Capítulo Cero

¿Qué es el archivo de una organización de la sociedad civil?

Para las organizaciones de la sociedad civil pensar en el archivo puede parecer un ejercicio técnico y lejano. Sin embargo, volver sobre lo que se ha producido por año permite por una parte revisitar sus procesos de trabajo, reconocer el valor del mismo y entender que, muchas veces sin quererlo, han constituido un archivo o fondo documental propio. Además, emprender este trabajo se hace necesario como base para facilitar el acceso y la consulta y revisar el estado conservación de los documentos, así como es la oportunidad para pensar en la seguridad de la información, las copias y la preservación a largo plazo.

El trabajo de organización de los documentos, su clasificación y disposición para la consulta es además la base que posibilita la realización de otras iniciativas ya sean ejercicios de divulgación de documentos en acciones para la memoria, el uso de las fuentes para continuar procesos de denuncia y exigencia de verdad, justicia, reparación, y en general tener un acceso fácil a la información para otros trabajos de análisis, informes, investigación, entre otras.

El archivo de una organización está conformado por todos los documentos recibidos y producidos durante su ejercicio. Todas las organizaciones tienen archivos, así estén dispersos y desorganizados, siempre es posible establecer una forma de organización que permita su preservación y acceso.

“Un fondo documental o fondo de archivo comprende la totalidad de la documentación producida, recibida y reunida por una institución o persona en el desarrollo de sus funciones, cualquiera sea su soporte. Cuando nos referimos a un fondo documental, hablamos, por lo general, del archivo de una institución o persona. De esta manera, el nombre de un fondo identifica a su productor” 

Memoria abierta, 2023, pg. 13. El trabajo con los archivos de sociedad civil han ampliado la definición del archivo a otros formatos que son formas de registro de conocimiento y expresión cultural. Los objetos simbólicos como muñecas cosidas, tejidos, mandalas, cerámica, camisetas usadas en movilizaciones, pancartas entre otros, pueden ser incorporados a los inventarios, por ejemplo por medio del registro fotográfico. Su preservación como objetos implica ampliar también la forma de almacenamiento y preservación de los archivos y usar herramienta y conocimientos del mundo de los museos. Por otra parte, las expresiones culturales como danza, teatro, canto, música que son formas de registrar y transmitir saberes y memorias y que sean consideradas parte fundamental de la trayectoria y el contexto de una organización, pueden ser registradas en formatos convencionales (video, audio, transcripción, fotografía) y así ser incorporadas al archivo.

Algunas organizaciones construyen bases de datos para registrar datos de casos de violaciones a derechos humanos y para esto recogen documentación de diferentes tipos, formatos y soportes. En estas organizaciones los documentos son la base del trabajo para el registro de los hechos. Sin embargo, en múltiples ocasiones, la prioridad es el registro, seguimiento e incidencia más que disponer los documentos con una lógica archivística. A largo plazo esto pone en riesgo el acceso y la conservación, por esto se invita a las organizaciones a emprender este tipo de trabajo.

Por otra parte, el mundo digital ha significado una oportunidad importante para la preservación y difusión de información de documentos. Hablar de archivos digitales es hablar de archivos en un formato y soporte que implica unos retos tecnológicos y una oportunidades de copias, difusión y análisis de información. Los documentos digitales pueden ser nativos digitales, es decir creados en un formato digital (texto, imagen, audio) soporte (disco duro externo, disco duro externo, USB, DVD, etc.). Así, al hablar de archivos digitales estamos hablando de una parte del archivo o fondo documental que están en estos formatos y soportes.

La organización cuenta con un archivo o fondo documental que contiene documentos digitales y documentos análogos. Por lo tanto no hay un archivo digital y otro análogo, es el mismo fondo.

Hablar de archivos digitales no debe desviar la mirada del archivo completo. Cada organización tiene un acervo documental que constituye una unidad. Una de las bases principales del trabajo con archivos es la conservación de la integralidad. El ejercicio archivístico es una forma de comprender la información desde su contexto de producción.

Así, en archivos el documento no se entiende de forma individual sino como parte de una lógica de producción. Así, para empezar a trabajar un archivo es necesario entender el acervo en su conjunto y relacionarlo con las actividades y funciones de la organización. Ese camino permite entender el contexto de producción o recepción de un documento.

Esta lógica interna de la organización se llama tabla de clasificación. Con esta tabla que es un ejercicio de categorización de los documentos respetando su proveniencia y orden original (entender con qué lógica se han conservado en un orden específico). Con esta tabla se puede pasar a hacer el inventario general, la descripción detallada del contenido y estado de conservación, y, si es necesario, a digitalizar.

Por esto el trabajo del archivo no puede empezar desde la mirada individual sobre un documento sino sobre grupos de documentos que dan cuenta de acciones de la organización y entender estas acciones nos permite entender el contexto del documento. El contexto del documento aporta una información que enriquece el sentido y comprensión del documento más allá de la información que contiene.

Así que, si te encuentras este manual y quieres digitalizar u organizar tus documentos digitales pero nunca has trabajado el archivo de tu organización, por favor empieza por hacerlo. Así, cuándo quieras abordar una parte de este archivo para digitalizarlo o para organizarlo, podrás ubicar estos documentos dentro de esta lógica general.

Para seguir los pasos para su organización de archivo, vaya a lo siguiente:

Addendum I: “Fictional Example of a Human Rights Archive’s Guiding Principles”

Addendum II: “How to Organize Physical Archives in 10 Steps”