Principales desafíos para las OSC que crean archivos digitales

El problema con las OSC que construyen archivos digitales es que nunca esperaron convertirse en poseedores de archivos.

Las OSC por lo general no cuentan con los recursos, las capacidades ni la experiencia necesaria para crear archivos digitales. Sin embargo, el valor del material que han recopilado y la necesidad de preservarlo y aprovecharlo es tan alto que las organizaciones a menudo no tendrán más remedio que asumir este papel inesperado de archivistas digitales.

Para muchas OSC, esta puede ser una experiencia desafiante y difícil, ya que el archivo digital es una función compleja y exigente, que requiere importantes recursos humanos, económicos, tecnológicos y de tiempo, algo que las OSC normalmente no tienen en abundancia. Los miembros de las OSC en tal posición a menudo hablan de total frustración y se sienten abrumados por la cantidad y la complejidad de los requisitos relacionados con la creación de un archivo digital adecuado, sin tener los medios idóneos para abordarlos.

El desafío clave en esta fase, así como durante todo el proceso de archivo digital, es persistir a pesar de los obstáculos, no darse por vencido y buscar pacientemente una manera de lidiar con las muchas dificultades que inevitablemente se presentarán en su camino. El santo grial que representa preservar y aprovechar su invaluable material recopilado minuciosamente que de otro modo se perdería sin duda debe superar el alto nivel de dificultad de la tarea misma.

De hecho, hay muchas historias inspiradoras de OSC que enfrentaron desafíos aparentemente insuperables y lograron vencerlos o encontrar la forma de sortearlos, creando finalmente archivos digitales exitosos.

Los desafíos iniciales a los cuales se enfrentará una organización probablemente serán internos, relacionados con la organización misma y su funcionamiento. Esto incluye la frecuente falta de capacidades necesarias para el desarrollo de un archivo digital, incluyendo la experiencia en archivo digital, recursos humanos, medios financieros, equipo necesario, infraestructura y espacio. Pero también existen otras dificultades que a menudo ocurren más adelante en el proceso de desarrollo de un archivo digital.

En relación con las finanzas, las dificultades a menudo implican la falta de interés de los donantes para apoyar el largo y exigente proceso de creación de un archivo digital. Además, la construcción de archivos digitales puede implicar costos inesperados y un progreso más lento de lo esperado, lo cual dificulta aún más la recaudación de los fondos necesarios.

La gestión de las demandas de recursos humanos resulta igualmente desafiante para una organización como la construcción de un archivo digital. En primer lugar, existe la necesidad de aumentar significativamente la cantidad de personal, ya que el archivo digital requiere una fuerza laboral considerable, especialmente en sus primeras fases. Esto significa que una organización necesita adaptarse rápidamente a su nuevo tamaño, lo cual puede ser difícil si el aumento es sustancial. Además, esto a menudo trae consigo una gran fluctuación del personal de archivo con un conocimiento específico, a veces único, de los archivos, lo cual crea dos tipos de dificultades: puede conducir a la pérdida de conocimiento institucional y crea una carga adicional en términos de la necesidad de capacitación constante de los nuevos miembros del personal. Otro reto importante para la mayoría de las organizaciones es obtener y mantener personal con la experiencia necesaria, en el dominio técnico o de archivo, que se necesita durante todo el proceso de creación y desarrollo de un archivo digital.

En aquellos casos donde la creación de un archivo digital implica la digitalización de colecciones de materiales físicos, se presentan desafíos adicionales. Además de obtener el equipo, el software y otras soluciones técnicas necesarias, así como los recursos humanos imprescindibles, una organización también debe abordar el problema de la conservación y el almacenamiento a largo plazo de los materiales físicos originales, lo que puede requerir más recursos, tiempo y pericia.

