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Qu’est-ce que les archives d’une organisation de la société civile ?

Pour les organisations de la société civile, penser l’archive peut sembler un exercice technique et lointain. Cependant, revenir sur ce qui a été produit chaque année leur permet de revisiter leurs processus de travail, d’en reconnaître la valeur et de comprendre qu’ils ont souvent involontairement créé leur propre fonds d’archives ou de documentaires. En outre, la réalisation de ce travail est nécessaire pour faciliter l’accès et la consultation et l’examen de l’état de conservation des documents et pour permettre de réfléchir à la sécurité de l’information, aux copies et à la conservation à long terme.

L’organisation des documents, leur classement et leur mise à disposition pour consultation est également la base qui permet de mener à bien d’autres initiatives, telles que des exercices de diffusion de documents dans des actions de mémoire, l’utilisation des sources pour poursuivre les processus de dénonciation et d’exigence de vérité, de justice, de réparation, et en général d’avoir un accès facile à l’information pour d’autres travaux d’analyse, des rapports, des recherches, entre autres.

Les archives d’une organisation sont constituées de l’ensemble des documents reçus et produits au cours de son travail. Toutes les organisations ont des archives, même si elles sont dispersées et désorganisées, il est toujours possible d’établir une forme d’organisation qui permet leur conservation et leur accès.

« Un fonds documentaire ou un fonds d’archives comprend l’ensemble des documents produits, reçus et rassemblés par une institution ou une personne dans l’exercice de ses fonctions, quel qu’en soit le support. Lorsque l’on parle d’un fonds documentaire, on parle généralement des archives d’une institution ou d’une personne. Ainsi, le nom d’un fond identifie son producteur.

Memoria Abierta, 2023, p. 10. 13.

Le travail avec les archives de la société civile a élargi la définition de l’archive à d’autres formats qui sont des registres de connaissances et d’expression culturelle. Des objets symboliques tels que des poupées cousues, des tissages, des mandalas, des céramiques, des T-shirts utilisés dans les mobilisations, des banderoles, entre autres, peuvent être incorporés dans des inventaires, par exemple par le biais de documents photographiques. Leur préservation en tant qu’objets implique également d’élargir la forme de stockage et de conservation des archives et d’utiliser les outils et les connaissances du monde des musées. D’autre part, les expressions culturelles telles que la danse, le théâtre, le chant et la musique, qui sont des moyens d’enregistrement et de transmission des connaissances et des souvenirs et sont considérées comme un élément fondamental de la trajectoire et du contexte d’une organisation, peuvent être enregistrées dans des formats conventionnels (vidéo, audio, transcription, photographie) et ainsi être incorporées dans les archives.

Certaines organisations créent des bases de données pour enregistrer des données sur les cas de violations des droits de l’homme. À cette fin, ils collectent des documents de différents types, formats et supports, et dans ces organisations, les documents constituent la base de l’enregistrement des faits. Cependant, dans de nombreuses occasions, la priorité est l’enregistrement, le suivi et le plaidoyer plutôt que la logique archivistique des documents. À long terme, cela met en péril l’accès et la préservation, c’est pourquoi les organisations sont encouragées à entreprendre ce type de travail.

D’autre part, le monde numérique a représenté une opportunité importante pour la préservation et la diffusion de l’information documentaire. Parler d’archives numériques, c’est parler de documents dans un format et un support qui impliquent des défis technologiques et des opportunités de copie, de diffusion et d’analyse de l’information. Les documents numériques peuvent être des digitales natives, créées dans un support de format numérique (texte, image, audio) (disque dur externe, disque dur externe, USB, DVD, etc.). Ainsi, lorsque nous parlons d’archives numériques, nous parlons d’une partie de l’archive ou de la collection de documents qui se trouve dans ces formats et supports.

L’organisation dispose d’une collection d’archives ou de documents qui contient des documents numériques et analogiques. Par conséquent, il n’y a pas d’archives numériques et d’archives analogiques, et c’est le même fonds.

La référence aux archives numériques ne doit pas détourner notre regard de l’archive complète. Chaque organisme dispose d’un fonds documentaire qui constitue une unité. L’une des principales bases du travail avec les archives est la préservation de l’intégrité. L’exercice d’archivage est un moyen d’appréhender l’information à partir de son contexte de production.

Par conséquent, le document n’est pas compris individuellement mais dans le cadre d’une logique de production dans les archives. Ainsi, pour commencer à travailler avec un service d’archives, il est nécessaire de comprendre la collection dans son ensemble et de la relier aux activités et aux fonctions de l’organisation. De cette façon, il est possible de comprendre le contexte dans lequel un document est produit ou reçu.

Cette logique interne de l’organisation s’appelle une table de classification. Avec ce tableau, qui est un exercice de catégorisation des documents en respectant leur origine et leur ordre d’origine (pour comprendre avec quelle logique ils ont été conservés dans un ordre précis). Avec ce tableau, l’inventaire général, la description détaillée du contenu et de l’état de conservation et, si nécessaire, la numérisation peuvent être effectués.

Pour cette raison, le travail d’archivage ne peut pas commencer avec un seul document, mais plutôt avec des groupes de documents qui rendent compte des actions de l’organisation, et la compréhension de ces actions nous permet de comprendre le contexte du document. Le contexte du document fournit des informations qui enrichissent le sens et la compréhension du document au-delà de l’information qu’il contient.

Donc, si vous tombez sur ce manuel et que vous souhaitez numériser ou organiser vos documents numériques mais que vous n’avez jamais travaillé sur les archives de votre organisation, veuillez commencer par le faire. Ensuite, lorsque vous voudrez approcher une partie de cette archive pour la numériser ou l’organiser, vous pourrez placer ces documents dans cette logique générale.

Pour suivre les étapes de votre organisation d’archivage, rendez-vous sur les rubriques suivantes :

Annexe I: “Exemple Fictif des Principes Directeurs d’une Archive des Droits de L’homme”

Annexe II: “Comment Organiser des Archives Physiques en 10 Étapes”