Addendum II/es

“Cómo Organizar Archivos Físicos en 10 Pasos”

De Marc Drouin con contribuciones de Daniel Barcsay y Ludwig Klee

Introducción

Esta guía presenta una propuesta de diez etapas para ordenar documentos relacionados con violaciones a los derechos humanos y la justicia transicional. Está dirigida a organizaciones de la sociedad civil que tienen poca o ninguna experiencia archivística o que nunca han intentado rescatar y ordenar los documentos que han acumulado en el transcurso de muchos años de trabajo y esfuerzos. Las organizaciones que ya tienen un archivo físico o digital habrán cumplido con muchas sino todas las sugerencias propuestas acá.

Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Antes de implementar las diez etapas, se recomienda contar con los siguientes insumos, equipo y personal:

• Un equipo de dos o tres personas, responsables de llevar a cabo el proceso archivístico;
• Materiales de protección personal, como batas o camisas grandes de manga larga, mascarillas, guantes de látex o de algodón sin pelusa, redes para el pelo (cofias) o gorros;
• Materiales de limpieza para el espacio de trabajo;
• Un espacio de trabajo seco, limpio, iluminado y ventilado;
• Mesas de trabajo, sillas y estanterías pintadas o de metal inoxidable;
• Uno o dos ventiladores (únicamente si no se observan esporas en los documentos);
• Cajas de cartón con tapas para organizar y almacenar los documentos;
• Etiquetas tipo post-it; u hojas de papel, cinta adhesiva, marcadores y grapas inoxidables;
• Expedientes tipo fólder de cartón manila, tamaño oficio;
• Resmas de papel de gran tamaño libre de ácido y papel libre de ácido tamaño carta y oficio;
• Cintas de castilla de 1 centímetro de ancho (se compra en rollos métricos);
• Resmas de cartón chip;
• Una guillotina y/o tijeras y un cuchillo Exacto;
• Una regla o una escuadra de metal en centímetros o pulgadas;
• Clips de plástico;
• Cepillo con cerdas suaves, blandas y naturales (no plástico);
• Cuchillo abrecartas o espátula de laboratorio para remover grapas (no pinzas quita grapas);
• Al menos un puesto de trabajo con una computadora y el programa Excel.

PRIMERA ETAPA: FORMAR UN EQUIPO

A partir del momento en que una organización de derechos humanos toma la decisión de crear y mantener un archivo institucional, un equipo estará a cargo de cumplir con esa nueva meta. Por tratarse de información sensible que puede comprometer la seguridad de víctimas, testigos y sus familias, la organización, el resguardo y la custodia del archivo implica responsabilidades que van más allá de la preservación de los documentos y la administración de su utilización.

Por esta razón, el equipo del archivo puede contar con miembros de la junta directiva de la organización, quienes prestan orientación general; personal que llevará a cabo el ordenamiento y la preservación de los documentos; y personas externas de confianza que brinden aportes técnicos y profesionales puntuales según avanza el proceso archivístico. Al finalizar el proceso de organización de la documentación, es el conjunto de estas personas quienes asegurarán el mantenimiento y la integridad del archivo a más largo plazo.

El equipo puede variar en cuanto al número de sus integrantes, según el presupuesto disponible, el tamaño de la organización y el volumen de la documentación por ordenar. En algunos casos, es posible nombrar a una o dos personas como responsables del proceso. En consulta permanente con otros integrantes de la organización, el equipo tomará decisiones en cuanto al contenido del archivo, la compra de materiales y la contratación de personal especializado cuando sea necesario.

Las organizaciones con recursos limitados pueden buscar el apoyo de otras organizaciones con experiencias previas o establecer convenios con instituciones académicas para que estudiantes en archivística puedan realizar sus prácticas en el archivo. Luego, a medida que el archivo se consolide y crezca, la organización puede promover la capacitación de algunos de sus miembros para realizar trabajos más especializados en cuanto a la administración y la eventual digitalización del archivo.

En un primer momento, el equipo tendrá como tarea encaminar un proceso que permita rescatar y resguardar documentos que, en muchas ocasiones, por falta de recursos, personal o espacio, se almacenaron de manera improvisada o desordenada. El horizonte aquí es formar un equipo que cuente con las capacidades técnicas y la responsabilidad ética para crear y mantener el archivo.

