Addendum I/es

EJEMPLO FICTICIO DE LOS PRINCIPIOS RECTORES DE UN ARCHIVO DE DERECHOS HUMANOS

PRINCIPIO RECTOR 1: DECLARACIÓN DEL PROPÓSITO

Descripción

El primer principio rector debe comunicar claramente las razones principales por las cuales estamos construyendo el archivo digital y lo que hará. El propósito debe reflejar las necesidades organizacionales y comunitarias que dan lugar a la su creación.

La declaración del propósito debe ser breve y directa con una o dos oraciones simples.

Las OSC de derechos humanos suelen citar dos propósitos principales para la creación de archivos digitales: la preservación de material invaluable sobre violaciones de derechos humanos y la provisión de un acceso más amplio o más fácil a este. Otras razones frecuentes detrás del desarrollo de un archivo digital incluyen funciones legales, educativas, de investigación, defensa, memorialización, entre otras, a menudo relacionadas con procesos de justicia transicional.

Ejemplo

Recopilamos, preservamos digitalmente y salvaguardamos material relacionado con violaciones de derechos humanos cometidas en Georgia a fin de salvarlos de pérdidas y daños y ponerlos a disposición del público allí y en todo el mundo.

PRINCIPIO RECTOR 2: FINES, METAS Y BENEFICIARIOS

Descripción

El principio rector 2 define en términos más concretos lo que se propone lograr el archivo y quiénes son sus beneficiarios esperados.

La “meta”, que se refiere a una función más amplia que el archivo proporcionará a su comunidad, a grupos específicos o a la sociedad en su conjunto, es delinear los beneficios sociales que el archivo pretende aportar. Puede haber una o varias y deben estar claramente establecidas y definidas.

Los objetivos deben especificar los tipos de proyectos y resultados educativos, académicos, mediáticos, legales o de otro tipo que el archivo busca apoyar y posibilitar. Si bien es importante establecer y delinear todos los objetivos principales del archivo, la lista no debe ser excesiva. Los objetivos también podrían incluir ejemplos de productos, eventos o acciones concretas que el archivo pretende ayudar a producir y crear.

Las metas y objetivos se centran en uno o varios grupos, organizaciones o comunidades: los beneficiarios del archivo. Los beneficiarios incluyen a los usuarios del archivo, así como otros grupos que se ven afectados positivamente por su trabajo y los servicios que brinda. Por ejemplo las víctimas y sus familias, profesionales del derecho, profesores y estudiantes, periodistas y otros. Las organizaciones también pueden ser beneficiarias, como, por ejemplo, una comisión de la verdad que depende del contenido de los archivos para su trabajo u otras OSC de derechos humanos.

Ejemplo

Meta

Facilitar los procesos de justicia transicional vinculados al tratamiento del legado de violaciones masivas de derechos humanos por parte de las fuerzas policiales de la URSS en Georgia.

Objetivo 1

Promover el acceso y el uso del archivo digital por parte de periodistas, estudiantes, profesores, investigadores, artistas y otros que puedan utilizarlo en su trabajo de cara al público.

Objetivo 2

Apoyar el uso del archivo digital para el desarrollo de herramientas y recursos educativos y de divulgación, así como proyectos de investigación, de medios y artísticos.

Objetivo 3

Desarrollar una plataforma en línea que agilice el acceso al archivo digital para el público en general y proporcione un espacio para la publicación y promoción de proyectos, acciones y productos basados en archivos.

Beneficiarios

Los principales grupos de beneficiarios incluyen:

• Usuarios del archivo

• Víctimas y sus familias

• Instituciones estatales que se ocupan del legado de la violencia masiva durante el período de la URSS

• Otras OSC que se ocupan del legado de la violencia masiva durante el período de la URSS

• Profesores

• Estudiantes

• Historiadores

• Otros investigadores académicos y no académicos

PRINCIPIO RECTOR 3: ALCANCE DEL CONTENIDO

Descripción

El principio rector 3 determina qué material se incluirá en el archivo, lo cual nos permite concentrar el tiempo y los recursos en los elementos que resultan más pertinentes e importantes, incluso guiándonos para decidir qué material no debe incluirse en el archivo. El alcance del contenido debe definir lo que debería formar parte de un archivo determinado en función de los criterios que sean más pertinentes para su contenido y contexto específicos.

Ejemplos

Los siguientes son los criterios que suelen ser importantes para ser incluidos en la definición del alcance del contenido de un archivo digital:

• Los tipos y formatos de elementos (por ejemplo: documentos en papel, fotografías y material multimedia analógico).

• El área geográfica a la que se relacionan los elementos y el período de tiempo (por ejemplo: URSS República de Georgia, de 1939 a 1989).

• Los temas sobre los que tratan los elementos (por ejemplo: violaciones de derechos humanos por parte de representantes de las fuerzas policiales de la URSS).

• Sensibilidad, confidencialidad y credibilidad del material (por ejemplo: el archivo incluirá material sensible, pero no confidencial).

PRINCIPIO RECTOR 4: DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDADES

El principio rector 4 define las principales responsabilidades que tiene el archivo digital y para cuyo cumplimiento fue creado. Estos predominantemente, aunque no exclusivamente, incluyen deberes relacionados con la ética, la legalidad, el acceso y la seguridad de los datos.

