Annexe II

“Comment Organiser des Archives Physiques en 10 Étapes”

Marc Drouin

Introducción

Ce guide présente un processus en dix étapes pour organiser les documents liés aux violations des droits humains et à la justice transitionnelle. Il est destiné aux organisations de la société civile qui ont peu ou pas d’expérience en matière d’archivage, ou qui n’ont jamais tenté de sauvegarder et d’organiser les documents qu’elles ont accumulés au cours de leurs nombreuses années de travail et d’engagement. Les organisations qui disposent déjà d’archives physiques ou numériques auront mené a bien la plupart, sinon la totalité, des suggestions proposées ici. Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Avant de mettre en œuvre les dix étapes, nous recommandons de rassembler les fournitures, l’équipement et le personnel suivants :

• Une équipe de deux ou trois personnes chargées de mener à bien le processus d’archivage
• Des équipements de protection individuelle, comme des blouses ou des chemises à manches longues amples, des masques, des gants en latex ou en coton non pelucheux, des filets à cheveux ou des casquettes
• Des produits de nettoyage pour l’espace de travail
• Un espace de travail sec, propre, lumineux et aéré
• Des tables de travail, chaises et étagères peintes ou en acier inoxydable
• Un ou deux ventilateurs (uniquement si aucune spore n’est visible sur les documents)
• Des boîtes en carton avec couvercles pour organiser et stocker des documents
• Des post-its ou feuilles de papier, ruban adhésif, marqueurs et agrafes en acier inoxydable
• Des chemises cartonnées, format légal
• Des ramettes de papier sans acide aux formats lettre, légal et surdimensionné
• Du ruban sergé d’un centimètre de large (vendu en rouleaux au mètre)
• Des rames d’aggloméré
• Un cutter et/ou des ciseaux et un couteau Exacto
• Une règle en métal ou une équerre en centimètres ou en pouces
• Des clips en plastique
• Des brosses à poils doux et naturels (pas en plastique)
• Un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire pour retirer les agrafes (pas de dégrafeuses)
• Au moins un poste de travail avec un ordinateur contenant Excel

ÉTAPE UN : COMPOSER UNE ÉQUIPE

A partir du moment où une organisation de défense des droits humains prend la décision de créer et de maintenir des archives institutionnelles, une équipe sera chargée d’atteindre ce nouvel objectif. Parce qu’elles contiennent des informations sensibles pouvant compromettre la sécurité des victimes, des témoins et de leurs familles, ainsi que de l’organisation, la protection et la conservation des archives est une responsabilité qui va au- delà de la préservation et de la gestion des documents.

L’équipe des archives pourra donc inclure des membres du conseil d’administration de l’organisation qui fourniront des orientations générales ; des membres du personnel qui assureront l’organisation et la conservation des documents ; et des personnes externes de confiance qui apporteront des contributions techniques et professionnelles spécifiques à mesure que le processus d’archivage progresse. A l’issue du processus d’organisation des documents, l’ensemble de ces personnes assurera la maintenance et l’intégrité des archives à plus long terme.

L’équipe peut varier en nombre, en fonction du budget disponible, de la taille de l’organisation, et du volume de documents à organiser. Dans certains cas, il est possible de nommer une ou deux personnes à la gestion du processus. En consultation continue avec les autres membres de l’organisation, l’équipe prendra des décisions concernant le contenu des archives, l’achat de matériel, et l’embauche de personnel spécialisé, au besoin.

Les organisations aux ressources limitées peuvent rechercher le soutien d’autres organisations ayant une expérience antérieure, ou conclure des accords avec des institutions universitaires pour permettre aux étudiants en archivistique de travailler aux archives en tant que stagiaires. À mesure que les archives se consolident et se développent, l’organisation peut former certains de ses membres pour effectuer des travaux plus spécialisés en matière de gestion et de numérisation finale des archives.

Dans un premier temps, l’équipe mènera un processus de récupération et de sauvegarde des documents qui, faute de ressources, de personnel ou d’espace, ont souvent été stockés de manière improvisée ou désordonnée. L’objectif ici est de constituer une équipe qui a les capacités techniques et la responsabilité éthique de créer et de maintenir les archives.

