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En el nivel primario, debemos diferenciar entre usuarios internos (archivo y personal de la organización) y usuarios externos. Dentro del grupo de usuarios internos, habrá distintos niveles de acceso, según el rol de la persona y sus necesidades relacionadas con el acceso. Algunos miembros del personal tendrán acceso sin restricciones, mientras que otros pueden tener restricciones en términos de diferentes grupos de material o en términos del tipo de acceso que tienen (por ejemplo, para ver o administrar archivos).