado como creado digitalmente, se ingresa al sistema de archivo digital y a los soportes de almacenamiento. En este proceso, el contenido y sus descripciones, sus metadatos, se capturan y almacenan en
el sistema de archivo digital. Finalmente, se realizan pruebas adicionales y se crean copias de seguridad que se almacenan por separado.
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Etapa de acceso y seguridad
La tarea principal de la tercera etapa del archivo digital es brindar acceso y seguridad a los datos. Estas dos funciones separadas están interrelacionadas y deben mantenerse en equilibrio para lograr el efecto óptimo: proporcionar el acceso más amplio posible, manteniendo al mismo tiempo la seguridad y protección de los datos. Esto incluye la protección de cualquier dato privado, sensible o protegido por derechos de autor, pero también medidas para garantizar la seguridad de los datos y los sistemas de almacenamiento frente a daños físicos y ciberamenazas.
La proporción de un acceso más amplio (por ejemplo, volviendo accesible un archivo digital a través de bases de datos abiertas o plataformas en línea) planteará un conjunto adicional de problemas de seguridad de los datos en comparación con proporcionar acceso a un grupo cerrado de usuarios. Del mismo modo, los distintos elementos del archivo digital pueden requerir distintos niveles de protección y acceso controlado. Por lo tanto, es necesario definir los niveles de acceso adecuados para los distintos grupos de usuarios en relación con las diferentes partes del archivo.
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Fase de mantenimiento El mantenimiento mediante la preservación y las migraciones son las acciones que dominan la cuarta etapa del archivo digital. Una vez que el archivo digital se ha diseñado, creado y poblado, sus datos se han conservado, protegido y hecho accesibles, todas estas funciones deben mantenerse y supervisarse, y el contenido y el sistema deben gestionarse y, en última instancia, migrarse y transformarse. Es necesario realizar controles periódicos de mantenimiento de los datos (para garantizar su integridad y credibilidad continuas, así como la usabilidad del formato), el sistema (para garantizar la seguridad y el acceso abierto continuos) y las tecnologías de hardware y software (para garantizar su correcto funcionamiento y actuar a tiempo cuando sea necesario migrarlas o transformarlas a fin de evitar su obsolescencia).
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Comienza una nueva iteración del proceso de archivo digital.
Este manual argumenta y describe por qué y cómo es posible construir y mantener un archivo digital adaptado a las capacidades de cualquier
organización, incluso cuando los recursos y conocimientos iniciales puedan ser modestos. El principal recurso inicial con el que deberá contar la organización en cantidades excesivas a lo largo del proceso de creación de un archivo digital es un compromiso firme, junto con la persistencia y la voluntad de afrontar diversos retos.
Se pueden recaudar fondos, desarrollar capacidades, crear redes de socios y donantes, y existe toda una paleta de posibles recursos a los que una OSC puede recurrir para desarrollar su archivo digital. La elaboración de un plan de recursos y recaudación de fondos permite desarrollar un marco realista y viable en términos de tiempo y recursos para garantizar los fondos, capacidades y tecnologías necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.
El desarrollo de una estrategia de divulgación, que incluya metas, beneficiarios y un plan de actividades, y la realización de una amplia labor de divulgación no es sólo una forma de alcanzar nuestras metas de activismo – ya sea informar, educar, concientizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o la reparación – , sino también una forma de hacerlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia e impacto en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de implicar a toda una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a expertos, usuarios, OSC y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y deben contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital, a su ciclo de vida continuado.
Las dificultades a lo largo del proceso de creación y desarrollo de un archivo digital son muchas y requieren paciencia, perseverancia y la voluntad de la organización para invertir recursos y esfuerzos sustanciales; y los avances deben medirse en pequeños pasos. Sin embargo, dado que el objetivo de preservar el material recopilado con tanto esfuerzo y dar vida a la memoria que registra es tan importante y valioso que la compensación es evidente, merece la pena que cualquier organización de la sociedad civil con un archivo de valor incalculable que preservar emprenda el difícil proceso del archivo digital.