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En raison du contexte et de la manière dont elles ont été rassemblées par les OSC, ces collection se présentent souvent sous la forme de lots de matériel non structuré – peut-être des piles de dossiers contenant des documents papier, ou des groupes de fichiers audiovisuels non répertoriés. Il se peut que la taille réelle de la collections, ainsi que les catégories et les types de matériels qu’elle contient, ne soient pas explicitement définis. Il peut arriver que ce type de matériel soit exposé à une détérioration physique ou à d’autres formes de dommages.