Meta: crear y mantener un archivo

El equipo encargado del archivo tendrá que tomar decisiones importantes en cuanto a los criterios para la selección o descarte de los materiales por conservar y archivar. Aunque las organizaciones a menudo desean preservar todos sus materiales, ya que todos parecen valiosos, con frecuencia no es razonable ni sostenible conservarlos todos porque estos se repiten mediante múltiples copias o bien no aportan información relevante acerca de la organización, su historia o sus actividades. Además, podría resultar demasiado costoso conservar todos los materiales, o impráctico en cuanto al espacio y el equipo necesarios para su almacenamiento a largo plazo. Son decisiones importantes de esta naturaleza que deberá tomar el equipo encargado de organizar y de mantener el archivo.

SEGUNDA ETAPA: UBICAR LOS MATERIALES

En el transcurso de los años, una organización produce una cantidad extensa de documentos relacionados con sus actividades. Mientras crece el volumen de estos materiales, a menudo se agrupan en lugares pocos adecuados con la finalidad de crear espacio para documentos más recientes y de uso diario. En muchas organizaciones, los documentos más antiguos se amarran en bultos o se guardan en bolsas y cajas, y se almacenan en ambientes desocupados, armarios o bodegas donde se exponen a la humedad, el calor y las plagas. Si una organización traslada sus oficinas, a veces se lleva estos bultos de materiales, a veces se los reparte entre integrantes de la organización, o se los integra a otros grupos con la esperanza que un día se pueden ordenar y conservar.

Lo importante en esta etapa, por lo tanto, es ubicar a todos los materiales dispersos de la organización y establecer un espacio adecuado donde centralizarlos y empezar un proceso de ordenamiento y de preservación.

Ubicar y centralizar los documentos por organizar y archivar

TERCERA ETAPA: ENCONTRAR UN ESPACIO DE TRABAJO ADECUADO

El espacio en el cual se trabaja debe ofrecer protección contra los efectos del clima para evitar la alteración o el daño físico de los documentos. Aunque este espacio no sea el de la instalación final o definitiva del archivo como tal, se requiere en esta etapa un espacio para centralizar los documentos y empezar a revisar y ordenarlos. Este espacio debe ser limpio y seco, poco transitado y libre de animales domésticos y plagas. Es allí donde se procederá a una primera organización de los documentos, y donde se empezará el proceso de su identificación, limpieza, organización y preservación. Idealmente, el espacio será adecuadamente iluminado y ventilado; contará con mesas de trabajo y estanterías, así como puertas que permiten controlar el acceso a su interior.

Trabajar en un espacio adecuado

En climas muy áridos, húmedos o con mucho polvo, es recomendable que el espacio de trabajo esté equipado con ventanas y puertas selladas herméticamente. Es importante evitar que los pisos del espacio sean de tierra o alfombrados porque estos pisos son muy perjudiciales para los documentos. Se recomienda, de ser posible, que el color del piso permita ver las partículas de polvo de modo que pueda hacerse una limpieza regular y efectiva.

Si existe la posibilidad de contar con ventiladores, estos pueden asegurar una ventilación adecuada del espacio. Sin embargo, debe evitarse el uso de ventiladores si los documentos contienen esporas o hongos. Si fuera el caso, los ventiladores pueden repartir las esporas, perjudicando de esta manera la salud del personal y la integridad de los demás documentos. Si se utiliza un equipo de aire acondicionado, este debe contar con un filtro mecánico que puede filtrar partículas de polvo y cambiarse con frecuencia. Finalmente, debe prohibirse el consumo de alimentos y bebidas en el espacio de trabajo para prevenir daños en los documentos en cualquier etapa de su manipulación. Además, los restos de alimentos y bebidas atraen insectos que dañan y deterioran los documentos.

