Maintenance: Preservation, Development and Migrations/es

Introducción

Hemos llegado a la etapa final del primer ciclo de vida de nuestro archivo digital. Planificamos y creamos nuestro archivo digital, preservamos y aseguramos nuestro valioso contenido de archivo y lo pusimos a disposición de la comunidad.

Sin embargo, no podemos simplemente quedarnos de brazos cruzados. Los engranajes de un archivo digital necesitan un engrase continuo para seguir preservando y haciendo accesible su contenido. Es por ello que, en el archivo digital en particular, la noción y el enfoque del mantenimiento activo son esenciales; son una parte integral de la preservación a largo plazo.

Así es como la ONU ve el asunto.

La preservación digital es la gestión y el mantenimiento activos de objetos digitales para que los futuros usuarios puedan acceder a ellos y utilizarlos.

El objetivo de la preservación digital es la representación precisa del contenido autenticado a lo largo del tiempo a fin de garantizar su autenticidad, accesibilidad y facilidad de uso.

El mantenimiento activo es necesario no solo para mantener el archivo digital en funcionamiento, sino que también es la clave para la preservación, la autenticidad y el acceso a largo plazo al contenido digital. Si el formato de nuestros archivos se vuelve obsoleto, si fallan los medios de almacenamiento o si el software de copia de seguridad está desactualizado y tiene fallas, nuestro invaluable contenido digital puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo que hemos realizado para crearlo y desarrollarlo.

Dado que el mantenimiento activo no es una ocurrencia tardía, sino el núcleo mismo del archivo digital, requiere un enfoque sistemático y la ejecución regular de un conjunto de acciones que incluyen el monitoreo y la migración. Al igual que con el acceso y la seguridad, es una buena práctica crear un plan de mantenimiento que se centre en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento: debe enumerar, describir y programar la ejecución de las actividades de migración y monitoreo del mantenimiento. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los períodos de tiempo para los controles regulares o los procedimientos concretos, serán dictados por las circunstancias de un archivo determinado. No obstante, podemos describir los elementos clave y las acciones que deben incluirse.

Mantenimiento Activo: Monitoreo

Para mantener adecuadamente nuestro archivo digital, necesitamos monitorear sus funciones y elementos, y realizar los ajustes necesarios. Esto incluye principalmente acciones de monitoreo, verificación y preservación de datos, software y medios de almacenamiento. Además, debemos observar, revisar y actualizar periódicamente nuestros planes de acceso y seguridad de datos y su implementación.

Acciones de monitoreo y preservación de datos

Las acciones de monitoreo y preservación que debemos realizar en nuestros datos en la fase de mantenimiento son, en esencia, una continuación del trabajo que ejecutamos como parte de la preparación del material para su ingreso, desde la simple copia de seguridad de los datos hasta las verificaciones del formato del archivo, la validez, la fijeza y el control de calidad.

En esta etapa, necesitamos planificar y programar la realización regular y periódica de estas acciones de preservación, verificar si hay irregularidades y luego realizar un seguimiento para corregirlas. También debemos planificar estas funciones como un paso necesario en cualquier actividad importante relacionada con los datos de archivo, como la migración de datos o un reemplazo de software.

Chequeos antivirus. Como siempre, garantizar que los datos estén libres de virus es una condición previa esencial para cualquier otra acción sobre los datos. Además de las medidas antivirus implementadas para todo el sistema de archivo digital, debemos ser conscientes y realizar una verificación antivirus en nuestro contenido digital siempre que haya estado expuesto a un entorno de red o a amenazas relacionadas con virus. 

