Glossary of Key Terms and Concepts/es: Difference between revisions

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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Access_Levels_Scheme"></span>
=== Access Levels Scheme ===
=== El esquema de niveles de acceso ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla. Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.
Access Levels Scheme is a part of the Archive Access Plan and provides an overview of “who has access to what, and how” in the form of a table. Considering that different modes of access might need to be provided for different user groups, to material with varying permitted level of access, an Access Levels Scheme helps avoid confusion and errors.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Active_and_Passive_Approach"></span>
=== Active  and Passive Approach ===
=== Método activo y pasivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un enfoque de acceso pasivo sería un archivo creado con el objetivo principal de preservar a largo plazo el material por razones históricas, legales o de otro tipo. Sin embargo, la mayoría de las OSC que trabajan con archivos de violaciones de los derechos humanos adoptarán probablemente la otra vía de un enfoque activo para proporcionar acceso, que se centra en facilitar y proporcionar un acceso lo más amplio posible a sus usuarios.
A passive access approach would be an archive created with the main goal of long-term preservation of the material for historical, legal, or other reasons. However, most CSOs working with human rights violations archives will likely be taking the other route of an active approach to providing access, which is focused on facilitating and providing as wide access as possible to its users.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Active_Maintenance"></span>
=== Active Maintenance ===
=== El mantenimiento activo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.
Active Maintenance of a digital archive is necessary both to keep the digital archive operational and also to ensure the long-term preservation, authenticity, and access to its digital content. If the format of the digital files becomes obsolete, or if the storage media fails or backup software is outdated and flawed, the archival digital content may be compromised, damaged, or lost altogether, along with all the work put into building and developing the digital archive. Active maintenance of a digital archive requires a systematic approach and regular performance of a set of actions that include monitoring and migration.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Analogue_Document"></span>
=== Analogue Document ===
=== Documento analógico ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Por documento analógico se entiende cualquier registro físico o tangible, como archivos en papel, fotografías o cintas de audio, que existe de forma no digital. “La representación de un objeto o proceso físico mediante el uso de señales electrónicas o patrones mecánicos continuamente variables. A diferencia de una representación codificada digitalmente de un objeto o proceso físico, una representación analógica se asemeja al original.”
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Antivirus ===
=== Antivirus ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El antivirus es un software diseñado para detectar, prevenir y eliminar las amenazas de software malicioso de los sistemas informáticos.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_Fonds"></span>
=== Archival Fonds ===
=== Fondos de archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los fondos de archivo son una colección de registros o documentos relacionados entre sí, creados o recopilados y conservados por una persona u organización. “Los materiales de archivo se organizan en grupos separados en función de su procedencia, es decir, de la persona, familia u organización que creó y/o acumuló los documentos en el curso de sus actividades y funciones. Estas agrupaciones se denominan fondos. Los fondos pueden incluir registros en cualquier formato: registros textuales, grabaciones sonoras, fotografías y otros gráficos; imágenes en movimiento (película, vídeo); dibujos arquitectónicos, bases de datos; y en cualquier soporte: papel, electrónico, microforma”. La organización de materiales en categorías según un esquema que identifica, distingue y relaciona las categorías.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_rules"></span>
=== Archival rules ===
=== Normas de archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Las normas archivísticas son las directrices o principios que rigen la gestión, la conservación y el acceso a los materiales de archivo.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_structure_table"></span>
=== Archival structure table ===
=== Tabla de estructura de archivos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un cuadro de estructura archivística es una representación jerárquica de la organización y disposición de los materiales de archivo dentro de un fondo o archivo.
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<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archival_Techniques"></span>
=== Archival Techniques ===
=== Técnicas de archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Las técnicas archivísticas comprenden las metodologías y prácticas utilizadas para preservar, organizar y acceder a los materiales de archivo.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archive"></span>
=== Archive ===
=== Archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un archivo es un depósito o colección de documentos o registros históricos que suelen contener fuentes primarias. “Son registros contemporáneos creados por individuos y organizaciones en el desempeño de sus actividades y, por tanto, ofrecen una ventana directa a acontecimientos pasados. Pueden presentarse en una amplia gama de formatos: escrito, fotográfico, imagen en movimiento, sonido, digital y analógico. Los archivos están en manos de instituciones públicas y privadas y de particulares de todo el mundo”.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Archive_Access_Plan"></span>
=== Archive Access Plan ===
=== Un plan de acceso a los archivos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.     
Archive Access Plan guides both the decision-making and implementation related to access to the archival material. It provides balance between the goal of assuring as wide an access to an archive as possible and the responsibility to safeguard data and adhere to legal and ethical norms regarding data privacy, sensitivity, confidentiality, and copyrights. A well-considered and clear Archive Access Plan will help achieve that balance.
</div>    


