Planning and Organizing/es

No se puede subestimar la importancia de una planificación y organización minuciosa y cuidadosa de un archivo digital al comienzo del proceso. Un plan bien diseñado para el archivo proporcionará las bases y la orientación para las decisiones y acciones a lo largo del proceso de archivo digital. Una decisión mal considerada o una omisión en esta fase creará dificultades adicionales en otras fases y acciones en el ciclo de vida de un archivo digital.

Las actividades clave en esta etapa incluyen la elaboración de un plan general para el archivo digital; la creación de un inventario y selección del material para su conservación; la organización y descripción del material para idear una estructura para el futuro archivo, y la planificación del sistema de archivo digital y la selección de sus principales componentes de hardware y software.

Plan general

La creación del plan general es el primer paso fundamental en el proceso de desarrollo de un archivo digital. Establece las causas y el método para el desarrollo del archivo al proporcionarle principios rectores, así como decisiones clave sobre el contenido, el acceso y los principales problemas organizativos, tecnológicos y relacionados con los recursos. Esta planificación avanzada, detallada y de amplio alcance ayudará a la organización a superar una gran variedad de desafíos que se presentarán en las últimas etapas del proceso de creación de archivos digitales.

Es importante señalar que el plan general debe registrar no solo las conclusiones y decisiones, sino también los razonamientos y fundamentos en que se toman, ya que eso ayuda a su posterior revisión y posible modificación, especialmente cuando cambian el contexto o las circunstancias.

No existe una plantilla universal para un plan general del archivo digital, y la utilidad de este documento puede diferir un poco según el contenido y el contexto de la colección, así como la organización misma. Sin embargo, hay un conjunto de preguntas que pueden servir como una guía útil para el desarrollo de un plan general. Estas preguntas se refieren al contenido y el propósito del futuro archivo, así como a cuestiones relacionadas con la organización, la tecnología y los recursos. La proporción de respuestas detalladas, bien informadas y consideradas a este conjunto de preguntas les dará una base sólida para diseñar un plan general.

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La figura 2 brinda un ejemplo de una lista de preguntas que deben responderse al desarrollar un plan general para un archivo digital. Tenga en cuenta que este es solo un ejemplo de una lista, no una plantilla, y como tal puede modificarse y adaptarse a las necesidades de un archivo y una organización en particular.

General Contenido y formato Recursos ¿Cuál es el propósito del archivo que está creando? ¿Por qué lo está organizando? ¿Qué esperas conseguir con él? ¿Quiénes son los usuarios objetivo? ¿Qué restricciones existen para acceder a los artículos? ¿Existen consideraciones jurídicas o morales sobre la privacidad de los datos? ¿Qué colecciones componen el archivo? ¿Admitirá elementos en cualquier formato o solo en algunos? Evalúe aproximadamente el tiempo y los recursos que necesita para este proyecto y si puede esperar mantenerlo. ¿Puede crear capacidades y desarrollar los recursos humanos? ¿Tiene o puede recaudar fondos para comprar tecnología y unidades de almacenamiento que pueda necesitar? Figura 2. Un ejemplo de una lista de preguntas a responder en el desarrollo de un plan general para un archivo digital

Las respuestas a estas preguntas se pueden dividir en diferentes segmentos del plan general. Estas servirán como principios rectores para el desarrollo del archivo digital.

Principios rectores

Los principios rectores resumen el razonamiento detrás del desarrollo de un archivo digital. Indican por qué se necesita un archivo, quién lo usará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan varios otros temas clave, incluidos los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades legales y relacionadas con la seguridad, y los asuntos organizativos.

Los principios rectores deben servir como punto de referencia, una escala de medición para cualquier decisión o acción importante futura que se tome en el proceso. Por ejemplo, si uno de los beneficios del archivo digital es mantener la credibilidad de los datos y registrar la cadena de custodia sobre un objeto digital, entonces podemos descartar cualquier software o sistema que no funcione adecuadamente para esa tarea. Del mismo modo, no implementaremos ninguna solución de seguridad de datos que obstruya el acceso de un grupo clave de usuarios.

Si bien son fundamentales para un archivo digital, los principios rectores no están “grabados en piedra” y pueden y deben revisarse y modificarse cuando sea necesario. Con el tiempo, con los cambios en la comunidad externa al archivo, el desarrollo tecnológico y la transformación iterativa del propio archivo, la organización puede decidir modificar los principios rectores del archivo para adaptarlos mejor al entorno modificado.

Un ejemplo ficticio de un plan general se proporciona como una adición al final del manual. En ese ejemplo, incluimos un conjunto de principios rectores que deberían considerarse en la planificación y el desarrollo de cualquier archivo digital. Asimismo, ofrece breves descripciones de las principales consideraciones y cuestiones que debe abordar cada principio rector y un ejemplo de cómo se pueden formular. Este ejemplo no debe considerarse como una lista definitiva de principios rectores ni utilizarse como plantilla.

Identificación, selección y priorización

En forma simultánea al desarrollo del plan general, necesitamos identificar, evaluar, organizar y describir el material que deseamos preservar. Esto nos permitirá mapear el material y recopilar y organizar información clave sobre sus características, lo cual crea la base para un posterior procesamiento de archivo. Asimismo, es un paso necesario para que podamos realizar cualquier planificación y toma de decisiones sobre cómo se puede archivar y preservar el material y cómo se puede construir el sistema digital del archivo.

