Planeación y organización

No se puede subestimar la importancia de una planificación y organización minuciosa y cuidadosa de un archivo digital al comienzo del proceso. Un plan bien diseñado para el archivo proporcionará las bases y la orientación para las decisiones y acciones a lo largo del proceso de archivo digital. Una decisión mal considerada o una omisión en esta fase creará dificultades adicionales en otras fases y acciones en el ciclo de vida de un archivo digital.

Las actividades clave en esta etapa incluyen la elaboración de un plan general para el archivo digital; la creación de un inventario y selección del material para su conservación; la organización y descripción del material para idear una estructura para el futuro archivo, y la planificación del sistema de archivo digital y la selección de sus principales componentes de hardware y software.

Plan general

La creación del plan general es el primer paso fundamental en el proceso de desarrollo de un archivo digital. Establece las causas y el método para el desarrollo del archivo al proporcionarle principios rectores, así como decisiones clave sobre el contenido, el acceso y los principales problemas organizativos, tecnológicos y relacionados con los recursos. Esta planificación avanzada, detallada y de amplio alcance ayudará a la organización a superar una gran variedad de desafíos que se presentarán en las últimas etapas del proceso de creación de archivos digitales.

Es importante señalar que el plan general debe registrar no solo las conclusiones y decisiones, sino también los razonamientos y fundamentos en que se toman, ya que eso ayuda a su posterior revisión y posible modificación, especialmente cuando cambian el contexto o las circunstancias.

No existe una plantilla universal para un plan general del archivo digital, y la utilidad de este documento puede diferir un poco según el contenido y el contexto de la colección, así como la organización misma. Sin embargo, hay un conjunto de preguntas que pueden servir como una guía útil para el desarrollo de un plan general. Estas preguntas se refieren al contenido y el propósito del futuro archivo, así como a cuestiones relacionadas con la organización, la tecnología y los recursos. La proporción de respuestas detalladas, bien informadas y consideradas a este conjunto de preguntas les dará una base sólida para diseñar un plan general.

La figura 2 brinda un ejemplo de una lista de preguntas que deben responderse al desarrollar un plan general para un archivo digital. Tenga en cuenta que este es solo un ejemplo de una lista, no una plantilla, y como tal puede modificarse y adaptarse a las necesidades de un archivo y una organización en particular.

General	Contenido y formato	Recursos
¿Cuál es el propósito del archivo que está creando? ¿Por qué lo está organizando? ¿Qué esperas conseguir con él? ¿Quiénes son los usuarios objetivo?	¿Qué restricciones existen para acceder a los artículos? ¿Existen consideraciones jurídicas o morales sobre la privacidad de los datos? ¿Qué colecciones componen el archivo? ¿Admitirá elementos en cualquier formato o solo en algunos?	Evalúe aproximadamente el tiempo y los recursos que necesita para este proyecto y si puede esperar mantenerlo. ¿Puede crear capacidades y desarrollar los recursos humanos? ¿Tiene o puede recaudar fondos para comprar tecnología y unidades de almacenamiento que pueda necesitar?

Figura 2. Un ejemplo de una lista de preguntas a responder en el desarrollo de un plan general para un archivo digital

Las respuestas a estas preguntas se pueden dividir en diferentes segmentos del plan general. Estas servirán como principios rectores para el desarrollo del archivo digital.

Principios rectores

Los principios rectores resumen el razonamiento detrás del desarrollo de un archivo digital. Indican por qué se necesita un archivo, quién lo usará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan varios otros temas clave, incluidos los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades legales y relacionadas con la seguridad, y los asuntos organizativos.

Los principios rectores deben servir como punto de referencia, una escala de medición para cualquier decisión o acción importante futura que se tome en el proceso. Por ejemplo, si uno de los beneficios del archivo digital es mantener la credibilidad de los datos y registrar la cadena de custodia sobre un objeto digital, entonces podemos descartar cualquier software o sistema que no funcione adecuadamente para esa tarea. Del mismo modo, no implementaremos ninguna solución de seguridad de datos que obstruya el acceso de un grupo clave de usuarios.

Si bien son fundamentales para un archivo digital, los principios rectores no están “grabados en piedra” y pueden y deben revisarse y modificarse cuando sea necesario. Con el tiempo, con los cambios en la comunidad externa al archivo, el desarrollo tecnológico y la transformación iterativa del propio archivo, la organización puede decidir modificar los principios rectores del archivo para adaptarlos mejor al entorno modificado.

Un ejemplo ficticio de un plan general se proporciona como una adición al final del manual. En ese ejemplo, incluimos un conjunto de principios rectores que deberían considerarse en la planificación y el desarrollo de cualquier archivo digital. Asimismo, ofrece breves descripciones de las principales consideraciones y cuestiones que debe abordar cada principio rector y un ejemplo de cómo se pueden formular. Este ejemplo no debe considerarse como una lista definitiva de principios rectores ni utilizarse como plantilla.

