Glossary of Key Terms and Concepts/es: Difference between revisions

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(Created page with "La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más b...")
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El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.
El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Guiding_Principles"></span>
=== Guiding Principles ===
== Los Principios Rectores ==
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los principios rectores de un archivo digital resumen el razonamiento que subyace a su desarrollo. Exponen por qué es necesario un archivo, quién lo utilizará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades jurídicas y de seguridad y las cuestiones organizativas.
Guiding Principles of a digital archive summarize the reasoning behind its development. They state why an archive is needed, who will be using it and how, and what the expected benefits of its creation and development are. The Guiding Principles also address the required resources and technologies, legal and security-related responsibilities, and organizational matters.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Human_rights_organizations"></span>
=== Human rights organizations ===
=== Organizaciones de derechos humanos ===
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<span id="Human_rights_violations"></span>
=== Human rights violations ===
=== Violaciones de los derechos humanos ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Identification_Inventory"></span>
=== Identification Inventory ===
=== El inventario de identificación ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El inventario de identificación es la lista inicial de grupos de artículos que podemos identificar en el material que deseamos archivar digitalmente. Es una tabla que enumera los grupos de artículos identificados e incluye información sobre su tipo, formato, tamaño, cantidad, estado, ubicación y espacio o medio de almacenamiento. El inventario de identificación nos proporciona una visión clara de qué material fuente tenemos, en qué cantidad y en qué formas y formatos.
Identification Inventory is the initial list of item groups we can identify in the material we wish to digitally archive. It is a table that lists the identified item groups and includes information about their type, format, size, amount, condition, location, and storage space or storage media. The Identification Inventory provides us with a clear overview of what source material we have, in what quantity, and in which shapes and forms.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Indexing"></span>
=== Indexing ===
=== Indexación ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Ingest"></span>
=== Ingest ===
=== El ingreso ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El ingreso es el proceso de transferencia de elementos digitales al archivo digital, durante el cual los datos, sus metadatos y la documentación de datos se almacenan y se vinculan mutuamente dentro del sistema de archivo digital. Es necesario aplicar un conjunto de acciones de preservación a los contenidos digitales para preparar su ingreso, así como una vez finalizado este. Esto incluye escanear los archivos digitales y las copias de seguridad con software antivirus y comprobar la fijeza, validez y calidad de cada archivo.
Ingest is the process of transferring digital items into the digital archive, during which the data, its metadata, and data documentation are stored and mutually linked within the Digital Archiving System. A set of preservation actions needs to be applied to the digital content in preparation for ingest, as well as after it has been finished. This includes scanning the digital files and backup copies with antivirus software and checking each file’s fixity, validity, and quality.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Institutional_knowledge"></span>
=== Institutional knowledge ===
=== Conocimiento institucional ===
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<span id="Integrity"></span>
=== Integrity ===
=== Integridad ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Internet_Infrastructure"></span>
=== Internet Infrastructure ===
=== Infraestructura de Internet ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Inventory"></span>
=== Inventory ===
=== Inventario ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Item"></span>
=== Item ===
=== Elemento ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Levels_of_protection"></span>
=== Levels of protection ===
=== Niveles de protección ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Life_cycle"></span>
=== Life cycle ===
=== Ciclo vital ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Long-term_preservation"></span>
=== Long-term preservation ===
=== Conservación a largo plazo ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Maintenance_Plan"></span>
=== Maintenance Plan ===
=== El plan de mantenimiento ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El plan de mantenimiento se centra en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento. Enumera, describe y programa la ejecución de las actividades de supervisión del mantenimiento y migración. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los periodos de tiempo para las comprobaciones periódicas o los procedimientos concretos, se definen en función de las necesidades de un archivo determinado.
Maintenance Plan is centered around the two main sets of maintenance actions. It lists, describes, and schedules the execution of maintenance monitoring and migration activities. The specific elements of the Maintenance Plan, such as time periods for regular checkups or concrete procedures, are defined in line with the needs of a given archive.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Master_Files"></span>
=== Master Files ===
=== Los archivos maestros ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización y están pensados para ser conservados a largo plazo sin pérdida de ninguna característica esencial. El número de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y de los usos previstos del sustituto digital. Además de los archivos maestros, también podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo denominados archivos de “acceso” o “servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).
