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L’objectif de ce manuel est de fournir un guide informatif et pratique sur l’archivage numérique à l’intention des OSC travaillant dans les domaines de la justice transitionnelle et des droits de l’homme, que ce soit pour celles et ceux qui entament ce processus ou pour celles et ceux qui cherchent à maintenir et à développer leurs archives numériques.

Pour répondre au besoin croissant des OSC en matière de ressources d’information, de renforcement des capacités et de mise en réseau dans le domaine de l’archivage numérique, cinq organisations, membres du consortium GIJTR, ont lancé en 2021 le projet « Accompagner les OSC dans le domaine de l’archivage numérique ». Ce manuel est le résultat de ce projet. Il a été conceptualisé, conçu et développé sur la base des recherches, des échanges et des connaissances recueillies tout au long de ce projet de deux ans. Cette ressource a été élaborée à partir des expériences et des connaissances de plus de 40 OSC provenant de 24 pays, qui ont apporté leur contribution et ont participé activement à ce projet. Le manuel a été construit sur la base de ces expériences et de ces idées précieuses.

Pour les OSC qui ont rassemblé ou obtenu de telles collections de grande valeur de matériels qui sont – en termes d’archives – indéfinis, non organisés, et donc inutilisables, il devient nécessaire de transformer ces collections en collections d’archives appropriées, utilisables et durables. Lorsque ces archives contiennent des matériels physiques qui doivent être numérisés, des documents numériques natifs, ou les deux, pour atteindre cet objectif, l’organisation doit entreprendre le processus d’archivage numérique.

Ce manuel fournit un guide pour le développement d’une archive numérique, en commençant par la décision de créer un Système d’Archivage Numérique, en passant par sa mise en place et son développement jusqu’à son adaptation, son changement continu et sa maintenance. Il utilise le modèle de cycle de vie d’archivage numérique, qui reflète la caractéristique clé de l’archivage numérique : son caractère circulaire et continu, un processus cyclique dans lequel les étapes se suivent continuellement, sans point final, comme les heures sur une horloge. Un nouveau cycle commence à la fin du précédent, lançant ainsi une nouvelle itération du développement d’une archive numérique. Le modèle du cycle de vie met également en évidence la nécessité d’agir et de gérer activement une archive numérique tout au long de son cycle de vie. Il présente également l’ampleur des responsabilités impliquées dans le processus d’archivage numérique.

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Étape de planification et d’organisation

En tant que première étape, nous devons élaborer un Plan Général qui définira les Principes Directeurs de l’archive, ainsi que traiter les questions clés d’organisation, de technologie et de ressources qui seront rencontrées tout au long du cycle de vie de l’archive numérique. Les Principes Directeurs sont définis en fonction des réponses que l’organisation donne à un ensemble de questions clés, telles que : qu’est-ce qui doit être préservé ? Pourquoi ? Qui va l’utiliser et comment ?

Le Plan Général doit être complété par la création d’un inventaire d’identification, ainsi que la sélection, l’organisation et la description du matériel que nous souhaitons préserver. En effet, toute décision ou action ultérieure dans le processus reposera sur des informations concernant le format, la quantité, la portée, la taille, le sujet ou d’autres caractéristiques du matériel collecté à préserver, ainsi que sur la capacité à identifier, gérer et localiser des groupes ou des éléments individuels.

Pour compléter cette étape, nous devrons planifier, concevoir et sélectionner un futur Système d’Archivage Numérique – un référentiel numérique et un système de gestion de contenu, qui hébergera le contenu des archives. Un Système d’Archivage Numérique se compose d’éléments matériels et de logiciels, que nous devrons sélectionner avec soin à ce stade, comme leurs caractéristiques affecteront d’autres aspects importants de nos archives numériques.

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Étape de numérisation et de préservation

La deuxième étape comprend un ensemble d’actions de numérisation, de description, de préparation et de préservation, qui mènent toutes au processus d’intégration de notre matériel numérique dans un Système d’Archivage Numérique. Ces actions sont distinctes, mais vont de pair, car elles sont liées entre elles et doivent être bien coordonnées. La numérisation de tout matériel physique doit être effectuée en synchronisation avec les décisions concernant la manière dont ces objets seront décrits, c’est-à-dire quelles informations ou métadonnées les concernant doivent être capturées dans le processus de numérisation. Il en va de même pour les matériels numériques natifs, car leurs métadonnées doivent également être sélectionnées.

Viennent ensuite un certain nombre d’actions visant à préserver correctement le contenu des archives en maintenant leur intégrité et leur crédibilité, autrement dit en s’assurant que les objets ne sont pas compromis et que toute modification qui leur est apportée est enregistrée. Le matériel, qu’il soit numérisé ou numérique natif, est ensuite intégré au Système d’Archivage Numérique et sur les supports de stockage. Durant ce processus, le contenu ainsi que ses descriptions, aussi appelées métadonnées, sont capturés et stockés dans le Système d’Archivage Numérique. Des contrôles supplémentaires sont ensuite effectués, et des copies de sauvegarde sont créées et stockées séparément.