Identificación, selección y priorización

En forma simultánea al desarrollo del plan general, necesitamos identificar, evaluar, organizar y describir el material que deseamos preservar. Esto nos permitirá mapear el material y recopilar y organizar información clave sobre sus características, lo cual crea la base para un posterior procesamiento de archivo. Asimismo, es un paso necesario para que podamos realizar cualquier planificación y toma de decisiones sobre cómo se puede archivar y preservar el material y cómo se puede construir el sistema digital del archivo.

Gestión de material de archivo físico no estructurado

Llegados a este punto, muchas OSC que sigan este manual en el desarrollo de su archivo digital se encontrarán con el reto de gestionar numerosos lotes desorganizados de su material físico, ya sean cajas llenas de archivos mezclados, estanterías con carpetas y documentos aleatorios o cajas llenas de cintas VHS sin marcar.

La dificultad con la que se encuentran estas organizaciones es cómo tratar adecuadamente ese material físico y convertirlo en contenido de archivo físico organizado, etiquetado y conservado de forma segura, que sólo entonces podría archivarse digitalmente.

Sabemos que se trata de una situación común entre las OSC, posibles usuarias de este manual, debido a los numerosos comentarios que hemos recibido al respecto. Gracias al diseño único del proyecto de la GIJTR “Apoyo a las OSC en el archivo digital”, este manual cuenta con la ventaja de haber sido probado por cuatro OSC y luego revisado por un grupo más amplio de OSC pertinentes que aportaron sus comentarios y recomendaciones.

Gran parte de estos comentarios apuntaban claramente a la necesidad de instrucciones detalladas y prácticas sobre cómo abordar, manejar, organizar y garantizar la conservación a largo plazo del material físico no estructurado que las OSC desean archivar antes de que pueda comenzar el proceso de archivo digital.

Además, la necesidad de este tipo de guía práctica surgió de otra línea de comentarios proporcionados por las OSC, en los que se destacaba que el manual debería exponer con más detalle y de forma práctica los procedimientos de archivo necesarios y las tareas concretas que las OSC deben realizar para organizar, describir y conservar el material físico como condición previa a su archivo digital.

Para gran beneficio de este manual y sus futuros usuarios, precisamente un documento de este tipo, uno que proporciona orientación detallada sobre la organización y el archivo de materiales físicos no estructurados, se ha desarrollado de manera orgánica como parte del proceso de pilotaje de la versión preliminar de este manual. La Coordinadora Nacional de Viudas de Guatemala (CONAVIGUA) fue una de las cuatro organizaciones que pusieron a prueba el borrador de este manual y que se enfrentó al reto de organizar y archivar su material físico no estructurado antes de poder seguir adelante con el uso del manual para crear un archivo digital. Para ello, CONAVIGUA, con el apoyo y la tutoría de la GIJTR, contrató a un archivero externo para que les ayudara a organizar y archivar su material físico. Como resultado de este proceso, crearon una guía sobre cómo organizar un archivo físico en 10 pasos.

Dado que el documento se ha elaborado de forma tan orgánica como parte del proyecto, hemos incluido esta guía en el manual en su forma original como una aportación directa desde el terreno de la misma OSC que identificó esta necesidad durante la aplicación del borrador del manual. Por lo tanto, remitimos a los lectores que necesiten orientación práctica para archivar y conservar sus materiales físicos no organizados a esta guía titulada “Cómo organizar archivos físicos en 10 pasos”, elaborada por Marc Drouin con la colaboración de Daniel Barcsay y Ludwig Klee, en el Apéndice II al final del manual.

Limpieza y copia de seguridad

Antes de comenzar a trabajar con el material destinado a la preservación, primero debemos limpiarlo y realizar una copia de seguridad de nuestro contenido digital.

We should clear the working space for our physical items and lay them out, box by box, to clean them sufficiently to be handled further. This should always be done wearing protective gloves. At this step, we might note and record any items that might be visibly damaged or degrading.

Anytime we work with digital items, we must perform an antivirus check to ensure the files are not infected or corrupted. This should always be done by connecting storage media containing the material to a safe computer, not connected to any computer networks.

Finally, if you do not have a backup of your born-digital files, you should make one immediately before doing any work archiving them.