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Gestión de material de archivo físico no estructurado

Llegados a este punto, muchas OSC que sigan este manual en el desarrollo de su archivo digital se encontrarán con el reto de gestionar numerosos lotes desorganizados de su material físico, ya sean cajas llenas de archivos mezclados, estanterías con carpetas y documentos aleatorios o cajas llenas de cintas VHS sin marcar.

La dificultad con la que se encuentran estas organizaciones es cómo tratar adecuadamente ese material físico y convertirlo en contenido de archivo físico organizado, etiquetado y conservado de forma segura, que sólo entonces podría archivarse digitalmente.

Sabemos que se trata de una situación común entre las OSC, posibles usuarias de este manual, debido a los numerosos comentarios que hemos recibido al respecto. Gracias al diseño único del proyecto de la GIJTR “Apoyo a las OSC en el archivo digital”, este manual cuenta con la ventaja de haber sido probado por cuatro OSC y luego revisado por un grupo más amplio de OSC pertinentes que aportaron sus comentarios y recomendaciones.

Gran parte de estos comentarios apuntaban claramente a la necesidad de instrucciones detalladas y prácticas sobre cómo abordar, manejar, organizar y garantizar la conservación a largo plazo del material físico no estructurado que las OSC desean archivar antes de que pueda comenzar el proceso de archivo digital.

Además, la necesidad de este tipo de guía práctica surgió de otra línea de comentarios proporcionados por las OSC, en los que se destacaba que el manual debería exponer con más detalle y de forma práctica los procedimientos de archivo necesarios y las tareas concretas que las OSC deben realizar para organizar, describir y conservar el material físico como condición previa a su archivo digital.

Para gran beneficio de este manual y sus futuros usuarios, precisamente un documento de este tipo, uno que proporciona orientación detallada sobre la organización y el archivo de materiales físicos no estructurados, se ha desarrollado de manera orgánica como parte del proceso de pilotaje de la versión preliminar de este manual. La Coordinadora Nacional de Viudas de Guatemala (CONAVIGUA) fue una de las cuatro organizaciones que pusieron a prueba el borrador de este manual y que se enfrentó al reto de organizar y archivar su material físico no estructurado antes de poder seguir adelante con el uso del manual para crear un archivo digital. Para ello, CONAVIGUA, con el apoyo y la tutoría de la GIJTR, contrató a un archivero externo para que les ayudara a organizar y archivar su material físico. Como resultado de este proceso, crearon una guía sobre cómo organizar un archivo físico en 10 pasos.

Dado que el documento se ha elaborado de forma tan orgánica como parte del proyecto, hemos incluido esta guía en el manual en su forma original como una aportación directa desde el terreno de la misma OSC que identificó esta necesidad durante la aplicación del borrador del manual. Por lo tanto, remitimos a los lectores que necesiten orientación práctica para archivar y conservar sus materiales físicos no organizados a esta guía titulada “Cómo organizar archivos físicos en 10 pasos”, elaborada por Marc Drouin con la colaboración de Daniel Barcsay y Ludwig Klee, en el Apéndice II al final del manual.

Limpieza y copia de seguridad

Antes de comenzar a trabajar con el material destinado a la preservación, primero debemos limpiarlo y realizar una copia de seguridad de nuestro contenido digital.

Para nuestros elementos físicos, debemos despejar un espacio de trabajo, colocarlos en él, caja por caja, para limpiarlos lo suficiente y que puedan manipularse mejor. Esto debe hacerse siempre con guantes de protección. En este paso, ya podemos anotar y registrar cualquier elemento que pueda estar visiblemente dañado o degradado.

Siempre que trabajemos con elementos digitales, debemos realizar una verificación antivirus para asegurarnos de que los archivos no estén infectados o dañados. Esto siempre debe hacerse conectando los medios de almacenamiento que contienen el material a una computadora segura que no esté conectada a ninguna red informática.

Finalmente, en caso de que no tenga una copia de seguridad de sus archivos creados en formato digital, debe hacerla de inmediato, antes de realizar cualquier trabajo de archivo con ellos.

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El material digital está expuesto a toda una gama de riesgos, desde peligros de incendio, pasando por infecciones o corrupción cuando se utiliza en un entorno informático inseguro, hasta ataques cibernéticos malintencionados o un simple error humano. Por lo tanto, es fundamental realizar más de una copia de los materiales digitales a fin de lograr un nivel básico de seguridad de datos. Además, si nuestros recursos nos permiten utilizar diferentes tipos de medios de almacenamiento para realizar copias de seguridad, podemos reducir aún más los riesgos para nuestros datos. Las mejores prácticas para la gestión del material de archivo digital incluyen las siguientes:

• Se cuenta con múltiples copias independientes de los materiales digitales
• Estas copias se encuentran separadas geográficamente en diferentes ubicaciones
• Se emplean diferentes tecnologías de almacenamiento para las copias
• Se emplea una combinación de técnicas de almacenamiento en línea y fuera de línea
• El almacenamiento se supervisa activamente para garantizar que cualquier problema se detecte y corrija rápidamente

En este punto del proceso, sería suficiente crear dos copias de seguridad y almacenarlas en dos medios de almacenamiento separados, en dos ubicaciones diferentes, si es posible.

Inventario de identificación

El primer paso para procesar el material que deseamos preservar es crear un índice general del mismo. En esencia, necesitamos mapear qué contiene nuestro material, en qué formato, cuánto material hay y en qué estado se encuentra. Esto debe hacerse por grupos de elementos, no por documentos u objetos individuales. A través de este proceso, crearemos una tabla que contenga una lista de grupos de elementos con información clave sobre cada uno.

