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13:12, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/99/es (Created page with "5. La fecha de elaboración del documento;")
13:12, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/98/es (Created page with "4. La subserie documental a la que pertenece el documento;")
13:12, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/97/es (Created page with "3. La serie documental a la que pertenece el documento;")
13:12, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/96/es (Created page with "2. El número del fólder tipo expediente o del paquete en el cual se encuentra el documento;")
13:11, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/95/es (Created page with "1. El número de la caja en la cual se guarda el documento o material;")
13:11, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/94/es (Created page with "Como ejemplo, las nueve columnas de la ficha de inventario pueden indicar las siguientes informaciones:")
13:11, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/93/es (Created page with "Como encabezado, la ficha de inventario en papel lleva el nombre de la organización y la serie documental que se está procesando. Aquí, el proceso de inventario retoma el orden de prioridad de las series y subseries documentales que se determinó en las etapas anteriores.")
13:11, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/92/es (Created page with "No importa si se inicia o se termina el proceso de inventario con la hoja Excel, pero sí es importante siempre mantener actualizada al menos dos copias de resguardo de los datos. Si se utilizan fichas de papel, se recomienda resguardar también las fichas originales, aun cuando se haya transcrito sus contenidos en la hoja Excel.")
13:11, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/91/es (Created page with "En las fichas de inventario se indican las características de cada uno de los documentos. La ficha puede llenarse a mano, en una hoja de papel dividida en nueve columnas, o puede completarse directamente en una hoja Excel. Si muchas personas están revisando los documentos y pocas computadoras están disponibles, se recomienda entonces utilizar fichas de papel para empezar. Luego, alguien del equipo puede vaciar la información de las fichas en una sola hoja Excel.")
13:10, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/90/es (Created page with "Esta etapa consiste en elaborar y completar una ficha de inventario (véase el ejemplo más adelante) para los documentos previamente organizados en series y subseries documentales. En esta y la última etapa, se trabaja de nuevo directamente con las series y subseries documentales, una por una, con la finalidad de describir el contenido de cada documento, su estado físico de conservación y su fecha de elaboración para situarlo en su lugar preciso en el archivo. Es en...")
13:10, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/89/es (Created page with "=== NOVENA ETAPA: ELABORACION DE LAS FICHAS DE INVENTARIO PARA CADA SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL ===")
13:09, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/88/es (Created page with "Le corresponde al equipo del archivo determinar las subseries que más convienen para cada serie documental del archivo. Las series y subseries son la base principal para la clasificación ordenada del archivo final. En esta etapa del proceso, la lista de categorías generales se vuelve una lista de series documentales y a esta lista se suman las subseries identificadas por el equipo.")
13:09, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/87/es (Created page with "Las subseries de esta serie “Área de Formación y Educación” también podrían ordenarse según los temas impartidos en los distintos eventos de formación, como “Derechos Humanos”, “Derechos Indígenas”, “Derechos de la Niñez”, etc. Esta subserie llevaría documentos de cada actividad donde se impartió cada uno de estos temas, en orden cronológico, del más antiguo al más reciente.")
13:09, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/86/es (Created page with "Por ejemplo, dentro de la serie documental “Área de Formación y Educación” puede haber subseries como “Seminarios”, “Talleres” o “Escuelas de Formación”. La subserie “Seminarios” podría organizarse en orden cronológico para cada seminario organizado y realizado, desde el más antiguo al más reciente, incluyendo documentos como las convocatorias y otros medios de publicidad para el evento; listas de participantes; ponencias; fotografías; papel...")
13:09, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/85/es (Created page with "Organización de las categorías según subcategorías documentales")
13:08, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/84/es (Created page with "Para facilitar la identificación de las subcategorías, es importante que los miembros del equipo pongan atención en los tipos de documentos cuando los revisan, tomando nota de las características más llamativas de cada uno. Luego, si todo el equipo identifica subcategorías dentro de una categoría general y decide utilizarlas, entonces ubicará cada uno de los documentos de la categoría general en una sola de las subcategorías identificadas. Aquí, se puede utili...")