Proteger el espacio de trabajo de los elementos

CUARTA ETAPA: LEVANTAR LOS DOCUMENTOS DEL SUELO

Es muy importante desde un inicio que los documentos y los materiales por organizar no estén directamente en contacto con el suelo o las paredes. Así se reduce la posibilidad del contacto con la humedad o el polvo. A muy corto plazo, se puede utilizar plataformas prefabricadas, improvisar plataformas con ladrillos y tablas de madera o utilizar plásticos resistentes para cubrir el suelo y sobre los cuales se pueden agrupar los documentos. A mediano y largo plazo, lo ideal es adquirir estanterías de metal pintado o inoxidable para asegurar la preservación de los documentos dado que materiales como la madera pueden llevar humedad y polilla, que son muy dañinas para cualquier documento de papel. Sin embargo, lo importante en esta etapa del proceso es brindar un primer nivel de protección a materiales que pueden haber estado expuestos a condiciones inadecuadas para su conservación.

los documentos del suelo y separarlos de las paredes

QUINTA ETAPA: CONSEGUIR MATERIALES DE BASE

Cuando el equipo de trabajo ha ubicado un espacio adecuado donde centralizar los documentos por archivar, y que estos se encuentren elevados del suelo y distanciados de las paredes, se debe conseguir útiles necesarios para su primer ordenamiento. En esta etapa, debe obtenerse mesas de trabajo; sillas; estanterías; y cajas de cartón o de plástico. Estos insumos sirven para la organización de los documentos.

Para los y las integrantes del equipo encargado del archivo también resulta importante procurar implementos de protección personal, tales como mascarillas; batas o camisas extra grandes de manga larga; guantes de látex; redes o gorros para el cabello; así como productos de limpieza e insecticida para el espacio ocupado.

Un documento guardado en ambientes húmedos y de temperaturas extremas probablemente se habrá infestado de hongos, moho y plagas, agentes que deterioran el propio documento y amenazan la salud de los y las archivistas. Si bien el resguardo y la conservación de los documentos es importante, la salud de las personas debe ser la mayor prioridad antes, durante y después de cualquier proceso archivístico.

Mesas y cajas para organizar los documentos del archivo

Útiles para la organización del archivo

Insumos de protección personal para los y las integrantes del equipo

SEXTA ETAPA: DEFINICIÓN DE LAS CATEGORIAS GENERALES DEL ARCHIVO

En esta etapa del proceso, los y las integrantes del equipo reflexionan sobre la agrupación de los documentos según categorías generales de clasificación. Estas categorías generales corresponden a la necesidad de conformar un archivo, respetándose la lógica original de los documentos, es decir la razón o el objeto inicial de su creación y de su utilización en el pasado.

La identificación de las categorías generales es clave para el ordenamiento exitoso del archivo. Son estas categorías generales las que dan un primer orden a los documentos y su

ubicación en el archivo. Estas categorías generales no serán necesariamente las únicas, pero sirven para dar inicio al proceso.

Las categorías generales pueden reflejar los ejes o las áreas de trabajo de una organización. Según las organizaciones, puede haber un “Área de Administración y Coordinación”; un “Área de Comunicaciones”; un “Área de Formación y Educación”; un “Área de Investigación”; un “Área Legal”; un “Área de Proyectos”, etc.

Cada una de estas áreas de trabajo en el pasado creó y utilizó documentos en el marco de sus actividades y son estos documentos que se busca ordenar y preservar en el archivo. En este caso, el organigrama de una organización, indicando sus áreas de trabajo, puede ayudar a visualizar el ordenamiento del archivo.

Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Existen también otras categorías generales que pueden emplearse para ordenar documentos, pero en los ejemplos a continuación se refiere a la estructura de una organización, compuesta por áreas de trabajo, para identificar las categorías generales.

Las categorías generales reúnen documentos que tienen algo en común. La preocupación en esta etapa no es describir cada documento, sino dar al conjunto de los documentos un orden provisional que facilite las siguientes etapas del proceso.

En este momento es importante que el equipo del archivo elabore una primera lista de categorías generales y que, en las siguientes etapas, vaya apuntando los diferentes tipos de documentos que forman parte de cada categoría general.

La ficha ilustrada aquí es un ejemplo que puede servir para identificar las categorías generales, así como los diferentes materiales que las conforman y la cantidad de estos materiales. Cuando se han definido las diferentes categorías generales del archivo hay que reunirlas en una misma lista.