El rápido ritmo del desarrollo tecnológico y el flujo de soluciones siempre nuevas en el campo del archivo digital presenta otro desafío para las OSC. Puede resultar difícil para una organización seguir las últimas tendencias y soluciones, y aún más obtenerlas y capacitar a su personal para usarlas e implementarlas. Sin embargo, a veces los cambios y actualizaciones son necesarios a medida que los formatos y las tecnologías se vuelven obsoletos. Estos pueden ser desafíos especialmente difíciles para las OSC que desarrollan sus archivos digitales, ya que la migración de datos de archivo o la transición a un nuevo programa o equipo informático requiere recursos financieros, tiempo, mano de obra y experiencia específicas y amplias. Asimismo, muchas organizaciones informan que la falta de una infraestructura de internet adecuada en su país, principalmente una conexión de banda ancha a internet estable, crea desafíos importantes para el desarrollo de sus archivos digitales.

Otra preocupación frecuente de las OSC en relación con el archivo digital es la seguridad del material de archivo digital. Esto se vincula a las amenazas físicas y cibernéticas a la seguridad de los datos, e implica los desafíos de garantizar que los datos sensibles y confidenciales del archivo no se filtren al público o a una persona u organización no autorizada.

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Finalmente, las OSC que crean archivos digitales a menudo informan que un reto importante en el proceso es la falta de experiencia adecuada de una organización. Por lo tanto, las organizaciones necesitan con frecuencia asistencia técnica externa a fin de contar con orientación o tutoría durante todo el proceso. Simultáneamente, las OSC tienen la necesidad de desarrollar sus propias capacidades y aumentar el número de expertos internos y el conocimiento institucional mediante la práctica y la capacitación periódica y específica de sus miembros.

Como si este extenso conjunto de dificultades internas relacionadas con la organización no fuera suficiente, las OSC que desarrollan archivos digitales también suelen enfrentar numerosos desafíos externos. Estos pueden incluir presiones políticas o amenazas de seguridad a la organización o sus archivos por parte de personas y organizaciones que no quieren que el material de archivo se haga público y accesible, o que se utilice en procesos legales. Este suele ser el caso de las OSC que construyen sus archivos digitales en tiempos de conflicto o de un gobierno de régimen violento, o en períodos posteriores a conflictos y dictaduras, en países donde elementos de regímenes anteriores (individuos u organizaciones) conservaron un poder sustancial, así como el control social y de los medios.

A menudo, el trabajo de las organizaciones que documentan los abusos de los derechos humanos es condenado públicamente por los políticos y los medios de comunicación que los apoyan, mientras que sus archivos digitales se proclaman inexactos o falsos. Esto puede generar una percepción pública negativa de una OSC, así como una alienación de su propia comunidad, lo cual compromete el bienestar y la seguridad del personal y puede generar dificultades prácticas para el desarrollo y las operaciones diarias de un archivo.

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Después de leer este hilo extenso, pero incompleto, de dificultades y obstáculos relacionados con el archivo digital para las OSC, se les perdonará si se preguntan por qué alguien desearía traer a su organización todos estos desafíos aparentemente insuperables, y cómo una organización podría vencerlos con éxito.
La respuesta a la primera parte de la pregunta es simple, pero vale la pena repetirla: las dificultades a lo largo del proceso de creación de un archivo digital son muchas y requieren paciencia, perseverancia y disposición para que la organización reciba algunos golpes, mientras que el progreso debe medirse en pequeños pasos. Sin embargo, dado que el objetivo de preservar y, de hecho, dar vida a la memoria es tan importante y valioso, la compensación es clara. Para cualquier OSC con un archivo valioso para preservar, vale la pena realizar este proceso de archivo digital seriamente desafiante.
La respuesta a la segunda parte de la pregunta está contenida en los capítulos siguientes. Allí se abordan los diversos desafíos que enfrentan las OSC en el proceso de archivo digital. El propósito principal de este manual es, como hemos mencionado, ayudar a las organizaciones a abordar estos desafíos, los cuales se analizarán a lo largo de este manual, en el contexto de las etapas específicas del archivo digital con las que están relacionadas en su trabajo diario con archivos digitales.