Glossary of Key Terms and Concepts/es: Difference between revisions

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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Access_Levels_Scheme"></span>
=== Access Levels Scheme ===
=== El esquema de niveles de acceso ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla. Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.
Access Levels Scheme is a part of the Archive Access Plan and provides an overview of “who has access to what, and how” in the form of a table. Considering that different modes of access might need to be provided for different user groups, to material with varying permitted level of access, an Access Levels Scheme helps avoid confusion and errors.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Active_and_Passive_Approach"></span>
=== Active  and Passive Approach ===
=== Método activo y pasivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un enfoque de acceso pasivo sería un archivo creado con el objetivo principal de preservar a largo plazo el material por razones históricas, legales o de otro tipo. Sin embargo, la mayoría de las OSC que trabajan con archivos de violaciones de los derechos humanos adoptarán probablemente la otra vía de un enfoque activo para proporcionar acceso, que se centra en facilitar y proporcionar un acceso lo más amplio posible a sus usuarios.
A passive access approach would be an archive created with the main goal of long-term preservation of the material for historical, legal, or other reasons. However, most CSOs working with human rights violations archives will likely be taking the other route of an active approach to providing access, which is focused on facilitating and providing as wide access as possible to its users.
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<span id="Active_Maintenance"></span>
=== Active Maintenance ===
=== El mantenimiento activo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.
Active Maintenance of a digital archive is necessary both to keep the digital archive operational and also to ensure the long-term preservation, authenticity, and access to its digital content. If the format of the digital files becomes obsolete, or if the storage media fails or backup software is outdated and flawed, the archival digital content may be compromised, damaged, or lost altogether, along with all the work put into building and developing the digital archive. Active maintenance of a digital archive requires a systematic approach and regular performance of a set of actions that include monitoring and migration.
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<span id="Analogue_Document"></span>
=== Analogue Document ===
=== Documento analógico ===
</div>


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...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Antivirus ===
=== Antivirus ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_Fonds"></span>
=== Archival Fonds ===
=== Fondos de archivo ===
</div>


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...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_rules"></span>
=== Archival rules ===
=== Normas de archivo ===
</div>


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...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_structure_table"></span>
=== Archival structure table ===
=== Tabla de estructura de archivos ===
</div>


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...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_Techniques"></span>
=== Archival Techniques ===
=== Técnicas de archivo ===
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...
...
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<span id="Archive"></span>
=== Archive ===
=== Archivo ===
</div>


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...
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<span id="Archive_Access_Plan"></span>
=== Archive Access Plan ===
=== Un plan de acceso a los archivos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.     
Archive Access Plan guides both the decision-making and implementation related to access to the archival material. It provides balance between the goal of assuring as wide an access to an archive as possible and the responsibility to safeguard data and adhere to legal and ethical norms regarding data privacy, sensitivity, confidentiality, and copyrights. A well-considered and clear Archive Access Plan will help achieve that balance.
</div>    