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Born-digital"></span>
=== Born-digital ===
=== Nacido-digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Nacido-digital, contenido o datos que se originan en forma digital sin haber existido nunca en formato físico.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Chain_of_custody"></span>
=== Chain of custody ===
=== Cadena de custodia ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Cadena de custodia, documentación del historial de custodia cronológica, control, transferencia y análisis de pruebas físicas o digitales.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Collection"></span>
=== Collection ===
=== Colección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.
The most generic groups of material are often referred to as “collections,” or in strictly archival terms “fonds.” Each collection is divided into “series,” which can contain individual items as well as “subseries” and “folders” (sometimes also referred to as “files”), which are smaller, subordinated units of structure that then also contain individual items
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Documentation"></span>
=== Data Documentation ===
=== La documentación de datos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.
Data Documentation provides information about the context of our data, our digital archival content, often in a textual or other human-readable form. Data documentation supplements metadata and provides information that enables others to use the archival content. Given that data documentation is also “data about data,” it could also be seen as a specific type of metadata—one that provides context and is recorded in a human-friendly format.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Protection"></span>
=== Data Protection ===
=== La protección de datos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.
Whether it relates to private, sensitive, confidential, or copyrighted data, Data Protection is the essence of our archive’s security planning. There are three main instruments, or actions an archive can take to protect its data: access control and management, redaction, and encryption.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Data_Security"></span>
=== Data Security ===
=== Seguridad de los datos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Las medidas de seguridad de los datos se aplican para proteger los datos digitales del acceso no autorizado, la alteración o la destrucción.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Description_of_Archival_Material"></span>
=== Description of Archival Material ===
=== La descripción del material de archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.
Description of Archival Material enables the archive’s proper preservation and guides future users by providing important contextual information. The content of an archive needs to be described in a way that will allow anyone to search for, locate, and access items in the collection, thereby enabling connections to be established between items, even from different groups. Simply put, without description, an archive would be more like simple storage in which it would eventually become impossible to find or manage content.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archive_Security_Plan"></span>
=== Digital Archive Security Plan ===
=== Un plan de seguridad para archivos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.
Digital Archive Security Plan guides the devising of security procedures and their implementation. Such a plan should list and describe security-related obligations of the archive based on the material it contains, security-related functions the archive needs to perform, security-related actions that will be taken to ensure the functions are properly performed, and tools and technologies needed for its implementation.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archives"></span>
=== Digital Archives ===
=== Los archivos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.
Digital Archives are archives that contain material in a digital form—including both born-digital items and digitized versions of originally physical material—stored on digital media and managed through digital tools. Just as in physical archives, the material in digital archives is organized, described, arranged, stored, preserved, safeguarded, and made accessible to users.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving"></span>
=== Digital Archiving ===
=== Archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.
Digital Archiving is the process of creating, managing, and developing digital archives.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_Life_Cycle_Model"></span>
=== Digital Archiving Life Cycle Model ===
=== Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso. El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.
Digital Archiving Life Cycle Model reflects the key characteristic of digital archiving, its circular and continual character, a cyclical process in which stages follow one after the other continuously, without an end point. The Life Cycle Model also draws attention to the need for taking actions and actively managing a digital archive throughout its life cycle. At the same time, the Model clearly presents the wide scope of responsibilities involved in the digital archiving process. Finally, the Life Cycle Model makes clear that decisions and actions in each phase affect what and how can be done in each subsequent stage and any new iteration of the process. The Digital Archiving Life Cycle Model applied in this manual is developed to tailor to the specific needs and challenges of CSOs. It reflects some of the elements of the OAIS Reference model  and partly the structure of the DCC Curation Life Cycle Model. The OAIS Model is the most widely used model for digital archiving, while the DCC Life Cycle Model includes many of the considerations that also affect CSOs engaged in digital archiving.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_System"></span>
=== Digital Archiving System ===
=== Un sistema de archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.
Digital Archiving System is a system of software and hardware components that consists of databases, software tools that manage databases, and storage media; it is the technological infrastructure of a digital archive. It defines the scope and limit of the archive’s functions and is instrumental in achieving its aim and goals. The main purpose of digital archiving is to ensure that the invaluable content we are preserving remains unchanged and accessible long into the future through an adequate and sustainable technological framework for the digital archive.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Archiving_Techniques"></span>
=== Digital Archiving Techniques ===
=== Técnicas de archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Las técnicas de archivo digital son métodos y estrategias empleados para preservar la información digital a lo largo del tiempo, garantizando su accesibilidad e integridad.
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Copy"></span>
=== Digital Copy ===
=== Copia Digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Copia digital es una reproducción o duplicado de un archivo o documento digital, creado normalmente con fines de copia de seguridad o distribución.  Un registro electrónico es “Informaciones o datos que han sido capturados y fijados para su almacenamiento y manipulación en un sistema automatizado y que requieren el uso del sistema para hacerlos inteligibles por una persona.”
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</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_File_Name"></span>
=== Digital File Name ===
=== El nombre de archivo digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.
Digital File Name of a digital archival item serves the very important role of descriptor of that particular item, which should contain information that allows us to identify what the item is and what it contains so we can locate it in the archive and properly manage and preserve it.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Forensics"></span>
=== Digital Forensics ===
=== La ciencia forense digital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.
Digital Forensics in digital archiving refers to a set of software and application-based techniques that allow us to access and investigate digital archival material in relation to its authenticity, accountability, and accessibility. This is especially relevant for older data storage formats or when working with digital material of unclear origin and features, especially when a history of the material and “chain of custody” have not been established. Digital forensics allow us to, for example, extract relevant metadata, access content archived in outdated digital formats, establish a chain of custody, detect data manipulation and forgery, and identify issues with data privacy.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digital_Surrogates"></span>
=== Digital Surrogates ===
=== Los sustitutos digitales ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.
Digital Surrogates are digital copies of physical archival items that are processed, preserved, and made accessible as digital archival objects. Digital surrogates can originate from different types of physical objects—documents, maps, video, artifacts, etc.—and can be stored in different digital formats.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digitization"></span>
=== Digitization ===
=== La digitalización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.
Digitization is a process of creating digital copies, or “surrogates” of original physical items. These digital copies are then processed as digital archival objects. Different types of physical objects can be digitized and then stored on a variety of media. They can, for example, include text, photographs, drawings, maps, video, audio, and other types of content, stored on paper, audio cassettes, VHS tapes, or any other physical or analogue storage media. The digital copies  could also include objects such as pieces of clothing, banners, personal belongings, etc. The type of material that needs to be digitized will determine the procedures, technologies, digital formats, and other elements of any concrete digitization process.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Digitization_Workflow"></span>
=== Digitization Workflow ===
=== El flujo de trabajo de digitalización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.
Digitization Workflow is a plan or scheme that should include all digitization actions and operations—starting with review and preparation of physical items and workspace to the completion of the workflow through storing the created digital surrogates and making backup copies. Each digitization project will have its unique workflow, its specific sequence of actions and operations. Although specific actions and their sequences are tailored to each concrete project, we can identify the key elements required in any digitization workflow: preparation, process scheduling, digitization, quality control, post-processing, and storing and backup.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Disaster_Recovery_Plan"></span>
=== Disaster Recovery Plan ===
=== Un plan de recuperación en caso de catástrofe ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.
Disaster Recovery Plan details how our data will be recovered or replaced in case of any major natural or human-caused failure, damage, theft, or malicious attack on our digital archival content or system. It is based on the existing backup arrangements that define the number of backup copies, their geographic location, and type of storage media used. The Disaster Recovery plan should provide instructions on which of our backup copies should be used in which disaster type circumstances and by which technological means to replace and recover the data.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Events"></span>
=== Events ===
=== Eventos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los eventos son sucesos o incidentes significativos registrados como parte de los materiales de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="External_access"></span>
=== External access ===
=== Acceso externo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El acceso externo es el permiso o autorización concedido a personas o entidades ajenas a una organización para acceder a sus recursos o archivos digitales.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Fixity"></span>
=== Fixity ===
=== La fijeza ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La fijeza, un elemento crucial en la conservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y usabilidad, se refiere a un estado inalterado o permanente. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo o ha sido alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.
Fixity is a crucial element in long-term preservation of files, as well as in maintaining their integrity, authenticity and usability, refers to a state of being unchanged or permanent. In essence, fixity allows us to determine whether a file has changed over time or been altered or corrupted, and to track and record any such changes.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Formats"></span>
=== Formats ===
=== Formatos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Formatos: Tipos de archivo o estructuras utilizadas para codificar y almacenar informaciones digitales, como PDF, JPEG o MP3. “Formato se utiliza comúnmente para describir ciertos tamaños estándar de fotografías, incluidas las tarjetas de visita /carte de visit/, las tarjetas de gabinete, los estereógrafos y muchas designaciones numéricas para tamaños de película, y este sentido aparece en La enciclopedia focal de la fotografía /The Focal Encyclopedia of Photography/ (1965).
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="General_Plan"></span>
=== General Plan ===
=== El plan general ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.
General Plan of a digital archive is the first and crucial step in the process of its development. It lays out the reason and the method for the archive’s development by providing it with [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Guiding Principles|Guiding Principles]] as well as key decisions regarding the content, access, and major organizational, technological, and resource-related issues. The widely scoped, detailed, and advanced planning contained in the General Plan will help the organization navigate a wide array of challenges that need to be met in the later stages of the process of digital archive creation.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Guiding_Principles"></span>
=== Guiding Principles ===
=== Los Principios Rectores ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los principios rectores de un archivo digital resumen el razonamiento que subyace a su desarrollo. Exponen por qué es necesario un archivo, quién lo utilizará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades jurídicas y de seguridad y las cuestiones organizativas.
