Principaux défis pour les OSC dans la création des archives numériques

La difficulté des OSC qui créent des archives numériques, c’est qu’elles ne l’ont jamais envisagé avant cela.

Les OSC ne disposent généralement pas des ressources, des capacités ni de l’expertise nécessaires pour créer des archives numériques. Pourtant, la valeur du matériel qu’elles ont rassemblé ainsi que la nécessité de le préserver et de l’exploiter sont si importantes que les organisations n’ont souvent pas d’autre choix que d’assumer ce rôle inattendu d’archivistes numériques.

Pour de nombreuses OSC, l’archivage numérique peut être une expérience difficile et éprouvante. Ainsi, c’est une fonction complexe et exigeante qui nécessite des ressources humaines, financières, technologiques et en temps importantes – des ressources que les organisations de la société civile ne disposent fréquemment pas en abondance. Les membres des OSC qui se trouvent dans cette situation parlent fréquemment de leur frustration et de leur sentiment d’être dépassés par le nombre et la complexité des exigences liées à la création d’archives numériques adéquates, sans disposer des moyens appropriés pour y répondre.

Le défi clé de cette phase, ainsi que de l’ensemble du processus d’archivage numérique, est de persévérer malgré les obstacles, de ne pas abandonner et de trouver patiemment une solution aux nombreuses difficultés qui surgiront inévitablement. Le Saint Graal de la préservation et de l’exploitation de matériel précieux et recueilli avec minutie, qui serait sinon perdu, doit certainement l’emporter sur le niveau élevé de difficulté de la tâche elle- même.

Il existe, en effet, de nombreuses histoires inspirantes d’OSC confrontées à des défis apparemment insurmontables, mais qui ont réussi à les surmonter ou à les contourner pour finalement constituer des archives numériques réussies.

Les premiers défis auxquels l’organisation est confrontée seront probablement internes, liés à l’organisation elle-même et à son fonctionnement. Cela inclut souvent un manque de capacités nécessaires pour développer une archive numérique, notamment l’expertise en matière d’archivage numérique, les ressources humaines, les moyens financiers, l’équipement nécessaire, l’infrastructure et l’espace disponible. Mais, il existe également d’autres difficultés qui surviennent habituellement plus tard dans le processus de développement d’une archive numérique.

Concernant les finances, les difficultés sont fréquemment liées à un manque d’intérêt de la part des donateurs pour soutenir le processus long et exigeant en ressources que représente la création d’archives numériques. De plus, la création d’archives numériques peut entraîner des coûts imprévus et une progression plus lente que prévue, ce qui rend encore plus difficile la collecte des fonds nécessaires.

Les besoins en ressources humaines sont tout aussi difficiles à gérer pour une organisation que la création d’une archive numérique. Tout d’abord, il est nécessaire d’augmenter considérablement le nombre d’employés, car l’archivage numérique nécessite, surtout dans ses premières phases, une main-d’œuvre importante. Cela signifie qu’une organisation doit rapidement s’adapter à sa nouvelle taille, ce qui peut être difficile en cas d’augmentation significative. En outre, cela s’accompagne souvent d’une forte fluctuation du personnel archivistique ayant une connaissance spécifique, parfois unique, des archives, ce qui crée deux types de difficultés : cela peut conduire à la perte de connaissances institutionnelles et cela crée une charge supplémentaire en termes de besoin de formation constante pour les nouveaux membres du personnel. Un autre défi important pour la plupart des organisations est d’embaucher et de fidéliser le personnel possédant l’expertise nécessaire dans le domaine archivistique ou technique. Ce qui s’avère nécessaire tout au long du processus de construction et de développement d’une archive numérique.

Dans les cas où la constitution d’archives numériques implique la numérisation de collections de matériels physiques, des défis supplémentaires doivent être relevés. Outre l’obtention de l’équipement, des logiciels et des solutions techniques indispensables, ainsi que des ressources humaines requises, une organisation doit également se pencher sur la question de la conservation et du stockage à long terme des matériels physiques originaux. Cette tâche peut exiger davantage de ressources, de temps et d’expertise.

