Términos y conceptos clave

El esquema de niveles de acceso

El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla.Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.

Enfoque activo y pasivo

A passive access approach would be an archive created with the main goal of long-term preservation of the material for historical, legal, or other reasons. However, most CSOs working with human rights violations archives will likely be taking the other route of an active approach to providing access, which is focused on facilitating and providing as wide access as possible to its users.

El mantenimiento activo

El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.

Un plan de acceso a los archivos

Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.

Colección

Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.

La documentación de datos

La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.

Protección de datos

Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.

La descripción del material de archivo

La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.

Un plan de seguridad para archivos digitales

Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.

Los archivos digitales

Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.

Archivo digital

El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso.

El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.

Un sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.

El nombre de archivo digital

El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.

La ciencia forense digital

La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.

Los sustitutos digitales

Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.

La digitalización

La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.

El flujo de trabajo de digitalización

El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.

Un plan de recuperación en caso de catástrofe

Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.

La fijeza

La fijeza, un elemento crucial en la conservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y usabilidad, se refiere a un estado inalterado o permanente. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo o ha sido alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.

El plan general

El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.

Los principios rectores

Los principios rectores de un archivo digital resumen el razonamiento que subyace a su desarrollo. Exponen por qué es necesario un archivo, quién lo utilizará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades jurídicas y de seguridad y las cuestiones organizativas.

El inventario de identificación

El inventario de identificación es la lista inicial de grupos de artículos que podemos identificar en el material que deseamos archivar digitalmente. Es una tabla que enumera los grupos de artículos identificados e incluye información sobre su tipo, formato, tamaño, cantidad, estado, ubicación y espacio o medio de almacenamiento. El inventario de identificación nos proporciona una visión clara de qué material fuente tenemos, en qué cantidad y en qué formas y formatos.

El ingreso

El ingreso es el proceso de transferencia de elementos digitales al archivo digital, durante el cual los datos, sus metadatos y la documentación de datos se almacenan y se vinculan mutuamente dentro del sistema de archivo digital. Es necesario aplicar un conjunto de acciones de preservación a los contenidos digitales para preparar su ingreso, así como una vez finalizado este. Esto incluye escanear los archivos digitales y las copias de seguridad con software antivirus y comprobar la fijeza, validez y calidad de cada archivo.

El plan de mantenimiento

El plan de mantenimiento se centra en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento. Enumera, describe y programa la ejecución de las actividades de supervisión del mantenimiento y migración. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los periodos de tiempo para las comprobaciones periódicas o los procedimientos concretos, se definen en función de las necesidades de un archivo determinado.

Los archivos maestros

Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización y están pensados para ser conservados a largo plazo sin pérdida de ninguna característica esencial. El número de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y de los usos previstos del sustituto digital. Además de los archivos maestros, también podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo denominados archivos de “acceso” o “servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).

Los metadatos

Los metadatos son las descripciones de los documentos de archivo. Es esencial que los metadatos pertinentes se recopilen y adjunten a los documentos de archivo digitales y se almacenen de forma estructurada y adecuada para su tratamiento informático. Sin los metadatos adjuntos, el material de archivo digital carece de sentido y resulta inutilizable, ya que podríamos ser incapaces de encontrarlo o identificarlo, de comprender qué es, su contexto, historia, creador o su lugar en el archivo. Los documentos de archivo digitales permiten recopilar una serie de metadatos, como las especificaciones técnicas de un archivo digital o información sobre su creación o cualquier acción digital posterior realizada sobre él.

La migración de datos, software y medios de almacenamiento

La migración de datos, software y medios de almacenamiento es un componente esencial del mantenimiento activo de un archivo digital, ya que nos permite preservar nuestros datos de archivo migrándolos a nuevos formatos, software o medios de almacenamiento. La migración debe realizarse a tiempo, de forma sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo normas claras e incluyendo el conjunto de acciones de preservación (comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad) como paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de los ficheros.

El monitoreo

El monitoreo del software de archivo digital y su mejora cuando sea necesario garantiza que siga cumpliendo nuestros requisitos y evita que se quede obsoleto. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, tendremos que encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella.