Guiding Principles of a digital archive summarize the reasoning behind its development. They state why an archive is needed, who will be using it and how, and what the expected benefits of its creation and development are. The Guiding Principles also address the required resources and technologies, legal and security-related responsibilities, and organizational matters.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Human_rights_organizations"></span>
=== Human rights organizations ===
=== Organizaciones de derechos humanos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Organizaciones de derechos humanos: Organizaciones no gubernamentales dedicadas a promover y proteger los derechos humanos en todo el mundo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Human_rights_violations"></span>
=== Human rights violations ===
=== Violaciones de los derechos humanos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Violación de los derechos humanos: Acciones o prácticas que infringen los derechos y la dignidad de las personas reconocidos por las normas internacionales de derechos humanos.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Identification_Inventory"></span>
=== Identification Inventory ===
=== El inventario de identificación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El inventario de identificación es la lista inicial de grupos de artículos que podemos identificar en el material que deseamos archivar digitalmente. Es una tabla que enumera los grupos de artículos identificados e incluye información sobre su tipo, formato, tamaño, cantidad, estado, ubicación y espacio o medio de almacenamiento. El inventario de identificación nos proporciona una visión clara de qué material fuente tenemos, en qué cantidad y en qué formas y formatos.
Identification Inventory is the initial list of item groups we can identify in the material we wish to digitally archive. It is a table that lists the identified item groups and includes information about their type, format, size, amount, condition, location, and storage space or storage media. The Identification Inventory provides us with a clear overview of what source material we have, in what quantity, and in which shapes and forms.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Indexing"></span>
=== Indexing ===
=== Indexación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Indexación: Proceso de creación de puntos de acceso o metadatos de búsqueda para los materiales de archivo con el fin de facilitar la recuperación y el descubrimiento.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Ingest"></span>
=== Ingest ===
=== El ingreso ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El ingreso es el proceso de transferencia de elementos digitales al archivo digital, durante el cual los datos, sus metadatos y la documentación de datos se almacenan y se vinculan mutuamente dentro del sistema de archivo digital. Es necesario aplicar un conjunto de acciones de preservación a los contenidos digitales para preparar su ingreso, así como una vez finalizado este. Esto incluye escanear los archivos digitales y las copias de seguridad con software antivirus y comprobar la fijeza, validez y calidad de cada archivo.
Ingest is the process of transferring digital items into the digital archive, during which the data, its metadata, and data documentation are stored and mutually linked within the Digital Archiving System. A set of preservation actions needs to be applied to the digital content in preparation for ingest, as well as after it has been finished. This includes scanning the digital files and backup copies with antivirus software and checking each file’s fixity, validity, and quality.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Institutional_knowledge"></span>
=== Institutional knowledge ===
=== Conocimiento institucional ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Conocimiento institucional: Conocimientos colectivos, experiencia e exclusivos de una organización o institución.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Integrity"></span>
=== Integrity ===
=== Integridad ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Cualidad de los datos de ser completos, exactos e inalterados, lo que garantiza su fiabilidad y confidencialidad.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Internet_Infrastructure"></span>
=== Internet Infrastructure ===
=== Infraestructura de Internet ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los componentes físicos y virtuales subyacentes que permiten el funcionamiento de Internet, incluidos el hardware, el software, los protocolos y los estándares.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Inventory"></span>
=== Inventory ===
=== Inventario ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Lista o registro detallado de los artículos o bienes de una colección, archivo u organización.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Item"></span>
=== Item ===
=== Elemento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Unidad individual o documento dentro de un fondo de archivo, a menudo catalogado y gestionado por separado.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Levels_of_protection"></span>
=== Levels of protection ===
=== Niveles de protección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Diferentes niveles o grados de medidas de seguridad aplicadas para salvaguardar los activos o las informaciones digitales.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Life_cycle"></span>
=== Life cycle ===
=== Ciclo vital ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Etapas por las que pasan los documentos de archivo digitales o físicos desde su creación o recepción hasta su eliminación o conservación.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Long-term_preservation"></span>
=== Long-term preservation ===
=== Conservación a largo plazo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Estrategias y técnicas para garantizar la accesibilidad y usabilidad continuas de los activos digitales durante periodos prolongados.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Maintenance_Plan"></span>
=== Maintenance Plan ===
=== El plan de mantenimiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El plan de mantenimiento se centra en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento. Enumera, describe y programa la ejecución de las actividades de supervisión del mantenimiento y migración. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los periodos de tiempo para las comprobaciones periódicas o los procedimientos concretos, se definen en función de las necesidades de un archivo determinado.
Maintenance Plan is centered around the two main sets of maintenance actions. It lists, describes, and schedules the execution of maintenance monitoring and migration activities. The specific elements of the Maintenance Plan, such as time periods for regular checkups or concrete procedures, are defined in line with the needs of a given archive.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Master_Files"></span>
=== Master Files ===
=== Los archivos maestros ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización y están pensados para ser conservados a largo plazo sin pérdida de ninguna característica esencial. El número de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y de los usos previstos del sustituto digital. Además de los archivos maestros, también podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo denominados archivos de “acceso” o “servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).
Master Files are the best-quality files we produce through digitization and are intended to be preserved long term without loss of any essential features. The number of master files we will create will depend on the content of the originals and the planned uses of the digital surrogate. In addition to master files, we can also produce a number of secondary files, often called “access” or “service” files. These files are created from the master file and optimized for the intended use (e.g., for web or for research).
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Medium_Storage"></span>
=== Medium Storage ===
=== Almacenamiento medio ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los medios de almacenamiento físicos o digitales se utilizan para almacenar y conservar datos o informaciones. En informática, un medio de almacenamiento es un dispositivo físico que recibe y retiene datos electrónicos para aplicaciones y usuarios y hace que los datos estén disponibles para su recuperación. El medio de almacenamiento puede estar dentro de un ordenador u otro dispositivo o conectado a un sistema externo, ya sea directamente o a través de una red. La forma plural de este término es medio de almacenamiento”.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Metadata"></span>
=== Metadata ===
=== Los metadatos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los metadatos son las descripciones de los documentos de archivo. Es esencial que los metadatos pertinentes se recopilen y adjunten a los documentos de archivo digitales y se almacenen de forma estructurada y adecuada para su tratamiento informático. Sin los metadatos adjuntos, el material de archivo digital carece de sentido y resulta inutilizable, ya que podríamos ser incapaces de encontrarlo o identificarlo, de comprender qué es, su contexto, historia, creador o su lugar en el archivo. Los documentos de archivo digitales permiten recopilar una serie de metadatos, como las especificaciones técnicas de un archivo digital o información sobre su creación o cualquier acción digital posterior realizada sobre él.
...
Metadata refers to the descriptions of archival items. It is essential that relevant metadata is collected and attached to the digital archival items and stored in a structured form suitable for software processing. Without its attached metadata, digital archival material becomes meaningless and unusable, as we might be unable to find or identify it, understand what it is, its context, history, creator, or where it belongs in the archive. Digital archival items allow for a range of metadata to be collected, such as technical specifications of an archival digital file or information about its creation or any further digital action taken on it.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Migration_of_Data,_Software,_and_Storage_Media"></span>
=== Migration of Data, Software, and Storage Media ===
=== La migración de datos, software y medios de almacenamiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La migración de datos, software y medios de almacenamiento es un componente esencial del mantenimiento activo de un archivo digital, ya que nos permite preservar nuestros datos de archivo migrándolos a nuevos formatos, software o medios de almacenamiento. La migración debe realizarse a tiempo, de forma sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo normas claras e incluyendo el conjunto de acciones de preservación (comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad) como paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de los ficheros.
Migration of Data, Software, and Storage Media is an essential component of active maintenance of a digital archive, as it allows us to preserve our archival data by migrating it to new formats, software, or storage media. Migration needs to be performed timely, in a systematic and carefully planned way, following clear rules and including the set of preservation actions—checkups of fixity, validity, and quality assurance—as a mandatory step both before and after the actual transfer of files.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Monitoring"></span>
=== Monitoring ===
=== El monitoreo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
El monitoreo del software de archivo digital y su mejora cuando sea necesario garantiza que siga cumpliendo nuestros requisitos y evita que se quede obsoleto. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, tendremos que encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella. El monitoreo de los soportes de almacenamiento es necesario para detectar a tiempo cualquier error o daño, así como para evitar que se queden obsoletos o anticuados. Con el tiempo, los soportes de almacenamiento pueden volverse inestables y poco fiables y provocar la corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los soportes de almacenamiento tengan un ciclo de vida corto, a veces estimado en sólo tres o cinco años. Esto significa que, transcurrido este periodo, tendremos que encontrar y obtener un nuevo soporte de almacenamiento y migrar nuestros datos a él.
Monitoring the digital archive software and improving it when needed ensures that it continues to meet our requirements and avoids it becoming obsolete. However, if the monitoring shows that a software can no longer be adapted or that it is losing its support community, we will need to find a new appropriate software solution and migrate to it. Monitoring and Preservation of archival data are actions that need to be performed on the digital archival data in the maintenance phase. This is in essence a continuation of the work done as part of the preparation of the digital material for ingest, including the backup of data, checkups of file formats, validity, fixity, and quality assurance. Monitoring and preservation actions must be planned and performed regularly to check and amend any irregularities or errors. Monitoring Storage Media is necessary to timely detect any errors or damage and prevent it from becoming obsolete or outdated. Over time, storage media can become unstable and unreliable and cause data corruption or loss. A rule of thumb for a safe preservation practice is for storage media to have a short life cycle, sometimes estimated at only three to five years. This means that after this period, we will need to find and obtain a new storage media and migrate our data to it.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Non-structured_material"></span>
=== Non-structured material ===
=== Material no estructurado ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Contenidos o datos digitales que carecen de un formato organizativo o jerárquico predefinido.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Open-source"></span>
=== Open-source ===
=== Código abierto ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Software o tecnología cuyo código fuente está disponible libremente para su modificación, mejora y distribución por parte de la comunidad.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Optical_Character_Recognition_(OCR)_Software"></span>
=== Optical Character Recognition (OCR) Software ===
=== Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) permiten crear documentos totalmente consultables a partir de archivos de imagen originalmente no aptos para consulta. En esencia, al ejecutar un programa de OCR en la imagen escaneada de un documento, añadimos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro programa pueda leerlo, lo que hace que el documento sea totalmente apto para búsquedas. Esto es esencial para que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo que suele ser uno de los principales objetivos de su digitalización.
Optical Character Recognition (OCR) software allows for the creation of fully searchable documents from originally non-searchable image files. In essence, by running an OCR software on our scanned image of a document, we add a layer of text onto that image file so other software can read it, which makes the document fully searchable. This is essential for making human rights archives more accessible and visible, which is often a key purpose of their digitization.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Organization"></span>
=== Organization ===
=== La organización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La organización del material de archivo implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por tanto, concebir su estructura. Esto se realiza a nivel de grupos de artículos identificados mediante el inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión que la organización tiene del material.
Organization of material for archiving involves introducing a certain logical and hierarchical order into it and thereby devising its structure. This is done on the level of item groups identified through the Inventory, using the organization’s knowledge and understanding of the material.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Outreach_Strategy"></span>
=== Outreach Strategy ===
=== La estrategia de divulgación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La estrategia de divulgación de un archivo digital describe sus objetivos y beneficiarios y un plan de actividades. Puede ayudar a alcanzar los objetivos de activismo del archivo – informar, educar, sensibilizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o las reparaciones – y también a volverlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia y repercusión en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de atraer a una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a personal experto, usuarios, organizaciones de la sociedad civil y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y necesitan contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital.
Outreach Strategy of a digital archive describes its outreach goals and beneficiaries and a plan of activities. It can help achieve the activism goals of the archive—be it to inform, educate, raise awareness, or to seek truth, accountability or reparations—and also to make them more feasible and attainable. An archive with a bigger presence and impact in the community, with wider visibility and credibility, will be more likely to engage a range of actors necessary for its long-term sustainability. This includes expert staff, users, CSOs, and other partners, donors, teachers, students, universities, supporters, mentors, journalists, and others who can and need to contribute to a digital archive’s successful creation, maintenance, and development.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Outsourcing"></span>
=== Outsourcing ===
=== Subcontratación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Contratación de proveedores de servicios u organizaciones externas para realizar tareas o funciones específicas, a menudo para reducir costes o acceder a conocimientos especializados.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Physical_archive"></span>
=== Physical archive ===
=== Archivo físico ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Repositorio o instalación de almacenamiento de registros físicos, documentos o artefactos.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Planning"></span>
=== Planning ===
=== Planificación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Proceso de desarrollo de estrategias, metas y objetivos para la gestión, conservación y acceso a los materiales de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Privacy_Regulations"></span>
=== Privacy Regulations ===
=== Normas de confidencialidad ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los marcos jurídicos o las normas regulan la recopilación, el uso y la protección de las informaciones personales.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Public_Access"></span>
=== Public Access ===
=== Acceso público ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los individuos o grupos pueden ver, recuperar o utilizar los materiales de archivo sin restricciones.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Quality_standards"></span>
=== Quality standards ===
=== Normas de calidad ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Criterios o puntos de referencia utilizados para evaluar y garantizar la exactitud, fiabilidad y utilidad de los materiales de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Records"></span>
=== Records ===
=== Registros ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Documentos, archivos o datos creados, recibidos o conservados como prueba de las actividades o transacciones de una organización.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Resourcing_and_Fundraising_Plan"></span>
=== Resourcing and Fundraising Plan ===
=== Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos debe contener una evaluación exhaustiva de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo del archivo digital, desglosadas por fases y actividades. Debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas a corto y mediano plazo para el desarrollo del archivo digital (es decir, qué recursos deben obtenerse y en qué plazo). A continuación, debe realizarse una evaluación adicional de los recursos con los que ya cuenta la organización o que puede adquirir con razonable facilidad. A partir de estas evaluaciones, debería elaborarse un plan realista (en cuanto a tiempo y recursos) y factible a fin de obtener los recursos y fondos necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.
Resourcing and Fundraising Plan should contain a thorough assessment of the overall resource needs related to the development of the digital archive, broken down by phases and activities. This should include an analysis of the more immediate short- and medium-term needs in developing the digital archive (i.e., which resources need to be obtained and within which time frame). Additional assessment should then be made of the resources the organization already has or can reasonably easily acquire. Based on these assessments, a realistic (time- and resources-wise) feasible plan should be made for securing the necessary resources and funds for developing a digital archive, both in terms of immediate steps and in the long term.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Searchable,_Search_Engine"></span>
=== Searchable, Search Engine ===
=== Buscador, motor de búsqueda ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Capaces de ser buscados o indexados para facilitar la recuperación de las informaciones relevantes, a menudo mediante el uso de herramientas informáticas especializadas.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Secondary_files"></span>
=== Secondary files ===
=== Archivos secundarios ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Documentos o registros adicionales o complementarios relacionados con los materiales primarios de una colección de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Security_and_safety"></span>
=== Security and safety ===
=== Seguridad y protección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Medidas adoptadas para proteger los materiales de archivo de daños físicos, robos o pérdidas.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_and_Prioritization"></span>
=== Selection and Prioritization ===
=== La selección y la priorización ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La selección y la priorización son procedimientos archivísticos en los cuales tomamos decisiones sobre qué grupos de materiales fuente deben conservarse y durante cuánto tiempo, y cuál debe ser el orden de su conservación.
Selection and Prioritization are archival procedures in which we make decisions on which groups of source materials should be preserved and for how long, and what the order of their preservation should be.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_process"></span>
=== Selection process ===
=== Proceso de selección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Enfoque metodológico para elegir qué materiales incluir o excluir de una colección de archivo basándose en criterios o directrices predeterminados.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Selection_Report"></span>
=== Selection Report ===
=== Informe de selección ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Documentación en la que se expongan los motivos y criterios utilizados para seleccionar los materiales que se incluirán en un fondo de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Server-based_storage"></span>
=== Server-based storage ===
=== Almacenamiento basado en servidor ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Almacenamiento de datos o informaciones digitales en servidores remotos a los que se accede a través de una red, normalmente Internet.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Size"></span>
=== Size ===
=== Tamaño ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Las dimensiones físicas o digitales o la capacidad de los materiales de archivo, a menudo medidas en bytes, páginas o unidades de almacenamiento.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
=== Software ===
=== Software ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Programas o aplicaciones diseñados para realizar tareas o funciones específicas en un ordenador o dispositivo digital.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Storage"></span>
=== Storage ===
=== Almacenamiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Acto o proceso de conservar o mantener registros, documentos o datos digitales o físicos para su uso o consulta en el futuro.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Storage_media"></span>
=== Storage media ===
=== Medios de almacenamiento ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Dispositivos o soportes físicos utilizados para almacenar y conservar informaciones digitales, como discos duros, unidades flash o discos ópticos.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Subgroup"></span>
=== Subgroup ===
=== Subgrupo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Subconjunto o división dentro de un fondo de archivo, a menudo organizado en función de criterios temáticos o administrativos.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="System_Protection"></span>
=== System Protection ===
=== La protección del sistema ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La protección del sistema es la primera función de la seguridad de los datos de un archivo digital, ya que para proteger el contenido, es decir, los datos, primero debemos salvaguardar su repositorio. La protección del sistema incluye la protección contra fallos del sistema, así como la protección del sistema de archivo digital contra actos malintencionados de corrupción o eliminación.
System Protection is the first function of data security for a digital archive, because in order to protect the content—the data—we must first safeguard its repository. System protection includes safeguarding against system failures as well as protecting the Digital Archiving System from malicious acts of corruption or deletion.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Table_of_the_Archive&#039;s_Structure"></span>
=== Table of the Archive's Structure ===
=== Una tabla de la estructura del archivo ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Una tabla de la estructura del archivo es una versión avanzada del inventario de identificación, que refleja una disposición jerárquica de series y colecciones de grupos de artículos. En el cuadro de la estructura del archivo, las principales unidades de análisis (descritas en función de su tamaño, formato, cantidad, etc.) no son sólo los grupos de artículos individuales, sino también las series y colecciones de estos grupos de artículos, ordenados de forma jerárquica. La tabla de la estructura del archivo contiene, por tanto, información sobre nuestro material, metadatos (sobre la estructura del archivo, agrupación de expedientes en colecciones, series, subseries y carpetas), así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que hemos decidido añadir. Se trata de una herramienta necesaria que permite un tratamiento archivístico adecuado del material de partida y la organización y gestión del archivo.
Table of the Archive's Structure is an advanced version of the identification Inventory, which reflects a hierarchical arrangement of series and collections of item groups. In the table of the archive's structure, the main units of analysis—described in terms of their size, format, amount, etc.—are not only individual item groups but also series and collections of these item groups, arranged in a hierarchical way. The table of the archive's structure hence contains information about our material, metadata (on the archive’s structure, grouping of files in collections, series, subseries, and folders), and additional descriptive and technical metadata that we selected to add into it. It is a necessary tool that allows proper archival processing of the source material and the archive’s organization and management.
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Technological_development"></span>
=== Technological development ===
=== Desarrollo tecnológico ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Los avances e innovaciones tecnológicos que repercuten en la gestión, conservación y acceso a los materiales de archivo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Type_of_material"></span>
=== Type of material ===
=== Tipo de material ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La naturaleza o forma de los materiales de archivo, como documentos textuales, fotografías, grabaciones de audio o grabaciones de vídeo.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Unique_identification_number"></span>
=== Unique identification number ===
=== Número único de identificación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Se asigna un código o identificador alfanumérico distinto a los materiales de archivo con fines de seguimiento, recuperación y gestión.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Users"></span>
=== Users ===
=== Usuarios ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
Individuos o grupos que acceden a los materiales de archivo, los utilizan o interactúan con ellos con fines de investigación, educativos o informativos.
...
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
<span id="Validation"></span>
=== Validation ===
=== La validación ===
</div>