Objectif : créer et maintenir des archives

L’équipe des archives devra prendre des décisions importantes concernant les critères de sélection ou d’élimination des documents à conserver et à archiver. Bien que les organisations souhaitent souvent conserver tous leurs documents, car ils leur semblent tous précieux, tout conserver n’est souvent pas une solution raisonnable ou durable car les documents pourraient être présents en plusieurs exemplaires ou ne pas fournir d’informations pertinentes sur l’organisation, son histoire ou ses activités. De plus, tout conserver pourrait s’avérer trop coûteux, ou peu pratique du point de vue de l’espace et de l’équipement requis pour le stockage à long terme. Ces décisions importantes doivent être prises par l’équipe chargée de l’organisation et de la maintenance des archives.

ÉTAPE DEUX : TROUVER LES DOCUMENTS

Au fil des ans, les organisations produisent un grand nombre de documents dans le cadre de leurs activités. À mesure que le volume augmente, les documents sont souvent rangés dans des endroits inappropriés pour créer de l’espace pour des documents plus récents qui sont utilisés quotidiennement. Dans de nombreuses organisations, les documents plus anciens sont liés en liasses ou conservés dans des sacs ou des boîtes, puis stockés dans des pièces, des placards ou des espaces de stockage vides où ils sont exposés à l’humidité, à la chaleur et aux animaux nuisibles. Si une organisation déménage ses bureaux, parfois elle emmène ces liasses de documents à leurs nouveaux bureaux, parfois elle les distribue entre les membres de l’organisation, parfois elle les donne à d’autres groupes avec l’espoir qu’un jour ils pourront être organisés et conservés.

Au cours de cette étape, il est important de localiser tous les documents dispersés de l’organisation et de mettre en place un espace approprié pour leur centralisation, leur organisation et leur conservation.

Localiser et centraliser les documents pour les organiser et les archiver

ÉTAPE TROIS : TROUVER UN ESPACE DE TRAVAIL APPROPRIÉ

L’espace de travail doit offrir une protection contre les éléments pour éviter les altérations ou les dommages physiques aux documents. Même si cet espace ne sera pas celui où les archives seront finalement stockées, un espace est nécessaire pour centraliser les documents et commencer à les examiner et à les organiser. Cet espace doit être propre et sec, exempt d’animaux domestiques et nuisibles, et peu fréquenté. C’est là que la première organisation des documents sera effectuée et que le processus d’identification, de nettoyage, d’organisation et de conservation commencera. Idéalement, l’espace doit être bien éclairé et ventilé ; il devrait avoir des tables de travail et des étagères, ainsi que des portes permettant d’en contrôler l’accès.

Travailler dans un espace approprié

Dans les climats très arides, humides ou poussiéreux, nous recommandons d’équiper l’espace de travail de portes et fenêtres hermétiques. Il est important d’éviter les sols en terre battue ou les moquettes car ils peuvent causer des dommages irrémédiables aux documents. Lorsque cela est possible, la couleur du sol devrait permettre de voir facilement les particules de poussière afin qu’un nettoyage régulier et efficace puisse être effectué.

Si la présence de ventilateurs est possible, ceux-ci pourraient assurer une ventilation adéquate de l’espace. Leur utilisation devrait néanmoins être évitée si les documents contiennent des spores ou des champignons car ils pourraient propager les spores dans l’espace, portant ainsi préjudice à la santé du personnel et à l’intégrité des autres documents. Si un climatiseur est utilisé, ce dernier devrait avoir un filtre mécanique pouvant filtrer les particules de poussière et pouvant être changé fréquemment. Enfin, la consommation de nourriture et de boisson dans l’espace de travail doit être interdite pour éviter d’endommager les documents à toutes les étapes de leur manipulation. De plus, les restes de nourriture et de boisson peuvent attirer les insectes susceptibles d’endommager les documents.

Protéger votre espace de travail des éléments

ÉTAPE QUATRE : NE PAS METTRE LES DOCUMENTS À MÊME LE SOL

Dès le départ, il est très important que les documents et autres matériels à organiser ne soient pas directement en contact avec le sol ou les murs. Cela réduit la possibilité de contact avec l’humidité ou la poussière. À très court terme, vous pouvez utiliser des plates-formes préfabriquées, construire des plates-formes de fortune avec des briques et des planches de bois, ou utiliser des plastiques résistants pour recouvrir le sol où les documents seront collectés. A moyen et long terme, l’idéal serait d’acquérir des étagères peintes ou en inox pour assurer la conservation des documents car les matériaux comme le bois peuvent contenir de l’humidité ou des mites, qui sont très nocifs pour tous les documents papier. Cependant, le plus important à ce stade du processus est d’assurer un premier niveau de protection pour les matériaux qui auraient pu subir des conditions de conservation inadaptées.