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Born-digital"></span>
=== Born-digital ===
=== Nacido-digital ===
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...
...
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<span id="Chain_of_custody"></span>
=== Chain of custody ===
=== Cadena de custodia ===
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<span id="Collection"></span>
=== Collection ===
=== Colección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.
The most generic groups of material are often referred to as “collections,” or in strictly archival terms “fonds.” Each collection is divided into “series,” which can contain individual items as well as “subseries” and “folders” (sometimes also referred to as “files”), which are smaller, subordinated units of structure that then also contain individual items
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Documentation"></span>
=== Data Documentation ===
=== La documentación de datos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.
Data Documentation provides information about the context of our data, our digital archival content, often in a textual or other human-readable form. Data documentation supplements metadata and provides information that enables others to use the archival content. Given that data documentation is also “data about data,” it could also be seen as a specific type of metadata—one that provides context and is recorded in a human-friendly format.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Protection"></span>
=== Data Protection ===
=== La protección de datos ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.
Whether it relates to private, sensitive, confidential, or copyrighted data, Data Protection is the essence of our archive’s security planning. There are three main instruments, or actions an archive can take to protect its data: access control and management, redaction, and encryption.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Security"></span>
=== Data Security ===
=== Seguridad de los datos ===
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...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Description_of_Archival_Material"></span>
=== Description of Archival Material ===
=== La descripción del material de archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.
Description of Archival Material enables the archive’s proper preservation and guides future users by providing important contextual information. The content of an archive needs to be described in a way that will allow anyone to search for, locate, and access items in the collection, thereby enabling connections to be established between items, even from different groups. Simply put, without description, an archive would be more like simple storage in which it would eventually become impossible to find or manage content.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archive_Security_Plan"></span>
=== Digital Archive Security Plan ===
=== Un plan de seguridad para archivos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.
Digital Archive Security Plan guides the devising of security procedures and their implementation. Such a plan should list and describe security-related obligations of the archive based on the material it contains, security-related functions the archive needs to perform, security-related actions that will be taken to ensure the functions are properly performed, and tools and technologies needed for its implementation.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archives"></span>
=== Digital Archives ===
=== Los archivos digitales ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.
Digital Archives are archives that contain material in a digital form—including both born-digital items and digitized versions of originally physical material—stored on digital media and managed through digital tools. Just as in physical archives, the material in digital archives is organized, described, arranged, stored, preserved, safeguarded, and made accessible to users.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving"></span>
=== Digital Archiving ===
=== Archivo digital ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.
Digital Archiving is the process of creating, managing, and developing digital archives.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_Life_Cycle_Model"></span>
=== Digital Archiving Life Cycle Model ===
=== Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso. El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.
Digital Archiving Life Cycle Model reflects the key characteristic of digital archiving, its circular and continual character, a cyclical process in which stages follow one after the other continuously, without an end point. The Life Cycle Model also draws attention to the need for taking actions and actively managing a digital archive throughout its life cycle. At the same time, the Model clearly presents the wide scope of responsibilities involved in the digital archiving process. Finally, the Life Cycle Model makes clear that decisions and actions in each phase affect what and how can be done in each subsequent stage and any new iteration of the process. The Digital Archiving Life Cycle Model applied in this manual is developed to tailor to the specific needs and challenges of CSOs. It reflects some of the elements of the OAIS Reference model  and partly the structure of the DCC Curation Life Cycle Model. The OAIS Model is the most widely used model for digital archiving, while the DCC Life Cycle Model includes many of the considerations that also affect CSOs engaged in digital archiving.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_System"></span>
=== Digital Archiving System ===
=== Un sistema de archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.
Digital Archiving System is a system of software and hardware components that consists of databases, software tools that manage databases, and storage media; it is the technological infrastructure of a digital archive. It defines the scope and limit of the archive’s functions and is instrumental in achieving its aim and goals. The main purpose of digital archiving is to ensure that the invaluable content we are preserving remains unchanged and accessible long into the future through an adequate and sustainable technological framework for the digital archive.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_Techniques"></span>
=== Digital Archiving Techniques ===
=== Técnicas de archivo digital ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Copy"></span>
=== Digital Copy ===
=== Copia Digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_File_Name"></span>
=== Digital File Name ===
=== El nombre de archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.
Digital File Name of a digital archival item serves the very important role of descriptor of that particular item, which should contain information that allows us to identify what the item is and what it contains so we can locate it in the archive and properly manage and preserve it.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Forensics"></span>
=== Digital Forensics ===
=== La ciencia forense digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.
Digital Forensics in digital archiving refers to a set of software and application-based techniques that allow us to access and investigate digital archival material in relation to its authenticity, accountability, and accessibility. This is especially relevant for older data storage formats or when working with digital material of unclear origin and features, especially when a history of the material and “chain of custody” have not been established. Digital forensics allow us to, for example, extract relevant metadata, access content archived in outdated digital formats, establish a chain of custody, detect data manipulation and forgery, and identify issues with data privacy.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Surrogates"></span>
=== Digital Surrogates ===
=== Los sustitutos digitales ===
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.
Digital Surrogates are digital copies of physical archival items that are processed, preserved, and made accessible as digital archival objects. Digital surrogates can originate from different types of physical objects—documents, maps, video, artifacts, etc.—and can be stored in different digital formats.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digitization"></span>
=== Digitization ===
=== La digitalización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.
Digitization is a process of creating digital copies, or “surrogates” of original physical items. These digital copies are then processed as digital archival objects. Different types of physical objects can be digitized and then stored on a variety of media. They can, for example, include text, photographs, drawings, maps, video, audio, and other types of content, stored on paper, audio cassettes, VHS tapes, or any other physical or analogue storage media. The digital copies  could also include objects such as pieces of clothing, banners, personal belongings, etc. The type of material that needs to be digitized will determine the procedures, technologies, digital formats, and other elements of any concrete digitization process.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digitization_Workflow"></span>
=== Digitization Workflow ===
=== El flujo de trabajo de digitalización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.
Digitization Workflow is a plan or scheme that should include all digitization actions and operations—starting with review and preparation of physical items and workspace to the completion of the workflow through storing the created digital surrogates and making backup copies. Each digitization project will have its unique workflow, its specific sequence of actions and operations. Although specific actions and their sequences are tailored to each concrete project, we can identify the key elements required in any digitization workflow: preparation, process scheduling, digitization, quality control, post-processing, and storing and backup.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Disaster_Recovery_Plan"></span>
=== Disaster Recovery Plan ===
=== Un plan de recuperación en caso de catástrofe ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.
Disaster Recovery Plan details how our data will be recovered or replaced in case of any major natural or human-caused failure, damage, theft, or malicious attack on our digital archival content or system. It is based on the existing backup arrangements that define the number of backup copies, their geographic location, and type of storage media used. The Disaster Recovery plan should provide instructions on which of our backup copies should be used in which disaster type circumstances and by which technological means to replace and recover the data.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Events"></span>
=== Events ===
=== Eventos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="External_access"></span>
=== External access ===
=== Acceso externo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
...
...
</div>


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Revision as of 18:54, 6 March 2024

Other languages:

El esquema de niveles de acceso

El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla. Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.