Primero es necesario identificar los grupos de elementos, lo cual se hace sobre la base de la información y documentación existente sobre el material. Por lo general, una organización ya tendrá algunos resúmenes o listas de diferentes partes del material. Recopilar información de dichos documentos puede ser un buen comienzo, con la ayuda del conocimiento institucional del material y cualquier otra información que tengamos. Esto debe complementarse con la revisión práctica del material, tanto físico, como digital, ya sea revisando cajas y estantes o carpetas contenidas en unidades de almacenamiento digital. En el proceso, debemos notar cualquier grupo adicional o separado de elementos que identifiquemos. Esto nos permitirá crear la lista inicial de grupos de elementos identificados, que luego colocamos en una tabla que podremos llamar “Inventario de identificación” o simplemente “Inventario”. Además de enumerar los grupos de elementos, el inventario debe incluir información sobre el tipo, formato, tamaño, cantidad, condición, ubicación y medio de almacenamiento. En la Figura 3 se proporciona un ejemplo.

Item groups Tema Tipo Formato Cantidad o Tamaño Condición Ubicación Declaraciones de los testigos Desapariciones Forzadas Declaraciones Copias firmadas en papel de las declaraciones y grabaciones de audio de la toma de declaraciones 320 declaraciones en papel 100 CD y DVD 2 discos duros externos (1000 TB) Las cajas marca- das ED 12 y ED 13 contienen material en mal estado. 15 carpetas en el área de almacenamiento Figura 3 Parte de una tabla de inventario. Las filas enumeran los grupos de elementos y las columnas contienen los atributos mediante los cuales se los describe.

Estos son los atributos básicos de nuestros grupos de elementos que necesitaremos saber antes de continuar con el proceso de selección, organización y descripción del material. A su vez, esta es información necesaria para el desarrollo del plan general. En la Figura 4 se proporciona una breve explicación de lo que se debe considerar al evaluar grupos de elementos en cada uno de estos atributos.

ATRIBUTOS DESCRIPCIÓN DE LOS ATRIBUTOS Tema Identificación del tema del material. ¿De qué se trata? Formato La evaluación del formato de un grupo de elementos debe incluir información sobre su carácter material (si los elementos son físicos o digitales) y debe especificar su forma (texto, fotografías, prendas de vestir, microfilmes, etc.). Por lo tanto, en términos de su formato, un grupo de elementos podría describirse como: documentos digitales o fotografías en papel, etc. Type Bajo esta categoría respondemos a las preguntas: ¿Qué son estos elementos? ¿Qué tipos de documentos, fotografías u objetos son? Por ejemplo, los tipos de documentos incluyen cartas personales u oficiales, informes sobre un proyecto o evento, cuestionarios completados, entrevistas, etc. Los tipos de fotografías pueden incluir, por ejemplo, fotografías de la escena del crimen o fotografías de víctimas, fotografías de un taller, etc. Cantidad Aquí debemos anotar la cantidad de objetos físicos o archivos digitales contenidos en el grupo de elementos dado. En caso de que en este punto no sea posible determinar el número exacto de elementos, se debe ingresar un número aproximado. Tamaño Este atributo debe evaluarse solo para grupos de elementos digitales, observando el tamaño que ocupa el grupo en un disco digital. Condición Este atributo es más pertinente para los grupos de elementos físicos, ya que deben evaluarse en términos de su estado general y cualquier daño o degradación observable. En la tabla, los grupos de elementos físicos se pueden categorizar en: “buen estado”, “dañado/degradado”, “mal estado” o “requiere acción urgente de conservación” Ubicación Con este atributo proporcionamos una referencia a la ubicación de cada grupo de elementos. Para ello necesitamos marcar con números todas las unidades físicas y digitales en las que se encuentra actualmente almacenado el material. Esto puede incluir cajas o estantes con material físico, así como discos duros o DVD con grupos de elementos digitales. Una vez que cada uno de estos “contenedores de material” se marque con un número, ese número se convierte en la marca de la ubicación de todos los grupos de elementos almacenados en ese lugar físico o digital en particular. Figura 4. Descripción de los atributos mediante los cuales se evalúan los grupos de elementos en la tabla de inventario.

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Selección y priorización

Una vez que el inventario de identificación nos proporcione una visión general clara de qué material de origen tenemos, cuánto y en qué estados y formas, podemos decidir qué grupos de materiales deben conservarse, durante cuánto tiempo y cuál debe ser el orden de su conservación.

Aquí es importante enfatizar lo siguiente: dada la naturaleza del material con el que trabajan las OSC que documentan violaciones masivas de derechos humanos, a menudo estas desean preservar todo, ya que todo el material que han recopilado parece importante y valioso. En algunas situaciones, este podría ser el caso. Sin embargo, más a menudo, la preservación de todo el material de origen no es necesaria, razonable o sostenible. Por ejemplo, una evaluación cuidadosa podría revelar que parte del material ya está preservado en otro archivo, o que el material no tiene ningún valor agregado, o que proviene de una fuente comprometida, etc. Además, también podría ser, por ejemplo, debido al número o tamaño del material de origen, que su conservación a largo plazo sea simplemente insostenible, pues los costos de conservación serían demasiado altos, o las capacidades organizativas o técnicas no lo permitirían.

Por lo tanto, debemos realizar una evaluación, selección y priorización del material de origen para el archivo y la preservación. En términos de archivo, este proceso a menudo se denomina evaluación.