Master Files are the best-quality files we produce through digitization and are intended to be preserved long term without loss of any essential features. The number of master files we will create will depend on the content of the originals and the planned uses of the digital surrogate. In addition to master files, we can also produce a number of secondary files, often called “access” or “service” files. These files are created from the master file and optimized for the intended use (e.g., for web or for research).
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Medium_Storage"></span>
=== Medium Storage ===
=== Almacenamiento medio ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Metadata"></span>
=== Metadata ===
=== Los metadatos ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los metadatos son las descripciones de los documentos de archivo. Es esencial que los metadatos pertinentes se recopilen y adjunten a los documentos de archivo digitales y se almacenen de forma estructurada y adecuada para su tratamiento informático. Sin los metadatos adjuntos, el material de archivo digital carece de sentido y resulta inutilizable, ya que podríamos ser incapaces de encontrarlo o identificarlo, de comprender qué es, su contexto, historia, creador o su lugar en el archivo. Los documentos de archivo digitales permiten recopilar una serie de metadatos, como las especificaciones técnicas de un archivo digital o información sobre su creación o cualquier acción digital posterior realizada sobre él.
...
Metadata refers to the descriptions of archival items. It is essential that relevant metadata is collected and attached to the digital archival items and stored in a structured form suitable for software processing. Without its attached metadata, digital archival material becomes meaningless and unusable, as we might be unable to find or identify it, understand what it is, its context, history, creator, or where it belongs in the archive. Digital archival items allow for a range of metadata to be collected, such as technical specifications of an archival digital file or information about its creation or any further digital action taken on it.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Migration_of_Data,_Software,_and_Storage_Media"></span>
=== Migration of Data, Software, and Storage Media ===
=== La migración de datos, software y medios de almacenamiento ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La migración de datos, software y medios de almacenamiento es un componente esencial del mantenimiento activo de un archivo digital, ya que nos permite preservar nuestros datos de archivo migrándolos a nuevos formatos, software o medios de almacenamiento. La migración debe realizarse a tiempo, de forma sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo normas claras e incluyendo el conjunto de acciones de preservación (comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad) como paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de los ficheros.
Migration of Data, Software, and Storage Media is an essential component of active maintenance of a digital archive, as it allows us to preserve our archival data by migrating it to new formats, software, or storage media. Migration needs to be performed timely, in a systematic and carefully planned way, following clear rules and including the set of preservation actions—checkups of fixity, validity, and quality assurance—as a mandatory step both before and after the actual transfer of files.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Monitoring"></span>
=== Monitoring ===
=== El monitoreo ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El monitoreo del software de archivo digital y su mejora cuando sea necesario garantiza que siga cumpliendo nuestros requisitos y evita que se quede obsoleto. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, tendremos que encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella. El monitoreo de los soportes de almacenamiento es necesario para detectar a tiempo cualquier error o daño, así como para evitar que se queden obsoletos o anticuados. Con el tiempo, los soportes de almacenamiento pueden volverse inestables y poco fiables y provocar la corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los soportes de almacenamiento tengan un ciclo de vida corto, a veces estimado en sólo tres o cinco años. Esto significa que, transcurrido este periodo, tendremos que encontrar y obtener un nuevo soporte de almacenamiento y migrar nuestros datos a él.
Monitoring the digital archive software and improving it when needed ensures that it continues to meet our requirements and avoids it becoming obsolete. However, if the monitoring shows that a software can no longer be adapted or that it is losing its support community, we will need to find a new appropriate software solution and migrate to it. Monitoring and Preservation of archival data are actions that need to be performed on the digital archival data in the maintenance phase. This is in essence a continuation of the work done as part of the preparation of the digital material for ingest, including the backup of data, checkups of file formats, validity, fixity, and quality assurance. Monitoring and preservation actions must be planned and performed regularly to check and amend any irregularities or errors. Monitoring Storage Media is necessary to timely detect any errors or damage and prevent it from becoming obsolete or outdated. Over time, storage media can become unstable and unreliable and cause data corruption or loss. A rule of thumb for a safe preservation practice is for storage media to have a short life cycle, sometimes estimated at only three to five years. This means that after this period, we will need to find and obtain a new storage media and migrate our data to it.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Non-structured_material"></span>
=== Non-structured material ===
=== Material no estructurado ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Open-source"></span>