Método activo y pasivo

Un enfoque de acceso pasivo sería un archivo creado con el objetivo principal de preservar a largo plazo el material por razones históricas, legales o de otro tipo. Sin embargo, la mayoría de las OSC que trabajan con archivos de violaciones de los derechos humanos adoptarán probablemente la otra vía de un enfoque activo para proporcionar acceso, que se centra en facilitar y proporcionar un acceso lo más amplio posible a sus usuarios.

El mantenimiento activo

El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.

Documento analógico

...

Antivirus

...

Fondos de archivo

...

Normas de archivo

...

Tabla de estructura de archivos

...

Técnicas de archivo

...

Archivo

...

Un plan de acceso a los archivos

Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.

Nacido-digital

...

Cadena de custodia

...

Colección

Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.

La documentación de datos

La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.

La protección de datos

Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.

Seguridad de los datos

...

La descripción del material de archivo

La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.

Un plan de seguridad para archivos digitales

Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.

Los archivos digitales

Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.

Archivo digital

El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso. El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.

Un sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.

Técnicas de archivo digital

...

Copia Digital

...

El nombre de archivo digital

El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.

La ciencia forense digital

La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.

Los sustitutos digitales

Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.

La digitalización

La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.

El flujo de trabajo de digitalización

El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.

Un plan de recuperación en caso de catástrofe

Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.

Eventos

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Acceso externo

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Fixity

Fixity is a crucial element in long-term preservation of files, as well as in maintaining their integrity, authenticity and usability, refers to a state of being unchanged or permanent. In essence, fixity allows us to determine whether a file has changed over time or been altered or corrupted, and to track and record any such changes.

Formats

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General Plan

General Plan of a digital archive is the first and crucial step in the process of its development. It lays out the reason and the method for the archive’s development by providing it with Guiding Principles as well as key decisions regarding the content, access, and major organizational, technological, and resource-related issues. The widely scoped, detailed, and advanced planning contained in the General Plan will help the organization navigate a wide array of challenges that need to be met in the later stages of the process of digital archive creation.

Guiding Principles

Guiding Principles of a digital archive summarize the reasoning behind its development. They state why an archive is needed, who will be using it and how, and what the expected benefits of its creation and development are. The Guiding Principles also address the required resources and technologies, legal and security-related responsibilities, and organizational matters.

Human rights organizations

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Human rights violations

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Identification Inventory

Identification Inventory is the initial list of item groups we can identify in the material we wish to digitally archive. It is a table that lists the identified item groups and includes information about their type, format, size, amount, condition, location, and storage space or storage media. The Identification Inventory provides us with a clear overview of what source material we have, in what quantity, and in which shapes and forms.

Indexing

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Ingest

Ingest is the process of transferring digital items into the digital archive, during which the data, its metadata, and data documentation are stored and mutually linked within the Digital Archiving System. A set of preservation actions needs to be applied to the digital content in preparation for ingest, as well as after it has been finished. This includes scanning the digital files and backup copies with antivirus software and checking each file’s fixity, validity, and quality.

Institutional knowledge

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Integrity

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Internet Infrastructure

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Inventory

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Item

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Levels of protection

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Life cycle

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Long-term preservation

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Maintenance Plan

Maintenance Plan is centered around the two main sets of maintenance actions. It lists, describes, and schedules the execution of maintenance monitoring and migration activities. The specific elements of the Maintenance Plan, such as time periods for regular checkups or concrete procedures, are defined in line with the needs of a given archive.

Master Files

Master Files are the best-quality files we produce through digitization and are intended to be preserved long term without loss of any essential features. The number of master files we will create will depend on the content of the originals and the planned uses of the digital surrogate. In addition to master files, we can also produce a number of secondary files, often called “access” or “service” files. These files are created from the master file and optimized for the intended use (e.g., for web or for research).

Medium Storage

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Metadata

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Metadata refers to the descriptions of archival items. It is essential that relevant metadata is collected and attached to the digital archival items and stored in a structured form suitable for software processing. Without its attached metadata, digital archival material becomes meaningless and unusable, as we might be unable to find or identify it, understand what it is, its context, history, creator, or where it belongs in the archive. Digital archival items allow for a range of metadata to be collected, such as technical specifications of an archival digital file or information about its creation or any further digital action taken on it.

