Medios y recursos para construir un archivo digital

Introducción

Si la lectura del manual hasta ahora le ha hecho pensar: “Todo esto está muy bien, pero mi organización no tiene nada parecido a los recursos, la experiencia o la capacidad para gestionar todo este ejercicio...”, no está solo. De hecho, es probable que sean una mayoría significativa. La buena noticia es que esta no es una buena razón para cerrar este libro y darse por vencido!

Si el contenido con el cual está trabajando tiene valor histórico y social, si puede facilitar procesos de justicia transicional y potencialmente apoyar un cambio social positivo, y si su organización se dedica, y tiene una firme voluntad organizativa, a hacer todo lo posible por preservar ese material, no debe abandonar esa causa sólo porque el grado de dificultad sea elevado. La siguiente sección describe por qué y cómo es posible crear y mantener un archivo digital, adaptado a las capacidades de su organización, incluso cuando los recursos y la experiencia iniciales pueden ser modestos.

Recursos

El principal recurso que la organización necesitará tener en cantidades excesivas a lo largo del proceso de construcción de un archivo digital es un fuerte compromiso, junto con la persistencia y la voluntad para abordar una variedad de desafíos.

Un compromiso tan fuerte y completo de la organización es el recurso más valioso en el proceso de archivo digital y lo más parecido a una garantía de éxito eventual. Esto se debe a que, incluso en las mejores circunstancias, la construcción de un archivo digital es un proceso continuo de resolución de problemas, de nuevos desafíos constantes que exigen soluciones nuevas y creativas. Incluso si al principio una organización tiene todos los recursos necesarios para crear un archivo digital, si carece de compromiso, puede darse por vencida, ya que se enfrentará a continuos desafíos y exigencias de mantenimiento, migración y transformación, que nunca terminan en el archivo digital.

Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.

“Cuando hay voluntad, hay un camino”, es la forma correcta de abordar el archivo digital. Una organización puede comenzar de a poco y planificar de manera modesta, sin extenderse demasiado, dándose tiempo y espacio para desarrollar el archivo digital. Incluso cuando los esfuerzos de digitalización son aparentemente menores, es probable que resulten útiles. Dichos esfuerzos se acumulan y construyen gradualmente diferentes funciones y cualidades de un archivo.

“Hacer algo es mucho mejor que no hacer nada” es, por lo tanto, el segundo lema que deben aplicar las OSC que buscan comenzar sus esfuerzos de archivo digital. Si bien este manual describe un proceso óptimo de construcción y desarrollo de un archivo digital mediante una secuencia de pasos, en realidad, las compañías no operan en un vacío, por lo que hacerlo puede no ser viable para una empresa determinada.

Es posible que una organización necesite conservar con urgencia y hacer una copia de seguridad de una parte de su material digital. O quizás tiene cajas de documentos importantes que ya están parcialmente dañados y necesitan ser digitalizados y conservados inmediatamente. Abordar necesidades tan urgentes probablemente implicaría una digitalización pequeña y localizada o una iniciativa de preservación digital, tal vez utilizando un par de discos duros y una hoja de Excel. Sin embargo, incluso estas pequeñas iniciativas a menudo resultan muy útiles y significativas más adelante, y también pueden crear un impulso positivo para un mayor desarrollo de la función de archivo digital de la organización.

“Es una batalla por los corazones y las mentes”. La creación de un archivo digital requiere las personas correctas y que muchas de ellas estén firmemente a bordo y apoyen la misión y los objetivos del archivo. Esto incluye tanto al personal como a los agentes externos. Internamente, no basta con que los directores o gerentes estén de acuerdo. Prácticamente todo el personal, desde la administración hasta TI, debe respaldar la decisión de construir un archivo digital y la implementación necesaria a largo plazo. Del mismo modo, los socios externos clave de una organización, las OSC aliadas, expertos, periodistas, donantes y mentores, deberían brindar su apoyo y, en la mayor medida posible, participar en el proceso de construcción del archivo de la organización. La existencia de una red sólida de actores tan pertinentes que respalden los esfuerzos de archivo digital de la organización es un recurso invaluable en este proceso.

Plan de recursos y recaudación de fondos

A lo largo de este manual identificamos y señalamos una amplia gama de recursos financieros, técnicos y organizacionales que se requieren para construir un archivo digital. Esto incluye recursos humanos y experiencia, recursos económicos, computadoras y servidores, medios de almacenamiento y servicios en la nube, software de archivo digital, otros software y hardware especializados, varios equipos de escaneo, espacio de oficina y archivo, acceso a internet, mobiliario y logística.

La lista anterior puede parecer abrumadora y es probable que ni siquiera esté completa. Sin embargo, nuevamente, esta no es una razón para entrar en pánico y alejarse. Estos requisitos se relacionan con las diferentes fases del ciclo de vida del archivo digital, por lo tanto, los recursos pueden y deben obtenerse y construirse gradualmente. Como ya hemos indicado, pero vale la pena repetirlo, una organización puede marcar su propio ritmo y planificar el marco de tiempo para la construcción del archivo según sus capacidades y habilidad para obtener los recursos necesarios.