Material in digital form is exposed to various risks, from fire hazards through infection or corruption when used in an unsafe computer environment to malicious cyberattacks or simple human error. Therefore, making more than one copy of the digital material is fundamental to achieving a basic level of data security. Further, if our resources allow us to use different types of storage media for backup, we can lower the risks for our data. Best practices in managing the backup of digital archival material include:

• Se cuenta con múltiples copias independientes de los materiales digitales • Estas copias se encuentran separadas geográficamente en diferentes ubicaciones • Se emplean diferentes tecnologías de almacenamiento para las copias • Se emplea una combinación de técnicas de almacenamiento en línea y fuera de línea • El almacenamiento se supervisa activamente para garantizar que cualquier problema se detecte y corrija rápidamente

En este punto del proceso, sería suficiente crear dos copias de seguridad y almacenarlas en dos medios de almacenamiento separados, en dos ubicaciones diferentes, si es posible.

Inventario de identificación

El primer paso para procesar el material que deseamos preservar es crear un índice general del mismo. En esencia, necesitamos mapear qué contiene nuestro material, en qué formato, cuánto material hay y en qué estado se encuentra. Esto debe hacerse por grupos de elementos, no por documentos u objetos individuales. A través de este proceso, crearemos una tabla que contenga una lista de grupos de elementos con información clave sobre cada uno.

Primero es necesario identificar los grupos de elementos, lo cual se hace sobre la base de la información y documentación existente sobre el material. Por lo general, una organización ya tendrá algunos resúmenes o listas de diferentes partes del material. Recopilar información de dichos documentos puede ser un buen comienzo, con la ayuda del conocimiento institucional del material y cualquier otra información que tengamos. Esto debe complementarse con la revisión práctica del material, tanto físico, como digital, ya sea revisando cajas y estantes o carpetas contenidas en unidades de almacenamiento digital. En el proceso, debemos notar cualquier grupo adicional o separado de elementos que identifiquemos. Esto nos permitirá crear la lista inicial de grupos de elementos identificados, que luego colocamos en una tabla que podremos llamar “Inventario de identificación” o simplemente “Inventario”. Además de enumerar los grupos de elementos, el inventario debe incluir información sobre el tipo, formato, tamaño, cantidad, condición, ubicación y medio de almacenamiento. En la Figura 3 se proporciona un ejemplo.

Item groups	Tema	Tipo	Formato	Cantidad o Tamaño	Condición	Ubicación
Declaraciones de los testigos	Desapariciones Forzadas	Declaraciones	Copias firmadas en papel de las declaraciones y grabaciones de audio de la toma de declaraciones	320 declaraciones en papel 100 CD y DVD 2 discos duros externos (1000 TB)	Las cajas marca- das ED 12 y ED 13 contienen material en mal estado.	15 carpetas en el área de almacenamiento

Figura 3 Parte de una tabla de inventario. Las filas enumeran los grupos de elementos y las columnas contienen los atributos mediante los cuales se los describe.

Estos son los atributos básicos de nuestros grupos de elementos que necesitaremos saber antes de continuar con el proceso de selección, organización y descripción del material. A su vez, esta es información necesaria para el desarrollo del plan general. En la Figura 4 se proporciona una breve explicación de lo que se debe considerar al evaluar grupos de elementos en cada uno de estos atributos.


ATRIBUTOS	DESCRIPCIÓN DE LOS ATRIBUTOS
Tema	Identificación del tema del material. ¿De qué se trata?
Formato	La evaluación del formato de un grupo de elementos debe incluir información sobre su carácter material (si los elementos son físicos o digitales) y debe especificar su forma (texto, fotografías, prendas de vestir, microfilmes, etc.). Por lo tanto, en términos de su formato, un grupo de elementos podría describirse como: documentos digitales o fotografías en papel, etc.
Type	Bajo esta categoría respondemos a las preguntas: ¿Qué son estos elementos? ¿Qué tipos de documentos, fotografías u objetos son? Por ejemplo, los tipos de documentos incluyen cartas personales u oficiales, informes sobre un proyecto o evento, cuestionarios completados, entrevistas, etc. Los tipos de fotografías pueden incluir, por ejemplo, fotografías de la escena del crimen o fotografías de víctimas, fotografías de un taller, etc.
Cantidad	Aquí debemos anotar la cantidad de objetos físicos o archivos digitales contenidos en el grupo de elementos dado. En caso de que en este punto no sea posible determinar el número exacto de elementos, se debe ingresar un número aproximado.
Tamaño	Este atributo debe evaluarse solo para grupos de elementos digitales, observando el tamaño que ocupa el grupo en un disco digital.
Condición	Este atributo es más pertinente para los grupos de elementos físicos, ya que deben evaluarse en términos de su estado general y cualquier daño o degradación observable. En la tabla, los grupos de elementos físicos se pueden categorizar en: “buen estado”, “dañado/degradado”, “mal estado” o “requiere acción urgente de conservación”
Ubicación	Con este atributo proporcionamos una referencia a la ubicación de cada grupo de elementos. Para ello necesitamos marcar con números todas las unidades físicas y digitales en las que se encuentra actualmente almacenado el material. Esto puede incluir cajas o estantes con material físico, así como discos duros o DVD con grupos de elementos digitales. Una vez que cada uno de estos “contenedores de material” se marque con un número, ese número se convierte en la marca de la ubicación de todos los grupos de elementos almacenados en ese lugar físico o digital en particular.

