Digital Archiving Lifecycle/es

El problema con el archivo digital es que no es realmente un archivo, o al menos no solo es archivar.

El archivo digital es más bien un proceso interminable de transformación del contenido digital que se intenta salvar del olvido y del sistema en el que se conserva.

En ese sentido, el archivo digital se parece mucho a esa famosa frase de la canción “Hotel California”: “Puedes registrarte cuando quieras, pero nunca puedes irte”.

El archivo digital no es un proceso que termine en un punto determinado. Cualquier contenido que ingresemos en un archivo digital, cualquier solución que apliquemos para su almacenamiento, preservación, seguridad o acceso, eventualmente se transformará, los datos migrarán y las tecnologías se reemplazarán.

Para tomar prestada una metáfora: comparemos el archivo digital con el archivo de un objeto, digamos una tablilla de arcilla antigua de 5.000 años. Para preservar ese objeto físico, podemos dejarlo reposar en su espacio de almacenamiento y solo necesitamos asegurarnos de que las condiciones óptimas en las que se almacena no cambien. Lo contrario es cierto con los objetos de archivo digital: para preservarlos, tenemos que modificar continuamente los objetos digitales y su entorno. Debemos migrar datos y transformar el sistema de archivo para evitar que el formato, el almacenamiento, el software u otras tecnologías queden obsoletos.

Por lo tanto, el archivo digital no tiene un punto final; más bien, es un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden una tras otra continuamente, sin un destino final. Por lo tanto, la creación de un archivo digital puede verse solo como el comienzo del proceso, la primera iteración del ciclo, que luego se repetirá mientras queramos preservar el contenido digital del archivo. Para reflejar esta característica fundamentalmente importante del archivo digital, su carácter circular y continuo, el manual aplicará el Modelo de ciclo de vida del archivo digital.

El modelo de ciclo de vida también presenta y destaca de manera útil varias otras características clave de los archivos digitales. Destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. A su vez, el modelo presenta claramente la amplia gama de responsabilidades involucradas en el proceso de archivo digital. Finalmente, el modelo de ciclo de vida deja en claro y destaca el hecho importante de que las decisiones y acciones en cada fase afectan qué se puede hacer y cómo en cada etapa siguiente y en cualquier nueva iteración del proceso.

Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.

Es necesario tener conciencia de las relaciones dinámicas entre todas las fases del archivo digital para tomar decisiones informadas en cada fase, de modo que no limiten las posibilidades de acciones y soluciones en las etapas posteriores.

Cabe decir que no existe un modelo universal para describir el proceso de archivo digital. El modelo aplicado varía según el contenido del archivo, el propósito, los usuarios, así como las políticas y prácticas de la organización de archivo. El modelo de ciclo de vida del archivo digital utilizado en este manual se desarrolló para adaptarse a las necesidades y desafíos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y en parte la estructura del modelo de ciclo de vida DDC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DDC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que participan en el archivo digital.

Este manual aplica un modelo de ciclo de vida simplificado, el cual se enfoca en aspectos clave del proceso para las OSC. Presentado visualmente, el modelo muestra las etapas principales del archivo digital que se suceden en forma de círculo, tal como lo hacen los números en un reloj, con el punto final que marca el comienzo de un nuevo círculo: una nueva iteración ligeramente diferente del proceso. Esto se presenta en la siguiente figura. 

Figura 1. Modelo de ciclo de vida de archivo digital

Figura 1.

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Una vez que se ha identificado una fuerte necesidad de creación de un archivo digital y tomado una firme decisión organizacional para desarrollarlo, el proceso comienza con la etapa de planificación y organización.

Como primer paso, debemos desarrollar un plan general, el cual definirá los principios rectores del archivo y abordará cuestiones clave relacionadas con la organización, la tecnología y los recursos que se encontrarán a lo largo del ciclo de vida del archivo digital. Los principios rectores se definen en función de las respuestas que da la organización a un conjunto de preguntas fundamentales, tales como: ¿qué se debe preservar? ¿Por qué? ¿Quién lo usará y cómo?