=== Open-source ===
=== Código abierto ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Optical_Character_Recognition_(OCR)_Software"></span>
=== Optical Character Recognition (OCR) Software ===
=== Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) permiten crear documentos totalmente consultables a partir de archivos de imagen originalmente no aptos para consulta. En esencia, al ejecutar un programa de OCR en la imagen escaneada de un documento, añadimos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro programa pueda leerlo, lo que hace que el documento sea totalmente apto para búsquedas. Esto es esencial para que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo que suele ser uno de los principales objetivos de su digitalización.
Optical Character Recognition (OCR) software allows for the creation of fully searchable documents from originally non-searchable image files. In essence, by running an OCR software on our scanned image of a document, we add a layer of text onto that image file so other software can read it, which makes the document fully searchable. This is essential for making human rights archives more accessible and visible, which is often a key purpose of their digitization.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Organization"></span>
=== Organization ===
=== La organización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La organización del material de archivo implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por tanto, concebir su estructura. Esto se realiza a nivel de grupos de artículos identificados mediante el inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión que la organización tiene del material.
Organization of material for archiving involves introducing a certain logical and hierarchical order into it and thereby devising its structure. This is done on the level of item groups identified through the Inventory, using the organization’s knowledge and understanding of the material.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Outreach_Strategy"></span>
=== Outreach Strategy ===
=== La estrategia de divulgación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La estrategia de divulgación de un archivo digital describe sus objetivos y beneficiarios y un plan de actividades. Puede ayudar a alcanzar los objetivos de activismo del archivo – informar, educar, sensibilizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o las reparaciones – y también a volverlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia y repercusión en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de atraer a una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a personal experto, usuarios, organizaciones de la sociedad civil y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y necesitan contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital.
Outreach Strategy of a digital archive describes its outreach goals and beneficiaries and a plan of activities. It can help achieve the activism goals of the archive—be it to inform, educate, raise awareness, or to seek truth, accountability or reparations—and also to make them more feasible and attainable. An archive with a bigger presence and impact in the community, with wider visibility and credibility, will be more likely to engage a range of actors necessary for its long-term sustainability. This includes expert staff, users, CSOs, and other partners, donors, teachers, students, universities, supporters, mentors, journalists, and others who can and need to contribute to a digital archive’s successful creation, maintenance, and development.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Outsourcing"></span>
=== Outsourcing ===
=== Subcontratación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Physical_archive"></span>
=== Physical archive ===
=== Archivo físico ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Planning"></span>
=== Planning ===
=== Planificación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Privacy_Regulations"></span>
=== Privacy Regulations ===
=== Normas de confidencialidad ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Public_Access"></span>
=== Public Access ===
=== Acceso público ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Quality_standards"></span>
=== Quality standards ===
=== Normas de calidad ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Records"></span>
=== Records ===
=== Registros ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
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...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Resourcing_and_Fundraising_Plan"></span>
=== Resourcing and Fundraising Plan ===
=== Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos debe contener una evaluación exhaustiva de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo del archivo digital, desglosadas por fases y actividades. Debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas a corto y mediano plazo para el desarrollo del archivo digital (es decir, qué recursos deben obtenerse y en qué plazo). A continuación, debe realizarse una evaluación adicional de los recursos con los que ya cuenta la organización o que puede adquirir con razonable facilidad. A partir de estas evaluaciones, debería elaborarse un plan realista (en cuanto a tiempo y recursos) y factible a fin de obtener los recursos y fondos necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.
Resourcing and Fundraising Plan should contain a thorough assessment of the overall resource needs related to the development of the digital archive, broken down by phases and activities. This should include an analysis of the more immediate short- and medium-term needs in developing the digital archive (i.e., which resources need to be obtained and within which time frame). Additional assessment should then be made of the resources the organization already has or can reasonably easily acquire. Based on these assessments, a realistic (time- and resources-wise) feasible plan should be made for securing the necessary resources and funds for developing a digital archive, both in terms of immediate steps and in the long term.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Searchable,_Search_Engine"></span>