Figura 4. Descripción de los atributos mediante los cuales se evalúan los grupos de elementos en la tabla de inventario.

Selección y priorización

Una vez que el inventario de identificación nos proporcione una visión general clara de qué material de origen tenemos, cuánto y en qué estados y formas, podemos decidir qué grupos de materiales deben conservarse, durante cuánto tiempo y cuál debe ser el orden de su conservación.

Aquí es importante enfatizar lo siguiente: dada la naturaleza del material con el que trabajan las OSC que documentan violaciones masivas de derechos humanos, a menudo estas desean preservar todo, ya que todo el material que han recopilado parece importante y valioso. En algunas situaciones, este podría ser el caso. Sin embargo, más a menudo, la preservación de todo el material de origen no es necesaria, razonable o sostenible. Por ejemplo, una evaluación cuidadosa podría revelar que parte del material ya está preservado en otro archivo, o que el material no tiene ningún valor agregado, o que proviene de una fuente comprometida, etc. Además, también podría ser, por ejemplo, debido al número o tamaño del material de origen, que su conservación a largo plazo sea simplemente insostenible, pues los costos de conservación serían demasiado altos, o las capacidades organizativas o técnicas no lo permitirían.

Por lo tanto, debemos realizar una evaluación, selección y priorización del material de origen para el archivo y la preservación. En términos de archivo, este proceso a menudo se denomina evaluación.

El paso clave en esta actividad es el desarrollo de un conjunto de criterios sobre los que se evalúan los grupos de elementos identificados y se basan las decisiones de selección y priorización. Estos criterios, a su vez, deben basarse en nuestros principios rectores, así como en consideraciones de viabilidad, sostenibilidad, seguridad, accesibilidad y responsabilidad legal.

Selección

Nuevamente, no existe un conjunto universal de criterios de archivo para la selección y priorización del material de origen y su preservación. Los diferentes tipos de archivos, materiales de origen para la preservación y la comunidad y los contextos de los usuarios determinarán qué criterios son relevantes para incluir en el proceso de selección. La Figura 5 ofrece una lista de preguntas que pueden servir como base para diseñar un conjunto específico de criterios de selección adaptados a las características y el contexto del archivo dado.

General	Seguridad y Acceso	Recursos
¿Es este grupo de elementos una parte significativa del archivo considerando su propósito y sus temas? ¿Su conservación agrega valor al archivo? ¿Contribuye a lograr el propósito, los objetivos y las metas del archivo? ¿Se beneficiarán los usuarios de los archivos o una comunidad más amplia de la preservación del grupo de elementos?	¿El tamaño, la cantidad o el formato del grupo de elementos requerirán, de manera adicional, recursos financieros, tecnológicos o de otros tipos? En caso afirmativo, ¿son factibles? ¿Los registros en el grupo de elementos son sensibles, confidenciales o contienen derechos de autor u otras restricciones legales? ¿Puede la organización garantizar las medidas de seguridad de datos requeridas? ¿Requiere esto recursos adicionales, o seguridad adicional, medidas legales o de otro tipo?	¿Se puede proporcionar a los usuarios acceso seguro a este material? ¿Cuáles son los riesgos éticos y legales involucrados? Para cualquier requisito de recursos adicionales que requiera un grupo de elementos, considere si dichos requisitos son factibles de inmediato y sostenibles a largo plazo.

Figura 5. Conjunto básico de preguntas para la selección de material de origen y su conservación

Las respuestas a las preguntas planteadas en el proceso de selección deben registrarse en un informe de selección y conservarse para referencia futura, pues las decisiones relacionadas con la selección y conservación de objetos de archivo deberán revisarse en etapas posteriores y en iteraciones adicionales del ciclo de archivo digital. Idealmente, durante el proceso se enumeran cada grupo de elementos y se anotan las respuestas a las preguntas de selección pertinentes. Para el informe de selección basta con anotar las decisiones clave tomadas en el proceso y el razonamiento en el cual se fundamentaron.

Podríamos concluir que algunos grupos de elementos contienen subgrupos de elementos que deben incluirse en el archivo, así como otros que no. En ese caso, debemos dividir este grupo de elementos y separar los que deben incluirse de los que deben rechazarse, creando dos o más grupos de elementos nuevos, según corresponda. Estos cambios deben reflejarse en el inventario de identificación.

