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Addendum II/fr

2024-03-19T09:07:13Z

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[[File:ANNEXE_II.jpg|thumb]]

= “Comment Organiser des Archives Physiques en 10 Étapes” =
Marc Drouin avec des contributions de Daniel Barcsay et Ludwig Klee

<span id="Introduction"></span>
=== Introducción ===

<blockquote><big>Ce guide présente un processus en dix étapes pour organiser les documents liés aux violations des droits humains et à la justice transitionnelle. Il est destiné aux organisations de la société civile qui ont peu ou pas d’expérience en matière d’archivage, ou qui n’ont jamais tenté de sauvegarder et d’organiser les documents qu’elles ont accumulés au cours de leurs nombreuses années de travail et d’engagement. Les organisations qui disposent déjà d’archives physiques ou numériques auront mené a bien la plupart, sinon la totalité, des suggestions proposées ici. Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Avant de mettre en œuvre les dix étapes, nous recommandons de rassembler les fournitures, l’équipement et le personnel suivants :

* Une équipe de deux ou trois personnes chargées de mener à bien le processus d’archivage
* Des équipements de protection individuelle, comme des blouses ou des chemises à manches longues amples, des masques, des gants en latex ou en coton non pelucheux, des filets à cheveux ou des casquettes
* Des produits de nettoyage pour l’espace de travail
* Un espace de travail sec, propre, lumineux et aéré
* Des tables de travail, chaises et étagères peintes ou en acier inoxydable
* Un ou deux ventilateurs (uniquement si aucune spore n’est visible sur les documents)
* Des boîtes en carton avec couvercles pour organiser et stocker des documents
* Des post-its ou feuilles de papier, ruban adhésif, marqueurs et agrafes en acier inoxydable
* Des chemises cartonnées, format légal
* Des ramettes de papier sans acide aux formats lettre, légal et surdimensionné
* Du ruban sergé d’un centimètre de large (vendu en rouleaux au mètre)
* Des rames d’aggloméré
* Un cutter et/ou des ciseaux et un couteau Exacto
* Une règle en métal ou une équerre en centimètres ou en pouces
* Des clips en plastique
* Des brosses à poils doux et naturels (pas en plastique)
* Un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire pour retirer les agrafes (pas de dégrafeuses)
* Au moins un poste de travail avec un ordinateur contenant Excel

<span id="STEP_ONE:_FORM_A_TEAM"></span>
=== ÉTAPE UN : COMPOSER UNE ÉQUIPE ===

A partir du moment où une organisation de défense des droits humains prend la décision de créer et de maintenir des archives institutionnelles, une équipe sera chargée d’atteindre ce nouvel objectif. Parce qu’elles contiennent des informations sensibles pouvant compromettre la sécurité des victimes, des témoins et de leurs familles, ainsi que de l’organisation, la protection et la conservation des archives est une responsabilité qui va au- delà de la préservation et de la gestion des documents.

L’équipe des archives pourra donc inclure des membres du conseil d’administration de l’organisation qui fourniront des orientations générales ; des membres du personnel qui assureront l’organisation et la conservation des documents ; et des personnes externes de confiance qui apporteront des contributions techniques et professionnelles spécifiques
à mesure que le processus d’archivage progresse. A l’issue du processus d’organisation des documents, l’ensemble de ces personnes assurera la maintenance et l’intégrité des archives à plus long terme.

L’équipe peut varier en nombre, en fonction du budget disponible, de la taille de l’organisation, et du volume de documents à organiser. Dans certains cas, il est possible de nommer une ou deux personnes à la gestion du processus. En consultation continue avec les autres membres de l’organisation, l’équipe prendra des décisions concernant le contenu des archives, l’achat de matériel, et l’embauche de personnel spécialisé, au besoin.

Les organisations aux ressources limitées peuvent rechercher le soutien d’autres organisations ayant une expérience antérieure, ou conclure des accords avec des institutions universitaires pour permettre aux étudiants en archivistique de travailler aux archives en tant que stagiaires. À mesure que les archives se consolident et se développent, l’organisation peut former certains de ses membres pour effectuer des travaux plus spécialisés en matière de gestion et de numérisation finale des archives.

Dans un premier temps, l’équipe mènera un processus de récupération et de sauvegarde des documents qui, faute de ressources, de personnel ou d’espace, ont souvent été stockés de manière improvisée ou désordonnée. L’objectif ici est de constituer une équipe qui a les capacités techniques et la responsabilité éthique de créer et de maintenir les archives.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Objectif : créer et maintenir des archives]]

L’équipe des archives devra prendre des décisions importantes concernant les critères de sélection ou d’élimination des documents à conserver et à archiver. Bien que les organisations souhaitent souvent conserver tous leurs documents, car ils leur semblent tous précieux, tout conserver n’est souvent pas une solution raisonnable ou durable car les documents pourraient être présents en plusieurs exemplaires ou ne pas fournir d’informations pertinentes sur l’organisation, son histoire ou ses activités. De plus, tout conserver pourrait s’avérer trop coûteux, ou peu pratique du point de vue de l’espace et de l’équipement requis pour le stockage à long terme. Ces décisions importantes doivent être prises par l’équipe chargée de l’organisation et de la maintenance des archives.

<span id="STEP_TWO:_LOCATE_THE_MATERIALS"></span>
=== ÉTAPE DEUX : TROUVER LES DOCUMENTS ===

Au fil des ans, les organisations produisent un grand nombre de documents dans le cadre de leurs activités. À mesure que le volume augmente, les documents sont souvent rangés dans des endroits inappropriés pour créer de l’espace pour des documents plus récents qui sont utilisés quotidiennement. Dans de nombreuses organisations, les documents plus anciens sont liés en liasses ou conservés dans des sacs ou des boîtes, puis stockés dans des pièces, des placards ou des espaces de stockage vides où ils sont exposés à l’humidité, à la chaleur et aux animaux nuisibles. Si une organisation déménage ses bureaux, parfois elle emmène ces liasses de documents à leurs nouveaux bureaux, parfois elle les distribue entre les membres de l’organisation, parfois elle les donne à d’autres groupes avec l’espoir qu’un jour ils pourront être organisés et conservés.

Au cours de cette étape, il est important de localiser tous les documents dispersés de l’organisation et de mettre en place un espace approprié pour leur centralisation, leur organisation et leur conservation.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Localiser et centraliser les documents pour les organiser et les archiver]]

<span id="STEP_THREE:_FINDING_A_SUITABLE_WORKSPACE"></span>
=== ÉTAPE TROIS : TROUVER UN ESPACE DE TRAVAIL APPROPRIÉ ===

L’espace de travail doit offrir une protection contre les éléments pour éviter les altérations ou les dommages physiques aux documents. Même si cet espace ne sera pas celui où
les archives seront finalement stockées, un espace est nécessaire pour centraliser les documents et commencer à les examiner et à les organiser. Cet espace doit être propre et sec, exempt d’animaux domestiques et nuisibles, et peu fréquenté. C’est là que la première organisation des documents sera effectuée et que le processus d’identification, de nettoyage, d’organisation et de conservation commencera. Idéalement, l’espace doit être bien éclairé et ventilé ; il devrait avoir des tables de travail et des étagères, ainsi que des portes permettant d’en contrôler l’accès.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Travailler dans un espace approprié]]

Dans les climats très arides, humides ou poussiéreux, nous recommandons d’équiper l’espace de travail de portes et fenêtres hermétiques. Il est important d’éviter les sols en terre battue ou les moquettes car ils peuvent causer des dommages irrémédiables aux documents. Lorsque cela est possible, la couleur du sol devrait permettre de voir facilement les particules de poussière afin qu’un nettoyage régulier et efficace puisse être effectué.

Si la présence de ventilateurs est possible, ceux-ci pourraient assurer une ventilation adéquate de l’espace. Leur utilisation devrait néanmoins être évitée si les documents contiennent des spores ou des champignons car ils pourraient propager les spores dans l’espace, portant ainsi préjudice à la santé du personnel et à l’intégrité des autres documents. Si un climatiseur est utilisé, ce dernier devrait avoir un filtre mécanique pouvant filtrer les particules de poussière et pouvant être changé fréquemment. Enfin, la consommation de nourriture et de boisson dans l’espace de travail doit être interdite pour éviter d’endommager les documents à toutes les étapes de leur manipulation. De plus, les restes de nourriture et de boisson peuvent attirer les insectes susceptibles d’endommager les documents.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Protéger votre espace de travail des éléments]]

<span id="STEP_FOUR:_GETTING_THE_DOCUMENTS_OFF_THE_GROUND"></span>
=== ÉTAPE QUATRE : NE PAS METTRE LES DOCUMENTS À MÊME LE SOL ===

Dès le départ, il est très important que les documents et autres matériels à organiser ne soient pas directement en contact avec le sol ou les murs. Cela réduit la possibilité de contact avec l’humidité ou la poussière. À très court terme, vous pouvez utiliser des plates-formes préfabriquées, construire des plates-formes de fortune avec des briques et des planches de bois, ou utiliser des plastiques résistants pour recouvrir le sol où les documents seront collectés. A moyen et long terme, l’idéal serait d’acquérir des étagères peintes ou en inox pour assurer la conservation des documents car les matériaux comme le bois peuvent contenir de l’humidité ou des mites, qui sont très nocifs pour tous les documents papier. Cependant, le plus important à ce stade du processus est d’assurer un premier niveau de protection pour les matériaux qui auraient pu subir des conditions de conservation inadaptées.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|Élever les documents au-dessus du sol et à l’écart des murs]]

<span id="STEP_FIVE:_PROCURE_BASIC_MATERIALS"></span>
=== ÉTAPE CINQ : SE PROCURER DU MATÉRIEL DE BASE ===

Une fois que l’équipe de travail a localisé un espace approprié pour centraliser les documents à archiver et que les documents sont surélevés au-dessus du sol et à l’écart des murs, les fournitures peuvent être assemblés pour une première organisation. Des tables de travail, des chaises, des étagères et des boîtes en carton ou en plastique doivent être présentes. Elles seront utilisées pour organiser les documents.

Pour les membres de l’équipe chargée des archives, il est également important de se procurer des équipements de protection individuelle, tels que des masques, des blouses ou des chemises à manches longues amples, des gants en latex, des filets à cheveux ou des bonnets, ainsi que des produits de nettoyage et un insecticide pour l’espace occupé.

Un document stocké dans un environnement humide et une température extrême sera probablement infesté de champignons, de moisissure et de parasites, qui détérioreront le document lui-même et menaceront la santé des archivistes. Bien que la protection et la conservation des documents soient importantes, la santé du personnel doit être la priorité absolue avant, pendant et après tout processus d’archivage.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Tables et boîtes pour organiser les documents d’archives]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Fournitures utiles pour l’organisation des archives]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Équipements de protection individuelle pour les membres de l’équipe]]

<span id="STEP_SIX:_DEFINITION_OF_GENERAL_ARCHIVAL_CATEGORIES"></span>
=== ÉTAPE SIX : DÉFINIR LES CATÉGORIES GÉNÉRALES DES ARCHIVES ===

[[File:General Archival Categories FRA.png|thumb]]
Au cours de cette étape, les membres de l’équipe doivent réfléchir sur la façon de regrouper les documents selon des catégories générales de classement. Ces catégories générales devraient être fondées sur la raison de la création des archives, tout en respectant la logique d’origine des documents, c’est-à-dire le premier objectif des archives et leur utilisation antérieure.

L’identification des catégories générales est la clé d’une organisation réussie d’archives. Les catégories générales fournissent une structure initiale pour l’organisation des documents et leur

emplacement dans les archives. Les catégories générales ne seront pas forcément les seules, mais elles lanceront le processus.

Les catégories générales peuvent refléter les axes ou les domaines de travail d’une organisation. Selon l’organisation, il peut y avoir un « Domaine de l’administration et de la coordination », un « Domaine de la communication
», un « Domaine de la formation et de l’éducation », un « Domaine de la recherche », un « Domaine juridique », un « Domaine des projets », etc.Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Dans le cadre de leurs activités passées, chacun de ces domaines de travail a créé et utilisé des documents, lesquels doivent être organisés et conservés dans les archives. Pour cette tâche, l’organigramme de l’organisation indiquant ses domaines de travail peut aider à visualiser l’organisation des archives.

Les membres de l’équipe des archives pourraient trouver utile de dessiner un organigramme de l’organisation en commençant par sa création et de montrer comment la structure a changé au fil du temps. Les domaines de travail d’une organisation peuvent fournir les critères nécessaires pour identifier et définir les catégories générales des archives.

Il existe également d’autres catégories générales qui peuvent être utilisées pour organiser les documents, mais les exemples ci-dessous font référence à la structure de l’organisation par domaines de travail pour identifier les catégories générales.

Les catégories générales regroupent les documents qui ont quelque chose en commun. L’objectif de cette étape n’est pas de décrire chaque document, mais de donner à l’ensemble des documents un ordre préliminaire qui facilitera les étapes suivantes du processus.

À ce stade, il est important que l’équipe des archives crée une première liste de catégories générales et que, dans le cadre des étapes suivantes, elle note les différents types de documents qui font partie de chaque catégorie générale.

La feuille de travail illustrée ici est un exemple qui peut être utilisé pour identifier les catégories générales, ainsi que les différents matériels qui en font partie et leur quantité. Une fois les différentes catégories générales des archives définies, elles doivent être compilées sur une liste unique.

<span id="STEP_SEVEN:_INITIAL_ORGANIZATION_OF_THE_DOCUMENTS"></span>
=== ÉTAPE SEPT : ORGANISATION INITIALE DES DOCUMENTS ===

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

[[File:Process of organizing the documentation FRA.png|center|thumb|839x839px]]
Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Revisión y clasificación de los documentos]]

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

[[File:The name of organization FRA.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Documentos dañados]]

Le stockage de documents dans de mauvaises conditions peut entraîner des dommages et la perte d’informations. Par conséquent, chaque document dans les archives doit
être manipulé avec le plus grand soin, en tentant compte de son état physique et en recherchant toute indication de dommage ou d’altération. Ces dommages sont généralement de deux types : biologiques ou mécaniques. En général, les dommages sont causés par la lumière, l’humidité et la température ambiante. Par exemple, la lumière peut décolorer les documents et affaiblir les fibres du papier, l’humidité peut créer des points de concentration de poussière et de saleté, et des températures élevées peuvent favoriser la croissance de spores et de champignons ainsi qu’attirer les insectes.

Les dommages biologiques font référence aux organismes vivants qui peuvent détruire des documents, tels que les rongeurs, les insectes, les champignons et les bactéries. Certains d’entre eux, comme les cafards, les vers, les termites et les fourmis, consomment le papier tout en se reproduisant facilement dans des environnements humides et sombres. Leur présence peut être identifiée par de petits trous apparaissant sur les pages ou par des déjections laissées entre les documents. Les spores, les champignons et les bactéries altèrent la texture du papier et l’affaiblissent. Leur présence est détectée par un changement de couleur du papier, telles que des décolorations noires, rougeâtres ou brunes. Pour différencier une tache acide d’une tache fongique, une loupe peut être utilisée. Les champignons sont superposés sur le papier et, dans certains cas, ont des poils.

Les dommages mécaniques font référence à la rupture des fibres de papier ou à l’impact de l’oxydation des éléments métalliques tels que les agrafes, les pinces et les clips. De plus, le durcissement ou la cristallisation du ruban adhésif utilisé pour remettre ensemble les différentes parties d’un morceau de papier déchiré peut déchirer ou tacher le papier. Les articles en plastique, tels que les chemises transparentes ou colorées, endommagent les documents en raison de leur acidité et favorisent l’accumulation de l’humidité. Les
dommages mécaniques sont également causés par la tension sur le papier due aux reliures, aux pinces ou aux presses, par exemple dans les classeurs de rangement. Cette tension est mise en évidence par les déchirures, les craquelures et l’affaiblissement du papier.

Au final, les documents endommagés nécessitent une attention particulière. Ils doivent être temporairement conservés dans une boîte étiquetée « Matériels endommagés ». L’étiquette doit également inclure d’autres informations sur la catégorie générale à laquelle ils appartiennent. Toute indication de présence de rongeurs, d’insectes, de champignons ou de bactéries dans les documents indique également la nécessité de fumiger régulièrement l’espace dans lequel ces documents sont stockés et manipulés lorsque le personnel n’est pas présent.7

Une fois les documents examinés et triés en catégories générales, l’équipe des archives disposera de groupes de boîtes correspondant aux catégories générales des archives. Si possible, les boîtes devraient être stockées sur des étagères en acier inoxydable ou en bois peint. Si des étagères de ce type ne sont pas disponibles, les boîtes peuvent être
temporairement stockées les unes sur les autres en veillant à ce qu’aucune ne soit en contact direct avec le sol et que le poids des boîtes supérieures n’endommage les boîtes inférieures.

Avant de passer à l’étape suivante, il est impératif que tous les documents d’archives soient d’abord classés en catégories générales. Il est également impératif de ne pas marquer ou écrire directement sur les documents originaux. Vous ne devez pas réparer les déchirures avec du ruban adhésif, ou ajouter des post-its ou autres indicateurs similaires destinés à mettre en évidence des informations ou des documents intéressants. Pour préserver l’intégrité des documents, nous vous recommandons de répertorier les documents présentant un intérêt dans un cahier ou un autre format permettant de les retrouver facilement à l’avenir.

Dans la liste des catégories générales qui a été créée à l’étape précédente, le nombre de boîtes remplies pour chaque catégorie générale est maintenant indiqué, ainsi que le nombre total de boîtes pour toutes les catégories. Si, lors du processus d’examen et de classement, l’équipe a ajouté ou supprimé des catégories générales, il est maintenant temps de mettre à jour la liste des catégories générales et le nombre de boîtes correspondant à chacune d’entre elles.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Organisation préliminaire des archives selon les catégories générales de matériels]]

Les étagères sur lesquelles sont stockées les archives doivent être éloignées des murs et les documents ne doivent jamais toucher le sol. Cela évitera que toute fuite d’eau dans l’établissement qui proviendrait d’un autre établissement ou tout déversement accidentel n’impacte directement les archives.

<span id="STEP_EIGHT:_IDENTIFICATION_OF_DOCUMENTARY_SUBCATEGORIES_OR_SUBSERIES"></span>
=== ÉTAPE HUIT : IDENTIFIER LES SOUS-CATÉGORIES OU SOUS-SÉRIES DOCUMENTAIRES POUR LES ARCHIVES ===

Au début de cette étape, l’équipe des archives peut hiérarchiser les catégories générales qu’elle souhaite inventorier et conserver en premier. Par exemple, en raison de considérations juridiques ou d’enquêtes en cours, l’équipe pourrait décider de travailler d’abord avec la catégorie générale « Domaine de la recherche » plutôt qu’avec « Domaine de l’administration et de la coordination ».

Une fois que l’équipe a décidé comment hiérarchiser les catégories générales dans le cadre du processus, elle passera alors à cette étape pour la première catégorie générale et le contenu des boîtes s’y rapportant. Cette première catégorie générale de matériels collectés constitue donc la première série documentaire des archives finales.
[[File:The process FRA.png|center|thumb|531x531px]]

Étant donné que vous passerez pas mal de temps sur chaque document de la première catégorie générale ou série documentaire, il est important d’avoir des tables de travail, des chaises et des ventilateurs – à condition que les documents ne présentent ni spore ni champignon – pour assurer une bonne circulation de l’air dans l’espace de travail.
Les tables, les chaises et l’espace de travail devraient être nettoyés fréquemment, et les membres de l’équipe devraient utiliser un équipement de protection individuelle, en
particulier des gants et des masques, lors de la manipulation de documents dans l’espace de travail. Si des blouses ou des chemises amples sont utilisées comme vêtements de protection, elles doivent être lavées et séchées fréquemment.

L’objectif de cette étape est d’inspecter et de décrire brièvement tous les documents et matériels collectés inclus dans la première catégorie générale ou série documentaire, et de les organiser en sous-catégories ou sous-séries plus spécifiques. Les sous-catégories font généralement référence aux types de documents contenus dans une catégorie générale. Par exemple, dans la catégorie générale du « Domaine de la communication », vous trouverez des communiqués de presse, des enregistrements d’émissions de radio ou de télévision, des photos, des supports de presse, des brochures, des dépliants, des affiches, des publications, des enregistrements vidéo, etc.

Pour mieux organiser les différents documents, ceux-ci peuvent être regroupés en différentes sous-catégories, telles que « Communiqués de presse » au sein de la catégorie générale « Domaine de la communication ». Si la sous-catégorie générale est « Communiqués de presse », ceux-ci peuvent être organisés par ordre chronologique, par année et par mois, en commençant par les communiqués les plus anciens jusqu’aux plus récents, ou par thème, selon les différents sujets des communiqués : organisés par ordre alphabétique par thème, puis par ordre chronologique, par année et par mois.

En prenant comme exemple la catégorie générale « Domaine de la communication », les sous-catégories peuvent être organisées selon les différents types de documents, tels que « Communiqués de presse », « Affiches et dépliants », « Coupures de presse », « Publications », etc. La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires peut être illustrée comme suit :

[[File:General category FRA.png|center|thumb|693x693px|La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires]]

Comme l’illustration l’indique, tous les documents relatifs au Domaine de la communication sont regroupés dans une seule catégorie générale, et les sous- catégories, identifiées selon des types ou des fonctions, permettent de mieux les organiser de manière ordonnée et logique.

<span id="What_are_subcategories?"></span>
<div class="mw-translate-fuzzy">
==== <sup>Quelles sont les sous-catégories ?</sup> ====
</div>

Lors de l’ouverture des boîtes de matériels de la première catégorie générale, l’équipe y trouvera différents documents, tels que ceux déjà mentionnés, ainsi que

différents types de matériels tels que des cassettes, des photos, des affiches, etc. Par conséquent, une catégorie générale peut avoir une ou plusieurs catégories secondaires en fonction des types de matériels qu’elle contient. Ceux-ci peuvent être organisés en sous-catégories, et le nombre de sous-catégories dépend de la diversité des documents et du nombre de sous-catégories que l’équipe des archives juge nécessaires pour organiser une catégorie générale.

Ainsi, chaque catégorie générale ou série documentaire est composée d’une ou plusieurs sous-catégories ou sous-séries documentaires. Ceci peut être illustré comme suit :

[[File:The process 2 FRA.png|center|thumb|804x804px|Sous-série documentaire]]

Les sous-catégories ou sous-séries sont des regroupements plus petits et plus spécifiques de documents et de matériels. Toutes les catégories générales ou séries ne comprennent pas nécessairement des sous-catégories ou des sous-séries, mais leur utilisation permet une organisation plus détaillée d’une catégorie générale.

Pour faciliter l’identification de sous-catégories, il est important que les membres de l’équipe prêtent attention aux types de documents lorsqu’ils les examinent, notant les caractéristiques les plus frappantes de chacun d’eux. S’ils identifient des sous-catégories au sein d’une catégorie générale et décident de les utiliser, ils placeront chacun des documents de la catégorie générale dans une seule des sous-catégories identifiées. Des boîtes supplémentaires peuvent être utilisées pour séparer les documents et les matériels de chaque sous-catégorie. Une sous-catégorie « Divers » peut également être créée pour tous les documents d’une catégorie générale qui ne correspondent pas à l’une des sous- catégories identifiées par l’équipe.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organisation des catégories selon les sous-catégories documentaires]]

Par exemple, au sein de la série documentaire « Domaine de la formation et de l’éducation », des sous-séries telles que « Séminaires », « Ateliers » ou « Écoles de formation » pourraient être créées. La sous-série « Séminaires » pourrait être organisée par ordre chronologique pour chaque séminaire organisé et réalisé, du plus ancien au plus récent, comprenant des documents tels que les annonces et autres moyens de publicité pour l’événement, les listes de participants, tableaux de conférence, notes, procès-verbaux et rapports, ainsi que les budgets, appels d’offres et rapports financiers.

La sous-série de la série « Domaine de la formation et de l’éducation » pourrait également être organisée selon les thèmes enseignés lors des différentes formations, tels que « Droits humains », « Droits des autochtones », « Droits de l’enfant », etc. Cette sous-série contiendrait des documents pour chaque activité dans le cadre de laquelle le sujet a été enseigné, dans l’ordre chronologique du plus ancien au plus récent.

Il appartient à l’équipe des archives de déterminer les sous-séries les plus appropriées pour chaque série documentaire dans les archives. La série et la sous-série sont la base principale du classement organisé des archives finales. À ce stade du processus, la liste des catégories générales devient une liste de séries documentaires, et les sous-séries identifiées par l’équipe y sont ajoutées.

<span id="STEP_NINE:_MAKING_AN_INVENTORY_FOR_EACH_DOCUMENTARY_SERIES_AND_SUBSERIES"></span>
=== ÉTAPE NEUF : ELABORER DES FICHES D’INVENTAIRE POUR CHAQUE SERIE ET SOUS-SERIE DOCUMENTAIRE ===

Cette étape consiste à préparer et remplir une fiche d’inventaire (voir exemple ci-dessous) des documents préalablement organisés en séries et sous-séries
documentaires. Dans le cadre de cette dernière étape, nous travaillons à nouveau directement avec les séries et sous-séries documentaires, une à la fois, afin de décrire le contenu de chaque document, son état physique de conservation, et sa date de préparation pour bien le situer dans les archives. A ce stade, une place spécifique et définitive est attribuée à chaque document au sein des archives physiques.

Sur les fiches d’inventaire, les caractéristiques de chacun des documents sont indiquées. Le formulaire peut être rempli à la main, sur une feuille de papier divisée en neuf colonnes, ou il peut être rempli directement dans un tableur Excel. Si de nombreuses personnes parcourent les documents et que peu d’ordinateurs sont disponibles, nous vous recommandons d’utiliser des fiches papier pour commencer. Puis un membre de l’équipe pourra saisir les informations des cartes sur un seul tableur Excel.

Peu importe que le processus d’inventaire commence ou se termine avec le tableur Excel, l’important est de toujours conserver au moins deux copies de sauvegarde des données à jour. En cas d’utilisation de fiches papier, nous vous conseillons de conserver les fiches originales, même si leur contenu a été retranscrit dans un tableur Excel.

L’en-tête de la fiche d’inventaire papier indique le nom de l’organisation et la série documentaire en cours de traitement. A ce stade, le processus d’inventaire revient à l’ordre de priorité des séries et sous-séries documentaires qui ont été déterminés lors des étapes précédentes.

A titre d’exemple, les neuf colonnes de la fiche d’inventaire peuvent comporter les informations suivantes :

1. Le numéro de la boîte dans laquelle le document ou le matériel est stocké

2. Le numéro du dossier ou du lot dans lequel se trouve le document

3. La série documentaire à laquelle appartient le document

4. La sous-série documentaire à laquelle appartient le document

5. La date de préparation du document

6. Le type de document, y compris le nombre de pages, au besoin

7. Une brève description ou résumé du contenu du document

8. L’état de conservation du document

9. Des commentaires supplémentaires sur le document

Exemple de fiche d’inventaire manuscrite :
'''FICHE D’INVENTAIRE'''

Archives historiques du Comité de Derechos Humanos de la Costa

Série documentaire : Domaine de la communication

{| class="wikitable"
|'''Boîte'''
|'''Dossier'''
|'''Série documentaire'''
|'''Soussérie documentaire'''
|'''Date'''
|'''Type du document'''
|'''Brève description ou résumé'''
|'''État de conservation'''
|'''Commentaires'''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850711
|''Plainte, 1 page''
|''Enlèvement de trois agriculteurs de la côte''
|''Bon état''
|''Original et une copie''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850712
|''Déclaration, 2 pages''
|''Contenu de la rencontre avec le procu- reur général''
|''Bon état''
|''Agrafe rouillée retirée''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850716
|''Publicité, 1 page''
|''Appel à manifester''-

'' devant le Congrès''
|''Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe''
|''Agrafe rouillée retirée''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850714
|''Déclaration, 2 pages''
|''Déclaration des occu- pants de la cathédrale''
|''Mauvais état et deuxième page manquante''
|
|-
|2
|2
|''Domaine de la communication''
|''Enregistrements d'actualités''
|19850815
|''Cassette vidéo, 14 min.''
|''Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López''
|''Le volume est très faible''
|''Découvrez comment numériser la vidéo''
|-
|2
|3
|''Domaine de la communication''
|''Entretiens avec des pêcheurs''
|19850817
|''Cassette audio, 87 min..''
|''Cas des pêcheurs faisant une descente dans le portqa''
|''Mauvais état, endom- magé par l'humidité''
|''Inaudible''
|}

'''La misma ficha en una hoja Excel:'''

{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Boîte'''
|'''Dossier'''
|'''Série documentaire'''
|'''Soussérie documentaire'''
|'''Date'''
|'''Type du document'''
|'''Brève description ou résumé'''
|'''État de conservation'''
|'''Commentaires'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850711
|Plainte, 1 page
|Enlèvement de trois agriculteurs de la côte
|Bon état
|Original et une copie
|-
|'''3'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850712
|Déclaration, 2

pages
|Contenu de la rencontre avec le procureur général
|Bon état
|Agrafe rouillée retirée
|-
|'''4'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850716
|Publicité, 1 page
|Appel à manifester devant le Congrès
|Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe
|Agrafe rouillée retirée
|-
|'''5'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850714
|Déclaration, 2

pages
|Déclaration des occupants de la cathédrale
|Mauvais état et deuxième page manquante
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Domaine de la communication
|Enregistrements d'actualités
|19850815
|Cassette vidéo, 14 min.
|Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López
|Le volume est très faible
|Découvrez comment numériser la vidéo
|-
|'''7'''
|2
|3
|Domaine de la communication
|Entretiens avec des pêcheurs
|19850817
|Cassette audio, 87 min.
|Cas des pêcheurs faisant une descente dans le port
|Mauvais état, endommagé par l'humidité
|Inaudible
|}

Concernant la colonne « État de conservation », il s’agit simplement de faire une appréciation intuitive de l’état de conservation de chacun des matériels en fonction de son apparence. Certains détails spécifiques peuvent être donnés, tels que « Présence possible de champignon », ou une simple référence à l’état général de la pièce, selon qu’elle est en « Bon état » ou en « Mauvais état ».

Il est important à ce stade de donner un ordre définitif à la série documentaire et que chaque document de chaque sous-série soit situé selon l’ordre décidé par l’équipe, qu’il soit
chronologique, thématique ou alphabétique. Pour localiser correctement tel ou tel document à l’avenir, dans son dossier ou son lot, et dans sa boîte, l’organisation finale doit figurer dans l’inventaire. À l’avenir, l’inventaire servira d’outil principal pour vérifier et localiser tout document dans les archives.

<span id="STEP_TEN:_BASIC_TREATMENT_FOR_THE_PRESERVATION_OF_DOCUMENTS"></span>
=== ÉTAPE DIX : TRAITEMENT DE BASE POUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ===

En contrepartie de l’étape précédente d’inventaire et d’organisation définitive des archives en séries et sous-séries documentaires, dans le cadre de cette dixième et dernière étape du processus, les documents reçoivent un traitement de base en vue d’assurer leur conservation et leur future numérisation.

Nous recommandons d’éteindre les ventilateurs pendant le processus de nettoyage des documents afin de ne pas propager la poussière et la saleté des documents, en particulier les spores ou les champignons. Comme lors des étapes précédentes, le personnel chargé d’effectuer le traitement de conservation doit s’assurer qu’il porte tous les équipements de protection nécessaires.

Dans le cadre de cette étape, tous les éléments métalliques oxydables tels que les agrafes, pinces ou clips sont retirés des documents papier. Les éléments en plastique tels que
les chemises ou les enveloppes en acétate doivent également être éliminés. Les agrafes peuvent être retirées avec un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire, en prenant toujours soin de ne pas déchirer le papier et de disposer correctement des éléments métalliques récupérés.

Pour le dégrafage notamment, l’utilisation d’une dégrafeuse est déconseillée car la pince tire les agrafes au lieu de les retirer délicatement, et donc déchire facilement le papier. Avec la spatule de laboratoire, dépliez les deux extrémités de l’agrafe au dos de la feuille, retournez la feuille, et soulevez l’agrafe sans abîmer le document.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Retirer soigneusement tous les éléments métalliques liés aux documents]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Brosser les deux côtés de chaque page]]

Une fois le document propre, si vous avez besoin d’en reconnecter les pages, nous vous conseillons d’utiliser un clip en plastique–et non pas en métal –et de le placer par-dessus un morceau de papier bond sans acide, de 3 cm sur 6 cm, replié sur les première et dernière pages du document de manière à ce que le clip n’entre pas en contact direct avec l’original. Bien qu’il existe des agrafes en acier inoxydable, elles peuvent être très coûteuses et, lorsque les documents seront numérisés à l’avenir, il sera nécessaire de les retirer à nouveau, compromettant une fois de plus l’intégrité du papier.

Lorsque chaque document d’une sous-série a été situé, il peut être séparé des documents précédents et suivants par une feuille de papier bond sans acide. Dans ce cas, il est inutile de placer un clip en plastique pour maintenir les pages du document ensemble car les documents sont séparés par des feuilles de papier bond, une avant la première page et une après la dernière page.

Par exemple, les communiqués de presse de plusieurs pages de la sous-série « Communiqués de presse », de la série « Domaine de la communication » peuvent avoir une feuille de papier bond entre chacun d’eux. De cette façon, chaque communiqué de presse est séparé sans utiliser de clip en plastique. Plusieurs communiqués de presse, classés par ordre chronologique par date, peuvent être regroupés en lots. Vous pouvez placer un morceau d’aggloméré ou de carton d’affichage sur le dessus du lot et un autre en dessous, puis chaque lot est ficelé avec du ruban sergé d’un centimètre de large.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Créer des lots de documents organisés chronologiquement]]

Les matériels autres que les documents papier agrafés, tels que les cahiers, les journaux ou les registres, peuvent être emballés à l’aide de feuilles de papier sans acide, comme illustré ci-dessous :
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|à l’aide de feuilles de papier sans acide]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|utiliser des chemises de format légal]]

Remarque : tous les paquets, emballages et chemises en papier doivent être identifiés individuellement au crayon et leurs caractéristiques et leur contenu doivent être consignés sur le formulaire d'inventaire.

De même, les feuilles de papier bond utilisées pour séparer les documents et les panneaux d'aggloméré ou d'affiche utilisés pour protéger les paquets de documents attachés avec du ruban adhésif doivent être de la même taille que les documents originaux.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identifier chaque dossier avec un numéro séquentiel figurant sur la fiche d’inventaire]]

Comme mentionné dans le cadre de la septième étape, toutes les notes manuscrites relatives aux documents ne doivent pas apparaître sur les documents originaux, mais sur les feuilles de papier bond sans acide ou sur les dossiers d’archives qui protègent les originaux.

A la fin du processus, tous les documents doivent être conservés dans des boîtes à couvercles identifiées par une étiquette qui indique le nom du fonds d’archives, la série documentaire, la sous-série documentaire, le numéro d’ordre de la boîte, la période couverte par les documents et matériels contenus dans la boîte, une brève description, et l’état général du contenu de la boîte.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des informations devant figurer sur l’étiquette finale d’une boîte :
[[File:L’étiquette finale d’une boîte FRA.png|center|thumb|698x698px|Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Archives organisées]]
Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.

Enfin, dans la mesure du possible, les conditions ambiantes de la pièce dans laquelle les archives physiques seront conservées doivent être maintenues stables par un contrôle de l’humidité, la lumière directe, la température et la poussière.

La température idéale pour le papier se situe entre 15 et 20 degrés Celsius. L’humidité relative idéale se situe entre 45 % et 60 %, avec une fluctuation journalière maximale de 5 %. L’utilisation d’un hygromètre est recommandée pour effectuer des mesures périodiques de l’humidité relative.

Il est également important d’éviter les variations brusques de température car cela pourrait accélérer la détérioration des documents et des matériels d’archives. Si un climatiseur est installé, par exemple, il doit être maintenu allumé 24h/24 et 7j/7 à la même température. L’allumer et l’éteindre peut provoquer des changements brusques de température susceptibles d’accélérer la détérioration des documents.

Addendum II/en

2024-03-19T08:28:15Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:16 - Adendums Page 2 (1).jpg|thumb]]

= “How to Organize Physical Archives in 10 Steps” =
Marc Drouin with contributions from Daniel Barcsay and Ludwig Klee

=== Introduction ===

<blockquote><big>This guide presents a 10-step process for organizing documents related to human rights violations and transitional justice. It is intended for civil society organizations that have little to no archival experience or that have never tried to salvage and organize the documents they have accumulated over many years of work. Organizations that already have a physical or digital archive will have completed most, if not all, of the suggestions proposed here.</big></blockquote>The 10 steps correspond to three basic themes: the first is very practical and corresponds to the staff, space, and materials needed to organize the documents (steps 1 through 5); the second is more theoretical and requires thinking about document categories and subcategories that will provide the final archive with a logical structure (steps 6 through 8); and the third section addresses creating an inventory describing each document in the archive and providing basic treatment for the conservation of each document (steps 9 and 10).

Since every archive is unique, the 10 steps are merely suggestions that can be followed to organize a basic physical archive prior to the [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization|digitization]] of documents, a phase that follows the process proposed below. If the 10 steps are followed and all the documents in the physical archive are organized, then digitization can be carried out in the same order. Therefore, it is important to understand that any document in a physical archive must be organized, described, and stored in suitable conditions before creating a digital version, whether it will be used for the organization’s own purposes or for public disclosure.

Before implementing the 10 steps, we recommended assembling the following supplies, equipment, and staff:

* A team of two or three people responsible for carrying out the archival process;
* Personal protective equipment, such as gowns or oversized long- sleeved shirts, masks, latex or lint-free cotton gloves, hair nets or caps;
* Cleaning materials for the workspace;
* A dry, clean, well-lit, ventilated workspace;
* Worktables, chairs, and shelves that are painted or made of stainless steel;
* One or two fans (only if no spores are found on the documents);
* Cardboard boxes with lids for organizing and storing documents;
* Post-it labels/sheets of paper, tape, markers, and stainless-steel staples;
* Legal size manila folders;
* Reams of acid-free paper in letter, legal, and oversized formats;
* 1-centimeter wide twill tape (sold in rolls by the meter);
* Reams of chipboard;
* A paper cutter and/or scissors and Exacto knife;
* A metal ruler or T-square (in centimeters or inches);
* Plastic paper clips;
* Brush with soft, natural bristles (not plastic);
* Letter opener or lab spatula to remove staples (do not use staple removers);
* At least one workstation with a computer with Excel software.

=== STEP ONE: FORM A TEAM ===

From the moment a human rights organization makes the decision to create and maintain an institutional archive, a team will be charged with fulfilling this new goal. Because it includes sensitive information that can compromise the safety of victims, witnesses, and/or their families, the organization, protection, and safekeeping of the archive is a responsibility that goes beyond the mere preservation and administration of documents.

For this reason, the archive team may include members of the organization’s board of directors who provide general guidance; staff that will carry out the organization and preservation of the documents; and trusted external consultants who provide specific technical and professional advice and skills as the archival process progresses. At the end of the document organization process, together, these individuals will ensure the maintenance and integrity of the archive in the longer term.

The team may vary in number depending on the available budget, the size of the organization, and the volume of documents to be organized. In some cases, it is possible to appoint one or two people to manage the process. In continual consultation with other members of the organization, the team will make decisions regarding archive content, purchasing materials, and hiring specialized personnel when necessary.

Organizations with limited resources can seek the support of other organizations with previous archival experience or set up agreements with academic institutions to have students work at the archive as interns. As the archive grows, the organization can train some of its members to carry out more specialized work for the administration and eventual digitization of its contents.

Initially, the team will lead a process to salvage and safeguard documents that, due to a lack of resources, staff or space, may have been previously stored in a makeshift or disorderly manner. The goal here is to build a team that has the technical capabilities and ethical responsibility to create and maintain the archive.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Goal: Create and Maintain an Archive]]

The archive team will have to make important decisions regarding the criteria for selecting materials to be preserved and archived. Although organizations often want to preserve all of their materials because they all seem valuable, it is often not reasonable or sustainable to do so , as some materials may be duplicated or do not provide relevant information about the organization, its history, or its activities. In addition, it might be too expensive or impractical, in terms of the space and equipment required for long-term storage, to keep all the materials. These are important decisions that must be made by the team in charge of organizing and maintaining the archive.