Ese proceso comienza con la planificación. La organización debería realizar una evaluación exhaustiva, si es posible, en consulta con expertos de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo de su archivo digital, desglosada por fases y actividades. Esto debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas, a corto y mediano plazo en el desarrollo del archivo digital, es decir, qué recursos se deben obtener y en qué plazo. Luego se deben realizar evaluaciones adicionales de los recursos que la organización ya tiene o que puede adquirir con facilidad.

A partir de estas evaluaciones, se debe idear un plan realista y factible para asegurar los recursos y fondos necesarios para el desarrollo de un archivo digital, tanto en términos de pasos inmediatos como a largo plazo. Dicho plan de recursos y recaudación de fondos debería desarrollarse como un documento abierto y flexible, con miras a actualizarlo y mejorarlo a medida que surjan nuevas oportunidades, asociaciones potenciales o necesidades prioritarias.

La recaudación de fondos está lejos de ser el único desafío en el proceso cuando se trata de recursos de archivo digital. Esto se debe a que las donaciones financieras únicas no pueden resolver los problemas de recursos para un archivo digital a largo plazo. Más bien, estas donaciones requieren una combinación de diferentes fuentes de apoyo y financiación, y una paleta de enfoques variados para adquirir ese apoyo y recursos.

Por ejemplo, las grandes empresas de TI como Google cuentan con programas mediante los cuales apoyan a organizaciones sin fines de lucro en todo el mundo. Esto puede incluir donaciones en especie de cualquier cosa, desde hardware y software hasta servicios, capacitación o experiencia. Además, a través de alianzas fructíferas con otras OSC, o de hecho con otras instituciones como universidades o medios de comunicación, las OSC de derechos humanos pueden ampliar considerablemente el alcance y la cantidad de posibles donantes o simpatizantes a los que pueden llegar.

Asimismo, hay formas de obtener algunos de los recursos o equipos necesarios para el archivo digital que no requieren medios financieros. El software de código abierto es sin duda el principal elemento de este tipo en un rompecabezas de recursos de archivos digitales, ya que puede proporcionar un servicio superior a las soluciones comerciales, sin costo económico, aunque la inversión en tiempo y recursos humanos deberá ser sustancial.

Establecer y ejecutar una pasantía o un programa de voluntariado adjunto al archivo podría ser una forma de fortalecer los recursos humanos del archivo, lo cual puede emplearse más allá del trabajo repetitivo necesario para realizar las muchas tareas técnicas y de archivo que consumen mucho tiempo, como la descripción o la digitalización. Los pasantes y los voluntarios pueden aportar sus propios y valiosos conocimientos, experiencias, ideas e incluso pericia, lo que puede representar una adición sustancial a la cartera de recursos de un archivo digital.

Donantes como socios

Al construir un archivo digital, estamos buscando donantes y socios a largo plazo. De hecho, en la mayoría de los casos, los donantes deben colaborar en el archivo digital, ya que es necesario que comprendan plenamente tanto la importancia como las exigencias del proceso. Estas relaciones también deben basarse en la confianza mutua a fin de mantenerlas a largo plazo. Siempre se debe informar a los donantes de cualquier dificultad o problema importante con el cual nos encontremos, así como informarles sobre los éxitos.

Por lo tanto, al acercarnos a los donantes, existentes y nuevos, para la financiación de archivos, debemos ser sinceros con respecto a la necesidad de un apoyo continuo, así como sobre el hecho de que el proceso es complejo y lleva tiempo.

Sin embargo, no debemos buscar su apoyo para construir o mantener el archivo digital, sino más bien para lo que planeamos y queremos hacer con él y su contenido. Deberíamos acercarnos a los donantes con una propuesta para construir un museo virtual para las víctimas, no con una solicitud para un nuevo software que necesitamos para el museo. Deberíamos proponer, a un potencial colaborador, la creación de una base de datos de personas desaparecidas, no una solicitud de financiación para contratar a otro programador.

Finalmente, como se mencionó en la sección sobre divulgación, la visibilidad y la presencia en la comunidad sirven de ayuda. Hacer que los beneficios del archivo sean evidentes y claros – no sólo para los donantes y socios, sino también, siempre que sea posible, para un público más amplio – añade una valiosa capa de relevancia social y credibilidad al archivo. La concientización sobre el valor que tiene nuestro archivo digital para la comunidad en general es un activo importante, si no el principal, para obtener recursos y financiación, especialmente a largo plazo.

Por lo tanto, un enfoque muy recomendable es hacer uso del archivo con fines de visibilidad lo antes posible en el proceso. Esto puede incluir la creación de productos de cara al público y de divulgación utilizando material de archivo y/o facilitando el acceso al menos a un segmento del futuro contenido de archivo. Esto nos daría un producto palpable, que puede dar una idea de lo que nuestro archivo puede ofrecer, y que hará que sea mucho más fácil atraer y retener la atención de los donantes.

