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Para las OSC que han reunido u obtenido valiosas colecciones de materiales que están, en términos archivísticos, indefinidos, desorganizados y, por lo tanto, resultan inutilizables, la transformación de estas colecciones en colecciones de archivo adecuadas, utilizables y sostenibles se convierte en una necesidad. Cuando estos archivos contienen material físico que debe digitalizarse, que nació en formato digital, o ambas cosas, el logro de esta meta requerirá que una organización se embarque en el proceso de archivo digital.