Chapitre zéro

Quelles sont les archives d'une organisation de la société civile?

Pour les organisations de la société civile, la réflexion sur les archives peut sembler un exercice technique et lointain. Pourtant, revenir sur ce qui a été produit chaque année leur permet de revisiter leurs processus de travail, d'en reconnaître la valeur et de comprendre que, souvent sans le vouloir, elles ont créé leurs propres archives ou fonds documentaires. En outre, la réalisation de ce travail est nécessaire comme base pour faciliter l'accès et la consultation, pour revoir l'état de conservation des documents et pour réfléchir à la sécurité de l'information, à la copie et à la conservation à long terme.

L'organisation des documents, leur classification et leur disponibilité pour consultation est également la base qui permet de réaliser d'autres initiatives, telles que des exercices de diffusion de documents dans le cadre d'actions de mémoire, l'utilisation de sources pour poursuivre les processus de dénonciation et de demande de vérité, de justice, de réparation, et en général pour avoir un accès facile à l'information pour d'autres travaux analytiques, des rapports, des recherches, entre autres.

Les archives d'une organisation sont constituées de tous les documents reçus et produits au cours de son travail. Toutes les organisations ont des archives, même si elles sont dispersées et désorganisées, il est toujours possible d'établir une forme d'organisation qui permette de les conserver et d'y accéder.

"Un fonds documentaire ou fonds d'archives comprend l'ensemble de la documentation produite, reçue et rassemblée par une institution ou une personne dans l'exercice de ses fonctions, quel que soit son support. Lorsqu'on parle d'un fonds documentaire, on parle généralement des archives d'une institution ou d'une personne. Ainsi, le nom d'un fonds identifie son producteur"

Memoria Abierta, 2023, p. 13.

Le travail avec les archives de la société civile a élargi la définition de l'archive à d'autres formats qui sont des registres de connaissance et d'expression culturelle. Des objets symboliques tels que des poupées cousues, des tissages, des mandalas, des céramiques, des T-shirts utilisés lors de mobilisations, des banderoles, entre autres, peuvent être incorporés dans des inventaires, par exemple par le biais de documents photographiques. Leur préservation en tant qu'objets implique également d'élargir la forme de stockage et de conservation des archives et d'utiliser des outils et des connaissances issus du monde des musées. D'autre part, les expressions culturelles telles que la danse, le théâtre, le chant et la musique, qui sont des moyens d'enregistrer et de transmettre des connaissances et des souvenirs et sont considérées comme une partie fondamentale de la trajectoire et du contexte d'une organisation, peuvent être enregistrées dans des formats conventionnels (vidéo, audio, transcription, photographie) et donc être incorporées aux archives.

Certaines organisations créent des bases de données pour enregistrer des informations sur les cas de violations des droits de l'homme. À cette fin, elles collectent des documents de différents types, formats et supports, et dans ces organisations, les documents constituent la base de l'enregistrement des faits. Cependant, dans de nombreux cas, la priorité est donnée à l'enregistrement, au suivi et à la défense des droits plutôt qu'à la logique d'archivage des documents. À long terme, cela met en péril l'accès et la préservation, c'est pourquoi les organisations sont encouragées à entreprendre ce type de travail.

D'autre part, le monde numérique a représenté une opportunité importante pour la préservation et la diffusion de l'information documentaire. Parler d'archives numériques, c'est parler de documents dans un format et sur un support qui impliquent des défis technologiques et des opportunités pour la copie, la diffusion et l'analyse de l'information. Les documents numériques peuvent être des natifs numériques, créés dans un format numérique (texte, image, audio) sur un support (disque dur externe, USB, DVD, etc.). Ainsi, lorsque l'on parle d'archives numériques, on parle d'une partie des archives ou de la collection de documents qui se trouve dans ces formats et sur ces supports.

L'organisation possède des archives ou une collection de documents qui contiennent à la fois des documents numériques et analogiques. Il n'y a donc pas d'archives numériques et d'archives analogiques, il s'agit du même fonds.

La référence aux archives numériques ne doit pas détourner notre regard de l'archive complète. Chaque organisation possède un fonds documentaire qui constitue une unité. L'une des principales bases du travail avec les archives est la préservation de l'intégrité. L'exercice archivistique est une manière de comprendre l'information à partir de son contexte de production.

Par conséquent, le document n'est pas compris individuellement mais comme faisant partie d'une logique de production dans les archives. Ainsi, pour commencer à travailler avec des archives, il est nécessaire de comprendre la collection dans son ensemble et de la mettre en relation avec les activités et les fonctions de l'organisation. De cette manière, il est possible de comprendre le contexte dans lequel un document est produit ou reçu.

Cette logique interne de l'organisation est appelée tableau de classement. Avec ce tableau, qui est un exercice de catégorisation des documents en respectant leur origine et leur ordre d'origine (pour comprendre avec quelle logique ils ont été conservés dans un ordre spécifique), on peut réaliser l'inventaire général, la description détaillée du contenu et de l'état de conservation, et, si nécessaire, la numérisation. Ce tableau permet de réaliser l'inventaire général, la description détaillée du contenu et de l'état de conservation et, le cas échéant, la numérisation.

C'est pourquoi le travail d'archivage ne peut pas commencer par un seul document, mais plutôt par des groupes de documents qui rendent compte des actions de l'organisation, et la compréhension de ces actions nous permet de comprendre le contexte du document. Le contexte du document fournit des informations qui enrichissent le sens et la compréhension du document au-delà de l'information qu'il contient.

Ainsi, si vous tombez sur ce manuel et que vous souhaitez numériser ou organiser vos documents numériques, mais que vous n'avez jamais travaillé sur les archives de votre organisation, commencez par le faire. Ensuite, lorsque vous voudrez aborder une partie de ces archives pour les numériser ou les organiser, vous pourrez placer ces documents dans cette logique générale.

Pour suivre les étapes de votre organisation d'archivage, rendez-vous sur le site suivant :

Annexe I: “Exemple Fictif des Principes Directeurs d’une Archive des Droits de L’homme”

Annexe II: “Comment Organiser des Archives Physiques en 10 Étapes”