Annexe III

Exemple d’une Liste d’exigences Pour un Système d’archivage Numérique Pour Les Archives d’une OSC

Pour être sélectionné, un Système d’Archivage Numérique' doit répondre aux exigences suivantes. Pour atteindre un niveau de performance élevé, il doit inclure les fonctions d’archivage suivantes :

• Évaluation

* Description

* Classement

* Capture et stockage des métadonnées

* Intégration

* Conservation

* Sauvegarde

* Préservation à long terme

* Assurer l’intégrité et la crédibilité des données

* Suivi de la chaîne de surveillance

* Protection des données

* Fourniture d’accès

* Gestion et administration des données

* Migration des données vers d’autres formats, logiciels et supports de stockage

En plus d’un haut niveau de performance, le Système d’Archivage Numérique doit disposer de normes intégrées pour ces fonctions d’archivage (c’est-à-dire le modèle de référence OAIS et les normes qui s’y rapportent). De plus :

• Les composants logiciels et matériels du Système d’Archivage Numérique doivent être compatibles entre eux, ainsi qu’avec les autres technologies et les systèmes d’information déjà utilisés par l’organisation (tels que les bases de données et les serveurs avec lesquels elle doit interagir).

• 
       Pour stocker et gérer efficacement tous les types et formats de données contenus dans les archives, il est essentiel d’avoir un Système d’Archivage Numérique.

• Il faut minimiser les coûts liés à l’achat et à la maintenance du Système d’Archivage Numérique.
• En termes de ressources humaines, il faut que le Système d’Archivage Numérique puisse être mis en œuvre sans augmentation significative du personnel de l’organisation. La formation des membres du personnel travaillant sur les archives numériques devrait également être prise en compte dans le Système d’Archivage Numérique.
• Le Système d’Archivage Numérique devrait offrir un solide soutien à l’utilisateur, ainsi que la possibilité d’un accès rapide à une assistance d’experts pour la résolution de problèmes.
• L’exigence de longévité pour le Système d’Archivage Numérique est de fournir une solution aussi durable que possible et réalisable à long terme. Il est également important de réduire au minimum les besoins de maintenance, de mises à jour ou de mises à niveau majeures tout au long de la durée de vie d’un produit. Un produit ayant un historique éprouvé et une large communauté d’utilisateurs sera considéré comme plus susceptible de fournir une solution à long terme qu’un produit innovant.
• Il est essentiel que les composants logiciels et matériels soient soumis à des tests rigoureux et qu’ils bénéficient d’un retour d’utilisateur satisfaisant à excellent, attestant de leur performance fiable et constante.
• Le Système d’Archivage Numérique devra permettre une migration et un transfert de données simplifiés, sûrs et précis vers des solutions de formats de fichiers, de logiciels et de supports de stockage futurs.
• Pour faciliter une utilisation efficace et rationalisée du matériel d’archives, il est nécessaire d’avoir un logiciel offrant une interface ergonomique et conviviale.
• Le support de stockage doit offrir une capacité suffisante pour les ajouts de matériel actuels et futurs prévus dans les archives numériques. Il s’agit d’évaluer si la capacité de stockage des supports peut être facilement et efficacement augmentée afin de répondre aux besoins futurs.
• Le Système d’Archivage Numérique sélectionné doit assurer une sauvegarde adéquate, régulière et suffisante des données. Cela inclut la sauvegarde des données dans deux unités de stockage ou plus, situées à des emplacements géographiques distincts et, si possible, sur des supports de stockage différents.
• Une exigence pour le Système d’Archivage Numérique est qu’il assure un stockage stable et sécurisé (c’est-à-dire sans altération ni détérioration des enregistrements et en garantissant que les données ne peuvent pas être perdues). Le support de stockage doit prévoir une méthode de détection des erreurs d’écriture/lecture des données sur le stockage, ainsi que la récupération des données en cas de défaillance.
• Le support de stockage doit être résistant aux dommages physiques et aux autres facteurs susceptibles d’endommager les enregistrements.
• Les ressources financières, techniques et humaines nécessaires à l’obtention, la mise en œuvre et la maintenance du Système d’Archivage Numérique doivent être viables et durables pour l’organisation à long terme.