La vitesse à laquelle évolue la technologie et l’arrivée constante de nouvelles solutions dans le domaine de l’archivage numérique représentent des défis pour les OSC. Il peut compliquer pour une organisation de simplement suivre les dernières tendances et solutions, sans parler de pouvoir les obtenir, former son personnel à les utiliser et à les mettre en œuvre. Cependant, les changements et les mises à jour sont parfois nécessaires, car les formats et les technologies deviennent obsolètes. Ces défis peuvent être particulièrement éprouvants pour les OSC qui développent leurs archives numériques. Ainsi, la migration des données d’archives ou la transition vers de nouveaux logiciels ou matériels nécessitent des ressources financières, du temps, de la main- d’œuvre ainsi qu’une expertise spécifique et importante. Le manque d’infrastructure Internet adéquate, en particulier une connexion Internet haut débit stable, est signalé comme un obstacle majeur par de nombreuses organisations pour le développement de leurs archives numériques dans leur pays.

Une autre préoccupation fréquente des OSC en matière d’archivage numérique est la sécurité et la sûreté des matériels d’archives numériques. Il peut s’agir de menaces physiques et cybernétiques qui pèsent sur la sécurité des données, mais également de la nécessité de veiller à ce que les données sensibles et confidentielles contenues dans les archives ne soient pas divulguées au public ou à une personne ou organisation non autorisée.

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Enfin, les OSC qui créent des archives numériques signalent souvent que le manque d’expertise adéquate constitue un défi important dans le processus. Par conséquent, les organisations ont fréquemment besoin d’aide sous forme d’expertise externe pour les guider ou les encadrer tout au long du processus. Parallèlement, les OSC ont besoin de renforcer leurs capacités, de développer leur expertise interne et leur connaissance institutionnelle grâce à la pratique, ainsi que de suivre des formations régulières et ciblées pour leurs membres.

Comme si ce vaste ensemble de difficultés internes liées à l’organisation n’était pas suffisant, les OSC qui développent des archives numériques sont également confrontées à plusieurs défis externes. Il peut s’agir de pressions politiques ou de menaces pour la sécurité de l’organisation ou de ses archives, de la part de personnes et d’organisations qui ne veulent pas que les archives soient rendues publiques et accessibles, ou utilisées dans le cadre de procédures judiciaires. C’est souvent le cas pour les OSC qui construisent leurs archives numériques pendant une période de conflit ou de régime violent, ou dans les périodes post-conflit et post-dictature, dans des pays où des éléments des régimes précédents – individus ou organisations – ont conservé un pouvoir et un contrôle médiatique et social considérables.

Souvent, le travail des organisations qui documentent les violations des droits de l’homme est publiquement condamné par le personnel politique et les médias qui les soutiennent, tandis que leurs archives numériques sont décrites comme inexactes ou fausses. Cela peut conduire à une perception publique négative de l’OSC et à une aliénation de sa propre communauté, ce qui compromet le bien-être et la sécurité du personnel et peut créer des difficultés pratiques pour le développement et les opérations quotidiennes des archives.

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Après avoir lu cette longue liste, incomplète, de difficultés et d’obstacles liés à l’archivage numérique pour les OSC, on peut se demander pourquoi une personne souhaiterait faire peser sur son organisation tous ces défis apparemment insurmontables, et comment une organisation pourrait les surmonter avec succès.
La réponse à la première partie de la question est simple, mais mérite d’être répétée. La création d’une archive numérique est un processus complexe qui requiert patience, persévérance et une préparation à faire face aux défis, tout en avançant à petits pas. Pourtant, puisque l’objectif de préserver et de donner vie à la mémoire est si important et précieux, le choix est clair. Ce processus d’archivage numérique, qui représente un sérieux défi, vaut la peine d’être engagé par toute OSC ayant des archives de valeur à préserver.
La réponse à la deuxième partie de la question est contenue dans les chapitres qui suivent et qui abordent les différents défis auxquels les OSC sont confrontées dans le processus d’archivage numérique. Le but principal de ce manuel est, comme mentionné, d’aider les organisations à relever les défis présentés tout au long de ce manuel dans le contexte des étapes spécifiques de l’archivage numérique auxquelles ils sont liés, dans leur travail quotidien avec les archives numériques.