Backup. For the maintenance phase, it is important that our backup copies are also monitored and replaced when appropriate—mirroring any actions on our archival master files. Hence, backup files should be subjected to the same type of scheduled checkups as our master files. Alternatively, we could make new backup copies from master files following their regular checkups. Additionally, if there are any changes to the archival master files, their backup files will also need to be replaced. It is a good practice to back up considerations in the maintenance phase whenever possible, including developing a so-called “Respaldo. Para la fase de mantenimiento, es importante que nuestras copias de respaldo también sean monitoreadas y reemplazadas cuando corresponda, reflejando cualquier acción en nuestros archivos maestros de archivo. Por lo tanto, los archivos de copia de seguridad deben someterse al mismo tipo de revisiones programadas que nuestros archivos maestros. Alternativamente, podríamos hacer nuevas copias de seguridad de los archivos maestros luego de sus revisiones periódicas. Además, si hay algún cambio en los archivos maestros, será necesario reemplazar sus archivos de respaldo..”

Es una buena práctica que las consideraciones de respaldo en la fase de mantenimiento, siempre que sea posible, incluyan el desarrollo de un llamado “Plan de recuperación ante catástrofes”. Esto se refiere a la creación de un plan sobre cómo se recuperarán o reemplazarán nuestros datos en caso de cualquier falla, daño, robo o ataque malicioso natural o causado por humanos en nuestro sistema o contenido de archivo digital. El plan se basará en los arreglos de respaldo existentes, que definen la cantidad de copias de respaldo, su ubicación geográfica y el tipo de medio de almacenamiento utilizado, como se describió anteriormente. El plan de recuperación ante catástrofes debería brindar instrucciones sobre cuáles de las copias de respaldo deberían emplearse, en qué circunstancias de tipo de catástrofe y por qué medios tecnológicos para reemplazar y recuperar los datos.

Formateo y obsolescencia. En la fase previa al ingreso, nos aseguramos de que todos nuestros archivos estuvieran en formatos operativos y que pudieran abrirse y mostrarse correctamente con el software disponible actualmente. De manera similar, en la fase de mantenimiento, debemos programar auditorías periódicas de los formatos de archivo para asegurarnos de que no corran el riesgo de quedar obsoletos. Si encontramos que un formato que estamos usando se está volviendo obsoleto o no tendrá más soporte, debemos actuar, lo cual generalmente significa la migración de archivos a un formato más nuevo o más adecuado. Tanto para el monitoreo como para la migración de formatos de archivo, podemos utilizar herramientas de software especializadas, algunas de las cuales ya mencionamos.

Fijeza, validez y garantía de calidad. Incluso los archivos digitales conservados pueden cambiar con el tiempo, lo cual puede afectar su formato y/o calidad. Por lo tanto, al igual que al monitorear los formatos de archivo, también debemos planificar y programar revisiones regulares de la fijeza, validez y calidad de nuestros archivos. Del mismo modo, deberíamos planear incluir estas acciones de preservación como parte de cualquier acción importante relacionada con los datos, como la migración de datos.

Lo que difiere es cómo abordaremos las irregularidades que podamos detectar o cualquier cambio que encontremos en nuestros datos. En caso de que se detecte un cambio en el formato, la calidad o la fijeza de un archivo, podemos seguir una regla general de tres pasos: reparar, restaurar, documentar.

Imagen compartida por FAMDEGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.

Esto significa que, en primera instancia, podemos intentar reparar el archivo mediante herramientas de software especializadas para el formato de archivo dado. Si la reparación no es una opción, debemos restaurar el archivo desde una de nuestras copias de seguridad. En caso de que no tengamos una copia de seguridad o esta no se pueda utilizar, podemos decidir conservar el archivo original modificado. Independientemente de lo que decidamos, debemos documentar nuestra acción y detallar qué decisión se tomó y por qué, de modo que esto pueda conservarse como parte de los metadatos junto con el archivo.

Software de monitoreo

El software que aplicamos en nuestro sistema de archivo digital, ya sea de código abierto o comercial, una solución todo en uno o una combinación de herramientas especializadas, también debe controlarse periódicamente para que siga cumpliendo con nuestros requisitos y evite convertirse en obsoleto.

