Moyens et ressources pour la création d’une archive numérique

Introducion

Si, à la lecture du manuel, vous vous êtes dit : « Tout cela est parfait, mais mon organisation est loin d’avoir les ressources, l’expertise ou la capacité nécessaires pour réussir cet exercice », vous n’êtes pas seul. En réalité, vous faites probablement partie de la majorité des organisations. La bonne nouvelle est que ce n’est pas une raison suffisante pour fermer ce manuel et abandonner!

Si le contenu sur lequel vous travaillez possède une valeur historique et sociale, s’il peut faciliter les processus de justice transitionnelle et potentiellement soutenir un changement social positif, et si votre organisation est déterminée – et a une forte volonté organisationnelle – à faire tout son possible pour préserver ce matériel, alors vous ne devriez pas abandonner cette idée simplement en raison de la difficulté élevée. La section suivante décrit pourquoi et comment il est possible de construire et de maintenir une archive numérique adaptée aux capacités de votre organisation, même lorsque vos ressources et votre expertise initiales sont limitées.

Allocation de ressources

La ressource principale dont l’organisation aura besoin en quantité excessive tout au long du processus de construction d’une archive numérique est un engagement fort, de la persévérance et une volonté de relever une variété de défis.

Un engagement aussi fort et complet est l’atout le plus précieux dans le processus d’archivage numérique, car cela se rapproche le plus d’une garantie de succès final. Cela s’explique par le fait que, même dans les meilleures conditions, la création d’une archive numérique est un processus de résolution de problèmes continus, avec des défis constants qui exigent des solutions nouvelles et créatives. En effet, si une organisation dispose au départ de toutes les ressources nécessaires à la constitution d’archives numériques, mais qu’elle manque de détermination, elle risquera d’être confrontée à des défis et à des demandes incessantes de maintenance, de migration et de transformation, ce qui débouchera sur un archivage numérique inabouti.

Image partagée par CCJ, organisation partenaire de GIJTR au Colombia.

La phrase « Quand il y a de la volonté, il y a un chemin », en revanche, est la bonne façon d’aborder l’archivage numérique. Une organisation peut commencer à petite échelle et planifier modestement sans se surestimer, en se donnant le temps et l’espace nécessaires pour développer l’archive numérique. Et même lorsque les efforts de numérisation sont apparemment modestes, ils ont toutes les chances de se révéler utiles. De tels efforts s’accumulent et construisent progressivement les différentes fonctions et qualités d’une archive.

« Agir, c’est mieux que ne rien faire » est donc la deuxième devise qui devrait être appliquée par les OSC cherchant à démarrer leurs activités d’archivage numérique. Bien que ce manuel décrive un processus optimal de construction et de développement d’une archive numérique en utilisant une séquence d’étapes, il est important de noter que les entreprises ne fonctionnent pas dans une bulle et que cela peut ne pas être réalisable pour une entreprise donnée.

Une organisation peut avoir besoin de préserver et de sauvegarder en toute sécurité une partie de son matériel numérique de manière urgente. Ou bien, elle a reçu des cartons de documents importants qui sont déjà partiellement endommagés et qui doivent être numérisés et préservés immédiatement. Pour répondre à ce besoin urgent, il est probable qu’un petit projet de numérisation ou de conservation numérique localisé sera mis en œuvre, peut-être à l’aide de quelques disques durs et d’un fichier Excel. Ces initiatives, même modestes, se révèlent souvent très utiles et significatives par la suite. Elles peuvent également créer une dynamique positive pour le développement futur de la fonction d’archivage numérique de l’organisation.