=== STEP TWO: LOCATE THE MATERIALS ===

Over the years, organizations produce a large number of documents in the course of their operations and activities. As the volume of documents grows, the materials are often stored in inappropriate places to create space for more current documents or for those that are used on a daily basis. In many organizations, older documents are tied into bundles or kept in bags or boxes and stored in empty rooms, closets or storage spaces where they are exposed to moisture, heat, and pests. When an organization moves its offices, sometimes it takes these bundles of materials to its new location, distributes them among members of the organization, or gives them to other groups with the hope that one day they will be organized and preserved.

During this step, it is important to locate all the organization’s scattered materials and set up an appropriate space for their centralization, organization, and preservation.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Locate and centralize the documents to be organized]]

=== STEP THREE: FINDING A SUITABLE WORKSPACE ===

The workspace must offer protection from the elements in order to avoid any further physical damage to the documents. Even though this space may not be the one where the archive is eventually stored, it is needed at this time to centralize the documents and begin to review and organize them. This space must be clean and dry, free of pets and pests, and have little traffic. This is where the initial organization of the documents will begin and the process of identification, cleaning, organization, and preservation will be carried out. Ideally, the space should be properly lit and ventilated, furnished with worktables and shelves, and have doors that allow for controlled access to the documents.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Work in a suitable space]]

In particularly arid, humid, or dusty environments, we recommend the workspace be equipped with hermetically sealed windows and doors. It is important to avoid dirt or carpeted floors because they can be very damaging to documents. When possible, the color of the floor should allow dust particles to be easily seen so that regular cleaning can be done more easily and effectively.

If the space permits, one or more fans can ensure adequate ventilation. However, the use of fans should be avoided if the documents contain spores or fungi, in which case the moving air could spread the spores around the space and thereby harm staff, the integrity of the documents, or both. If an air conditioner is used, it must have a mechanical filter that can be changed frequently. Finally, the consumption of food and drink in the workspace should be prohibited to prevent damage to documents during handling. In addition, food and drink remnants can attract insects that might further damage and degrade the documents.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Protect your workspace from the elements]]

=== STEP FOUR: GETTING THE DOCUMENTS OFF THE GROUND ===

From the start, it is very important that the documents and materials to be organized are not directly in contact with the floor or walls. This reduces the possibility of contact with moisture or dust. In the very short term, you can use prefabricated platforms, build makeshift platforms with bricks and wooden boards, or use moisture-resistant plastics to cover the floor where the documents will be collected. In the medium and long term, ideally, you should use painted or stainless-steel shelves to ensure the preservation of the documents, as materials such as wood can attract moisture and termites, which are very harmful to paper documents. However, what is important at this point of the process is to provide a first level of protection for the materials that previously may have been exposed to unsuitable storage conditions.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|Elevate documents off the floor and away from walls]]

=== STEP FIVE: PROCURE BASIC MATERIALS ===

Once the work team has located a suitable space to gather the documents to be archived and the documents are elevated off the ground and moved away from the walls, basic materials and furniture can be acquired for their initial organization. Worktables, chairs, shelves, and cardboard or plastic boxes will be needed at this point to organize the documents.

For the team members in charge of the archive, it is also important to acquire and use personal protective equipment such as masks, smocks or oversized long-sleeved shirts, latex gloves, hair nets or caps, as well as cleaning products and insecticide for the workspace.

A document stored in humid environments and extreme temperatures is likely to be infested with fungus, mold, and/or pests that deteriorate the document itself and threaten the health of the archivists. Although the protection and conservation of the documents is important, the health and welfare of staff must be the highest priority before, during, and after any archival process.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Tables and boxes to organize the archival documents]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Useful items for archival organization]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Personal protective equipment for team members]]

=== STEP SIX: DEFINITION OF GENERAL ARCHIVAL CATEGORIES ===

[[File:General Archival Categories.jpg|thumb]]
During this step, team members will consider how best to group documents together according to general classification categories. These general categories will reflect the need for creating the archive in the first place, while respecting the original purpose of the documents and their use in the past.

Identifying general categories is key to successfully organizing the archive. General categories provide an initial structure for document organization and their

location in the archive. These categories may not necessarily be the only ones that will be used, but they will get the process started.

The general categories can reflect an organization’s work areas or divisions. Depending on the organization, it may have an “Administration and Coordination Area,” a “Communications Area,” a “Training and Education Area,” a “Research Area,” a “Legal Area,” a “Project Area,” etc.

As part of their past activities, each of these work areas or divisions created and used documents, and these are the documents that now need to be organized and preserved in the archive. For this task, the organization’s structural chart indicating its different work areas can help staff visualize the organization of the archive.

Archive team members may find it useful to draw a structural chart for the organization beginning with when it was founded and show how this structure has changed over time. The work areas of an organization may provide the necessary criteria to identify and define the archive’s general categories.

There are also other general categories that can be used to organize archival documents, but the examples that follow in this guide will refer to an organization’s structure by work areas to identify its archive’s general categories.

General categories group documents that have something in common. The point of this step is not to describe each document, but rather to give the collection of documents a preliminary order that facilitates the following steps in the archival process.

At this point, it is important that the archive team create an initial list of general categories and, in the next steps, notes the different types of documents that are part of each general category.

The worksheet illustrated here, for example, can be used to identify and list general categories, as well as the various materials included in them and their amounts. Once the different general categories of the archive have been defined, they will be compiled on a single list.

=== STEP SEVEN: INITIAL ORGANIZATION OF THE DOCUMENTS ===

In this step, the documents and other archival materials are reviewed in order to classify them. This initial classification will make use of the general categories defined in the previous step and the documents and other materials will be placed in cardboard or plastic boxes. At the end of this step, all the documents in the archive will be grouped into boxes according to their general category.

At this time, the bags will be opened and the bundles of documents untied to determine their content. For this purpose, the team will use large worktables or a clean, plastic-coated floor, and it will need a sufficient number of cardboard or plastic boxes with lids and a space with shelves to store the boxes in an orderly manner. It is important throughout this and all other steps of the archival process that team members wear personal protective equipment, particularly gloves and masks, when working with archival documents.

During this step, you will encounter various documents: copies of legal files, press releases, payrolls, lists of members, minutes of board meetings, books, account statements, etc. The idea here is to classify these materials according to each work area of the organization that created and used them. This way, the documents created and used by a work area constitute a general category. In archival terms, this general category then becomes a documentary series.

[[File:Documentary Series.jpg|center|thumb|839x839px]]
Paper documents are likely to be loose or stapled and may have been placed in manila or plastic folders, ring binders, etc. If they are grouped in any way, at this time, you should not individualize and describe each document stored in a folder or binder, but rather place the folder or binder in a general category.

At this point of the process, you will likely encounter both letterand legal-size sheets of paper, and it is also possible that you will encounter other materials that contain information, such as photographs, floppy disks, hard drives, memory cards, audio and video cassettes, posters, maps, recognition plaques, etc. If possible, organize these materials in the same way as the others in the appropriate general category (even though their later handling may be different). If these materials do not have a label or other indications regarding their content, they must be set aside and mechanical or computer equipment must be found that can read or reproduce the information they contain.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Review and classify documents]]

Once a document has been reviewed, it is placed in a labeled box. The label can be a sheet of paper taped onto the outside of the box indicating the following information: the name of the organization, the general category of the documents in the box, the consecutive number of the box in that category; and the bookend years of the documents (in other words, the year of the oldest document and the year of the most recent document in the box ). You can also include a brief description of the contents of the box, such as “paper documents,” “video cassettes,” “floppy disks,” etc., as well as the general condition of the materials.

[[File:A box label.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

You might consider putting paper documents in one box and other types of materials, such as photographs, floppy disks or video cassettes in a separate box. Even though all these boxes belong to the same general category, the types of materials may be different. Another box must also be designated for materials in the same general category that are damaged or that require particular attention due to their condition.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Damaged documents]]

Storing documents in poor conditions can result in damage and loss of information. Therefore, every document in the archive must be handled with care, observing its physical condition and looking for any indication of damage. Such damage is usually biological or mechanical and, in general, is caused by light, humidity, and/or temperature. For example, light can discolor documents and weaken the fibers of the paper; humidity can generate spots and stains where dust and dirt accumulate; and high temperatures can encourage the growth of spores and fungi and attract insects.

Biological damage refers to living organisms such as rodents, insects, fungi, and bacteria that can destroy documents. Some of these, including cockroaches, worms, termites, and ants, consume the paper while breeding in a damp, dark environment. Their presence can be identified by small holes appearing on the pages or by droppings left between the documents. Spores, fungi, and bacteria change the texture of the paper and weaken it. Their presence is evidenced by the appearance of black, reddish, or brown stains on the paper. A magnifying glass can be used to differentiate an acid stain from fungus., Fungi are superimposed on top of the paper and, in some cases, have thin bristles.

Mechanical damage refers to the breakup of paper fibers or the impact of oxidation from metallic elements such as staples, clamps or clips. Also, the hardening or crystallization of adhesive tape used to repair a torn piece of paper can further tear or stain paper. Plastic elements, such as transparent or colored folders, damage documents due to their acidity and by encouraging humidity buildup. Mechanical damage is also caused by the tension on the paper due to bindings, clamps or presses, such as in classification binders. This tension is evidenced by tears, cracks, and the overall weakening of the paper.

Finally, damaged documents need particular attention. Temporarily, they should be kept in a box labeled “Damaged Materials.” The label should also include other information about the general category to which they belong. Any indication of the presence of rodents, insects, fungi, or bacteria on or among the documents also indicates the need to regularly fumigate – in the absence of staff – the space where these documents are stored and handled.

After the documents have been reviewed and sorted into general categories, the archive team will have groups of boxes that correspond to the general categories of the archive. If possible, the boxes should be stored on stainless steel or painted wooden shelves. If shelves of this type are not available, the boxes can be temporarily stored on top of each other, taking care that no box is in direct contact with the ground and the weight of the upper boxes does not damage the lower boxes.

Before moving on to the next step, it is important that all archival materials are first classified into general categories. It is also important not to mark or write directly on the original documents. You should not repair tears with adhesive tape or add post-its or other similar items intended to highlight interesting information or documents. To preserve the integrity of the documents, we recommend keeping a record of the documents of interest in a notebook or other format that allows for their easy location and retrieval in the future.

In the list of general categories that was created in the previous step, the number of boxes that were filled for each general category is now indicated, as well as the total number of boxes for all categories. If, during the review and classification process, the team added or removed general categories, now is the time to update the list of general categories and the number of boxes that correspond to each.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Preliminary organization of the archive according to general categories]]

The shelves on which the archives are stored should be away from the walls and the documents should never touch the floor. This prevents any further damage to the documents from water leaks or any accidental spills in the storage space or facility.

=== STEP EIGHT: IDENTIFICATION OF DOCUMENTARY SUBCATEGORIES OR SUBSERIES ===

At the beginning of this step, the archive team can prioritize the general categories they want to inventory and preserve first. For example, due to legal considerations or ongoing investigations, the team may decide to work with the “Research Area” general category first, rather than documents from the “Administration and Coordination” work area.

Once the team has decided how to prioritize the general categories for processing, it will then move on to this step for the first general category and the contents of its respective boxes. This first general category of collected materials constitutes the first documentary series of the final archive.
[[File:Documentary Series.jpg|center|thumb|531x531px]]

Since you will spend a fair amount of time working with and revising each document in the first general category or documentary series, it is important to have worktables, chairs, and fans —assuming there are no spores or fungi on the documents— to ensure good air circulation in the workspace. Tables, chairs, and the workspace should be cleaned frequently, and team members should use personal protective equipment (particularly gloves and masks) when handling documents. If smocks or loose-fitting shirts are used as cover-ups, they should be washed and dried frequently.

The goal of this step is to inspect and briefly describe all the collected documents and materials included in the first general category or documentary series and organize them into more specific subcategories or subseries. Subcategories generally refer to the types of documents contained in a general category. For example, in the general category from the “Communications Area,” you will find press releases, recordings of radio or television programs, photographs, press materials, pamphlets, flyers, posters, publications, video recordings, etc.

To better organize the various documents, these can be grouped into different subcategories, such as “Press Releases,” within the general category “Communications Area.” If the general subcategory is “Press Releases,” then these can be organized chronologically, by year and by month, starting with the oldest releases going to the most recent; or thematically, according to the different topics of the releases organized in alphabetical order by topic, and then chronologically, by year and by month.

Taking the general category “Communications Area” as an example, the subcategories can be organized according to the different types of documents, such as “Press Releases,” “Posters and Flyers,” “Press Clippings,” “Publications,” etc. The relationship between the general category and its documentary subcategories can be illustrated as follows:

[[File:The relationship between the general category and its documentary subcategories.jpg|center|thumb|693x693px|The relationship between the general category and its documentary subcategories]]

As the illustration indicates, all the documents related to the Communications Area are gathered in a single general category and the subcategories, identified according to document types or their function, allow them to be better organized in an orderly and logical manner.

==== What are subcategories? ====

When opening the boxes of materials from the first general category, the team will encounter various documents, such as those already mentioned, as well

as different types of materials such as cassettes, photographs, posters, etc. Therefore, a general category can have one or more secondary categories based on the types of materials it contains. These can be organized into subcategories, with the number of subcategories depending on the diversity of the materials and how many subcategories the archive team deems necessary to organize a general category.

In this way, each general category or documentary series is made up of one or more subcategories or documentary subseries. This can be illustrated as follows:

[[File:Documentary subseries.jpg|center|thumb|804x804px|Documentary subseries]]

Subcategories or subseries are smaller, more specific groupings of documents and materials. Not all general categories or series necessarily include subcategories or subseries, but their use allows for the more detailed organization of a general category.

To facilitate the identification of subcategories, it is important that team members pay attention to the types of documents they come across when they review them, noting the most striking characteristics of each. If the team identifies subcategories within a general category and decides to use them, it will place each of the documents of the general category into only one of the identified subcategories. Additional boxes can be used to separate documents and materials for each subcategory. A miscellaneous subcategory can also be provided for all documents in a general category that do not fall into one of the subcategories identified by the team.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organization of general categories into subcategories]]

For example, within the documentary series “Training and Education Area,” there may be subseries such as “Seminars,” “Workshops,” or “Training Camps.” The “Seminars” subseries could be organized in chronological order for each seminar organized and carried out, from the oldest to the most recent, including documents such as announcements and other means of publicity for the event, participant lists, presentations, photographs, flipcharts, notes, minutes and reports, as well as budgets, tenders, and financial reports related to each event.

The subseries of the “Training and Education Area” series could also be organized according to the topics taught in the various training events, such as “Human Rights,” “Indigenous Rights,” “Children’s Rights,” etc. This subseries would contain documents for each activity in which that topic was taught, in chronological order, from oldest to most recent.

It is up to the archive team to determine the most appropriate subseries for each documentary series in the archive. The series and subseries are the main classification instruments for the organization of the final archive. At this point of the process, the list of general categories becomes a list of documentary series and the subseries identified by the team are added to the list.

=== STEP NINE: MAKING AN INVENTORY FOR EACH DOCUMENTARY SERIES AND SUBSERIES ===

This step consists of preparing and completing an inventory form (see example below) for the documents previously organized into documentary series and subseries. In this step, team members will again work directly with the documentary series and subseries, one at a time, in order to describe the contents of each document, its physical state of conservation, and its date of preparation to properly situate it in the archive. At this point, a specific and definitive place is assigned to each document within the physical archive.

On the inventory form, the characteristics of each document are indicated. The form can be filled out by hand, on a sheet of paper divided into nine columns, or directly in an Excel spreadsheet. If many people are going through the documents but few computers are available, then we recommend using paper forms to start with. Then someone from the team can enter the information from the forms onto a single Excel spreadsheet.

It doesn’t matter whether the inventory process begins or ends with the Excel spreadsheet, but it is important to always keep at least two backup copies of the updated data. If paper forms are used, we recommend saving them, even after their contents have been transcribed onto an Excel spreadsheet.

The header of the inventory form indicates the name of the organization and the documentary series being processed. At this point, the inventory process returns to the order of priority of the documentary series and subseries that was determined previously.

As an example, the nine columns of the inventory form can include the following information:

1. The number of the box in which the document or material is stored;

2. The folder or packet number in which the document is located;

3. The documentary series to which the document belongs;

4. The documentary subseries to which the document belongs;

5. The date of preparation of the document;

6. The type of document, including the number of pages, if applicable;

7. A brief description or summary of the document’s content;

8. The state of preservation of the document;

9. Additional comments on the document.

Example of a handwritten inventory form
'''INVENTORY FORM'''

Historical Archive of the Coastal Human Rights Committee

Documentary series: Communications Area

{| class="wikitable"
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Document Type'''
|'''Brief Descrip- tion or Summary'''
|'''Preservation Status'''
|'''Comments'''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850711
|''Complaint, 1 page''
|''Kidnapping of three farmers from the coast''
|''Good condition''
|''Original and a copy''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850712
|''Declara''- ''tion, 2 pages''
|''Content of the meeting with the Attorney General''
|''Good condition''
|''Removed the rusty staple''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850716
|''Advertise''- ''ment, 1 page''
|''Call for a demon''-

''stration in front of the Congress''
|''Good con''- ''dition, but oxidation spots from the staple''
|''Removed the rusty staple''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850714
|''Declara''- ''tion, 2 pages''
|''Declaration of the occu''- ''pants of the Cathedral''
|''Poor condition and missing second page''
|
|-
|2
|2
|''Communica''- ''tions Area''
|''Newsreel recordings''
|19850815
|''Video cassette, 14 min.''
|''Channel 7 newscast, interview with director López''
|''The volume is very low''
|''Find out how to digitize the video''
|-
|2
|3
|''Communica''- ''tions Area''
|''Fishermen Interviews''
|19850817
|''Audio cassette, 87 min.''
|''Case of fish''- ''ermen raiding the port''
|''Bad, damaged by moisture''
|''Inaudible''
|}

'''The same form in an Excel spreadsheet:'''

{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Docu- ment Type'''
|'''Brief De- scription or Sum- mary'''
|'''State of Preser- vation'''
|'''Comments'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850711
|Com- plaint, 1 page
|Kidnap- ping of three farmers from the coast
|Good condition
|Original and a copy
|-
|'''3'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850712
|Decla- ration, 2

pages
|Content of the meeting with the Attorney General
|Good condition
|Re- moved the rusty staple
|-
|'''4'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850716
|Adver- tise- ment, 1 page
|Call for a demon- stration in front of the Con- gress
|Good condi- tion, but oxidation spots from the staple
|Re- moved the rusty staple
|-
|'''5'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850714
|Decla- ration, 2

pages
|Declara- tion of the oc- cupants of the Cathedral
|Poor condi- tion and missing second page
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Com- muni- cations Area
|news- reel record- ings
|19850815
|Video cas- sette, 14 min.
|Channel 7 newscast, interview with director López
|The volume is very low
|Find out how to digitize the video
|-
|'''7'''
|2
|3
|Com- muni- cations Area
|Fish- ermen Inter- views
|19850817
|Audio cas- sette, 87 min.
|Case of fishermen raiding the port
|Bad, damaged by mois- ture
|Inaudi- ble
|}

Regarding the column “State of Preservation,” it is simply a matter of making an intuitive assessment of the state of conservation of each document based on its appearance. Some specific detail can be given, such as “possible fungus,” or it can simply refer to the general condition of the piece in terms of it being in “good condition” or “poor condition.”

It is important at this point to give a definitive order to the documentary series and that each document of each subseries is organized according to the order decided on by the team, whether it is chronological, thematic, or alphabetical. To correctly locate a particular document in the future in its folder or packet and in its box, the final organization must be reflected in the inventory. Going forward, the inventory will serve as the primary tool to locate any document in the physical archive.

=== STEP TEN: BASIC TREATMENT FOR THE PRESERVATION OF DOCUMENTS ===

As a counterpart to the previous step of inventory and the final organization of the archive into documentary series and subseries, in this tenth and last step of the process, documents are given basic treatment with the aim of ensuring their preservation and future digitization.

We recommend turning off fans during the document cleaning process so as not to spread dust and dirt from the documents, especially spores or fungi. As in the previous steps, staff responsible for carrying out treatment measures must ensure that they wear all the necessary protective equipment.

In this step, all metal elements prone to rust, such as staples, clamps, and clips are removed from the paper documents. Plastic elements, such as folders or acetate envelopes, should also be eliminated. Staples can be removed with a letter opener or lab spatula, always taking care not to tear the document and to properly dispose of recovered metal materials.

For the removal of staples in particular, the use of a staple remover is not recommended, since the pliers pull out the staples instead of carefully removing them, thus easily tearing the paper. With the lab spatula, unfold the two ends of the staple on the back of the sheet, turn the sheet over, and lift the staple out without damaging the document.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Carefully remove all metallic elements from the documents]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Brush both sides of each page]]

Once clean, if you need to refasten the pages of a document, we recommend using a plastic clip (not metal) placed on top of a piece of acid-free 3 cm x 6 cm bond paper folded over the first and last pages of the document in such a way that the clip does not come into direct contact with the original. Although stainless steel staples exist, they can be very expensive, and when documents are digitized in the future, it will be necessary to remove them again, once more compromising the integrity of the paper.

When each document of a subseries has been organized, they can be separated from the preceding and subsequent documents with a full sheet of acid-free bond paper. In this situation, a plastic clip to hold the pages of a document together is unnecessary, as the documents are separated by sheets of bond paper, one before the first page and one following the last page of each document.

For example, multiple-page press releases from the “Press Releases” subseries of the “Communications Area” series can have a sheet of bond paper between each one. In this way, each press release is separated without using plastic clips. Multiple press releases, arranged in chronological order by date, can be bundled together in packets. You can place a piece of chipboard or posterboard on top of the packet and another below, then each packet is tied with one-centimeter-wide twill tape.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Create packets of documents organized chronologically]]

Materials other than stapled paper documents, such as notebooks, logs or newspapers, can be packed using acid-free sheets of paper, as illustrated below:
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|Using acid-free sheets of paper]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|Use of the legal-size manila folders]]

Note: all packets, packages, and manila folders must be individually identified in pencil and their characteristics and contents recorded on the inventory form.

Also, the sheets of bond paper used to separate documents and the chipboard or posterboard used to protect the packets of documents tied with twill tape must be the same size as the original documents.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form]]

As mentioned in step seven, all handwritten notes related to the documents should appear not on the original documents, but on the sheets of acid-free bond paper or on the archival folders that protect the originals.

At the end of the process, all the documents should be kept in boxes with lids and identified with a label that indicates the name of the [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Collection|archival collection]], the documentary series, the documentary subseries, the consecutive number of the box, the bookend years of the documents and materials in the box, a brief description of their content, and their general state of preservation.

Below is an example of the information needed on a box’s final label:
[[File:Example of the information needed on a box’s final label.jpg|center|thumb|698x698px|Example of the information needed on a box’s final label]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Organized archive]]
After the 10 steps have been completed, the organization’s physical archive should look similar to the photograph to the left.

Finally, to the extent possible, the ambient conditions inside the physical archive room should be kept stable, controlling humidity, direct light, temperature, and dust.

The ideal temperature for paper is between 15° and 20°C. The ideal relative humidity should be between 45% and 60%, with a maximum daily fluctuation of 5%. The use of a hygrometer is recommended to conduct periodic measurements of the humidity.

It is also important to ensure that there are no sudden variations in temperature, as this can accelerate damage to archival documents and materials. If an air conditioner is installed, for example, it must be kept on 24/7 at the same temperature, as turning the unit on and off can cause abrupt changes in temperature that may accelerate document deterioration.

Addendum II/es

2024-03-19T08:23:21Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:ANEXO_II.jpg|thumb]]

= “Cómo Organizar Archivos Físicos en 10 Pasos” =
De Marc Drouin con contribuciones de Daniel Barcsay y Ludwig Klee

<span id="Introduction"></span>
=== Introducción ===

<blockquote><big>Esta guía presenta una propuesta de diez etapas para ordenar documentos relacionados con violaciones a los derechos humanos y la justicia transicional. Está dirigida a organizaciones de la sociedad civil que tienen poca o ninguna experiencia archivística o que nunca han intentado rescatar y ordenar los documentos que han acumulado en el transcurso de muchos años de trabajo y esfuerzos. Las organizaciones que ya tienen un archivo físico o digital habrán cumplido con muchas sino todas las sugerencias propuestas acá.

Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Antes de implementar las diez etapas, se recomienda contar con los siguientes insumos, equipo y personal:

* Un equipo de dos o tres personas, responsables de llevar a cabo el proceso archivístico;
* Materiales de protección personal, como batas o camisas grandes de manga larga, mascarillas, guantes de látex o de algodón sin pelusa, redes para el pelo (cofias) o gorros;
* Materiales de limpieza para el espacio de trabajo;
* Un espacio de trabajo seco, limpio, iluminado y ventilado;
* Mesas de trabajo, sillas y estanterías pintadas o de metal inoxidable;
* Uno o dos ventiladores (únicamente si no se observan esporas en los documentos);
* Cajas de cartón con tapas para organizar y almacenar los documentos;
* Etiquetas tipo post-it; u hojas de papel, cinta adhesiva, marcadores y grapas inoxidables;
* Expedientes tipo fólder de cartón manila, tamaño oficio;
* Resmas de papel de gran tamaño libre de ácido y papel libre de ácido tamaño carta y oficio;
* Cintas de castilla de 1 centímetro de ancho (se compra en rollos métricos);
* Resmas de cartón chip;
* Una guillotina y/o tijeras y un cuchillo Exacto;
* Una regla o una escuadra de metal en centímetros o pulgadas;
* Clips de plástico;
* Cepillo con cerdas suaves, blandas y naturales (no plástico);
* Cuchillo abrecartas o espátula de laboratorio para remover grapas (no pinzas quita grapas);
* Al menos un puesto de trabajo con una computadora y el programa Excel.

<span id="STEP_ONE:_FORM_A_TEAM"></span>
=== PRIMERA ETAPA: FORMAR UN EQUIPO ===

A partir del momento en que una organización de derechos humanos toma la decisión de crear y mantener un archivo institucional, un equipo estará a cargo de cumplir con esa nueva meta. Por tratarse de información sensible que puede comprometer la seguridad de víctimas, testigos y sus familias, la organización, el resguardo y la custodia del archivo implica responsabilidades que van más allá de la preservación de los documentos y la administración de su utilización.

Por esta razón, el equipo del archivo puede contar con miembros de la junta directiva de la organización, quienes prestan orientación general; personal que llevará a cabo el
ordenamiento y la preservación de los documentos; y personas externas de confianza que brinden aportes técnicos y profesionales puntuales según avanza el proceso archivístico. Al finalizar el proceso de organización de la documentación, es el conjunto de estas personas quienes asegurarán el mantenimiento y la integridad del archivo a más largo plazo.

El equipo puede variar en cuanto al número de sus integrantes, según el presupuesto disponible, el tamaño de la organización y el volumen de la documentación por ordenar. En algunos casos, es posible nombrar a una o dos personas como responsables del proceso. En consulta permanente con otros integrantes de la organización, el equipo tomará decisiones en cuanto al contenido del archivo, la compra de materiales y la contratación de personal especializado cuando sea necesario.

Las organizaciones con recursos limitados pueden buscar el apoyo de otras organizaciones con experiencias previas o establecer convenios con instituciones académicas para que estudiantes en archivística puedan realizar sus prácticas en el archivo. Luego, a medida que el archivo se consolide y crezca, la organización puede promover la capacitación
de algunos de sus miembros para realizar trabajos más especializados en cuanto a la administración y la eventual digitalización del archivo.

En un primer momento, el equipo tendrá como tarea encaminar un proceso que permita rescatar y resguardar documentos que, en muchas ocasiones, por falta de recursos, personal o espacio, se almacenaron de manera improvisada o desordenada. El horizonte aquí es formar un equipo que cuente con las capacidades técnicas y la responsabilidad ética para crear y mantener el archivo.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Meta: crear y mantener un archivo]]

El equipo encargado del archivo tendrá que tomar decisiones importantes en cuanto a los criterios para la selección o descarte de los materiales por conservar y archivar. Aunque las organizaciones a menudo desean preservar todos sus materiales, ya que todos parecen valiosos, con frecuencia no es razonable ni sostenible conservarlos todos porque estos
se repiten mediante múltiples copias o bien no aportan información relevante acerca de la organización, su historia o sus actividades. Además, podría resultar demasiado costoso conservar todos los materiales, o impráctico en cuanto al espacio y el equipo necesarios para su almacenamiento a largo plazo. Son decisiones importantes de esta naturaleza que deberá tomar el equipo encargado de organizar y de mantener el archivo.

<span id="STEP_TWO:_LOCATE_THE_MATERIALS"></span>
=== SEGUNDA ETAPA: UBICAR LOS MATERIALES ===

En el transcurso de los años, una organización produce una cantidad extensa de documentos relacionados con sus actividades. Mientras crece el volumen de estos materiales, a menudo se agrupan en lugares pocos adecuados con la finalidad de crear espacio para documentos más recientes y de uso diario. En muchas organizaciones, los documentos más antiguos se amarran en bultos o se guardan en bolsas y cajas, y se almacenan en ambientes desocupados, armarios o bodegas donde se exponen a la humedad, el calor y las plagas. Si una organización traslada sus oficinas, a veces se lleva estos bultos de materiales, a veces se los reparte entre integrantes de la organización, o se los integra a otros grupos con la esperanza que un día se pueden ordenar y conservar.

Lo importante en esta etapa, por lo tanto, es ubicar a todos los materiales dispersos de la organización y establecer un espacio adecuado donde centralizarlos y empezar un proceso de ordenamiento y de preservación.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Ubicar y centralizar los documentos por organizar y archivar]]

<span id="STEP_THREE:_FINDING_A_SUITABLE_WORKSPACE"></span>
=== TERCERA ETAPA: ENCONTRAR UN ESPACIO DE TRABAJO ADECUADO ===

El espacio en el cual se trabaja debe ofrecer protección contra los efectos del clima para evitar la alteración o el daño físico de los documentos. Aunque este espacio no sea el de la instalación final o definitiva del archivo como tal, se requiere en esta etapa un espacio para centralizar los documentos y empezar a revisar y ordenarlos. Este espacio debe ser limpio y seco, poco transitado y libre de animales domésticos y plagas. Es allí donde se procederá a una primera organización de los documentos, y donde se empezará el proceso de su identificación, limpieza, organización y preservación. Idealmente, el espacio será adecuadamente iluminado y ventilado; contará con mesas de trabajo y estanterías, así como puertas que permiten controlar el acceso a su interior.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Trabajar en un espacio adecuado]]

En climas muy áridos, húmedos o con mucho polvo, es recomendable que el espacio de trabajo esté equipado con ventanas y puertas selladas herméticamente. Es importante evitar que los pisos del espacio sean de tierra o alfombrados porque estos pisos son muy perjudiciales para los documentos. Se recomienda, de ser posible, que el color del piso permita ver las partículas de polvo de modo que pueda hacerse una limpieza regular y efectiva.

Si existe la posibilidad de contar con ventiladores, estos pueden asegurar una ventilación adecuada del espacio. Sin embargo, debe evitarse el uso de ventiladores si los documentos contienen esporas o hongos. Si fuera el caso, los ventiladores pueden repartir las esporas, perjudicando de esta manera la salud del personal y la integridad de los demás documentos. Si se utiliza un equipo de aire acondicionado, este debe contar con un filtro mecánico que puede filtrar partículas de polvo y cambiarse con frecuencia. Finalmente, debe prohibirse el consumo de alimentos y bebidas en el espacio de trabajo para prevenir daños en los documentos en cualquier etapa de su manipulación. Además, los restos de alimentos y bebidas atraen insectos que dañan y deterioran los documentos.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Proteger el espacio de trabajo de los elementos]]

<span id="STEP_FOUR:_GETTING_THE_DOCUMENTS_OFF_THE_GROUND"></span>
=== CUARTA ETAPA: LEVANTAR LOS DOCUMENTOS DEL SUELO ===

Es muy importante desde un inicio que los documentos y los materiales por organizar no estén directamente en contacto con el suelo o las paredes. Así se reduce la posibilidad del contacto con la humedad o el polvo. A muy corto plazo, se puede utilizar plataformas prefabricadas, improvisar plataformas con ladrillos y tablas de madera o utilizar plásticos resistentes para cubrir el suelo y sobre los cuales se pueden agrupar los documentos. A mediano y largo plazo, lo ideal es adquirir estanterías de metal pintado o inoxidable para asegurar la preservación de los documentos dado que materiales como la madera pueden llevar humedad y polilla, que son muy dañinas para cualquier documento de papel. Sin embargo, lo importante en esta etapa del proceso es brindar un primer nivel de protección a materiales que pueden haber estado expuestos a condiciones inadecuadas para su conservación.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|los documentos del suelo y separarlos de las paredes]]

<span id="STEP_FIVE:_PROCURE_BASIC_MATERIALS"></span>
=== QUINTA ETAPA: CONSEGUIR MATERIALES DE BASE ===

Cuando el equipo de trabajo ha ubicado un espacio adecuado donde centralizar los documentos por archivar, y que estos se encuentren elevados del suelo y distanciados de las paredes, se debe conseguir útiles necesarios para su primer ordenamiento. En esta etapa, debe obtenerse mesas de trabajo; sillas; estanterías; y cajas de cartón o de plástico. Estos insumos sirven para la organización de los documentos.

Para los y las integrantes del equipo encargado del archivo también resulta importante procurar implementos de protección personal, tales como mascarillas; batas o camisas extra grandes de manga larga; guantes de látex; redes o gorros para el cabello; así como productos de limpieza e insecticida para el espacio ocupado.

Un documento guardado en ambientes húmedos y de temperaturas extremas probablemente se habrá infestado de hongos, moho y plagas, agentes que deterioran el propio documento y amenazan la salud de los y las archivistas. Si bien el resguardo y la conservación de los documentos es importante, la salud de las personas debe ser la mayor prioridad antes, durante y después de cualquier proceso archivístico.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Mesas y cajas para organizar los documentos del archivo]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Útiles para la organización del archivo]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Insumos de protección personal para los y las integrantes del equipo]]

<span id="STEP_SIX:_DEFINITION_OF_GENERAL_ARCHIVAL_CATEGORIES"></span>
=== SEXTA ETAPA: DEFINICIÓN DE LAS CATEGORIAS GENERALES DEL ARCHIVO ===

[[File:General Archival Categories xx ESP.png|thumb]]
En esta etapa del proceso, los y las integrantes del equipo reflexionan sobre la agrupación de los documentos según categorías generales de clasificación. Estas categorías generales corresponden a la necesidad de conformar un archivo, respetándose la lógica original de los documentos, es decir la razón o el objeto inicial de su creación y de su utilización en el pasado.

La identificación de las categorías generales es clave para el ordenamiento exitoso del archivo. Son estas categorías generales las que dan un primer orden a los documentos y su

ubicación en el archivo. Estas categorías generales no serán necesariamente las únicas, pero sirven para dar inicio al proceso.

Las categorías generales pueden reflejar los ejes o las áreas de trabajo de una organización. Según las organizaciones, puede haber un “Área de Administración y Coordinación”; un “Área de Comunicaciones”; un “Área de Formación y Educación”; un “Área de Investigación”; un “Área Legal”; un “Área de Proyectos”, etc.

Cada una de estas áreas de trabajo en el pasado creó y utilizó documentos en el marco de sus actividades y son estos documentos que se busca ordenar y preservar en el archivo. En este caso, el organigrama de una organización, indicando sus áreas de trabajo, puede ayudar a visualizar el ordenamiento del archivo.

Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Existen también otras categorías generales que pueden emplearse para ordenar documentos, pero en los ejemplos a continuación se refiere a la estructura de una organización, compuesta por áreas de trabajo, para identificar las categorías generales.

Las categorías generales reúnen documentos que tienen algo en común. La preocupación en esta etapa no es describir cada documento, sino dar al conjunto de los documentos un orden provisional que facilite las siguientes etapas del proceso.

En este momento es importante que el equipo del archivo elabore una primera lista de categorías generales y que, en las siguientes etapas, vaya apuntando los diferentes tipos de documentos que forman parte de cada categoría general.

La ficha ilustrada aquí es un ejemplo que puede servir para identificar las categorías generales, así como los diferentes materiales que las conforman y la cantidad de estos materiales. Cuando se han definido las diferentes categorías generales del archivo hay que reunirlas en una misma lista.

<span id="STEP_SEVEN:_INITIAL_ORGANIZATION_OF_THE_DOCUMENTS"></span>
=== SÉPTIMA ETAPA: PRIMER ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ===

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

[[File:Process of organizing the documentation ESP.png|center|thumb|839x839px]]
Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Revisión y clasificación de los documentos]]

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

[[File:The name of organization ESP.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Documentos dañados]]

El almacenamiento de documentos en condiciones precarias puede provocar daños que resulten en la pérdida de información. Por lo tanto, hay que manipular todo documento del archivo con mucho cuidado, observando su estado físico y buscando toda indicación de daño o alteración. Este daño suele ser de dos tipos: biológico y mecánico. En general, el daño ocurre por la luz, la humedad y la temperatura. Por ejemplo, la luz puede decolorar los documentos y debilitar las fibras del papel; la humedad puede generar manchas donde se concentran polvo y suciedad; y altas temperaturas pueden fomentar el crecimiento de esporas y hongos, y atraer insectos.

El daño biológico se refiere a los organismos vivos que pueden destruir documentos, como roedores, insectos, hongos y bacterias. Algunos de estos, como cucarachas, gusanos, termitas, comejenes y hormigas, consumen el papel mientras se reproducen fácilmente en ambientes húmedos y oscuros. La presencia de estos puede reconocerse cuando aparecen hoyitos en los folios o por los excrementos de dejen entre los documentos. Las esporas, los hongos y las bacterias, por su parte, cambian la textura del papel y lo debilitan. Su presencia se evidencia por la aparición de colores en el papel, como pigmentaciones negras, rojizas, cafés o marrones. Para diferenciar una mancha producida por acidez de aquella que produce un hongo se puede usar una lupa. Los hongos se ven superpuestos encima del papel y, en algunos casos, tienen pelitos.

Por otra parte, el daño mecánico se refiere al rompimiento de las fibras del papel o a efectos sobre los documentos como la oxidación de elementos metálicos como grapas, ganchos y clips. Asimismo, el endurecimiento o la cristalización de las cintas adhesivas utilizadas para pegar partes de un folio rasgado pueden romper o manchar el papel. Los elementos de plástico, como las carpetas transparentes o de color, dañan los documentos por su acidez y favorecen la acumulación de humedad. Los daños mecánicos también se producen por la tensión que se genera en el papel a causa de los empastados, de los ganchos o de las prensas que se utilizan, por ejemplo, en los cartapacios tipo Leitz. Esta tensión se manifiesta en roturas, fisuras y el debilitamiento del papel.

En fin, los documentos dañados necesitan una atención particular. Por el momento, se los aparta en una caja rotulada con la indicación “Materiales dañados”, además de las otras informaciones sobre la categoría general a la que pertenecen. Cualquier indicio de la presencia de roedores, insectos, hongos o bacterias entre los documentos del archivo indica también la necesidad de fumigar regularmente, en ausencia del personal, el espacio donde se almacenan y manipulan estos documentos.

Al final de esta etapa de revisión y de clasificación según categorías generales, el equipo del archivo tendrá grupos de cajas ordenadas que corresponden a las categorías generales del archivo. Las cajas deben guardarse, de preferencia, en estanterías de madera pintadas o de metal inoxidables. Si estas estanterías no están disponibles, se puede guardar las cajas, temporalmente, unas encima de las otras, teniendo cuidado que ninguna caja este en contacto directo con el suelo y que el peso de las cajas por encima de las demás no daña las otras cajas por debajo.