13:08, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/83/es (Created page with "Las subcategorías o subseries son agrupaciones más pequeñas y específicas de documentos y materiales. No todas las categorías generales o series necesariamente incluyen subcategorías o subseries, pero su utilización permite ordenar aún más una categoría general.")
13:08, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/82/es (Created page with "Subserie documental")
13:07, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/81/es (Created page with "De esta manera, cada categoría general o serie documental está compuesta por una o varias subcategorías o subseries documentales. Eso puede ilustrarse de la siguiente manera:")
13:07, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/80/es (Created page with "diferentes tipos de materiales como casetes, fotografías, afiches, etc. Por lo tanto, una categoría general puede generar una o varias categorías derivadas según los tipos de materiales que contiene. Estos pueden organizarse en subcategorías y la cantidad de subcategorías depende de la diversidad de los materiales y de cuántas subcategorías el equipo del archivo considera necesario para ordenar una categoría general.")
13:07, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/79/es (Created page with "Al abrir las cajas de materiales de la primera categoría general, el equipo encontrará diferentes documentos, como los ya mencionados, así como")
13:07, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/78/es (Created page with "==== <sup>¿Qué son las subcategorías?</sup> ====")
13:06, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/77/es (Created page with "Como indica la ilustración, todos los documentos relacionados con el Área de Comunicaciones están reunidos en una sola categoría general y las subcategorías, identificadas según tipos o funciones, permiten organizarlos mejor, de manera ordenada y lógica.")
13:06, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/76/es (Created page with "La relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales")
13:05, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/75/es (Created page with "Tomando como ejemplo la categoría general “Área de Comunicaciones”, las subcategorías pueden organizarse según los diferentes tipos de documentos, como “Comunicados de Prensa”; “Afiches y Volantes”; “Recortes de Prensa”; “Publicaciones”; etc. En este caso, la relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales puede ilustrarse de la siguiente manera:")
12:58, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/74/es (Created page with "Por ejemplo, en la categoría general conformada por materiales asociados al “Área de Comunicaciones”, se encontrarán comunicados de prensa; grabaciones de programas de radio o de televisión; fotografías; notas de prensa; panfletos, volantes y afiches; publicaciones; video grabaciones; etc.")
12:57, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/73/es (Created page with "El objetivo de esta etapa es inspeccionar y describir brevemente todos los documentos y materiales reunidos que componen la primera categoría general o serie documental y organizarlos según subcategorías o subseries más específicas. Las subcategorías, por lo general, se conforman a partir de los tipos de documentos que contiene una categoría general.")
12:57, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/72/es (Created page with "Como se detendrá cierto tiempo en cada documento de la primera categoría general o serie documental, es importante contar con mesas de trabajo, sillas y ventiladores –en ausencia de esporas y hongos en los documentos– que aseguren una buena circulación del aire en el espacio de trabajo. Las mesas, las sillas y el espacio de trabajo deberán limpiarse frecuentemente y los y las integrantes del equipo deberán utilizar materiales de protección personal cuando manip...")
12:56, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/71/es (Created page with "531x531px")
12:56, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/70/es (Created page with "Cuando el equipo haya decidido el orden prioritario de las categorías generales por procesar, entonces iniciará esta etapa con la primera categoría general y los contenidos del conjunto de sus respectivas cajas. Entonces, esta primera categoría general de materiales reunidos constituye la primera serie documental del archivo final.")
12:56, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/69/es (Created page with "Al inicio de esta etapa, el equipo del archivo puede priorizar las categorías generales que quiere inventariar y conservar primero. Por ejemplo, por consideraciones legales o investigaciones en curso, el equipo puede decidir trabajar primero con la categoría general del “Área de Investigación”, antes que la categoría general de “Administración y Coordinación”.")
12:56, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/68/es (Created page with "=== OCTAVA ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE LAS SUBCATEGORIAS O SUBSERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO ===")
12:54, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/67/es (Created page with "Las estanterías en las que se almacenan los archivos deben estar separadas de las paredes y los documentos almacenados nunca deben tocar el suelo. Esto evita que cualquier filtración de agua en el recinto, proveniente de otro recinto, o algún accidente con líquidos derramados en el suelo afecte directamente a los archivos.")