« C’est une bataille pour les cœurs et les esprits ». La création d’une archive numérique nécessite la présence de nombreuses personnes compétentes, qui adhèrent à la mission et aux objectifs de l’archive, et qui apportent leur soutien. Cela concerne aussi bien le personnel que les acteurs externes. En interne, il ne suffit pas que les directeurs ou les responsables soient d’accord. La quasi-totalité du personnel, de l’administration à l’informatique, doit soutenir la décision de créer des archives numériques et leur mise en œuvre à long terme. De même, les partenaires externes clés d’une organisation, tels que les OSC partenaires, les experts, les journalistes, les donateurs et les mentors, devraient tous être solidaires et, dans la mesure du possible, être impliqués dans le processus de construction de l’archive. Avoir un réseau solide de tels acteurs pour soutenir les efforts d’archivage numérique de l’organisation est une ressource inestimable dans ce processus.

Plan de ressources et de collecte de fonds

Tout au long de ce manuel, nous identifions et soulignons un large éventail de ressources financières, techniques et organisationnelles nécessaires à la constitution d’archives numériques. Il s’agit notamment de ressources et d’expertise humaines, de ressources financières, d’ordinateurs et de serveurs, de supports de stockage et de services de stockage en ligne dans le Cloud, de logiciels d’archivage numérique, d’autres logiciels et matériels spécialisés, de divers équipements de numérisation, d’espaces de bureaux et d’archives, d’accès à Internet, de mobilier et de logistique.

La liste ci-dessus est très longue et il est probable qu’elle ne soit même pas exhaustive. Mais, une fois encore, ce n’est pas une raison de douter et d’abandonner. Ces exigences se rapportent à différentes phases du cycle de vie des archives numériques. Les ressources peuvent et doivent donc être obtenues et constituées progressivement. Comme nous l’avons déjà dit, mais cela vaut la peine de le répéter, une organisation peut fixer son propre rythme et planifier le calendrier de construction des archives en fonction de ses capacités et de son aptitude à acquérir les ressources nécessaires.

Ce processus commence par l’étape de planification. L’organisation doit procéder à une évaluation approfondie en consultant des experts pour déterminer les besoins globaux en ressources liés au développement de ses archives numériques, ventilés par phases et activités. Cela doit inclure une analyse des besoins les plus immédiats, à court et à moyen terme, pour développer les archives numériques (c’est-à-dire quelles ressources doivent être obtenues et dans quel délai). Une évaluation supplémentaire doit ensuite être faite des ressources dont l’organisation dispose déjà ou qu’elle peut facilement obtenir.

En se fondant sur ces évaluations, il est important d’élaborer un plan réaliste et réalisable pour sécuriser les ressources et les fonds nécessaires au développement d’une archive numérique, à la fois pour les étapes immédiates et pour le long terme. Un tel « Plan de ressources et de collecte de fonds » doit être développé comme un document ouvert et flexible, en vue de le mettre à jour et de l’améliorer au fur et à mesure que de nouvelles opportunités, des partenariats potentiels ou des besoins prioritaires apparaissent.

La collecte de fonds est loin d’être la seule solution en matière de ressources pour l’archivage numérique. En effet, les dons financiers ponctuels ne peuvent pas résoudre les problèmes de ressources d’une archive numérique sur le long terme. En réalité, ces dons exigent une combinaison de différentes sources de soutien et de financement, ainsi qu’un éventail varié d’approches pour obtenir ces ressources et ce soutien.

Par exemple, les grandes entreprises informatiques telles que « Google » ont des programmes par lesquels elles soutiennent des organisations à but non lucratif dans le monde entier. Il peut s’agir de dons en nature tels que du matériel et des logiciels, des services, de la formation ou de l’expertise. En outre, grâce à des partenariats productifs avec d’autres OSC, voire d’autres institutions telles que les universités ou les médias, les OSC de défense des droits de l’homme peuvent considérablement étendre leur portée et leur nombre de donateurs ou de sympathisants potentiels qu’elles peuvent atteindre.

Il existe également des moyens d’obtenir certaines des ressources ou des équipements nécessaires à l’archivage numérique qui ne requièrent pas de ressources financières. Les logiciels libres sont certainement les principales solutions en matière de ressources pour les archives numériques. Ainsi, ils peuvent fournir un service encore meilleur que les solutions commerciales – sans coût financier, bien que l’investissement en temps et en ressources humaines doive alors être substantiel.