Los requisitos de un archivo, como se mencionó anteriormente, no están “grabados en piedra”. Se espera que cambien con el tiempo, por lo cual necesitamos que nuestro software pueda respaldar esos cambios. Es por ello que resulta tan importante que el software que utilizamos tenga un soporte sólido. De este modo, podemos confiar en este soporte, ya sea una comunidad de usuarios y desarrolladores de este software o un servicio comercial, para proporcionar actualizaciones o adiciones para cualquier requisito nuevo o revisado.

El control y la mejora del software permitirá que continúe cumpliendo con los requisitos, incluso cuando se modifiquen. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software específico ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, debemos encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella.

¡ALERTA DE RECURSOS!: Registros de herramientas de software.

Aunque el archivo digital no sería posible sin las herramientas de software, y su rápido ritmo de proliferación ha sido muy beneficioso, la gran cantidad y el alcance de las soluciones posibles y ofrecidas pueden crear dificultades para encontrar y seleccionar la opción correcta. Se han creado varios registros de software de archivo digital que proporcionan listas y descripciones de diferentes herramientas. Un buen punto de partida puede ser el registro COPTR, que tiene la ventaja de obtener información de una variedad de fuentes y, por lo tanto, proporciona una buena visión general.

Por lo tanto, un elemento importante del monitoreo de nuestro software como parte del mantenimiento es seguir las nuevas innovaciones y servicios brindados mediante actualizaciones o soluciones novedosas y tener acceso a una comunidad de usuarios y desarrolladores de software. Este es el caso sobre todo para los archivos de derechos humanos administrados por la sociedad civil, ya que muchos de ellos carecen de la experiencia, los recursos y la capacidad necesarios para el desarrollo y mantenimiento del elemento tecnológico de un archivo digital. Hay ejemplos inspiradores que muestran cómo se pueden construir asociaciones sinérgicas de este tipo y cómo se pueden aplicar soluciones nuevas e innovadoras para problemas compartidos vinculados a la tecnología.

Supervisión de medios de almacenamiento

El seguimiento de nuestros medios de almacenamiento es necesario para detectar cualquier error o daño de manera oportuna, así como para evitar que queden obsoletos o desactualizados.

Con el tiempo, los medios de almacenamiento pueden volverse inestables, poco confiables y causar corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los medios de almacenamiento tengan una vida útil corta, a veces estimada en solo 3 a 5 años. Esto significa que después de este período necesitaremos encontrar y obtener un nuevo medio de almacenamiento y migrar nuestros datos a él. Esta migración es un poco menos exigente que la migración de formato de archivo, pero aun así requiere que se realicen todas las acciones de conservación de datos como parte del proceso.

Es una buena práctica prever y planificar las fallas, tanto humanas como tecnológicas, que ocurrirán en nuestros medios de almacenamiento con el tiempo, aún en las mejores circunstancias, e independientemente de cuán buena sea la tecnología. Esta es la razón por la cual el desarrollo de un plan claro de recuperación ante catástrofes es tan beneficioso para el mantenimiento de un archivo digital.

Sin embargo, la mejor estrategia sigue siendo la creación de un sistema de respaldo sólido y resistente, con múltiples copias independientes almacenadas en diferentes ubicaciones y usando diferentes tecnologías (cuando sea posible). Junto con el desempeño normal de todas las acciones de conservación de datos, los riesgos se minimizarán y distribuirán, de modo que nunca dependamos de una sola pieza de tecnología para conservar nuestros valiosos datos.

Monitoreo de acceso y seguridad de los datos

La implementación de nuestros planes de seguridad de datos y acceso también debe auditarse periódicamente para garantizar que sigan siendo funcionales y cumplan con los requisitos. Cuando los requisitos se modifiquen o se identifiquen deficiencias, se deberían revisar los planes y las prácticas conexas.

En términos de acceso, el monitoreo incluye seguir las estadísticas del uso de nuestros datos y de nuestros usuarios. Dichos datos deberían ser proporcionados por la solución de software de acceso que utilicemos y pueden ayudarnos a personalizar, organizar y brindar mejor nuestros servicios de acceso.