SÉPTIMA ETAPA: PRIMER ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

Revisión y clasificación de los documentos

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

A box label can display this information as follows

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

Documentos dañados

El almacenamiento de documentos en condiciones precarias puede provocar daños que resulten en la pérdida de información. Por lo tanto, hay que manipular todo documento del archivo con mucho cuidado, observando su estado físico y buscando toda indicación de daño o alteración. Este daño suele ser de dos tipos: biológico y mecánico. En general, el daño ocurre por la luz, la humedad y la temperatura. Por ejemplo, la luz puede decolorar los documentos y debilitar las fibras del papel; la humedad puede generar manchas donde se concentran polvo y suciedad; y altas temperaturas pueden fomentar el crecimiento de esporas y hongos, y atraer insectos.

El daño biológico se refiere a los organismos vivos que pueden destruir documentos, como roedores, insectos, hongos y bacterias. Algunos de estos, como cucarachas, gusanos, termitas, comejenes y hormigas, consumen el papel mientras se reproducen fácilmente en ambientes húmedos y oscuros. La presencia de estos puede reconocerse cuando aparecen hoyitos en los folios o por los excrementos de dejen entre los documentos. Las esporas, los hongos y las bacterias, por su parte, cambian la textura del papel y lo debilitan. Su presencia se evidencia por la aparición de colores en el papel, como pigmentaciones negras, rojizas, cafés o marrones. Para diferenciar una mancha producida por acidez de aquella que produce un hongo se puede usar una lupa. Los hongos se ven superpuestos encima del papel y, en algunos casos, tienen pelitos.

Por otra parte, el daño mecánico se refiere al rompimiento de las fibras del papel o a efectos sobre los documentos como la oxidación de elementos metálicos como grapas, ganchos y clips. Asimismo, el endurecimiento o la cristalización de las cintas adhesivas utilizadas para pegar partes de un folio rasgado pueden romper o manchar el papel. Los elementos de plástico, como las carpetas transparentes o de color, dañan los documentos por su acidez y favorecen la acumulación de humedad. Los daños mecánicos también se producen por la tensión que se genera en el papel a causa de los empastados, de los ganchos o de las prensas que se utilizan, por ejemplo, en los cartapacios tipo Leitz. Esta tensión se manifiesta en roturas, fisuras y el debilitamiento del papel.

En fin, los documentos dañados necesitan una atención particular. Por el momento, se los aparta en una caja rotulada con la indicación “Materiales dañados”, además de las otras informaciones sobre la categoría general a la que pertenecen. Cualquier indicio de la presencia de roedores, insectos, hongos o bacterias entre los documentos del archivo indica también la necesidad de fumigar regularmente, en ausencia del personal, el espacio donde se almacenan y manipulan estos documentos.

Al final de esta etapa de revisión y de clasificación según categorías generales, el equipo del archivo tendrá grupos de cajas ordenadas que corresponden a las categorías generales del archivo. Las cajas deben guardarse, de preferencia, en estanterías de madera pintadas o de metal inoxidables. Si estas estanterías no están disponibles, se puede guardar las cajas, temporalmente, unas encima de las otras, teniendo cuidado que ninguna caja este en contacto directo con el suelo y que el peso de las cajas por encima de las demás no daña las otras cajas por debajo.

Previo a seguir con la siguiente etapa, es importante que todos los materiales del archivo se clasifiquen una primera vez en categorías generales. También es importante no escribir directamente encima o marcar los documentos originales, así como no pegar roturas con cinta adhesiva, post-it u otros similares con la intención de resaltar información llamativa o documentos de interés. Para preservar la integridad de los documentos, se recomienda llevar un registro de los documentos de interés en un cuaderno u otro formato que permite localizarlos en el futuro.

En la lista de categorías generales que se elaboró en la etapa anterior, se indica ahora el número de cajas que se llenaron por cada categoría general y se suma la cantidad total de cajas para todas las categorías juntas. Si, en el proceso de revisión y clasificación, el equipo agregó o quitó categorías generales, entonces este es el momento para actualizar la lista de categorías generales y la cantidad de cajas que corresponde a cada una.

Organización preliminar del archivo según categorías generales de materiales

Las estanterías en las que se almacenan los archivos deben estar separadas de las paredes y los documentos almacenados nunca deben tocar el suelo. Esto evita que cualquier filtración de agua en el recinto, proveniente de otro recinto, o algún accidente con líquidos derramados en el suelo afecte directamente a los archivos.