Previo a seguir con la siguiente etapa, es importante que todos los materiales del archivo se clasifiquen una primera vez en categorías generales. También es importante no escribir directamente encima o marcar los documentos originales, así como no pegar roturas con cinta adhesiva, post-it u otros similares con la intención de resaltar información llamativa o documentos de interés. Para preservar la integridad de los documentos, se recomienda llevar un registro de los documentos de interés en un cuaderno u otro formato que permite localizarlos en el futuro.

En la lista de categorías generales que se elaboró en la etapa anterior, se indica ahora el número de cajas que se llenaron por cada categoría general y se suma la cantidad total de cajas para todas las categorías juntas. Si, en el proceso de revisión y clasificación, el equipo agregó o quitó categorías generales, entonces este es el momento para actualizar la lista de categorías generales y la cantidad de cajas que corresponde a cada una.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Organización preliminar del archivo según categorías generales de materiales]]

Las estanterías en las que se almacenan los archivos deben estar separadas de las paredes y los documentos almacenados nunca deben tocar el suelo. Esto evita que cualquier filtración de agua en el recinto, proveniente de otro recinto, o algún accidente con líquidos derramados en el suelo afecte directamente a los archivos.

<span id="STEP_EIGHT:_IDENTIFICATION_OF_DOCUMENTARY_SUBCATEGORIES_OR_SUBSERIES"></span>
=== OCTAVA ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE LAS SUBCATEGORIAS O SUBSERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO ===

Al inicio de esta etapa, el equipo del archivo puede priorizar las categorías generales que quiere inventariar y conservar primero. Por ejemplo, por consideraciones legales o investigaciones en curso, el equipo puede decidir trabajar primero con la categoría general del “Área de Investigación”, antes que la categoría general de “Administración y Coordinación”.

Cuando el equipo haya decidido el orden prioritario de las categorías generales por procesar, entonces iniciará esta etapa con la primera categoría general y los contenidos del conjunto de sus respectivas cajas. Entonces, esta primera categoría general de materiales reunidos constituye la primera serie documental del archivo final.
[[File:The process ESP.png|center|thumb|531x531px]]

Como se detendrá cierto tiempo en cada documento de la primera categoría general o serie documental, es importante contar con mesas de trabajo, sillas y ventiladores –en ausencia de esporas y hongos en los documentos– que aseguren una buena circulación del aire en el espacio de trabajo. Las mesas, las sillas y el espacio de trabajo deberán limpiarse frecuentemente y los y las integrantes del equipo deberán utilizar materiales de protección personal cuando manipulen los documentos dentro del espacio de trabajo, en particular los guantes y las mascarillas. Si se utilizan batas o camisas amplias para cubrirse, estas deben lavar y secarse con frecuencia.

El objetivo de esta etapa es inspeccionar y describir brevemente todos los documentos y materiales reunidos que componen la primera categoría general o serie documental y organizarlos según subcategorías o subseries más específicas. Las subcategorías, por lo general, se conforman a partir de los tipos de documentos que contiene una categoría general. Por ejemplo, en la categoría general conformada por materiales asociados al “Área de Comunicaciones”, se encontrarán comunicados de prensa; grabaciones de programas de radio o de televisión; fotografías; notas de prensa; panfletos, volantes y afiches; publicaciones; video grabaciones; etc.

Para ordenar mejor todos los diferentes documentos, estos pueden agruparse en distintas subcategorías, como “Comunicados de Prensa”, dentro de la categoría general “Área de Comunicaciones”. Si la subcategoría general es “Comunicados de Prensa”, entonces estos pueden ordenarse de manera cronológica, por año y por mes, empezando con los comunicados más antiguos hasta los más recientes; o de manera temática, según los diferentes temas de los comunicados, organizados por orden alfabético, según los temas, y luego de manera cronológica, por año y por mes.

Tomando como ejemplo la categoría general “Área de Comunicaciones”, las subcategorías pueden organizarse según los diferentes tipos de documentos, como “Comunicados de Prensa”; “Afiches y Volantes”; “Recortes de Prensa”; “Publicaciones”; etc. En este caso, la relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales puede ilustrarse de la siguiente manera:

[[File:General category ESP.png|center|thumb|693x693px|La relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales]]

Como indica la ilustración, todos los documentos relacionados con el Área de Comunicaciones están reunidos en una sola categoría general y las subcategorías, identificadas según tipos o funciones, permiten organizarlos mejor, de manera ordenada y lógica.

<span id="What_are_subcategories?"></span>
<div class="mw-translate-fuzzy">
==== <sup>¿Qué son las subcategorías?</sup> ====
</div>

Al abrir las cajas de materiales de la primera categoría general, el equipo encontrará diferentes documentos, como los ya mencionados, así como

diferentes tipos de materiales como casetes, fotografías, afiches, etc. Por lo tanto, una categoría general puede generar una o varias categorías derivadas según los tipos de materiales que contiene. Estos pueden organizarse en subcategorías y la cantidad de subcategorías depende de la diversidad de los materiales y de cuántas subcategorías el equipo del archivo considera necesario para ordenar una categoría general.

De esta manera, cada categoría general o serie documental está compuesta por una o varias subcategorías o subseries documentales. Eso puede ilustrarse de la siguiente manera:

[[File:The process 2 ESP.png|center|thumb|804x804px|Subserie documental]]

Las subcategorías o subseries son agrupaciones más pequeñas y específicas de documentos y materiales. No todas las categorías generales o series necesariamente incluyen subcategorías o subseries, pero su utilización permite ordenar aún más una categoría general.

Para facilitar la identificación de las subcategorías, es importante que los miembros del equipo pongan atención en los tipos de documentos cuando los revisan, tomando nota de las características más llamativas de cada uno. Luego, si todo el equipo identifica subcategorías dentro de una categoría general y decide utilizarlas, entonces ubicará cada uno de los documentos de la categoría general en una sola de las subcategorías identificadas. Aquí, se puede utilizar cajas adicionales para ubicar aparte los documentos y materiales de cada subcategoría. También puede preverse una subcategoría miscelánea para todos los documentos de una categoría general que no se ubican en una de las subcategorías identificadas por el equipo.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organización de las categorías según subcategorías documentales]]

Por ejemplo, dentro de la serie documental “Área de Formación y Educación” puede haber subseries como “Seminarios”, “Talleres” o “Escuelas de Formación”. La subserie “Seminarios” podría organizarse en orden cronológico para cada seminario organizado y realizado, desde el más antiguo al más reciente, incluyendo documentos como las convocatorias y otros medios de publicidad para el evento; listas de participantes; ponencias; fotografías; papelógrafos y apuntes, actas y memorias, así como presupuestos, licitaciones e informes financieros.

Las subseries de esta serie “Área de Formación y Educación” también podrían ordenarse según los temas impartidos en los distintos eventos de formación, como “Derechos Humanos”, “Derechos Indígenas”, “Derechos de la Niñez”, etc. Esta subserie llevaría documentos de cada actividad donde se impartió cada uno de estos temas, en orden cronológico, del más antiguo al más reciente.

Le corresponde al equipo del archivo determinar las subseries que más convienen para cada serie documental del archivo. Las series y subseries son la base principal para la clasificación ordenada del archivo final. En esta etapa del proceso, la lista de categorías generales se vuelve una lista de series documentales y a esta lista se suman las subseries identificadas por el equipo.

<span id="STEP_NINE:_MAKING_AN_INVENTORY_FOR_EACH_DOCUMENTARY_SERIES_AND_SUBSERIES"></span>
=== NOVENA ETAPA: ELABORACION DE LAS FICHAS DE INVENTARIO PARA CADA SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL ===

Esta etapa consiste en elaborar y completar una ficha de inventario (véase el ejemplo más adelante) para los documentos previamente organizados en series y subseries documentales. En esta y la última etapa, se trabaja de nuevo directamente con las series y subseries documentales, una por una, con la finalidad de describir el contenido de cada documento, su estado físico de conservación y su fecha de elaboración para situarlo en su lugar preciso en el archivo. Es en esta etapa que se le asigna un lugar específico y definitivo a cada documento dentro del archivo físico.

En las fichas de inventario se indican las características de cada uno de los documentos. La ficha puede llenarse a mano, en una hoja de papel dividida en nueve columnas, o puede completarse directamente en una hoja Excel. Si muchas personas están revisando los documentos y pocas computadoras están disponibles, se recomienda entonces utilizar fichas de papel para empezar. Luego, alguien del equipo puede vaciar la información de las fichas en una sola hoja Excel.

No importa si se inicia o se termina el proceso de inventario con la hoja Excel, pero sí es importante siempre mantener actualizada al menos dos copias de resguardo de los datos. Si se utilizan fichas de papel, se recomienda resguardar también las fichas originales, aun cuando se haya transcrito sus contenidos en la hoja Excel.

Como encabezado, la ficha de inventario en papel lleva el nombre de la organización y la serie documental que se está procesando. Aquí, el proceso de inventario retoma el orden de prioridad de las series y subseries documentales que se determinó en las etapas anteriores.

Como ejemplo, las nueve columnas de la ficha de inventario pueden indicar las siguientes informaciones:

1. El número de la caja en la cual se guarda el documento o material;

2. El número del fólder tipo expediente o del paquete en el cual se encuentra el documento;

3. La serie documental a la que pertenece el documento;

4. La subserie documental a la que pertenece el documento;

5. La fecha de elaboración del documento;

6. El tipo de documento, incluyendo la cantidad de páginas, si aplica;

7. Una breve descripción o resumen del contenido del documento;

8. El estado de preservación del documento;

9. Observaciones adicionales sobre el documento.

Ejemplo de una ficha de inventario completada a mano:
'''FICHA DE INVENTARIO'''

Archivo Histórico del Comité de Derechos Humanos de la Costa

Serie documental: Área de Comunicaciones

{| class="wikitable"
|'''Caja'''
|'''Fólder'''
|'''Serie documental'''
|'''Subserie documental'''
|'''Fecha'''
|'''Tipo de documento'''
|'''Breve descripción o resumen'''
|'''Estado de preservación'''
|'''Observaciones'''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850711
|''Denuncia, 1 página''
|''Secuestro de tres campesinos de la costa''
|''Buen estado''
|''Original y una copia''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850712
|''Declaración, 2 páginas''
|''Contenido de la reunión con el Procurador General
''
|''Buen estado''
|''Se quitó la grapa oxidada''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850716
|''Anuncio, 1 página''
|''Convocatoria mani-''-

''festación en frente del Congreso''
|''Buen estado, pero manchas de oxidación por la grapa''
|''Se quitó la grapa oxidada''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850714
|''Declaración, 2 páginas''
|''Declaración de los ocupantes de la Catedral''
|''Mal estado y falta segunda página''
|
|-
|2
|2
|''Área de Comunicaciones''
|''Grabaciones noticieros''
|19850815
|''Video casete, 14 min.''
|''Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López''
|''El sonido es muy bajo''
|''Buscar como digitalizar el video''
|-
|2
|3
|''Área de Comunica- ciones''
|''Entrevistas Pescadores''
|19850817
|''Casete audio, 87 min.''
|''Caso pescadores allanados en el puerto''
|''Mal, alcanzado por la humedad''
|''Inaudible''
|}

'''La misma ficha en una hoja Excel:'''

{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Caja'''
|'''Fólder'''
|'''Serie documental'''
|'''Subserie documental'''
|'''Fecha'''
|'''Tipo de documento'''
|'''Breve descripción o resumen'''
|'''Esta- do de preser- vación'''
|'''Ob- serva- ciones'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850711
|Denuncia, 1 página
|Secuestro de tres campesi- nos de la costa
|Buen estado
|Original y una copia
|-
|'''3'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850712
|Declara- ción, 2

páginas
|Contenido de la reunión con el Procura- dor General
|Buen estado
|Se quitó la grapa oxidada
|-
|'''4'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850716
|Anuncio, 1 página
|Convo- catoria mani- festación en frente del Con- greso
|Buen estado, pero manchas de oxi- dación por la grapa
|Se quitó la grapa oxidada
|-
|'''5'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850714
|Declara- ción, 2

páginas
|Declara- ción, de los ocu- pantes de la Cate- dral
|Mal esta- do y falta segunda página
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Área de Comuni- caciones
|Graba- ciones noticieros
|19850815
|Video casete, 14 min.
|Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López
|El sonido es muy bajo
|Buscar como digita- lizar el video
|-
|'''7'''
|2
|3
|Área de Comuni- caciones
|Entrev- istas Pesca- dores
|19850817
|Casete audio, 87 min.
|Caso pes- cadores allanados en el puerto
|Mal, alcanza- do por la humedad
|Inaudi- ble
|}

En cuanto a la columna intitulada “Estado de preservación” de los documentos, se trata simplemente de hacer una valoración intuitiva del estado de preservación de cada uno con base a su apariencia. Se puede dar algún detalle específico, como “posiblemente con hongos”, o simplemente referir al estado general de la pieza, según esté en “buen estado” o en “mal estado”.

Es importante en esta etapa darle un orden definitivo a la serie documental y que cada documento de cada subserie sea ubicado en el orden decidido por el equipo, sea ese un orden cronológico, temático, o alfabético. Para ubicar correctamente a un documento particular en el futuro, en su fólder o paquete y en su caja, ese orden final deberá reflejarse en el inventario. En adelante, el inventario servirá de principal instrumento para controlar y localizar cualquier documento del archivo.

<span id="STEP_TEN:_BASIC_TREATMENT_FOR_THE_PRESERVATION_OF_DOCUMENTS"></span>
=== DÉCIMA ETAPA: TRATAMIENTO BÁSICO PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ===

Como complemento a la etapa anterior de inventario y de ordenamiento final del archivo en series y subseries documentales, en esta décima y última etapa del proceso se da un tratamiento básico a los documentos con el objetivo de asegurar su preservación y su futura digitalización.

Aquí, se recomienda apagar los ventiladores durante el proceso de limpieza de los documentos para no esparcir el polvo y la suciedad que llevan los documentos, especialmente las esporas o los hongos. Como en las etapas anteriores, el personal responsable de realizar el tratamiento de preservación debe asegurarse de llevar puesto todo el equipo de protección necesario.

En esta etapa, se retiran de los documentos en papel todos los elementos metálicos oxidables como grapas, ganchos o clips. También deben eliminarse elementos plásticos como carpetas o sobres de acetato. Las grapas pueden retirarse con un cuchillo abrecartas o una espátula de laboratorio, teniendo siempre cuidado de no romper el papel del documento y de desechar de manera apropiada los materiales metálicos recuperados.

Para la remoción de las grapas, en particular, no se recomienda el uso de una pinza quita grapas, pues la pinza arranca las grapas en lugar de quitarlas cuidadosamente, de manera que fácilmente se rasga el papel. Con la espátula de laboratorio, se desdoblan más bien las dos puntas de una grapa en el reverso del folio, se da vuelta al mismo y se levanta la grapa ya libre, sin dañar el documento.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Quitar con cuidado todo elemento metálico asociado a los documentos]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Cepillar ambos lados de cada folio]]

Ya limpias, si hubiera necesidad de volver a juntar las páginas de un mismo documento, se recomienda utilizar un clip de plástico –no de metal– puesto por encima de un pedazo de papel bond libre de ácido, de 3 cm por 6 cm, doblado encima del primero y del último folio del documento de tal manera que el clip no entre en contacto directo con el original. Aunque existen grapas de acero inoxidable, su precio puede ser muy alto y al momento de digitalizar los documentos en el futuro, será necesario volver a quitarlas, afectando de nuevo la integridad del papel.

Cuando ya está en orden cada documento de una misma subserie, este puede separarse del documento que lo precede y el que lo sigue con una hoja completa de papel bond libre de ácido. En este caso, en vez de utilizar un clip de plástico para mantener juntos los folios de un mismo documento, sólo se utiliza una hoja de papel bond antes del primer folio del documento y otra después del último folio del documento. De esta manera, cada documento está separado por una hoja de papel bond.

Por ejemplo, los comunicados de prensa de más de una página de la subserie “Comunicados de Prensa”, de la serie “Área de Comunicaciones”, pueden llevar una hoja de papel bond entre cada uno. Así, se separa cada comunicado de prensa sin utilizar un clip de plástico. Varios comunicados de prensa, organizados en orden cronológico, por fecha, pueden reunirse en paquetes. Se puede ubicar un cartón chip o una cartulina encima del paquete y otro por debajo, luego se amarra cada paquete con cinta de castilla de un centímetro de ancho.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Formar paquetes de documentos organizados cronológicamente]]

Otros materiales, que no son documentos de papel engrapados, como libros de apuntes, bitácoras o registros, pueden empacarse utilizando pliegos de papel libre de ácido, tal como se ilustra a continuación:
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|utilizando pliegos de papel libre de ácido]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|Uso de las carpetas manila de tamaño legal]]

Nota: todos los paquetes, bultos y carpetas manila deben identificarse individualmente con lápiz y sus características y contenido deben registrarse en el formulario de inventario.

Además, las hojas de papel bond utilizadas para separar los documentos y el aglomerado o cartulina utilizados para proteger los paquetes de documentos atados con cinta de sarga deben ser del mismo tamaño que los documentos originales.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identificar cada carpeta con un número secuencial que se registra en el formulario de inventario.]]

Toda inscripción manuscrita relacionada con los documentos se hace, no en los documentos originales, como se mencionó en la séptima etapa, sino en las hojas de papel bond libre de ácido o sobre los fólderes tipo expedientes que protegen los originales.

Al final del proceso, todos los documentos se guardan en cajas con tapas, identificadas con un rótulo que indique el nombre de la colección archivística; la serie documental; la subserie documental; el número correlativo de la caja; los años extremos de los documentos y materiales que esta contiene; una breve descripción y el estado general de los contenidos de la caja.

A continuación, se muestra un ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja:
[[File:L’étiquette finale d’une boîte ESP.png|center|thumb|698x698px|Ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Archivo organizado]]
Al concluir las diez etapas del proceso, se espera que el archivo físico e la organización tenga un aspecto similar al de la siguiente fotografía.

Finalmente, en la medida de lo posible, deben mantenerse estables las condiciones ambientales del recinto donde se mantendrá el archivo físico, controlando la humedad, la luz directa, la temperatura y el polvo.

La temperatura ideal para el papel se encuentra entre 15 y 20 grados centígrados. La humedad relativa ideal debe ser entre 45 y 60 por ciento, con una fluctuación diaria máxima del 5 por ciento. Se recomienda el uso de un higrómetro para realizar mediciones periódicas del grado de humedad en el aire.

Es importante también asegurarse de que no haya variaciones bruscas de la temperatura, pues esto puede acelerar los daños a los documentos y materiales del archivo. Si se instala un aire acondicionado, por ejemplo, este debe mantenerse encendido las 24 horas a la misma temperatura. Encenderlo y apagarlo puede generar cambios abruptos que aceleran el deterioro de los documentos.

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<h2>GIVING LIFE TO MEMORY</h2>

MediaWiki Manual for Human Rights Civil Society Organizations on Creating and Preserving Digital Archives

Released in 2023, this publication, ''Giving Life to Memory: A Manual for Human Rights Civil Society Organizations on Creating and Preserving Digital Archives'', adapted for the Media Wiki format, aims to support civil society actors in creating and utilizing digital archives to support transitional justice mechanisms and advance the broader transitional justice goals of truth-telling, justice and accountability, memorialization.
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<h2>Self-assessment questionnaire</h2>

Fill out the '''[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQ8cn0hW6DuBR1B2i1J5le3fzc7vglHT47VOftt0KdgejSfA/viewform?usp=pp_url questionnaire]''', get in touch, and exchange experiences with other organizations and experts dealing with digital archiving.
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<h2>CONTENTS</h2>
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[[Image:Value of DA for CSOs.jpg|link=Value of Digital Archiving for Civil Society Organizations]]
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<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Glossary of Key Terms and Concepts.jpg|link=Glossary of Key Terms and Concepts]]
</div>
</div>


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[[Image:15 - Adendums Page 1 (1).jpg|link=Addendum I]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
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[[Image:16 - Adendums Page 2 (1).jpg|link=Addendum II]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
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[[Image:17 - Adendums Page 3 (1).jpg|link=Addendum III]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:18 - Adendums Page 4 (1).jpg|link=Addendum IV]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:19 - Adendums Page 5 (1).jpg|link=Addendum V]]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>ADDITIONAL RESOURCES</h2>
</div>
</div>

<div class="row grid">

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Resources Photo.png|link=https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/ Resources, guides and tools]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSO Project Photo.jpg|link=https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/ Supporting CSOs in Digital Archiving]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>GIJTR and Digital Archives</h2>
</div>
</div>

<div class="row pt-2 pb-3 grid orange-bg">

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf The Role of Archives in Atrocity Prevention]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Role-of-Archives-and-TJ-1600x1187.jpg|link=https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf]]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/resources/ Other GIJTR Publications]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:GIJTR Publications.png|link=https://gijtr.org/resources/]]
</div>
</div>

</div>

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<div class="container-fluid homepage" style="margin-left: -47px; margin-right: -47px; padding: 0; width: unset;">

<div class="row">
<div class="col-12 text-center">
<h2>DAR VIDA A LA MEMORIA</h2>

MediaWiki Manual sobre la creación y preservación de archivos digitales para organizaciones de derechos humanos de la sociedad civil

Esta publicación, Dar Vida a la Memoria: Manual sobre la creación y preservación de archivos digitales para organizaciones de derechos humanos de la sociedad civil, tiene como objetivo ayudar a los actores de la sociedad civil en la creación y utilización de archivos digitales para apoyar los mecanismos de justicia transicional, así como promover los objetivos más amplios de la justicia transicional de verdad, justicia y rendición de cuentas, conmemoración y no repetición.
</div>
</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>Cuestionario de autoevaluación</h2>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Rellene el cuestionario, póngase en contacto e intercambie experiencias con otras organizaciones y expertos en archivado digital.
</div>
</div>
</div>

<div class="row">
<div class="col-12">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Self_Assessment_Questionnairre_Background.jpg]]
</div>
</div>
</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>CONTENIDO</h2>
</div>
</div>

<div class="row pt-3 pb-3 grid" style="background-color: #223245;">


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Intro_SP.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Introduction</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_014.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Manual Overview</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_022.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Value of Digital Archiving for Civil Society Organizations</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_028.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Main challenges for CSOs creating digital archives</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Zero.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Chapter Zero</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_034.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Digital Archiving Lifecycle</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print Page 041.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Planning and Organizing</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_070.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Digitization, Preservation and Ingest</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_103.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Access and Data Security</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print Page 118.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Maintenance: Preservation, Development and Migrations</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_127.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Means and Resources for building a digital archive</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_135.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Outreach and Social Activism: Archive in Action</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_140.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Summary</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print Page 146.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Glossary of Key Terms and Concepts</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANEXO_I.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum I</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANEXO_II.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum II</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANEXO_III.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum III</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANEXO_IV.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum IV</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANEXO_V.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum V</span>]]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>RECURSOS ADICIONALES</h2>
</div>
</div>

<div class="row grid">

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Resources Photo.png|link=https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/ Resources, guides and tools]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSO Project Photo.jpg|link=https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/ Supporting CSOs in Digital Archiving]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>GIJTR y Archivos Digitales</h2>
</div>
</div>

<div class="row pt-2 pb-3 grid orange-bg">

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf The Role of Archives in Atrocity Prevention]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Role-of-Archives-and-TJ-1600x1187.jpg|link=https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf]]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/resources/ Other GIJTR Publications]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:GIJTR Publications.png|link=https://gijtr.org/resources/]]
</div>
</div>

</div>

</div>

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__NOTOC__
<div class="container-fluid homepage" style="margin-left: -47px; margin-right: -47px; padding: 0; width: unset;">

<div class="row">
<div class="col-12 text-center">
<h2>DONNER VIE À LA MÉMOIRE</h2>

MediaWiki Manuel pour les Organisations de la Société Civile de Défense des Droits de l’Homme sur la Création et la Préservation d’Archives Numériques

Parue en 2023, cette publication intitulée Donner vie à la mémoire : Manuel pour les organisations de la société civile de défense des droits de l’homme sur la création et la préservation d’archives numériques » a été conçu pour aider les acteurs de la société civile à créer et à utiliser des archives numériques afin de soutenir les mécanismes
de justice transitionnelle et de faire progresser les objectifs plus larges de la justice transitionnelle que sont l’établissement de la vérité, la justice et la responsabilité, la commémoration et la non-répétition.
</div>
</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>Questionnaire d'auto-évaluation</h2>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Remplissez le questionnaire, entrez en contact et échangez vos expériences avec d'autres organisations et experts qui s'occupent d'archivage numérique.
</div>
</div>
</div>

<div class="row">
<div class="col-12">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Self_Assessment_Questionnairre_Background.jpg]]
</div>
</div>
</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>TABLE DES MATIÈRES</h2>
</div>
</div>

<div class="row pt-3 pb-3 grid" style="background-color: #223245;">


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Intro_FR.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Introduction</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_014.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Manual Overview</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_022.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Value of Digital Archiving for Civil Society Organizations</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print Page 028.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Main challenges for CSOs creating digital archives</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Chapter Zero</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_034.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Digital Archiving Lifecycle</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_041.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Planning and Organizing</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_070.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Digitization, Preservation and Ingest</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_103.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Access and Data Security</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print Page 118.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Maintenance: Preservation, Development and Migrations</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_127.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Means and Resources for building a digital archive</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_135.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Outreach and Social Activism: Archive in Action</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_140.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Summary</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_146.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Glossary of Key Terms and Concepts</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANNEXE_I.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum I</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANNEXE_II.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum II</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANNEXE_III.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum III</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANNEXE_IV.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum IV</span>]]
</div>
</div>


<div class="col-2 mt-3">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:ANNEXE_V.jpg|link=<span lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">Addendum V</span>]]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>RESSOURCES SUPPLÉMENTAIRES</h2>
</div>
</div>

<div class="row grid">

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Resources Photo.png|link=https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/supporting-csos-in-digital-archiving-1/ Resources, guides and tools]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div class="img-fluid-container">
[[Image:CSO Project Photo.jpg|link=https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/]]
</div>
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/our-work/supporting-csos-in-digital-archiving/ Supporting CSOs in Digital Archiving]
</div>
</div>

</div>

<div class="row mt-5">
<div class="col-12 text-center">
<h2>Le GIJTR et les archives numériques</h2>
</div>
</div>

<div class="row pt-2 pb-3 grid orange-bg">

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf The Role of Archives in Atrocity Prevention]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:Role-of-Archives-and-TJ-1600x1187.jpg|link=https://gijtr.org/wp-content/uploads/2023/04/Role-of-Archives-and-TJ_2023.pdf]]
</div>
</div>

<div class="col-6">
<div style="font-size: 1.25rem; font-weight: 500;">
[https://gijtr.org/resources/ Other GIJTR Publications]
</div>
<div class="img-fluid-container">
[[Image:GIJTR Publications.png|link=https://gijtr.org/resources/]]
</div>
</div>

</div>

</div>

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Addendum V

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Addendum IV

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Addendum III

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Addendum II

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Addendum I

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Glossary of Key Terms and Concepts

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Summary

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Outreach and Social Activism: Archive in Action

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Means and Resources for building a digital archive

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Maintenance: Preservation, Development and Migrations

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Access and Data Security

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Digitization, Preservation and Ingest

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Planning and Organizing

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Digital Archiving Lifecycle

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Chapter Zero

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Main challenges for CSOs creating digital archives

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Value of Digital Archiving for Civil Society Organizations

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Manual Overview

Translations:Main Page/441/en

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Introduction

Translations:Main Page/9/en

2024-03-19T07:46:18Z

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Fill out the '''[https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdQ8cn0hW6DuBR1B2i1J5le3fzc7vglHT47VOftt0KdgejSfA/viewform?usp=pp_url questionnaire]''', get in touch, and exchange experiences with other organizations and experts dealing with digital archiving.
</div>
</div>

Addendum II/en

2024-03-18T21:36:37Z

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<languages/>
[[File:16 - Adendums Page 2 (1).jpg|thumb]]

= “How to Organize Physical Archives in 10 Steps” =
Marc Drouin with contributions from Daniel Barcsay and Ludwig Klee

=== Introduction ===

<blockquote><big>This guide presents a 10-step process for organizing documents related to human rights violations and transitional justice. It is intended for civil society organizations that have little to no archival experience or that have never tried to salvage and organize the documents they have accumulated over many years of work. Organizations that already have a physical or digital archive will have completed most, if not all, of the suggestions proposed here.</big></blockquote>The 10 steps correspond to three basic themes: the first is very practical and corresponds to the staff, space, and materials needed to organize the documents (steps 1 through 5); the second is more theoretical and requires thinking about document categories and subcategories that will provide the final archive with a logical structure (steps 6 through 8); and the third section addresses creating an inventory describing each document in the archive and providing basic treatment for the conservation of each document (steps 9 and 10).

Since every archive is unique, the 10 steps are merely suggestions that can be followed to organize a basic physical archive prior to the [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization|digitization]] of documents, a phase that follows the process proposed below. If the 10 steps are followed and all the documents in the physical archive are organized, then digitization can be carried out in the same order. Therefore, it is important to understand that any document in a physical archive must be organized, described, and stored in suitable conditions before creating a digital version, whether it will be used for the organization’s own purposes or for public disclosure.

Before implementing the 10 steps, we recommended assembling the following supplies, equipment, and staff:

* A team of two or three people responsible for carrying out the archival process;
* Personal protective equipment, such as gowns or oversized long- sleeved shirts, masks, latex or lint-free cotton gloves, hair nets or caps;
* Cleaning materials for the workspace;
* A dry, clean, well-lit, ventilated workspace;
* Worktables, chairs, and shelves that are painted or made of stainless steel;
* One or two fans (only if no spores are found on the documents);
* Cardboard boxes with lids for organizing and storing documents;
* Post-it labels/sheets of paper, tape, markers, and stainless-steel staples;
* Legal size manila folders;
* Reams of acid-free paper in letter, legal, and oversized formats;
* 1-centimeter wide twill tape (sold in rolls by the meter);
* Reams of chipboard;
* A paper cutter and/or scissors and Exacto knife;
* A metal ruler or T-square (in centimeters or inches);
* Plastic paper clips;
* Brush with soft, natural bristles (not plastic);
* Letter opener or lab spatula to remove staples (do not use staple removers);
* At least one workstation with a computer with Excel software.

=== STEP ONE: FORM A TEAM ===

From the moment a human rights organization makes the decision to create and maintain an institutional archive, a team will be charged with fulfilling this new goal. Because it includes sensitive information that can compromise the safety of victims, witnesses, and/or their families, the organization, protection, and safekeeping of the archive is a responsibility that goes beyond the mere preservation and administration of documents.

For this reason, the archive team may include members of the organization’s board of directors who provide general guidance; staff that will carry out the organization and preservation of the documents; and trusted external consultants who provide specific technical and professional advice and skills as the archival process progresses. At the end of the document organization process, together, these individuals will ensure the maintenance and integrity of the archive in the longer term.

The team may vary in number depending on the available budget, the size of the organization, and the volume of documents to be organized. In some cases, it is possible to appoint one or two people to manage the process. In continual consultation with other members of the organization, the team will make decisions regarding archive content, purchasing materials, and hiring specialized personnel when necessary.

Organizations with limited resources can seek the support of other organizations with previous archival experience or set up agreements with academic institutions to have students work at the archive as interns. As the archive grows, the organization can train some of its members to carry out more specialized work for the administration and eventual digitization of its contents.

Initially, the team will lead a process to salvage and safeguard documents that, due to a lack of resources, staff or space, may have been previously stored in a makeshift or disorderly manner. The goal here is to build a team that has the technical capabilities and ethical responsibility to create and maintain the archive.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Goal: Create and Maintain an Archive]]

The archive team will have to make important decisions regarding the criteria for selecting materials to be preserved and archived. Although organizations often want to preserve all of their materials because they all seem valuable, it is often not reasonable or sustainable to do so , as some materials may be duplicated or do not provide relevant information about the organization, its history, or its activities. In addition, it might be too expensive or impractical, in terms of the space and equipment required for long-term storage, to keep all the materials. These are important decisions that must be made by the team in charge of organizing and maintaining the archive.

=== STEP TWO: LOCATE THE MATERIALS ===

Over the years, organizations produce a large number of documents in the course of their operations and activities. As the volume of documents grows, the materials are often stored in inappropriate places to create space for more current documents or for those that are used on a daily basis. In many organizations, older documents are tied into bundles or kept in bags or boxes and stored in empty rooms, closets or storage spaces where they are exposed to moisture, heat, and pests. When an organization moves its offices, sometimes it takes these bundles of materials to its new location, distributes them among members of the organization, or gives them to other groups with the hope that one day they will be organized and preserved.

During this step, it is important to locate all the organization’s scattered materials and set up an appropriate space for their centralization, organization, and preservation.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Locate and centralize the documents to be organized]]

=== STEP THREE: FINDING A SUITABLE WORKSPACE ===

The workspace must offer protection from the elements in order to avoid any further physical damage to the documents. Even though this space may not be the one where the archive is eventually stored, it is needed at this time to centralize the documents and begin to review and organize them. This space must be clean and dry, free of pets and pests, and have little traffic. This is where the initial organization of the documents will begin and the process of identification, cleaning, organization, and preservation will be carried out. Ideally, the space should be properly lit and ventilated, furnished with worktables and shelves, and have doors that allow for controlled access to the documents.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Work in a suitable space]]

In particularly arid, humid, or dusty environments, we recommend the workspace be equipped with hermetically sealed windows and doors. It is important to avoid dirt or carpeted floors because they can be very damaging to documents. When possible, the color of the floor should allow dust particles to be easily seen so that regular cleaning can be done more easily and effectively.

If the space permits, one or more fans can ensure adequate ventilation. However, the use of fans should be avoided if the documents contain spores or fungi, in which case the moving air could spread the spores around the space and thereby harm staff, the integrity of the documents, or both. If an air conditioner is used, it must have a mechanical filter that can be changed frequently. Finally, the consumption of food and drink in the workspace should be prohibited to prevent damage to documents during handling. In addition, food and drink remnants can attract insects that might further damage and degrade the documents.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Protect your workspace from the elements]]

=== STEP FOUR: GETTING THE DOCUMENTS OFF THE GROUND ===

From the start, it is very important that the documents and materials to be organized are not directly in contact with the floor or walls. This reduces the possibility of contact with moisture or dust. In the very short term, you can use prefabricated platforms, build makeshift platforms with bricks and wooden boards, or use moisture-resistant plastics to cover the floor where the documents will be collected. In the medium and long term, ideally, you should use painted or stainless-steel shelves to ensure the preservation of the documents, as materials such as wood can attract moisture and termites, which are very harmful to paper documents. However, what is important at this point of the process is to provide a first level of protection for the materials that previously may have been exposed to unsuitable storage conditions.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|Elevate documents off the floor and away from walls]]

=== STEP FIVE: PROCURE BASIC MATERIALS ===

Once the work team has located a suitable space to gather the documents to be archived and the documents are elevated off the ground and moved away from the walls, basic materials and furniture can be acquired for their initial organization. Worktables, chairs, shelves, and cardboard or plastic boxes will be needed at this point to organize the documents.

For the team members in charge of the archive, it is also important to acquire and use personal protective equipment such as masks, smocks or oversized long-sleeved shirts, latex gloves, hair nets or caps, as well as cleaning products and insecticide for the workspace.

A document stored in humid environments and extreme temperatures is likely to be infested with fungus, mold, and/or pests that deteriorate the document itself and threaten the health of the archivists. Although the protection and conservation of the documents is important, the health and welfare of staff must be the highest priority before, during, and after any archival process.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Tables and boxes to organize the archival documents]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Useful items for archival organization]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Personal protective equipment for team members]]

=== STEP SIX: DEFINITION OF GENERAL ARCHIVAL CATEGORIES ===

[[File:General Archival Categories.jpg|thumb]]
During this step, team members will consider how best to group documents together according to general classification categories. These general categories will reflect the need for creating the archive in the first place, while respecting the original purpose of the documents and their use in the past.

Identifying general categories is key to successfully organizing the archive. General categories provide an initial structure for document organization and their

location in the archive. These categories may not necessarily be the only ones that will be used, but they will get the process started.

The general categories can reflect an organization’s work areas or divisions. Depending on the organization, it may have an “Administration and Coordination Area,” a “Communications Area,” a “Training and Education Area,” a “Research Area,” a “Legal Area,” a “Project Area,” etc.

As part of their past activities, each of these work areas or divisions created and used documents, and these are the documents that now need to be organized and preserved in the archive. For this task, the organization’s structural chart indicating its different work areas can help staff visualize the organization of the archive.

Archive team members may find it useful to draw a structural chart for the organization beginning with when it was founded and show how this structure has changed over time. The work areas of an organization may provide the necessary criteria to identify and define the archive’s general categories.

There are also other general categories that can be used to organize archival documents, but the examples that follow in this guide will refer to an organization’s structure by work areas to identify its archive’s general categories.

General categories group documents that have something in common. The point of this step is not to describe each document, but rather to give the collection of documents a preliminary order that facilitates the following steps in the archival process.

At this point, it is important that the archive team create an initial list of general categories and, in the next steps, notes the different types of documents that are part of each general category.

The worksheet illustrated here, for example, can be used to identify and list general categories, as well as the various materials included in them and their amounts. Once the different general categories of the archive have been defined, they will be compiled on a single list.

=== STEP SEVEN: INITIAL ORGANIZATION OF THE DOCUMENTS ===

In this step, the documents and other archival materials are reviewed in order to classify them. This initial classification will make use of the general categories defined in the previous step and the documents and other materials will be placed in cardboard or plastic boxes. At the end of this step, all the documents in the archive will be grouped into boxes according to their general category.

At this time, the bags will be opened and the bundles of documents untied to determine their content. For this purpose, the team will use large worktables or a clean, plastic-coated floor, and it will need a sufficient number of cardboard or plastic boxes with lids and a space with shelves to store the boxes in an orderly manner. It is important throughout this and all other steps of the archival process that team members wear personal protective equipment, particularly gloves and masks, when working with archival documents.

During this step, you will encounter various documents: copies of legal files, press releases, payrolls, lists of members, minutes of board meetings, books, account statements, etc. The idea here is to classify these materials according to each work area of the organization that created and used them. This way, the documents created and used by a work area constitute a general category. In archival terms, this general category then becomes a documentary series.

[[File:Documentary Series.jpg|center|thumb|839x839px]]
Paper documents are likely to be loose or stapled and may have been placed in manila or plastic folders, ring binders, etc. If they are grouped in any way, at this time, you should not individualize and describe each document stored in a folder or binder, but rather place the folder or binder in a general category.

At this point of the process, you will likely encounter both letterand legal-size sheets of paper, and it is also possible that you will encounter other materials that contain information, such as photographs, floppy disks, hard drives, memory cards, audio and video cassettes, posters, maps, recognition plaques, etc. If possible, organize these materials in the same way as the others in the appropriate general category (even though their later handling may be different). If these materials do not have a label or other indications regarding their content, they must be set aside and mechanical or computer equipment must be found that can read or reproduce the information they contain.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Review and classify documents]]

Once a document has been reviewed, it is placed in a labeled box. The label can be a sheet of paper taped onto the outside of the box indicating the following information: the name of the organization, the general category of the documents in the box, the consecutive number of the box in that category; and the bookend years of the documents (in other words, the year of the oldest document and the year of the most recent document in the box ). You can also include a brief description of the contents of the box, such as “paper documents,” “video cassettes,” “floppy disks,” etc., as well as the general condition of the materials.

[[File:A box label.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

You might consider putting paper documents in one box and other types of materials, such as photographs, floppy disks or video cassettes in a separate box. Even though all these boxes belong to the same general category, the types of materials may be different. Another box must also be designated for materials in the same general category that are damaged or that require particular attention due to their condition.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Damaged documents]]

Storing documents in poor conditions can result in damage and loss of information. Therefore, every document in the archive must be handled with care, observing its physical condition and looking for any indication of damage. Such damage is usually biological or mechanical and, in general, is caused by light, humidity, and/or temperature. For example, light can discolor documents and weaken the fibers of the paper; humidity can generate spots and stains where dust and dirt accumulate; and high temperatures can encourage the growth of spores and fungi and attract insects.