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Étape d’accès et de sécurité

La fourniture d’accès et la sécurisation des données sont les principales tâches de la troisième étape de l’archivage numérique. Ces deux fonctions distinctes sont liées et doivent être maintenues en équilibre pour obtenir un effet optimal. L’accès le plus large possible doit être fourni tout en maintenant la sécurité et la protection des données. Cela inclut la protection de toutes les données privées, sensibles ou soumises au droit d’auteur, ainsi que des mesures visant à assurer la sécurité des données et des systèmes de stockage contre les dommages physiques et les cybermenaces.

Offrir un accès plus large, par exemple, en rendant une archive numérique accessible via des bases de données ou des plateformes en ligne ouvertes, engendrera un ensemble supplémentaire de problèmes de sécurité des données par rapport à la fourniture d’un accès à un groupe fermé d’utilisateurs. De même, différents éléments de l’archive numérique peuvent nécessiter des niveaux variables de protection et d’accès. Par conséquent, des niveaux d’accès adaptés doivent être définis pour différents groupes d’utilisateurs, en fonction des différents types de matériel.

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Étape de maintenance

La maintenance par la préservation et les migrations sont les actions qui dominent la quatrième étape de l’archivage numérique. Une fois que l’archive numérique a été conçue, mise en place et alimentée – avec ses données préservées, sécurisées et accessibles – toutes ces fonctions doivent être maintenues et surveillées, et le contenu ainsi que le système doivent être gérés, migrés et éventuellement transformés. Des vérifications régulières de maintenance doivent être effectuées sur les données (afin de garantir leur intégrité et leur crédibilité, de même que la facilité d’usage de leur format), sur le système (pour assurer une sécurité continue et un accès ouvert), et sur les

technologies matérielles et logicielles (pour garantir leur bon fonctionnement et agir rapidement lorsqu’il est nécessaire de les migrer ou de les transformer afin d’éviter qu’elles ne deviennent obsolètes).

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Une nouvelle itération du processus d’archivage numérique débute.

Le manuel explique et décrit pourquoi et comment il est possible de construire et de maintenir une archive numérique adaptée aux capacités de n’importe quelle organisation, même lorsque les ressources et les connaissances initiales peuvent être limitées. La ressource principale et initiale dont l’organisation aura besoin en quantité excessive tout au long du processus de construction d’une archive numérique est un engagement solide, ainsi que de la persévérance et une volonté de relever divers défis.

Les fonds peuvent être levés, les capacités peuvent être renforcées et des réseaux de partenaires et de donateurs peuvent être créés. Il existe une palette de ressources possibles sur lesquelles une OSC peut s’appuyer pour développer son archivage numérique. La mise en place d’un plan de ressources et de collecte de fonds permet de créer un cadre réaliste, faisable en termes e temps et de ressources, pour sécuriser les fonds, les capacités et les technologies nécessaires au développement d’une archive numérique, à la fois à court terme et à long terme.

Développer une stratégie de sensibilisation, incluant des objectifs, des bénéficiaires et un plan d’activités, et mener des efforts de sensibilisation approfondis, ne constitue pas seulement un moyen d’atteindre nos objectifs en termes d’activisme – qu’il s’agisse d’informer, d’éduquer, de sensibiliser ou de rechercher la vérité, la responsabilité ou les réparations – mais également un moyen de les rendre plus réalisables et accessibles. Une archive connue et reconnue, et ayant un impact plus important dans la communauté, avec une visibilité et une crédibilité accrues, sera plus susceptible d’impliquer toute une gamme d’acteurs nécessaires à sa pérennité. Cela inclut des experts, des utilisateurs, des OSC, ainsi que d’autres partenaires tels que des donateurs, des enseignants, des étudiants, des universités, des soutiens, des mentors, des journalistes et toutes les personnes qui peuvent et doivent contribuer à la création, à la maintenance et au développement réussis d’une archive numérique – tout au long de son cycle de vie.

La création et le développement d’une archive numérique sont des tâches complexes qui nécessitent patience, persévérance et un engagement important en termes de ressources et d’efforts de la part de l’organisation. Les progrès doivent être mesurés étape par étape. Cependant, étant donné l’importance et la valeur de préserver minutieusement le matériel collecté et de faire revivre la mémoire qu’il contient, il est évident que le processus d’archivage numérique, bien que difficile, en vaut la peine pour toute OSC ayant une archive inestimable à préserver. Les compromis à faire sont clairs, les avantages de posséder une archive numérique solide, pérenne et accessible sont inestimables pour garantir la préservation de notre patrimoine numérique de grande valeur.