Todos estos son temas muy pertinentes para las OSC de derechos humanos. Requieren que la organización revise periódicamente la declaración de responsabilidades y la diseñe o revise según sea necesario para garantizar que siga siendo integral, actualizada y eficaz.

Nota: El siguiente ejemplo establece algunas áreas que debe incluir la declaración de responsabilidades. Según el contenido y el contexto de un archivo digital específico, la declaración debería proporcionar consideraciones y medidas concretas que el archivo digital tomará para cumplir con estas responsabilidades. A medida que el archivo se desarrolle con el tiempo, será posible definir sus responsabilidades en términos más concretos y detallados.

Ejemplo

El archivo digital tomará todas las medidas razonables para garantizar que su trabajo esté alineado con las siguientes responsabilidades:

• Protección de la privacidad de los datos

• Respeto de la propiedad intelectual y los derechos de autor

• Gestión confiable y confidencial de datos confidenciales, o datos que de otro modo requieren dicho enfoque

• Control sobre el acceso y difusión del contenido del archivo

• Salvaguarda de los datos de daño, pérdida o acceso no autorizado

• Mantener la credibilidad y la integridad de los datos, incluso mediante el control de la cadena de custodia.

PRINCIPIO RECTOR 5: DECLARACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN

El principio rector 5 responde a la pregunta “cómo” se lograrán y realizarán los demás principios. La declaración de implementación debe cubrir tres aspectos principales de un archivo digital exitoso y sostenible: recursos, organización y tecnología.

La declaración debe tratar estos ámbitos de manera general, exponiendo las consideraciones y enfoques clave. Se diseñarán decisiones operativas más detalladas mediante planes de implementación, que se desarrollarán a lo largo del proceso para abordar elementos específicos de la ejecución.

Sin considerar y mantener cada uno de estos componentes, un archivo digital no puede sostenerse. Estos tres componentes deben analizarse juntos para proporcionar un desarrollo viable y una resiliencia a largo plazo. Es importante que se logre un equilibrio entre la tecnología, las personas, la financiación y las prácticas organizativas.

Ejemplo

Nota: Este ejemplo enumera las áreas que debe incluir la declaración de implementación. Los detalles sobre cada uno de estos dominios deben incluirse en función de las circunstancias específicas del archivo dado.

Este archivo digital opera en base a una planificación avanzada de los recursos y requisitos necesarios para desarrollarlo, poblarlo y mantenerlo continuamente. Los planes incluyen la evaluación de costos y un cronograma en el cual se puedan obtener y poner en práctica estos recursos. La construcción de este archivo digital cuenta con el apoyo de toda la organización: administración, TI, recaudadores de fondos, gerentes de proyectos, investigadores de campo, comunicaciones, etc. Los roles y responsabilidades están claramente definidos y alineados entre sí con el objetivo de lograr el mismo propósito conjunto.

Los elementos tecnológicos de este archivo digital incluyen el hardware, el software y los entornos seguros necesarios para crearlo, desarrollarlo, administrarlo, mantenerlo y proporcionar acceso a él. Este archivo digital desarrollará medidas para garantizar su reparación continua y así responder adecuadamente a los desarrollos tecnológicos en constante cambio.

Recursos

• Tipos de recursos necesarios: financieros, humanos, organizacionales y técnicos.

• Estimación de las necesidades de cada tipo de recurso necesario en las fases iniciales del desarrollo del archivo digital para su mantenimiento a largo plazo.

• Esquema de modos y enfoques mediante los cuales la organización obtendrá de manera sostenible cada tipo de los recursos requeridos y durante qué período de tiempo.

• Para los recursos que no se pueden obtener, la organización establece formas alternativas de garantizar que se logren los objetivos del proceso, ya sea identificando diferentes soluciones o redefiniendo los objetivos que se pueden lograr.

Organización

• Compromiso de ejecutar planes específicos y oportunos para áreas clave del desarrollo, mantenimiento y transformación continua del archivo.

• Establecimiento de procedimientos y flujos de trabajo para asegurar el correcto desempeño de las funciones clave y el cumplimiento de las responsabilidades del archivo digital.

• Documentación de decisiones clave y operaciones generales del archivo digital para crear una referencia y una base de conocimiento para su desarrollo futuro.

• Asegurar la capacitación y experiencia necesarias del personal para desarrlar las capacidades de la organización y asegurar la contratación de expertos externos pertinentes cuando sea necesario.

• Identificar posibles riesgos y luego determinar enfoques sobre cómo podrían mitigarse.

• Clara división de roles y responsabilidades dentro de la organización y en relación con los actores externos.

Tecnología

• Selección, instalación, mantenimiento y transformación oportuna del sistema de archivo digital

• Selección, instalación, mantenimiento y migración oportuna del sistema de almacenamiento y de respaldo

• Utilización de software y herramientas de archivo apropiados, incluso para acciones de preservación

• Uso de herramientas y soluciones de seguridad de datos y archivos para evitar fugas, daños y pérdidas

• Uso de tecnología, software y herramientas en línea necesarios para brindaun acceso seguro y apropiado a diferentes segmentos del archivo para el público en general y usuarios individuales