Como resultado del proceso de selección, cada grupo debe marcarse como “seleccionado para su inclusión” o “rechazado”, en cuyo caso puede eliminarse del inventario y del resto del material de origen. Alternativamente, también se puede introducir una categoría de grupos de elementos seleccionados para “inclusión potencial”, si corresponde. Luego se debe crear una columna adicional en el inventario de identificación y se debe marcar cada elemento, en función de su evaluación en el proceso de selección.

Prioritization

El material seleccionado para la preservación no se puede procesar y archivar todo a la vez, debido a las limitaciones de recursos, capacidad y tecnología. Además, algunos segmentos del material pueden requerir preservación o digitalización inmediata, por diferentes razones. Por lo tanto, es útil evaluar y categorizar el nivel de prioridad de los diferentes grupos de elementos para su preservación y digitalización. De esta forma, se puede priorizar al material que más urgentemente se necesita conservar y podemos planificar el orden de conservación según el nivel de prioridad de los grupos. Además, esto nos permite planificar cualquier arreglo específico de seguridad, relacionado con el acceso, tecnológico o de otro tipo, que pueda ser necesario para el material priorizado.

Las principales consideraciones en la toma de decisiones sobre priorización incluyen:
A. Estado actual de conservación, es decir, si el material está dañado, en mal estado o podría perderse o destruirse fácilmente. B. Si existe una necesidad urgente de disponibilidad del material específico, por ejemplo, para fines judiciales o de justicia transicional, o para proporcionar información importante al público o a partes clave interesadas, etc. C. La organización puede decidir dar prioridad a la preservación de objetos que tienen un valor particular para el archivo, la comunidad o la organización, de acuerdo con los principios rectores.
Sin embargo, las consideraciones específicas para la priorización siempre dependerán del carácter y el contexto de cualquier archivo dado. Dependerán del propósito del archivo, sus objetivos, tamaño, contenido, etc. Por lo tanto, podría y debería haber otros criterios de priorización desarrollados a la medida para cualquier archivo dado.

Manejo de material en mal estado

En los casos en que determinemos que el material de origen contiene elementos o grupos de elementos en muy malas condiciones y necesitan atención urgente, debemos separar y almacenar dicho material de inmediato pero con cuidado. Este podría ser el caso tanto para elementos físicos (por ejemplo, papel con moho) como digitales (como archivos dañados o infectados). Los elementos físicos cuyo estado se diagnostique como muy malo deberán ser puestos, a la mayor brevedad posible, en las mejores condiciones posibles para su posterior conservación, al mismo tiempo que se deberá contener cualquier daño existente.

¡Recomendación de recursos!

Aquí se enumeran un par de recursos útiles que detallan el procedimiento para el cuidado de diferentes tipos de materiales (papel, fotografía, audio, video, etc.) en mal estado de conservación.
“Preservación y conservación: Cuidado de las colecciones personales” de las bibliotecas de la Universidad de Emory
“Respuesta ante desastres y recuperación” de los Archivos Nacionales

El resultado de la evaluación de priorización debería ser la clasificación de cada grupo del material seleccionado para su conservación en clases de prioridad como, por ejemplo, niveles de prioridad 1, 2 y 3. En consecuencia, se debe agregar una columna adicional al inventario de identificación donde cada grupo de elementos se marque de acuerdo con el nivel de prioridad asignado.

Organización y descripción

Una vez que tenemos un inventario con información básica sobre los grupos de elementos seleccionados para su conservación, podemos proceder a organizar y describir el material. Esta es una acción necesaria para permitir un mayor procesamiento y preservación de archivos, así como para garantizar que el futuro archivo esté estructurado. Esto permite que sea manejable, se pueda buscar en él y, en última instancia, que su contenido sea accesible. Este paso tiene una gran importancia en el proceso, ya que será la base de la estructura de nuestro futuro archivo digital, con repercusiones en todos los aspectos de su desarrollo.

Organización

La organización del material para la preservación digital implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por lo tanto, diseñar su estructura. Esto se hace a nivel de grupos de elementos identificados a través del inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión del material por parte de una organización.
El proceso de organización del material seleccionado significa que todo su contenido se divide en varios grupos fundamentales, cada uno basado en una o más características comunes compartidas por los grupos de elementos que contienen. Estos grupos más genéricos se dividen luego en subgrupos más pequeños de material, y así sucesivamente hasta el nivel de elementos individuales.

Resource Recommendation!

A continuación, le recomendamos que consulte una descripción detallada y muy instructiva del proceso que puede aplicarse fructíferamente a la organización de conjuntos de material no estructurado que figura en una publicación reciente del GIJTR - "Archivos Vivos - Una Caja de Herramientas Introductoria para las Organizaciones de la Sociedad Civil en la Creación de Archivos Orales de Derechos Humanos,
Organizar su documentación".

