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Dans la section consacrée à la planification et à l’organisation d’une archive numérique, nous avons abordé l’important processus de description du matériel d’archives sur plusieurs de ses attributs pertinents. Nous avons également expliqué comment créer un lien entre ces descriptions et le matériel en les enregistrant dans un tableau. Ce processus est nécessaire, car il nous permettra ultérieurement de rechercher, localiser et identifier des éléments et des groupes d’éléments grâce à ces descriptions. Cela facilitera par ailleurs la gestion, la préservation et l’utilisation correcte des matériels d’archives. Le même principe s’applique aux substituts numériques.