=== Searchable, Search Engine ===
=== Buscador, motor de búsqueda ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Secondary_files"></span>
=== Secondary files ===
=== Archivos secundarios ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Security_and_safety"></span>
=== Security and safety ===
=== Seguridad y protección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_and_Prioritization"></span>
=== Selection and Prioritization ===
=== La selección y la priorización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La selección y la priorización son procedimientos archivísticos en los cuales tomamos decisiones sobre qué grupos de materiales fuente deben conservarse y durante cuánto tiempo, y cuál debe ser el orden de su conservación.
Selection and Prioritization are archival procedures in which we make decisions on which groups of source materials should be preserved and for how long, and what the order of their preservation should be.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_process"></span>
=== Selection process ===
=== Proceso de selección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_Report"></span>
=== Selection Report ===
=== Informe de selección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Server-based_storage"></span>
=== Server-based storage ===
=== Almacenamiento basado en servidor ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Size"></span>
=== Size ===
=== Tamaño ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Software ===
=== Software ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Storage"></span>
=== Storage ===
=== Almacenamiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Storage_media"></span>
=== Storage media ===
=== Medios de almacenamiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Subgroup"></span>
=== Subgroup ===
=== Subgrupo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="System_Protection"></span>
=== System Protection ===
=== La protección del sistema ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La protección del sistema es la primera función de la seguridad de los datos de un archivo digital, ya que para proteger el contenido, es decir, los datos, primero debemos salvaguardar su repositorio. La protección del sistema incluye la protección contra fallos del sistema, así como la protección del sistema de archivo digital contra actos malintencionados de corrupción o eliminación.
System Protection is the first function of data security for a digital archive, because in order to protect the content—the data—we must first safeguard its repository. System protection includes safeguarding against system failures as well as protecting the Digital Archiving System from malicious acts of corruption or deletion.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Table_of_the_Archive&#039;s_Structure"></span>
=== Table of the Archive's Structure ===
=== Una tabla de la estructura del archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Una tabla de la estructura del archivo es una versión avanzada del inventario de identificación, que refleja una disposición jerárquica de series y colecciones de grupos de artículos. En el cuadro de la estructura del archivo, las principales unidades de análisis (descritas en función de su tamaño, formato, cantidad, etc.) no son sólo los grupos de artículos individuales, sino también las series y colecciones de estos grupos de artículos, ordenados de forma jerárquica. La tabla de la estructura del archivo contiene, por tanto, información sobre nuestro material, metadatos (sobre la estructura del archivo, agrupación de expedientes en colecciones, series, subseries y carpetas), así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que hemos decidido añadir. Se trata de una herramienta necesaria que permite un tratamiento archivístico adecuado del material de partida y la organización y gestión del archivo.
Table of the Archive's Structure is an advanced version of the identification Inventory, which reflects a hierarchical arrangement of series and collections of item groups. In the table of the archive's structure, the main units of analysis—described in terms of their size, format, amount, etc.—are not only individual item groups but also series and collections of these item groups, arranged in a hierarchical way. The table of the archive's structure hence contains information about our material, metadata (on the archive’s structure, grouping of files in collections, series, subseries, and folders), and additional descriptive and technical metadata that we selected to add into it. It is a necessary tool that allows proper archival processing of the source material and the archive’s organization and management.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Technological_development"></span>
=== Technological development ===
=== Desarrollo tecnológico ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Type_of_material"></span>
=== Type of material ===
=== Tipo de material ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Unique_identification_number"></span>
=== Unique identification number ===
=== Número único de identificación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Users"></span>
=== Users ===
=== Usuarios ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Validation"></span>
=== Validation ===
=== La validación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La validación de los archivos digitales es el proceso de establecer si realmente son lo que creemos que son. Mediante la validación de archivos, comprobamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. De este modo, determinamos si un archivo se ajusta a la especificación de formato de archivo o a las normas que debe seguir un formato de archivo específico como .jpg, .doc. o TIFF.
Validation of digital archival files is the process of establishing whether they are what we think they are. Through file validation, we check whether the format of a file is proper and correct—whether it is valid. In this way, we determine whether a file conforms to the specific file format specification or standards a specific file format such as .jpg, .doc., or TIFF must follow.
</div>