OCTAVA ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE LAS SUBCATEGORIAS O SUBSERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO

Al inicio de esta etapa, el equipo del archivo puede priorizar las categorías generales que quiere inventariar y conservar primero. Por ejemplo, por consideraciones legales o investigaciones en curso, el equipo puede decidir trabajar primero con la categoría general del “Área de Investigación”, antes que la categoría general de “Administración y Coordinación”.

Cuando el equipo haya decidido el orden prioritario de las categorías generales por procesar, entonces iniciará esta etapa con la primera categoría general y los contenidos del conjunto de sus respectivas cajas. Entonces, esta primera categoría general de materiales reunidos constituye la primera serie documental del archivo final.

Como se detendrá cierto tiempo en cada documento de la primera categoría general o serie documental, es importante contar con mesas de trabajo, sillas y ventiladores –en ausencia de esporas y hongos en los documentos– que aseguren una buena circulación del aire en el espacio de trabajo. Las mesas, las sillas y el espacio de trabajo deberán limpiarse frecuentemente y los y las integrantes del equipo deberán utilizar materiales de protección personal cuando manipulen los documentos dentro del espacio de trabajo, en particular los guantes y las mascarillas. Si se utilizan batas o camisas amplias para cubrirse, estas deben lavar y secarse con frecuencia.

El objetivo de esta etapa es inspeccionar y describir brevemente todos los documentos y materiales reunidos que componen la primera categoría general o serie documental y organizarlos según subcategorías o subseries más específicas. Las subcategorías, por lo general, se conforman a partir de los tipos de documentos que contiene una categoría general. Por ejemplo, en la categoría general conformada por materiales asociados al “Área de Comunicaciones”, se encontrarán comunicados de prensa; grabaciones de programas de radio o de televisión; fotografías; notas de prensa; panfletos, volantes y afiches; publicaciones; video grabaciones; etc.

Para ordenar mejor todos los diferentes documentos, estos pueden agruparse en distintas subcategorías, como “Comunicados de Prensa”, dentro de la categoría general “Área de Comunicaciones”. Si la subcategoría general es “Comunicados de Prensa”, entonces estos pueden ordenarse de manera cronológica, por año y por mes, empezando con los comunicados más antiguos hasta los más recientes; o de manera temática, según los diferentes temas de los comunicados, organizados por orden alfabético, según los temas, y luego de manera cronológica, por año y por mes.

Tomando como ejemplo la categoría general “Área de Comunicaciones”, las subcategorías pueden organizarse según los diferentes tipos de documentos, como “Comunicados de Prensa”; “Afiches y Volantes”; “Recortes de Prensa”; “Publicaciones”; etc. En este caso, la relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales puede ilustrarse de la siguiente manera:

La relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales

Como indica la ilustración, todos los documentos relacionados con el Área de Comunicaciones están reunidos en una sola categoría general y las subcategorías, identificadas según tipos o funciones, permiten organizarlos mejor, de manera ordenada y lógica.

^{¿Qué son las subcategorías?}

Al abrir las cajas de materiales de la primera categoría general, el equipo encontrará diferentes documentos, como los ya mencionados, así como

diferentes tipos de materiales como casetes, fotografías, afiches, etc. Por lo tanto, una categoría general puede generar una o varias categorías derivadas según los tipos de materiales que contiene. Estos pueden organizarse en subcategorías y la cantidad de subcategorías depende de la diversidad de los materiales y de cuántas subcategorías el equipo del archivo considera necesario para ordenar una categoría general.

De esta manera, cada categoría general o serie documental está compuesta por una o varias subcategorías o subseries documentales. Eso puede ilustrarse de la siguiente manera:

Subserie documental

Las subcategorías o subseries son agrupaciones más pequeñas y específicas de documentos y materiales. No todas las categorías generales o series necesariamente incluyen subcategorías o subseries, pero su utilización permite ordenar aún más una categoría general.

Para facilitar la identificación de las subcategorías, es importante que los miembros del equipo pongan atención en los tipos de documentos cuando los revisan, tomando nota de las características más llamativas de cada uno. Luego, si todo el equipo identifica subcategorías dentro de una categoría general y decide utilizarlas, entonces ubicará cada uno de los documentos de la categoría general en una sola de las subcategorías identificadas. Aquí, se puede utilizar cajas adicionales para ubicar aparte los documentos y materiales de cada subcategoría. También puede preverse una subcategoría miscelánea para todos los documentos de una categoría general que no se ubican en una de las subcategorías identificadas por el equipo.