Élever les documents au-dessus du sol et à l’écart des murs

ÉTAPE CINQ : SE PROCURER DU MATÉRIEL DE BASE

Une fois que l’équipe de travail a localisé un espace approprié pour centraliser les documents à archiver et que les documents sont surélevés au-dessus du sol et à l’écart des murs, les fournitures peuvent être assemblés pour une première organisation. Des tables de travail, des chaises, des étagères et des boîtes en carton ou en plastique doivent être présentes. Elles seront utilisées pour organiser les documents.

Pour les membres de l’équipe chargée des archives, il est également important de se procurer des équipements de protection individuelle, tels que des masques, des blouses ou des chemises à manches longues amples, des gants en latex, des filets à cheveux ou des bonnets, ainsi que des produits de nettoyage et un insecticide pour l’espace occupé.

Un document stocké dans un environnement humide et une température extrême sera probablement infesté de champignons, de moisissure et de parasites, qui détérioreront le document lui-même et menaceront la santé des archivistes. Bien que la protection et la conservation des documents soient importantes, la santé du personnel doit être la priorité absolue avant, pendant et après tout processus d’archivage.

Tables et boîtes pour organiser les documents d’archives

Fournitures utiles pour l’organisation des archives

Équipements de protection individuelle pour les membres de l’équipe

ÉTAPE SIX : DÉFINIR LES CATÉGORIES GÉNÉRALES DES ARCHIVES

Au cours de cette étape, les membres de l’équipe doivent réfléchir sur la façon de regrouper les documents selon des catégories générales de classement. Ces catégories générales devraient être fondées sur la raison de la création des archives, tout en respectant la logique d’origine des documents, c’est-à-dire le premier objectif des archives et leur utilisation antérieure.

L’identification des catégories générales est la clé d’une organisation réussie d’archives. Les catégories générales fournissent une structure initiale pour l’organisation des documents et leur

emplacement dans les archives. Les catégories générales ne seront pas forcément les seules, mais elles lanceront le processus.

Les catégories générales peuvent refléter les axes ou les domaines de travail d’une organisation. Selon l’organisation, il peut y avoir un « Domaine de l’administration et de la coordination », un « Domaine de la communication », un « Domaine de la formation et de l’éducation », un « Domaine de la recherche », un « Domaine juridique », un « Domaine des projets », etc.Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Dans le cadre de leurs activités passées, chacun de ces domaines de travail a créé et utilisé des documents, lesquels doivent être organisés et conservés dans les archives. Pour cette tâche, l’organigramme de l’organisation indiquant ses domaines de travail peut aider à visualiser l’organisation des archives.

Les membres de l’équipe des archives pourraient trouver utile de dessiner un organigramme de l’organisation en commençant par sa création et de montrer comment la structure a changé au fil du temps. Les domaines de travail d’une organisation peuvent fournir les critères nécessaires pour identifier et définir les catégories générales des archives.

Il existe également d’autres catégories générales qui peuvent être utilisées pour organiser les documents, mais les exemples ci-dessous font référence à la structure de l’organisation par domaines de travail pour identifier les catégories générales.

Les catégories générales regroupent les documents qui ont quelque chose en commun. L’objectif de cette étape n’est pas de décrire chaque document, mais de donner à l’ensemble des documents un ordre préliminaire qui facilitera les étapes suivantes du processus.

À ce stade, il est important que l’équipe des archives crée une première liste de catégories générales et que, dans le cadre des étapes suivantes, elle note les différents types de documents qui font partie de chaque catégorie générale.

La feuille de travail illustrée ici est un exemple qui peut être utilisé pour identifier les catégories générales, ainsi que les différents matériels qui en font partie et leur quantité. Une fois les différentes catégories générales des archives définies, elles doivent être compilées sur une liste unique.