La mise en place et la gestion d’un programme de stage ou de bénévolat rattaché aux archives pourraient être une manière de renforcer les ressources humaines des archives, qui peuvent être utilisées au-delà du simple travail répétitif nécessaire pour effectuer les nombreuses tâches archivistiques et techniques, telles que la description ou la numérisation. Les stagiaires et les bénévoles apportent leurs propres connaissances, leur expérience, leurs idées, voire leur expertise, ce qui constitue une contribution considérable au portefeuille de ressources d’une archive numérique.

Les donateurs en tant que partenaires

En construisant des archives numériques, nous cherchons à obtenir à la fois des donateurs et des partenaires à long terme. Dans la plupart des cas, les donateurs doivent être des partenaires dans l’archivage numérique, car il est nécessaire qu’ils comprennent pleinement l’importance et les exigences du processus. De telles relations doivent être fondées sur une confiance mutuelle afin de les maintenir à long terme. Les donateurs doivent être informés de toutes les difficultés ou les problèmes majeurs que nous rencontrons, ainsi que des succès.

Par conséquent, en contactant les donateurs, existants et nouveaux, pour le financement des archives, nous devons être clairs sur la nécessité d’un soutien continu, ainsi que sur le fait que le processus est complexe et prend du temps.

Cependant, nous ne devons pas chercher leur soutien pour la construction ou la maintenance des archives numériques, mais plutôt pour ce que nous prévoyons et voulons faire avec les archives et leur contenu. Nous devons présenter aux donateurs une proposition pour la création d’un musée virtuel en hommage aux victimes, plutôt que de demander directement un nouveau logiciel nécessaire pour la mise en place de ce musée. Il convient de proposer aux soutiens potentiels la création d’une base de données consultable pour les personnes disparues, plutôt que de solliciter des fonds pour embaucher un autre programmeur.

Enfin, comme indiqué dans la section consacrée à la sensibilisation, la visibilité et la présence au sein des communautés sont utiles. Faire valoir et clarifier les avantages des archives, non seulement pour les donateurs et les partenaires, mais également pour un public plus large, confère aux archives une pertinence et une crédibilité sociales précieuses. Sensibiliser les communautés à la valeur de notre archive numérique est un atout important, voire le plus important, pour obtenir des ressources et des financements, notamment à long terme.

Il est donc fortement recommandé d’utiliser les archives à des fins de visibilité le plus tôt possible dans le processus. Il peut s’agir de créer des produits destinés au public et à la sensibilisation en utilisant des matériels d’archives ou de donner accès à une partie, au moins, du futur contenu des archives. Vous disposerez ainsi d’un produit concret, qui pourra donner un avant-goût de ce que vos archives peuvent offrir, et qui permettra d’attirer et de retenir beaucoup plus facilement l’attention des donateurs.

Renforcement des capacités et mise en réseau

En lisant ce manuel, vous vous impliquez déjà dans les deux activités mentionnées dans le titre de cette rubrique : renforcer les capacités. En effet, cette publication ainsi que le projet dont elle fait partie ont été conçus précisément pour répondre au besoin de renforcement des capacités et de mise en réseau des OSC travaillant sur l’archivage numérique des violations des droits de l’homme. Cela inclut les OSC qui partagent les leçons qu’elles ont tirées de l’archivage numérique par le biais d’entretiens et de questionnaires, de discussions tenues lors de la conférence virtuelle en 2022, ainsi qu’un ensemble de ressources informatives collectées mises à disposition dans le cadre de ce projet et disponibles sur le site web de la GIJTR.

L’importance et les avantages de la mise en relation avec des partenaires partageant les mêmes idées, ainsi que du développement progressif des capacités de l’organisation en matière d’archivage numérique, ne sont pas toujours tangibles. Leur valeur et leur importance ne se limitent pas à la collecte de fonds et à l’obtention des ressources nécessaires pour l’archivage numérique – bien que ces éléments soient également importants. La mise en réseau et le renforcement des capacités sont également cruciaux pour le développement à long terme des archives et de l’organisation, ainsi que pour une conservation réussie et une utilisation efficace de votre contenu numérique.