Organización de las categorías según subcategorías documentales

Por ejemplo, dentro de la serie documental “Área de Formación y Educación” puede haber subseries como “Seminarios”, “Talleres” o “Escuelas de Formación”. La subserie “Seminarios” podría organizarse en orden cronológico para cada seminario organizado y realizado, desde el más antiguo al más reciente, incluyendo documentos como las convocatorias y otros medios de publicidad para el evento; listas de participantes; ponencias; fotografías; papelógrafos y apuntes, actas y memorias, así como presupuestos, licitaciones e informes financieros.

Las subseries de esta serie “Área de Formación y Educación” también podrían ordenarse según los temas impartidos en los distintos eventos de formación, como “Derechos Humanos”, “Derechos Indígenas”, “Derechos de la Niñez”, etc. Esta subserie llevaría documentos de cada actividad donde se impartió cada uno de estos temas, en orden cronológico, del más antiguo al más reciente.

Le corresponde al equipo del archivo determinar las subseries que más convienen para cada serie documental del archivo. Las series y subseries son la base principal para la clasificación ordenada del archivo final. En esta etapa del proceso, la lista de categorías generales se vuelve una lista de series documentales y a esta lista se suman las subseries identificadas por el equipo.

NOVENA ETAPA: ELABORACION DE LAS FICHAS DE INVENTARIO PARA CADA SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

Esta etapa consiste en elaborar y completar una ficha de inventario (véase el ejemplo más adelante) para los documentos previamente organizados en series y subseries documentales. En esta y la última etapa, se trabaja de nuevo directamente con las series y subseries documentales, una por una, con la finalidad de describir el contenido de cada documento, su estado físico de conservación y su fecha de elaboración para situarlo en su lugar preciso en el archivo. Es en esta etapa que se le asigna un lugar específico y definitivo a cada documento dentro del archivo físico.

En las fichas de inventario se indican las características de cada uno de los documentos. La ficha puede llenarse a mano, en una hoja de papel dividida en nueve columnas, o puede completarse directamente en una hoja Excel. Si muchas personas están revisando los documentos y pocas computadoras están disponibles, se recomienda entonces utilizar fichas de papel para empezar. Luego, alguien del equipo puede vaciar la información de las fichas en una sola hoja Excel.

No importa si se inicia o se termina el proceso de inventario con la hoja Excel, pero sí es importante siempre mantener actualizada al menos dos copias de resguardo de los datos. Si se utilizan fichas de papel, se recomienda resguardar también las fichas originales, aun cuando se haya transcrito sus contenidos en la hoja Excel.

Como encabezado, la ficha de inventario en papel lleva el nombre de la organización y la serie documental que se está procesando. Aquí, el proceso de inventario retoma el orden de prioridad de las series y subseries documentales que se determinó en las etapas anteriores.

Como ejemplo, las nueve columnas de la ficha de inventario pueden indicar las siguientes informaciones:

