Sobre el manual

Conceptos básicos

El propósito de este manual es servir de guía instructiva y práctica sobre archivo digital para las OSC.

El archivo digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales. A los efectos de este manual, los archivos digitales se definen como archivos que contienen material en forma digital – incluyendo elementos creados en formato digital y versiones digitalizadas de material físico original – que se almacena en medios digitales y se gestiona mediante herramientas digitales.

Sin embargo, es importante destacar que los archivos digitales siguen siendo archivos que contienen documentos u otro material, aunque en forma digital, que debe organizarse, describirse, ordenarse, almacenarse, salvaguardarse y ponerse a disposición de los usuarios. Por lo tanto, en muchos sentidos, los archivos digitales son como cualquier archivo físico en el sentido de que requieren la aplicación de los mismos conjuntos de reglas, técnicas y acciones básicas de archivo. De este modo, existe una superposición significativa entre los principios rectores, los métodos y el trabajo necesario para la creación de un archivo físico y uno digital.

Sin embargo, el trabajo de archivo con material, herramientas y recursos digitales también trae consigo una nueva capa de requisitos, consideraciones y desafíos. Desde la planificación del archivo y la organización del material, pasando por decisiones sobre su descripción y disposición, el uso de software específico, la gestión del almacenamiento y la definición de modos de acceso, el archivo digital añade un giro diferente al proceso de archivo. Requiere un enfoque algo distinto y un conjunto adicional de técnicas de archivo. Este manual se diseñó precisamente para delinear, abordar y brindar orientación sobre estos aspectos específicos del trabajo de archivo digital.

A continuación presentamos motivos por los cuales este manual se centra específicamente en el archivo digital.

¿Por qué un manual de archivo digital?

Los materiales físicos digitalizados y originados en formato digital se han vuelto ampliamente presentes en los archivos creados y desarrollados por las OSC que se ocupan de los abusos contra los derechos humanos. Además, el material de archivo físico puede conservarse y protegerse solo mediante la digitalización y la incorporación de las copias digitales a archivos digitales. La creciente necesidad de archivos digitales surge de la cantidad a menudo excesiva de material que debe archivarse y conservarse a largo plazo, por lo que la única forma factible de almacenarlo y conservarlo es mediante la digitalización y la creación de un archivo digital.

Los archivos digitales también pueden brindar, de una manera mucho más óptima, un acceso a su contenido interno y externo, así como la posibilidad de buscar, identificar, administrar y revisar o copiar cualquier elemento de la colección. Esto, a su vez, abre horizontes completamente nuevos en términos del potencial del material de archivo digital para ser utilizado con fines de divulgación, educación o conmemoración.

Si queremos preservar con éxito la memoria del pasado, creando archivos hoy, siempre debemos tener en cuenta sus futuros usuarios. Debemos considerar que el trabajo de archivo y las soluciones que aplicamos deben ser comunicables y transferibles a aquellos que lo utilizarán en el futuro de modo que nuestros archivos puedan mantenerse a largo plazo. Para garantizar esta cualidad de “protección contra el futuro” de nuestros archivos, es necesario utilizar herramientas, formatos y recursos digitales de eficacia comprobada para gestionar y archivar material de archivo tanto creado digitalmente como digitalizado.

Por todas estas razones, entre las OSC que trabajan con material sobre violaciones de derechos humanos, existe una necesidad concreta y creciente de información y recursos sobre archivo digital, incluido un manual como este. Por un lado, el archivo digital de dicho material se está convirtiendo rápidamente en una necesidad para estas organizaciones. Por otro lado, las OSC a menudo carecen de los conocimientos y habilidades necesarios para la creación y el desarrollo de archivos digitales y, por lo tanto, se beneficiarían de un recurso que brinde una guía estructurada a lo largo del proceso y una descripción general de los desafíos, consejos y mejores prácticas. Si bien ya hay excelentes manuales disponibles que tratan diferentes aspectos del archivo físico, no existe una guía sistematizada, además de basada en la práctica y orientada hacia ella, para las OSC que enfrente todo el proceso de archivo digital.

Esta brecha ha sido identificada por la Iniciativa Global para la Justicia, la Verdad y la Reconciliación (GIJTR, por su sigla en inglés), un consorcio de nueve organizaciones mundiales que trabajan juntas para ayudar en la creación de futuros justos y pacíficos para las comunidades en conflicto o que emergen de él. Para abordar la creciente necesidad de las OSC en recursos de información, desarrollo de capacidades y creación de redes en el campo del archivo digital, en 2021 cinco organizaciones, miembros del consorcio de la GIJTR, iniciaron el proyecto “Apoyo a las OSC en el archivo digital”.

Este manual es el resultado de ese proyecto. Fue conceptualizado, ideado y desarrollado sobre la base de investigaciones, intercambios y conocimientos acumulados a lo largo de este proyecto de dos años. Se basa en las experiencias y conocimientos de más de 40 OSC de 24 países diferentes, las cuales brindaron sus aportes y participaron en este proyecto.