Biological damage refers to living organisms such as rodents, insects, fungi, and bacteria that can destroy documents. Some of these, including cockroaches, worms, termites, and ants, consume the paper while breeding in a damp, dark environment. Their presence can be identified by small holes appearing on the pages or by droppings left between the documents. Spores, fungi, and bacteria change the texture of the paper and weaken it. Their presence is evidenced by the appearance of black, reddish, or brown stains on the paper. A magnifying glass can be used to differentiate an acid stain from fungus., Fungi are superimposed on top of the paper and, in some cases, have thin bristles.

Mechanical damage refers to the breakup of paper fibers or the impact of oxidation from metallic elements such as staples, clamps or clips. Also, the hardening or crystallization of adhesive tape used to repair a torn piece of paper can further tear or stain paper. Plastic elements, such as transparent or colored folders, damage documents due to their acidity and by encouraging humidity buildup. Mechanical damage is also caused by the tension on the paper due to bindings, clamps or presses, such as in classification binders. This tension is evidenced by tears, cracks, and the overall weakening of the paper.

Finally, damaged documents need particular attention. Temporarily, they should be kept in a box labeled “Damaged Materials.” The label should also include other information about the general category to which they belong. Any indication of the presence of rodents, insects, fungi, or bacteria on or among the documents also indicates the need to regularly fumigate – in the absence of staff – the space where these documents are stored and handled.

After the documents have been reviewed and sorted into general categories, the archive team will have groups of boxes that correspond to the general categories of the archive. If possible, the boxes should be stored on stainless steel or painted wooden shelves. If shelves of this type are not available, the boxes can be temporarily stored on top of each other, taking care that no box is in direct contact with the ground and the weight of the upper boxes does not damage the lower boxes.

Before moving on to the next step, it is important that all archival materials are first classified into general categories. It is also important not to mark or write directly on the original documents. You should not repair tears with adhesive tape or add post-its or other similar items intended to highlight interesting information or documents. To preserve the integrity of the documents, we recommend keeping a record of the documents of interest in a notebook or other format that allows for their easy location and retrieval in the future.

In the list of general categories that was created in the previous step, the number of boxes that were filled for each general category is now indicated, as well as the total number of boxes for all categories. If, during the review and classification process, the team added or removed general categories, now is the time to update the list of general categories and the number of boxes that correspond to each.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Preliminary organization of the archive according to general categories]]

The shelves on which the archives are stored should be away from the walls and the documents should never touch the floor. This prevents any further damage to the documents from water leaks or any accidental spills in the storage space or facility.

=== STEP EIGHT: IDENTIFICATION OF DOCUMENTARY SUBCATEGORIES OR SUBSERIES ===

At the beginning of this step, the archive team can prioritize the general categories they want to inventory and preserve first. For example, due to legal considerations or ongoing investigations, the team may decide to work with the “Research Area” general category first, rather than documents from the “Administration and Coordination” work area.

Once the team has decided how to prioritize the general categories for processing, it will then move on to this step for the first general category and the contents of its respective boxes. This first general category of collected materials constitutes the first documentary series of the final archive.
[[File:Documentary Series.jpg|center|thumb|531x531px]]

Since you will spend a fair amount of time working with and revising each document in the first general category or documentary series, it is important to have worktables, chairs, and fans —assuming there are no spores or fungi on the documents— to ensure good air circulation in the workspace. Tables, chairs, and the workspace should be cleaned frequently, and team members should use personal protective equipment (particularly gloves and masks) when handling documents. If smocks or loose-fitting shirts are used as cover-ups, they should be washed and dried frequently.

The goal of this step is to inspect and briefly describe all the collected documents and materials included in the first general category or documentary series and organize them into more specific subcategories or subseries. Subcategories generally refer to the types of documents contained in a general category. For example, in the general category from the “Communications Area,” you will find press releases, recordings of radio or television programs, photographs, press materials, pamphlets, flyers, posters, publications, video recordings, etc.

To better organize the various documents, these can be grouped into different subcategories, such as “Press Releases,” within the general category “Communications Area.” If the general subcategory is “Press Releases,” then these can be organized chronologically, by year and by month, starting with the oldest releases going to the most recent; or thematically, according to the different topics of the releases organized in alphabetical order by topic, and then chronologically, by year and by month.

Taking the general category “Communications Area” as an example, the subcategories can be organized according to the different types of documents, such as “Press Releases,” “Posters and Flyers,” “Press Clippings,” “Publications,” etc. The relationship between the general category and its documentary subcategories can be illustrated as follows:

[[File:The relationship between the general category and its documentary subcategories.jpg|center|thumb|693x693px|The relationship between the general category and its documentary subcategories]]

As the illustration indicates, all the documents related to the Communications Area are gathered in a single general category and the subcategories, identified according to document types or their function, allow them to be better organized in an orderly and logical manner.

==== <sup>What are subcategories?</sup> ====

When opening the boxes of materials from the first general category, the team will encounter various documents, such as those already mentioned, as well

as different types of materials such as cassettes, photographs, posters, etc. Therefore, a general category can have one or more secondary categories based on the types of materials it contains. These can be organized into subcategories, with the number of subcategories depending on the diversity of the materials and how many subcategories the archive team deems necessary to organize a general category.

In this way, each general category or documentary series is made up of one or more subcategories or documentary subseries. This can be illustrated as follows:

[[File:Documentary subseries.jpg|center|thumb|804x804px|Documentary subseries]]

Subcategories or subseries are smaller, more specific groupings of documents and materials. Not all general categories or series necessarily include subcategories or subseries, but their use allows for the more detailed organization of a general category.

To facilitate the identification of subcategories, it is important that team members pay attention to the types of documents they come across when they review them, noting the most striking characteristics of each. If the team identifies subcategories within a general category and decides to use them, it will place each of the documents of the general category into only one of the identified subcategories. Additional boxes can be used to separate documents and materials for each subcategory. A miscellaneous subcategory can also be provided for all documents in a general category that do not fall into one of the subcategories identified by the team.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organization of general categories into subcategories]]

For example, within the documentary series “Training and Education Area,” there may be subseries such as “Seminars,” “Workshops,” or “Training Camps.” The “Seminars” subseries could be organized in chronological order for each seminar organized and carried out, from the oldest to the most recent, including documents such as announcements and other means of publicity for the event, participant lists, presentations, photographs, flipcharts, notes, minutes and reports, as well as budgets, tenders, and financial reports related to each event.

The subseries of the “Training and Education Area” series could also be organized according to the topics taught in the various training events, such as “Human Rights,” “Indigenous Rights,” “Children’s Rights,” etc. This subseries would contain documents for each activity in which that topic was taught, in chronological order, from oldest to most recent.

It is up to the archive team to determine the most appropriate subseries for each documentary series in the archive. The series and subseries are the main classification instruments for the organization of the final archive. At this point of the process, the list of general categories becomes a list of documentary series and the subseries identified by the team are added to the list.

=== STEP NINE: MAKING AN INVENTORY FOR EACH DOCUMENTARY SERIES AND SUBSERIES ===

This step consists of preparing and completing an inventory form (see example below) for the documents previously organized into documentary series and subseries. In this step, team members will again work directly with the documentary series and subseries, one at a time, in order to describe the contents of each document, its physical state of conservation, and its date of preparation to properly situate it in the archive. At this point, a specific and definitive place is assigned to each document within the physical archive.

On the inventory form, the characteristics of each document are indicated. The form can be filled out by hand, on a sheet of paper divided into nine columns, or directly in an Excel spreadsheet. If many people are going through the documents but few computers are available, then we recommend using paper forms to start with. Then someone from the team can enter the information from the forms onto a single Excel spreadsheet.

It doesn’t matter whether the inventory process begins or ends with the Excel spreadsheet, but it is important to always keep at least two backup copies of the updated data. If paper forms are used, we recommend saving them, even after their contents have been transcribed onto an Excel spreadsheet.

The header of the inventory form indicates the name of the organization and the documentary series being processed. At this point, the inventory process returns to the order of priority of the documentary series and subseries that was determined previously.

As an example, the nine columns of the inventory form can include the following information:

1. The number of the box in which the document or material is stored;

2. The folder or packet number in which the document is located;

3. The documentary series to which the document belongs;

4. The documentary subseries to which the document belongs;

5. The date of preparation of the document;

6. The type of document, including the number of pages, if applicable;

7. A brief description or summary of the document’s content;

8. The state of preservation of the document;

9. Additional comments on the document.

Example of a handwritten inventory form
'''INVENTORY FORM'''

Historical Archive of the Coastal Human Rights Committee

Documentary series: Communications Area

{| class="wikitable"
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Document Type'''
|'''Brief Descrip- tion or Summary'''
|'''Preservation Status'''
|'''Comments'''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850711
|''Complaint, 1 page''
|''Kidnapping of three farmers from the coast''
|''Good condition''
|''Original and a copy''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850712
|''Declara''- ''tion, 2 pages''
|''Content of the meeting with the Attorney General''
|''Good condition''
|''Removed the rusty staple''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850716
|''Advertise''- ''ment, 1 page''
|''Call for a demon''-

''stration in front of the Congress''
|''Good con''- ''dition, but oxidation spots from the staple''
|''Removed the rusty staple''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850714
|''Declara''- ''tion, 2 pages''
|''Declaration of the occu''- ''pants of the Cathedral''
|''Poor condition and missing second page''
|
|-
|2
|2
|''Communica''- ''tions Area''
|''Newsreel recordings''
|19850815
|''Video cassette, 14 min.''
|''Channel 7 newscast, interview with director López''
|''The volume is very low''
|''Find out how to digitize the video''
|-
|2
|3
|''Communica''- ''tions Area''
|''Fishermen Interviews''
|19850817
|''Audio cassette, 87 min.''
|''Case of fish''- ''ermen raiding the port''
|''Bad, damaged by moisture''
|''Inaudible''
|}

'''The same form in an Excel spreadsheet:'''

{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Docu- ment Type'''
|'''Brief De- scription or Sum- mary'''
|'''State of Preser- vation'''
|'''Comments'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850711
|Com- plaint, 1 page
|Kidnap- ping of three farmers from the coast
|Good condition
|Original and a copy
|-
|'''3'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850712
|Decla- ration, 2

pages
|Content of the meeting with the Attorney General
|Good condition
|Re- moved the rusty staple
|-
|'''4'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850716
|Adver- tise- ment, 1 page
|Call for a demon- stration in front of the Con- gress
|Good condi- tion, but oxidation spots from the staple
|Re- moved the rusty staple
|-
|'''5'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850714
|Decla- ration, 2

pages
|Declara- tion of the oc- cupants of the Cathedral
|Poor condi- tion and missing second page
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Com- muni- cations Area
|news- reel record- ings
|19850815
|Video cas- sette, 14 min.
|Channel 7 newscast, interview with director López
|The volume is very low
|Find out how to digitize the video
|-
|'''7'''
|2
|3
|Com- muni- cations Area
|Fish- ermen Inter- views
|19850817
|Audio cas- sette, 87 min.
|Case of fishermen raiding the port
|Bad, damaged by mois- ture
|Inaudi- ble
|}

Regarding the column “State of Preservation,” it is simply a matter of making an intuitive assessment of the state of conservation of each document based on its appearance. Some specific detail can be given, such as “possible fungus,” or it can simply refer to the general condition of the piece in terms of it being in “good condition” or “poor condition.”

It is important at this point to give a definitive order to the documentary series and that each document of each subseries is organized according to the order decided on by the team, whether it is chronological, thematic, or alphabetical. To correctly locate a particular document in the future in its folder or packet and in its box, the final organization must be reflected in the inventory. Going forward, the inventory will serve as the primary tool to locate any document in the physical archive.

=== STEP TEN: BASIC TREATMENT FOR THE PRESERVATION OF DOCUMENTS ===

As a counterpart to the previous step of inventory and the final organization of the archive into documentary series and subseries, in this tenth and last step of the process, documents are given basic treatment with the aim of ensuring their preservation and future digitization.

We recommend turning off fans during the document cleaning process so as not to spread dust and dirt from the documents, especially spores or fungi. As in the previous steps, staff responsible for carrying out treatment measures must ensure that they wear all the necessary protective equipment.

In this step, all metal elements prone to rust, such as staples, clamps, and clips are removed from the paper documents. Plastic elements, such as folders or acetate envelopes, should also be eliminated. Staples can be removed with a letter opener or lab spatula, always taking care not to tear the document and to properly dispose of recovered metal materials.

For the removal of staples in particular, the use of a staple remover is not recommended, since the pliers pull out the staples instead of carefully removing them, thus easily tearing the paper. With the lab spatula, unfold the two ends of the staple on the back of the sheet, turn the sheet over, and lift the staple out without damaging the document.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Carefully remove all metallic elements from the documents]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Brush both sides of each page]]

Once clean, if you need to refasten the pages of a document, we recommend using a plastic clip (not metal) placed on top of a piece of acid-free 3 cm x 6 cm bond paper folded over the first and last pages of the document in such a way that the clip does not come into direct contact with the original. Although stainless steel staples exist, they can be very expensive, and when documents are digitized in the future, it will be necessary to remove them again, once more compromising the integrity of the paper.

When each document of a subseries has been organized, they can be separated from the preceding and subsequent documents with a full sheet of acid-free bond paper. In this situation, a plastic clip to hold the pages of a document together is unnecessary, as the documents are separated by sheets of bond paper, one before the first page and one following the last page of each document.

For example, multiple-page press releases from the “Press Releases” subseries of the “Communications Area” series can have a sheet of bond paper between each one. In this way, each press release is separated without using plastic clips. Multiple press releases, arranged in chronological order by date, can be bundled together in packets. You can place a piece of chipboard or posterboard on top of the packet and another below, then each packet is tied with one-centimeter-wide twill tape.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Create packets of documents organized chronologically]]

Materials other than stapled paper documents, such as notebooks, logs or newspapers, can be packed using acid-free sheets of paper, as illustrated below:
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|Using acid-free sheets of paper]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|Use of the legal-size manila folders]]

Note: all packets, packages, and manila folders must be individually identified in pencil and their characteristics and contents recorded on the inventory form.

Also, the sheets of bond paper used to separate documents and the chipboard or posterboard used to protect the packets of documents tied with twill tape must be the same size as the original documents.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form]]

As mentioned in step seven, all handwritten notes related to the documents should appear not on the original documents, but on the sheets of acid-free bond paper or on the archival folders that protect the originals.

At the end of the process, all the documents should be kept in boxes with lids and identified with a label that indicates the name of the [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Collection|archival collection]], the documentary series, the documentary subseries, the consecutive number of the box, the bookend years of the documents and materials in the box, a brief description of their content, and their general state of preservation.

Below is an example of the information needed on a box’s final label:
[[File:Example of the information needed on a box’s final label.jpg|center|thumb|698x698px|Example of the information needed on a box’s final label]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Organized archive]]
After the 10 steps have been completed, the organization’s physical archive should look similar to the photograph to the left.

Finally, to the extent possible, the ambient conditions inside the physical archive room should be kept stable, controlling humidity, direct light, temperature, and dust.

The ideal temperature for paper is between 15° and 20°C. The ideal relative humidity should be between 45% and 60%, with a maximum daily fluctuation of 5%. The use of a hygrometer is recommended to conduct periodic measurements of the humidity.

It is also important to ensure that there are no sudden variations in temperature, as this can accelerate damage to archival documents and materials. If an air conditioner is installed, for example, it must be kept on 24/7 at the same temperature, as turning the unit on and off can cause abrupt changes in temperature that may accelerate document deterioration.

Addendum II/es

2024-03-18T21:35:24Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:ANEXO_II.jpg|thumb]]

<div class="mw-translate-fuzzy">
= “Cómo Organizar Archivos Físicos en 10 Pasos” =
De Marc Drouin con contribuciones de Daniel Barcsay y Ludwig Klee
</div>

<span id="Introduction"></span>
=== Introducción ===

<blockquote><big>Esta guía presenta una propuesta de diez etapas para ordenar documentos relacionados con violaciones a los derechos humanos y la justicia transicional. Está dirigida a organizaciones de la sociedad civil que tienen poca o ninguna experiencia archivística o que nunca han intentado rescatar y ordenar los documentos que han acumulado en el transcurso de muchos años de trabajo y esfuerzos. Las organizaciones que ya tienen un archivo físico o digital habrán cumplido con muchas sino todas las sugerencias propuestas acá.

Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Antes de implementar las diez etapas, se recomienda contar con los siguientes insumos, equipo y personal:

* Un equipo de dos o tres personas, responsables de llevar a cabo el proceso archivístico;
* Materiales de protección personal, como batas o camisas grandes de manga larga, mascarillas, guantes de látex o de algodón sin pelusa, redes para el pelo (cofias) o gorros;
* Materiales de limpieza para el espacio de trabajo;
* Un espacio de trabajo seco, limpio, iluminado y ventilado;
* Mesas de trabajo, sillas y estanterías pintadas o de metal inoxidable;
* Uno o dos ventiladores (únicamente si no se observan esporas en los documentos);
* Cajas de cartón con tapas para organizar y almacenar los documentos;
* Etiquetas tipo post-it; u hojas de papel, cinta adhesiva, marcadores y grapas inoxidables;
* Expedientes tipo fólder de cartón manila, tamaño oficio;
* Resmas de papel de gran tamaño libre de ácido y papel libre de ácido tamaño carta y oficio;
* Cintas de castilla de 1 centímetro de ancho (se compra en rollos métricos);
* Resmas de cartón chip;
* Una guillotina y/o tijeras y un cuchillo Exacto;
* Una regla o una escuadra de metal en centímetros o pulgadas;
* Clips de plástico;
* Cepillo con cerdas suaves, blandas y naturales (no plástico);
* Cuchillo abrecartas o espátula de laboratorio para remover grapas (no pinzas quita grapas);
* Al menos un puesto de trabajo con una computadora y el programa Excel.

<span id="STEP_ONE:_FORM_A_TEAM"></span>
=== PRIMERA ETAPA: FORMAR UN EQUIPO ===

A partir del momento en que una organización de derechos humanos toma la decisión de crear y mantener un archivo institucional, un equipo estará a cargo de cumplir con esa nueva meta. Por tratarse de información sensible que puede comprometer la seguridad de víctimas, testigos y sus familias, la organización, el resguardo y la custodia del archivo implica responsabilidades que van más allá de la preservación de los documentos y la administración de su utilización.

Por esta razón, el equipo del archivo puede contar con miembros de la junta directiva de la organización, quienes prestan orientación general; personal que llevará a cabo el
ordenamiento y la preservación de los documentos; y personas externas de confianza que brinden aportes técnicos y profesionales puntuales según avanza el proceso archivístico. Al finalizar el proceso de organización de la documentación, es el conjunto de estas personas quienes asegurarán el mantenimiento y la integridad del archivo a más largo plazo.

El equipo puede variar en cuanto al número de sus integrantes, según el presupuesto disponible, el tamaño de la organización y el volumen de la documentación por ordenar. En algunos casos, es posible nombrar a una o dos personas como responsables del proceso. En consulta permanente con otros integrantes de la organización, el equipo tomará decisiones en cuanto al contenido del archivo, la compra de materiales y la contratación de personal especializado cuando sea necesario.

Las organizaciones con recursos limitados pueden buscar el apoyo de otras organizaciones con experiencias previas o establecer convenios con instituciones académicas para que estudiantes en archivística puedan realizar sus prácticas en el archivo. Luego, a medida que el archivo se consolide y crezca, la organización puede promover la capacitación
de algunos de sus miembros para realizar trabajos más especializados en cuanto a la administración y la eventual digitalización del archivo.

En un primer momento, el equipo tendrá como tarea encaminar un proceso que permita rescatar y resguardar documentos que, en muchas ocasiones, por falta de recursos, personal o espacio, se almacenaron de manera improvisada o desordenada. El horizonte aquí es formar un equipo que cuente con las capacidades técnicas y la responsabilidad ética para crear y mantener el archivo.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Meta: crear y mantener un archivo]]

El equipo encargado del archivo tendrá que tomar decisiones importantes en cuanto a los criterios para la selección o descarte de los materiales por conservar y archivar. Aunque las organizaciones a menudo desean preservar todos sus materiales, ya que todos parecen valiosos, con frecuencia no es razonable ni sostenible conservarlos todos porque estos
se repiten mediante múltiples copias o bien no aportan información relevante acerca de la organización, su historia o sus actividades. Además, podría resultar demasiado costoso conservar todos los materiales, o impráctico en cuanto al espacio y el equipo necesarios para su almacenamiento a largo plazo. Son decisiones importantes de esta naturaleza que deberá tomar el equipo encargado de organizar y de mantener el archivo.

<span id="STEP_TWO:_LOCATE_THE_MATERIALS"></span>
=== SEGUNDA ETAPA: UBICAR LOS MATERIALES ===

En el transcurso de los años, una organización produce una cantidad extensa de documentos relacionados con sus actividades. Mientras crece el volumen de estos materiales, a menudo se agrupan en lugares pocos adecuados con la finalidad de crear espacio para documentos más recientes y de uso diario. En muchas organizaciones, los documentos más antiguos se amarran en bultos o se guardan en bolsas y cajas, y se almacenan en ambientes desocupados, armarios o bodegas donde se exponen a la humedad, el calor y las plagas. Si una organización traslada sus oficinas, a veces se lleva estos bultos de materiales, a veces se los reparte entre integrantes de la organización, o se los integra a otros grupos con la esperanza que un día se pueden ordenar y conservar.

Lo importante en esta etapa, por lo tanto, es ubicar a todos los materiales dispersos de la organización y establecer un espacio adecuado donde centralizarlos y empezar un proceso de ordenamiento y de preservación.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Ubicar y centralizar los documentos por organizar y archivar]]

<span id="STEP_THREE:_FINDING_A_SUITABLE_WORKSPACE"></span>
=== TERCERA ETAPA: ENCONTRAR UN ESPACIO DE TRABAJO ADECUADO ===

El espacio en el cual se trabaja debe ofrecer protección contra los efectos del clima para evitar la alteración o el daño físico de los documentos. Aunque este espacio no sea el de la instalación final o definitiva del archivo como tal, se requiere en esta etapa un espacio para centralizar los documentos y empezar a revisar y ordenarlos. Este espacio debe ser limpio y seco, poco transitado y libre de animales domésticos y plagas. Es allí donde se procederá a una primera organización de los documentos, y donde se empezará el proceso de su identificación, limpieza, organización y preservación. Idealmente, el espacio será adecuadamente iluminado y ventilado; contará con mesas de trabajo y estanterías, así como puertas que permiten controlar el acceso a su interior.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Trabajar en un espacio adecuado]]

En climas muy áridos, húmedos o con mucho polvo, es recomendable que el espacio de trabajo esté equipado con ventanas y puertas selladas herméticamente. Es importante evitar que los pisos del espacio sean de tierra o alfombrados porque estos pisos son muy perjudiciales para los documentos. Se recomienda, de ser posible, que el color del piso permita ver las partículas de polvo de modo que pueda hacerse una limpieza regular y efectiva.

Si existe la posibilidad de contar con ventiladores, estos pueden asegurar una ventilación adecuada del espacio. Sin embargo, debe evitarse el uso de ventiladores si los documentos contienen esporas o hongos. Si fuera el caso, los ventiladores pueden repartir las esporas, perjudicando de esta manera la salud del personal y la integridad de los demás documentos. Si se utiliza un equipo de aire acondicionado, este debe contar con un filtro mecánico que puede filtrar partículas de polvo y cambiarse con frecuencia. Finalmente, debe prohibirse el consumo de alimentos y bebidas en el espacio de trabajo para prevenir daños en los documentos en cualquier etapa de su manipulación. Además, los restos de alimentos y bebidas atraen insectos que dañan y deterioran los documentos.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Proteger el espacio de trabajo de los elementos]]

<span id="STEP_FOUR:_GETTING_THE_DOCUMENTS_OFF_THE_GROUND"></span>
=== CUARTA ETAPA: LEVANTAR LOS DOCUMENTOS DEL SUELO ===

Es muy importante desde un inicio que los documentos y los materiales por organizar no estén directamente en contacto con el suelo o las paredes. Así se reduce la posibilidad del contacto con la humedad o el polvo. A muy corto plazo, se puede utilizar plataformas prefabricadas, improvisar plataformas con ladrillos y tablas de madera o utilizar plásticos resistentes para cubrir el suelo y sobre los cuales se pueden agrupar los documentos. A mediano y largo plazo, lo ideal es adquirir estanterías de metal pintado o inoxidable para asegurar la preservación de los documentos dado que materiales como la madera pueden llevar humedad y polilla, que son muy dañinas para cualquier documento de papel. Sin embargo, lo importante en esta etapa del proceso es brindar un primer nivel de protección a materiales que pueden haber estado expuestos a condiciones inadecuadas para su conservación.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|los documentos del suelo y separarlos de las paredes]]

<span id="STEP_FIVE:_PROCURE_BASIC_MATERIALS"></span>
=== QUINTA ETAPA: CONSEGUIR MATERIALES DE BASE ===

Cuando el equipo de trabajo ha ubicado un espacio adecuado donde centralizar los documentos por archivar, y que estos se encuentren elevados del suelo y distanciados de las paredes, se debe conseguir útiles necesarios para su primer ordenamiento. En esta etapa, debe obtenerse mesas de trabajo; sillas; estanterías; y cajas de cartón o de plástico. Estos insumos sirven para la organización de los documentos.

Para los y las integrantes del equipo encargado del archivo también resulta importante procurar implementos de protección personal, tales como mascarillas; batas o camisas extra grandes de manga larga; guantes de látex; redes o gorros para el cabello; así como productos de limpieza e insecticida para el espacio ocupado.

Un documento guardado en ambientes húmedos y de temperaturas extremas probablemente se habrá infestado de hongos, moho y plagas, agentes que deterioran el propio documento y amenazan la salud de los y las archivistas. Si bien el resguardo y la conservación de los documentos es importante, la salud de las personas debe ser la mayor prioridad antes, durante y después de cualquier proceso archivístico.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Mesas y cajas para organizar los documentos del archivo]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Útiles para la organización del archivo]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Insumos de protección personal para los y las integrantes del equipo]]

<span id="STEP_SIX:_DEFINITION_OF_GENERAL_ARCHIVAL_CATEGORIES"></span>
=== SEXTA ETAPA: DEFINICIÓN DE LAS CATEGORIAS GENERALES DEL ARCHIVO ===

[[File:General Archival Categories xx ESP.png|thumb]]
En esta etapa del proceso, los y las integrantes del equipo reflexionan sobre la agrupación de los documentos según categorías generales de clasificación. Estas categorías generales corresponden a la necesidad de conformar un archivo, respetándose la lógica original de los documentos, es decir la razón o el objeto inicial de su creación y de su utilización en el pasado.

La identificación de las categorías generales es clave para el ordenamiento exitoso del archivo. Son estas categorías generales las que dan un primer orden a los documentos y su

ubicación en el archivo. Estas categorías generales no serán necesariamente las únicas, pero sirven para dar inicio al proceso.

Las categorías generales pueden reflejar los ejes o las áreas de trabajo de una organización. Según las organizaciones, puede haber un “Área de Administración y Coordinación”; un “Área de Comunicaciones”; un “Área de Formación y Educación”; un “Área de Investigación”; un “Área Legal”; un “Área de Proyectos”, etc.

Cada una de estas áreas de trabajo en el pasado creó y utilizó documentos en el marco de sus actividades y son estos documentos que se busca ordenar y preservar en el archivo. En este caso, el organigrama de una organización, indicando sus áreas de trabajo, puede ayudar a visualizar el ordenamiento del archivo.

Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Existen también otras categorías generales que pueden emplearse para ordenar documentos, pero en los ejemplos a continuación se refiere a la estructura de una organización, compuesta por áreas de trabajo, para identificar las categorías generales.

Las categorías generales reúnen documentos que tienen algo en común. La preocupación en esta etapa no es describir cada documento, sino dar al conjunto de los documentos un orden provisional que facilite las siguientes etapas del proceso.

En este momento es importante que el equipo del archivo elabore una primera lista de categorías generales y que, en las siguientes etapas, vaya apuntando los diferentes tipos de documentos que forman parte de cada categoría general.

La ficha ilustrada aquí es un ejemplo que puede servir para identificar las categorías generales, así como los diferentes materiales que las conforman y la cantidad de estos materiales. Cuando se han definido las diferentes categorías generales del archivo hay que reunirlas en una misma lista.

<span id="STEP_SEVEN:_INITIAL_ORGANIZATION_OF_THE_DOCUMENTS"></span>
=== SÉPTIMA ETAPA: PRIMER ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ===

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

[[File:Process of organizing the documentation ESP.png|center|thumb|839x839px]]
Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Revisión y clasificación de los documentos]]

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

[[File:The name of organization ESP.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Documentos dañados]]

El almacenamiento de documentos en condiciones precarias puede provocar daños que resulten en la pérdida de información. Por lo tanto, hay que manipular todo documento del archivo con mucho cuidado, observando su estado físico y buscando toda indicación de daño o alteración. Este daño suele ser de dos tipos: biológico y mecánico. En general, el daño ocurre por la luz, la humedad y la temperatura. Por ejemplo, la luz puede decolorar los documentos y debilitar las fibras del papel; la humedad puede generar manchas donde se concentran polvo y suciedad; y altas temperaturas pueden fomentar el crecimiento de esporas y hongos, y atraer insectos.

El daño biológico se refiere a los organismos vivos que pueden destruir documentos, como roedores, insectos, hongos y bacterias. Algunos de estos, como cucarachas, gusanos, termitas, comejenes y hormigas, consumen el papel mientras se reproducen fácilmente en ambientes húmedos y oscuros. La presencia de estos puede reconocerse cuando aparecen hoyitos en los folios o por los excrementos de dejen entre los documentos. Las esporas, los hongos y las bacterias, por su parte, cambian la textura del papel y lo debilitan. Su presencia se evidencia por la aparición de colores en el papel, como pigmentaciones negras, rojizas, cafés o marrones. Para diferenciar una mancha producida por acidez de aquella que produce un hongo se puede usar una lupa. Los hongos se ven superpuestos encima del papel y, en algunos casos, tienen pelitos.

Por otra parte, el daño mecánico se refiere al rompimiento de las fibras del papel o a efectos sobre los documentos como la oxidación de elementos metálicos como grapas, ganchos y clips. Asimismo, el endurecimiento o la cristalización de las cintas adhesivas utilizadas para pegar partes de un folio rasgado pueden romper o manchar el papel. Los elementos de plástico, como las carpetas transparentes o de color, dañan los documentos por su acidez y favorecen la acumulación de humedad. Los daños mecánicos también se producen por la tensión que se genera en el papel a causa de los empastados, de los ganchos o de las prensas que se utilizan, por ejemplo, en los cartapacios tipo Leitz. Esta tensión se manifiesta en roturas, fisuras y el debilitamiento del papel.

En fin, los documentos dañados necesitan una atención particular. Por el momento, se los aparta en una caja rotulada con la indicación “Materiales dañados”, además de las otras informaciones sobre la categoría general a la que pertenecen. Cualquier indicio de la presencia de roedores, insectos, hongos o bacterias entre los documentos del archivo indica también la necesidad de fumigar regularmente, en ausencia del personal, el espacio donde se almacenan y manipulan estos documentos.

Al final de esta etapa de revisión y de clasificación según categorías generales, el equipo del archivo tendrá grupos de cajas ordenadas que corresponden a las categorías generales del archivo. Las cajas deben guardarse, de preferencia, en estanterías de madera pintadas o de metal inoxidables. Si estas estanterías no están disponibles, se puede guardar las cajas, temporalmente, unas encima de las otras, teniendo cuidado que ninguna caja este en contacto directo con el suelo y que el peso de las cajas por encima de las demás no daña las otras cajas por debajo.

Previo a seguir con la siguiente etapa, es importante que todos los materiales del archivo se clasifiquen una primera vez en categorías generales. También es importante no escribir directamente encima o marcar los documentos originales, así como no pegar roturas con cinta adhesiva, post-it u otros similares con la intención de resaltar información llamativa o documentos de interés. Para preservar la integridad de los documentos, se recomienda llevar un registro de los documentos de interés en un cuaderno u otro formato que permite localizarlos en el futuro.

En la lista de categorías generales que se elaboró en la etapa anterior, se indica ahora el número de cajas que se llenaron por cada categoría general y se suma la cantidad total de cajas para todas las categorías juntas. Si, en el proceso de revisión y clasificación, el equipo agregó o quitó categorías generales, entonces este es el momento para actualizar la lista de categorías generales y la cantidad de cajas que corresponde a cada una.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Organización preliminar del archivo según categorías generales de materiales]]

Las estanterías en las que se almacenan los archivos deben estar separadas de las paredes y los documentos almacenados nunca deben tocar el suelo. Esto evita que cualquier filtración de agua en el recinto, proveniente de otro recinto, o algún accidente con líquidos derramados en el suelo afecte directamente a los archivos.

<span id="STEP_EIGHT:_IDENTIFICATION_OF_DOCUMENTARY_SUBCATEGORIES_OR_SUBSERIES"></span>
=== OCTAVA ETAPA: IDENTIFICACIÓN DE LAS SUBCATEGORIAS O SUBSERIES DOCUMENTALES DEL ARCHIVO ===

Al inicio de esta etapa, el equipo del archivo puede priorizar las categorías generales que quiere inventariar y conservar primero. Por ejemplo, por consideraciones legales o investigaciones en curso, el equipo puede decidir trabajar primero con la categoría general del “Área de Investigación”, antes que la categoría general de “Administración y Coordinación”.

Cuando el equipo haya decidido el orden prioritario de las categorías generales por procesar, entonces iniciará esta etapa con la primera categoría general y los contenidos del conjunto de sus respectivas cajas. Entonces, esta primera categoría general de materiales reunidos constituye la primera serie documental del archivo final.
[[File:The process ESP.png|center|thumb|531x531px]]

Como se detendrá cierto tiempo en cada documento de la primera categoría general o serie documental, es importante contar con mesas de trabajo, sillas y ventiladores –en ausencia de esporas y hongos en los documentos– que aseguren una buena circulación del aire en el espacio de trabajo. Las mesas, las sillas y el espacio de trabajo deberán limpiarse frecuentemente y los y las integrantes del equipo deberán utilizar materiales de protección personal cuando manipulen los documentos dentro del espacio de trabajo, en particular los guantes y las mascarillas. Si se utilizan batas o camisas amplias para cubrirse, estas deben lavar y secarse con frecuencia.

El objetivo de esta etapa es inspeccionar y describir brevemente todos los documentos y materiales reunidos que componen la primera categoría general o serie documental y organizarlos según subcategorías o subseries más específicas. Las subcategorías, por lo general, se conforman a partir de los tipos de documentos que contiene una categoría general. Por ejemplo, en la categoría general conformada por materiales asociados al “Área de Comunicaciones”, se encontrarán comunicados de prensa; grabaciones de programas de radio o de televisión; fotografías; notas de prensa; panfletos, volantes y afiches; publicaciones; video grabaciones; etc.

Para ordenar mejor todos los diferentes documentos, estos pueden agruparse en distintas subcategorías, como “Comunicados de Prensa”, dentro de la categoría general “Área de Comunicaciones”. Si la subcategoría general es “Comunicados de Prensa”, entonces estos pueden ordenarse de manera cronológica, por año y por mes, empezando con los comunicados más antiguos hasta los más recientes; o de manera temática, según los diferentes temas de los comunicados, organizados por orden alfabético, según los temas, y luego de manera cronológica, por año y por mes.

Tomando como ejemplo la categoría general “Área de Comunicaciones”, las subcategorías pueden organizarse según los diferentes tipos de documentos, como “Comunicados de Prensa”; “Afiches y Volantes”; “Recortes de Prensa”; “Publicaciones”; etc. En este caso, la relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales puede ilustrarse de la siguiente manera:

[[File:General category ESP.png|center|thumb|693x693px|La relación entre la categoría general y sus subcategorías documentales]]

Como indica la ilustración, todos los documentos relacionados con el Área de Comunicaciones están reunidos en una sola categoría general y las subcategorías, identificadas según tipos o funciones, permiten organizarlos mejor, de manera ordenada y lógica.

<span id="What_are_subcategories?"></span>
==== <sup>¿Qué son las subcategorías?</sup> ====

Al abrir las cajas de materiales de la primera categoría general, el equipo encontrará diferentes documentos, como los ya mencionados, así como

diferentes tipos de materiales como casetes, fotografías, afiches, etc. Por lo tanto, una categoría general puede generar una o varias categorías derivadas según los tipos de materiales que contiene. Estos pueden organizarse en subcategorías y la cantidad de subcategorías depende de la diversidad de los materiales y de cuántas subcategorías el equipo del archivo considera necesario para ordenar una categoría general.

De esta manera, cada categoría general o serie documental está compuesta por una o varias subcategorías o subseries documentales. Eso puede ilustrarse de la siguiente manera:

[[File:The process 2 ESP.png|center|thumb|804x804px|Subserie documental]]

Las subcategorías o subseries son agrupaciones más pequeñas y específicas de documentos y materiales. No todas las categorías generales o series necesariamente incluyen subcategorías o subseries, pero su utilización permite ordenar aún más una categoría general.

Para facilitar la identificación de las subcategorías, es importante que los miembros del equipo pongan atención en los tipos de documentos cuando los revisan, tomando nota de las características más llamativas de cada uno. Luego, si todo el equipo identifica subcategorías dentro de una categoría general y decide utilizarlas, entonces ubicará cada uno de los documentos de la categoría general en una sola de las subcategorías identificadas. Aquí, se puede utilizar cajas adicionales para ubicar aparte los documentos y materiales de cada subcategoría. También puede preverse una subcategoría miscelánea para todos los documentos de una categoría general que no se ubican en una de las subcategorías identificadas por el equipo.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organización de las categorías según subcategorías documentales]]

Por ejemplo, dentro de la serie documental “Área de Formación y Educación” puede haber subseries como “Seminarios”, “Talleres” o “Escuelas de Formación”. La subserie “Seminarios” podría organizarse en orden cronológico para cada seminario organizado y realizado, desde el más antiguo al más reciente, incluyendo documentos como las convocatorias y otros medios de publicidad para el evento; listas de participantes; ponencias; fotografías; papelógrafos y apuntes, actas y memorias, así como presupuestos, licitaciones e informes financieros.

Las subseries de esta serie “Área de Formación y Educación” también podrían ordenarse según los temas impartidos en los distintos eventos de formación, como “Derechos Humanos”, “Derechos Indígenas”, “Derechos de la Niñez”, etc. Esta subserie llevaría documentos de cada actividad donde se impartió cada uno de estos temas, en orden cronológico, del más antiguo al más reciente.

Le corresponde al equipo del archivo determinar las subseries que más convienen para cada serie documental del archivo. Las series y subseries son la base principal para la clasificación ordenada del archivo final. En esta etapa del proceso, la lista de categorías generales se vuelve una lista de series documentales y a esta lista se suman las subseries identificadas por el equipo.

<span id="STEP_NINE:_MAKING_AN_INVENTORY_FOR_EACH_DOCUMENTARY_SERIES_AND_SUBSERIES"></span>
=== NOVENA ETAPA: ELABORACION DE LAS FICHAS DE INVENTARIO PARA CADA SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL ===

Esta etapa consiste en elaborar y completar una ficha de inventario (véase el ejemplo más adelante) para los documentos previamente organizados en series y subseries documentales. En esta y la última etapa, se trabaja de nuevo directamente con las series y subseries documentales, una por una, con la finalidad de describir el contenido de cada documento, su estado físico de conservación y su fecha de elaboración para situarlo en su lugar preciso en el archivo. Es en esta etapa que se le asigna un lugar específico y definitivo a cada documento dentro del archivo físico.

En las fichas de inventario se indican las características de cada uno de los documentos. La ficha puede llenarse a mano, en una hoja de papel dividida en nueve columnas, o puede completarse directamente en una hoja Excel. Si muchas personas están revisando los documentos y pocas computadoras están disponibles, se recomienda entonces utilizar fichas de papel para empezar. Luego, alguien del equipo puede vaciar la información de las fichas en una sola hoja Excel.

