Les groupes d’éléments doivent être, en premier lieu, identifiés. Cela se fait sur la base des informations et de la documentation existantes sur le matériel. En général, l’organisation dispose déjà d’une vue d’ensemble ou de listes des différents éléments du matériel. La compilation d’informations à partir de ces documents peut être un bon début, en étant aidée par la connaissance institutionnelle du matériel et toute autre information dont nous disposons. Cette démarche doit être complétée par un examen pratique du matériel, tant physique que numérique, soit en fouillant les boîtes et les étagères, soit en examinant les dossiers contenus dans les unités de stockage numérique. Pendant ce processus, nous devons noter tout groupe d’éléments supplémentaires ou distincts que nous identifions. Cela nous permettra de créer la liste initiale des groupes d’éléments identifiés, que nous pourrons ensuite placer sur une table et appeler « Inventaire d’identification » ou simplement « Inventaire ». Outre la liste des groupes d’éléments, l’inventaire doit également inclure des informations sur le type, le format, la taille, la quantité, l’état, l’emplacement, l’espace de stockage et le support de chaque article. Un exemple est donné dans la figure 3.
| Groupes d’éléments
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Sujet
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Type
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Format
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Quantité et/ou Taille
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Condition
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Emplacement
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| Déclarations de témoins
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Disparitions forcées
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Déclarations
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Copies papier signées des déclara- tions et enregis- trements audio de la prise de déclaration
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320 déclarations sur papier
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