Revision as of 19:37, 6 March 2024

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El esquema de niveles de acceso

El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla. Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.

Método activo y pasivo

Un enfoque de acceso pasivo sería un archivo creado con el objetivo principal de preservar a largo plazo el material por razones históricas, legales o de otro tipo. Sin embargo, la mayoría de las OSC que trabajan con archivos de violaciones de los derechos humanos adoptarán probablemente la otra vía de un enfoque activo para proporcionar acceso, que se centra en facilitar y proporcionar un acceso lo más amplio posible a sus usuarios.

El mantenimiento activo

El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.

Documento analógico

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Antivirus

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Fondos de archivo

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Normas de archivo

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Tabla de estructura de archivos

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Técnicas de archivo

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Archivo

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Un plan de acceso a los archivos

Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.

Nacido-digital

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Cadena de custodia

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Colección

Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.

La documentación de datos

La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.

La protección de datos

Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.

Seguridad de los datos

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La descripción del material de archivo

La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.

Un plan de seguridad para archivos digitales

Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.

Los archivos digitales

Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.

Archivo digital

El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso. El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.

Un sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.

Técnicas de archivo digital

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Copia Digital

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El nombre de archivo digital

El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.

La ciencia forense digital

La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.

Los sustitutos digitales

Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.

La digitalización

La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.

El flujo de trabajo de digitalización

El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.

Un plan de recuperación en caso de catástrofe

Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.

Eventos

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Acceso externo

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La fijeza

La fijeza, un elemento crucial en la conservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y usabilidad, se refiere a un estado inalterado o permanente. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo o ha sido alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.

Formatos

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El plan general

El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.

Los Principios Rectores

Los principios rectores de un archivo digital resumen el razonamiento que subyace a su desarrollo. Exponen por qué es necesario un archivo, quién lo utilizará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades jurídicas y de seguridad y las cuestiones organizativas.

Organizaciones de derechos humanos

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Violaciones de los derechos humanos

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El inventario de identificación

El inventario de identificación es la lista inicial de grupos de artículos que podemos identificar en el material que deseamos archivar digitalmente. Es una tabla que enumera los grupos de artículos identificados e incluye información sobre su tipo, formato, tamaño, cantidad, estado, ubicación y espacio o medio de almacenamiento. El inventario de identificación nos proporciona una visión clara de qué material fuente tenemos, en qué cantidad y en qué formas y formatos.

Indexación

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El ingreso

El ingreso es el proceso de transferencia de elementos digitales al archivo digital, durante el cual los datos, sus metadatos y la documentación de datos se almacenan y se vinculan mutuamente dentro del sistema de archivo digital. Es necesario aplicar un conjunto de acciones de preservación a los contenidos digitales para preparar su ingreso, así como una vez finalizado este. Esto incluye escanear los archivos digitales y las copias de seguridad con software antivirus y comprobar la fijeza, validez y calidad de cada archivo.

Conocimiento institucional

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Integridad

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Infraestructura de Internet

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Inventario

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Elemento

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Niveles de protección

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Ciclo vital

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Conservación a largo plazo

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El plan de mantenimiento

El plan de mantenimiento se centra en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento. Enumera, describe y programa la ejecución de las actividades de supervisión del mantenimiento y migración. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los periodos de tiempo para las comprobaciones periódicas o los procedimientos concretos, se definen en función de las necesidades de un archivo determinado.

Los archivos maestros

Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización y están pensados para ser conservados a largo plazo sin pérdida de ninguna característica esencial. El número de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y de los usos previstos del sustituto digital. Además de los archivos maestros, también podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo denominados archivos de “acceso” o “servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).

Almacenamiento medio

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Los metadatos

Los metadatos son las descripciones de los documentos de archivo. Es esencial que los metadatos pertinentes se recopilen y adjunten a los documentos de archivo digitales y se almacenen de forma estructurada y adecuada para su tratamiento informático. Sin los metadatos adjuntos, el material de archivo digital carece de sentido y resulta inutilizable, ya que podríamos ser incapaces de encontrarlo o identificarlo, de comprender qué es, su contexto, historia, creador o su lugar en el archivo. Los documentos de archivo digitales permiten recopilar una serie de metadatos, como las especificaciones técnicas de un archivo digital o información sobre su creación o cualquier acción digital posterior realizada sobre él.

La migración de datos, software y medios de almacenamiento

La migración de datos, software y medios de almacenamiento es un componente esencial del mantenimiento activo de un archivo digital, ya que nos permite preservar nuestros datos de archivo migrándolos a nuevos formatos, software o medios de almacenamiento. La migración debe realizarse a tiempo, de forma sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo normas claras e incluyendo el conjunto de acciones de preservación (comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad) como paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de los ficheros.