No importa si se inicia o se termina el proceso de inventario con la hoja Excel, pero sí es importante siempre mantener actualizada al menos dos copias de resguardo de los datos. Si se utilizan fichas de papel, se recomienda resguardar también las fichas originales, aun cuando se haya transcrito sus contenidos en la hoja Excel.

Como encabezado, la ficha de inventario en papel lleva el nombre de la organización y la serie documental que se está procesando. Aquí, el proceso de inventario retoma el orden de prioridad de las series y subseries documentales que se determinó en las etapas anteriores.

Como ejemplo, las nueve columnas de la ficha de inventario pueden indicar las siguientes informaciones:

1. El número de la caja en la cual se guarda el documento o material;

2. El número del fólder tipo expediente o del paquete en el cual se encuentra el documento;

3. La serie documental a la que pertenece el documento;

4. La subserie documental a la que pertenece el documento;

5. La fecha de elaboración del documento;

6. El tipo de documento, incluyendo la cantidad de páginas, si aplica;

7. Una breve descripción o resumen del contenido del documento;

8. El estado de preservación del documento;

9. Observaciones adicionales sobre el documento.

Ejemplo de una ficha de inventario completada a mano:
'''FICHA DE INVENTARIO'''

Archivo Histórico del Comité de Derechos Humanos de la Costa

Serie documental: Área de Comunicaciones

<div class="mw-translate-fuzzy">
{| class="wikitable"
|'''Caja'''
|'''Fólder'''
|'''Serie documental'''
|'''Subserie documental'''
|'''Fecha'''
|'''Tipo de documento'''
|'''Breve descripción o resumen'''
|'''Estado de preservación'''
|'''Observaciones'''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850711
|''Denuncia, 1 página''
|''Secuestro de tres campesinos de la costa''
|''Buen estado''
|''Original y una copia''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850712
|''Declaración, 2 páginas''
|''Contenido de la reunión con el Procurador General
''
|''Buen estado''
|''Se quitó la grapa oxidada''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850716
|''Anuncio, 1 página''
|''Convocatoria mani-''-
</div>

''festación en frente del Congreso''
|''Buen estado, pero manchas de oxidación por la grapa''
|''Se quitó la grapa oxidada''
|-
|1
|1
|''Área de Comunicaciones''
|''Comunicados de Prensa''
|19850714
|''Declaración, 2 páginas''
|''Declaración de los ocupantes de la Catedral''
|''Mal estado y falta segunda página''
|
|-
|2
|2
|''Área de Comunicaciones''
|''Grabaciones noticieros''
|19850815
|''Video casete, 14 min.''
|''Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López''
|''El sonido es muy bajo''
|''Buscar como digitalizar el video''
|-
|2
|3
|''Área de Comunica- ciones''
|''Entrevistas Pescadores''
|19850817
|''Casete audio, 87 min.''
|''Caso pescadores allanados en el puerto''
|''Mal, alcanzado por la humedad''
|''Inaudible''
|}

'''La misma ficha en una hoja Excel:'''

<div class="mw-translate-fuzzy">
{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Caja'''
|'''Fólder'''
|'''Serie documental'''
|'''Subserie documental'''
|'''Fecha'''
|'''Tipo de documento'''
|'''Breve descripción o resumen'''
|'''Esta- do de preser- vación'''
|'''Ob- serva- ciones'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850711
|Denuncia, 1 página
|Secuestro de tres campesi- nos de la costa
|Buen estado
|Original y una copia
|-
|'''3'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850712
|Declara- ción, 2
</div>

páginas
|Contenido de la reunión con el Procura- dor General
|Buen estado
|Se quitó la grapa oxidada
|-
|'''4'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850716
|Anuncio, 1 página
|Convo- catoria mani- festación en frente del Con- greso
|Buen estado, pero manchas de oxi- dación por la grapa
|Se quitó la grapa oxidada
|-
|'''5'''
|1
|1
|Área de Comuni- caciones
|Comu- nicados de Prensa
|19850714
|Declara- ción, 2

páginas
|Declara- ción, de los ocu- pantes de la Cate- dral
|Mal esta- do y falta segunda página
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Área de Comuni- caciones
|Graba- ciones noticieros
|19850815
|Video casete, 14 min.
|Noticiero Canal 7, entrevista con la directora López
|El sonido es muy bajo
|Buscar como digita- lizar el video
|-
|'''7'''
|2
|3
|Área de Comuni- caciones
|Entrev- istas Pesca- dores
|19850817
|Casete audio, 87 min.
|Caso pes- cadores allanados en el puerto
|Mal, alcanza- do por la humedad
|Inaudi- ble
|}

En cuanto a la columna intitulada “Estado de preservación” de los documentos, se trata simplemente de hacer una valoración intuitiva del estado de preservación de cada uno con base a su apariencia. Se puede dar algún detalle específico, como “posiblemente con hongos”, o simplemente referir al estado general de la pieza, según esté en “buen estado” o en “mal estado”.

Es importante en esta etapa darle un orden definitivo a la serie documental y que cada documento de cada subserie sea ubicado en el orden decidido por el equipo, sea ese un orden cronológico, temático, o alfabético. Para ubicar correctamente a un documento particular en el futuro, en su fólder o paquete y en su caja, ese orden final deberá reflejarse en el inventario. En adelante, el inventario servirá de principal instrumento para controlar y localizar cualquier documento del archivo.

<span id="STEP_TEN:_BASIC_TREATMENT_FOR_THE_PRESERVATION_OF_DOCUMENTS"></span>
=== DÉCIMA ETAPA: TRATAMIENTO BÁSICO PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ===

Como complemento a la etapa anterior de inventario y de ordenamiento final del archivo en series y subseries documentales, en esta décima y última etapa del proceso se da un tratamiento básico a los documentos con el objetivo de asegurar su preservación y su futura digitalización.

Aquí, se recomienda apagar los ventiladores durante el proceso de limpieza de los documentos para no esparcir el polvo y la suciedad que llevan los documentos, especialmente las esporas o los hongos. Como en las etapas anteriores, el personal responsable de realizar el tratamiento de preservación debe asegurarse de llevar puesto todo el equipo de protección necesario.

En esta etapa, se retiran de los documentos en papel todos los elementos metálicos oxidables como grapas, ganchos o clips. También deben eliminarse elementos plásticos como carpetas o sobres de acetato. Las grapas pueden retirarse con un cuchillo abrecartas o una espátula de laboratorio, teniendo siempre cuidado de no romper el papel del documento y de desechar de manera apropiada los materiales metálicos recuperados.

Para la remoción de las grapas, en particular, no se recomienda el uso de una pinza quita grapas, pues la pinza arranca las grapas en lugar de quitarlas cuidadosamente, de manera que fácilmente se rasga el papel. Con la espátula de laboratorio, se desdoblan más bien las dos puntas de una grapa en el reverso del folio, se da vuelta al mismo y se levanta la grapa ya libre, sin dañar el documento.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Quitar con cuidado todo elemento metálico asociado a los documentos]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Cepillar ambos lados de cada folio]]

Ya limpias, si hubiera necesidad de volver a juntar las páginas de un mismo documento, se recomienda utilizar un clip de plástico –no de metal– puesto por encima de un pedazo de papel bond libre de ácido, de 3 cm por 6 cm, doblado encima del primero y del último folio del documento de tal manera que el clip no entre en contacto directo con el original. Aunque existen grapas de acero inoxidable, su precio puede ser muy alto y al momento de digitalizar los documentos en el futuro, será necesario volver a quitarlas, afectando de nuevo la integridad del papel.

Cuando ya está en orden cada documento de una misma subserie, este puede separarse del documento que lo precede y el que lo sigue con una hoja completa de papel bond libre de ácido. En este caso, en vez de utilizar un clip de plástico para mantener juntos los folios de un mismo documento, sólo se utiliza una hoja de papel bond antes del primer folio del documento y otra después del último folio del documento. De esta manera, cada documento está separado por una hoja de papel bond.

Por ejemplo, los comunicados de prensa de más de una página de la subserie “Comunicados de Prensa”, de la serie “Área de Comunicaciones”, pueden llevar una hoja de papel bond entre cada uno. Así, se separa cada comunicado de prensa sin utilizar un clip de plástico. Varios comunicados de prensa, organizados en orden cronológico, por fecha, pueden reunirse en paquetes. Se puede ubicar un cartón chip o una cartulina encima del paquete y otro por debajo, luego se amarra cada paquete con cinta de castilla de un centímetro de ancho.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Formar paquetes de documentos organizados cronológicamente]]

Otros materiales, que no son documentos de papel engrapados, como libros de apuntes, bitácoras o registros, pueden empacarse utilizando pliegos de papel libre de ácido, tal como se ilustra a continuación:
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|utilizando pliegos de papel libre de ácido]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|Uso de las carpetas manila de tamaño legal]]

Nota: todos los paquetes, bultos y carpetas manila deben identificarse individualmente con lápiz y sus características y contenido deben registrarse en el formulario de inventario.

Además, las hojas de papel bond utilizadas para separar los documentos y el aglomerado o cartulina utilizados para proteger los paquetes de documentos atados con cinta de sarga deben ser del mismo tamaño que los documentos originales.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identificar cada carpeta con un número secuencial que se registra en el formulario de inventario.]]

Toda inscripción manuscrita relacionada con los documentos se hace, no en los documentos originales, como se mencionó en la séptima etapa, sino en las hojas de papel bond libre de ácido o sobre los fólderes tipo expedientes que protegen los originales.

Al final del proceso, todos los documentos se guardan en cajas con tapas, identificadas con un rótulo que indique el nombre de la colección archivística; la serie documental; la subserie documental; el número correlativo de la caja; los años extremos de los documentos y materiales que esta contiene; una breve descripción y el estado general de los contenidos de la caja.

A continuación, se muestra un ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja:
[[File:L’étiquette finale d’une boîte ESP.png|center|thumb|698x698px|Ejemplo de la información necesaria en la etiqueta final de una caja]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Archivo organizado]]
Al concluir las diez etapas del proceso, se espera que el archivo físico e la organización tenga un aspecto similar al de la siguiente fotografía.

Finalmente, en la medida de lo posible, deben mantenerse estables las condiciones ambientales del recinto donde se mantendrá el archivo físico, controlando la humedad, la luz directa, la temperatura y el polvo.

La temperatura ideal para el papel se encuentra entre 15 y 20 grados centígrados. La humedad relativa ideal debe ser entre 45 y 60 por ciento, con una fluctuación diaria máxima del 5 por ciento. Se recomienda el uso de un higrómetro para realizar mediciones periódicas del grado de humedad en el aire.

Es importante también asegurarse de que no haya variaciones bruscas de la temperatura, pues esto puede acelerar los daños a los documentos y materiales del archivo. Si se instala un aire acondicionado, por ejemplo, este debe mantenerse encendido las 24 horas a la misma temperatura. Encenderlo y apagarlo puede generar cambios abruptos que aceleran el deterioro de los documentos.

Addendum II/fr

2024-03-18T21:35:15Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:ANNEXE_II.jpg|thumb]]

<div class="mw-translate-fuzzy">
= “Comment Organiser des Archives Physiques en 10 Étapes” =
Marc Drouin
</div>

<span id="Introduction"></span>
=== Introducción ===

<blockquote><big>Ce guide présente un processus en dix étapes pour organiser les documents liés aux violations des droits humains et à la justice transitionnelle. Il est destiné aux organisations de la société civile qui ont peu ou pas d’expérience en matière d’archivage, ou qui n’ont jamais tenté de sauvegarder et d’organiser les documents qu’elles ont accumulés au cours de leurs nombreuses années de travail et d’engagement. Les organisations qui disposent déjà d’archives physiques ou numériques auront mené a bien la plupart, sinon la totalité, des suggestions proposées ici. Las diez etapas sugeridas corresponden a tres secciones generales: la primera, muy práctica, corresponde al personal, el espacio y los materiales necesarios para organizar los documentos (etapas 1 a 5); la segunda sección, más teórica, requiere pensar en los documentos en términos de categorías y subcategorías documentales que darán una estructura lógica al archivo final (etapas 6 a 8); y una tercera sección, en la cual se elabora un inventario que describe cada documento del archivo, y se le da un tratamiento básico para su conservación (etapas 9 y 10).

Tomando en cuenta que cada archivo es único, las diez etapas son nada más sugerencias que pueden seguirse para organizar un archivo físico básico, previo a la digitalización de sus documentos, que será una fase posterior al proceso que se propone a continuación. Si se logra cumplir con las diez etapas y se ordena todos los documentos del archivo físico, entonces la digitalización podrá realizarse según ese mismo ordenamiento. En este sentido, es importante comprender que cualquier documento de un archivo físico debe organizarse, describirse y almacenarse en condiciones adecuadas antes de producir su versión digital, sea para fines privados de la organización o para fines de divulgación pública.

Avant de mettre en œuvre les dix étapes, nous recommandons de rassembler les fournitures, l’équipement et le personnel suivants :

* Une équipe de deux ou trois personnes chargées de mener à bien le processus d’archivage
* Des équipements de protection individuelle, comme des blouses ou des chemises à manches longues amples, des masques, des gants en latex ou en coton non pelucheux, des filets à cheveux ou des casquettes
* Des produits de nettoyage pour l’espace de travail
* Un espace de travail sec, propre, lumineux et aéré
* Des tables de travail, chaises et étagères peintes ou en acier inoxydable
* Un ou deux ventilateurs (uniquement si aucune spore n’est visible sur les documents)
* Des boîtes en carton avec couvercles pour organiser et stocker des documents
* Des post-its ou feuilles de papier, ruban adhésif, marqueurs et agrafes en acier inoxydable
* Des chemises cartonnées, format légal
* Des ramettes de papier sans acide aux formats lettre, légal et surdimensionné
* Du ruban sergé d’un centimètre de large (vendu en rouleaux au mètre)
* Des rames d’aggloméré
* Un cutter et/ou des ciseaux et un couteau Exacto
* Une règle en métal ou une équerre en centimètres ou en pouces
* Des clips en plastique
* Des brosses à poils doux et naturels (pas en plastique)
* Un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire pour retirer les agrafes (pas de dégrafeuses)
* Au moins un poste de travail avec un ordinateur contenant Excel

<span id="STEP_ONE:_FORM_A_TEAM"></span>
=== ÉTAPE UN : COMPOSER UNE ÉQUIPE ===

A partir du moment où une organisation de défense des droits humains prend la décision de créer et de maintenir des archives institutionnelles, une équipe sera chargée d’atteindre ce nouvel objectif. Parce qu’elles contiennent des informations sensibles pouvant compromettre la sécurité des victimes, des témoins et de leurs familles, ainsi que de l’organisation, la protection et la conservation des archives est une responsabilité qui va au- delà de la préservation et de la gestion des documents.

L’équipe des archives pourra donc inclure des membres du conseil d’administration de l’organisation qui fourniront des orientations générales ; des membres du personnel qui assureront l’organisation et la conservation des documents ; et des personnes externes de confiance qui apporteront des contributions techniques et professionnelles spécifiques
à mesure que le processus d’archivage progresse. A l’issue du processus d’organisation des documents, l’ensemble de ces personnes assurera la maintenance et l’intégrité des archives à plus long terme.

L’équipe peut varier en nombre, en fonction du budget disponible, de la taille de l’organisation, et du volume de documents à organiser. Dans certains cas, il est possible de nommer une ou deux personnes à la gestion du processus. En consultation continue avec les autres membres de l’organisation, l’équipe prendra des décisions concernant le contenu des archives, l’achat de matériel, et l’embauche de personnel spécialisé, au besoin.

Les organisations aux ressources limitées peuvent rechercher le soutien d’autres organisations ayant une expérience antérieure, ou conclure des accords avec des institutions universitaires pour permettre aux étudiants en archivistique de travailler aux archives en tant que stagiaires. À mesure que les archives se consolident et se développent, l’organisation peut former certains de ses membres pour effectuer des travaux plus spécialisés en matière de gestion et de numérisation finale des archives.

Dans un premier temps, l’équipe mènera un processus de récupération et de sauvegarde des documents qui, faute de ressources, de personnel ou d’espace, ont souvent été stockés de manière improvisée ou désordonnée. L’objectif ici est de constituer une équipe qui a les capacités techniques et la responsabilité éthique de créer et de maintenir les archives.
[[File:Create and Maintain an Archive (PHOTOS).jpg|center|thumb|678x678px|Objectif : créer et maintenir des archives]]

L’équipe des archives devra prendre des décisions importantes concernant les critères de sélection ou d’élimination des documents à conserver et à archiver. Bien que les organisations souhaitent souvent conserver tous leurs documents, car ils leur semblent tous précieux, tout conserver n’est souvent pas une solution raisonnable ou durable car les documents pourraient être présents en plusieurs exemplaires ou ne pas fournir d’informations pertinentes sur l’organisation, son histoire ou ses activités. De plus, tout conserver pourrait s’avérer trop coûteux, ou peu pratique du point de vue de l’espace et de l’équipement requis pour le stockage à long terme. Ces décisions importantes doivent être prises par l’équipe chargée de l’organisation et de la maintenance des archives.

<span id="STEP_TWO:_LOCATE_THE_MATERIALS"></span>
=== ÉTAPE DEUX : TROUVER LES DOCUMENTS ===

Au fil des ans, les organisations produisent un grand nombre de documents dans le cadre de leurs activités. À mesure que le volume augmente, les documents sont souvent rangés dans des endroits inappropriés pour créer de l’espace pour des documents plus récents qui sont utilisés quotidiennement. Dans de nombreuses organisations, les documents plus anciens sont liés en liasses ou conservés dans des sacs ou des boîtes, puis stockés dans des pièces, des placards ou des espaces de stockage vides où ils sont exposés à l’humidité, à la chaleur et aux animaux nuisibles. Si une organisation déménage ses bureaux, parfois elle emmène ces liasses de documents à leurs nouveaux bureaux, parfois elle les distribue entre les membres de l’organisation, parfois elle les donne à d’autres groupes avec l’espoir qu’un jour ils pourront être organisés et conservés.

Au cours de cette étape, il est important de localiser tous les documents dispersés de l’organisation et de mettre en place un espace approprié pour leur centralisation, leur organisation et leur conservation.
[[File:Locate and centralize the documents to be organized.jpg|center|thumb|499x499px|Localiser et centraliser les documents pour les organiser et les archiver]]

<span id="STEP_THREE:_FINDING_A_SUITABLE_WORKSPACE"></span>
=== ÉTAPE TROIS : TROUVER UN ESPACE DE TRAVAIL APPROPRIÉ ===

L’espace de travail doit offrir une protection contre les éléments pour éviter les altérations ou les dommages physiques aux documents. Même si cet espace ne sera pas celui où
les archives seront finalement stockées, un espace est nécessaire pour centraliser les documents et commencer à les examiner et à les organiser. Cet espace doit être propre et sec, exempt d’animaux domestiques et nuisibles, et peu fréquenté. C’est là que la première organisation des documents sera effectuée et que le processus d’identification, de nettoyage, d’organisation et de conservation commencera. Idéalement, l’espace doit être bien éclairé et ventilé ; il devrait avoir des tables de travail et des étagères, ainsi que des portes permettant d’en contrôler l’accès.
[[File:Work in a suitable space-1.jpg|center|thumb|1424x1424px|Travailler dans un espace approprié]]

Dans les climats très arides, humides ou poussiéreux, nous recommandons d’équiper l’espace de travail de portes et fenêtres hermétiques. Il est important d’éviter les sols en terre battue ou les moquettes car ils peuvent causer des dommages irrémédiables aux documents. Lorsque cela est possible, la couleur du sol devrait permettre de voir facilement les particules de poussière afin qu’un nettoyage régulier et efficace puisse être effectué.

Si la présence de ventilateurs est possible, ceux-ci pourraient assurer une ventilation adéquate de l’espace. Leur utilisation devrait néanmoins être évitée si les documents contiennent des spores ou des champignons car ils pourraient propager les spores dans l’espace, portant ainsi préjudice à la santé du personnel et à l’intégrité des autres documents. Si un climatiseur est utilisé, ce dernier devrait avoir un filtre mécanique pouvant filtrer les particules de poussière et pouvant être changé fréquemment. Enfin, la consommation de nourriture et de boisson dans l’espace de travail doit être interdite pour éviter d’endommager les documents à toutes les étapes de leur manipulation. De plus, les restes de nourriture et de boisson peuvent attirer les insectes susceptibles d’endommager les documents.
[[File:Work in a suitable space.jpg|center|thumb|1034x1034px|Protéger votre espace de travail des éléments]]

<span id="STEP_FOUR:_GETTING_THE_DOCUMENTS_OFF_THE_GROUND"></span>
=== ÉTAPE QUATRE : NE PAS METTRE LES DOCUMENTS À MÊME LE SOL ===

Dès le départ, il est très important que les documents et autres matériels à organiser ne soient pas directement en contact avec le sol ou les murs. Cela réduit la possibilité de contact avec l’humidité ou la poussière. À très court terme, vous pouvez utiliser des plates-formes préfabriquées, construire des plates-formes de fortune avec des briques et des planches de bois, ou utiliser des plastiques résistants pour recouvrir le sol où les documents seront collectés. A moyen et long terme, l’idéal serait d’acquérir des étagères peintes ou en inox pour assurer la conservation des documents car les matériaux comme le bois peuvent contenir de l’humidité ou des mites, qui sont très nocifs pour tous les documents papier. Cependant, le plus important à ce stade du processus est d’assurer un premier niveau de protection pour les matériaux qui auraient pu subir des conditions de conservation inadaptées.
[[File:Elevate documents off the floor and away from walls.jpg|center|thumb|1030x1030px|Élever les documents au-dessus du sol et à l’écart des murs]]

<span id="STEP_FIVE:_PROCURE_BASIC_MATERIALS"></span>
=== ÉTAPE CINQ : SE PROCURER DU MATÉRIEL DE BASE ===

Une fois que l’équipe de travail a localisé un espace approprié pour centraliser les documents à archiver et que les documents sont surélevés au-dessus du sol et à l’écart des murs, les fournitures peuvent être assemblés pour une première organisation. Des tables de travail, des chaises, des étagères et des boîtes en carton ou en plastique doivent être présentes. Elles seront utilisées pour organiser les documents.

Pour les membres de l’équipe chargée des archives, il est également important de se procurer des équipements de protection individuelle, tels que des masques, des blouses ou des chemises à manches longues amples, des gants en latex, des filets à cheveux ou des bonnets, ainsi que des produits de nettoyage et un insecticide pour l’espace occupé.

Un document stocké dans un environnement humide et une température extrême sera probablement infesté de champignons, de moisissure et de parasites, qui détérioreront le document lui-même et menaceront la santé des archivistes. Bien que la protection et la conservation des documents soient importantes, la santé du personnel doit être la priorité absolue avant, pendant et après tout processus d’archivage.
[[File:Tables and boxes to organize the archival documents.jpg|center|thumb|910x910px|Tables et boîtes pour organiser les documents d’archives]]
[[File:Useful items for archival organization a.jpg|center|thumb|905x905px|Fournitures utiles pour l’organisation des archives]]
[[File:Personal protective equipment for team members.jpg|center|thumb|905x905px|Équipements de protection individuelle pour les membres de l’équipe]]

<span id="STEP_SIX:_DEFINITION_OF_GENERAL_ARCHIVAL_CATEGORIES"></span>
=== ÉTAPE SIX : DÉFINIR LES CATÉGORIES GÉNÉRALES DES ARCHIVES ===

[[File:General Archival Categories FRA.png|thumb]]
Au cours de cette étape, les membres de l’équipe doivent réfléchir sur la façon de regrouper les documents selon des catégories générales de classement. Ces catégories générales devraient être fondées sur la raison de la création des archives, tout en respectant la logique d’origine des documents, c’est-à-dire le premier objectif des archives et leur utilisation antérieure.

L’identification des catégories générales est la clé d’une organisation réussie d’archives. Les catégories générales fournissent une structure initiale pour l’organisation des documents et leur

emplacement dans les archives. Les catégories générales ne seront pas forcément les seules, mais elles lanceront le processus.

Les catégories générales peuvent refléter les axes ou les domaines de travail d’une organisation. Selon l’organisation, il peut y avoir un « Domaine de l’administration et de la coordination », un « Domaine de la communication
», un « Domaine de la formation et de l’éducation », un « Domaine de la recherche », un « Domaine juridique », un « Domaine des projets », etc.Un ejercicio útil para los y las integrantes del equipo del archivo es dibujar el organigrama de la organización desde su creación y cómo ha cambiado el organigrama con el tiempo. De las áreas de trabajo de una organización pueden surgir los criterios necesarios para identificar y definir las categorías generales del archivo.

Dans le cadre de leurs activités passées, chacun de ces domaines de travail a créé et utilisé des documents, lesquels doivent être organisés et conservés dans les archives. Pour cette tâche, l’organigramme de l’organisation indiquant ses domaines de travail peut aider à visualiser l’organisation des archives.

Les membres de l’équipe des archives pourraient trouver utile de dessiner un organigramme de l’organisation en commençant par sa création et de montrer comment la structure a changé au fil du temps. Les domaines de travail d’une organisation peuvent fournir les critères nécessaires pour identifier et définir les catégories générales des archives.

Il existe également d’autres catégories générales qui peuvent être utilisées pour organiser les documents, mais les exemples ci-dessous font référence à la structure de l’organisation par domaines de travail pour identifier les catégories générales.

Les catégories générales regroupent les documents qui ont quelque chose en commun. L’objectif de cette étape n’est pas de décrire chaque document, mais de donner à l’ensemble des documents un ordre préliminaire qui facilitera les étapes suivantes du processus.

À ce stade, il est important que l’équipe des archives crée une première liste de catégories générales et que, dans le cadre des étapes suivantes, elle note les différents types de documents qui font partie de chaque catégorie générale.

La feuille de travail illustrée ici est un exemple qui peut être utilisé pour identifier les catégories générales, ainsi que les différents matériels qui en font partie et leur quantité. Une fois les différentes catégories générales des archives définies, elles doivent être compilées sur une liste unique.

<span id="STEP_SEVEN:_INITIAL_ORGANIZATION_OF_THE_DOCUMENTS"></span>
=== ÉTAPE SEPT : ORGANISATION INITIALE DES DOCUMENTS ===

En esta etapa se revisan los documentos y otros materiales del archivo con el objetivo de clasificarlos. Esta primera clasificación se hace mediante las categorías generales definidas en la etapa anterior y utilizando cajas de cartón o de plástico. Al final de esta etapa, todos los documentos del archivo estarán agrupados en una o varias cajas según su respectiva categoría general.

Por el momento, se utiliza superficies amplias para abrir las bolsas y desatar los bultos de documentos para enterarse de sus contenidos. Por lo tanto, se requiere mesas de trabajo o un piso limpio y recubierto de plástico; una cantidad suficiente de cajas de cartón o de plástico, con sus respectivas tapaderas; así como un espacio con estanterías para guardar las cajas de manera ordenada. Es importante, en el transcurso de esta y de todas las demás etapas del proceso archivístico, que los y las integrantes del equipo llevan puesto el material de protección personal indicado anteriormente, en particular los guantes y las mascarillas, cuando trabajan con los documentos del archivo.

En esta etapa se encontrará diferentes documentos: copias de expedientes legales, comunicados de prensa, planillas laborales, listas de miembros, actas de la junta directiva, libros, estados de cuenta, etc. La idea aquí es clasificar estos materiales según el área de trabajo de la organización que los creó y utilizó. De esta manera, los documentos creados y utilizados por un área de trabajo conforman una categoría general. En términos del archivo, esta categoría general se vuelve en adelante una serie documental.

[[File:Process of organizing the documentation FRA.png|center|thumb|839x839px]]
Es probable que los documentos de papel se hallen sueltos o engrapados, puestos en carpetas de cartón o plástico, cartapacios de anillos o Leitz, etc. Si se encuentran agrupados de una u otra forma, la idea todavía no es individualizar y describir cada documento guardado en un fólder o un cartapacio, sino ubicar el fólder o el cartapacio en una categoría general más amplia.

En esta etapa del proceso se encontrará hojas de papel de tamaño carta u oficio, y también es posible que se encuentran otros soportes que alojan información, como fotografías, disquetes, discos duros, tarjetas de memoria, casetes, video casetes, afiches, mapas, placas de reconocimiento, etc. Si se puede, es importante ordenar estos materiales igual que los otros dentro de la misma categoría general, aunque su tratamiento más adelante será distinto. Si estos soportes no llevan etiqueta u otra indicación en cuanto a sus contenidos, deberán apartarse y buscar equipos informáticos o mecánicos que los puedan leer o reproducir.

[[File:Review and classify documents.jpg|center|thumb|898x898px|Revisión y clasificación de los documentos]]

Cuando se ha revisado un documento, se le deposita en una caja que lleva en su exterior un rótulo. Este rótulo puede ser una hoja de papel pegada con cinta adhesiva, indicando las siguientes informaciones: el nombre de la organización; la categoría general de los documentos de esta caja; el número consecutivo de la caja en esta categoría; y los años extremos de los documentos, es decir el año del documento más antiguo y el año del documento más reciente colocado en esta caja. También puede apuntarse una breve descripción de los contenidos de la caja, como “documentos de papel”, “video casetes”, “disquetes”, etc., así como el estado general en el cual se encuentran los materiales.

[[File:The name of organization FRA.png|center|thumb|A box label can display this information as follows|487x487px]]

Aquí se puede pensar en ubicar documentos de papel en una caja y otros tipos de materiales, como fotografías, disquetes o video casetes, en otras cajas. Aunque el conjunto de estas cajas pertenezca a una misma categoría general, los tipos de materiales pueden ser diferentes. También debe anticiparse otra caja para los materiales de la misma categoría general que resulten dañados o que se encuentren en condiciones que requieren una atención particular.

[[File:Damaged documents.jpg|center|thumb|956x956px|Documentos dañados]]

Le stockage de documents dans de mauvaises conditions peut entraîner des dommages et la perte d’informations. Par conséquent, chaque document dans les archives doit
être manipulé avec le plus grand soin, en tentant compte de son état physique et en recherchant toute indication de dommage ou d’altération. Ces dommages sont généralement de deux types : biologiques ou mécaniques. En général, les dommages sont causés par la lumière, l’humidité et la température ambiante. Par exemple, la lumière peut décolorer les documents et affaiblir les fibres du papier, l’humidité peut créer des points de concentration de poussière et de saleté, et des températures élevées peuvent favoriser la croissance de spores et de champignons ainsi qu’attirer les insectes.

Les dommages biologiques font référence aux organismes vivants qui peuvent détruire des documents, tels que les rongeurs, les insectes, les champignons et les bactéries. Certains d’entre eux, comme les cafards, les vers, les termites et les fourmis, consomment le papier tout en se reproduisant facilement dans des environnements humides et sombres. Leur présence peut être identifiée par de petits trous apparaissant sur les pages ou par des déjections laissées entre les documents. Les spores, les champignons et les bactéries altèrent la texture du papier et l’affaiblissent. Leur présence est détectée par un changement de couleur du papier, telles que des décolorations noires, rougeâtres ou brunes. Pour différencier une tache acide d’une tache fongique, une loupe peut être utilisée. Les champignons sont superposés sur le papier et, dans certains cas, ont des poils.

Les dommages mécaniques font référence à la rupture des fibres de papier ou à l’impact de l’oxydation des éléments métalliques tels que les agrafes, les pinces et les clips. De plus, le durcissement ou la cristallisation du ruban adhésif utilisé pour remettre ensemble les différentes parties d’un morceau de papier déchiré peut déchirer ou tacher le papier. Les articles en plastique, tels que les chemises transparentes ou colorées, endommagent les documents en raison de leur acidité et favorisent l’accumulation de l’humidité. Les
dommages mécaniques sont également causés par la tension sur le papier due aux reliures, aux pinces ou aux presses, par exemple dans les classeurs de rangement. Cette tension est mise en évidence par les déchirures, les craquelures et l’affaiblissement du papier.

Au final, les documents endommagés nécessitent une attention particulière. Ils doivent être temporairement conservés dans une boîte étiquetée « Matériels endommagés ». L’étiquette doit également inclure d’autres informations sur la catégorie générale à laquelle ils appartiennent. Toute indication de présence de rongeurs, d’insectes, de champignons ou de bactéries dans les documents indique également la nécessité de fumiger régulièrement l’espace dans lequel ces documents sont stockés et manipulés lorsque le personnel n’est pas présent.7

Une fois les documents examinés et triés en catégories générales, l’équipe des archives disposera de groupes de boîtes correspondant aux catégories générales des archives. Si possible, les boîtes devraient être stockées sur des étagères en acier inoxydable ou en bois peint. Si des étagères de ce type ne sont pas disponibles, les boîtes peuvent être
temporairement stockées les unes sur les autres en veillant à ce qu’aucune ne soit en contact direct avec le sol et que le poids des boîtes supérieures n’endommage les boîtes inférieures.

Avant de passer à l’étape suivante, il est impératif que tous les documents d’archives soient d’abord classés en catégories générales. Il est également impératif de ne pas marquer ou écrire directement sur les documents originaux. Vous ne devez pas réparer les déchirures avec du ruban adhésif, ou ajouter des post-its ou autres indicateurs similaires destinés à mettre en évidence des informations ou des documents intéressants. Pour préserver l’intégrité des documents, nous vous recommandons de répertorier les documents présentant un intérêt dans un cahier ou un autre format permettant de les retrouver facilement à l’avenir.

Dans la liste des catégories générales qui a été créée à l’étape précédente, le nombre de boîtes remplies pour chaque catégorie générale est maintenant indiqué, ainsi que le nombre total de boîtes pour toutes les catégories. Si, lors du processus d’examen et de classement, l’équipe a ajouté ou supprimé des catégories générales, il est maintenant temps de mettre à jour la liste des catégories générales et le nombre de boîtes correspondant à chacune d’entre elles.

[[File:Preliminary organization of the archive according to general categories.jpg|center|thumb|906x906px|Organisation préliminaire des archives selon les catégories générales de matériels]]

Les étagères sur lesquelles sont stockées les archives doivent être éloignées des murs et les documents ne doivent jamais toucher le sol. Cela évitera que toute fuite d’eau dans l’établissement qui proviendrait d’un autre établissement ou tout déversement accidentel n’impacte directement les archives.

<span id="STEP_EIGHT:_IDENTIFICATION_OF_DOCUMENTARY_SUBCATEGORIES_OR_SUBSERIES"></span>
=== ÉTAPE HUIT : IDENTIFIER LES SOUS-CATÉGORIES OU SOUS-SÉRIES DOCUMENTAIRES POUR LES ARCHIVES ===

Au début de cette étape, l’équipe des archives peut hiérarchiser les catégories générales qu’elle souhaite inventorier et conserver en premier. Par exemple, en raison de considérations juridiques ou d’enquêtes en cours, l’équipe pourrait décider de travailler d’abord avec la catégorie générale « Domaine de la recherche » plutôt qu’avec « Domaine de l’administration et de la coordination ».

Une fois que l’équipe a décidé comment hiérarchiser les catégories générales dans le cadre du processus, elle passera alors à cette étape pour la première catégorie générale et le contenu des boîtes s’y rapportant. Cette première catégorie générale de matériels collectés constitue donc la première série documentaire des archives finales.
[[File:The process FRA.png|center|thumb|531x531px]]

Étant donné que vous passerez pas mal de temps sur chaque document de la première catégorie générale ou série documentaire, il est important d’avoir des tables de travail, des chaises et des ventilateurs – à condition que les documents ne présentent ni spore ni champignon – pour assurer une bonne circulation de l’air dans l’espace de travail.
Les tables, les chaises et l’espace de travail devraient être nettoyés fréquemment, et les membres de l’équipe devraient utiliser un équipement de protection individuelle, en
particulier des gants et des masques, lors de la manipulation de documents dans l’espace de travail. Si des blouses ou des chemises amples sont utilisées comme vêtements de protection, elles doivent être lavées et séchées fréquemment.

L’objectif de cette étape est d’inspecter et de décrire brièvement tous les documents et matériels collectés inclus dans la première catégorie générale ou série documentaire, et de les organiser en sous-catégories ou sous-séries plus spécifiques. Les sous-catégories font généralement référence aux types de documents contenus dans une catégorie générale. Par exemple, dans la catégorie générale du « Domaine de la communication », vous trouverez des communiqués de presse, des enregistrements d’émissions de radio ou de télévision, des photos, des supports de presse, des brochures, des dépliants, des affiches, des publications, des enregistrements vidéo, etc.

Pour mieux organiser les différents documents, ceux-ci peuvent être regroupés en différentes sous-catégories, telles que « Communiqués de presse » au sein de la catégorie générale « Domaine de la communication ». Si la sous-catégorie générale est « Communiqués de presse », ceux-ci peuvent être organisés par ordre chronologique, par année et par mois, en commençant par les communiqués les plus anciens jusqu’aux plus récents, ou par thème, selon les différents sujets des communiqués : organisés par ordre alphabétique par thème, puis par ordre chronologique, par année et par mois.

En prenant comme exemple la catégorie générale « Domaine de la communication », les sous-catégories peuvent être organisées selon les différents types de documents, tels que « Communiqués de presse », « Affiches et dépliants », « Coupures de presse », « Publications », etc. La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires peut être illustrée comme suit :

[[File:General category FRA.png|center|thumb|693x693px|La relation entre la catégorie générale et ses sous-catégories documentaires]]

Comme l’illustration l’indique, tous les documents relatifs au Domaine de la communication sont regroupés dans une seule catégorie générale, et les sous- catégories, identifiées selon des types ou des fonctions, permettent de mieux les organiser de manière ordonnée et logique.

<span id="What_are_subcategories?"></span>
==== <sup>Quelles sont les sous-catégories ?</sup> ====

Lors de l’ouverture des boîtes de matériels de la première catégorie générale, l’équipe y trouvera différents documents, tels que ceux déjà mentionnés, ainsi que

différents types de matériels tels que des cassettes, des photos, des affiches, etc. Par conséquent, une catégorie générale peut avoir une ou plusieurs catégories secondaires en fonction des types de matériels qu’elle contient. Ceux-ci peuvent être organisés en sous-catégories, et le nombre de sous-catégories dépend de la diversité des documents et du nombre de sous-catégories que l’équipe des archives juge nécessaires pour organiser une catégorie générale.

Ainsi, chaque catégorie générale ou série documentaire est composée d’une ou plusieurs sous-catégories ou sous-séries documentaires. Ceci peut être illustré comme suit :

[[File:The process 2 FRA.png|center|thumb|804x804px|Sous-série documentaire]]

Les sous-catégories ou sous-séries sont des regroupements plus petits et plus spécifiques de documents et de matériels. Toutes les catégories générales ou séries ne comprennent pas nécessairement des sous-catégories ou des sous-séries, mais leur utilisation permet une organisation plus détaillée d’une catégorie générale.

Pour faciliter l’identification de sous-catégories, il est important que les membres de l’équipe prêtent attention aux types de documents lorsqu’ils les examinent, notant les caractéristiques les plus frappantes de chacun d’eux. S’ils identifient des sous-catégories au sein d’une catégorie générale et décident de les utiliser, ils placeront chacun des documents de la catégorie générale dans une seule des sous-catégories identifiées. Des boîtes supplémentaires peuvent être utilisées pour séparer les documents et les matériels de chaque sous-catégorie. Une sous-catégorie « Divers » peut également être créée pour tous les documents d’une catégorie générale qui ne correspondent pas à l’une des sous- catégories identifiées par l’équipe.

[[File:Organization of general categories into subcategories.jpg|center|thumb|836x836px|Organisation des catégories selon les sous-catégories documentaires]]

Par exemple, au sein de la série documentaire « Domaine de la formation et de l’éducation », des sous-séries telles que « Séminaires », « Ateliers » ou « Écoles de formation » pourraient être créées. La sous-série « Séminaires » pourrait être organisée par ordre chronologique pour chaque séminaire organisé et réalisé, du plus ancien au plus récent, comprenant des documents tels que les annonces et autres moyens de publicité pour l’événement, les listes de participants, tableaux de conférence, notes, procès-verbaux et rapports, ainsi que les budgets, appels d’offres et rapports financiers.