El paso clave en esta actividad es el desarrollo de un conjunto de criterios sobre los que se evalúan los grupos de elementos identificados y se basan las decisiones de selección y priorización. Estos criterios, a su vez, deben basarse en nuestros principios rectores, así como en consideraciones de viabilidad, sostenibilidad, seguridad, accesibilidad y responsabilidad legal.

Selección

Nuevamente, no existe un conjunto universal de criterios de archivo para la selección y priorización del material de origen y su preservación. Los diferentes tipos de archivos, materiales de origen para la preservación y la comunidad y los contextos de los usuarios determinarán qué criterios son relevantes para incluir en el proceso de selección. La Figura 5 ofrece una lista de preguntas que pueden servir como base para diseñar un conjunto específico de criterios de selección adaptados a las características y el contexto del archivo dado.

General Seguridad y Acceso Recursos ¿Es este grupo de elementos una parte significativa del archivo considerando su propósito y sus temas? ¿Su conservación agrega valor al archivo? ¿Contribuye a lograr el propósito, los objetivos y las metas del archivo? ¿Se beneficiarán los usuarios de los archivos o una comunidad más amplia de la preservación del grupo de elementos? ¿El tamaño, la cantidad o el formato del grupo de elementos requerirán, de manera adicional, recursos financieros, tecnológicos o de otros tipos? En caso afirmativo, ¿son factibles? ¿Los registros en el grupo de elementos son sensibles, confidenciales o contienen derechos de autor u otras restricciones legales? ¿Puede la organización garantizar las medidas de seguridad de datos requeridas? ¿Requiere esto recursos adicionales, o seguridad adicional, medidas legales o de otro tipo? ¿Se puede proporcionar a los usuarios acceso seguro a este material? ¿Cuáles son los riesgos éticos y legales involucrados? Para cualquier requisito de recursos adicionales que requiera un grupo de elementos, considere si dichos requisitos son factibles de inmediato y sostenibles a largo plazo. Figura 5. Conjunto básico de preguntas para la selección de material de origen y su conservación

Las respuestas a las preguntas planteadas en el proceso de selección deben registrarse en un informe de selección y conservarse para referencia futura, pues las decisiones relacionadas con la selección y conservación de objetos de archivo deberán revisarse en etapas posteriores y en iteraciones adicionales del ciclo de archivo digital. Idealmente, durante el proceso se enumeran cada grupo de elementos y se anotan las respuestas a las preguntas de selección pertinentes. Para el informe de selección basta con anotar las decisiones clave tomadas en el proceso y el razonamiento en el cual se fundamentaron.

Podríamos concluir que algunos grupos de elementos contienen subgrupos de elementos que deben incluirse en el archivo, así como otros que no. En ese caso, debemos dividir este grupo de elementos y separar los que deben incluirse de los que deben rechazarse, creando dos o más grupos de elementos nuevos, según corresponda. Estos cambios deben reflejarse en el inventario de identificación.

Documentos antes de organizar el archivo, imagen compartida por CONAVIGUA, organización asociada a GIJTR en Guatemala

Como resultado del proceso de selección, cada grupo debe marcarse como “seleccionado para su inclusión” o “rechazado”, en cuyo caso puede eliminarse del inventario y del resto del material de origen. Alternativamente, también se puede introducir una categoría de grupos de elementos seleccionados para “inclusión potencial”, si corresponde. Luego se debe crear una columna adicional en el inventario de identificación y se debe marcar cada elemento, en función de su evaluación en el proceso de selección.

Prioritization

El material seleccionado para la preservación no se puede procesar y archivar todo a la vez, debido a las limitaciones de recursos, capacidad y tecnología. Además, algunos segmentos del material pueden requerir preservación o digitalización inmediata, por diferentes razones. Por lo tanto, es útil evaluar y categorizar el nivel de prioridad de los diferentes grupos de elementos para su preservación y digitalización. De esta forma, se puede priorizar al material que más urgentemente se necesita conservar y podemos planificar el orden de conservación según el nivel de prioridad de los grupos. Además, esto nos permite planificar cualquier arreglo específico de seguridad, relacionado con el acceso, tecnológico o de otro tipo, que pueda ser necesario para el material priorizado.

Las principales consideraciones en la toma de decisiones sobre priorización incluyen:

1. Estado actual de conservación, es decir, si el material está dañado, en mal estado o podría perderse o destruirse fácilmente.
2. Si existe una necesidad urgente de disponibilidad del material específico, por ejemplo, para fines judiciales o de justicia transicional, o para proporcionar información importante al público o a partes clave interesadas, etc.
3. La organización puede decidir dar prioridad a la preservación de objetos que tienen un valor particular para el archivo, la comunidad o la organización, de acuerdo con los principios rectores.

Sin embargo, las consideraciones específicas para la priorización siempre dependerán del carácter y el contexto de cualquier archivo dado. Dependerán del propósito del archivo, sus objetivos, tamaño, contenido, etc. Por lo tanto, podría y debería haber otros criterios de priorización desarrollados a la medida para cualquier archivo dado.

Manejo de material en mal estado

En los casos en que determinemos que el material de origen contiene elementos o grupos de elementos en muy malas condiciones y necesitan atención urgente, debemos separar y almacenar dicho material de inmediato pero con cuidado. Este podría ser el caso tanto para elementos físicos (por ejemplo, papel con moho) como digitales (como archivos dañados o infectados). Los elementos físicos cuyo estado se diagnostique como muy malo deberán ser puestos, a la mayor brevedad posible, en las mejores condiciones posibles para su posterior conservación, al mismo tiempo que se deberá contener cualquier daño existente.