The most generic groups of material are often referred to as “collections,” or in strictly archival terms “fonds.” Each collection is divided into “series,” which can contain individual items as well as “subseries” and “folders” (sometimes also referred to as “files”), which are smaller, subordinated units of structure that then also contain individual items. See Figure 6.

Figure 6. Diagram showing an archive’s structure

This process of grouping, ordering, and devising the structure of the material—which, in archival terms, is referred to as “arrangement”—cannot be conducted by following a cookbook-like instruction manual. It requires analysis and consideration of the material and the context in which it was created, discovered, or received. The goal is to devise a structure and order that will preserve as much of the original context of the material as possible, including the information and meaning contained in the original relationships between groups of material. To achieve this, the archival rule of thumb is to arrange the material with respect to its “provenance” (i.e., origin or creator) and “original order.” This means mirroring, or following to the greatest extent possible, the structure and order that is already contained in the material itself. The presumption here is that there is either an obvious or underlying logic and order to the organization of any given group of material selected for archiving, and that in the process of organizing the source material we can identify or uncover this logic and then mirror it.

However, this approach is applicable only in cases where there is a clear or discernible order and structure to the material. This is often not the case for CSOs aiming to create digital archives of various material related to human rights violations. On the contrary, while some segments of the material CSOs are working with might be structured and ordered, there will usually be larger sections of it that are only partly or inconsistently structured, or that have no order to them at all.

In such cases, we should not attempt to preserve the “original chaos” found in the material. Rather, we should proceed to arrange it in a way that will best facilitate its use and management, while also relying on the analysis of the material itself. This can be done by devising several possible criteria for grouping of the material (e.g., based on its authorship, the function it served, the action it was a part of, or similar). These initial criteria can then be tested by applying them to a sample of the material. Based on the feedback from this piloting process, through which we will eventually identify the criteria that best suit the material at hand and allow for developing a distinctive structure of collections and series into which all item groups can be logically placed, we can tweak the test criteria further.

The result of this exercise will be an archival structure of collections, series, and, if appropriate, subseries and folders into which all identified item groups can be logically and meaningfully added. This archival structure can then be visually represented through a hierarchy tree or similar scheme.

Image shared by CONAVIGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.

To complete this stage, we need to revise our Identification Inventory and turn it into a table that reflects the newly developed archival structure so that its elements—collections, series, subseries, and folders—become the main unit of analysis. An example is provided in Figure 7.

This table of archive’s structure will be a necessary tool for the next steps in archival processing of the source material, as well as for further development of the General Plan and completion of the Planning and Organizing stage.

Collection Subject Type Format Quantity and/or Size Condition Location

Collection 1

Series 1

Series 2

Subseries 1

Subseries 2

Series 3

Figure 7.

Table of archive’s structure with collections, series, and subseries as units of analysis

Description

Now that we have organized our archival material, we need to describe its content to allow anyone to search for, locate, and access items in the collection. Description of archival material also enables its proper preservation and guides future users by providing crucial contextual information. It further enables establishing connections between items, even from different series. But, without description, an archive would be more of a form of storage in which it would eventually become impossible to find or manage content.

The first decision an organization needs to make at this point is whether the archive will need—and whether it is even possible—to include a description of each individual item or instead just describe the content according to the level of item groups (i.e., folders or above).

A basic level of description of the material on an item level, at a minimum, by identifying each item with a unique identification number, is necessary for further processing. For born-digital material, this can be easily done using software (which will be discussed later). In contrast, for physical material, we need to go through each individual item manually and identify it. A more detailed description of the content on the item level is preferable, as it allows for it to be more easily searched for and located and provides more detail and context, which all significantly improve future preservation and access. However, this might not always be possible despite those potential benefits being of essential concern for human rights archives.

The source material could contain an extremely large number of items, thus making it impossible to describe each one; the organization could be unable to raise the needed funds and resources, or there could be a lack of time due to urgency to proceed quickly for safety or preservation reasons. Whatever the case, a decision should be made by carefully weighing the benefits on one side (in terms of improved access and preservation) and the downsides on the other (including feasibility, time, and resources required).

The same trade-off applies to the second main decision we need to make at this stage, which is in how much detail and with how many elements we want to describe our content, being mindful of our practical limitations. Including more description elements will allow us to provide users with better access and more contextual guidance, but it will also require more time and resources. Again, each organization needs to select the elements of description based on the individual circumstances: size and characteristics of its archival material, type of access it needs to provide, and organizational capacities.

The elements of archival description, also known as “descriptors,” provide data on location in the archive's structure, physical and technical characteristics, informational content, and the function or purpose of archival item(s). There are different groups of such descriptors, the most relevant being general, content, and technical descriptors.