La sous-série de la série « Domaine de la formation et de l’éducation » pourrait également être organisée selon les thèmes enseignés lors des différentes formations, tels que « Droits humains », « Droits des autochtones », « Droits de l’enfant », etc. Cette sous-série contiendrait des documents pour chaque activité dans le cadre de laquelle le sujet a été enseigné, dans l’ordre chronologique du plus ancien au plus récent.

Il appartient à l’équipe des archives de déterminer les sous-séries les plus appropriées pour chaque série documentaire dans les archives. La série et la sous-série sont la base principale du classement organisé des archives finales. À ce stade du processus, la liste des catégories générales devient une liste de séries documentaires, et les sous-séries identifiées par l’équipe y sont ajoutées.

<span id="STEP_NINE:_MAKING_AN_INVENTORY_FOR_EACH_DOCUMENTARY_SERIES_AND_SUBSERIES"></span>
=== ÉTAPE NEUF : ELABORER DES FICHES D’INVENTAIRE POUR CHAQUE SERIE ET SOUS-SERIE DOCUMENTAIRE ===

Cette étape consiste à préparer et remplir une fiche d’inventaire (voir exemple ci-dessous) des documents préalablement organisés en séries et sous-séries
documentaires. Dans le cadre de cette dernière étape, nous travaillons à nouveau directement avec les séries et sous-séries documentaires, une à la fois, afin de décrire le contenu de chaque document, son état physique de conservation, et sa date de préparation pour bien le situer dans les archives. A ce stade, une place spécifique et définitive est attribuée à chaque document au sein des archives physiques.

Sur les fiches d’inventaire, les caractéristiques de chacun des documents sont indiquées. Le formulaire peut être rempli à la main, sur une feuille de papier divisée en neuf colonnes, ou il peut être rempli directement dans un tableur Excel. Si de nombreuses personnes parcourent les documents et que peu d’ordinateurs sont disponibles, nous vous recommandons d’utiliser des fiches papier pour commencer. Puis un membre de l’équipe pourra saisir les informations des cartes sur un seul tableur Excel.

Peu importe que le processus d’inventaire commence ou se termine avec le tableur Excel, l’important est de toujours conserver au moins deux copies de sauvegarde des données à jour. En cas d’utilisation de fiches papier, nous vous conseillons de conserver les fiches originales, même si leur contenu a été retranscrit dans un tableur Excel.

L’en-tête de la fiche d’inventaire papier indique le nom de l’organisation et la série documentaire en cours de traitement. A ce stade, le processus d’inventaire revient à l’ordre de priorité des séries et sous-séries documentaires qui ont été déterminés lors des étapes précédentes.

A titre d’exemple, les neuf colonnes de la fiche d’inventaire peuvent comporter les informations suivantes :

1. Le numéro de la boîte dans laquelle le document ou le matériel est stocké

2. Le numéro du dossier ou du lot dans lequel se trouve le document

3. La série documentaire à laquelle appartient le document

4. La sous-série documentaire à laquelle appartient le document

5. La date de préparation du document

6. Le type de document, y compris le nombre de pages, au besoin

7. Une brève description ou résumé du contenu du document

8. L’état de conservation du document

9. Des commentaires supplémentaires sur le document

Exemple de fiche d’inventaire manuscrite :
'''FICHE D’INVENTAIRE'''

Archives historiques du Comité de Derechos Humanos de la Costa

Série documentaire : Domaine de la communication

<div class="mw-translate-fuzzy">
{| class="wikitable"
|'''Boîte'''
|'''Dossier'''
|'''Série documentaire'''
|'''Soussérie documentaire'''
|'''Date'''
|'''Type du document'''
|'''Brève description ou résumé'''
|'''État de conservation'''
|'''Commentaires'''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850711
|''Plainte, 1 page''
|''Enlèvement de trois agriculteurs de la côte''
|''Bon état''
|''Original et une copie''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850712
|''Déclaration, 2 pages''
|''Contenu de la rencontre avec le procu- reur général''
|''Bon état''
|''Agrafe rouillée retirée''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850716
|''Publicité, 1 page''
|''Appel à manifester''-
</div>

'' devant le Congrès''
|''Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe''
|''Agrafe rouillée retirée''
|-
|1
|1
|''Domaine de la communication''
|''Communiqués de presse''
|19850714
|''Déclaration, 2 pages''
|''Déclaration des occu- pants de la cathédrale''
|''Mauvais état et deuxième page manquante''
|
|-
|2
|2
|''Domaine de la communication''
|''Enregistrements d'actualités''
|19850815
|''Cassette vidéo, 14 min.''
|''Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López''
|''Le volume est très faible''
|''Découvrez comment numériser la vidéo''
|-
|2
|3
|''Domaine de la communication''
|''Entretiens avec des pêcheurs''
|19850817
|''Cassette audio, 87 min..''
|''Cas des pêcheurs faisant une descente dans le portqa''
|''Mauvais état, endom- magé par l'humidité''
|''Inaudible''
|}

'''La misma ficha en una hoja Excel:'''

<div class="mw-translate-fuzzy">
{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Boîte'''
|'''Dossier'''
|'''Série documentaire'''
|'''Soussérie documentaire'''
|'''Date'''
|'''Type du document'''
|'''Brève description ou résumé'''
|'''État de conservation'''
|'''Commentaires'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850711
|Plainte, 1 page
|Enlèvement de trois agriculteurs de la côte
|Bon état
|Original et une copie
|-
|'''3'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850712
|Déclaration, 2
</div>

pages
|Contenu de la rencontre avec le procureur général
|Bon état
|Agrafe rouillée retirée
|-
|'''4'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850716
|Publicité, 1 page
|Appel à manifester devant le Congrès
|Bon état, mais taches d'oxydation de l'agrafe
|Agrafe rouillée retirée
|-
|'''5'''
|1
|1
|Domaine de la communication
|Communiqués de presse
|19850714
|Déclaration, 2

pages
|Déclaration des occupants de la cathédrale
|Mauvais état et deuxième page manquante
|
|-
|'''6'''
|2
|2
|Domaine de la communication
|Enregistrements d'actualités
|19850815
|Cassette vidéo, 14 min.
|Journal télévisé de Channel 7, entretien avec le directeur López
|Le volume est très faible
|Découvrez comment numériser la vidéo
|-
|'''7'''
|2
|3
|Domaine de la communication
|Entretiens avec des pêcheurs
|19850817
|Cassette audio, 87 min.
|Cas des pêcheurs faisant une descente dans le port
|Mauvais état, endommagé par l'humidité
|Inaudible
|}

Concernant la colonne « État de conservation », il s’agit simplement de faire une appréciation intuitive de l’état de conservation de chacun des matériels en fonction de son apparence. Certains détails spécifiques peuvent être donnés, tels que « Présence possible de champignon », ou une simple référence à l’état général de la pièce, selon qu’elle est en « Bon état » ou en « Mauvais état ».

Il est important à ce stade de donner un ordre définitif à la série documentaire et que chaque document de chaque sous-série soit situé selon l’ordre décidé par l’équipe, qu’il soit
chronologique, thématique ou alphabétique. Pour localiser correctement tel ou tel document à l’avenir, dans son dossier ou son lot, et dans sa boîte, l’organisation finale doit figurer dans l’inventaire. À l’avenir, l’inventaire servira d’outil principal pour vérifier et localiser tout document dans les archives.

<span id="STEP_TEN:_BASIC_TREATMENT_FOR_THE_PRESERVATION_OF_DOCUMENTS"></span>
=== ÉTAPE DIX : TRAITEMENT DE BASE POUR LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ===

En contrepartie de l’étape précédente d’inventaire et d’organisation définitive des archives en séries et sous-séries documentaires, dans le cadre de cette dixième et dernière étape du processus, les documents reçoivent un traitement de base en vue d’assurer leur conservation et leur future numérisation.

Nous recommandons d’éteindre les ventilateurs pendant le processus de nettoyage des documents afin de ne pas propager la poussière et la saleté des documents, en particulier les spores ou les champignons. Comme lors des étapes précédentes, le personnel chargé d’effectuer le traitement de conservation doit s’assurer qu’il porte tous les équipements de protection nécessaires.

Dans le cadre de cette étape, tous les éléments métalliques oxydables tels que les agrafes, pinces ou clips sont retirés des documents papier. Les éléments en plastique tels que
les chemises ou les enveloppes en acétate doivent également être éliminés. Les agrafes peuvent être retirées avec un ouvre-lettre ou une spatule de laboratoire, en prenant toujours soin de ne pas déchirer le papier et de disposer correctement des éléments métalliques récupérés.

Pour le dégrafage notamment, l’utilisation d’une dégrafeuse est déconseillée car la pince tire les agrafes au lieu de les retirer délicatement, et donc déchire facilement le papier. Avec la spatule de laboratoire, dépliez les deux extrémités de l’agrafe au dos de la feuille, retournez la feuille, et soulevez l’agrafe sans abîmer le document.
[[File:Carefully remove all metallic elements from the documents.jpg|center|thumb|938x938px|Retirer soigneusement tous les éléments métalliques liés aux documents]]After removing the staples, clamps or clips, both sides of the pages of each document must be cleaned using a dry brush with soft, natural bristles, always sweeping from the inside out and frequently clearing away dust particles and dirt from worktables and floors.[[File:Brush both sides of each page.jpg|center|thumb|909x909px|Brosser les deux côtés de chaque page]]

Une fois le document propre, si vous avez besoin d’en reconnecter les pages, nous vous conseillons d’utiliser un clip en plastique–et non pas en métal –et de le placer par-dessus un morceau de papier bond sans acide, de 3 cm sur 6 cm, replié sur les première et dernière pages du document de manière à ce que le clip n’entre pas en contact direct avec l’original. Bien qu’il existe des agrafes en acier inoxydable, elles peuvent être très coûteuses et, lorsque les documents seront numérisés à l’avenir, il sera nécessaire de les retirer à nouveau, compromettant une fois de plus l’intégrité du papier.

Lorsque chaque document d’une sous-série a été situé, il peut être séparé des documents précédents et suivants par une feuille de papier bond sans acide. Dans ce cas, il est inutile de placer un clip en plastique pour maintenir les pages du document ensemble car les documents sont séparés par des feuilles de papier bond, une avant la première page et une après la dernière page.

Par exemple, les communiqués de presse de plusieurs pages de la sous-série « Communiqués de presse », de la série « Domaine de la communication » peuvent avoir une feuille de papier bond entre chacun d’eux. De cette façon, chaque communiqué de presse est séparé sans utiliser de clip en plastique. Plusieurs communiqués de presse, classés par ordre chronologique par date, peuvent être regroupés en lots. Vous pouvez placer un morceau d’aggloméré ou de carton d’affichage sur le dessus du lot et un autre en dessous, puis chaque lot est ficelé avec du ruban sergé d’un centimètre de large.

[[File:Create packets of documents organized chronologically.jpg|center|thumb|538x538px|Créer des lots de documents organisés chronologiquement]]

Les matériels autres que les documents papier agrafés, tels que les cahiers, les journaux ou les registres, peuvent être emballés à l’aide de feuilles de papier sans acide, comme illustré ci-dessous :
[[File:Using acid-free sheets of paper.jpg|center|thumb|790x790px|à l’aide de feuilles de papier sans acide]]The same procedure can be applied to materials such as photographs, using chipboard or posterboard between each one and then packing several photographs inside a folded sheet of acid-free paper. Another alternative, in the event that the documents and materials are still being consulted or used on a regular basis, is tož use legal-size manila folders to group documents in the same '''subseries'''.[[File:Use of the legal-size manila folders.jpg|center|thumb|799x799px|utiliser des chemises de format légal]]

Remarque : tous les paquets, emballages et chemises en papier doivent être identifiés individuellement au crayon et leurs caractéristiques et leur contenu doivent être consignés sur le formulaire d'inventaire.

De même, les feuilles de papier bond utilisées pour séparer les documents et les panneaux d'aggloméré ou d'affiche utilisés pour protéger les paquets de documents attachés avec du ruban adhésif doivent être de la même taille que les documents originaux.

[[File:Identify each folder with a sequential number that is recorded on the inventory form.jpg|center|thumb|773x773px|Identifier chaque dossier avec un numéro séquentiel figurant sur la fiche d’inventaire]]

Comme mentionné dans le cadre de la septième étape, toutes les notes manuscrites relatives aux documents ne doivent pas apparaître sur les documents originaux, mais sur les feuilles de papier bond sans acide ou sur les dossiers d’archives qui protègent les originaux.

A la fin du processus, tous les documents doivent être conservés dans des boîtes à couvercles identifiées par une étiquette qui indique le nom du fonds d’archives, la série documentaire, la sous-série documentaire, le numéro d’ordre de la boîte, la période couverte par les documents et matériels contenus dans la boîte, une brève description, et l’état général du contenu de la boîte.

Vous trouverez ci-dessous un exemple des informations devant figurer sur l’étiquette finale d’une boîte :
[[File:L’étiquette finale d’une boîte FRA.png|center|thumb|698x698px|Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.]]
[[File:Organized archive.jpg|thumb|305x305px|Archives organisées]]
Une fois les dix étapes terminées, les archives physiques de l’organisation devraient ressembler à la photo de gauche.

Enfin, dans la mesure du possible, les conditions ambiantes de la pièce dans laquelle les archives physiques seront conservées doivent être maintenues stables par un contrôle de l’humidité, la lumière directe, la température et la poussière.

La température idéale pour le papier se situe entre 15 et 20 degrés Celsius. L’humidité relative idéale se situe entre 45 % et 60 %, avec une fluctuation journalière maximale de 5 %. L’utilisation d’un hygromètre est recommandée pour effectuer des mesures périodiques de l’humidité relative.

Il est également important d’éviter les variations brusques de température car cela pourrait accélérer la détérioration des documents et des matériels d’archives. Si un climatiseur est installé, par exemple, il doit être maintenu allumé 24h/24 et 7j/7 à la même température. L’allumer et l’éteindre peut provoquer des changements brusques de température susceptibles d’accélérer la détérioration des documents.

Translations:Addendum II/110/en

2024-03-18T21:35:11Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

{| class="wikitable"
|
|'''A'''
|'''B'''
|'''C'''
|'''D'''
|'''E'''
|'''F'''
|'''G'''
|'''H'''
|'''I'''
|-
|'''1'''
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Docu- ment Type'''
|'''Brief De- scription or Sum- mary'''
|'''State of Preser- vation'''
|'''Comments'''
|-
|'''2'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850711
|Com- plaint, 1 page
|Kidnap- ping of three farmers from the coast
|Good condition
|Original and a copy
|-
|'''3'''
|1
|1
|Com- muni- cations Area
|Press releases
|19850712
|Decla- ration, 2

Translations:Addendum II/107/en

2024-03-18T21:35:11Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

{| class="wikitable"
|'''Box'''
|'''Folder'''
|'''Docu- mentary Series'''
|'''Docu- mentary Sub- series'''
|'''Date'''
|'''Document Type'''
|'''Brief Descrip- tion or Summary'''
|'''Preservation Status'''
|'''Comments'''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850711
|''Complaint, 1 page''
|''Kidnapping of three farmers from the coast''
|''Good condition''
|''Original and a copy''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850712
|''Declara''- ''tion, 2 pages''
|''Content of the meeting with the Attorney General''
|''Good condition''
|''Removed the rusty staple''
|-
|1
|1
|''Communica''- ''tions Area''
|''Press releases''
|19850716
|''Advertise''- ''ment, 1 page''
|''Call for a demon''-

Translations:Addendum II/1/en

2024-03-18T21:35:10Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

= “How to Organize Physical Archives in 10 Steps” =
Marc Drouin with contributions from Daniel Barcsay and Ludwig Klee

Digitization, Preservation and Ingest/es

2024-03-18T21:13:59Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_070.jpg|thumb|500x500px]]

<span id="Introduction"></span>
== Introducción ==

<big>Ahora que hemos completado la etapa de planificación y organización y salimos al otro lado de manera segura, armados con el '''[[Planning and Organizing/es#Plan general|plan general]]''', la tabla de la estructura del archivo, las descripciones del material y una decisión sobre el software y los medios de almacenamiento para el '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Un sistema de archivo digital|sistema de archivo digital]]''', estamos preparados para la siguiente etapa. Aquí es donde ocurre la verdadera magia: la creación de nuestro archivo digital.</big>

Junto con esta gran promesa que trae, esta etapa es también la más dinámica y compleja, así como la más exigente en recursos, experiencia y tecnología para la organización.

Nuestro objetivo en esta etapa es procesar y preparar todo el material seleccionado, tanto físico como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|nacido-digital]]''', y prepararlo para la preservación digital. Esto significa que al final de esta etapa tendremos el material preparado, con respecto a todos los requisitos técnicos y de archivo necesarios, para transferirlo a nuestro sistema de archivo digital recién seleccionado. Esto incluye una serie de acciones que utilizan software y otras herramientas tecnológicas que deben aplicarse a nuestro material de origen seleccionado para poder archivarlo adecuadamente y preservarlo a largo plazo.

Además, si estamos trabajando para preservar digitalmente el material de origen que es en parte o en su totalidad físico, entonces esta etapa incluye un paso previo importante: la digitalización.

<span id="Digitization"></span>
== Digitalización ==

A través del proceso de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La digitalización|digitalización]]''', creamos copias digitales o “[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los sustitutos digitales|sustitutos]]” de los elementos físicos originales. Estas copias luego se procesan como objetos de archivo digital, se conservan y se hacen accesibles. Por lo tanto, nos centraremos en su preservación en lugar de los elementos físicos originales. Consulte el [[Addendum II/es|Anexo II]] para más información.

Hay diferentes tipos de objetos físicos que podríamos querer digitalizar y que podrían almacenarse en una variedad de medios. Pueden incluir texto, fotografías, dibujos, mapas, video, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cinta de 16 mm o cualquier otro medio de almacenamiento físico o '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Documento analógico|analógico]]'''.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 072.jpg|center|thumb|450x450px]]

También podrían incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, efectos personales, etc.

Claramente, el tipo de material que necesitamos digitalizar definirá las decisiones importantes y específicas que se tomarán en el proceso, y cada organización las tomará de acuerdo con sus objetivos y capacidades. Sin embargo, también hay elementos generales del proceso que deben abordarse en todos los proyectos de digitalización. Este capítulo describe aquellos elementos de digitalización que son pertinentes para el proceso independientemente del tipo, contenido o medio de almacenamiento del material.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Noticias de última hora: La internalización puede costar más que la externalización.
|-
|''Si las capacidades de la organización no son suficientes para los requisitos del proceso de digitalización, se debe considerar la decisión de subcontratar el proyecto. Esto puede determinar el éxito o el fracaso del programa. Iniciar la digitalización con preparación, capacidades y recursos inadecuados podría producir más daños que resultados, con poco o ningún valor a largo plazo. Por otro lado, una opción de externalización de calidad garantizada, bien planificada y ejecutada podría ahorrar una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. De este modo, internalizar la digitalización, con los diferentes costos que implica, puede costar más a la organización que externalizar el trabajo.''
|}

La digitalización es un proyecto de archivo importante y exigente en sí mismo, y requiere la debida atención, una planificación cuidadosa y una implementación dedicada. Dado que consideramos la digitalización como parte de un proceso más amplio de creación de un archivo digital, ya hemos discutido algunos de los problemas involucrados, principalmente en relación con las primeras etapas del proceso. Una descripción general del proceso de digitalización se muestra en la Figura 9a y 9b.

{| class="wikitable"
|+Figura 9a. Resumen de etapas y acciones en el proceso de digitalización
!1. Planificación

Generales: por ejemplo, objetivo, resultados, marco de tiempo o recursos.

Logística y organizativa: por ejemplo, flujo de trabajo,

recursos, condiciones y espacio requerido.

Requisitos archivísticos y tecnológicos:

y denominación de sustitutos digitales,

equipos y metadatos.

Planificación para la preservación de elementos

físicos originales.
!2. Preparación del material

Creación de inventario de material físico.

Revisión de material y selección de material

para digitalización.

Descripción del material.

Preparación de elementos físicos para la digitalización.

|}

{| class="wikitable"
|+Figura 9b. Resumen de etapas y acciones en el proceso de digitalización
!3. Elaboración de elementos archivísticos y tecnológicos del proceso

Definición de requisitos de digitalización

para sustitutos digitales: nombres de archivos,

selección de formato(s), estándar de calidad, colección de metadatos.

Obtención e instalación de equipos de digitalización,

software y soportes de almacenamiento.

Configuración de equipos para cumplir con los requisitos de digitalización,

pruebas y ajustes.

!4. Implementación

* Preparación de material.

* Programación de procesos.

* Digitalización

* Control de calidad.

* Post-procesamiento y '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)|OCR]]'''.

* Almacenamiento y respaldo.

|}

En los capítulos anteriores analizamos el desarrollo de un plan general, la creación de un '''[[Planning and Organizing/es#Inventario de identificación|inventario]]''', así como la selección y descripción del material, que también son los primeros pasos del proceso de digitalización. Por lo tanto, habiendo cubierto ya los dos primeros, podemos retomar el proceso de digitalización al comienzo de la tercera etapa, con la preparación de los elementos archivísticos y tecnológicos del proceso.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Noticias de última hora: La digitalización se puede realizar a pequeña escala y con un presupuesto modesto.
|-
|''Los proyectos de digitalización a pequeña escala deben ajustarse para adaptarse a capacidades y recursos modestos. Generalmente, eso significa que puede haber solo una o dos personas encargadas de realizar todos los pasos del proceso de digitalización, en una computadora y con recursos limitados. El proceso es ciertamente menos eficiente, menos confiable y más lento en esas condiciones, pero es factible y, en caso de que no haya otras opciones disponibles, es muy recomendable. Cualquier trabajo de digitalización que se pueda realizar puede ser muy importante, especialmente si el material es frágil y propenso al deterioro.''
|}

<span id="Specifying_a_Naming_Convention_for_Digitized_Files"></span>
=== Especificación de una convención de nomenclatura para archivos digitalizados ===

El nombre de un archivo digital destinado a ser archivado y preservado no es solo un nombre. También es un descriptor muy importante de ese elemento en particular, que debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene, así podremos ubicarlo en el archivo, administrarlo y preservarlo adecuadamente. Por lo tanto, un elemento importante de las especificaciones para el proceso de digitalización es el desarrollo y la aplicación de un conjunto consistente de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Normas de archivo|reglas]]''', la llamada “convención de nomenclatura”, para nombrar los sustitutos digitales que creemos a partir de elementos físicos.

No existen reglas universales para la denominación de archivos y cada organización debe desarrollar su propia convención de nomenclatura que mejor se adapte a sus necesidades. Sin embargo, el nombre de un sustituto digital siempre debe proporcionar una referencia, una conexión entre él y el elemento físico a partir del cual se creó mediante la digitalización. En principio, un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#El nombre de archivo digital|nombre de archivo]]''' debe contener varios componentes que lo identifiquen como, por ejemplo, su número de identificación único, fecha de creación o una referencia a su contenido, o serie, subserie o carpeta de la que forma parte.

También debemos tener en cuenta que estos nombres de archivo deben ser procesados y entendidos principalmente por el software que usaremos para administrar nuestro archivo digital. Por lo tanto, nuestra principal preocupación al nombrar archivos es aplicar una convención que permita a nuestro sistema de archivo digital identificar correctamente
el archivo y utilizar la información contenida en él. Sin embargo, muchos consideran que es una buena práctica incluir también un componente descriptivo en el nombre de un archivo, uno que también pueda ser entendido por humanos, por ejemplo, una referencia a su título o contenido.

Si bien, como se mencionó, no existen instrucciones estrictas para el desarrollo de una convención de nomenclatura, aún podemos identificar algunas recomendaciones básicas, algunas de las cuales se indican en la Figura 10.

{| class="wikitable"
|+Figura 10. Recomendaciones para una convención de nomenclatura de archivos
!General
!Identifiers
!Standards
|-
|Utilizar una cantidad razonable de componentes para un nombre de archivo.

Los nombres deben ser lo más cortos posible, por lo que es recomendable utilizar abreviaturas.

Ser consistente en la aplicación de
la convención de nomenclatura de archivos y no permitir excepciones.

|Incluir identificadores clave como componentes de un nombre de archivo

(es decir, el número de identificación de
del artículo).

Incluya componentes
descriptivos como la fecha
título o referencia a su
contenido.

|Utiliza sólo el alfabeto inglés
letras (a-z), números (0-9),
guión (-) y guión bajo (_).

Las fechas deben introducirse
en el formato estándar ISO
(es decir, aaaa-dd-mm).

|}

<span id="Specifying_File_Formats_and_Quality"></span>
=== Especificación de formatos y calidad de archivo ===

Además del nombre de archivo de un sustituto digital, también se debe especificar su formato digital y el estándar de calidad con el que se digitalizará antes de que el proceso pueda comenzar en serio.

Dado que el mismo tipo de archivos, como documentos, fotografías o videos, se pueden almacenar en diferentes formatos digitales, debemos especificar qué formatos usaremos para los sustitutos digitales creados a partir de nuestros elementos físicos.

Puesto que estamos digitalizando material con el propósito de preservarlo a largo plazo, es importante que seleccionemos formatos que permitan su correcta visualización y uso en el futuro por nuevas generaciones de software. Para evitar que nuestros archivos digitalizados se vuelvan obsoletos, debemos elegir formatos que sean robustos y resistentes al cambio con el tiempo.

Esto significa que debemos buscar formatos que cumplan con los estándares necesarios, que estén bien establecidos y ampliamente utilizados, con comentarios sustanciales y positivos de los usuarios. Los formatos que seleccionemos también deben permitirnos agregar información y metadatos a los archivos y deberían tener un soporte estable, ya sea comercialmente o a través de una comunidad de código abierto.

Claramente, consideraremos diferentes conjuntos de formatos según el tipo de elementos que estemos digitalizando: documentos, fotografías, videos, etc. El alcance de las opciones de formato puede ser abrumador y no existe una solución ideal universal para cada tipo de contenido digitalizado. La selección, nuevamente, depende de las necesidades y circunstancias específicas del archivo. No obstante, existen formatos que han demostrado un alto nivel de robustez y resiliencia al cambio. La Figura 11 proporciona una descripción general de dichos formatos para los tipos de elementos físicos digitalizados con mayor frecuencia: documentos, imágenes, audio y video.

{| class="wikitable"
|+Figura 11. Descripción general de formatos digitales robustos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.
|Tipo de elemento físico
|Formato de archivo digital robusto
|-
|Documentos
|PDF
|-
|Fotografías
|RAW or TIF
|-
|Diapositivas y negativos
|RAW or TIF
|-
|Audio
|WAV
|-
|Video
|MP4
|}

<span id="Specifying_Quality_Standard(s)_for_Digitized_Files"></span>
=== Especificación de estándares de calidad para archivos digitalizados ===

Un elemento importante de las especificaciones que debemos hacer para el proceso de digitalización es el estándar de calidad con el que queremos y necesitamos digitalizar nuestros elementos físicos. Esto generalmente se conoce como la “resolución” de un documento, fotografía o video digitalizado. Una resolución más alta de un sustituto digital brindará una mejor experiencia de usuario, posibilidades más amplias para su uso y, en general, una mejor copia que un archivo de resolución más baja. Sin embargo, una resolución más alta también significa que el sustituto digital tendrá un tamaño digital más grande y ocupará más espacio en nuestros medios de almacenamiento.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 078.jpg|thumb|Imagen compartida por FAMDEGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]
Por lo tanto, al especificar la resolución de los sustitutos digitales que crearemos, debemos sopesar los requisitos de su estándar de calidad, con la demanda que genera en términos de espacio de almacenamiento digital para nuestro archivo.

Como organizaciones de derechos humanos que trabajamos con material único e invaluable, podemos caer fácilmente en la tentación de digitalizar todo nuestro
material en la resolución más alta posible, para garantizar la mejor calidad posible de los sustitutos digitales. Sin embargo, esto no sería factible ni sostenible, ya que
crearía inmensas dificultades en el almacenamiento, pero también en el procesamiento y conservación de dichos archivos a largo plazo. Por lo tanto, las organizaciones necesitan hacer especificaciones de calidad de digitalización en línea con sus objetivos y capacidades. Como guía, la Tabla 12 proporciona una descripción general de lo que
a menudo se considera niveles de calidad de resolución mínimos y óptimos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.

{| class="wikitable"
|+Figura 12. Descripción general de los niveles de calidad de resolución mínimos y óptimos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.
|Tipo de elemento
|Calidad mínima
|Calidad óptima
|-
|Documentos
|300 DPI
|600 DPI
|-
|Fotografías
|600 DPI
|1,200+ DPI
|-
|Diapositivas y negativos
|1,200 DPI
|2,400+ DPI
|-
|Audio
|16-bits and 44.1 KHz
|24-bits and 96 KHz
|-
|video
|1080P o 2 megapíxeles
|2K+ o 4 megapíxeles
|}

<span id="Metadata:_Descriptions_of_Digitized_Files"></span>
=== Metadatos: Descripción de archivos digitalizados ===

En la sección que trata sobre la planificación y organización de un archivo digital, discutimos el importante proceso de describir el material de archivo en varios de sus atributos relevantes y crear una conexión entre esas '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La descripción del material de archivo|descripciones y el material]]''', registrándolos en una tabla. Esto es necesario ya que nos permite buscar, ubicar e identificar elementos y grupos de elementos en función de esas descripciones, así como administrar, preservar y utilizar adecuadamente el material de archivo. El mismo principio se aplica a los sustitutos digitales.

Después de la digitalización, son los archivos digitales que creamos a partir de los originales físicos los que se convertirán en elementos de nuestro archivo digital. Por lo tanto, también deben describirse y tener sus descripciones adjuntas, para que luego se puedan encontrar, acceder y preservar.

Estas descripciones vinculadas de elementos de archivo se conocen como “metadatos” o datos sobre los datos.

En el proceso de digitalización, es fundamental que se recopilen metadatos pertinentes y se adjunten a los sustitutos digitales que creamos. Esto se debe a que un sustituto digital, sin sus metadatos adjuntos, se vuelve insignificante e inutilizable, ya que es posible que no podamos encontrarlo o identificarlo, entender qué es, su contexto, historia, creador o a dónde pertenece en el archivo.

La mayoría de los metadatos que necesitamos conservar se vinculan a los archivos digitales que describen y se crean y capturan mediante herramientas informáticas que utilizamos para digitalizar, gestionar y archivar los datos. Esto incluye metadatos básicos (por ejemplo, fecha de creación/digitalización), así como tipos de metadatos muy técnicos, como los relativos a la validez o integridad de los archivos digitales. Por lo tanto, las herramientas informáticas pueden permitirnos capturar los metadatos.
Las soluciones técnicas concretas en relación con los distintos tipos de metadatos que se capturan y conservan se tratan más adelante en el manual. Nuestra principal preocupación aquí es seleccionar qué tipos de metadatos queremos y necesitamos registrar y conservar en nuestros archivos digitales.

En comparación con los originales físicos, los sustitutos digitales requieren y permiten recopilar una amplia gama de metadatos adicionales. Esto incluye metadatos como las especificaciones técnicas de un archivo, así como información sobre su creación y cualquier otra acción digital realizada sobre él. Para las OSC que trabajan con material de derechos humanos, estos metadatos técnicos son importantes para la preservación, pero también para mantener la credibilidad de un sustituto digital y establecer la '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Cadena de custodia|cadena de custodia]]'''.

<div class="mw-translate-fuzzy">
Existe una amplia variedad de tipos de metadatos que se pueden recopilar sobre sustitutos digitales tanto durante como después del proceso de digitalización. Los tipos más comunes, en función de su propósito y función, se resumen en la Figura 13.
{| class="wikitable"
|+Figura 13. Tipos de metadatos
!Descriptive & Structural
!Admin & Preservation
!Technical
|-
|Metadatos descriptivos: resumen o brinda detalles sobre un registro digital
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Metadatos estructurales:
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
sección o índice para ayudar a los dispositivos con la navegación y la visualización.
|Metadatos administrativos: se refieren a la información
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Metadatos de preservación:
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
un archivo digital.
|Metadatos técnicos: en lugar de crearse
</div>

La selección de los metadatos para cualquier proyecto de digitalización dependerá de su contexto y circunstancias: los recursos y capacidades de la organización, el tipo de material, las aplicaciones previstas, los tipos de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Un plan de acceso a los archivos|acceso]]''' y las necesidades de los usuarios, entre otros.

Los estándares de metadatos existentes y los perfiles y conjuntos de metadatos específicos, probados y ampliamente utilizados, brindan orientación a través del laberinto de numerosos tipos y formatos de metadatos. Sin embargo, ahora hay tantos estándares y conjuntos de metadatos diferentes desarrollados y propuestos por diferentes organizaciones, que su número en sí mismo crea un obstáculo para identificar aquellos que queremos y necesitamos usar.

Un buen punto de partida es el llamado “[https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/ '''Conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core''']”. Dublin Core es un conjunto de 15 propiedades o elementos muy utilizado para describir archivos digitales. Estos elementos a menudo se consideran un conjunto estándar de metadatos que se aplican casi independientemente del tipo de material de archivo, el tema del archivo o el tipo de software utilizado en el sistema de archivo digital. Además, con fines de conservación, el llamado estándar de metadatos PREMIS proporciona una referencia y una guía útiles ([https://www.loc.gov/standards/premis/ '''PREMIS: Actividad de mantenimiento de metadatos de preservación (Biblioteca del Congreso)''']).

Cualquiera que sea el conjunto de metadatos que seleccionemos para nuestra colección, hay otro conjunto de decisiones que debemos tomar sobre ellos para completar 7sus especificaciones de digitalización. Estos incluyen preguntas como: ¿dónde se almacenarán los metadatos? ¿Cómo se obtendrán y cuándo?

Tomar decisiones consideradas relacionadas con estas preguntas antes del procesamiento de digitalización nos proporcionará un plan para la recopilación y estructuración estandarizada y consistente de metadatos a lo largo del proceso de digitalización. Esto es importante para que los metadatos sean “interoperables”, es decir, que estén estructurados y formateados de manera que permitan su lectura y uso en diferentes sistemas informáticos.

Hacer que los metadatos sean interoperables nos ahorrará mucho tiempo y recursos (así como dolores de cabeza) más adelante en el proceso, sobre todo en el siguiente paso, cuando necesitemos insertarlos y hacerlos operables junto con los archivos sustitutos digitales a los que estén vinculados en nuestro sistema de archivo digital. Estos problemas relacionados con el procesamiento de archivos digitales y sus metadatos se analizarán con más detalle en la siguiente sección, cuando veamos cómo nuestro material completo, tanto digitalizado como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creado de manera digital]]''', debe prepararse para incorporarlo a nuestro sistema de archivo digital.

<span id="Selection,_Set-Up,_and_Testing_of_Equipment,_Software,_Hardware,_and_Storage_Media"></span>
=== Selección, configuración y prueba de equipos: software, hardware y medios de almacenamiento ===

Este manual no puede proporcionar recomendaciones sobre equipos de digitalización, software y medios de almacenamiento específicos, o cómo se deben configurar y optimizar. Dicho asesoramiento sería necesariamente demasiado genérico para los requisitos de cualquier proyecto concreto, y probablemente también se volvería obsoleto pronto.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 083.jpg|thumb|Imagen compartida por CONAVIGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]
Sin embargo, debemos mencionar tres elementos que deben guiar nuestras decisiones en la selección de la tecnología que utilizamos para la digitalización: características del
material, capacidades y recursos de la organización, y necesidades y requisitos del archivo.

En primer lugar, el equipo que seleccionemos, y cómo se configurará y ajustará, dependerá del material que estemos digitalizando: tipo, formato, estado de conservación, tamaño o longitud de los originales y cantidad. El material frágil, por ejemplo, requerirá un equipo y una configuración más refinados y sensibles, mientras que una gran cantidad de material requerirá una solución que permita su procesamiento rápido.

Además, nuestras decisiones serán condicionadas por los recursos que tenemos en términos de tiempo, experiencia, personal, espacio y finanzas. Cada uno de estos aspectos marcará los límites de lo que puede ser una solución factible para nuestro proyecto.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Noticias de última hora: Los equipos más caros pueden reducir los costos generales de digitalización
|-
|Debemos tener en cuenta que, aunque la digitalización se puede realizar con una gama diferente de presupuestos, es importante considerar los costos totales del proyecto, en lugar de los costos únicos por separado, como el costo de un equipo. Los costos totales del proyecto deben incluir los salarios del personal, el equipo, el tiempo, etc. Un equipo más costoso que procese los artículos más rápidamente, por ejemplo, podría ahorrarnos mucho más de lo que cuesta si también calculamos el tiempo y los salarios del personal.
|}

Finalmente, y lo más importante, las necesidades de nuestro archivo y sus futuros usuarios, así como los modos de uso planificado de los materiales que estamos digitalizando deberían definir los requisitos mínimos y óptimos del equipo.

Para hardware y software, independientemente del tipo de material (documentos, fotografías, video u otros), los requisitos serán proporcionar sustitutos digitales de la calidad deseada en formatos adecuados y capturar los metadatos seleccionados. En términos de medios de almacenamiento, los aspectos más importantes a considerar son su confiabilidad (su resistencia a la pérdida de datos), durabilidad (su usabilidad durante un período de tiempo más largo) y escalabilidad (potencial para expandir el espacio de almacenamiento de datos según sea necesario).

Una vez que hayamos seleccionado y obtenido nuestro equipo, debemos instalarlo y configurarlo correctamente de acuerdo con nuestros requisitos de digitalización. Este proceso es importante y debe realizarse correctamente, de lo contrario, incluso el equipo adecuado no producirá los resultados requeridos. Por lo tanto, si una organización no tiene experiencia interna, sería aconsejable la asistencia externa.

Esto resulta especialmente cierto porque la instalación y la puesta a punto no son actividades que se hagan una vez. Más bien, es un proceso que requiere pruebas repetidas y cambios iterativos antes de lograr el resultado requerido. El proceso de prueba debe incluir una muestra de diferentes grupos de materiales y debe involucrar todo el proceso de digitalización de un elemento, es decir, el flujo de trabajo de digitalización.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 084.jpg|thumb|Imagen compartida por CONAVIGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]

<span id="Implementation:_Digitization_Workflow"></span>
=== Implementación: flujo de trabajo de digitalización ===

La etapa final de la digitalización es la implementación de todos los diferentes elementos que hemos ido planificando, decidiendo e ideando en las etapas anteriores. La digitalización es un proceso complejo, pero si todas sus partes y funciones se planifican y diseñan bien y con antelación, su implementación será más ágil y fructífera.

Es por eso que, al juntar todos los elementos, debemos desarrollar un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#El flujo de trabajo de digitalización|flujo de trabajo]]''' detallado, que incluya todas sus acciones y operaciones, desde la revisión y preparación de los elementos físicos y el espacio de trabajo, hasta la finalización mediante el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la creación de copias de seguridad.

Cada proyecto de digitalización tendrá su flujo de trabajo único y su secuencia específica de acciones y operaciones de digitalización. Además, algunas actividades como, por ejemplo, el control de calidad, se repetirán en distintas etapas del proceso, mientras que otras se ejecutarán de forma simultánea o en paralelo. Aunque las acciones específicas y su secuencia se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparativos, programación de procesos, digitalización, control de calidad, postprocesamiento, almacenamiento y copia de seguridad.

<span id="Preparation_of_Material,_Protocols,_and_Workspace"></span>
=== Preparación de material, protocolos y espacio de trabajo ===

El proceso de digitalización realmente comienza al garantizar un espacio de trabajo limpio y apropiado, que permita suficiente espacio para trabajar con materiales físicos, así como con el equipo de digitalización y una computadora. Suponiendo que cualquier material frágil o comprometido se descartó en forma previa, podemos proceder a limpiar nuestro material físico y eliminar cualquier elemento agregado, como sujetapapeles o grapas en los documentos.

La información y las especificaciones de digitalización pertinentes sobre el nombre del archivo, la resolución del archivo, el formato y cualquier metadato que se registre deben estar disponibles y bien organizadas.