Con respecto a la seguridad, debemos monitorear rigurosamente los arreglos planificados e implementados a fin de garantizar la identificación oportuna de cualquier punto débil o deficiencia que pueda poner en peligro nuestros datos. Los datos sobre el acceso y el uso del material de archivo también pueden resultar útiles para examinar y revisar nuestro plan de seguridad de datos.

Asimismo, debemos estar siempre atentos – cuando sea posible, a través de una comunidad de usuarios u otras OSC – para mejorar nuestros servicios de acceso y arreglos de seguridad mediante la aplicación de tecnologías novedosas, las cuales en ocasiones pueden mejorar sustancialmente tanto la experiencia del usuario como la seguridad de nuestros datos.

Mantenimiento activo: Migración

La migración es uno de los conceptos especialmente importantes para el archivo digital. En cierto sentido, representa su esencia misma: el cambio constante, la adaptación y la búsqueda de soluciones, necesarios para mantener vivo nuestro contenido digital, preservarlo y volverlo accesible en el futuro.

Ominosamente, esto llega al final del ciclo de vida de un archivo digital, señalando el final de una de sus iteraciones y el comienzo de otra.

Migración de datos, software y medios de almacenamiento

En el apartado anterior presentamos diferentes formas en las que la migración es una actividad esencial del mantenimiento del archivo digital, ya que nos permite conservar nuestros datos independientemente de su formato, el software que utilicemos o el medio de almacenamiento.

La decisión de migrar datos, software o medios de almacenamiento debería planificarse y programarse, en la mayor medida posible. Tampoco debe tomarse a la ligera. Las soluciones de software o hardware nuevas e innovadoras pueden resultar tentadoras como una excelente manera de mejorar los servicios de nuestro archivo, pero debemos desconfiar de las soluciones no probadas y tener en cuenta que cualquier migración no es un proceso simple, ya que requiere tiempo y recursos, además de que inevitablemente conlleva riesgos. Incluso en una simple transferencia, y más aún en un formato complejo o migración de software, los datos pueden modificarse, dañarse o perderse. Sin embargo, si esperamos demasiado, el software podría quedar obsoleto y dificultaría mucho la tarea de migración.

Por lo tanto, la migración debe realizarse oportunamente, de manera sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo algunas reglas básicas y buenas prácticas.

• Ya sea que estemos migrando datos, software o medios de almacenamiento, siempre debemos incluir un conjunto de acciones de preservación – incluyendo las comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad – como un paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de archivos.
• Para la migración de formato de archivo, es importante conservar siempre el archivo original junto con el nuevo archivo migrado, ya que es posible que el archivo migrado haya perdido algunas de las propiedades del archivo original, lo cual no siempre es detectable por el software. En tales situaciones, debemos decidir qué consideramos una pérdida aceptable de datos (si la hay).
• Para reducir el riesgo de que los cambios en los archivos durante la migración del formato pasen desapercibidos para nuestro software, como parte de un proceso de migración, sería bueno planificar una prueba de control de calidad. Esto incluiría verificar, abrir y probar manualmente una muestra (de un tamaño factible) de archivos migrados, en función de un conjunto de criterios de aceptación que desarrollamos, por ejemplo, en términos de formato, apariencia y funcionalidad.
• Para la migración de software y medios de almacenamiento, también es una buena práctica conservar los archivos originales durante un período de tiempo adecuado después de la migración, desde unos pocos días hasta un año o más, según el tipo de migración. Esto se debe a que, con frecuencia,

solo descubrimos deficiencias en los procesos o cambios en los datos que se produjeron durante la migración a posteriori. Si aún conservamos los originales, podemos simplemente repetir el proceso y evitar el cambio de datos.

• Siempre debemos incluir copias de seguridad en todos los planes y flujos de trabajo de migración y asegurarnos de que, una vez completada la migración, se creen nuevas copias de seguridad a partir de los archivos maestros migrados.

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