En termes de renforcement des capacités, il s’agit principalement de renforcer et de professionnaliser les ressources humaines d’une organisation, ainsi que de renforcer les aspects organisationnels qui soutiennent l’archivage numérique. L’objectif à long terme est de développer l’expertise au sein de l’organisation. Cet objectif peut être atteint en formant le personnel existant et en recrutant de nouveaux employés, en renforçant les effectifs en cas de besoin, en spécialisant les membres du personnel pour des tâches et des postes liés à la création d’archives numériques, et en formant l’ensemble du personnel concerné aux principes et pratiques archivistiques essentielles. Il est également important de garder à l’esprit que ce processus de renforcement des capacités organisationnelles pour l’archivage numérique doit être appuyé par un soutien administratif et logistique adéquat de la part de toutes les composantes de l’organisation, en termes de gestion des finances, des ressources humaines, d’établissement de nouvelles procédures et d’approvisionnement, etc.

Étant donné que les ressources pour la formation et le développement du personnel dans les budgets des OSC sont souvent insuffisantes, il est important de noter qu’il existe des possibilités de formations et d’éducation gratuites ou subventionnées sur l’archivage numérique. La littérature est également abondante et largement disponible, tout comme les utilisateurs et les développeurs de logiciels d’archivage numérique, ainsi que l’accès aux communautés d’archivistes numériques. Il existe également des programmes qui offrent une assistance experte externe et parrainée pour les OSC dans le processus de création d’une archive numérique. Ces experts peuvent non seulement guider le personnel de l’organisation dans le développement des archives, mais aussi leur fournir une formation et les aider en tant que consultants à long terme ayant une connaissance approfondie des archives.

Enfin, une organisation n’a pas besoin de tout faire elle-même. Parfois, les exigences d’une tâche ou d’une fonction seront tout simplement excessives et inaccessibles pour une organisation, même à long terme. Une organisation peut également prendre la décision réfléchie de ne pas investir ses ressources dans un aspect particulier, complexe ou consommateur de ressources du processus d’archivage numérique. Ce pourrait être le cas, par exemple, de la numérisation, du développement d’une plateforme d’accès ou de la mise en œuvre d’un logiciel de sécurité des données. Dans un tel cas, nous pouvons décider de confier à une autre organisation la réalisation de cette partie du travail.

L’externalisation d’une partie, voire de la majorité, du travail d’archivage numérique peut être une excellente option, notamment pour les petites organisations et celles qui travaillent dans des zones touchées par des conflits ou sous des régimes autoritaires. L’objectif est alors de trouver une organisation partenaire de confiance disposée et capable de réaliser cet aspect du travail. Souvent, les petites OSC travailleront avec les plus grandes, qui ont plus de capacité et peuvent fournir une externalisation pour certains services.

De même, un certain nombre d’OSC s’associeront dans un partenariat ou un réseau, fusionnant ainsi leurs capacités et les démultipliant. Les universités peuvent aussi être un bon choix de partenaire, car ce sont des institutions de confiance dont on peut attendre un soutien à long terme.

La mise en réseau, et plus particulièrement l’association avec des partenaires externes, peut également être considérée comme un moyen de renforcer les capacités d’une organisation à construire et à préserver des archives numériques. Les avantages sont nombreux et comprennent la recherche de solutions à des problèmes communs, ainsi que l’union des forces pour obtenir une certaine ressource ou pour traiter conjointement un problème particulier.

Il est judicieux pour une organisation de s’informer et d’exploiter les différentes possibilités de mise en réseau, telles que les conférences virtuelles et régulières, les communautés d’archivage numérique en ligne, les opérations de promotion du travail de l’organisation en rapport avec les archives. Ces pratiques permettent de créer de nouvelles relations, de rester à l’affût des tendances du domaine et de repérer les synergies potentielles.