Migration of Data, Software, and Storage Media

Migration of Data, Software, and Storage Media is an essential component of active maintenance of a digital archive, as it allows us to preserve our archival data by migrating it to new formats, software, or storage media. Migration needs to be performed timely, in a systematic and carefully planned way, following clear rules and including the set of preservation actions—checkups of fixity, validity, and quality assurance—as a mandatory step both before and after the actual transfer of files.

Monitoring

Monitoring the digital archive software and improving it when needed ensures that it continues to meet our requirements and avoids it becoming obsolete. However, if the monitoring shows that a software can no longer be adapted or that it is losing its support community, we will need to find a new appropriate software solution and migrate to it. Monitoring and Preservation of archival data are actions that need to be performed on the digital archival data in the maintenance phase. This is in essence a continuation of the work done as part of the preparation of the digital material for ingest, including the backup of data, checkups of file formats, validity, fixity, and quality assurance. Monitoring and preservation actions must be planned and performed regularly to check and amend any irregularities or errors. Monitoring Storage Media is necessary to timely detect any errors or damage and prevent it from becoming obsolete or outdated. Over time, storage media can become unstable and unreliable and cause data corruption or loss. A rule of thumb for a safe preservation practice is for storage media to have a short life cycle, sometimes estimated at only three to five years. This means that after this period, we will need to find and obtain a new storage media and migrate our data to it.

Non-structured material

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Open-source

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Optical Character Recognition (OCR) Software

Optical Character Recognition (OCR) software allows for the creation of fully searchable documents from originally non-searchable image files. In essence, by running an OCR software on our scanned image of a document, we add a layer of text onto that image file so other software can read it, which makes the document fully searchable. This is essential for making human rights archives more accessible and visible, which is often a key purpose of their digitization.

Organization

Organization of material for archiving involves introducing a certain logical and hierarchical order into it and thereby devising its structure. This is done on the level of item groups identified through the Inventory, using the organization’s knowledge and understanding of the material.

Outreach Strategy

Outreach Strategy of a digital archive describes its outreach goals and beneficiaries and a plan of activities. It can help achieve the activism goals of the archive—be it to inform, educate, raise awareness, or to seek truth, accountability or reparations—and also to make them more feasible and attainable. An archive with a bigger presence and impact in the community, with wider visibility and credibility, will be more likely to engage a range of actors necessary for its long-term sustainability. This includes expert staff, users, CSOs, and other partners, donors, teachers, students, universities, supporters, mentors, journalists, and others who can and need to contribute to a digital archive’s successful creation, maintenance, and development.

Outsourcing

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Physical archive

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Planning

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Privacy Regulations

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Public Access

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Quality standards

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Records

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Resourcing and Fundraising Plan

Resourcing and Fundraising Plan should contain a thorough assessment of the overall resource needs related to the development of the digital archive, broken down by phases and activities. This should include an analysis of the more immediate short- and medium-term needs in developing the digital archive (i.e., which resources need to be obtained and within which time frame). Additional assessment should then be made of the resources the organization already has or can reasonably easily acquire. Based on these assessments, a realistic (time- and resources-wise) feasible plan should be made for securing the necessary resources and funds for developing a digital archive, both in terms of immediate steps and in the long term.

Searchable, Search Engine

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Secondary files

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Security and safety

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Selection and Prioritization

Selection and Prioritization are archival procedures in which we make decisions on which groups of source materials should be preserved and for how long, and what the order of their preservation should be.

Selection process

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Selection Report

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Server-based storage

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Size

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Software

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Storage

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Storage media

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Subgroup

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System Protection

System Protection is the first function of data security for a digital archive, because in order to protect the content—the data—we must first safeguard its repository. System protection includes safeguarding against system failures as well as protecting the Digital Archiving System from malicious acts of corruption or deletion.

Table of the Archive's Structure

Table of the Archive's Structure is an advanced version of the identification Inventory, which reflects a hierarchical arrangement of series and collections of item groups. In the table of the archive's structure, the main units of analysis—described in terms of their size, format, amount, etc.—are not only individual item groups but also series and collections of these item groups, arranged in a hierarchical way. The table of the archive's structure hence contains information about our material, metadata (on the archive’s structure, grouping of files in collections, series, subseries, and folders), and additional descriptive and technical metadata that we selected to add into it. It is a necessary tool that allows proper archival processing of the source material and the archive’s organization and management.

Technological development

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Type of material

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Unique identification number

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Users

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Validation

Validation of digital archival files is the process of establishing whether they are what we think they are. Through file validation, we check whether the format of a file is proper and correct—whether it is valid. In this way, we determine whether a file conforms to the specific file format specification or standards a specific file format such as .jpg, .doc., or TIFF must follow.

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