El plan general debe complementarse con la creación de un inventario de Identificación, selección, organización y descripción del material que queremos conservar. Esto se debe a que cualquier decisión o acción posterior en el proceso dependerá de la información sobre el formato, la cantidad, el alcance, el tamaño, el tema u otras características del material recopilado para su conservación, así como la capacidad para identificar, administrar y ubicar grupos o elementos individuales.

Para completar esta etapa, necesitaremos planificar, diseñar y seleccionar nuestro futuro sistema de archivo digital: un sistema de gestión de contenido y repositorio digital que albergará nuestro contenido de archivo. Un sistema de archivo digital consta de elementos de hardware y software, los cuales necesitaremos seleccionar cuidadosamente, dado que sus características afectarán otros aspectos importantes de nuestro archivo digital.

La etapa de planificación y organización es la base para la creación de cualquier archivo, incluido uno digital. Da forma a todas las demás etapas y define las decisiones y acciones a tomar en ellas. Los diferentes elementos de la etapa de planificación y organización deberán revisarse, consultarse y modificarse en varios puntos más adelante en el proceso. Finalmente, al cierre del ciclo de vida de un archivo digital, el proceso volverá a esta fase inicial, esta vez para planificar y organizar el desarrollo y la transformación de un archivo digital a través de la siguiente iteración de su ciclo de vida.

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La segunda etapa incluye un grupo de acciones de digitalización, descripción, preparación y preservación, que conducen al proceso de ingreso de nuestro material digital en un sistema de archivo digital. Estas acciones son independientes pero van de la mano, ya que están interrelacionadas y deben estar bien coordinadas. La digitalización de cualquier material físico debe realizarse en sincronización con las decisiones sobre cómo se describirán estos objetos, es decir, qué información o metadatos sobre ellos deben capturarse en el proceso de digitalización. Es similar al material de origen digital, ya que también es necesario seleccionar sus metadatos.

A esto le siguen una serie de acciones para preservar adecuadamente el contenido del archivo, manteniendo su integridad y credibilidad, es decir, asegurando que los objetos no se vean comprometidos y que se registre cualquier cambio realizado en ellos.

El material, tanto digitalizado como creado digitalmente, se inserta luego en el sistema de archivo digital y en los medios de almacenamiento. En este proceso, el contenido y sus descripciones, sus metadatos, se capturan y almacenan en el sistema de archivo digital. A continuación, se realizan comprobaciones adicionales y se crean y almacenan copias de seguridad por separado.

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Proporcionar acceso y seguridad de datos es la tarea principal en la tercera etapa del archivo digital. Estas dos funciones separadas están interrelacionadas y deben mantenerse en equilibrio para lograr el efecto óptimo: se debe proporcionar el acceso más amplio posible, manteniendo la seguridad y protección de los datos. Esto incluye tanto la protección de cualquier dato privado, sensible o protegido por derechos de autor como medidas para garantizar la protección contra daños físicos o ciberamenazas de los datos y los sistemas de almacenamiento.

Proporcionar un acceso más amplio, por ejemplo, haciendo que un archivo digital sea accesible a través de bases de datos abiertas o plataformas en línea, planteará un conjunto adicional de problemas de seguridad de datos, en comparación con proporcionar acceso a un grupo cerrado de usuarios. De manera similar, diferentes elementos en el archivo digital pueden requerir niveles variables de protección y acceso controlado. Por lo tanto, es necesario definir niveles apropiados de acceso para diferentes grupos de usuarios en relación con diferentes partes del archivo.

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El mantenimiento mediante preservación y migraciones domina la cuarta etapa del archivo digital. Una vez que el archivo digital se ha diseñado, configurado, poblado y sus datos se han preservado, asegurado y hecho accesibles, todas estas funciones deben mantenerse y monitorearse. El contenido y el sistema deben administrarse y, eventualmente, migrarse y transformarse.

Es necesario realizar verificaciones regulares de mantenimiento en los datos (para garantizar su integridad y credibilidad continuas, así como la facilidad de uso del formato), en el sistema (para proporcionar seguridad continua y acceso abierto), así como en las tecnologías de hardware y software (para asegurar su correcto funcionamiento y actuar oportunamente cuando sea necesario migrarlos o transformarlos y así evitar que queden obsoletos).

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En este punto, comienza una nueva iteración del proceso de archivo digital.

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