<span id="Process_Scheduling"></span>
=== Programación de procesos ===

Como parte del flujo de trabajo, es esencial programar claramente todo el proceso, es decir, determinar,
documentar y luego aplicar estrictamente una secuencia exacta de operaciones durante el proceso de digitalización. La programación debe incluir un margen de tiempo para imprevistos.

[[File:!RESOURCE!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!¡ALERTA DE RECURSOS!
|-
|Se proporcionan excelentes ejemplos de flujos de trabajo de digitalización y programación para organizaciones que se ocupan de la preservación del material de patrimonio cultural en las “[https://www.digitizationguidelines.gov/guidelines '''Directrices técnicas para la digitalización de materiales de patrimonio cultural''']” emitidas por la Iniciativa de Directrices Digitales de las Agencias Federales de EE. UU.
|}

Proceso de digitalización

El proceso de digitalización en sí será claramente muy diferente dependiendo del tipo, volumen, contenido y otras características del material. Los documentos en papel y las fotografías se pueden escanear razonablemente rápido, mientras que el audio y el video '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Documento analógico|analógicos]]''' deberán digitalizarse en tiempo real. Las obras de arte y los documentos históricos requerirán una configuración de especificaciones de escaneo diferente a un documento administrativo.

Independientemente de las diferencias, una buena práctica al comienzo de cada sesión de digitalización es digitalizar un elemento de referencia (documento, fotografía, muestra breve de audio o video) y comparar el resultado con respecto a las especificaciones, como una forma de control de calidad ad-hoc. En caso de discrepancia con las especificaciones de digitalización, se puede verificar el equipo y ajustar su configuración. Esto ayudará a evitar el desperdicio de sesiones enteras de trabajo debido a problemas con el equipo o la configuración.

<span id="Post-processing"></span>
=== Posprocesamiento ===

El procesamiento posterior a la digitalización de sustitutos digitales incluye implementar ligeras correcciones a un archivo para ajustarlo a un determinado estándar o a una especificación de proyecto particular. Esto podría incluir acciones como aumentar la nitidez del sonido en un archivo de video o el brillo de una imagen en un documento.

El procesamiento posterior a veces también puede incluir la creación de copias secundarias, derivadas del archivo. Estos se crean para fines específicos, como proporcionar acceso o producir reproducciones de alta calidad, así como para crear
documentos que permitan búsquedas completas a partir de archivos de imágenes originalmente no aptos para búsquedas mediante la aplicación de software de reconocimiento óptico
de texto '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)|OCR]]''' (por su sigla en inglés). En esencia, al ejecutar un software de OCR en nuestra imagen escaneada de un documento, agregamos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro software pueda leerlo, lo cual permite que el documento sea apto para búsquedas. Esto es esencial para lograr que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo cual suele ser un objetivo clave de su digitalización. Dada la importancia de la aplicación de la tecnología de OCR para la creación de archivos de texto con capacidad de búsqueda completa a partir de nuestros archivos de imagen sustitutos digitales, en el Anexo IV proporcionamos un conjunto de recomendaciones para su uso.

<span id="Quality_Review"></span>
=== Revisión de calidad ===

dos elementos para el control de calidad de la digitalización y ambos pueden y deben implementarse en múltiples puntos de la programación del proceso, es decir, tanto durante como después de la digitalización, así como a intervalos regulares durante el transcurso del proyecto. El primer elemento se relaciona con garantizar que todos los elementos físicos destinados a la digitalización hayan sido digitalizados. Esto se puede hacer automáticamente, comparando los dos conjuntos de datos de elementos físicos y sus sustitutos. Sin embargo, también debe realizarse una verificación manual de muestra para garantizar que los sustitutos digitales se correspondan correctamente con sus originales físicos.

El segundo elemento de la revisión de calidad es garantizar que se hayan cumplido todas las especificaciones de digitalización: que los sustitutos digitales se creen en el formato y la calidad correctos, con los nombres de archivo correctos y que se hayan capturado los metadatos seleccionados. Aquí, nuevamente, necesitaremos emplear una combinación de revisión de calidad manual y automatizada, la cual se encuentra en herramientas y aplicaciones de software como “[https://jhove.openpreservation.org/ '''JHOVE''']».

<span id="Storing_Digitization_Products"></span>
=== Almacenamiento de productos digitalizados ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 089.jpg|thumb|Imagen compartida por ASOMOVIDINQ, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]

Al final del proceso, necesitamos almacenar temporalmente los productos de la digitalización en uno o más medios de almacenamiento hasta que se preparen y se incorporen a un sistema de archivo digital. El resultado final del proceso debe ser uno o más sustitutos digitales del original, que a menudo se denominan “archivos maestros”. Estos se almacenan en una estructura de directorio de archivos creada para este propósito.

Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización. Están destinados a conservarse a largo plazo sin pérdida de ninguna
característica esencial. La cantidad de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y los usos previstos del sustituto digital.

Además de los archivos maestros, podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo llamados “archivos de acceso” o “de servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).

Para aquellas organizaciones que trabajan con documentación sobre abusos de los derechos humanos, resulta especialmente importante tener en cuenta que estos archivos derivados se utilizan para la creación de otros con contenido textual totalmente apto para búsquedas a través de OCR. La práctica habitual es que solo los archivos maestros se almacenen con fines de conservación. Sin embargo, dada la importancia del OCR (y, por lo tanto, de las versiones de los documentos con capacidad de búsqueda completa) para los archivos de derechos humanos, también se recomienda crear y almacenar dos archivos legibles, uno como copia de acceso y otro con fines de conservación. Lo mismo se aplica a los archivos maestros, ya que debemos crear al menos dos copias de seguridad y almacenarlas en dos medios de almacenamiento separados, cuando sea posible.

<span id="Preservation_and_Preparation_for_Ingest"></span>
== Conservación y preparación para el ingreso ==

<blockquote>

<big>Ahora estamos completamente en el mundo del archivo digital.</big>

<big>Todo nuestro material se encuentra en formato digital.</big>

<big>También contamos con un depósito de archivo digital, en forma de un sistema de archivo digital.</big>

</blockquote>

Para completar el proceso de creación de un archivo digital, ahora necesitamos emplear un conjunto de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Técnicas de archivo|técnicas de archivo digital]]''' basadas en software tanto a nuestro material digitalizado como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creado de manera digital]]'''. Esto es necesario para prepararlo para el ingreso y la conservación a largo plazo en el sistema de archivo digital. Asimismo, necesitamos configurar y preparar nuestro propio sistema de archivo digital (sus bases de datos, herramientas y aplicaciones de software) para recibir, almacenar y preservar adecuadamente nuestro material de archivo digital.

Para lograrlo, primero debemos revisar nuestras herramientas básicas de archivo: '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Tabla de estructura de archivos|la tabla de estructura de archivo]]''' y las descripciones del material, que en este mundo de archivo digital tomarán la forma de bases de datos y archivos de texto que contienen directorios de archivos, metadatos y documentación de datos. Por lo tanto, es necesario aclarar estos dos conceptos clave que resultan especialmente importantes para el archivo digital: metadatos y documentación de datos. Estos son necesarios para comprender cómo se organiza, describe, relaciona, gestiona y utiliza nuestro contenido de archivo digital dentro de un sistema de archivo digital.

<span id="What_Is_Metadata_and_Data_Documentation."></span>
=== ¿Qué son los metadatos y la documentación de datos? ===

Los metadatos son datos, información sobre datos, sobre nuestro contenido de archivo digital. Se almacena en una forma estructurada adecuada para el procesamiento de software. Los metadatos son esencialmente iguales a las descripciones de archivo del contenido digital De hecho, las descripciones de nuestro contenido que hicimos en la etapa anterior, ahora en el sistema de archivo digital se convertirán en metadatos, sumándose a otros tipos de metadatos, como metadatos técnicos generados por el sistema o en el historial de acceso de un elemento. Por lo tanto, los metadatos son necesarios para los objetivos de conservación y acceso a largo plazo, ya que nos permiten mantener la integridad, calidad y facilidad de uso del contenido.

La '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La documentación de datos|documentación de datos]]''' proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido de archivo digital, y a menudo se proporciona en forma de texto u otra forma legible. De hecho, la documentación de datos complementa los metadatos y proporciona información que permite a otros utilizar el contenido del archivo. Por ejemplo, si llevamos a cabo una encuesta de víctimas y conservamos sus cuestionarios completados como nuestros datos de archivo digital, también debemos conservar la documentación de datos relacionada como, por ejemplo, un documento que detalle el diseño y la metodología de la encuesta. Dado que la documentación de datos también es “datos sobre datos”, podría verse como un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil comprensión para los humanos.

<span id="Preparing_Metadata_and_Data_Documentation"></span>
=== Preparación de metadatos y documentación de datos ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 091.jpg|thumb|Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.]]
Si bien nuestros archivos digitales se almacenan de forma segura y se respaldan en medios de almacenamiento, esperando a el ingreso y el archivo en el sistema de información digital, debemos centrar nuestra atención en algunas tareas de limpieza. Dichas tareas implican preparar nuestra documentación de metadatos y datos para el próximo proceso, para garantizar un ingreso sin problemas y un archivado adecuado.

Esto implica garantizar que tengamos un registro claro y bien organizado de la documentación de datos y metadatos que se crearon hasta el momento en el proceso: qué contienen y cómo se relacionan entre sí. Esto incluye tablas/bases de datos con listas (o directorios) de nombres de archivos, metadatos de archivos y documentación de datos. En los capítulos anteriores, describimos cómo se desarrollan o generan estos documentos mediante la planificación, la creación de inventarios, la revisión, la selección, la organización, la descripción y la digitalización del material. Como
resultado, en este punto del proceso deberíamos contar con los siguientes metadatos y documentación de datos creados:

A. Este documento inició su vida como inventario de identificación y luego, mediante procesos de organización y descripción, creció hasta convertirse en la tabla de estructura del archivo. Contiene metadatos sobre la estructura del archivo, agrupación de archivos en series, subseries y carpetas, así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que seleccionamos para su inclusión.

B. Como resultado del proceso de digitalización, hemos producido bases de datos donde registramos cada sustituto digital que producimos y sus metadatos seleccionados.

Además, el equipo y el software de digitalización generaron bases de datos adicionales con metadatos que seleccionamos sobre los atributos técnicos de los sustitutos digitales y/o el historial de acciones en ellos a lo largo del proceso de digitalización.

Finalmente, también podríamos haber producido documentos de texto que contienen documentación de datos, información sobre el contexto de los sustitutos digitales que creamos, o sobre el proceso de digitalización en sí. Esto permitirá que otros comprendan cómo se pueden interpretar o utilizar nuestros datos.

C. Ya existirá una base de datos de archivos '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creados digitalmente]]''' para la preservación con sus metadatos básicos, o se puede crear fácilmente mediante herramientas de software simples, como “DROID” o “IngestList”.

D. Puede haber tablas/bases de datos o archivos de texto preexistentes adicionales que contengan metadatos y/o documentación de datos sobre ciertos grupos de elementos o la colección completa.

Para que nuestro contenido digital, metadatos y documentación de datos se ingresen correctamente en el sistema de archivo digital, debemos proporcionar al software del sistema instrucciones sobre qué son estos documentos y cómo se relacionan entre sí. De este modo, el sistema puede, por ejemplo, adjuntar correctamente metadatos en una base de datos a los elementos que describen los metadatos que se enumeran en una base de datos diferente, y luego a la documentación de datos que proporciona información sobre el contexto de los elementos dados.

Como parte de los preparativos, es posible que también necesitemos dividir, fusionar o combinar manualmente algunas de nuestras tablas/bases de datos para transformarlas a un formato más apropiado.

Los pasos exactos que deberemos seguir en este proceso en el que necesitaremos preparar nuestra documentación de metadatos y datos, o cómo ingresaremos la información sobre sus interrelaciones en el sistema de archivo digital, dependerá de las características del archivo y el sistema mismo.

Sin embargo, independientemente de estos detalles, siempre necesitaremos tener una visión general clara, un mapa o un esquema de nuestros metadatos y documentación de datos y cómo se relacionan, antes de que podamos comenzar con el ingreso.

<span id="Preservation_and_Preparation_of_Data_for_Archiving"></span>
=== Conservación y preparación de datos para el archivo ===

Ahora podemos avanzar en las acciones de preservación y preparación de nuestros datos digitales para el ingreso y el archivo.

<span id="Cleaning"></span>
==== Limpieza ====

Lo primero que debemos hacer siempre antes de trabajar con datos digitales destinados a la conservación es realizar un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Antivirus|análisis antivirus]]'''. El escaneo debe realizarse conectando el medio de almacenamiento a una computadora previamente escaneada que no esté conectada a ninguna red local o internet.

<span id="Backup"></span>
==== Respaldo ====

Luego, la copia de seguridad. Al final del proceso de digitalización, ya creamos copias de seguridad de los archivos maestros de los sustitutos digitales. Si aún no hemos hecho lo mismo con los '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|datos creados en formato digital]]''', deberíamos crear sus copias de seguridad ahora, produciendo dos copias y almacenándolas en medios de almacenamiento separados, si es posible en dos ubicaciones diferentes.

<span id="File_Naming"></span>
==== Nomenclatura de archivos ====

Si bien los archivos de nuestros sustitutos digitales ya han sido nombrados de acuerdo a la convención de nomenclatura que desarrollamos y adoptamos, es posible que nuestros archivos creados digitalmente aún tengan sus nombres originales. Por lo tanto, debemos aplicar nuestra convención
de nomenclatura a los archivos creados en formato digital y nombrarlos en consecuencia. Sus nombres contendrán entonces los mismos componentes (identificación, descripción, técnica u otros) que los que seleccionamos y usamos para los sustitutos digitales, tal como se describió en el capítulo de digitalización. Existen herramientas de software razonablemente simples y fáciles de usar que pueden realizar esta tarea de renombrar nuestros archivos digitales automáticamente, dentro de los parámetros que establezcamos para ello, como “Rename Master” o “File Renamer Basic”.

<span id="Metadata"></span>
==== Metadatos ====

En la sección anterior hicimos un balance de los metadatos y la documentación de datos que recopilamos hasta el momento en el proceso. Como se explicó allí, necesitaremos incorporar nuestros metadatos en un formato fijo específico que sea reconocible por nuestro sistema de archivo digital. Este formato específico de metadatos se basará en el estándar de metadatos que seleccionamos para implementar anteriormente en el proceso y que ahora debemos aplicar también para el ingreso de datos en nuestro sistema de archivo digital.

Si, como se recomienda en este manual, ya en la fase de planificación tomamos una decisión sobre el estándar que aplicaremos para la recopilación de metadatos y lo implementamos a través de las fases de descripción y digitalización, entonces nuestros metadatos ya se habrán recopilado de acuerdo con ese estándar. De este modo, deberíamos poder organizarlo y prepararlo para la incorporación de acuerdo con el formato reconocible por el sistema, haciendo solo arreglos técnicos básicos o asignando nuestros metadatos al estándar. Por ejemplo, en la sección de digitalización mencionamos que el estándar de metadatos básicos llamado “Dublin Core” es compatible con la mayoría de opciones de software de archivo digital. Por lo tanto,
si aplicamos este estándar para la recopilación de metadatos desde el principio y seleccionamos el software que lo admite, ahora podremos traducir los metadatos recopilados al formato que nuestro sistema de archivo digital puede reconocer e incorporar correctamente.

<span id="Preservation_of_Metadata"></span>
=== Preservación de metadatos ===

En la discusión anterior sobre los metadatos y la importancia de su adecuada recopilación y gestión, mencionamos el papel clave que tiene para la preservación a largo plazo de los datos de archivo digital.

Esto se destaca y vuelve más pertinente en este punto del proceso, con la preparación para el ingreso y la conservación a largo plazo de nuestro material. Causa de lo anterior es que, antes de ingresar y archivar nuestros datos, debemos asegurarnos de capturar los metadatos necesarios, lo que permitirá que nuestro material digital se conserve adecuadamente, mantenga su autenticidad y siga siendo utilizable en el futuro. Para comprender qué conjunto esencial de metadatos necesitamos para preservar nuestros datos invaluables, necesitaremos conocer un poco mejor nuestros archivos digitales y sus formatos, incluyendo aspectos como la validez, la calidad y la '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La fijeza|fijeza]]''' de nuestros archivos.

<span id="Identifying_and_Converting_File_Formats"></span>
=== Identificación y conversión de formatos de archivo ===

En el proceso de digitalización, establecimos la necesidad de almacenar nuestro material digital en formatos de archivo que sean apropiados para la conservación a largo plazo.
Principalmente, estos son formatos que tienen una amplia comunidad de usuarios o soporte y que han demostrado ser resistentes al cambio con el tiempo. Esta es también la razón por la que a menudo se les llama “sin pérdida”, en oposición a los formatos “con pérdida” que tienden a perder calidad y/o cambiar y degradarse con el tiempo.

El material digitalizado ya se ha almacenado en formatos de preservación apropiados a través de la digitalización, y ahora debemos asegurarnos de que suceda lo mismo con el material creado de manera digital.

Primero debemos identificar el formato de nuestros archivos '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creados en forma digital]]'''. Esto se puede lograr con la ayuda de un software especializado, como “DROID” o “Siegfried”, que nos permita identificar automáticamente el
formato de los lotes de nuestros archivos digitales. Luego procederemos a cambiar los formatos de los archivos para los
que determinamos que se pondrán en un formato diferente y apropiado para la conservación. El software especializado para la conversión de archivos a diferentes formatos puede ser muy útil en este proceso. Dicho software es específico del formato como, por ejemplo, “Audio/Video to WAV Converter”, que convierte archivos de audio y video a formato WAV, o
“CDS Convert”, que permite convertir documentos, presentaciones e imágenes entre diferentes formatos de software.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’La importancia de emplear formatos de conservación apropiados’’’
|-
|Los formatos sin pérdida, por regla general, también producen archivos más grandes. Por lo tanto, para colecciones grandes y organizaciones pequeñas, como las OSC, esto puede representar un desafío en términos de capacidades de almacenamiento adicionales. Sin embargo, este manual desaconseja la realización de concesiones con la selección de formatos de archivo, ya que el uso de formatos de preservación adecuados es esencial para todas las acciones de preservación posteriores y el éxito del proceso en su conjunto.
|}

<span id="Validating_Files"></span>
=== Validación de archivos ===

El siguiente paso en la preparación de nuestro contenido digital para su correcta conservación en el sistema de archivo
digital es la validación de nuestros archivos, o sea, establecer que realmente son lo que creemos que son.

En esencia, a través de la validación de archivos verificamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. Por lo tanto, a través de la validación del formato de archivo podemos verificar si cumple con la especificación de formato de archivo específico: estándares que debe seguir un formato específico como .jpg, .doc. o TIFF. A modo de ilustración, la validación del formato de archivo podría compararse a la inspección de cajas o carpetas en un archivo físico para garantizar que no estén dañados; de lo contrario, los elementos podrían caerse o dañarse.

En el archivo digital, la validación del formato de archivo es particularmente importante para la preservación y el acceso a largo plazo por varias razones. Los archivos con formatos que no son válidos son difíciles de administrar con el tiempo, especialmente cuando es necesario convertir o migrar un archivo. Además, el acceso puede volverse difícil o imposible, ya que los archivos con formatos que no se ajustan a las especificaciones se vuelven más difíciles de abrir y emplear con el tiempo. Por último, los archivos que no sean válidos serán más difíciles – si no imposibles – de procesar correctamente por futuros programas informáticos.

Por supuesto, no inspeccionamos manualmente la conformidad de un formato de archivo con sus especificaciones; hay software disponible que realiza esa función e identifica y crea informes sobre los archivos que no son válidos. Ya mencionamos una de estas herramientas, “JHOVE”, en el capítulo sobre control de calidad al final del proceso de digitalización, pero también existen otras, en su mayoría especializadas para un determinado grupo de formatos.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’Las medidas de conservación deben seguir inmediatamente a la digitalización’’’
|-
|Cabe mencionar que la validación del formato de archivo y otras acciones de preservación
Junto con los procedimientos de control de calidad, deberían
realizarse inmediatamente al final del proceso de digitalización, ya sea como alternativa o además de realizarlos como parte de la preparación para la incorporación. Esto dependerá de las necesidades específicas y el flujo de trabajo de un proyecto.
|}

<span id="Fixity"></span>
=== Fijeza ===

La fijeza, un elemento crucial en la preservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y facilidad de uso, indica un estado de invariabilidad o permanencia. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo, si se ha alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.

Para poder hacer esto, usamos la fijeza para registrar el estado inicial de un archivo antes de insertarlo, tomando su “huella digital”, como suele llamarse. De hecho, el software
de fijeza registrará un número de características técnicas específicas y creará un código alfanumérico: una “suma de verificación”. Esta suma de verificación, al igual que las huellas dactilares en el caso de los humanos, será única para ese archivo y no debería cambiar con el tiempo. La suma de verificación de un archivo se registrará como parte de sus metadatos, de modo que siempre podamos realizar la misma verificación de fijeza y establecer si la suma de verificación del archivo ha cambiado, es decir, si el archivo ha cambiado. El registro de este tipo de metadatos de conservación es fundamental para confirmar y establecer la “cadena de custodia” de un elemento digital.

Además de permitirnos establecer cualquier cambio en un archivo que haya ocurrido con el tiempo, la fijeza también es útil cuando estamos migrando archivos entre diferentes medios o unidades de almacenamiento o depósitos digitales. Es muy recomendable aplicar una verificación de fijeza después de cada transferencia de archivos a fin de establecer cualquier cambio que pueda haber ocurrido en el curso de la '''[[Maintenance: Preservation, Development and Migrations/es#Mantenimiento activo: Migración|migración]]'''.

Además, la fijeza nos permitirá verificar que las copias de un archivo que creamos para la copia de seguridad estén completas y sean correctas. La suma de verificación de fijeza también se puede dar a otros usuarios potenciales de los archivos, para que puedan verificar que han recibido el archivo correcto. Existe una amplia gama de software que puede realizar la fijeza, como “Checksum”, “Exact.File”, entre otros.

<span id="Quality_Control"></span>
=== Control de calidad ===

Muchas cosas pueden salir mal con los archivos digitales a medida que se crean, administran y almacenan, antes de que lleguen al punto del ingreso. Durante la digitalización, debido a un error o un virus, los archivos pueden dañarse, quedar incompletos o reducir su calidad. Por lo tanto, es una buena práctica realizar un control de calidad lo más completo posible de todos nuestros archivos digitales, antes de su ingreso y archivo. Existe un conjunto completo de herramientas que realizan acciones específicas o un grupo de acciones de control de calidad. Algunos ejemplos incluyen “File Analyzer and Metadata Harvester” de NARA, que tiene una variedad de funciones; o en el otro lado del espectro, “Fingerdet”, que ayuda a detectar huellas dactilares en elementos digitalizados.

<span id="Removing_Duplicates_and_Weeding_Files"></span>
=== Eliminación de duplicados y eliminación de archivos ===

Mientras estamos en eso, deberíamos aprovechar esta oportunidad para limpiar un poco nuestros archivos. En el transcurso de la recopilación, organización, copia y
almacenamiento temporal de los archivos digitales, es probable que creemos duplicados o que las carpetas contengan archivos ocultos o que no pertenecen a ellas. Tener duplicados y otros archivos no deseados en la colección puede generar confusión, además de ocupar espacio innecesariamente en el almacenamiento. Es por ello que es una buena práctica eliminarlos antes de incorporarlos. Dependiendo del tamaño de la colección, esta podría ser una tarea que consuma mucho tiempo y sea propensa a errores si se realiza manualmente. Afortunadamente, existen herramientas de software que pueden hacer esto por nosotros de manera eficiente y confiable. Algunos ejemplos de herramientas dedicadas a este propósito incluyen “FolderMatch” y “CloneSpy”.

<span id="Metadata_on_Private,_Sensitive,_Confidential,_or_Copyrighted_Data"></span>
=== Metadatos sobre datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor ===

Teniendo en cuenta la importancia de la protección y seguridad de los datos al archivar material relacionado con violaciones de los derechos humanos, es muy recomendable que, en este punto, antes de incorporar el contenido, realicemos una revisión adicional del material con respecto a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor.

Durante los procesos de descripción, ya deberíamos haber identificado grupos de materiales o incluso elementos individuales que contienen información personal o confidencial. En este punto, debemos asegurarnos de que todos los metadatos pertinentes sobre dicho material se recopilen y vinculen adecuadamente a los elementos. Dependiendo de la política de acceso al material y al archivo, puede ser útil, o incluso necesario, añadir más metadatos, específicamente aquellos que brinden instrucciones para su manejo futuro en cuanto a derechos de autor, protección o acceso restringido al material.

Afortunadamente, existen estándares y software que se han desarrollado para brindar asistencia en ese proceso.

<span id="Standards"></span>
=== Estándares ===

Los estándares para la selección, recopilación y uso de metadatos a menudo incluyen una gama completa de metadatos de preservación. La aplicación de dichos estándares de metadatos respalda la conservación de elementos digitales y garantiza su usabilidad a largo plazo. Se ha desarrollado una variedad de estándares para gestionar la preservación y los metadatos en general. Dado que una amplia variedad de opciones puede limitar una visión clara, recomendamos que una organización utilice como punto de partida el estándar “Estrategias de implementación de metadatos de preservación” (PREMIS).

[[File: !RESOURCE ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!¡RECURSO!
|-
|PREMIS ha alcanzado el estatus de estándar aceptado a nivel internacional para metadatos de preservación. Una ventaja, pero también una limitación del estándar PREMIS, es que debe adaptarse para cumplir con los requisitos del contexto específico. No es una solución lista para usar en el sentido
de que pueda implementarse directamente en los datos de un archivo. Algunos de los elementos de PREMIS pueden no ser pertinentes y una organización puede encontrar que se necesita información adicional, más allá de lo definido por PREMIS, para respaldar sus requisitos.
|}

Cabe señalar que a menudo se integrarán diferentes estándares de metadatos, o al menos serán compatibles, con el software que utilizamos para las funciones de recopilación y gestión de metadatos.

<span id="Software_Tools"></span>
=== Herramientas de software ===

asta ahora, en este capítulo hemos mencionado ejemplos de diferentes soluciones de software que pueden realizar funciones específicas de recopilación y gestión de
metadatos de preservación, como la identificación de archivos, la conversión, la validez o las verificaciones de fijeza. Estas herramientas a veces se diseñan para realizar solo una función específica o un grupo de funciones similares. Sin embargo, estas herramientas individuales a menudo se combinan para proporcionar una solución de mayor alcance, que puede proporcionar una cobertura completa de funciones relacionadas con la preservación y los metadatos. Además, estas herramientas multifuncionales para metadatos se incorporan luego a soluciones de software integrales que pueden gestionar todo el proceso de archivo digital dentro de un sistema de archivo digital determinado.

En la sección de planificación de este manual, cuando analizábamos la selección de una solución de software para nuestro sistema de archivo digital, consideramos si la opción que elegimos tiene soporte integrado para el estándar de metadatos seleccionado, así como todas las herramientas necesarias para recopilar y gestionar los metadatos de conservación según los requisitos de nuestro archivo. En ese momento, podíamos elegir una solución empresarial que proporciona una opción todo en uno, con todos los estándares y herramientas necesarios integrados. No obstante, una alternativa es crear una solución que satisfaga nuestras necesidades mediante el uso de diferentes programas interoperables, cada uno de los cuales realice una de las funciones de conservación.

Esta etapa de preparación de datos para el ingreso y captura de metadatos de preservación destaca la importancia de nuestra decisión sobre la selección del software de archivo digital y el efecto que tiene sobre las tecnologías y herramientas que podemos y necesitamos usar. Por lo tanto, las herramientas específicas que aplicaremos en esta fase, así como más adelante, dependerán completamente del tipo de solución que seleccionemos para nuestro software de archivo digital.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!Análisis forense digital
|-
|Si se trabaja con formatos de almacenamiento de datos más antiguos o con material digital de origen y
características poco claras, especialmente cuando es necesario establecer un historial del material y una "cadena
de custodia", un área de desarrollo prometedora es el “análisis forense digital”, la cual ofrece beneficios al abordar la autenticidad digital, la responsabilidad y
la accesibilidad. Esta tecnología forense puede hacer posible: la identificación de problemas de privacidad, la determinación de una cadena de custodia por procedencia, el uso de protección contra escritura para captura y transferencia,
así como la detección de falsificaciones o manipulaciones. Puede extraer y sacar metadatos y contenido relevantes; permitir una indexación y búsqueda eficientes por parte de los curadores, y facilitar el control de auditoría y los privilegios de acceso granular. Las tecnologías forenses digitales varían mucho en cuanto a su capacidad, costo y complejidad; algunos equipos son caros, pero otros son gratuitos. Algunas técnicas son muy sencillas de usar, otras deben aplicarse con gran cuidado y sofisticación. Hay un conjunto cada vez más rico de herramientas forenses de código abierto, gratuitas para obtener y usar, como “BitCurator.
|}

<span id="Preparing_the_Digital_Archiving_System"></span>
=== Preparación del sistema de archivo digital ===

La configuración y preparación de nuestro sistema de archivo digital para su primer ingreso de archivos es un proceso complejo que requiere tiempo, esfuerzo, paciencia y conocimientos y habilidades de TI razonablemente avanzadas.

Los sistemas de archivo digital no pueden simplemente instalarse y usarse de inmediato, como hacemos con el software comercial que usamos a diario. Esto se debe a que cualquier sistema de archivo digital necesita ser “instruido” en todos y cada uno de los aspectos de sus operaciones. Según nuestros requisitos, debemos establecer los parámetros en el sistema, crear o diseñar bases de datos en él, establecer enlaces entre los datos y sus metadatos, etc. Para proporcionar estas “instrucciones” a nuestro software puede ser necesario cualquier cosa, desde simplemente rellenar un formulario electrónico o elegir una opción de un menú desplegable hasta tener que utilizar codificación informática y otros conocimientos avanzados de TI.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 101.jpg|center|thumb|866x866px|Imagen compartida por AVIPA, organización socia de GIJTR en Guinea]]
La experiencia y el tiempo necesarios dependen del tipo de solución de software seleccionada para el sistema de archivo digital. La regla general que aplicamos a la selección de software también se aplica aquí. Las soluciones comerciales serán más sencillas tanto para la configuración como para el uso, pero probablemente ofrecerán menos opciones de adaptación. Las soluciones de código abierto en su mayoría requerirán más tiempo y experiencia en TI, pero pueden ofrecer soluciones más adecuadas y personalizadas.

<span id="Ingest"></span>
== Ingreso ==

Este es el momento culminante, donde todo el esfuerzo y el proceso realizados confluyen y dan como resultado la creación de nuestro archivo.

Sin embargo, no debemos imaginar que podemos simplemente hacer clic en un botón, ir a tomar un té y regresar para ver todos nuestros datos, metadatos y documentación de datos ingresados y bien vinculados entre sí. Más bien, el proceso de ingreso deberá realizarse en partes, mediante la transferencia de material por grupos durante un período de tiempo. En el proceso, es probable que encontremos errores, descubramos especificaciones incorrectas en un sistema u otros problemas similares que deberán ser abordados para luego ajustar el sistema y repetir el ingreso.

Después de ingresar cada grupo de material, debemos producir al menos una copia maestra de archivo de cada elemento, al menos dos copias de respaldo y toda copia de trabajo derivada que podamos necesitar.

Las copias de respaldo deben crearse y almacenarse de acuerdo con las reglas de mejores prácticas descritas anteriormente, es decir, se deben crear múltiples copias, en dos tecnologías de medios de almacenamiento diferentes y almacenarse en diferentes ubicaciones.

Como paso final, debemos realizar el mismo conjunto de acciones de conservación que aplicamos a nuestro contenido en preparación para el ingreso. Esto incluye escanear el material, así como todas las copias de respaldo con software '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Antivirus|antivirus]]''' y verificar la fijeza, validez y garantía de calidad de cada archivo.

Si hemos cubierto los aspectos básicos hasta ahora y nos hemos asegurado de que todos los elementos están preparados, el proceso debería ser exitoso y ahora deberíamos poder disfrutar de los frutos de nuestro trabajo: nuestro valioso material, antes disperso por la oficina y en unidades de almacenamiento y sótanos, convertido en un archivo digital.

En el próximo paso, tomaremos medidas para asegurarnos de que también se logren los objetivos de nuestro archivo: que conserve nuestro material durante mucho tiempo y de manera segura y que brinde el mayor acceso posible a su contenido.

'''06:00'''

Digitization, Preservation and Ingest/en

2024-03-18T21:13:27Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:DPI.jpg|thumb|500x500px]]

== Introduction ==

<big>Now that we have completed the planning and organizing stage and come out the other side safely armed with the '''[[Special:MyLanguage/Planning and Organizing#General Plan|General Plan]]''', the table of the archive’s structure, descriptions of the material, and a decision on software and storage media for the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Archiving System|Digital Archiving System]]''', we are prepared for the next stage. This is where the actual magic happens: the creation of our digital archive.</big>

Along with the great promise it brings, this stage is also the most dynamic and complex, as well as the most resource-heavy, expertise-driven, and technologically demanding for the organization.

Our goal at this stage is to process and prepare all selected material—both physical and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]'''—and to make it digital preservation-ready. This means that by the end of this stage, we will have the material prepared with respect to all necessary technical and archival requirements for transfer into our newly selected Digital Archiving System. This includes a series of actions using software and other technological tools that need to be applied to our selected source material to be able to properly archive it and preserve it long-term.

Additionally, if we are working to digitally preserve source material that is wholly or partially physical, this stage includes a major pre-step: digitization.

== Digitization ==

Through the process of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization|digitization]]''', we create digital copies, or “[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Surrogates|surrogates]],” of original physical items. These digital copies are then processed as digital archival objects, preserved, and made accessible. We will, therefore, be focusing on the preservation of these digital copies rather than the original physical items. Consult [[Special:MyLanguage/Addendum II|Addendum II]] for further guidance.

There are different types of physical objects we might want to digitize that can be stored on a variety of media. They include, for example, text, photographs, drawings, maps, video, audio, and other types of content stored on paper, audio cassettes, 16 mm tape, or any other physical or '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Analogue Document|analog]]''' storage media.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 072.jpg|center|thumb|450x450px]]

They could also include objects such as pieces of clothing, banners, personal belongings, etc.

Clearly, the type of material we need to digitize will define both major and specific decisions to be made in the process—and each organization will make them in line with its goals and capacities. However, general elements of the process also need to be addressed in all digitization projects. This chapter outlines those elements of digitization that are relevant to the process regardless of the material's type, content, or storage media.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: In-House Digitization May Cost More Than Outsourcing.
|-
|''If the organization's capabilities are insufficient for the requirements of the digitization process, a decision to hire an external company for the project must be considered. Doing so may determine the success or failure of the program. Initiating digitization with inadequate preparation, resources, and capacities could produce more costs than results, with little or no long-term value. On the other hand, a quality-assured, well-planned, and executed outsourcing option could save substantial time and effort. Hence, in-house digitization, with the different costs it involves, may sometimes cost the organization more than outsourcing the work externally.''
|}

Digitization is a major, demanding archival project in and of itself and requires due attention, careful planning, and dedicated implementation. Since we are looking at digitization as part of a larger process of building a digital archive, we have already discussed some of the issues involved, mostly regarding the first few stages of the process. An overview of the digitization process is outlined in Figures 9a and 9b.

{| class="wikitable"
|+Figure 9a. Overview of stages and actions in the digitization process
!1. Planning

General: goal, outcomes, timeframe, resources.

Logistical and organizational: workflow,

conditions, space, naming, equipment, metadata.

Archival and technological requirements:

quality, format, file naming, equipment &

metadata.

Planning for preservation of original physical

items.
!2. Preparing Material

Creating an inventory of physical material.

Review of material and selection of material

for digitization.

Description of material.

Preparing physical items for digitization.

|}

{| class="wikitable"
|+Figure 9b. Overview of stages and actions in the digitization process
!3. Preparing Data/Tech

* Defining digitization requirements, file

naming, format selection, standard of

quality, collection of metadata.

* Obtaining and installing digitization

equipment, software, storage media.

* Setting up equipment to meet digitization

requirements, testing, fine-tuning.

!4. Implementation

* Preparation of material

* Process scheduling

* Digitization

* Quality control

* Post-processing and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Optical Character Recognition (OCR) Software|OCR]]'''

* Storage and backup

|}

In previous chapters, we discussed the development of a General Plan, the creation of an '''[[Special:MyLanguage/Planning and Organizing#Identification Inventory|Inventory]]''', and the selection and description of the material—which are also the first steps of the digitization process. Hence, having already covered the first two, we can pick up the digitization process at the beginning of the third stage by preparing archival and technological elements.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: Digitization Can Be Done on a Small Scale and With a Modest Budget.
|-
|''Small-scale digitization projects need to be adjusted to fit modest capacities and resources. Generally, that means there may be only one or two persons tasked with performing all the steps of the digitization process on one computer and with limited resources. The process is certainly less efficient, less reliable, and slower under those conditions, but it is doable and—whenever other options are not available—it is highly recommendable. Any digitizing work you can conduct can be highly significant, especially if the material is fragile and prone to deterioration.''
|}

=== Specifying a Naming Convention for Digitized Files ===

For a digital file intended for archiving and preservation, a name is not just a name. It is also a very important descriptor of that particular item, which should contain information that allows us to identify what the item is and what it contains so we can locate it in the archive and properly manage and preserve it. Therefore, an important element of specifications for digitization is the development and application of a consistent set of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival rules|rules]]''', a so-called “naming convention” for digital surrogates we create from physical items.

There are no universal rules for file naming, and each organization needs to develop its own naming convention that best suits its archival needs. However, the name of a digital surrogate should always provide a reference, a connection between itself and the physical item from which it was created through digitization. In principle, a '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital File Name|file name]]''' should contain several components that identify it, for example, its unique identifying number, its date of creation, a reference to its content, series, subseries, or folder it is a part of.

We should also bear in mind that these file names primarily need to be processed and understood by the software we will use for managing our digital archive. Hence, our primary concern in naming files is to apply a convention that will enable our Digital Archiving System to correctly identify the file and use its information. However, many also consider it a good practice to include a descriptive component in a file name that could be understood by humans as well, for example, a reference to its title or content.

While, as mentioned, there are no strict instructions for developing a naming convention, we can nevertheless identify some basic recommendations, as outlined in Figure 10.

{| class="wikitable"
|+Figure 10. Recommendations for a file naming convention
!General
!Identifiers
!Standards
|-
|Use a reasonable number of
components for a file name.

Names should be as
short as possible, so use
abbreviations.

Be consistent in the application
of the file naming
convention and do not allow
for exceptions.

|Include key identifiers as
components of a filename

(i.e., identifying number of
the item).

Include descriptive
components such as date,
title, or reference to its
content.

|Use only English alphabet
letters (a–z), numbers (0–9),
dash (-), and underscore (_).

Dates should be entered
in the ISO standard format
(i.e., yyyy-dd-mm).

|}

=== Specifying File Formats and Quality ===

In addition to the file name of a digital surrogate, its digital format and the standard of quality to which it will be digitized also need to be specified before the process can begin in earnest.

Since the same type of files—such as documents, photographs, or video—can be stored in different digital formats, we must specify which formats we will use for the digital surrogates created from our physical items.

Given that we are digitizing material for long-term preservation, it is important that we select formats that will allow their proper viewing and use by new generations of software. To prevent our digitized files from becoming obsolete, we should choose robust and resilient formats to change over time.

This means we should look for formats that meet the necessary standards, are well-established, and are widely used with substantial and positive user feedback. The formats we select should also allow us to add information and metadata to the files and have stable support, commercially or through an open-source community.

Clearly, we will be considering different sets of formats depending on the type of items we are digitizing—documents, photographs, video, etc. The scope of format options can be overwhelming, and there is no universally ideal solution for each type of digitized content. The selection, again, depends on the specific needs and circumstances of the archive. Nevertheless, some formats have a proven high robustness and resilience to change. Figure 11 provides an overview of such formats for the most frequently digitized types of physical items: documents, pictures, audio, and video.