El monitoreo y conservación de los datos de archivo son acciones que deben realizarse sobre los datos de archivo digitales en la fase de mantenimiento. En esencia, se trata de una continuación del trabajo realizado como parte de la preparación del material digital para la incorporación, incluida la copia de seguridad de los datos, las comprobaciones de los formatos de archivo, la validez, la fijeza y la garantía de calidad. Es necesario planificar y realizar periódicamente acciones de supervisión y preservación para comprobar y corregir cualquier irregularidad o error.

El monitoreo de los soportes de almacenamiento es necesario para detectar a tiempo cualquier error o daño, así como para evitar que se queden obsoletos o anticuados. Con el tiempo, los soportes de almacenamiento pueden volverse inestables y poco fiables y provocar la corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los soportes de almacenamiento tengan un ciclo de vida corto, a veces estimado en sólo tres o cinco años. Esto significa que, transcurrido este periodo, tendremos que encontrar y obtener un nuevo soporte de almacenamiento y migrar nuestros datos a él.

Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)

Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) permiten crear documentos totalmente consultables a partir de archivos de imagen originalmente no aptos para consulta. En esencia, al ejecutar un programa de OCR en la imagen escaneada de un documento, añadimos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro programa pueda leerlo, lo que hace que el documento sea totalmente apto para búsquedas. Esto es esencial para que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo que suele ser uno de los principales objetivos de su digitalización.

La organización

La organización del material de archivo implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por tanto, concebir su estructura. Esto se realiza a nivel de grupos de artículos identificados mediante el inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión que la organización tiene del material.

La estrategia de divulgación

La estrategia de divulgación de un archivo digital describe sus objetivos y beneficiarios y un plan de actividades. Puede ayudar a alcanzar los objetivos de activismo del archivo – informar, educar, sensibilizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o las reparaciones – y también a volverlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia y repercusión en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de atraer a una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a personal experto, usuarios, organizaciones de la sociedad civil y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y necesitan contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital.

Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos

Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos debe contener una evaluación exhaustiva de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo del archivo digital, desglosadas por fases y actividades. Debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas a corto y mediano plazo para el desarrollo del archivo digital (es decir, qué recursos deben obtenerse y en qué plazo). A continuación, debe realizarse una evaluación adicional de los recursos con los que ya cuenta la organización o que puede adquirir con razonable facilidad. A partir de estas evaluaciones, debería elaborarse un plan realista (en cuanto a tiempo y recursos) y factible a fin de obtener los recursos y fondos necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.

La selección y la priorización

La selección y la priorización son procedimientos archivísticos en los cuales tomamos decisiones sobre qué grupos de materiales fuente deben conservarse y durante cuánto tiempo, y cuál debe ser el orden de su conservación.

La protección del sistema

La protección del sistema es la primera función de la seguridad de los datos de un archivo digital, ya que para proteger el contenido, es decir, los datos, primero debemos salvaguardar su repositorio. La protección del sistema incluye la protección contra fallos del sistema, así como la protección del sistema de archivo digital contra actos malintencionados de corrupción o eliminación.

Una tabla de la estructura del archivo

Una tabla de la estructura del archivo es una versión avanzada del inventario de identificación, que refleja una disposición jerárquica de series y colecciones de grupos de artículos. En el cuadro de la estructura del archivo, las principales unidades de análisis (descritas en función de su tamaño, formato, cantidad, etc.) no son sólo los grupos de artículos individuales, sino también las series y colecciones de estos grupos de artículos, ordenados de forma jerárquica. La tabla de la estructura del archivo contiene, por tanto, información sobre nuestro material, metadatos (sobre la estructura del archivo, agrupación de expedientes en colecciones, series, subseries y carpetas), así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que hemos decidido añadir. Se trata de una herramienta necesaria que permite un tratamiento archivístico adecuado del material de partida y la organización y gestión del archivo.

La validación

La validación de los archivos digitales es el proceso de establecer si realmente son lo que creemos que son. Mediante la validación de archivos, comprobamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. De este modo, determinamos si un archivo se ajusta a la especificación de formato de archivo o a las normas que debe seguir un formato de archivo específico como .jpg, .doc. o TIFF.