<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
La validación de los archivos digitales es el proceso de establecer si realmente son lo que creemos que son. Mediante la validación de archivos, comprobamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. De este modo, determinamos si un archivo se ajusta a la especificación de formato de archivo o a las normas que debe seguir un formato de archivo específico como .jpg, .doc. o TIFF.
Validation of digital archival files is the process of establishing whether they are what we think they are. Through file validation, we check whether the format of a file is proper and correct—whether it is valid. In this way, we determine whether a file conforms to the specific file format specification or standards a specific file format such as .jpg, .doc., or TIFF must follow.
</div>

Latest revision as of 19:23, 17 March 2024

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El esquema de niveles de acceso

El esquema de niveles de acceso forma parte del plan de acceso a los archivos y ofrece una visión general de “quién tiene acceso a qué y cómo” en forma de tabla. Teniendo en cuenta que puede ser necesario proporcionar distintos modos de acceso a distintos grupos de usuarios, a material con distintos niveles de acceso permitidos, un esquema de niveles de acceso ayuda a evitar confusiones y errores.

Método activo y pasivo

Un enfoque de acceso pasivo sería un archivo creado con el objetivo principal de preservar a largo plazo el material por razones históricas, legales o de otro tipo. Sin embargo, la mayoría de las OSC que trabajan con archivos de violaciones de los derechos humanos adoptarán probablemente la otra vía de un enfoque activo para proporcionar acceso, que se centra en facilitar y proporcionar un acceso lo más amplio posible a sus usuarios.

El mantenimiento activo

El mantenimiento activo de un archivo digital es necesario tanto para mantenerlo operativo como para garantizar la conservación a largo plazo, la autenticidad y el acceso a su contenido digital. Si el formato de los archivos digitales se vuelve obsoleto, o si los medios de almacenamiento fallan o el software de copia de seguridad es obsoleto y defectuoso, el contenido digital de archivo puede verse comprometido, dañado o perderse por completo, junto con todo el trabajo invertido en la construcción y desarrollo del archivo digital. El mantenimiento activo de un archivo digital requiere un enfoque sistemático y la realización periódica de un conjunto de acciones que incluyen la supervisión y la migración.

Documento analógico

Por documento analógico se entiende cualquier registro físico o tangible, como archivos en papel, fotografías o cintas de audio, que existe de forma no digital. “La representación de un objeto o proceso físico mediante el uso de señales electrónicas o patrones mecánicos continuamente variables. A diferencia de una representación codificada digitalmente de un objeto o proceso físico, una representación analógica se asemeja al original.”

Antivirus

El antivirus es un software diseñado para detectar, prevenir y eliminar las amenazas de software malicioso de los sistemas informáticos.

Fondos de archivo

Los fondos de archivo son una colección de registros o documentos relacionados entre sí, creados o recopilados y conservados por una persona u organización. “Los materiales de archivo se organizan en grupos separados en función de su procedencia, es decir, de la persona, familia u organización que creó y/o acumuló los documentos en el curso de sus actividades y funciones. Estas agrupaciones se denominan fondos. Los fondos pueden incluir registros en cualquier formato: registros textuales, grabaciones sonoras, fotografías y otros gráficos; imágenes en movimiento (película, vídeo); dibujos arquitectónicos, bases de datos; y en cualquier soporte: papel, electrónico, microforma”. La organización de materiales en categorías según un esquema que identifica, distingue y relaciona las categorías.

Normas de archivo

Las normas archivísticas son las directrices o principios que rigen la gestión, la conservación y el acceso a los materiales de archivo.

Tabla de estructura de archivos

Un cuadro de estructura archivística es una representación jerárquica de la organización y disposición de los materiales de archivo dentro de un fondo o archivo.

Técnicas de archivo

Las técnicas archivísticas comprenden las metodologías y prácticas utilizadas para preservar, organizar y acceder a los materiales de archivo.

Archivo

Un archivo es un depósito o colección de documentos o registros históricos que suelen contener fuentes primarias. “Son registros contemporáneos creados por individuos y organizaciones en el desempeño de sus actividades y, por tanto, ofrecen una ventana directa a acontecimientos pasados. Pueden presentarse en una amplia gama de formatos: escrito, fotográfico, imagen en movimiento, sonido, digital y analógico. Los archivos están en manos de instituciones públicas y privadas y de particulares de todo el mundo”.