¡Recomendación de recursos!
Aquí se enumeran un par de recursos útiles que detallan el procedimiento para el cuidado de diferentes tipos de materiales (papel, fotografía, audio, video, etc.) en mal estado de conservación. “Preservación y conservación: Cuidado de las colecciones personales” de las bibliotecas de la Universidad de Emory “Respuesta ante desastres y recuperación” de los Archivos Nacionales

El resultado de la evaluación de priorización debería ser la clasificación de cada grupo del material seleccionado para su conservación en clases de prioridad como, por ejemplo, niveles de prioridad 1, 2 y 3. En consecuencia, se debe agregar una columna adicional al inventario de identificación donde cada grupo de elementos se marque de acuerdo con el nivel de prioridad asignado.

Organización y descripción

Una vez que tenemos un inventario con información básica sobre los grupos de elementos seleccionados para su conservación, podemos proceder a organizar y describir el material. Esta es una acción necesaria para permitir un mayor procesamiento y preservación de archivos, así como para garantizar que el futuro archivo esté estructurado. Esto permite que sea manejable, se pueda buscar en él y, en última instancia, que su contenido sea accesible. Este paso tiene una gran importancia en el proceso, ya que será la base de la estructura de nuestro futuro archivo digital, con repercusiones en todos los aspectos de su desarrollo.

Organización

La organización del material para la preservación digital implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por lo tanto, diseñar su estructura. Esto se hace a nivel de grupos de elementos identificados a través del inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión del material por parte de una organización.

El proceso de organización del material seleccionado significa que todo su contenido se divide en varios grupos fundamentales, cada uno basado en una o más características comunes compartidas por los grupos de elementos que contienen. Estos grupos más genéricos se dividen luego en subgrupos más pequeños de material, y así sucesivamente hasta el nivel de elementos individuales.

¡Recomendación de recursos!

A continuación, le recomendamos que consulte una descripción detallada y muy instructiva del proceso que puede aplicarse fructíferamente a la organización de conjuntos de material no estructurado que figura en una publicación reciente del GIJTR - Archivos Vivos - Una Caja de Herramientas Introductoria para las Organizaciones de la Sociedad Civil en la Creación de Archivos Orales de Derechos Humanos ...

Los grupos de material más genéricos a menudo se denominan “colecciones” o, en términos estrictamente de archivo, “fondos”. Cada colección se divide en “series”, que pueden contener elementos individuales, así como “subseries” y “carpetas” (a veces también denominadas “archivos”): unidades de estructura subordinadas más pequeñas que luego también contienen elementos individuales. Véase la figura 6.

Figura 6. Diagrama que muestra la estructura de un archivo

Este proceso de agrupar, ordenar y diseñar la estructura del material, que en términos de archivo se conoce como “arreglo”, no puede llevarse a cabo siguiendo un manual de instrucciones como si fuera un libro de cocina. Requiere análisis y consideración del material y el contexto en el que fue creado, descubierto o recibido. El objetivo es idear una estructura y un orden que conserve tanto como sea posible el contexto original del material, incluida la información y el significado contenidos en las relaciones originales entre grupos de material. Para lograr esto, la regla general de archivo es ordenar el material con respecto a su “procedencia” (es decir, origen o creador) y su “orden original”. Esto significa reflejar, o seguir en la mayor medida posible, la estructura y el orden que ya está contenido en el material mismo. La presunción aquí es que existe una lógica y un orden obvios o subyacentes para la organización de cualquier grupo dado de material seleccionado para archivar, y que en el proceso de organización del material de origen podemos identificar o descubrir esta lógica y luego replicarla.

Sin embargo, este enfoque es aplicable solo en los casos en que existe un orden y una estructura claros o perceptibles en el material. A menudo, este no es el caso de las OSC que buscan crear archivos digitales de diversos materiales relacionados con violaciones de derechos humanos. Por el contrario, si bien algunos segmentos del material con el que trabajan las OSC pueden estar estructurados y ordenados, por lo general habrá secciones más grandes que lo estén solo parcialmente o de manera inconsistente, o que no tengan ningún orden.

En tales casos, no debemos intentar preservar el “caos original” que se encuentra en el material. Más bien, debemos proceder a organizarlo de la manera que mejor facilite su uso y manejo, confiando a su vez en el análisis del material mismo. Esto se puede hacer ideando varios criterios posibles para agrupar el material, por ejemplo, en función de su autor, la función que cumplió, la acción de la que formó parte o algo similar. Estos criterios iniciales pueden probarse luego aplicándolos a una muestra del material. En función de los comentarios de este proceso piloto, mediante el cual eventualmente identificaremos los criterios que mejor se adapten al material en cuestión y permitan desarrollar una estructura distintiva de colecciones y series en las que todos los grupos de elementos se puedan ubicar lógicamente, podemos modificar aún más los criterios de prueba.

El resultado de este ejercicio será una estructura de archivo de colecciones, series y, si corresponde, subseries y carpetas, en las que todos los grupos de elementos identificados se puedan agregar de manera lógica y significativa. Esta estructura de archivo se puede representar visualmente a través de un árbol jerárquico o un esquema similar.

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Para completar esta etapa necesitamos revisar el inventario de identificación y convertirlo en una tabla que refleje la estructura de archivo recién desarrollada, así sus elementos (colecciones, series, subseries y carpetas) se podrán convertir en la unidad principal de análisis. Se proporciona un ejemplo en la Figura 7.

Esta tabla de la estructura del archivo será una herramienta necesaria para los próximos pasos en el procesamiento archivístico del material de origen, así como para el desarrollo posterior del plan general y la finalización de la etapa de planificación y organización.