Marco para el Manual: Proyecto “Apoyo a las OSC en el archivo digital”

El proyecto “Apoyo a las OSC en el archivo digital” se diseñó para ayudar a los actores de la sociedad civil a crear y utilizar archivos digitales para apoyar los mecanismos de justicia transicional y promover los objetivos más amplios de la justicia transicional de contar la verdad; la justicia y la rendición de cuentas; la conmemoración y la no repetición.

El proyecto fue implementado en dos etapas, durante dos años, por cinco organizaciones/miembros del consorcio de la GIJTR. El líder del proyecto fue el Humanitarian Law Centre (HLC) de Serbia y el consorcio incluyó la The International Coalition of Sites of Conscience (ICSC) de EE. UU., el The Public International Law & Policy Group (PILPG) de EE. UU., el Documentation Center of Cambodia (DC-Cam), y la Forensic Anthropology Foundation of Guatemala (FAFG).

Los objetivos del proyecto eran aumentar la comprensión y el conocimiento de las necesidades, prácticas y desafíos relacionados con el archivo digital de las OSC que se ocupan de las violaciones masivas de los derechos humanos; facilitar la creación de redes y el intercambio de experiencias y lecciones aprendidas entre ellos; aumentar su capacidad para construir un archivo digital, así como desarrollar recursos prácticos sobre archivo digital que respondan a las diversas necesidades de las OSC.

Con estos objetivos, los socios de la GIJTR diseñaron y difundieron dos cuestionarios. Uno tenía como objetivo evaluar las necesidades y prácticas relacionadas con los archivos digitales de las OSC que recién comienzan a desarrollarlos. El otro se creó para recopilar información sobre las mejores prácticas, así como los desafíos que enfrentan las OSC que ya están avanzadas en el proceso de construcción de un archivo digital. Se recopilaron las respuestas a estos dos cuestionarios, ya sea por escrito o mediante entrevistas, de más de 40 OSC pertinentes, provenientes de tres continentes, desde Japón hasta Croacia.

La primera fase del proyecto incluyó un diálogo virtual de tres días sobre las necesidades de un archivo digital y las mejores prácticas para las OSC, con la participación de miembros del consorcio de la GIJTR, así como de muchas de las organizaciones que brindaron sus aportes mediante cuestionarios y entrevistas. Asimismo, durante esta fase, los socios realizaron una revisión de la literatura existente sobre el archivo digital para las OSC y recopilaron y habilitaron el acceso a los recursos pertinentes identificados.

En la segunda etapa del proyecto, basándose en el análisis y los hallazgos de los cuestionarios y entrevistas con las OSC, así como en los conocimientos recopilados en los intercambios realizados como parte del diálogo virtual del proyecto, los miembros del consorcio de la GIJTR desarrollaron un marco para este manual. Por lo tanto, las experiencias, prácticas, desafíos y necesidades de las OSC con experiencia práctica en archivo digital constituyen la base de este manual, representan su principal fuente de material y ejemplos y guiaron la selección de temas y cuestiones que aborda.

Además, cuatro OSC seleccionadas utilizaron una versión preliminar de este manual para guiar la implementación de sus respectivos proyectos piloto en archivo digital:

"The Association of Relatives and Friends of the Events of September 28, 2009" (La Asociación de Familiares y Amigos de los Sucesos del 28 de septiembre de 2009 - AVIPA, Guinea);
"La Coordinadora Nacional de Viudas de Guatemala" (CONAVIGUA);
"La Asociación de Familiares de Personas Detenidas Desaparecidas de Guatemala" (FAMDEGUA);
"La Comisión Colombiana de Juristas" (CCJ).

Luego de un período de seis meses de implementación del proyecto piloto y el uso de un borrador de este manual como guía, se incorporaron los comentarios de las organizaciones y se utilizaron para mejorar la versión final del manual, a fin de que fuera lo más útil posible para las OSC en su trabajo de archivo digital cotidiano.

Propósito y estructura del manual

Dado que el propósito de este manual es servir de guía instructiva y práctica para el archivo digital y la creación de archivos digitales, depende de los ejemplos y mejores prácticas recopilados de los miembros del consorcio de la GITR y sus socios. Está estructurado de modo que le sea útil a una amplia gama de organizaciones de derechos humanos, tanto para aquellas que recién comienzan este proceso como para las OSC que trabajan para mantener y desarrollar aún más sus archivos digitales.

El manual combina el conocimiento experto actual y las ideas de la práctica del archivo digital con la perspectiva de las organizaciones de derechos humanos de todo el mundo y sus necesidades específicas, desafíos y mejores prácticas en este campo. Se basa en las experiencias directas de las OSC que participaron en el proyecto y compartieron sus puntos de vista mediante cuestionarios detallados, intercambios y discusiones.

Desde la decisión de crear un sistema de archivo digital, pasando por su establecimiento y desarrollo, hasta su modificación, adaptación y mantenimiento continuos, este manual sirve de guía durante todo el proceso. Varias organizaciones que lean y usen este manual estarán en diferentes puntos del ciclo de vida del archivo digital. Por lo tanto, si bien el manual está escrito para ayudar durante todo el ciclo de vida, también está diseñado para permitir el uso de capítulos separados como fuentes independientes para informar sobre fases específicas del trabajo.