Annexe I
EXEMPLE FICTIF DES PRINCIPES DIRECTEURS D’UNE ARCHIVE DES DROITS DE L’HOMME
| PRINCIPE DIRECTEUR N° 1 – DÉCLARATION DE MISSION |
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Description :
Le premier principe directeur doit clairement indiquer les principales raisons pour lesquelles nous créons les archives numériques et l’objectif de ces archives. Le but devrait refléter les besoins organisationnels et communautaires qui ont suscité la création de l’archive numérique.
La déclaration d’objectif doit être brève et précise, avec une ou deux phrases simples.
Les OSC de défense des droits de l’homme citent généralement deux objectifs principaux pour la création d’archives numériques : la conservation de matériels inestimables sur les violations des droits de l’homme et la facilité d’accès à ces matériels pour un public plus large. Parmi les autres raisons fréquentes qui motivent la création d’archives numériques, on trouve des raisons juridiques, éducatives, de recherche, de plaidoyer, de commémoration et d’autres fonctions, souvent liées aux processus de justice transitionnelle.
Exemple
Nous collectons, préservons numériquement et sauvegardons les matériels relatifs aux violations des droits de l’homme commises en Géorgie pour les sauver de la destruction et des dégradations et les rendre accessibles au public en Géorgie et dans le monde entier.
| PRINCIPE DIRECTEUR N° 2 – BUTS, OBJECTIFS ET BÉNÉFICIAIRES |
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Description
Le Principe Directeur 2 définit de manière plus concrète les objectifs de l’archive et les bénéficiaires attendus de son contenu.
La « finalité » – fait référence à la fonction plus large que l’archive est destinée à remplir pour sa communauté, des groupes spécifiques ou pour la société dans son ensemble – est un élément clé de la présentation des bénéfices sociaux que l’archive vise à apporter. Il peut y avoir de un à plusieurs finalités de l’archive, qui doivent être clairement énoncées et définies.
Les objectifs doivent spécifier les types de projets et de résultats éducatifs, universitaires, médiatiques, juridiques ou autres que les archives aspirent à soutenir et à rendre possibles. S’il est important d’énoncer et de souligner tous les principaux objectifs des archives, la liste ne doit pas être trop longue. Les buts pourraient également inclure des exemples de produits concrets, d’événements ou d’actions que l’archive vise à produire et à créer.
Les finalités et les buts de l’archive sont axés sur un ou plusieurs groupes, organisations ou communautés – les bénéficiaires de l’archive. Les bénéficiaires comprennent les utilisateurs de l’archive ainsi que d’autres groupes qui bénéficient positivement de son travail et des services qu’elle offre, tels que les victimes et leurs familles, les professionnels du droit, les enseignants, les étudiants, les journalistes et d’autres personnes. Les organisations peuvent également en bénéficier, par exemple une commission de vérité qui se base sur le contenu des archives pour son travail, ou d’autres OSC qui défendent les droits de l’homme. Exemple Finalité
Faciliter les processus de justice transitionnelle relatifs à la gestion des conséquences des violations massives des droits de l’homme commises par les forces de police de l’URSS en Géorgie.
Objectif 1
Promouvoir l’accès et l’utilisation de l’archive numérique par les journalistes, les étudiants, les enseignants, les chercheurs, les artistes et toute autre personne susceptible de l’utiliser dans son travail destiné au public.
Objectif 2
Encourager l’utilisation des Archives Numériques pour le développement d’outils, de ressources de sensibilisation et d’éducation, ainsi que pour la recherche, les médias et les projets artistiques.
Objectif 3
- Encourager l’utilisation des Archives Numériques pour le développement d’outils, de ressources de sensibilisation et d’éducation, ainsi que pour la recherche, les médias et les projets artistiques.
Bénéficiaires
Les principaux groupes bénéficiaires sont les suivants:
• Les utilisateurs des archives
• Les victimes et leurs familles
• Les institutions étatiques chargées de traiter l’héritage de la violence de masse pendant la période de l’URSS.
• Autres OSC traitant de l’héritage de la violence de masse durant la période de l’URSS.
• Enseignants
• Étudiants
• Historiens
• Autres chercheurs universitaires et non-universitaires
| PRINCIPE DIRECTEUR N° 3 : PORTÉE DU CONTENU |
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Description
Le Principe Directeur 3 détermine les matériels qui doivent être inclus dans l’archive, nous permettant ainsi de concentrer notre temps et nos ressources sur les éléments les plus pertinents et importants. Il nous guide également dans la prise de décision concernant les éléments qui ne doivent pas être inclus dans l’archive numérique. La portée du contenu devrait définir ce qui doit être inclus dans une archive donnée en fonction des critères les plus pertinents pour son contenu et son contexte spécifique.
Exemple :
Les critères suivants sont généralement importants à inclure pour définir la portée du contenu d’une archive numérique:
• Les types et les formats des éléments (par exemple, documents papier, photographies et matériel multimédia analogique).
• La zone géographique à laquelle les éléments se rapportent et la période de référence (notamment, la République de Géorgie de l’URSS, de 1939 à 1989).
• Les thèmes ou sujets sur lesquels portent les éléments, tels que les violations des droits de l’homme par les représentants des forces de l’ordre de l’URSS.
• Sensibilité, confidentialité et crédibilité du matériel (par exemple, les archives comprendront des matériels sensibles, mais non confidentiels).
| PRINCIPE DIRECTEUR N° 4 – DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉS |
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Le Principe Directeur 4 définit les principales responsabilités pour lesquelles l’archive numérique a été créée et doit s’engager à les maintenir. Ces tâches incluent principalement, bien que pas exclusivement, des responsabilités liées à l’éthique, au droit, à l’accès et à la sécurité des données.
