Vue d’ensemble du manuel

Concepts de base

L’objectif de ce manuel est de fournir un guide didactique et pratique de l’archivage numérique pour les OSC.

L’archivage numérique est le processus de création, de gestion et de développement d’archives numériques. Dans le cadre de ce manuel, les archives numériques sont définies comme des archives qui contiennent du matériel sous forme numérique – y compris des éléments nativement numériques (dès l’origine sur un support numérique) et des versions numérisées de matériel physique original – stocké sur des supports numériques et géré par des outils numériques.

Il est important de souligner, cependant, que les archives numériques sont toujours des archives qui contiennent des documents ou d’autres matériels, bien qu’ils soient sous forme numérique. Ces documents doivent être organisés, décrits, classés, stockés, sauvegardés et rendus accessibles aux utilisateurs. Par conséquent, à bien des égards, elles sont identiques aux archives physiques et nécessitent l’application des mêmes règles, techniques et processus archivistiques. En ce sens, il y a une grande similitude entre les Principes Directeurs, les méthodes et le travail requis pour créer une archive physique et numérique.

Néanmoins, le travail d’archivage impliquant du matériel, des outils et des ressources numériques apporte également de nouvelles exigences, considérations et défis. De la planification des archives et de l’organisation des matériels, jusqu’aux décisions relatives à leur description et à leur classement, en passant par l’utilisation de logiciels spécifiques, la gestion du stockage et la définition des modes d’accès, l’archivage numérique apporte une nouvelle dimension au processus d’archivage. Cela nécessite une approche quelque peu différente et un ensemble supplémentaire de techniques d’archivage. C’est précisément sur ces aspects spécifiques du travail d’archivage numérique que ce manuel est conçu pour décrire, traiter et fournir des conseils.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles ce manuel se concentre spécifiquement sur l’archivage numérique.

Pourquoi un manuel sur l’archivage numérique ?

Les matériels numériques natifs et les documents physiques numérisés sont désormais largement présents dans les archives créées et développées par les OSC qui traitent des violations des droits de l’homme. De plus, il arrive parfois que les matériels d’archives physiques ne puissent être préservés et sécurisés qu’en les numérisant et en intégrant leurs copies numériques dans des archives numériques. Une autre raison qui explique le besoin croissant d’archives numériques est la quantité souvent exponentielle de matériel qui doit être archivé et préservé à long terme. Ainsi, la seule façon possible de le stocker et de le préserver est de le numériser et de créer des archives numériques.

Les archives numériques peuvent considérablement améliorer l’accès interne et externe à leur contenu, ainsi que les possibilités de recherche, d’identification, de gestion, de révision ou de copie de tout élément de la collection. Cela ouvre par ailleurs des horizons totalement nouveaux en termes de potentiel d’utilisation des archives numériques pour sensibiliser, éduquer ou commémorer.

Si nous voulons réussir à préserver la mémoire du passé en créant des archives aujourd’hui, nous devons toujours garder à l’esprit les futurs utilisateurs. Nous devons être conscients que le travail d’archivage et les solutions que nous appliquons doivent être compréhensibles et transférables à ceux qui les utiliseront à l’avenir, afin que nos archives puissent être maintenues à long terme. Pour garantir la pérennité de nos archives, il est nécessaire d’utiliser les outils et ressources numériques dont nous disposons aujourd’hui pour gérer et archiver les matériels d’archives numériques natifs et numérisés.

Pour toutes ces raisons, les OSC qui travaillent avec du matériel sur les violations des droits de l’homme ont un besoin concret et croissant d’informations et de ressources sur l’archivage numérique, y compris un manuel tel que celui-ci. D’une part, l’archivage numérique de ce matériel devient rapidement une nécessité pour ces organisations. D’autre part, les OSC manquent souvent de connaissance et de compétences nécessaires à la création et au développement d’archives numériques et ont besoin de ressources qui leur fourniraient une aide structurée tout au long du processus, ainsi qu’un aperçu des défis, des conseils et des meilleures pratiques. Alors qu’il existe déjà d’excellents manuels traitant des différents aspects de l’archivage physique, il n’existe pas de guide méthodique et pratique destiné aux OSC et traitant de l’ensemble du processus d’archivage numérique.

Cette lacune a été identifiée par l’Initiative mondiale pour la justice, la vérité et la réconciliation (GIJTR) – un consortium de neuf organisations mondiales qui travaillent ensemble pour aider les communautés en conflit ou sortant d’un conflit à créer un avenir juste et pacifique. Pour répondre au besoin croissant des OSC en matière de ressources d’information, de renforcement des capacités et de mise en réseau dans le domaine de l’archivage numérique, cinq organisations – membres du consortium GIJTR – ont lancé, en 2021, le projet « Accompagner les OSC dans le domaine de l’archivage numérique ».

Ce manuel est le résultat de ce projet. Il a été conceptualisé, conçu et développé sur la base des recherches, des échanges et des connaissances recueillies tout au long de ce projet de deux ans. Ce manuel est le fruit de la collaboration et de l’expertise de plus de 40 OSC issues de 24 pays différents qui ont contribué et participé à ce projet.