General descriptors record information that identifies and locates items, folders, subseries, or series within the archive, such as:

A unique code or number

Series/subseries/folder

Title, author, date of creation

Content descriptors record information contained in an item, folder, subseries, or series regarding such categories as:

Theme

Location

Time

Actors

Technical descriptors record physical and technical characteristics of an item, folder, subseries, or series, such as:

Storage location

Storage media

State of preservation

Format, volume

There are also numerous other possible descriptors, some widely used, others specific to a given archive. Each archive will select those best tailored to the needs of its material, bearing in mind its Guiding Principles.

For CSO human rights archives, a particularly important set of descriptors is one recording private, sensitive, or confidential information in the archival content. A human rights archive needs to be aware of any such legally or otherwise protected material to manage and control access to it appropriately.

Standard alert!

In devising these descriptions and selecting and formulating the descriptors for our archive, we should rely on the widely accepted and used archival standards and instruments that can assist us in this process. The recommended standard for archival description is “ISAD(G),” developed by the International Council on Archives (ICA), which also has its application devised specifically for human rights archives. Other relevant standards could be used.

Our task at this point is to analyze and review the content and its context to describe at the level of description we selected—items, folders, subseries, or series—in relation to each of the descriptors selected. We then record these descriptions in the table of the archive's structure we created in the previous step.

With this, we have completed the organizing phase of archival processing of our invaluable material for preservation. Now, we must leave the safe haven of established and standardized archival procedures and depart into the restless seas of digital archiving, where ever-changing technologies are, for better or worse, inseparably intertwined with archival processes.

The first step on this journey is selecting our future digital archive's software and hardware framework—the Digital Archiving System.

Digital Archiving System

A Digital Archiving System is a technological infrastructure of a digital archive. It defines the scope and limit of the archive’s functions and is instrumental in the archive achieving its primary aim and goals and upholding its General Principles. Therefore, the selection of a digital archiving system must be built into the planning stage of digital archive development as its essential element.

Image shared by CCJ, GIJTR partner organization in Colombia.

What Is a Digital Archiving System?

The main goal of digital archiving is to ensure that the invaluable content we are preserving remains unchanged and accessible long into the future. This can be achieved by implementing an adequate and sustainable technological framework as the Digital Archiving System for our digital archive.

A Digital Archiving System is a system of software and hardware components comprising databases, software tools that manage databases, and storage media. A database stores information about the archive and its contents in an organized collection. Any table, such as the Inventory we created in the previous step, could be seen as a form of a rudimentary database containing information about an archive. An archival software tool then allows for managing a series of such databases, their content, and the relationships between them. Archival software also serves as an interface between the Digital Archiving System databases and the system’s users. The software enables us, in practice, for example, to add item groups to our Inventory or create a new subseries.

The databases and software tools are merged and comprise the system's main software component: digital archiving software that allows us to manage an organized collection of information about the archival material.

The digital archival material itself, however, is located on storage media—typically physical devices that can store, retain, and make digital archival data available for retrieval. Well-known examples of storage media include a hard disk drive, flash memory, and DVDs. Until recently, digital content was stored only on individual pieces of different types of storage media, such as a single hard disk or CD. However, two new forms of storage media have emerged in the past two decades: server-based storage systems and cloud-based storage.

A server-based storage system is usually located at the archive’s premises. It comprises multiple storage media contained within a server that provides additional protection and allows for data recovery in case of a failure. Their setup and management require advanced IT expertise.

Cloud-based storage is, in essence, outsourced server-based storage—a commercial service providing online storage and access to data. It is relevant to understand that storing our data in a so-called “cloud” is stored on a large-scale, server-based system of a company we hire for this service.

Functions of the Digital Archiving System

The software and hardware components of a Digital Archiving System work together to enable the performance of the key functions of a digital archive, including storing, backing up, preserving, maintaining integrity and authenticity, safeguarding, providing access, managing, and eventually migrating archival data. In support and to complement these main functions, a Digital Archiving System needs to enable us to perform a whole range of specific tasks and actions (e.g., checking data for errors, restoring lost data from backup, restricting access to sensitive data, and many others).

Given that a Digital Archiving System performs such an essential role, it is critical to select software and hardware solutions that will adequately provide for the specific needs of a given archive, which define the requirements it will have from a Digital Archiving System.

Such requirements are always specific for any given archive. In defining them, we should relate them to the General Principles of the archive: its purpose, aim, goals, and responsibilities. We also need to consider practical, logistical, and resource-related aspects of the Digital Archiving System we choose to implement and our organization’s current and potential capacities to support it. Figure 8 lists some of the aspects of our archive that require consideration and analysis when selecting a Digital Archiving System.