ÉTAPE SEPT : ORGANISATION INITIALE DES DOCUMENTS

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

Revisión y clasificación de los documentos

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

A box label can display this information as follows

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

Documentos dañados

Le stockage de documents dans de mauvaises conditions peut entraîner des dommages et la perte d’informations. Par conséquent, chaque document dans les archives doit être manipulé avec le plus grand soin, en tentant compte de son état physique et en recherchant toute indication de dommage ou d’altération. Ces dommages sont généralement de deux types : biologiques ou mécaniques. En général, les dommages sont causés par la lumière, l’humidité et la température ambiante. Par exemple, la lumière peut décolorer les documents et affaiblir les fibres du papier, l’humidité peut créer des points de concentration de poussière et de saleté, et des températures élevées peuvent favoriser la croissance de spores et de champignons ainsi qu’attirer les insectes.

Les dommages biologiques font référence aux organismes vivants qui peuvent détruire des documents, tels que les rongeurs, les insectes, les champignons et les bactéries. Certains d’entre eux, comme les cafards, les vers, les termites et les fourmis, consomment le papier tout en se reproduisant facilement dans des environnements humides et sombres. Leur présence peut être identifiée par de petits trous apparaissant sur les pages ou par des déjections laissées entre les documents. Les spores, les champignons et les bactéries altèrent la texture du papier et l’affaiblissent. Leur présence est détectée par un changement de couleur du papier, telles que des décolorations noires, rougeâtres ou brunes. Pour différencier une tache acide d’une tache fongique, une loupe peut être utilisée. Les champignons sont superposés sur le papier et, dans certains cas, ont des poils.

Les dommages mécaniques font référence à la rupture des fibres de papier ou à l’impact de l’oxydation des éléments métalliques tels que les agrafes, les pinces et les clips. De plus, le durcissement ou la cristallisation du ruban adhésif utilisé pour remettre ensemble les différentes parties d’un morceau de papier déchiré peut déchirer ou tacher le papier. Les articles en plastique, tels que les chemises transparentes ou colorées, endommagent les documents en raison de leur acidité et favorisent l’accumulation de l’humidité. Les dommages mécaniques sont également causés par la tension sur le papier due aux reliures, aux pinces ou aux presses, par exemple dans les classeurs de rangement. Cette tension est mise en évidence par les déchirures, les craquelures et l’affaiblissement du papier.

Au final, les documents endommagés nécessitent une attention particulière. Ils doivent être temporairement conservés dans une boîte étiquetée « Matériels endommagés ». L’étiquette doit également inclure d’autres informations sur la catégorie générale à laquelle ils appartiennent. Toute indication de présence de rongeurs, d’insectes, de champignons ou de bactéries dans les documents indique également la nécessité de fumiger régulièrement l’espace dans lequel ces documents sont stockés et manipulés lorsque le personnel n’est pas présent.7

Une fois les documents examinés et triés en catégories générales, l’équipe des archives disposera de groupes de boîtes correspondant aux catégories générales des archives. Si possible, les boîtes devraient être stockées sur des étagères en acier inoxydable ou en bois peint. Si des étagères de ce type ne sont pas disponibles, les boîtes peuvent être temporairement stockées les unes sur les autres en veillant à ce qu’aucune ne soit en contact direct avec le sol et que le poids des boîtes supérieures n’endommage les boîtes inférieures.

Avant de passer à l’étape suivante, il est impératif que tous les documents d’archives soient d’abord classés en catégories générales. Il est également impératif de ne pas marquer ou écrire directement sur les documents originaux. Vous ne devez pas réparer les déchirures avec du ruban adhésif, ou ajouter des post-its ou autres indicateurs similaires destinés à mettre en évidence des informations ou des documents intéressants. Pour préserver l’intégrité des documents, nous vous recommandons de répertorier les documents présentant un intérêt dans un cahier ou un autre format permettant de les retrouver facilement à l’avenir.

Dans la liste des catégories générales qui a été créée à l’étape précédente, le nombre de boîtes remplies pour chaque catégorie générale est maintenant indiqué, ainsi que le nombre total de boîtes pour toutes les catégories. Si, lors du processus d’examen et de classement, l’équipe a ajouté ou supprimé des catégories générales, il est maintenant temps de mettre à jour la liste des catégories générales et le nombre de boîtes correspondant à chacune d’entre elles.

Organisation préliminaire des archives selon les catégories générales de matériels

Les étagères sur lesquelles sont stockées les archives doivent être éloignées des murs et les documents ne doivent jamais toucher le sol. Cela évitera que toute fuite d’eau dans l’établissement qui proviendrait d’un autre établissement ou tout déversement accidentel n’impacte directement les archives.

