Valor del archivo digital para las organizaciones de la sociedad civil

El problema con el material de archivo sobre violaciones masivas de derechos humanos recopilado por la sociedad civil es que nunca fue creado con la intención de ser un archivo.

Las OSC recopilan documentos, fotografías, grabaciones audiovisuales, recortes de prensa, artefactos y otros materiales, no para archivarlos y preservarlos, sino para lograr un impacto concreto en un proceso o evento legal, político o social específico. Una organización podría estar recolectando firmas de ciudadanos que se oponen a una guerra a fin de solicitar al gobierno que detenga el conflicto; o una OSC podría estar recopilando testimonios de sobrevivientes y testigos de crímenes de guerra para proporcionarlos como pruebas en un caso jurídico contra ciertos perpetradores o para obtener reparaciones para las víctimas. En cualquier caso, el enfoque de los activistas de las OSC que trabajan en tiempos de conflicto o de un régimen violento no será, muy probablemente, identificar y enumerar cada elemento y describir, organizar y estructurar cuidadosamente el material recopilado. Más bien, las OSC se enfrentan a eventos abrumadores, haciendo todo lo posible para seguir trabajando y recopilar la mayor cantidad de material posible.

Las OSC recopilan datos sobre una amplia gama de violaciones de derechos humanos, incluyendo asesinatos, desapariciones, encarcelamientos, tortura, delitos de género y muchos otros. Estos registros a menudo se complementan con documentos relacionados con publicaciones relevantes, estudios, documentación sobre eventos políticos y públicos, percepción pública sobre diversos temas, datos sobre impactos sociales y económicos de regímenes autoritarios y conflictos armados. Además, estos materiales pueden incluir registros de actividades de diferentes grupos políticos, sociales o armados, así como OSC.

Otros tipos de datos incluyen documentos relacionados con procesos de consolidación de la paz y justicia transicional, como procedimientos judiciales, sesiones de esclarecimiento de la verdad, prácticas conmemorativas y programas de reparación. Estos registros también pueden incluir declaraciones de sobrevivientes, testigos o familiares de víctimas, diversos documentos judiciales, análisis, informes de prensa, fotografías y material audiovisual, así como elementos y artefactos como materiales de campaña, diarios, dibujos, cartas y otros elementos similares.

Como resultado del contexto y la forma en que las OSC las recopilaron, estas colecciones a menudo se pueden encontrar como grupos de material no estructurado, tal vez como pilas de carpetas con documentos en papel o grupos de archivos audiovisuales sin marcar. El tamaño real de la colección puede no estar claro, junto con las categorías y tipos de material que contiene. A veces, dicho material puede correr peligro de degradación física u otros tipos de daños.

Sin embargo, a medida que crece la cantidad de material recopilado, junto con la necesidad de buscarlo y acceder a él, se vuelve cada vez más claro que la colección, además de su propósito operativo, ha ganado valor histórico, legal y social. Este suele ser el caso una vez que un conflicto o régimen violento ha concluido y esa sociedad inicia procesos de justicia transicional. Las colecciones de archivos de las OSC se pueden utilizar para lograr la rendición de cuentas, apoyar programas de reparación, desarrollar iniciativas de conmemoración, así como diseñar recursos educativos.

Para las OSC que han recopilado u obtenido colecciones tan valiosas de materiales que son, en términos de archivo, indefinidos, desorganizados y, por lo tanto, inutilizables, la transformación de estas colecciones en colecciones de archivo adecuadas, utilizables y sostenibles se convierte en una necesidad. Cuando estos archivos contienen material físico que necesita ser digitalizado, creado digitalmente o ambos, lograrlo requerirá que una organización se embarque en el proceso de archivo digital.

La creación de un archivo digitalpuede garantizar la conservación a largo plazo del material recopilado, especialmente si podría estar en riesgo. Al digitalizar colecciones físicas, estamos creando copias que se pueden conservar de forma sostenible independientemente del elemento original y su estado. Además, tanto para los elementos físicos digitalizados como para los archivos nacidos en formato digital, la creación de un archivo digital nos permite garantizar que haya suficientes copias de seguridad del material de archivo, y que se almacenen y sean fácilmente localizables para garantizar su seguridad y resiliencia. De esta manera, el archivo digital nos permite recuperar el contenido del archivo, incluso en aquellos casos en que el material de la colección principal se haya perdido, corrompido o destruido.