Desarrollo de capacidades y creación de redes

Dado que está leyendo este manual, ya está participando en las dos actividades del título de este encabezado: el desarrollo de capacidades. De hecho, esta publicación, así como el proyecto del que forma parte, se han diseñado precisamente para abordar la necesidad de desarrollo de capacidades y vínculos entre las OSC que trabajan en el archivo digital de violaciones de derechos humanos. Esto incluye que las OSC compartan las lecciones aprendidas sobre el archivo digital mediante entrevistas y cuestionarios, discusiones realizadas durante una conferencia virtual en 2022, literatura pertinente y el conjunto recopilado de recursos informativos disponibles como parte de este proyecto y en el sitio web de la GIJTR.

La importancia y los beneficios de conectarse con socios de ideas afines, así como del desarrollo gradual de las capacidades de la organización en el archivo digital, no siempre son tangibles. Su valor e importancia no se limitan a recaudar fondos y obtener los recursos necesarios para el archivo digital, aunque ciertamente también son importantes. La creación de redes y el desarrollo de capacidades son cruciales para el desarrollo a largo plazo del archivo y la organización, así como para la preservación exitosa y la utilización efectiva de nuestro contenido digital.

En términos de desarrollo de capacidades, esto se relaciona principalmente con la ampliación y especialización de los recursos humanos de una organización, así como con el fortalecimiento de los aspectos organizacionales que respaldan el archivo digital. El objetivo a largo plazo es desarrollar experiencia dentro de la organización. Esto se puede lograr a través de la capacitación del personal y nuevas contrataciones, agregando mano de obra cuando sea necesario, especializando a los miembros del personal para ciertas tareas y roles relacionados con la creación de archivos digitales, así como mediante la educación de todo el personal pertinente sobre los principios y prácticas clave de archivo. También es importante tener en cuenta que este proceso de creación de capacidades organizativas para el archivo digital debe estar respaldado por un apoyo administrativo y logístico adecuado de todas las partes de la organización, en términos de gestión de finanzas, recursos humanos, establecimiento de nuevos procedimientos, adquisiciones, etc.

Teniendo en cuenta que los recursos para capacitación y desarrollo del personal en los presupuestos de las OSC son, por decirlo suavemente, rara vez sustanciales, es muy importante señalar que existen oportunidades para capacitaciones y educación gratuitas o patrocinadas sobre archivo digital. La literatura también es prolífica y está ampliamente disponible, así como el acceso a usuarios y desarrolladores de software de archivo digital y comunidades de archivistas digitales. Asimismo, hay programas que brindan asistencia de expertos externos patrocinados a OSC en el proceso de construcción de un archivo digital. Dichos expertos no solo pueden guiar al personal de la organización en el desarrollo del archivo, sino también brindarles capacitación y luego ayudarlos como consultores a largo plazo con un conocimiento profundo del archivo.

Finalmente, una organización no necesita hacer todo por sí misma. A veces, las exigencias de una tarea o función simplemente resultarán abrumadoras e inalcanzables para una organización, incluso a largo plazo. O una organización puede tomar una decisión meditada de no invertir sus recursos en un aspecto determinado, complejo o que consume recursos del proceso de archivo digital. Este podría ser el caso, por ejemplo, de la digitalización, el desarrollo de una plataforma de acceso o la implementación de un software de seguridad de datos. En tal caso, podemos elegir confiar a otra organización la realización de este segmento de trabajo.

La subcontratación de una parte, o incluso de la mayoría del trabajo de archivo digital, puede ser una excelente solución, especialmente para organizaciones pequeñas y aquellas que trabajan en áreas afectadas por conflictos o bajo regímenes autoritarios. El objetivo es entonces encontrar una organización asociada de confianza que esté dispuesta y sea capaz de realizar este elemento del trabajo. A menudo, las OSC más pequeñas trabajarán con las más grandes, que tienen más capacidad y pueden subcontratar algunos servicios.

Del mismo modo, varias OSC se unirán en una asociación o red, fusionándose y multiplicando así sus capacidades. Las universidades pueden ser una buena opción como socias, ya que representan instituciones confiables de las que se puede esperar un apoyo a largo plazo.

La creación de redes, y especialmente la unión de fuerzas con socios externos, también podría verse como una forma de desarrollar las capacidades necesarias de una organización para construir y preservar un archivo digital. Los beneficios son numerosos e incluyen encontrar soluciones para desafíos compartidos, fusionar fuerzas para obtener un determinado recurso o abordar conjuntamente un problema en particular.

Es una buena práctica para una organización realizar un seguimiento y hacer uso de diferentes oportunidades de trabajo en red, tales como conferencias virtuales y en persona; comunidades de archivo digital en línea; promociones públicas del trabajo de la organización en relación con el archivo, que luego crean nuevas conexiones, o monitorear de cerca el campo, además de estar atento a las posibles sinergias.