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Los sistemas de archivo digital no pueden simplemente instalarse y usarse de inmediato, como hacemos con el software comercial que usamos a diario. Esto se debe a que cualquier sistema de archivo digital necesita ser “instruido” en todos y cada uno de los aspectos de sus operaciones. Según nuestros requisitos, debemos establecer los parámetros en el sistema, crear o diseñar bases de datos en él, establecer enlaces entre los datos y sus metadatos, etc. Para proporcionar estas “instrucciones” a nuestro software puede ser necesario cualquier cosa, desde simplemente rellenar un formulario electrónico o elegir una opción de un menú desplegable hasta tener que utilizar codificación informática y otros conocimientos avanzados de TI.