ÉTAPE HUIT : IDENTIFIER LES SOUS-CATÉGORIES OU SOUS-SÉRIES DOCUMENTAIRES POUR LES ARCHIVES

Au début de cette étape, l’équipe des archives peut hiérarchiser les catégories générales qu’elle souhaite inventorier et conserver en premier. Par exemple, en raison de considérations juridiques ou d’enquêtes en cours, l’équipe pourrait décider de travailler d’abord avec la catégorie générale « Domaine de la recherche » plutôt qu’avec « Domaine de l’administration et de la coordination ».

Une fois que l’équipe a décidé comment hiérarchiser les catégories générales dans le cadre du processus, elle passera alors à cette étape pour la première catégorie générale et le contenu des boîtes s’y rapportant. Cette première catégorie générale de matériels collectés constitue donc la première série documentaire des archives finales.

Étant donné que vous passerez pas mal de temps sur chaque document de la première catégorie générale ou série documentaire, il est important d’avoir des tables de travail, des chaises et des ventilateurs – à condition que les documents ne présentent ni spore ni champignon – pour assurer une bonne circulation de l’air dans l’espace de travail. Les tables, les chaises et l’espace de travail devraient être nettoyés fréquemment, et les membres de l’équipe devraient utiliser un équipement de protection individuelle, en particulier des gants et des masques, lors de la manipulation de documents dans l’espace de travail. Si des blouses ou des chemises amples sont utilisées comme vêtements de protection, elles doivent être lavées et séchées fréquemment.

L’objectif de cette étape est d’inspecter et de décrire brièvement tous les documents et matériels collectés inclus dans la première catégorie générale ou série documentaire, et de les organiser en sous-catégories ou sous-séries plus spécifiques. Les sous-catégories font généralement référence aux types de documents contenus dans une catégorie générale. Par exemple, dans la catégorie générale du « Domaine de la communication », vous trouverez des communiqués de presse, des enregistrements d’émissions de radio ou de télévision, des photos, des supports de presse, des brochures, des dépliants, des affiches, des publications, des enregistrements vidéo, etc.

Pour mieux organiser les différents documents, ceux-ci peuvent être regroupés en différentes sous-catégories, telles que « Communiqués de presse » au sein de la catégorie générale « Domaine de la communication ». Si la sous-catégorie générale est « Communiqués de presse », ceux-ci peuvent être organisés par ordre chronologique, par année et par mois, en commençant par les communiqués les plus anciens jusqu’aux plus récents, ou par thème, selon les différents sujets des communiqués : organisés par ordre alphabétique par thème, puis par ordre chronologique, par année et par mois.

En prenant comme exemple la catégorie générale « Domaine de la communication », les sous-catégories peuvent être organisées selon les différents types de documents, tels que « Communiqués de presse », « Affiches et dépliants », « Coupures de presse », « Publications », etc. La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires peut être illustrée comme suit :

La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires

Comme l’illustration l’indique, tous les documents relatifs au Domaine de la communication sont regroupés dans une seule catégorie générale, et les sous- catégories, identifiées selon des types ou des fonctions, permettent de mieux les organiser de manière ordonnée et logique.

^{Quelles sont les sous-catégories ?}

Lors de l’ouverture des boîtes de matériels de la première catégorie générale, l’équipe y trouvera différents documents, tels que ceux déjà mentionnés, ainsi que

différents types de matériels tels que des cassettes, des photos, des affiches, etc. Par conséquent, une catégorie générale peut avoir une ou plusieurs catégories secondaires en fonction des types de matériels qu’elle contient. Ceux-ci peuvent être organisés en sous-catégories, et le nombre de sous-catégories dépend de la diversité des documents et du nombre de sous-catégories que l’équipe des archives juge nécessaires pour organiser une catégorie générale.

Ainsi, chaque catégorie générale ou série documentaire est composée d’une ou plusieurs sous-catégories ou sous-séries documentaires. Ceci peut être illustré comme suit :

Sous-série documentaire

Les sous-catégories ou sous-séries sont des regroupements plus petits et plus spécifiques de documents et de matériels. Toutes les catégories générales ou séries ne comprennent pas nécessairement des sous-catégories ou des sous-séries, mais leur utilisation permet une organisation plus détaillée d’une catégorie générale.