Toutes ces questions sont hautement pertinentes pour les OSC de défense des droits de l’homme. Cela nécessite que l’organisation réexamine régulièrement la Déclaration de responsabilités, la révise ou la développe éventuellement, afin de garantir qu’elle reste complète, à jour et efficace.
Remarque: L’exemple suivant expose les domaines que la Déclaration de responsabilités devrait inclure. En fonction du contenu et du contexte d’une archive numérique spécifique, la Déclaration devrait fournir des considérations et des mesures concrètes que l’archive numérique devra prendre pour respecter ces responsabilités. À mesure que l’archive se développe, il sera possible de définir ses responsabilités de manière plus concrète et détaillée.
Exemple
Le centre d’archivage numérique prendra toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que son travail est aligné sur les responsabilités suivantes :
• Protection de la confidentialité des données
• Respect de la propriété intellectuelle et des droits d’auteur,
• Gestion fiable et confidentielle des données sensibles, ou de données qui requièrent une telle approche.
• Le contrôle de l’accès et de la diffusion du contenu des archives
• Protéger les données contre les dommages, la perte ou l’accès non autorisé
• Afin de maintenir la crédibilité et l’intégrité des données, y compris par le contrôle de la chaîne de surveillance.
| PRINCIPE DIRECTEUR N° 5 : DÉCLARATION DE MISE EN ŒUVRE |
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Le Principe Directeur n° 5 répond à la question : « Comment » les autres principes seront atteints et réalisés ? La déclaration de mise en œuvre doit couvrir trois aspects principaux pour assurer la réussite et la durabilité d’une archive numérique : les ressources, l’organisation et la technologie.
Le communiqué doit traiter en termes généraux de ces domaines, en présentant les principales considérations et approches. Des décisions opérationnelles plus précises seront prises par le biais de plans de mise en œuvre, qui seront élaborés tout au long du processus pour traiter des éléments spécifiques de la mise en œuvre.
Sans prendre en compte et gérer chacune de ces composantes, il est impossible de conserver des archives numériques. Ces trois éléments doivent être pris en compte conjointement afin d’assurer un développement viable et la pérennité d’une archive numérique. Il est important de trouver un bon équilibre entre la technologie, les personnes, le financement et les pratiques organisationnelles.
Exemple
Remarque: Cet exemple liste les domaines que la déclaration de mise en œuvre devrait inclure. Les informations sur chacun de ces domaines doivent être fournies en fonction des caractéristiques spécifiques des archives en question.
Ces archives numériques fonctionnent sur la base d’une planification précise des ressources et des exigences nécessaires à leur développement, à leur exploitation et à leur maintenance continue. Les plans prévoient une évaluation des coûts ainsi qu’un calendrier pour l’acquisition et la mise en œuvre de ces ressources. La construction de ces archives numériques repose sur l’ensemble de l’organisation : direction, service informatique, collecteurs de fonds, chefs de projet, chercheurs sur le terrain, service communication, etc. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et coordonnés les uns avec les autres, dans le but d’atteindre un objectif commun.
Les éléments technologiques de ces archives numériques comprennent le matériel, les logiciels et les environnements sécurisés nécessaires à la création, au développement, à la gestion, à la maintenance et à l’accès à ces archives numériques. Ces dernières comprendront des mesures visant à garantir qu’elles sont toujours prêtes à répondre de manière adéquate aux développements technologiques en constante évolution.
Ressources
● • Les types de ressources nécessaires : financières, humaines, organisationnelles et techniques
• Estimation des besoins pour chaque type de ressources nécessaires lors des phases initiales du développement d’une archive numérique pour assurer une maintenance à long terme
• Un aperçu des modes et des approches par lesquels l’organisation obtiendra de manière durable chaque type de ressources nécessaires, ainsi que sur quelle période de temps.
• Pour les ressources qui ne peuvent être obtenues, l’organisation indique des moyens alternatifs pour garantir que les objectifs du processus d’archivage numérique sont atteints, soit en identifiant des solutions différentes, soit en redéfinissant des objectifs qui pourront être atteints.
Organisation
● • L’engagement à élaborer des plans spécifiques et opportuns pour les domaines clés du développement, de la maintenance et de la transformation continue des archives.
• La mise en place de procédures et de flux de travail pour garantir la bonne exécution des fonctions clés et le respect des responsabilités propres aux archives numériques
• Élaboration d’un document de référence et d’une base de connaissances pour les décisions clés et les opérations générales de l’archive numérique en vue de son développement futur
• S’assurer que le personnel dispose de la formation et de l’expertise nécessaires pour renforcer les capacités de l’organisation, tout en recrutant des experts externes pertinents lorsque cela est nécessaire.
• Identifier les risques et les approches permettant de les maîtriser
• Répartir clairement les rôles et les responsabilités, au sein de l’organisation et auprès des acteurs extérieurs
Technologie
• La sélection, l’installation, la maintenance et la transformation en temps voulu du Système d’Archivage Numérique
• La sélection, l’installation, la maintenance et la transformation en temps voulu du système de stockage et de sauvegarde
• L’utilisation de logiciels et d’outils d’archivage appropriés, y compris pour les actions de préservation.
• L’utilisation d’outils et de solutions pour la sécurité des données et des archives, afin de prévenir les fuites, les dommages ou les pertes de données.
• L’utilisation de technologies en ligne, de logiciels et d’outils nécessaires pour fournir au grand public et aux utilisateurs individuels un accès sécurisé et approprié aux différents segments des archives.