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El equipo puede variar en cuanto al número de sus integrantes, según el presupuesto disponible, el tamaño de la organización y el volumen de la documentación por ordenar. En algunos casos, es posible nombrar a una o dos personas como responsables del proceso. En consulta permanente con otros integrantes de la organización, el equipo tomará decisiones en cuanto al contenido del archivo, la compra de materiales y la contratación de personal especializado cuando sea necesario.