12:54, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/66/es (Created page with "Organización preliminar del archivo según categorías generales de materiales")
12:53, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/65/es (Created page with "En la lista de categorías generales que se elaboró en la etapa anterior, se indica ahora el número de cajas que se llenaron por cada categoría general y se suma la cantidad total de cajas para todas las categorías juntas. Si, en el proceso de revisión y clasificación, el equipo agregó o quitó categorías generales, entonces este es el momento para actualizar la lista de categorías generales y la cantidad de cajas que corresponde a cada una.")
12:53, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/64/es (Created page with "Previo a seguir con la siguiente etapa, es importante que todos los materiales del archivo se clasifiquen una primera vez en categorías generales. También es importante no escribir directamente encima o marcar los documentos originales, así como no pegar roturas con cinta adhesiva, post-it u otros similares con la intención de resaltar información llamativa o documentos de interés. Para preservar la integridad de los documentos, se recomienda llevar un registro de...")
12:53, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/63/es (Created page with "Al final de esta etapa de revisión y de clasificación según categorías generales, el equipo del archivo tendrá grupos de cajas ordenadas que corresponden a las categorías generales del archivo. Las cajas deben guardarse, de preferencia, en estanterías de madera pintadas o de metal inoxidables. Si estas estanterías no están disponibles, se puede guardar las cajas, temporalmente, unas encima de las otras, teniendo cuidado que ninguna caja este en contacto directo...")
12:39, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/62/es (Created page with "En fin, los documentos dañados necesitan una atención particular. Por el momento, se los aparta en una caja rotulada con la indicación “Materiales dañados”, además de las otras informaciones sobre la categoría general a la que pertenecen. Cualquier indicio de la presencia de roedores, insectos, hongos o bacterias entre los documentos del archivo indica también la necesidad de fumigar regularmente, en ausencia del personal, el espacio donde se almacenan y manip...")
12:38, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/61/es (Created page with "Por otra parte, el daño mecánico se refiere al rompimiento de las fibras del papel o a efectos sobre los documentos como la oxidación de elementos metálicos como grapas, ganchos y clips. Asimismo, el endurecimiento o la cristalización de las cintas adhesivas utilizadas para pegar partes de un folio rasgado pueden romper o manchar el papel. Los elementos de plástico, como las carpetas transparentes o de color, dañan los documentos por su acidez y favorecen la acumu...")
12:38, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/60/es (Created page with "El daño biológico se refiere a los organismos vivos que pueden destruir documentos, como roedores, insectos, hongos y bacterias. Algunos de estos, como cucarachas, gusanos, termitas, comejenes y hormigas, consumen el papel mientras se reproducen fácilmente en ambientes húmedos y oscuros. La presencia de estos puede reconocerse cuando aparecen hoyitos en los folios o por los excrementos de dejen entre los documentos. Las esporas, los hongos y las bacterias, por su par...")
12:37, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/59/es (Created page with "El almacenamiento de documentos en condiciones precarias puede provocar daños que resulten en la pérdida de información. Por lo tanto, hay que manipular todo documento del archivo con mucho cuidado, observando su estado físico y buscando toda indicación de daño o alteración. Este daño suele ser de dos tipos: biológico y mecánico. En general, el daño ocurre por la luz, la humedad y la temperatura. Por ejemplo, la luz puede decolorar los documentos y debilitar l...")
12:37, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/58/es (Created page with "Documentos dañados")
12:37, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/57/es (Created page with "Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.")
12:36, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/56/es (Created page with "487x487px")
12:36, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/55/es (Created page with "Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente coloca...")
12:35, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/54/es (Created page with "Revisión y clasificación de los documentos")
12:35, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/53/es (Created page with "En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos sopo...")
12:35, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/52/es (Created page with "Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.")
12:34, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/51/es (Created page with "839x839px")
12:34, 2 March 2024 DEV talk contribs created page Translations:Addendum II/50/es (Created page with "En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categor...")