Pour faciliter l’identification de sous-catégories, il est important que les membres de l’équipe prêtent attention aux types de documents lorsqu’ils les examinent, notant les caractéristiques les plus frappantes de chacun d’eux. S’ils identifient des sous-catégories au sein d’une catégorie générale et décident de les utiliser, ils placeront chacun des documents de la catégorie générale dans une seule des sous-catégories identifiées. Des boîtes supplémentaires peuvent être utilisées pour séparer les documents et les matériels de chaque sous-catégorie. Une sous-catégorie « Divers » peut également être créée pour tous les documents d’une catégorie générale qui ne correspondent pas à l’une des sous- catégories identifiées par l’équipe.

Organisation des catégories selon les sous-catégories documentaires

Par exemple, au sein de la série documentaire « Domaine de la formation et de l’éducation », des sous-séries telles que « Séminaires », « Ateliers » ou « Écoles de formation » pourraient être créées. La sous-série « Séminaires » pourrait être organisée par ordre chronologique pour chaque séminaire organisé et réalisé, du plus ancien au plus récent, comprenant des documents tels que les annonces et autres moyens de publicité pour l’événement, les listes de participants, tableaux de conférence, notes, procès-verbaux et rapports, ainsi que les budgets, appels d’offres et rapports financiers.

La sous-série de la série « Domaine de la formation et de l’éducation » pourrait également être organisée selon les thèmes enseignés lors des différentes formations, tels que « Droits humains », « Droits des autochtones », « Droits de l’enfant », etc. Cette sous-série contiendrait des documents pour chaque activité dans le cadre de laquelle le sujet a été enseigné, dans l’ordre chronologique du plus ancien au plus récent.

Il appartient à l’équipe des archives de déterminer les sous-séries les plus appropriées pour chaque série documentaire dans les archives. La série et la sous-série sont la base principale du classement organisé des archives finales. À ce stade du processus, la liste des catégories générales devient une liste de séries documentaires, et les sous-séries identifiées par l’équipe y sont ajoutées.

ÉTAPE NEUF : ELABORER DES FICHES D’INVENTAIRE POUR CHAQUE SERIE ET SOUS-SERIE DOCUMENTAIRE

Cette étape consiste à préparer et remplir une fiche d’inventaire (voir exemple ci-dessous) des documents préalablement organisés en séries et sous-séries documentaires. Dans le cadre de cette dernière étape, nous travaillons à nouveau directement avec les séries et sous-séries documentaires, une à la fois, afin de décrire le contenu de chaque document, son état physique de conservation, et sa date de préparation pour bien le situer dans les archives. A ce stade, une place spécifique et définitive est attribuée à chaque document au sein des archives physiques.

Sur les fiches d’inventaire, les caractéristiques de chacun des documents sont indiquées. Le formulaire peut être rempli à la main, sur une feuille de papier divisée en neuf colonnes, ou il peut être rempli directement dans un tableur Excel. Si de nombreuses personnes parcourent les documents et que peu d’ordinateurs sont disponibles, nous vous recommandons d’utiliser des fiches papier pour commencer. Puis un membre de l’équipe pourra saisir les informations des cartes sur un seul tableur Excel.

Peu importe que le processus d’inventaire commence ou se termine avec le tableur Excel, l’important est de toujours conserver au moins deux copies de sauvegarde des données à jour. En cas d’utilisation de fiches papier, nous vous conseillons de conserver les fiches originales, même si leur contenu a été retranscrit dans un tableur Excel.

L’en-tête de la fiche d’inventaire papier indique le nom de l’organisation et la série documentaire en cours de traitement. A ce stade, le processus d’inventaire revient à l’ordre de priorité des séries et sous-séries documentaires qui ont été déterminés lors des étapes précédentes.