El monitoreo

El monitoreo del software de archivo digital y su mejora cuando sea necesario garantiza que siga cumpliendo nuestros requisitos y evita que se quede obsoleto. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, tendremos que encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella. El monitoreo de los soportes de almacenamiento es necesario para detectar a tiempo cualquier error o daño, así como para evitar que se queden obsoletos o anticuados. Con el tiempo, los soportes de almacenamiento pueden volverse inestables y poco fiables y provocar la corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los soportes de almacenamiento tengan un ciclo de vida corto, a veces estimado en sólo tres o cinco años. Esto significa que, transcurrido este periodo, tendremos que encontrar y obtener un nuevo soporte de almacenamiento y migrar nuestros datos a él.

Material no estructurado

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Código abierto

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Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)

Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) permiten crear documentos totalmente consultables a partir de archivos de imagen originalmente no aptos para consulta. En esencia, al ejecutar un programa de OCR en la imagen escaneada de un documento, añadimos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro programa pueda leerlo, lo que hace que el documento sea totalmente apto para búsquedas. Esto es esencial para que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo que suele ser uno de los principales objetivos de su digitalización.

La organización

La organización del material de archivo implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por tanto, concebir su estructura. Esto se realiza a nivel de grupos de artículos identificados mediante el inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión que la organización tiene del material.

La estrategia de divulgación

La estrategia de divulgación de un archivo digital describe sus objetivos y beneficiarios y un plan de actividades. Puede ayudar a alcanzar los objetivos de activismo del archivo – informar, educar, sensibilizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o las reparaciones – y también a volverlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia y repercusión en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de atraer a una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a personal experto, usuarios, organizaciones de la sociedad civil y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y necesitan contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital.

Subcontratación

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Archivo físico

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Planificación

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Normas de confidencialidad

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Acceso público

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Normas de calidad

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Registros

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Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos

Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos debe contener una evaluación exhaustiva de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo del archivo digital, desglosadas por fases y actividades. Debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas a corto y mediano plazo para el desarrollo del archivo digital (es decir, qué recursos deben obtenerse y en qué plazo). A continuación, debe realizarse una evaluación adicional de los recursos con los que ya cuenta la organización o que puede adquirir con razonable facilidad. A partir de estas evaluaciones, debería elaborarse un plan realista (en cuanto a tiempo y recursos) y factible a fin de obtener los recursos y fondos necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.

Buscador, motor de búsqueda

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Archivos secundarios

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Seguridad y protección

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La selección y la priorización

La selección y la priorización son procedimientos archivísticos en los cuales tomamos decisiones sobre qué grupos de materiales fuente deben conservarse y durante cuánto tiempo, y cuál debe ser el orden de su conservación.

Proceso de selección

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Informe de selección

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Almacenamiento basado en servidor

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Tamaño

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Software

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Almacenamiento

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Medios de almacenamiento

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Subgrupo

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La protección del sistema

La protección del sistema es la primera función de la seguridad de los datos de un archivo digital, ya que para proteger el contenido, es decir, los datos, primero debemos salvaguardar su repositorio. La protección del sistema incluye la protección contra fallos del sistema, así como la protección del sistema de archivo digital contra actos malintencionados de corrupción o eliminación.

Una tabla de la estructura del archivo

Una tabla de la estructura del archivo es una versión avanzada del inventario de identificación, que refleja una disposición jerárquica de series y colecciones de grupos de artículos. En el cuadro de la estructura del archivo, las principales unidades de análisis (descritas en función de su tamaño, formato, cantidad, etc.) no son sólo los grupos de artículos individuales, sino también las series y colecciones de estos grupos de artículos, ordenados de forma jerárquica. La tabla de la estructura del archivo contiene, por tanto, información sobre nuestro material, metadatos (sobre la estructura del archivo, agrupación de expedientes en colecciones, series, subseries y carpetas), así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que hemos decidido añadir. Se trata de una herramienta necesaria que permite un tratamiento archivístico adecuado del material de partida y la organización y gestión del archivo.

Desarrollo tecnológico

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Tipo de material

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Número único de identificación

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Usuarios

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La validación

La validación de los archivos digitales es el proceso de establecer si realmente son lo que creemos que son. Mediante la validación de archivos, comprobamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. De este modo, determinamos si un archivo se ajusta a la especificación de formato de archivo o a las normas que debe seguir un formato de archivo específico como .jpg, .doc. o TIFF.

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