Un plan de acceso a los archivos

Un plan de acceso a los archivos orienta tanto la toma de decisiones como su aplicación en relación con el acceso al material de archivo. Proporciona un equilibrio entre el objetivo de garantizar un acceso lo más amplio posible a un archivo y la responsabilidad de salvaguardar los datos y cumplir las normas legales y éticas vinculadas a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor de los datos. Un plan de acceso a los archivos bien meditado y claro ayudará a lograr ese equilibrio.

Nacido-digital

Nacido-digital, contenido o datos que se originan en forma digital sin haber existido nunca en formato físico.

Cadena de custodia

Cadena de custodia, documentación del historial de custodia cronológica, control, transferencia y análisis de pruebas físicas o digitales.

Colección

Los grupos más genéricos de material suelen denominarse "colecciones" o, en términos estrictamente archivísticos, "fondos". Cada colección se divide en "series", que pueden contener elementos individuales, así como en "subseries" y "carpetas" (a veces también denominadas "expedientes"), que son unidades de estructura más pequeñas y subordinadas que también contienen elementos individuales.

La documentación de datos

La documentación de datos proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido archivístico digital, a menudo en forma textual u otra forma legible por el ser humano. La documentación de datos complementa los metadatos y brinda información que permite a otros utilizar el contenido de archivo. Dado que la documentación de datos es también “datos sobre datos”, podría considerarse un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil lectura.

La protección de datos

Ya sean datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor, la protección de datos es la esencia de la planificación de la seguridad de nuestro archivo. Existen tres instrumentos o acciones principales que un archivo puede adoptar para proteger sus datos: control y gestión del acceso, redacción y cifrado.

Seguridad de los datos

Las medidas de seguridad de los datos se aplican para proteger los datos digitales del acceso no autorizado, la alteración o la destrucción.

La descripción del material de archivo

La descripción del material de archivo permite la conservación adecuada del archivo y orienta a los futuros usuarios proporcionándoles información contextual importante. El contenido de un archivo debe describirse de forma que permita a cualquier persona buscar, localizar y acceder a los elementos de la colección, posibilitando así la creación de conexiones entre elementos, incluso de grupos diferentes. En pocas palabras, sin descripción, un archivo sería más bien un simple almacén en el cual con el tiempo resultaría imposible encontrar o gestionar contenidos.

Un plan de seguridad para archivos digitales

Un plan de seguridad para archivos digitales orienta la elaboración de procedimientos de seguridad y su aplicación. Dicho plan debería enumerar y describir las obligaciones del archivo en materia de seguridad basándose en el material que contiene, las funciones de seguridad que el archivo debe realizar, las medidas de seguridad que se tomarán para garantizar que las funciones se realizan correctamente y las herramientas y tecnologías necesarias para su aplicación.

Los archivos digitales

Los archivos digitales son archivos que contienen material en formato digital, incluyendo tanto elementos creados digitalmente como versiones digitalizadas de material originalmente físico, almacenado en soportes digitales y gestionado mediante herramientas digitales. Al igual que en los archivos físicos, el material de los archivos digitales se organiza, describe, ordena, almacena, conserva, salvaguarda y pone a disposición de los usuarios.

Archivo digital

El archivado digital es el proceso de creación, gestión y desarrollo de archivos digitales.

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales

Un modelo de ciclo de vida de los archivos digitales refleja la característica clave de los archivos digitales, su carácter circular y continuo, un proceso cíclico en el cual las etapas se suceden continuamente, sin un punto final. A su vez, el modelo de ciclo de vida destaca la necesidad de tomar medidas y gestionar activamente un archivo digital a lo largo de su ciclo de vida. Al mismo tiempo, el modelo presenta claramente el amplio abanico de responsabilidades que implica el proceso de archivo digital. Por último, el modelo de ciclo de vida deja claro que las decisiones y acciones de cada fase afectan qué se puede hacer y cómo se puede lograr en cada fase posterior y en cualquier nueva iteración del proceso. El modelo de ciclo de vida de archivo digital aplicado en este manual se ha desarrollado para adaptarse a las necesidades y retos específicos de las OSC. Refleja algunos de los elementos del modelo de referencia OAIS y, en parte, la estructura del modelo de ciclo de vida de conservación DCC. El modelo OAIS es el modelo más utilizado para el archivo digital, mientras que el modelo de ciclo de vida DCC incluye muchas de las consideraciones que también afectan a las OSC que se dedican al archivo digital.

Un sistema de archivo digital

Un sistema de archivo digital es un sistema de componentes de software y hardware que consta de bases de datos, herramientas de software que gestionan las bases de datos y medios de almacenamiento; es la infraestructura tecnológica de un archivo digital. Define el alcance y el límite de las funciones del archivo y es fundamental para lograr su finalidad y sus objetivos. El objetivo principal del archivo digital es garantizar que el contenido de valor incalculable que estamos preservando permanezca inalterado y accesible durante mucho tiempo en el futuro mediante un marco tecnológico adecuado y sostenible para el archivo digital.

Técnicas de archivo digital

Las técnicas de archivo digital son métodos y estrategias empleados para preservar la información digital a lo largo del tiempo, garantizando su accesibilidad e integridad.

Copia Digital

Copia digital es una reproducción o duplicado de un archivo o documento digital, creado normalmente con fines de copia de seguridad o distribución. Un registro electrónico es “Informaciones o datos que han sido capturados y fijados para su almacenamiento y manipulación en un sistema automatizado y que requieren el uso del sistema para hacerlos inteligibles por una persona.”

El nombre de archivo digital

El nombre de archivo digital de un elemento de archivo digital desempeña la importantísima función de descriptor de ese elemento concreto. Debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene para poder localizarlo en el archivo y gestionarlo y conservarlo adecuadamente.

La ciencia forense digital

La ciencia forense digital, en el ámbito de los archivos digitales, hace referencia a un conjunto de técnicas basadas en software y aplicaciones que nos permiten acceder a material de archivo digital e investigarlo en relación con su autenticidad, responsabilidad y accesibilidad. Esto resulta especialmente pertinente en el caso de formatos de almacenamiento de datos antiguos o cuando se trabaja con material digital de origen y características poco claros, sobre todo cuando no se ha establecido un historial del material ni una “cadena de custodia”. La investigación forense digital nos permite, por ejemplo, extraer metadatos pertinentes, acceder a contenidos archivados en formatos digitales obsoletos, establecer una cadena de custodia, detectar la manipulación y falsificación de datos e identificar problemas con la privacidad de los datos.

Los sustitutos digitales

Los sustitutos digitales son copias digitales de objetos de archivo físicos que se procesan, conservan y hacen accesibles como objetos de archivo digitales. Los sustitutos digitales pueden proceder de distintos tipos de objetos físicos (documentos, mapas, vídeos, artefactos, etc.) y pueden almacenarse en distintos formatos digitales.

La digitalización

La digitalización es un proceso de creación de copias digitales o “sustitutos” de los elementos físicos originales. Estas copias digitales se procesan como objetos de archivo digitales. Se pueden digitalizar diferentes tipos de objetos físicos y almacenarlos en distintos soportes. Pueden incluir, por ejemplo, texto, fotografías, dibujos, mapas, vídeo, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cintas VHS o cualquier otro medio de almacenamiento físico o analógico. Las copias digitales también pueden incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, objetos personales, etc. El tipo de material que deba digitalizarse determinará los procedimientos, tecnologías, formatos digitales y otros elementos de cualquier proceso concreto de digitalización.

El flujo de trabajo de digitalización

El flujo de trabajo de digitalización es un plan o esquema que debe incluir todas las acciones y operaciones de digitalización, desde la revisión y preparación de los objetos físicos y el espacio de trabajo hasta la finalización del flujo de trabajo, pasando por el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la realización de copias de seguridad. Cada proyecto de digitalización tendrá su propio flujo de trabajo, su secuencia específica de acciones y operaciones. Aunque las acciones específicas y sus secuencias se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparación, programación del proceso, digitalización, control de calidad, posprocesamiento y almacenamiento y copias de seguridad.