A titre d’exemple, les neuf colonnes de la fiche d’inventaire peuvent comporter les informations suivantes :

1. Le numéro de la boîte dans laquelle le document ou le matériel est stocké

2. Le numéro du dossier ou du lot dans lequel se trouve le document

3. La série documentaire à laquelle appartient le document

4. La sous-série documentaire à laquelle appartient le document

5. La date de préparation du document

6. Le type de document, y compris le nombre de pages, au besoin

7. Une brève description ou résumé du contenu du document

8. L’état de conservation du document

9. Des commentaires supplémentaires sur le document

Exemple de fiche d’inventaire manuscrite : FICHE D’INVENTAIRE

Archives historiques du Comité de Derechos Humanos de la Costa

Série documentaire : Domaine de la communication

Boîte	Dossier	Série documentaire	Soussérie documentaire	Date	Type du document	Brève description ou résumé	État de conservation	Commentaires
1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850711	Plainte, 1 page	Enlèvement de trois agriculteurs de la côte	Bon état	Original et une copie
1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850712	Déclaration, 2 pages	Contenu de la rencontre avec le procu- reur général	Bon état	Agrafe rouillée retirée
1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850716	Publicité, 1 page	Appel à manifester- devant le Congrès	Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe	Agrafe rouillée retirée
1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850714	Déclaration, 2 pages	Déclaration des occu- pants de la cathédrale	Mauvais état et deuxième page manquante
2	2	Domaine de la communication	Enregistrements d'actualités	19850815	Cassette vidéo, 14 min.	Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López	Le volume est très faible	Découvrez comment numériser la vidéo
2	3	Domaine de la communication	Entretiens avec des pêcheurs	19850817	Cassette audio, 87 min..	Cas des pêcheurs faisant une descente dans le portqa	Mauvais état, endom- magé par l'humidité	Inaudible

La misma ficha en una hoja Excel:

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Boîte	Dossier	Série documentaire	Soussérie documentaire	Date	Type du document	Brève description ou résumé	État de conservation	Commentaires
2	1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850711	Plainte, 1 page	Enlèvement de trois agriculteurs de la côte	Bon état	Original et une copie
3	1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850712	Déclaration, 2 pages	Contenu de la rencontre avec le procureur général	Bon état	Agrafe rouillée retirée
4	1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850716	Publicité, 1 page	Appel à manifester devant le Congrès	Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe	Agrafe rouillée retirée
5	1	1	Domaine de la communication	Communiqués de presse	19850714	Déclaration, 2 pages	Déclaration des occupants de la cathédrale	Mauvais état et deuxième page manquante
6	2	2	Domaine de la communication	Enregistrements d'actualités	19850815	Cassette vidéo, 14 min.	Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López	Le volume est très faible	Découvrez comment numériser la vidéo
7	2	3	Domaine de la communication	Entretiens avec des pêcheurs	19850817	Cassette audio, 87 min.	Cas des pêcheurs faisant une descente dans le port	Mauvais état, endommagé par l'humidité	Inaudible

Concernant la colonne « État de conservation », il s’agit simplement de faire une appréciation intuitive de l’état de conservation de chacun des matériels en fonction de son apparence. Certains détails spécifiques peuvent être donnés, tels que « Présence possible de champignon », ou une simple référence à l’état général de la pièce, selon qu’elle est en « Bon état » ou en « Mauvais état ».

Il est important à ce stade de donner un ordre définitif à la série documentaire et que chaque document de chaque sous-série soit situé selon l’ordre décidé par l’équipe, qu’il soit chronologique, thématique ou alphabétique. Pour localiser correctement tel ou tel document à l’avenir, dans son dossier ou son lot, et dans sa boîte, l’organisation finale doit figurer dans l’inventaire. À l’avenir, l’inventaire servira d’outil principal pour vérifier et localiser tout document dans les archives.

ÉTAPE DIX : TRAITEMENT DE BASE POUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS

En contrepartie de l’étape précédente d’inventaire et d’organisation définitive des archives en séries et sous-séries documentaires, dans le cadre de cette dixième et dernière étape du processus, les documents reçoivent un traitement de base en vue d’assurer leur conservation et leur future numérisation.

Nous recommandons d’éteindre les ventilateurs pendant le processus de nettoyage des documents afin de ne pas propager la poussière et la saleté des documents, en particulier les spores ou les champignons. Comme lors des étapes précédentes, le personnel chargé d’effectuer le traitement de conservation doit s’assurer qu’il porte tous les équipements de protection nécessaires.

Dans le cadre de cette étape, tous les éléments métalliques oxydables tels que les agrafes, pinces ou clips sont retirés des documents papier. Les éléments en plastique tels que les chemises ou les enveloppes en acétate doivent également être éliminés. Les agrafes peuvent être retirées avec un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire, en prenant toujours soin de ne pas déchirer le papier et de disposer correctement des éléments métalliques récupérés.