Colección Tema Tipo Formato Cantidad o Tamaño Condición Ubicación Colección 1 Serie 1 Serie 2 Subserie 1 Subserie 2 Serie 3 Figura 7. Tabla de estructura del archivo con colecciones, series, subseries y carpetas como unidades de análisis.

Descripción

Ahora que hemos organizado nuestro material de archivo, necesitamos describir su contenido de una manera que permita a cualquier persona buscar, ubicar y acceder a los elementos de la colección. La descripción del material de archivo también permite su adecuada conservación y guía a los futuros usuarios al proporcionar información contextual importante. Además, permite establecer conexiones entre elementos, incluso de diferentes series. En pocas palabras, sin una descripción, un archivo sería más bien una especie de almacenamiento, en el cual eventualmente sería imposible encontrar o administrar el contenido.

La primera decisión que debe tomar una organización en este punto es si el archivo necesitará (y si es factible que pueda) incluir una descripción de cada elemento individual, o si, en su lugar, se describirá el contenido en el nivel de grupos de elementos, es decir, carpetas o superior.

Para el proceso anterior, es necesaria la descripción básica de cada elemento del material y, como mínimo, la identificación de cada elemento con un número único. Para el material creado digitalmente, esto se puede lograr fácilmente mediante un software (que se indicará más adelante), mientras que para el material físico necesitamos revisar cada elemento individual manualmente e identificarlo. Es preferible una descripción más detallada de cada elemento del contenido, ya que permite buscarlo y ubicarlo más fácilmente. Asimismo, proporciona más detalles y contexto, lo que mejora significativamente la conservación y el acceso futuros. Sin embargo, esto podría no ser siempre posible, a pesar de que esos beneficios potenciales son una preocupación esencial para los archivos de derechos humanos.

El material de origen podría contener una cantidad extremadamente grande de elementos, por lo cual sería imposible describir cada uno de ellos; o la organización podría ser incapaz de recaudar los fondos y recursos necesarios; o podría haber una falta de tiempo por la urgencia de proceder rápidamente por razones de seguridad o conservación. Cualquiera que sea el caso, se debe tomar una decisión sopesando cuidadosamente los beneficios por un lado (en términos de acceso mejorado y conservación) y las desventajas por el otro (incluyendo la viabilidad, el tiempo y los recursos necesarios).

La misma compensación se aplica a la segunda decisión principal que debemos tomar en esta etapa, que es con cuánto detalle y con cuántos elementos queremos describir nuestro contenido, teniendo en cuenta nuestras limitaciones prácticas. Incluir más elementos de descripción nos permitirá brindar un mejor acceso y una orientación más contextual a los usuarios, pero también requerirá más tiempo y recursos. Una vez más, cada organización debe seleccionar los elementos de descripción en función de las circunstancias individuales: tamaño y características de su material de archivo, tipo de acceso que debe proporcionar y capacidades organizativas.

Los elementos de la descripción archivística, también conocidos como “descriptores”, proporcionan datos sobre la ubicación en la estructura del archivo, las características físicas y técnicas, el contenido informativo y la función o finalidad de los elementos archivísticos. Existen diferentes grupos de dichos descriptores, siendo los más relevantes: descriptores generales, de contenido y técnicos.

Los descriptores generales registran información que identifica y ubica elementos, carpetas, subseries o series dentro del archivo, como por ejemplo:

• Un código o número único
• Serie/subserie/carpeta
• Título, autor, fecha de creación

Los descriptores de contenido registran la información contenida en un elemento, carpeta, subserie o serie, en categorías como:

• Tema
• Ubicación
• Tiempo
• Actores

Los descriptores técnicos registran las características físicas y técnicas de un elemento, carpeta, subserie o serie, tales como:

• Ubicación de almacenamiento
• Medios de almacenamiento
• Estado de conservación
• Formato, volumen

También hay muchos otros posibles descriptores, algunos de uso generalizado, otros específicos para un archivo determinado. Cada archivo seleccionará los que mejor se adapten a las necesidades de su material, teniendo en cuenta sus principios rectores.

Para los archivos de derechos humanos de las OSC, un conjunto particularmente importante de descriptores es el que registra información privada, sensible o confidencial presente en el contenido del archivo. Es esencial que un archivo de derechos humanos esté al tanto de cualquier material protegido legalmente o de otro modo, para que pueda administrarse adecuadamente y controlar el acceso a él.

¡Alerta estándar!

Al diseñar estas descripciones, así como al seleccionar y formular los descriptores de nuestro archivo, debemos confiar en los estándares e instrumentos de archivo ampliamente aceptados y utilizados que pueden ayudarnos en este proceso. El estándar recomendado para la descripción de archivos es “ISAD(G), desarrollado por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por su sigla en inglés), que también tiene su aplicación diseñada específicamente para archivos de derechos humanos. También hay otras normas pertinentes que podrían utilizarse.

Nuestra tarea en este punto es analizar y revisar el contenido y su contexto, con el fin de describir, al nivel que seleccionamos, elementos, carpetas, subseries o series, en relación con cada uno de los descriptores seleccionados. Luego registramos estas descripciones en la tabla de estructura del archivo que creamos en el paso anterior.

Con esto hemos completado la fase de organización del procesamiento de archivo de nuestro invaluable material para su preservación. Ahora debemos abandonar el refugio seguro de los procedimientos de archivo estandarizados y establecidos y adentrarnos en los mares inquietos del archivo digital, donde las tecnologías en constante cambio están, para bien o para mal, inseparablemente entrelazadas con los procesos de archivo.