Un plan de recuperación en caso de catástrofe

Un plan de recuperación en caso de catástrofe detalla cómo se recuperarán o sustituirán nuestros datos en caso de que se produzca algún fallo importante de origen natural o humano, daño, robo o ataque malintencionado a nuestro contenido o sistema de archivo digital. Se basa en los dispositivos de copia de seguridad existentes que definen el número de copias de seguridad, su ubicación geográfica y el tipo de soporte de almacenamiento utilizado. El plan de recuperación en caso de catástrofe debe proporcionar instrucciones sobre cuál de nuestras copias de seguridad debe utilizarse en qué circunstancias de tipo catastrófico y con qué medios tecnológicos para sustituir y recuperar los datos.

Eventos

Los eventos son sucesos o incidentes significativos registrados como parte de los materiales de archivo.

Acceso externo

El acceso externo es el permiso o autorización concedido a personas o entidades ajenas a una organización para acceder a sus recursos o archivos digitales.

La fijeza

La fijeza, un elemento crucial en la conservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y usabilidad, se refiere a un estado inalterado o permanente. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo o ha sido alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.

Formatos

Formatos: Tipos de archivo o estructuras utilizadas para codificar y almacenar informaciones digitales, como PDF, JPEG o MP3. “Formato se utiliza comúnmente para describir ciertos tamaños estándar de fotografías, incluidas las tarjetas de visita /carte de visit/, las tarjetas de gabinete, los estereógrafos y muchas designaciones numéricas para tamaños de película, y este sentido aparece en La enciclopedia focal de la fotografía /The Focal Encyclopedia of Photography/ (1965).

El plan general

El plan general de un archivo digital es el primer paso, y uno crucial, en el proceso de su desarrollo. Establece la razón y el método para el desarrollo del archivo dotándolo de principios rectores, así como de decisiones clave vinculadas al contenido, el acceso y las principales cuestiones organizativas, tecnológicas y relacionadas con los recursos. La planificación detallada, avanzada y de amplio alcance que contiene el plan general ayudará a la organización a superar una amplia gama de retos que deberán afrontarse en las fases posteriores del proceso de creación de un archivo digital.

Los Principios Rectores

Los principios rectores de un archivo digital resumen el razonamiento que subyace a su desarrollo. Exponen por qué es necesario un archivo, quién lo utilizará y cómo, así como cuáles son los beneficios esperados de su creación y desarrollo. Los principios rectores también abordan los recursos y tecnologías necesarios, las responsabilidades jurídicas y de seguridad y las cuestiones organizativas.

Organizaciones de derechos humanos

Organizaciones de derechos humanos: Organizaciones no gubernamentales dedicadas a promover y proteger los derechos humanos en todo el mundo.

Violaciones de los derechos humanos

Violación de los derechos humanos: Acciones o prácticas que infringen los derechos y la dignidad de las personas reconocidos por las normas internacionales de derechos humanos.

El inventario de identificación

El inventario de identificación es la lista inicial de grupos de artículos que podemos identificar en el material que deseamos archivar digitalmente. Es una tabla que enumera los grupos de artículos identificados e incluye información sobre su tipo, formato, tamaño, cantidad, estado, ubicación y espacio o medio de almacenamiento. El inventario de identificación nos proporciona una visión clara de qué material fuente tenemos, en qué cantidad y en qué formas y formatos.

Indexación

Indexación: Proceso de creación de puntos de acceso o metadatos de búsqueda para los materiales de archivo con el fin de facilitar la recuperación y el descubrimiento.

El ingreso

El ingreso es el proceso de transferencia de elementos digitales al archivo digital, durante el cual los datos, sus metadatos y la documentación de datos se almacenan y se vinculan mutuamente dentro del sistema de archivo digital. Es necesario aplicar un conjunto de acciones de preservación a los contenidos digitales para preparar su ingreso, así como una vez finalizado este. Esto incluye escanear los archivos digitales y las copias de seguridad con software antivirus y comprobar la fijeza, validez y calidad de cada archivo.

Conocimiento institucional

Conocimiento institucional: Conocimientos colectivos, experiencia e exclusivos de una organización o institución.

Integridad

Cualidad de los datos de ser completos, exactos e inalterados, lo que garantiza su fiabilidad y confidencialidad.

Infraestructura de Internet

Los componentes físicos y virtuales subyacentes que permiten el funcionamiento de Internet, incluidos el hardware, el software, los protocolos y los estándares.

Inventario

Lista o registro detallado de los artículos o bienes de una colección, archivo u organización.

Elemento

Unidad individual o documento dentro de un fondo de archivo, a menudo catalogado y gestionado por separado.

Niveles de protección

Diferentes niveles o grados de medidas de seguridad aplicadas para salvaguardar los activos o las informaciones digitales.

Ciclo vital

Etapas por las que pasan los documentos de archivo digitales o físicos desde su creación o recepción hasta su eliminación o conservación.

Conservación a largo plazo

Estrategias y técnicas para garantizar la accesibilidad y usabilidad continuas de los activos digitales durante periodos prolongados.

El plan de mantenimiento

El plan de mantenimiento se centra en los dos conjuntos principales de acciones de mantenimiento. Enumera, describe y programa la ejecución de las actividades de supervisión del mantenimiento y migración. Los elementos específicos del plan de mantenimiento, como los periodos de tiempo para las comprobaciones periódicas o los procedimientos concretos, se definen en función de las necesidades de un archivo determinado.

Los archivos maestros

Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización y están pensados para ser conservados a largo plazo sin pérdida de ninguna característica esencial. El número de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y de los usos previstos del sustituto digital. Además de los archivos maestros, también podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo denominados archivos de “acceso” o “servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).

Almacenamiento medio

Los medios de almacenamiento físicos o digitales se utilizan para almacenar y conservar datos o informaciones. En informática, un medio de almacenamiento es un dispositivo físico que recibe y retiene datos electrónicos para aplicaciones y usuarios y hace que los datos estén disponibles para su recuperación. El medio de almacenamiento puede estar dentro de un ordenador u otro dispositivo o conectado a un sistema externo, ya sea directamente o a través de una red. La forma plural de este término es medio de almacenamiento”.

Los metadatos

Los metadatos son las descripciones de los documentos de archivo. Es esencial que los metadatos pertinentes se recopilen y adjunten a los documentos de archivo digitales y se almacenen de forma estructurada y adecuada para su tratamiento informático. Sin los metadatos adjuntos, el material de archivo digital carece de sentido y resulta inutilizable, ya que podríamos ser incapaces de encontrarlo o identificarlo, de comprender qué es, su contexto, historia, creador o su lugar en el archivo. Los documentos de archivo digitales permiten recopilar una serie de metadatos, como las especificaciones técnicas de un archivo digital o información sobre su creación o cualquier acción digital posterior realizada sobre él.

La migración de datos, software y medios de almacenamiento

La migración de datos, software y medios de almacenamiento es un componente esencial del mantenimiento activo de un archivo digital, ya que nos permite preservar nuestros datos de archivo migrándolos a nuevos formatos, software o medios de almacenamiento. La migración debe realizarse a tiempo, de forma sistemática y cuidadosamente planificada, siguiendo normas claras e incluyendo el conjunto de acciones de preservación (comprobaciones de fijeza, validez y garantía de calidad) como paso obligatorio tanto antes como después de la transferencia real de los ficheros.