1. El número de la caja en la cual se guarda el documento o material;

2. El número del fólder tipo expediente o del paquete en el cual se encuentra el documento;

3. La serie documental a la que pertenece el documento;

4. La subserie documental a la que pertenece el documento;

5. La fecha de elaboración del documento;

6. El tipo de documento, incluyendo la cantidad de páginas, si aplica;

7. Una breve descripción o resumen del contenido del documento;

8. El estado de preservación del documento;

9. Observaciones adicionales sobre el documento.

Ejemplo de una ficha de inventario completada a mano: FICHA DE INVENTARIO

Archivo Histórico del Comité de Derechos Humanos de la Costa

Serie documental: Área de Comunicaciones

Caja	Fólder	Serie documental	Subserie documental	Fecha	Tipo de documento	Breve descripción o resumen	Estado de preservación	Observaciones
1	1	Área de Comunicaciones	Comunicados de Prensa	19850711	Denuncia, 1 página	Secuestro de tres campesinos de la costa	Buen estado	Original y una copia
1	1	Área de Comunicaciones	Comunicados de Prensa	19850712	Declaración, 2 páginas	Contenido de la reunión con el Procurador General	Buen estado	Se quitó la grapa oxidada
1	1	Área de Comunicaciones	Comunicados de Prensa	19850716	Anuncio, 1 página	Convocatoria mani-- festación en frente del Congreso	Buen estado, pero manchas de oxidación por la grapa	Se quitó la grapa oxidada
1	1	Área de Comunicaciones	Comunicados de Prensa	19850714	Declaración, 2 páginas	Declaración de los ocupantes de la Catedral	Mal estado y falta segunda página
2	2	Área de Comunicaciones	Grabaciones noticieros	19850815	Video casete, 14 min.	Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López	El sonido es muy bajo	Buscar como digitalizar el video
2	3	Área de Comunica- ciones	Entrevistas Pescadores	19850817	Casete audio, 87 min.	Caso pescadores allanados en el puerto	Mal, alcanzado por la humedad	Inaudible

La misma ficha en una hoja Excel:

	A	B	C	D	E	F	G	H	I
1	Caja	Fólder	Serie documental	Subserie documental	Fecha	Tipo de documento	Breve descripción o resumen	Esta- do de preser- vación	Ob- serva- ciones
2	1	1	Área de Comuni- caciones	Comu- nicados de Prensa	19850711	Denuncia, 1 página	Secuestro de tres campesi- nos de la costa	Buen estado	Original y una copia
3	1	1	Área de Comuni- caciones	Comu- nicados de Prensa	19850712	Declara- ción, 2 páginas	Contenido de la reunión con el Procura- dor General	Buen estado	Se quitó la grapa oxidada
4	1	1	Área de Comuni- caciones	Comu- nicados de Prensa	19850716	Anuncio, 1 página	Convo- catoria mani- festación en frente del Con- greso	Buen estado, pero manchas de oxi- dación por la grapa	Se quitó la grapa oxidada
5	1	1	Área de Comuni- caciones	Comu- nicados de Prensa	19850714	Declara- ción, 2 páginas	Declara- ción, de los ocu- pantes de la Cate- dral	Mal esta- do y falta segunda página
6	2	2	Área de Comuni- caciones	Graba- ciones noticieros	19850815	Video casete, 14 min.	Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López	El sonido es muy bajo	Buscar como digita- lizar el video
7	2	3	Área de Comuni- caciones	Entrev- istas Pesca- dores	19850817	Casete audio, 87 min.	Caso pes- cadores allanados en el puerto	Mal, alcanza- do por la humedad	Inaudi- ble

En cuanto a la columna intitulada “Estado de preservación” de los documentos, se trata simplemente de hacer una valoración intuitiva del estado de preservación de cada uno con base a su apariencia. Se puede dar algún detalle específico, como “posiblemente con hongos”, o simplemente referir al estado general de la pieza, según esté en “buen estado” o en “mal estado”.

Es importante en esta etapa darle un orden definitivo a la serie documental y que cada documento de cada subserie sea ubicado en el orden decidido por el equipo, sea ese un orden cronológico, temático, o alfabético. Para ubicar correctamente a un documento particular en el futuro, en su fólder o paquete y en su caja, ese orden final deberá reflejarse en el inventario. En adelante, el inventario servirá de principal instrumento para controlar y localizar cualquier documento del archivo.

DÉCIMA ETAPA: TRATAMIENTO BÁSICO PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Como complemento a la etapa anterior de inventario y de ordenamiento final del archivo en series y subseries documentales, en esta décima y última etapa del proceso se da un tratamiento básico a los documentos con el objetivo de asegurar su preservación y su futura digitalización.

Aquí, se recomienda apagar los ventiladores durante el proceso de limpieza de los documentos para no esparcir el polvo y la suciedad que llevan los documentos, especialmente las esporas o los hongos. Como en las etapas anteriores, el personal responsable de realizar el tratamiento de preservación debe asegurarse de llevar puesto todo el equipo de protección necesario.

En esta etapa, se retiran de los documentos en papel todos los elementos metálicos oxidables como grapas, ganchos o clips. También deben eliminarse elementos plásticos como carpetas o sobres de acetato. Las grapas pueden retirarse con un cuchillo abrecartas o una espátula de laboratorio, teniendo siempre cuidado de no romper el papel del documento y de desechar de manera apropiada los materiales metálicos recuperados.