El primer paso en este viaje es la selección del marco de software y hardware de nuestro futuro archivo digital: el sistema de archivo digital.

Sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital es una infraestructura tecnológica de archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su objetivo principal y metas, así como sostener sus principios generales. Por lo tanto, la selección de un sistema de archivo digital debe integrarse en la etapa de planificación del desarrollo de un archivo digital como su elemento esencial.

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¿Qué es un sistema de archivo digital?

El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido invaluable que estamos preservando permanezca sin cambios y accesible en el futuro. Esto se puede lograr implementando un marco tecnológico adecuado y sostenible, un sistema de archivo digital, para nuestro archivo digital.

Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que administran bases de datos y medios de almacenamiento. Una base de datos almacena información sobre el archivo y su contenido en una colección organizada. Cualquier tabla, como el inventario que creamos en el paso anterior, podría verse como una forma de base de datos rudimentaria que contiene información sobre un archivo. Una herramienta de software de archivo permite entonces la gestión de una serie de tales bases de datos, su contenido y las relaciones entre ellas. El software de archivo también sirve como interfaz entre las bases de datos contenidas en el sistema de archivo digital y los usuarios del sistema. Nos permite en la práctica, por ejemplo, agregar grupos de elementos a nuestro inventario o crear una nueva subserie.

Las bases de datos y las herramientas de software se fusionan y constituyen el principal componente de software del sistema: un software de archivo digital que nos permite administrar una colección organizada de información sobre el material de archivo.

Sin embargo, el material de archivo digital en sí se encuentra en medios de almacenamiento, generalmente diferentes dispositivos físicos que pueden almacenar, retener y hacer que los datos de archivo digital estén disponibles para su recuperación. Algunos ejemplos más conocidos de medios de almacenamiento incluyen una unidad de disco duro, una memoria flash y los DVD. Hasta hace poco, el contenido digital se almacenaba solo en piezas individuales de diferentes tipos de medios de almacenamiento, como un solo disco duro o CD. Sin embargo, en las últimas dos décadas surgieron dos nuevas formas de medios de almacenamiento: sistemas de almacenamiento basados en servidores y almacenamiento en la nube.

Un almacenamiento basado en servidor suele encontrarse en las instalaciones del archivo. Es un sistema de múltiples medios de almacenamiento, contenido dentro de un servidor que brinda protección adicional y nos permite recuperar nuestros datos en caso de falla. Su configuración y gestión requieren conocimientos avanzados de TI.

El almacenamiento en la nube es, en esencia, un almacenamiento en un servidor subcontratado, un servicio comercial que proporciona almacenamiento en línea y acceso a nuestros datos. Es importante comprender que cuando almacenamos nuestros datos en la llamada “nube”, en realidad se almacenan en un sistema basado en un servidor a gran escala de una empresa que contratamos para este servicio.

Funciones del sistema de archivo digital

Los componentes de software y hardware de un sistema de archivo digital funcionan juntos para permitir el desempeño de las funciones clave de un archivo digital. Estos incluyen el almacenamiento, la copia de seguridad, la preservación, el mantenimiento de la integridad y la autenticidad, la protección, el suministro de acceso, la gestión y, finalmente, la migración de datos de archivo. Como apoyo, y para complementar estas funciones principales, un sistema de archivo digital debe permitirnos realizar una amplia gama de tareas y acciones específicas (por ejemplo, verificar datos en busca de errores, restaurar datos perdidos de una copia de seguridad, restringir el acceso a datos confidenciales, entre otros).

Dado que un sistema de archivo digital desempeña un papel tan esencial, es fundamental seleccionar soluciones de software y hardware que satisfagan adecuadamente las necesidades específicas de un archivo determinado, las cuales definen los requerimientos que tendrá el sistema de archivo digital.

Estos requerimientos son siempre específicos para cualquier archivo dado. Al definirlos, debemos relacionarlos con los principios generales del archivo: su propósito, objetivo, metas y responsabilidades. Asimismo, debemos considerar los aspectos prácticos, logísticos y relacionados con los recursos del sistema de archivo digital que elegimos implementar, así como las capacidades actuales y potenciales de nuestra organización para respaldarlo. La figura 8 muestra una lista de algunos de los aspectos de nuestro archivo que requieren consideración y análisis al seleccionar un sistema de archivo digital.

Contenidos y normas Administración y recursos Acceso, Uso, Seguridad Aplicación de normas (por ejemplo, de descripción, conservación, seguridad de datos, etc.) Volumen de material que debe conservarse Cuánto tiempo debe conservarse el material en el archivo digital Normas: descripción, conservación, seguridad de los datos, etc. - deben aplicarse Cómo habrá que gestionar y administrar el archivo digital Si es necesario registrar la cadena de custodia del material Recursos financieros, técnicos, humanos y de otro tipo necesarios para la adquisición de software de archivo digital, medios de almacenamiento y mantenimiento Modos en los que se accederá al material del archivo digital y se utilizará, y por qué grupos de usuarios Los usos previstos del material de archivo Preocupaciones específicas sobre la seguridad de los datos Figura 8. Consideraciones en la selección de un sistema de archivo digital

Responder por escrito a estos y otros puntos que pueden ser pertinentes para un archivo concreto nos dará una visión general de sus necesidades específicas. Estos pueden extrapolarse luego a nuestros requisitos principales para un sistema de archivo digital. Al seleccionar componentes para nuestro sistema de archivo digital, buscaremos soluciones que, en la medida de lo posible, cumplan con estos requisitos.