Contexte du manuel : Projet « Accompagner les OSC dans le domaine de l’archivage numérique »

Le projet « Accompagner les OSC dans le domaine de l’archivage numérique » a été conçu pour aider les acteurs de la société civile à créer et à utiliser des archives numériques afin de soutenir les mécanismes de justice transitionnelle et de faire progresser les objectifs plus larges de la justice transitionnelle que sont l’établissement de la vérité, la justice et la responsabilité, la commémoration et la non-répétition.

Le projet a été mis en œuvre en deux étapes, sur deux ans, par cinq organisations membres du consortium GIJTR. Le Humanitarian Law Centre (HLC) de Serbie, chef de file du projet, et la Coalition internationale des sites de conscience (ICSC) des États- Unis, le Public International Law & Policy Group (PILPG) des États-Unis, le Centre de documentation du Cambodge (DC-Cam) et la Forensic Anthropology Foundation of Guatemala (FAFG) – « Fondation d’anthropologie légiste du Guatemala » en français).

Les objectifs du projet étaient d’améliorer la compréhension et la connaissance des défis, des besoins et des pratiques en matière d’archivage numérique des OSC qui traitent des violations massives des droits de l’homme, de faciliter la mise en réseau et l’échange d’expérience et d’enseignements tirés entre elles, d’accroître leur capacité d’archivage numérique et de développer des ressources pratiques sur l’archivage numérique qui répondent aux besoins variés des OSC.

Pour atteindre ces objectifs, les partenaires de la GIJTR ont conçu et diffusé deux questionnaires : l’un visait à évaluer les besoins et les pratiques en matière d’archivage numérique des OSC qui commencent seulement à développer leurs archives numériques, tandis que l’autre a été élaboré pour recueillir des informations sur les meilleures pratiques, ainsi que sur les défis rencontrés par les OSC qui sont déjà avancées dans le processus d’archivage numérique. Les réponses à ces deux questionnaires, sous forme écrite ou par le biais d’entretiens, ont été recueillies auprès de plus de 40 OSC concernées, réparties sur trois continents – du Japon à la Croatie.

La première phase du projet comprenait également l’organisation d’un dialogue virtuel de trois jours sur les besoins et les meilleures pratiques en matière d’archivage numérique pour les OSC, avec la participation des membres du consortium GIJTR ainsi que de nombreuses organisations qui ont fourni leur contribution par le biais des questionnaires et des entretiens. Lors de cette phase, les partenaires ont également effectué une revue de la littérature existante sur l’archivage numérique pour les OSC. Ils ont rassemblé les ressources pertinentes identifiées et les ont rendues facilement accessibles.

Dans la deuxième phase du projet, en se basant sur l’analyse et les résultats des questionnaires et des entretiens avec les OSC, ainsi que sur les idées recueillies lors des échanges tenus dans le cadre du dialogue virtuel du projet, les membres du consortium GIJTR ont développé un cadre pour ce manuel. Ainsi, les expériences, les pratiques, les défis et les besoins des OSC ayant une expérience pratique de l’archivage numérique constituent le fondement de ce manuel, sa principale source de matériel et d’exemples et ont guidé la sélection des sujets et des questions qui sont abordés ou discutés en détail.

En outre, une version préliminaire de ce manuel a été utilisée par quatre OSC sélectionnées pour guider la mise en œuvre de leurs projets pilotes respectifs en matière d’archivage numérique:

"L’Association des parents et amis des événements du 28 septembre 2009", (AVIPA, Guinée);
"La Coordination nationale des veuves du Guatemala" (CONAVIGUA);
"L’Association des parents de détenus et de disparus du Guatemala" (FAMDEGUA);
"La Commission colombienne de juristes" (CCJ).

Après une période de six mois de mise en œuvre des projets pilotes et l’utilisation de la version préliminaire de ce manuel comme guide, les commentaires de ces organisations ont été intégrés pour améliorer la version définitive du manuel. Ainsi, le manuel est devenu plus utile pour les OSC dans leur travail quotidien d’archivage numérique.

Objectif et structure du manuel

L’objectif de ce manuel est de fournir un guide didactique et pratique sur l’archivage numérique et la création d’archives numériques, en mettant en avant des exemples et les bonnes pratiques recueillis auprès des membres du consortium GIJTR et de ses partenaires. Il est structuré de manière à être utile à un large éventail d’organisations de défense des droits de l’homme, qu’il s’agisse d’organisations qui ne font que commencer ce processus ou d’OSC qui s’efforcent de maintenir et de développer leurs archives numériques.

Ce manuel rassemble les connaissances actuelles des experts et des observations issues de la pratique de l’archivage numérique d’organisations de défense des droits de l’homme du monde entier, en tenant compte de leurs besoins spécifiques, des défis à relever et de meilleures pratiques dans ce domaine. Il s’appuie sur les expériences directes des OSC qui ont participé au projet et ont partagé leurs points de vue par le biais de questionnaires détaillés, d’échanges et de discussions organisés dans le cadre du projet.

Le manuel constitue un guide depuis la décision de créer un Système d’Archivage Numérique jusqu’à son évolution continue, son adaptation et sa maintenance, en passant par sa mise en place et son développement. Les différentes organisations qui liront et utiliseront ce manuel se trouveront à différents stades de leur cycle de vie d’archive numérique. Par conséquent, bien que le manuel soit rédigé pour aider tout au long du cycle de vie, il est également conçu pour permettre l’utilisation de chapitres séparés comme sources autonomes pour informer sur des phases spécifiques du travail d’archivage numérique.