Pour le dégrafage notamment, l’utilisation d’une dégrafeuse est déconseillée car la pince tire les agrafes au lieu de les retirer délicatement, et donc déchire facilement le papier. Avec la spatule de laboratoire, dépliez les deux extrémités de l’agrafe au dos de la feuille, retournez la feuille, et soulevez l’agrafe sans abîmer le document.

Retirer soigneusement tous les éléments métalliques liés aux documents

After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.

Brosser les deux côtés de chaque page

Une fois le document propre, si vous avez besoin d’en reconnecter les pages, nous vous conseillons d’utiliser un clip en plastique–et non pas en métal –et de le placer par-dessus un morceau de papier bond sans acide, de 3 cm sur 6 cm, replié sur les première et dernière pages du document de manière à ce que le clip n’entre pas en contact direct avec l’original. Bien qu’il existe des agrafes en acier inoxydable, elles peuvent être très coûteuses et, lorsque les documents seront numérisés à l’avenir, il sera nécessaire de les retirer à nouveau, compromettant une fois de plus l’intégrité du papier.

Lorsque chaque document d’une sous-série a été situé, il peut être séparé des documents précédents et suivants par une feuille de papier bond sans acide. Dans ce cas, il est inutile de placer un clip en plastique pour maintenir les pages du document ensemble car les documents sont séparés par des feuilles de papier bond, une avant la première page et une après la dernière page.

Par exemple, les communiqués de presse de plusieurs pages de la sous-série « Communiqués de presse », de la série « Domaine de la communication » peuvent avoir une feuille de papier bond entre chacun d’eux. De cette façon, chaque communiqué de presse est séparé sans utiliser de clip en plastique. Plusieurs communiqués de presse, classés par ordre chronologique par date, peuvent être regroupés en lots. Vous pouvez placer un morceau d’aggloméré ou de carton d’affichage sur le dessus du lot et un autre en dessous, puis chaque lot est ficelé avec du ruban sergé d’un centimètre de large.

Créer des lots de documents organisés chronologiquement

Les matériels autres que les documents papier agrafés, tels que les cahiers, les journaux ou les registres, peuvent être emballés à l’aide de feuilles de papier sans acide, comme illustré ci-dessous :

à l’aide de feuilles de papier sans acide

The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same subseries.

utiliser des chemises de format légal

Remarque : tous les paquets, emballages et chemises en papier doivent être identifiés individuellement au crayon et leurs caractéristiques et leur contenu doivent être consignés sur le formulaire d'inventaire.

De même, les feuilles de papier bond utilisées pour séparer les documents et les panneaux d'aggloméré ou d'affiche utilisés pour protéger les paquets de documents attachés avec du ruban adhésif doivent être de la même taille que les documents originaux.

Identifier chaque dossier avec un numéro séquentiel figurant sur la fiche d’inventaire

Comme mentionné dans le cadre de la septième étape, toutes les notes manuscrites relatives aux documents ne doivent pas apparaître sur les documents originaux, mais sur les feuilles de papier bond sans acide ou sur les dossiers d’archives qui protègent les originaux.

A la fin du processus, tous les documents doivent être conservés dans des boîtes à couvercles identifiées par une étiquette qui indique le nom du fonds d’archives, la série documentaire, la sous-série documentaire, le numéro d’ordre de la boîte, la période couverte par les documents et matériels contenus dans la boîte, une brève description, et l’état général du contenu de la boîte.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des informations devant figurer sur l’étiquette finale d’une boîte :

Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.

Archives organisées

Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.

Enfin, dans la mesure du possible, les conditions ambiantes de la pièce dans laquelle les archives physiques seront conservées doivent être maintenues stables par un contrôle de l’humidité, la lumière directe, la température et la poussière.

La température idéale pour le papier se situe entre 15 et 20 degrés Celsius. L’humidité relative idéale se situe entre 45 % et 60 %, avec une fluctuation journalière maximale de 5 %. L’utilisation d’un hygromètre est recommandée pour effectuer des mesures périodiques de l’humidité relative.

Il est également important d’éviter les variations brusques de température car cela pourrait accélérer la détérioration des documents et des matériels d’archives. Si un climatiseur est installé, par exemple, il doit être maintenu allumé 24h/24 et 7j/7 à la même température. L’allumer et l’éteindre peut provoquer des changements brusques de température susceptibles d’accélérer la détérioration des documents.