El proceso de selección de los componentes de software y hardware del sistema de archivo digital debe registrarse y documentarse, en términos de análisis y razonamiento en cuales que se basa. La documentación del proceso facilita futuras modificaciones, actualizaciones y eventuales migraciones de datos a nuevos sistemas de archivo digital.

Proporcionamos listas de ejemplo de los requisitos principales para un software de archivo digital y medios de almacenamiento para un archivo digital de OSC en el Anexo III.

Una vez más, cada archivo deberá incluir sus propias listas de requisitos personalizadas. Además, estos requisitos principales deberán diseñarse y especificarse más a medida que avance el proceso de selección y se revisen y consideren soluciones concretas de software y medios de almacenamiento.

Selección de software de archivo digital

Las soluciones de software de archivo vienen en diferentes formas y tamaños y hay una amplia gama de opciones disponibles. Las diferentes opciones proporcionan un conjunto diferente de funciones y varían en calidad de rendimiento. También difieren en términos de recursos financieros y humanos, experiencia técnica y capacidades organizacionales que requiere su compra, implementación, mantenimiento y desarrollo.

La distinción clave existe entre las soluciones comerciales de archivo digital vendidas por empresas de software y el software de código abierto, que es desarrollado por comunidades de programadores y, lo que es importante, es de uso gratuito. Ambas opciones tienen sus beneficios y sus desventajas, las cuales deben considerarse cuidadosamente antes de hacer la selección. La lista de requisitos del sistema de archivo digital (consulte el Anexo III) brindará una guía útil en este proceso, ya que los dos tipos diferentes de soluciones de software se pueden evaluar frente a ella.

La distinción clave entre software de archivo digital de código abierto y comercial no es si uno es gratuito y el otro no; más bien, se basan en diferentes metodologías, enfoques y modelos de sostenibilidad, lo que los lleva a tener ventajas en algunas áreas y desventajas en otras.

Documentos antes de organizar el archivo, imagen compartida por FAMDEGUA, organización asociada a GIJTR en Guatemala

En pocas palabras, al seleccionar un tipo de software sobre otro, elegimos entre priorizar la flexibilidad o la usabilidad de nuestro archivo. El software de código abierto es más flexible y permite cambios más rápidos e innovadores en la estructura, los elementos y las funciones del archivo. A su vez, requiere más tiempo, esfuerzo y experiencia para su uso, mantenimiento y desarrollo que una solución comercial.

Otro dilema esencial en este proceso es si seleccionaremos una solución integral, todo en uno, o una solución modular que combina herramientas de software individuales que funcionan juntas en un solo sistema. El primero proporciona todas las funciones de archivo dentro de una solución de software y, por lo general, es más fácil de emplear para la gestión y el uso. El segundo brinda más oportunidades para afinar las funciones del sistema e introducir nuevas opciones o servicios.

Una vez que hemos tomado las decisiones estratégicas sobre si implementaremos un software de archivo digital comercial o uno de código abierto, una solución todo en uno o modular, debemos proceder a seleccionar un producto concreto entre muchos disponibles. Nuestra lista de requisitos servirá nuevamente para identificar los productos que proporcionen el mejor ajuste posible para nuestro archivo digital en términos de funciones, acciones y tareas que debe realizar, al mismo tiempo que sean factibles y sostenibles a la luz de los recursos requeridos.

Es una buena práctica probar, en una muestra de material, varias soluciones de software que se estén considerando. De esta manera, podemos probar su compatibilidad con nuestro archivo y obtener una mejor idea de su apariencia, funcionalidad y eficiencia.

Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.

No es aconsejable aplicar soluciones de software que hayan sido desarrolladas recientemente y, por lo tanto, aún no hayan sido ampliamente aplicadas y probadas. Más bien, debemos optar por una solución probada y ampliamente utilizada, y analizar cuidadosamente la información disponible sobre su rendimiento, evaluaciones y experiencias de usuario. Sería particularmente beneficioso comunicarse e intercambiar experiencias directamente con otras OSC que estén considerando o implementando tales soluciones de software.

Selección de medios de almacenamiento y copia de seguridad

De manera similar a la selección de software de archivo digital, debemos tomar una decisión entre los principales tipos de medios de almacenamiento de archivo y sus respectivas ventajas y desventajas. Los medios de copia de seguridad y almacenamiento más utilizados para archivar incluyen: discos duros externos (HDD, RAID, SSD o almacenamiento flash), discos ópticos (CD, CD-ROM, DVD o Blue-ray), cinta magnética, sistemas de almacenamiento basados en servidor y almacenamiento en la nube.

Al seleccionar medios de almacenamiento, la solución podría involucrar más de un tipo de producto, ya que dicha estrategia mejoraría la seguridad y la copia de seguridad de los datos. Por ejemplo, si los recursos lo permiten, podríamos optar por discos duros externos HDD como medio de almacenamiento principal y utilizar el almacenamiento en la nube en línea como respaldo.

Los diferentes archivos tendrán diferentes prioridades al establecer los criterios de selección. Sin embargo, hay un conjunto de dimensiones que se consideran pertinentes casi de forma universal, que incluye la longevidad, la capacidad, la viabilidad, la obsolescencia, el costo y la susceptibilidad de los medios de almacenamiento. En la publicación de los Archivos Nacionales del Reino Unido “Selección de medios de almacenamiento para la conservación a largo plazo” se proporciona una descripción general útil de estos criterios, junto con otra información pertinente para el proceso de selección de medios de almacenamiento.

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