Para la remoción de las grapas, en particular, no se recomienda el uso de una pinza quita grapas, pues la pinza arranca las grapas en lugar de quitarlas cuidadosamente, de manera que fácilmente se rasga el papel. Con la espátula de laboratorio, se desdoblan más bien las dos puntas de una grapa en el reverso del folio, se da vuelta al mismo y se levanta la grapa ya libre, sin dañar el documento.

Quitar con cuidado todo elemento metálico asociado a los documentos

After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.

Cepillar ambos lados de cada folio

Ya limpias, si hubiera necesidad de volver a juntar las páginas de un mismo documento, se recomienda utilizar un clip de plástico –no de metal– puesto por encima de un pedazo de papel bond libre de ácido, de 3 cm por 6 cm, doblado encima del primero y del último folio del documento de tal manera que el clip no entre en contacto directo con el original. Aunque existen grapas de acero inoxidable, su precio puede ser muy alto y al momento de digitalizar los documentos en el futuro, será necesario volver a quitarlas, afectando de nuevo la integridad del papel.

Cuando ya está en orden cada documento de una misma subserie, este puede separarse del documento que lo precede y el que lo sigue con una hoja completa de papel bond libre de ácido. En este caso, en vez de utilizar un clip de plástico para mantener juntos los folios de un mismo documento, sólo se utiliza una hoja de papel bond antes del primer folio del documento y otra después del último folio del documento. De esta manera, cada documento está separado por una hoja de papel bond.

Por ejemplo, los comunicados de prensa de más de una página de la subserie “Comunicados de Prensa”, de la serie “Área de Comunicaciones”, pueden llevar una hoja de papel bond entre cada uno. Así, se separa cada comunicado de prensa sin utilizar un clip de plástico. Varios comunicados de prensa, organizados en orden cronológico, por fecha, pueden reunirse en paquetes. Se puede ubicar un cartón chip o una cartulina encima del paquete y otro por debajo, luego se amarra cada paquete con cinta de castilla de un centímetro de ancho.

Formar paquetes de documentos organizados cronológicamente

Otros materiales, que no son documentos de papel engrapados, como libros de apuntes, bitácoras o registros, pueden empacarse utilizando pliegos de papel libre de ácido, tal como se ilustra a continuación:

utilizando pliegos de papel libre de ácido

The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same subseries.

Uso de las carpetas manila de tamaño legal

Nota: todos los paquetes, bultos y carpetas manila deben identificarse individualmente con lápiz y sus características y contenido deben registrarse en el formulario de inventario.

Además, las hojas de papel bond utilizadas para separar los documentos y el aglomerado o cartulina utilizados para proteger los paquetes de documentos atados con cinta de sarga deben ser del mismo tamaño que los documentos originales.

Identificar cada carpeta con un número secuencial que se registra en el formulario de inventario.

Toda inscripción manuscrita relacionada con los documentos se hace, no en los documentos originales, como se mencionó en la séptima etapa, sino en las hojas de papel bond libre de ácido o sobre los fólderes tipo expedientes que protegen los originales.

Al final del proceso, todos los documentos se guardan en cajas con tapas, identificadas con un rótulo que indique el nombre de la colección archivística; la serie documental; la subserie documental; el número correlativo de la caja; los años extremos de los documentos y materiales que esta contiene; una breve descripción y el estado general de los contenidos de la caja.

A continuación, se muestra un ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja:

Ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja

Archivo organizado

Al concluir las diez etapas del proceso, se espera que el archivo físico e la organización tenga un aspecto similar al de la siguiente fotografía.

Finalmente, en la medida de lo posible, deben mantenerse estables las condiciones ambientales del recinto donde se mantendrá el archivo físico, controlando la humedad, la luz directa, la temperatura y el polvo.

La temperatura ideal para el papel se encuentra entre 15 y 20 grados centígrados. La humedad relativa ideal debe ser entre 45 y 60 por ciento, con una fluctuación diaria máxima del 5 por ciento. Se recomienda el uso de un higrómetro para realizar mediciones periódicas del grado de humedad en el aire.

Es importante también asegurarse de que no haya variaciones bruscas de la temperatura, pues esto puede acelerar los daños a los documentos y materiales del archivo. Si se instala un aire acondicionado, por ejemplo, este debe mantenerse encendido las 24 horas a la misma temperatura. Encenderlo y apagarlo puede generar cambios abruptos que aceleran el deterioro de los documentos.