El monitoreo

El monitoreo del software de archivo digital y su mejora cuando sea necesario garantiza que siga cumpliendo nuestros requisitos y evita que se quede obsoleto. Sin embargo, si el monitoreo muestra que un software ya no se puede adaptar, o que está perdiendo su comunidad de soporte, tendremos que encontrar una nueva solución de software adecuada y migrar a ella. El monitoreo de los soportes de almacenamiento es necesario para detectar a tiempo cualquier error o daño, así como para evitar que se queden obsoletos o anticuados. Con el tiempo, los soportes de almacenamiento pueden volverse inestables y poco fiables y provocar la corrupción o pérdida de datos. Una regla general para una práctica de conservación segura es que los soportes de almacenamiento tengan un ciclo de vida corto, a veces estimado en sólo tres o cinco años. Esto significa que, transcurrido este periodo, tendremos que encontrar y obtener un nuevo soporte de almacenamiento y migrar nuestros datos a él.

Material no estructurado

Contenidos o datos digitales que carecen de un formato organizativo o jerárquico predefinido.

Código abierto

Software o tecnología cuyo código fuente está disponible libremente para su modificación, mejora y distribución por parte de la comunidad.

Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)

Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR) permiten crear documentos totalmente consultables a partir de archivos de imagen originalmente no aptos para consulta. En esencia, al ejecutar un programa de OCR en la imagen escaneada de un documento, añadimos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro programa pueda leerlo, lo que hace que el documento sea totalmente apto para búsquedas. Esto es esencial para que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo que suele ser uno de los principales objetivos de su digitalización.

La organización

La organización del material de archivo implica introducir en él un cierto orden lógico y jerárquico y, por tanto, concebir su estructura. Esto se realiza a nivel de grupos de artículos identificados mediante el inventario, utilizando el conocimiento y la comprensión que la organización tiene del material.

La estrategia de divulgación

La estrategia de divulgación de un archivo digital describe sus objetivos y beneficiarios y un plan de actividades. Puede ayudar a alcanzar los objetivos de activismo del archivo – informar, educar, sensibilizar o buscar la verdad, la rendición de cuentas o las reparaciones – y también a volverlos más factibles y alcanzables. Un archivo con mayor presencia y repercusión en la comunidad, con mayor visibilidad y credibilidad, tendrá más probabilidades de atraer a una serie de agentes necesarios para su sostenibilidad a largo plazo. Esto incluye a personal experto, usuarios, organizaciones de la sociedad civil y otros socios, donantes, profesores, estudiantes, universidades, simpatizantes, mentores, periodistas y otras personas que pueden y necesitan contribuir al éxito de la creación, el mantenimiento y el desarrollo de un archivo digital.

Subcontratación

Contratación de proveedores de servicios u organizaciones externas para realizar tareas o funciones específicas, a menudo para reducir costes o acceder a conocimientos especializados.

Archivo físico

Repositorio o instalación de almacenamiento de registros físicos, documentos o artefactos.

Planificación

Proceso de desarrollo de estrategias, metas y objetivos para la gestión, conservación y acceso a los materiales de archivo.

Normas de confidencialidad

Los marcos jurídicos o las normas regulan la recopilación, el uso y la protección de las informaciones personales.

Acceso público

Los individuos o grupos pueden ver, recuperar o utilizar los materiales de archivo sin restricciones.

Normas de calidad

Criterios o puntos de referencia utilizados para evaluar y garantizar la exactitud, fiabilidad y utilidad de los materiales de archivo.

Registros

Documentos, archivos o datos creados, recibidos o conservados como prueba de las actividades o transacciones de una organización.

Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos

Un plan de dotación de recursos y recaudación de fondos debe contener una evaluación exhaustiva de las necesidades generales de recursos relacionadas con el desarrollo del archivo digital, desglosadas por fases y actividades. Debería incluir un análisis de las necesidades más inmediatas a corto y mediano plazo para el desarrollo del archivo digital (es decir, qué recursos deben obtenerse y en qué plazo). A continuación, debe realizarse una evaluación adicional de los recursos con los que ya cuenta la organización o que puede adquirir con razonable facilidad. A partir de estas evaluaciones, debería elaborarse un plan realista (en cuanto a tiempo y recursos) y factible a fin de obtener los recursos y fondos necesarios para desarrollar un archivo digital, tanto en lo que respecta a los pasos inmediatos como a largo plazo.

Buscador, motor de búsqueda

Capaces de ser buscados o indexados para facilitar la recuperación de las informaciones relevantes, a menudo mediante el uso de herramientas informáticas especializadas.

Archivos secundarios

Documentos o registros adicionales o complementarios relacionados con los materiales primarios de una colección de archivo.

Seguridad y protección

Medidas adoptadas para proteger los materiales de archivo de daños físicos, robos o pérdidas.

La selección y la priorización

La selección y la priorización son procedimientos archivísticos en los cuales tomamos decisiones sobre qué grupos de materiales fuente deben conservarse y durante cuánto tiempo, y cuál debe ser el orden de su conservación.

Proceso de selección

Enfoque metodológico para elegir qué materiales incluir o excluir de una colección de archivo basándose en criterios o directrices predeterminados.

Informe de selección

Documentación en la que se expongan los motivos y criterios utilizados para seleccionar los materiales que se incluirán en un fondo de archivo.

Almacenamiento basado en servidor

Almacenamiento de datos o informaciones digitales en servidores remotos a los que se accede a través de una red, normalmente Internet.

Tamaño

Las dimensiones físicas o digitales o la capacidad de los materiales de archivo, a menudo medidas en bytes, páginas o unidades de almacenamiento.

Software

Programas o aplicaciones diseñados para realizar tareas o funciones específicas en un ordenador o dispositivo digital.

Almacenamiento

Acto o proceso de conservar o mantener registros, documentos o datos digitales o físicos para su uso o consulta en el futuro.

Medios de almacenamiento

Dispositivos o soportes físicos utilizados para almacenar y conservar informaciones digitales, como discos duros, unidades flash o discos ópticos.

Subgrupo

Subconjunto o división dentro de un fondo de archivo, a menudo organizado en función de criterios temáticos o administrativos.

La protección del sistema

La protección del sistema es la primera función de la seguridad de los datos de un archivo digital, ya que para proteger el contenido, es decir, los datos, primero debemos salvaguardar su repositorio. La protección del sistema incluye la protección contra fallos del sistema, así como la protección del sistema de archivo digital contra actos malintencionados de corrupción o eliminación.

Una tabla de la estructura del archivo

Una tabla de la estructura del archivo es una versión avanzada del inventario de identificación, que refleja una disposición jerárquica de series y colecciones de grupos de artículos. En el cuadro de la estructura del archivo, las principales unidades de análisis (descritas en función de su tamaño, formato, cantidad, etc.) no son sólo los grupos de artículos individuales, sino también las series y colecciones de estos grupos de artículos, ordenados de forma jerárquica. La tabla de la estructura del archivo contiene, por tanto, información sobre nuestro material, metadatos (sobre la estructura del archivo, agrupación de expedientes en colecciones, series, subseries y carpetas), así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que hemos decidido añadir. Se trata de una herramienta necesaria que permite un tratamiento archivístico adecuado del material de partida y la organización y gestión del archivo.

Desarrollo tecnológico

Los avances e innovaciones tecnológicos que repercuten en la gestión, conservación y acceso a los materiales de archivo.

Tipo de material

La naturaleza o forma de los materiales de archivo, como documentos textuales, fotografías, grabaciones de audio o grabaciones de vídeo.

Número único de identificación

Se asigna un código o identificador alfanumérico distinto a los materiales de archivo con fines de seguimiento, recuperación y gestión.

Usuarios

Individuos o grupos que acceden a los materiales de archivo, los utilizan o interactúan con ellos con fines de investigación, educativos o informativos.

La validación

La validación de los archivos digitales es el proceso de establecer si realmente son lo que creemos que son. Mediante la validación de archivos, comprobamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. De este modo, determinamos si un archivo se ajusta a la especificación de formato de archivo o a las normas que debe seguir un formato de archivo específico como .jpg, .doc. o TIFF.

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