Content and Standards Admin and Resources Access, Use, Security

Type and format of the material to be standards (e.g., for description, preservation, data security, etc.) need to be applied

Volume of material that needs to be preserved

How long the material needs to be preserved in the digital archive

Standards – e.g. for description, preservation, data security etc.

– need to be applied

How the digital archive will need to be managed and administered

Whether we need to record the chain of custody over the material

Financial, technical, human, and other resources needed for acquisition of digital archiving software, storage media, and maintenance

Modes in which the material from the digital archive will be accessed and used, and by which user groups

The intended uses of the archival material

Specific concerns regarding data security

Figure 8. Considerations in selection of a digital archival system

Responding in writing to these and other points that might be relevant for a concrete archive will give us an overview of its specific needs. These can then be translated into our main requirements for a Digital Archiving System. In selecting components for our digital archiving system, we will seek solutions that meet these requirements as much as possible.

The selection process of the Digital Archiving System software and hardware components should be recorded and documented in terms of analysis and reasoning on which it is based. Documenting the process facilitates future modifications, upgrades, and eventual data migration to new Digital Archiving Systems.

We provide example lists of main requirements for digital archiving software and storage media for a CSO digital archive in Addendum III. Again, each archive must include its tailored lists of requirements. Moreover, these main requirements must be further devised and specified as the selection process progresses and concrete software and storage media solutions are reviewed and considered.

We provide examples of primary requirements for digital archiving software and storage media for a CSO digital archive in Addendum III. Again, each archive must include its tailored lists of requirements. Moreover, these main requirements must be further devised and specified as the selection process progresses and concrete software and storage media solutions are reviewed and considered.

Selecting Digital Archiving Software

The archival software solutions come in different shapes and sizes, and a wide range of options are available. Different options provide for different functions and vary in performance quality. They also differ in financial and human resources, technical expertise, and organizational capacities their purchase, implementation, maintenance, and development require.

The key distinction is between commercial digital archiving solutions sold by software companies and open-source software developed by communities of programmers that are free to use. Both these options have their benefits and disadvantages that need to be carefully considered before we make the selection. The list of requirements from the Digital Archiving System (see Addendum III) will provide useful guidance in this process, as the two software solutions can be evaluated against it.

The key distinction between open-source and commercial digital archiving software is not whether one is free and the other is not; rather, they are grounded in differing methodologies, approaches, and sustainability models, which leads to them having advantages in some areas and disadvantages in others.

Documents before organizing the archive, image shared by FAMDEGUA, GIJTR partner

In a nutshell, by selecting one type of software over the other, we prioritize either the flexibility or usability of our archive. Open-source software is more flexible and allows quicker and innovative changes to the archive's structure, elements, and functions. At the same time, however, it requires more time, effort, and expertise to use, maintain, and develop than a commercial solution.

Another essential dilemma in this process is whether we will select a comprehensive, all-in-one solution or a modular solution, a combination of individual software tools working together in one system. The former provides all archival functions within one software solution and is usually more user-friendly for management and use. The latter provides opportunities to fine-tune the system’s functions and introduce new options or services.

Once we have made the strategic decisions to implement an open-source or commercial digital archiving software and an all-in-one or a modular solution, we should select a concrete product among the many available. Our list of requirements will again serve to identify the products that provide the best possible fit for our digital archive in terms of functions, actions, and tasks required to perform while being feasible and sustainable in light of required resources.

It is a good practice to test, on a sample of material, several software solutions that you are considering to test their compatibility with our archive and get a better sense of their look and feel functionality, and efficiency.

Image shared by CCJ, GIJTR partner organization in Colombia.

It is not advisable to apply software solutions that have recently been developed and, therefore, not yet been widely applied and tested. Instead, we should opt for a proven and widely used solution and carefully analyze available information on its performance, evaluations, and user experiences. Reaching out and directly exchanging experiences with other CSOs considering or implementing such software solutions would be particularly beneficial.

Selecting Storage and Backup Media

Similar to the selection of digital archiving software, we should decide between the main types of archival storage media and their respective advantages and downsides. The most frequently used storage and backup media for archiving include external hard disks (e.g., HDD, RAID, SSD, or flash storage), optical disks (e.g., CD, CD-ROM, DVD or Blu-ray), magnetic tape, server-based storage systems, and online cloud storage.

When selecting storage media, the solution might involve multiple product types, as such a strategy would improve data safety and backup. For example, if resources allow it, we could opt for HDD external hard disks as the main storage media and use online cloud storage as a backup.

Different archives will have different priorities in setting the selection criteria. However, a set of dimensions is almost universally considered relevant, including storage media longevity, capacity, viability, obsolesce, cost, and susceptibility. A useful overview of these criteria and other information relevant to the storage media selection process is provided in the UK National Archives publication “Selecting Storage Media for Long-Term Preservation.”

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