Anexo III

EJEMPLO DE UNA LISTA DE REQUISITOS PARA UN SISTEMA DE ARCHIVO DIGITAL PARA UN ARCHIVO DE UNA OSC

Un sistema de archivo digital debe cumplir con los siguientes requisitos para ser seleccionado. Para rendir a un alto nivel, debe incluir las siguientes funciones de archivo:

● Evaluación

●    Descripción

●    Disposición

●    Captura y almacenamiento de metadatos

●    Ingreso

●    Retención

●    Respaldo

●    Conservación a largo plazo

●    Mantenimiento de la integridad y credibilidad de los datos

●    Registro de la cadena de custodia

●    Salvaguardia de datos

●    Acceso

●    Gestión y administración de datos

●    Migración de datos a otros formatos, software y medios de almacenamiento

Además de la alta calidad de desempeño, se requiere que el sistema de archivo digital tenga estándares integrados para estas funciones de archivo, es decir, el modelo de referencia OAIS y los estándares relacionados con él. Además:

Los componentes de software y hardware del sistema de archivo digital deben ser compatibles entre sí, así como con otras tecnologías y sistemas de información que la organización ya utiliza como, por ejemplo, bases de datos y servidores con los que debe interactuar.

• Se requiere que el sistema de archivo digital permita el almacenamiento y la gestión de todos los tipos y formatos de datos contenidos en el archivo.

El requisito es minimizar los costos relacionados con la compra y mantenimiento del sistema de archivo digital.
En términos de recursos humanos, el requisito es que el sistema de archivo digital pueda implementarse sin aumentar el personal de la organización o con un aumento mínimo. El sistema de archivo digital también debería brindar oportunidades para la capacitación de los miembros del personal que trabajan en el archivo digital.
El sistema de archivo digital debe brindar un sólido apoyo al usuario y la posibilidad de un acceso rápido a la asistencia de expertos y la resolución de problemas.
El requisito de longevidad de un sistema de archivo digital es proporcionar la solución a más largo plazo posible y factible. Es requisito también minimizar cualquier mantenimiento, actualización o mejora importantes que se necesiten durante el ciclo de vida de un producto. Un producto que tiene un historial comprobado y una amplia comunidad de usuarios tiene más probabilidad de proporcionar una solución a largo plazo que un producto novedoso.
Tanto los componentes de software como de hardware deben estar bien probados, tener comentarios entre buenos y excelentes de los usuarios y contar con un rendimiento comprobado confiable y consistente.
Se requerirá que el sistema de archivo digital permita una migración y transferencia de datos optimizada, segura y precisa a futuras soluciones de formato de archivo, software y medios de almacenamiento.
Para facilitar el uso eficaz y ágil del material de archivo, se requiere seleccionar un software que proporcione una interfaz ergonómica y fácil de usar.
Se requiere que los medios de almacenamiento brinden suficiente capacidad para las adiciones de material actuales, pero también futuras. Esto incluye

la evaluación de si la capacidad de los medios de almacenamiento se puede aumentar fácil y factiblemente para satisfacer las necesidades futuras.

El sistema de archivo digital seleccionado debe prever un respaldo de datos adecuado, regular y suficiente. Esto incluye almacenar los datos en dos o más unidades de almacenamiento separadas, en ubicaciones geográficas separadas y, si es posible, en diferentes medios de almacenamiento.
Se requiere que el sistema de archivo digital proporcione un almacenamiento estable y seguro, es decir, sin cambios, deterioro de los registros y asegurando que los datos no se puedan perder. Los medios de almacenamiento deben proporcionar un método para detectar errores en la escritura o lectura de datos, así como para la recuperación de datos en caso de falla.
Se requiere que los medios de almacenamiento sean resistentes al daño físico y a otros factores que puedan dañar los registros.
Los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para la obtención, implementación y mantenimiento del sistema de archivo digital deben ser factibles y sostenibles para la organización a largo plazo.