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| Name | Current message text |
|---|---|
| h English (en) | The item groups first need to be identified. This is done based on existing information and documentation about the material. Typically, an organization will already have some overviews or lists of different parts of the material. Compiling information from such documents can be a good start, aided by institutional knowledge of the material and any other information we have. This should be complemented by a hands-on review of the material, both physical and digital, either by going through boxes and shelves or by a review of folders contained in digital storage units. In the process, we should note any additional or separate groups of items we identify. This will allow us to create the initial list of identified item groups, which we can then place on a table and call “Identification Inventory” or simply “Inventory.” In addition to listing the item groups, the Inventory must include information about the type, format, size, amount, condition, location, and storage space/media. An example is provided in Figure 3. {| class="wikitable" |+ ! {| class="wikitable" |Item groups |Subject |Type |Format |Quantity and/or Size |Condition |Location |- |Witness statements |Enforced disappear- ances |Statements |Signed paper copies of statements and audio recordings of statement taking |320 paper statements |
| h Spanish (es) | Primero es necesario identificar los grupos de elementos, lo cual se hace sobre la base de la información y documentación existente sobre el material. Por lo general, una organización ya tendrá algunos resúmenes o listas de diferentes partes del material. Recopilar información de dichos documentos puede ser un buen comienzo, con la ayuda del conocimiento institucional del material y cualquier otra información que tengamos. Esto debe complementarse con la revisión práctica del material, tanto físico, como digital, ya sea revisando cajas y estantes o carpetas contenidas en unidades de almacenamiento digital. En el proceso, debemos notar cualquier grupo adicional o separado de elementos que identifiquemos. Esto nos permitirá crear la lista inicial de grupos de elementos identificados, que luego colocamos en una tabla que podremos llamar “Inventario de identificación” o simplemente “Inventario”. Además de enumerar los grupos de elementos, el inventario debe incluir información sobre el tipo, formato, tamaño, cantidad, condición, ubicación y medio de almacenamiento. En la Figura 3 se proporciona un ejemplo. {| class="wikitable" |+ ! {| class="wikitable" |Item groups |Tema |Tipo |Formato |Cantidad o Tamaño |Condición |Ubicación |- |Declaraciones de los testigos |Desapariciones Forzadas |Declaraciones |Copias firmadas en papel de las declaraciones y grabaciones de audio de la toma de declaraciones |320 declaraciones en papel |
| h French (fr) | Les groupes d’éléments doivent être, en premier lieu, identifiés. Cela se fait sur la base des informations et de la documentation existantes sur le matériel. En général, l’organisation dispose déjà d’une vue d’ensemble ou de listes des différents éléments du matériel. La compilation d’informations à partir de ces documents peut être un bon début, en étant aidée par la connaissance institutionnelle du matériel et toute autre information dont nous disposons. Cette démarche doit être complétée par un examen pratique du matériel, tant physique que numérique, soit en fouillant les boîtes et les étagères, soit en examinant les dossiers contenus dans les unités de stockage numérique. Pendant ce processus, nous devons noter tout groupe d’éléments supplémentaires ou distincts que nous identifions. Cela nous permettra de créer la liste initiale des groupes d’éléments identifiés, que nous pourrons ensuite placer sur une table et appeler « Inventaire d’identification » ou simplement « Inventaire ». Outre la liste des groupes d’éléments, l’inventaire doit également inclure des informations sur le type, le format, la taille, la quantité, l’état, l’emplacement, l’espace de stockage et le support de chaque article. Un exemple est donné dans la figure 3. {| class="wikitable" |+ ! {| class="wikitable" |Groupes d’éléments |Sujet |Type |Format |Quantité et/ou Taille |Condition |Emplacement |- |Déclarations de témoins |Disparitions forcées |Déclarations |Copies papier signées des déclara- tions et enregis- trements audio de la prise de déclaration |320 déclarations sur papier |