Primero es necesario identificar los grupos de elementos, lo cual se hace sobre la base de la información y documentación existente sobre el material. Por lo general, una organización ya tendrá algunos resúmenes o listas de diferentes partes del material. Recopilar información de dichos documentos puede ser un buen comienzo, con la ayuda del conocimiento institucional del material y cualquier otra información que tengamos. Esto debe complementarse con la revisión práctica del material, tanto físico, como digital, ya sea revisando cajas y estantes o carpetas contenidas en unidades de almacenamiento digital. En el proceso, debemos notar cualquier grupo adicional o separado de elementos que identifiquemos. Esto nos permitirá crear la lista inicial de grupos de elementos identificados, que luego colocamos en una tabla que podremos llamar “Inventario de identificación” o simplemente “Inventario”. Además de enumerar los grupos de elementos, el inventario debe incluir información sobre el tipo, formato, tamaño, cantidad, condición, ubicación y medio de almacenamiento. En la Figura 3 se proporciona un ejemplo.
| Item groups
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Tema
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Tipo
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Formato
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Cantidad o Tamaño
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Condición
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Ubicación
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| Declaraciones de los testigos
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Desapariciones Forzadas
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Declaraciones
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Copias firmadas en papel de las declaraciones
y grabaciones de audio de la toma de declaraciones
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320 declaraciones en papel
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