Más allá de la mera preservación, la creación de un archivo digital permite una mejora sustancial en términos de gestión y operación del contenido, así como para la identificación, búsqueda, ubicación y acceso a sus elementos individuales. Cuando se trata de la gestión de contenido, el archivo digital marca un verdadero “punto de inflexión” en términos de la cantidad y el alcance de las mejoras que permite. Empezando por lo obvio, en lugar de revisar estantes o cajas, el archivista puede hacer clic en una base de datos y mover un elemento de una colección a otra, o cambiar su nombre o descripción. El contenido puede enumerarse, revisarse, recuperarse, copiarse o revisarse en busca de errores. Prácticamente cualquier acción de archivo puede realizarse de manera más fácil y eficiente. Un beneficio adicional importante de los archivos digitales es que permiten registrar cada acción realizada en cualquier elemento del archivo. Por lo tanto, además del elemento en sí, el registro completo de las acciones realizadas sobre él también se registra y conserva. Esto es importante para determinar la cadena de custodia de un elemento y, por lo tanto, es de particular relevancia para garantizar la credibilidad del contenido del archivo.

Imagen compartida por FAMDEGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.

Una ventaja igualmente significativa de los archivos digitales, en particular para las OSC que trabajan con material de archivo sobre violaciones de los derechos humanos, son las inmensas mejoras que aportan al potencial de acceso externo a los archivos, su divulgación y uso en la educación, así como su influencia en varios procesos de justicia transicional. Los archivos digitales que contienen material público no confidencial pueden ser fácilmente accesibles en línea para cualquier persona, en cualquier parte del mundo. No solo el mero acceso al material, sino también la calidad de ese acceso mejora sustancialmente, pues los archivos digitales permiten una búsqueda significativa de contenido utilizando varios criterios; revisión y análisis de grupos seleccionados de elementos; acceso y uso simultáneo de material por múltiples usuarios, y copia de archivos individuales por parte de usuarios externos.

Tal calidad y experiencia democratizadas y mejoradas de acceso y uso del material de archivo digital permite su uso más extenso y variado, no solo por usuarios externos sino también por las OSC que crean y poseen esos archivos. Esto se debe a que el material archivado digitalmente puede estar disponible de manera eficiente y en una variedad de formatos, ser presentado al público o utilizado para la producción de contenido, la educación y muchos otros fines. Las OSC pueden concientizar sobre sus archivos y, por lo tanto, ampliar su visibilidad, alcance, influencia e impacto.

Los archivos digitales creados durante una época de conflicto o un gobierno de régimen violento se pueden utilizar para las iniciativas para lograr la paz, para apoyar a las víctimas y a los posibles objetivos de la violencia, así como para mejorar los procesos democráticos. Más a menudo, los archivos digitales se desarrollan y aprovechan en períodos posconflicto y postautoritarios, como herramientas importantes para los procesos de justicia transicional, ya que se emplean para informar y enseñar sobre el pasado violento, luchar contra la impunidad, así como respaldar programas de búsqueda de la verdad, de conmemoración y reparación. Esto a menudo incluye el desarrollo de programas y recursos educativos, el establecimiento de museos y centros de documentación, así como el apoyo a proyectos destinados a mejorar los derechos de las víctimas o avanzar en los procesos de reconciliación. Los archivos digitales también se utilizan para investigaciones académicas, reportajes de los medios y proyectos artísticos que abordan el pasado violento.

Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.

Estos diversos usos de los archivos digitales pueden y están siendo implementados no solo por las propias OSC, sino también por otros usuarios externos: grupos de víctimas, medios de comunicación, profesionales del derecho, académicos, artistas, etc. Los archivos digitales agilizan el acceso y permiten una mayor visibilidad de su contenido. De este modo, se crea un efecto multiplicador que amplía significativamente el alcance de los archivos digitales, aumenta el ámbito de su uso, el número y el alcance de sus usuarios y, en última instancia, fortalece su impacto general.