{| class="wikitable"
|+Figure 11. Overview of robust digital formats or digitization of different types of physical items.
|Physical Item Type
|Robust digital File format
|-
|Documents
|PDF
|-
|Photographs
|RAW or TIF
|-
|Slides and negatives
|RAW or TIF
|-
|Audio
|WAV
|-
|Video
|MP4
|}

=== Specifying Quality Standard(s) for Digitized Files ===

An important element of the specifications for the digitization process is the quality standard to which we want and need to digitize our physical items. This is usually referred to as the “resolution” of a digitized document, photograph, or video. A higher resolution of a digital surrogate will allow for a better user experience and wider possibilities for its use—and, overall, a better copy of its original than a lower-resolution file. However, higher resolution also means that the digital surrogate will have a bigger digital size and will, therefore, take up more space in our storage media.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 078.jpg|thumb|Image shared by FAMDEGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]
Therefore, in specifying the resolution of the digital surrogates we will create, we need to weigh the requirements for their quality standard with the demand it creates in terms of digital storage space for our archive.

As human rights organizations working with unique and invaluable material, we can easily be tempted to digitize all our material in the highest available resolution to ensure the best possible quality of digital surrogates. However, this would be neither feasible nor sustainable, as it would create immense difficulties in storing, processing, and preserving such files long-term. Therefore, organizations must make digitization quality specifications in line with their goals and capacities. As a guide, Table 12 provides an overview of what is often considered minimal and optimal resolution quality levels for digitization of different types of physical items.

{| class="wikitable"
|+Figure 12. Overview of minimal and optimal resolution quality levels for digitization of different types of physical items.
|Item Type
|Minimal Quality
|Optimal Quality
|-
|Documents
|300 DPI
|600 DPI
|-
|Photographs
|600 DPI
|1,200+ DPI
|-
|Slides and negatives
|1,200 DPI
|2,400+ DPI
|-
|Audio
|16-bits and 44.1 KHz
|24-bits and 96 KHz
|-
|video
|1080P or 2 Megapixel
|2K+ or 4 Megapixel
|}

=== Metadata: Descriptions of Digitized Files ===

In the section dealing with the planning and organization of a digital archive, we discussed the important process of describing the archival material on several of its relevant attributes and creating a connection between those '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Description of Archival Material|descriptions]]''' and the material by recording them in a table. This is necessary, as it allows us to later search for, locate, and identify items and item groups based on those descriptions and properly manage, preserve, and use the archival material. The same principle applies to digital surrogates.

After digitization, the digital files we create from the physical originals will become the items in our digital archive. Hence, they also need to be described and have their descriptions attached to them so they can later be found, accessed, and preserved.

These linked descriptions of archival items are known as “metadata,” or data about data.

In the process of digitization, it is essential that relevant metadata is collected and attached to the digital surrogates we create. This is because, without its attached metadata, a digital surrogate becomes meaningless and unusable—as we might be unable to find or identify it or understand what it is, its context, history, creator, or where it belongs in the archive.

Most of the metadata we need to preserve is linked to the digital archival files they describe, created, and captured by the software tools we use to digitize, manage, and archive the data. This includes basic metadata (e.g., date of creation/digitization) as well as very technical types of metadata, such as those on the validity or integrity of digital files. The software tools can, therefore, allow us to capture the metadata. Concrete technical solutions in relation to different types of metadata being captured and preserved are discussed further in the manual. However, our main concern is selecting which metadata types we want and need to record and preserve in our digital archival files.

Compared with physical originals, digital surrogates require and allow for a whole range of additional metadata to be collected. This includes metadata such as technical specifications of an archival digital file and information about its creation and any further digital action taken on it. For CSOs working with human rights material, such technical metadata is important for preserving and maintaining a digital surrogate's credibility and establishing the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Chain of custody|chain of custody]]'''.

A wide variety of types of metadata could be collected about digital surrogates both during and after the digitization process. Based on their purpose and function, the most common types are summarized in Figure 13.
{| class="wikitable"
|+Figure 13. Types of Metadata
!Descriptive & Structural
!Admin & Preservation
!Technical
|-
|Descriptive metadata
gives details about a digital
record and its content to
make it easier to find.

Structural metadata
provides information about
the internal structure of
a digital file, including
information like page,
section, or index.

|Administrative metadata
refers to the information
about the management of
a digital record, such as
who created it, or who can
access it.

Preservation metadata
helps the usage of digital
records in the future;
includes information about
what software or hardware
is needed to open and use a
digital file.

|Technical metadata,
rather than being created
for the purposes of
archiving is often captured
automatically through
the software or hardware
used to create a digital
record. For example, photos
created by a digital camera
automatically capture
information about the image
and embed this information
in the file itself.
|}

Selecting the metadata for any given digitization project will depend on its context and circumstances: an organization’s resources and capacities, the type of material, its intended applications, types of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Access Plan|access]]''', and user needs, among others.

Existing metadata standards and specific, tested, and widely used metadata profiles and sets provide guidance through the maze of numerous metadata types and formats. However, there are now so many different metadata standards and sets developed and proposed by different organizations that their sheer number creates an obstacle to identifying those we want and need to use.

A good place to start is with the so-called “[https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/ '''Dublin Core Metadata Element Set'''].” Dublin Core is a widely applied set of 15 properties or elements for describing digital files. These elements are often considered a standard set of metadata that are applied almost regardless of the type of archival material, the archive's theme, or the type of software used in the Digital Archiving System. Further, for preservation purposes, the so-called PREMIS metadata standard provides a useful reference and guidance ([https://www.loc.gov/standards/premis/ '''PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity (Library of Congress)''']).

Whatever set of metadata we select for our collection, there is another set of decisions that we need to make about them to complete their digitization specifications. These include questions such as, Where will the metadata be stored? How will it be captured? When in the process do we capture it?

Making decisions related to these questions before the digitization process will provide us with a plan for standardized and consistent collection and structuring of metadata throughout the digitization process. This is important to make our metadata “interoperable,”—which means structuring and formatting it in a way that allows it to be read and used by different computer systems.

Making our metadata interoperable will save us significant time and resources (as well as headaches) later in the process, not least in the next step when we need to ingest and make operable that metadata, along with the digital surrogate files to which it is linked, in our Digital Archiving System. These issues related to the processing of digital files and their metadata will be discussed in more detail in the upcoming section, where we look at how our entire material—digitized and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]'''—needs to be prepared for ingest into our Digital Archiving System.

=== Selection, Set-Up, and Testing of Equipment, Software, Hardware, and Storage Media ===

This manual cannot recommend specific digitization equipment, software, or storage media or how to set up and optimize it. Such advice would necessarily be too generic for the requirements of any concrete project, and it would also be likely to become obsolete quickly.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 083.jpg|thumb|Image shared by CONAVIGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]
However, we should mention three elements that need to guide our decisions in selecting the technology we use for digitization: characteristics of the material, an organization’s capacities and resources, and the archive’s needs and requirements.

First, the equipment we select and how it will be set up and fine-tuned depends on the material we digitize: type, format, state of preservation, size/length of the originals, and quantity. Fragile material, for example, will require more refined and sensitive equipment and setup, while large quantities of material will require a solution for quick processing.

Further, our decisions will be dictated by our resources in terms of time, expertise, staff, space, and finances. Each of these aspects will set limits on what can be a feasible solution for our project.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: More Expensive Equipment Can Bring Down Overall Digitization Costs
|-
|We should be mindful that although digitization can be done on a different range of budgets, it is important to look at total costs of a project rather than one-off costs separately, such as the cost of a piece of equipment. Total project costs should include staff wages, equipment, time, etc. More expensive equipment that processes items more quickly, for example, could save us much more than it costs if we also calculate staff time and wages.
|}

Finally, and most importantly, the needs of our archive and its future users, as well as the modes of planned use for the materials we are digitizing, should define the minimal and optimal requirements of the equipment.

For hardware and software, regardless of the type of material (documents, photographs, video, or other), the requirement will be to provide digital surrogates of desired quality in adequate formats and capture the selected metadata. In terms of storage media, the most important aspects to be considered are its reliability (resilience to data loss), durability (usability over a longer time period), and scalability (potential to expand the data storage space as required).

Once we have selected and obtained our equipment, we need to install and set it up properly in line with our digitization requirements. This process is important and needs to be done properly. Otherwise, even the right equipment will not yield the required results. Hence, if an organization does not have internal expertise, external assistance would be advisable at this point.

This is especially true given that the setup and its fine-tuning are not a one-off activity, as the process requires repeated testing and iterative changes before the required result is achieved. The testing process should include a sample of different groups of materials and involve the entire process of an item’s digitization (i.e., the digitization workflow).
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 084.jpg|thumb|Image shared by CONAVIGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]

=== Implementation: Digitization Workflow ===

The final stage of digitization is the implementation of all the different elements that we have been planning, deciding on, and devising in the previous stages. Digitization is a complex process, but if all of its parts and functions are planned and designed well and advance, its implementation will be streamlined and fruitful.

That is why, in putting all elements together, we should develop a detailed '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization Workflow|digitization workflow]]''', which should include all its actions and operations—from reviewing and preparing physical items and workspace to completing the workflow through storing the created digital surrogates and making backup copies.

Each digitization project will have its own unique workflow and specific sequence of digitization actions and operations. Further, some activities, such as quality control, will be repeated at different stages of the process, while others will be executed simultaneously or in parallel. Although specific actions and their sequence are tailored to each concrete project, we can identify the key elements required in any digitization workflow: preparations, process scheduling, digitization, quality control, post-processing, and storage and backup.

=== Preparation of Material, Protocols, and Workspace ===

The digitization process begins in earnest by ensuring a clean and appropriate workspace, allowing enough area for work with physical materials as well as for digitizing equipment and a computer. Assuming that fragile or otherwise compromised material has already been removed, we can proceed to clean our physical material and remove any added items, such as paper clips or staples on documents.

Information and relevant digitization specifications about file naming, file resolution, and format, plus any metadata to be recorded, should be on hand and well-organized.

=== Process Scheduling ===

As part of the workflow, it is essential to schedule the entire process clearly—to determine, document, and then strictly apply an exact sequence of operations to be performed during the digitization process. The scheduling should include buffer time for unexpected events.

[[File:!RESOURCE!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Resource alert!
|-
|Excellent examples of digitization workflows and scheduling for organizations dealing with the preservation of cultural heritage material are provided in “[https://www.digitizationguidelines.gov/guidelines '''Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials'''],” issued by the USA Federal Agencies Digital Guidelines Initiative.
|}

Digitization Processing

The process of digitization itself will clearly be very different depending on the type, volume, content, and other characteristics of the material. Paper documents and photographs can be scanned reasonably quickly, while '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Analogue Document|analog]]''' audio and video will need to be digitized in real time. Artwork and historical documents will require a different scanning specifications set-up than will an administrative document.

Regardless of the differences, a good practice at the start of each digitization session is to digitize a reference item (document, photograph, short sample audio or video) with the result reviewed against specifications as a form of ad hoc quality control. In case of any discrepancy from the digitization specifications, equipment can be checked and its set-up fine-tuned. This will help avoid wasting entire sessions of work due to equipment or set-up issues.

=== Post-processing ===

Post-digitization processing of digital surrogates includes making slight corrections to a file to adjust it to a certain standard or specific project specification. This could include actions such as increasing the sharpness of sound in a video file or brightness of an image on a document.

Post-processing might sometimes also include creation of secondary, derivative copies of the file. These are created for specific purposes such as providing access or producing high-quality reproductions, and also for creating fully searchable documents from originally non-searchable image files through the application of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Optical Character Recognition (OCR) Software|Optical Character Recognition]]''' (OCR) software. In essence, by running OCR software on our scanned image of a document, we add a layer of text onto that image file so other software can read it, which makes the document fully searchable. This is essential for making human rights archives more accessible and visible, which is often a key purpose of their digitization. Given the importance of the application of OCR technology in creating fully searchable text files from our digital surrogate image files, in [[Special:MyLanguage/Addendum IV|Addendum IV]] we provide a set of recommendations regarding its use.

=== Quality Review ===

There are two elements to digitization quality control, and both can and should be implemented at multiple points in the process scheduling (i.e., both during and after digitization, as well as at regular intervals over the course of the project). The first element relates to ensuring that all physical items intended for digitization have indeed been digitized. This can be done automatically by comparing the two sets of data for physical items and their surrogates; however, this should also be accompanied by a sample manual check to ensure that digital surrogates properly correspond to their physical originals.

The second element of quality review is ensuring that the digitization specifications have all been met—that the digital surrogates are created in the right format and quality, with correct filenames, and selected metadata has been captured. Here again we will need to use a combination of manual and automated quality review, which is supported by software tools and applications such as "[https://jhove.openpreservation.org/ '''JHOVE'''].”

=== Storing Digitization Products ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 089.jpg|thumb|Image shared by ASOMOVIDINQ, GIJTR partner organization in Guatemala.]]

At the end of the process, we need to temporarily store the products of digitization on one or more storage media until they are prepared and ingested into a digital archival system. The end-result of the process should be one or more digital surrogates of the original, which are often referred to as “master files.” These are stored in a file directory structure created for this purpose.

Master files are the best-quality files we produce through digitization and are intended to be preserved long-term without loss of any essential features. The number of master files we will create will depend on the content of the originals and the planned uses of the digital surrogate.

In addition to master files, we can also produce a number of secondary files, often called “access” or “service files.” These files are created from the master file and optimized for the intended use (e.g., for web or for research).

For organizations working with documentation on human rights abuses, it is especially important to note that these derivative files are used for the creation of files with fully searchable textual content through OCR. The usual practice is for only master files to be stored for preservation purposes. However, given the importance of the OCR—and therefore fully searchable versions of documents—for human rights archives, it is advisable to also create and store two such readable files, one as an access copy and the other for preservation purposes. The same applies for the master files, as we should create at least two backup copies and store them on two separate storage media whenever possible.

== Preservation and Preparation for Ingest ==

<blockquote>

<big>We are now fully in the digital archival world.</big>

<big>All our material is now in a digital form.</big>

<big>We also have a digital archival repository—in the form of a Digital Archiving System.</big>

</blockquote>

To complete the process of creating a digital archive, we now need to employ a set of software-based '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival Techniques|digital archiving techniques]]''' on both our digitized and [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]] material. This is necessary to prepare it for ingest and long-term preservation in the Digital Archiving System. We also need to set up and prepare our Digital Archiving System itself—its databases and software tools and applications—to properly receive, store, and preserve our digital archival material.

To do that, we first need to review our basic archiving tools—the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival structure table|archival structure table]]''' and descriptions of material—which in this digital archiving world will take the form of databases and text files containing file directories, metadata, and data documentation. Therefore, it is necessary to clarify these two key concepts that are uniquely important for digital archiving—metadata and data documentation—which are necessary for understanding how our digital archival content is organized, described, related, managed, and used within a Digital Archiving System.

=== What Is Metadata and Data Documentation. ===

Metadata is data—information about data, about the digital archival content. It is stored in a structured form suitable for software processing. Metadata is essentially equal to archival descriptions of digital content. Indeed, the descriptions of our content that we made in the previous stage will now, in the Digital Archiving System, become metadata, thereby adding to other types of metadata such as system-generated technical metadata or metadata on an item’s access history. Metadata is therefore necessary for the goals of long-term preservation and access, as it allows us to maintain the integrity, quality, and usability of content.

'''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Data Documentation|Data documentation]]''' provides information about the ''context'' of our data, our digital archival content. It is often provided in a textual or other human-readable form. Data documentation in fact supplements metadata and provides information that enables others to use the archival content. For example, if we conduct a survey of victims and are preserving their filled-in questionnaires as our digital archival data, we should also preserve related data documentation (e.g., a document detailing the survey design and methodology). Given that data documentation is also “data about data,” it could also be seen as a specific type of metadata, one which provides context and is recorded in human-friendly format.

=== Preparing Metadata and Data Documentation ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 091.jpg|thumb|Image shared by CCJ, GIJTR partner organization in Colombia.]]
While our digital files are safely stored and backed up on storage media awaiting ingest and archiving in the digital information system, we need to turn our attention to some housekeeping duties. They involve preparing our metadata and data documentation for the upcoming process to ensure the smooth ingest and proper archiving of files.

This involves having a clear and well-organized record of data documentation and metadata thus far in the process—what they contain and how they relate to one another. This includes tables/databases with lists (or directories) of file names, the files’ metadata, and data documentation. Throughout previous chapters, we described how these documents are developed or generated through planning, inventory creation, review, selection, organization, description, and digitization of material. As a result, at this point in the process, we should have the following metadata and data documentation created:

A) This document started its life as Identification Inventory and then, through processes of organization and description, grew into the Table of Archive’s Structure. It contains metadata on the archive’s structure, grouping of files in series, subseries, and folders, and additional descriptive and technical metadata we selected to put into it.

B) As a result of the digitization process, we have produced databases in which we recorded each digital surrogate we produced and the selected metadata about it.

Further, digitizing equipment and software also generated additional databases with metadata we selected to capture technical attributes of the digital surrogates and/or history of actions on them throughout the digitization process.

Finally, we also might have produced text documents containing data documentation, information about the context of the digital surrogates we created, or the digitization process itself. This will allow others to understand how our data can be interpreted or used.

C) A database of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' files for preservation with their basic metadata will either already exist or be easily created using simple software tools such as “DROID” or “IngestList.”

D) There might be additional pre-existing tables/databases or text files containing metadata and/or data documentation about certain item groups or the entire collection.

In order for our digital content, metadata, and data documentation to be properly ingested into the Digital Archiving System, we need to provide the system software with instructions on what these documents are and how they relate to each other. In this way, the system can, for example, correctly attach metadata in one database to the items metadata describes that are listed in a different database, and then to data documentation providing information about the given items’ context.

As part of the preparations, we might also need to manually divide, merge, or combine some of our tables/databases to transform them into a more appropriate format.

The exact steps that we will need to take in this process in which we will need to prepare our metadata and data documentation, or how we will input information about their inter-relations into the Digital Archiving System, will depend on the characteristics of the archive and the system itself.

Yet, regardless of these specifics, we will always need to have a clear overview, a map, or a scheme of our metadata and data documentation and how they are related before we can begin with the ingest.

=== Preservation and Preparation of Data for Archiving ===

We can now move on to the preservation actions and preparation of our digital data for ingest and archiving.

==== Cleaning ====

The first thing we should always do before working with digital data intended for preservation is perform an '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Antivirus|antivirus scan]]''' by connecting the storage media to a previously scanned computer that is not connected to any local network or internet.

==== Backup ====

Then comes the backup. At the end of the digitization process, we have already created backups of the digital surrogates’ master files. If we have not yet done the same for the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' data, we should create their backups now by producing two copies and storing them on separate storage media, if possible, at two different locations.

==== File Naming ====

While our digital surrogates’ files have already been named in line with the naming convention we developed and adopted, our born-digital files might still have their original names. We must therefore apply our naming convention to the born-digital files and name them accordingly. Their names will then contain the same components—identification, description, technical, or other—as those we selected and used for the digital surrogates in a way that was described in the digitization chapter. There are reasonably simple and easy-to-use software tools that can perform this task of renaming our digital files automatically within the parameters we set for it, such as “Rename Master” and “File Renamer Basic.”

==== Metadata ====

In the previous section, we took stock of metadata and data documentation we collected thus far in the process. As explained there, we will need to ingest our metadata in a specific, fixed format that is recognizable by our Digital Archiving System. This specific format of metadata will be based on the metadata standard we selected to implement earlier in the process, and that we now need to apply for ingest of data into our Digital Archiving System.

If, as advised in this manual, in the planning phase, we have already made a decision on the standard we will apply for metadata collection and implemented it through description and digitization phases, then our metadata will already have been gathered in accordance with that standard. Therefore, we should be able to arrange and prepare it for ingest in accordance with the system-recognizable format by making only basic technical arrangements or mapping our metadata to the standard. For example, in the digitization section, we mentioned that the so-called “Dublin Core” basic metadata standard is supported by most digital archiving software. Hence, if we applied this standard for the collection of metadata from the beginning, and we selected the software that supports it, we would now be able to translate the collected metadata into the format our Digital Archiving System can recognize and properly ingest.

=== Preservation of Metadata ===

In the earlier discussion of metadata and the importance of its proper collection and management, we mentioned the key role it has for long-term preservation of digital archival data.

This becomes even more salient and relevant at this point in the process, with the preparation for ingest and long-term preservation of our material. This is because, before we ingest and archive our data, we need to make sure that we capture the necessary metadata, which will allow our digital material to be adequately preserved, its authenticity maintained, and it remaining usable in the future. To understand which essential set of metadata we need to capture to preserve our invaluable data, we will need to get to know our digital files and their formats a bit better, including things such as our files’ validity, quality, and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Fixity|fixity]]'''.

=== Identifying and Converting File Formats ===

Back in the digitization process, we established the need to store our digital material in file formats that are appropriate for long-term preservation. Primarily, these are formats that have a wide user/support community and are proven to be resilient to change over time. This is also why they are often called “lossless” as opposed to “lossy” formats that do tend to lose quality and/or change and degrade over time.

Our digitized material has already been stored in appropriate preservation formats through digitization, and now we need to make sure the same is true with our born-digital material.

We first need to identify the format of our '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' files, which we can do with the assistance of specialized software, such as “DROID” or “Siegfried,” that allows us to automatically identify the format of batches of our digital files. We will then proceed to change formats of the files for which we determine the need to be put into a different, preservation-appropriate format. Specialized software for conversion of files to different formats can be very useful in this process. Such software is format-specific (e.g., “Audio/Video to WAV Converter”) which converts audio and video files to WAV format, or “CDS Convert,” which allows conversion of documents, presentations, and images between different software formats.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’The Importance of Using Proper Preservation Formats’’’
|-
|Lossless formats, by rule, also produce larger files. Hence, for large collections and small organizations, such as CSOs, this can represent a challenge in terms of additional storage capacities they may require. However, this manual advises against making compromises with the selection of file formats, as use of proper preservation formats is essential for all following preservation actions and the success of the process as a whole.
|}

=== Validating Files ===

The next step in preparing our digital content for proper preservation in the Digital Archiving System is validation of our files—that is, establishing that they really are what we think they are.

In essence, through file validation, we check whether the format of a file is proper and correct—whether it is valid. Hence, through file format validation, we can check whether a file conforms to the file format specification—standards a specific file format such as .jpg, .doc., or TIFF must follow. As an illustration, file format validation could be compared to the inspection of boxes or folders in a physical archive to ensure they are not damaged, otherwise items could fall out or be damaged.

In digital archiving, file format validation is particularly important for long-term preservation and access, for a number of reasons. Files with formats that are not valid are difficult to manage over time, especially when a file needs to be converted or migrated. Moreover, access might become difficult or impossible, as files with nonconforming formats become more difficult to open and use over time. Finally, files that are not valid will be more difficult—if not impossible—to render properly by future software.

Of course, we do not manually inspect whether a file format conforms to its specifications; there is software available to perform that function and identify and create reports on the files that are found not to be valid. We already mentioned one such software tool—JHOVE—in the chapter on quality control at the end of the digitization process, but there are also other tools, most of which are specialized for a certain group of formats.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’Preservation Actions Should Immediately Follow Digitization’’’
|-
|File format validation and other preservation actions, along with the quality control procedures, should be performed immediately at the end of the digitization process either as an alternative or in addition to conducting them as part of the preparations for ingest, depending on a project’s specific needs and workflow.
|}

=== Fixity ===

Fixity, a crucial element of the long-term preservation of files as well as in maintaining their integrity, authenticity, and usability, means a state of being unchanged or permanent. In essence, fixity allows us to determine whether a file has been altered or corrupted over time and to track and record any such changes.

To be able to do this, we use fixity to record the initial state of a file before ingest by taking its “digital fingerprint.” In fact, fixity software will record a number of a file’s specific, technical characteristics and create an alphanumeric code—a “checksum.” This checksum, just like fingerprints for humans, will be unique for that file and should not change over time. The checksum for a file will be recorded as part of its metadata so we can always perform the same fixity check and establish whether the file’s checksum has changed—that is, whether a file has changed. Recording this type of preservation metadata is crucial for confirming and establishing a digital item's "chain of custody.”

In addition to allowing us to establish any changes to a file that have occurred over time, fixity is also useful when we are migrating files between different storage media, units, or digital depositories. It is highly advisable to apply a fixity check after each such file transfer to establish any changes that might have occurred in the course of the file '''[[Maintenance: Preservation, Development and Migrations#Active maintenance: Migration|migration]]'''.

Further, fixity will allow us to verify that any copies of a file we create for backup are complete and correct. Fixity checksum can also be given to other potential file users so they are able to verify that they have received the correct file. There is a range of software that can perform fixity, such as “Checksum” and “Exact.File,” just to name a few.

=== Quality Control ===

Many things can go wrong with digital files as they are created, managed, and stored before they reach the point of ingest. During digitization, due to an error or a virus, files can be damaged, made incomplete, or reduced in quality. It is therefore a good practice to perform as comprehensive a quality check of all our digital files as possible before their ingest and archiving. There is a whole set of tools that perform either specific or a group of quality control actions. Some examples include NARA’s File Analyzer and Metadata Harvester, which has a range of functions, or, on the other side of the spectrum, a highly designed “Fingerdet,” which helps detect fingerprints on digitized items.

=== Removing Duplicates and Weeding Files ===

While we are at it, we should use this opportunity to clean up our files a bit. Over the course of collecting, organizing, copying, and temporarily storing our digital files, it is likely that we will have created duplicates, or that folders contain hidden files or files that do not belong in them. Having duplicates and other unwanted files in our collection can create confusion, in addition to unnecessarily taking up space in our storage. It is therefore a good practice to remove them before ingest. Depending on the size of the collection, this could be a very time-consuming and error-prone task if performed manually. Luckily, there are software tools that can do this for us efficiently and reliably. Examples of dedicated tools for this purpose include “FolderMatch” and “CloneSpy.”

=== Metadata on Private, Sensitive, Confidential, or Copyrighted Data ===

Given the importance of data safety and security when archiving material related to human rights violations, it is highly advisable that, at this point, before the content is ingested, we make an additional review of the material with respect to privacy, sensitivity, confidentiality, and copyrights.

During the description processes, we should have already identified groups of materials or even single items that contain personal or sensitive information. Now we need to make sure all relevant metadata about such material is collected and appropriately linked to the items. Depending on the material and the archive’s access policy, it might be useful, or even necessary, to add further metadata here, specifically that which provides instructions for its future management regarding copyright, protection, or restricted access to the material.

Conveniently, there are standards and software that have been developed to provide assistance in that process.

=== Standards ===

Standards for metadata selection, collection, and use often include a full range of preservation metadata. Application of such metadata standards supports the preservation of digital items and ensures their long-term usability. A range of standards has been developed for handling preservation and metadata in general. As such a wide choice of options can often limit a clear view, we recommend an organization use as a starting point the “Preservation Metadata Implementation Strategies” (PREMIS) standard.

[[File: !RESOURCE!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!Resource Recommendation!
|-
|PREMIS has achieved the status of being the accepted international standard for preservation metadata. Both a strength and a limitation of the PREMIS standard is it must be tailored to meet the requirements of the specific context; it is not an off-the-shelf solution in the sense that an archive simply implements it directly to its data. Some of PREMIS’s elements might not be relevant, and an organization may find that additional information beyond what is defined by the PREMIS standard is needed to support its requirements.
|}

It should be noted that different metadata standards will often be integrated, or at least compatible, with the software we use for metadata collection and management functions.

=== Software Tools ===

Thus far in this chapter we have mentioned examples of different software solutions that can perform specific preservation metadata collection and management functions, such as file identification, conversion, validity, and fixity checks. Such tools will indeed sometimes be designed to perform just one specific, or a group of similar, functions. However, these individual tools are also often used together as a more wide-ranging software solution, which can provide a full scope of preservation and metadata-related functions. Moreover, such multifunctional tools for metadata are then incorporated into comprehensive software solutions that can manage the entire process of digital archiving within a given Digital Archiving System.

In the planning section of this manual, where we discuss the selection of a software solution for our Digital Archiving System, we consider whether the option we choose has integrated support for the selected metadata standard, as well as all the necessary software tools to collect and manage preservation metadata to our archive’s requirements. At that point, we could opt for an enterprise solution that provides an all-in-one option with all necessary standards and tools integrated into it. But an alternative would be to build a solution that meets our needs by using different, interoperable software, with each performing one of the preservation functions.

This stage of preparation of data for ingest and capturing preservation metadata makes salient the importance of our selection of the digital archiving software and the effect it has on the technologies and software tools we can and need to use. Therefore, the specific software tools we will apply in this phase, as well as later on, will fully depend on the type of solution we select for our digital archiving software.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!Digital Forensics
|-
|If working with older data storage formats or digital material of unclear origin and features—especially when a history of the material and “chain of custody” need to be established—a promising area of development is '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Forensics|digital forensics]]''',” which provide benefits in addressing digital authenticity, accountability, and accessibility. This forensic technology can make it possible to identify privacy issues, establish a chain of custody for provenance, employ write protection for capture and transfer, and detect forgery or manipulation. It can also extract and mine relevant metadata and content, enable efficient indexing and searching by curators, and facilitate audit control and granular access privileges. Digital forensic technologies vary greatly in their capability, cost, and complexity, with certain equipment ranging from free to expensive. Some techniques are very straightforward to use, while others have to be applied with great care and sophistication. There is an increasingly rich set of open source forensic tools (e.g., “BitCurator”) that are free to obtain and use.
|}

=== Preparing the Digital Archiving System ===

Set-up and preparation of our digital archival system for its first ingest of digital files is a complex process that requires time, effort, patience, and reasonably advanced IT knowledge and skills.

Digital Archiving Systems cannot simply be installed and immediately used, as we do with standard commercial software. This is because any Digital Archiving System needs to be “instructed” on each and every aspect of its operations. Based on our requirements, we need to set the parameters in the system, create or design databases within it, create links between data and metadata, etc. Providing these “instructions” to our software might require anything from simply filling an electronic form or choosing an option from a drop-down menu to needing to use computer coding and other advanced IT skills.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 101.jpg|center|thumb|866x866px|Image shared by AVIPA, GIJTR partner organization in Guinea.]]
The amount of time and expertise needed depends on the type of software solution selected for the Digital Archiving System. The rule of thumb we applied to the selection of software applies here as well. Commercial solutions will be simpler for both set-up and use, but will likely offer fewer options for adaptation. Open-source solutions will mainly require more IT expertise and time—but can provide more suitable and tailored solutions.

== Ingest ==

This is the sweet spot, where the entire effort and process conducted so far comes together and results in the creation of our archive.

However, we should not imagine that we can just click a button, go have a tea, and return to see all our data, metadata, and data documentation ingested and properly connected to each other. Rather, the ingest process will need to be performed in parts by transferring material per group over a period of time. In the process, we will also likely encounter errors, discover incorrect specifications in a system, or similar that will need to be addressed, and the system will need to be fine-tuned and the ingest repeated.

After ingesting each group of material, we should produce at least one archival master copy of each item, at least two backup copies, and any derivative working copies we might need.

Backup copies should be created and stored in line with the best practice rules described earlier (i.e., create multiple copies on two different storage media technologies and store them at different locations).

As a final step, we need to perform the same preservation actions we applied to our content in preparation for ingest. This includes scanning the material as well as all backup copies with '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Antivirus|antivirus]]''' software and checking each file’s fixity, validity, and quality assurance.

Suppose we have covered the basics so far and ensured all the elements have been prepared. In that case, the process should be successful. We should now be able to enjoy the fruits of our work—our precious material previously scattered around the office and in storage units and basements—having been turned into a digital archive.

In the next step, we will make sure our archive's goals are also achieved—that it preserves our material for a long time and in a safe manner and provides as wide an access to its content as possible.

'''06:00'''

Digitization, Preservation and Ingest/fr

2024-03-18T21:08:37Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-FR-final-print_Page_070.jpg|thumb|500x500px]]

== Introduction ==

<big>Maintenant que nous avons achevé la phase de planification et d’organisation et que nous avons obtenu le '''[[Planning and Organizing/fr#Plan général|Plan Général]]''' , le tableau de la structure des archives, les descriptions du matériel et une décision sur le logiciel et les supports de stockage pour le '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Un Système d’Archivage Numérique|Système d’Archivage Numérique]]''', nous sommes prêts pour la prochaine étape. C’est ici que la véritable magie opère : la création de notre archive numérique.</big>

Cette étape est non seulement porteuse de grandes promesses, mais elle est également la plus dynamique et complexe, ainsi que la plus exigeante en termes de ressources, d’expertise et de technologie pour notre organisation.

Notre objectif à ce stade est de traiter et de préparer tout le matériel sélectionné, qu’il soit physique ou '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|numérique]]''', afin de le rendre prêt pour la préservation numérique. Cela signifie qu’à la fin de cette étape, nous aurons préparé le matériel en respectant toutes les exigences techniques et archivistiques nécessaires, afin qu’il puisse être transféré dans notre Système d’Archivage Numérique nouvellement sélectionné. Cela comprend une série d’actions utilisant des logiciels et d’autres outils technologiques qui seront appliqués à notre matériel source sélectionné afin de l’archiver correctement et de le préserver à long terme.

De plus, si nous travaillons à la préservation numérique d’un matériel source qui est en partie ou en totalité physique, cette étape comprend une étape majeure préalable : la numérisation.

<span id="Digitization"></span>
== Numérisation ==

Grâce au processus de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#La numérisation|numérisation]]''', nous créons des copies numériques, également appelées « [[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Les substituts numériques|substituts]] », des éléments physiques originaux. Ces copies numériques sont ensuite traitées comme des objets d’archives numériques, préservés et rendus accessibles. Nous allons donc nous focaliser sur la conservation de ces copies numériques, plutôt que sur les éléments physiques originaux. Consultez l’Annexe II pour plus de conseils.

Il existe différents types d’objets physiques que nous pouvons vouloir numériser qui peuvent être stockés sur une variété de supports. Il peut s’agir, par exemple, de textes, de photographies, de dessins, de cartes, de vidéos , d’audios et d’autres types de contenu stockés sur papier, des cassettes audio, des bandes 16 mm ou de tout autre support de stockage physique ou '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Document Analogique|analogique]]'''.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 072.jpg|center|thumb|450x450px]]

Ainsi que des objets tels que des vêtements, des bannières, des objets personnels, etc.

Évidemment, le type de matériel que nous devons numériser définira les décisions majeures et spécifiques à prendre dans le processus. Chaque organisation les prendra en fonction de ses objectifs et de ses capacités. Cependant, il existe aussi des éléments généraux du processus qui doivent être abordés dans tous les projets de numérisation. Ce chapitre présente les éléments de la numérisation pertinents pour le processus, indépendamment du type, du contenu ou du support de stockage du matériel.
[[File:BREAKING NEWS FRA!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Information de derniere minute: L’internalisation de la numérisation coûte sûrement plus cher que l’externalisation.
|-
|''Si les capacités de l’organisation ne sont pas suffisantes pour répondre aux exigences du processus de numérisation, il convient d’envisager la décision de faire appel à une entreprise externe pour le projet. La réponse à cette question peut déterminer le succès ou l’échec du programme. Commencer la numérisation sans une préparation, des ressources et des capacités adéquates pourrait engendrer plus de coûts que de résultats, avec peu ou pas de valeur à long terme. D’un autre côté, une externalisation bien planifiée, exécutée avec soin et garantie en termes de qualité, pourrait faire gagner beaucoup de temps et d’efforts.
Ainsi, l’internalisation de la numérisation, avec les différents coûts qu’elle implique, peut parfois coûter plus cher à l’organisation que l’externalisation du travail.
''
|}

La numérisation est un projet d’archivage majeur et exigeant qui nécessite une attention particulière, une planification minutieuse et une mise en œuvre dédiée. Puisque nous considérons la numérisation comme faisant partie d’un processus plus vaste de création d’une archive numérique, nous avons déjà abordé certains des défis posés, notamment ceux liés aux premières étapes du processus. Un aperçu du processus de numérisation est présenté dans les figures 9a et 9b.

{| class="wikitable"
|+Figura 9a. Aperçu des étapes et des actions à suivre lors du processus de numérisation
!1. Planification

Générale : par exemple, objectif, résultats, calendrier ou ressources.

Logistique et organisation : par exemple, gestion des flux de travail,

conditions et aménagement de l’espace, dénomination, équipement, métadonnées.

Exigences en matière d’archivage et de technologie :

qualité, format, nommage des fichiers, équipement et

métadonnées.

Planification de la conservation des éléments physiques

originaux.
!2. Préparation du material

Création d’un inventaire du matériel physique

Examen du matériel et sélection du matériel

à numériser

Description du matériel

Préparation des éléments physiques en vue de la numérisation

|}

{| class="wikitable"
|+Figura 9a. Aperçu des étapes et des actions à suivre lors du processus de numérisation
!3. Préparation de données/ technologie

Définir les besoins de la numérisation :

dénomination des fichiers, sélection de format(s), norme de

qualité, collecte de métadonnées.

Obtention et installation de l’équipement de numérisation,

des logiciels et des supports de stockage.

Mise en place de l’équipement pour répondre aux exigences de la numérisation,

test et mise au point.

!4. Mise en œuvre

* Préparation du matériel

* Programmation du processus

* Numérisation

* Contrôle de qualité

* Post-traitement et '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR)|OCR]]'''

* Stockage et sauvegardes

|}

Dans les chapitres précédents, nous avons abordé l’élaboration d’un plan général, la création d’un '''[[Planning and Organizing/fr#Inventaire D’identification|inventaire]]''', la sélection et la description du matériel – qui sont également les premières étapes du processus de numérisation. Ainsi, ayant déjà effectué les deux premières étapes, nous pouvons reprendre le processus de numérisation au début de la troisième, qui consiste en la préparation des éléments archivistiques et technologiques du processus.
[[File:BREAKING NEWS FRA!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Information de dernière minute: La numérisation peut être réalisée à petite échelle et avec un budget modeste.
|-
|''Les projets de numérisation à petite échelle doivent être adaptés aux capacités et aux ressources limitées. En règle générale, cela signifie qu’il peut y avoir une ou deux personnes chargées d’effectuer toutes les étapes du processus de numérisation sur un seul ordinateur
et avec des ressources réduites. Le processus est certainement moins efficace, moins fiable et moins rapide dans ces conditions. Cependant, il est faisable et, au cas où aucune autre option ne serait disponible, il est hautement recommandable. Tout travail de numérisation que nous pouvons effectuer peut être très significatif, surtout si le matériel est fragile et susceptible de se détériorer.''
|}

<span id="Specifying_a_Naming_Convention_for_Digitized_Files"></span>
=== Spécifier une Convention de Dénomination pour les Fichiers Numérisés ===

Le nom d’un fichier numérique destiné à l’archivage et à la conservation n’est pas simplement un nom. Il s’agit également d’un descripteur très important de cet élément particulier, qui doit contenir des informations permettant d’identifier l’élément et son contenu, afin de le localiser dans les archives et de le gérer et de le préserver correctement. Le développement et l’application d’un ensemble cohérent de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Les règles d'archivage|règles]]''', appelé « convention de dénomination », pour nommer les substituts numériques créés à partir d’éléments physiques constituent un élément essentiel des spécifications du processus de numérisation.

Il n’existe pas de règles universelles pour la dénomination des fichiers. Chaque organisation doit développer sa propre convention de dénomination qui répond le mieux à ses besoins d’archivage. Cependant, le nom d’un substitut numérique devrait toujours fournir une référence et établir un lien entre lui et l’élément physique à partir duquel il a été créé par la numérisation. En principe, '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Le nom de fichier numérique|le nom d’un fichier]]''' doit contenir plusieurs éléments qui l’identifient, tels que son numéro d’identification unique, sa date de création, une référence à son contenu, ainsi que la série, la sous-série ou le dossier dont il fait partie.

Nous devons également garder à l’esprit que ces noms de fichiers doivent avant tout être traités et compris par les logiciels que nous utilisons pour gérer nos archives numériques. Par conséquent, notre préoccupation principale lors de la nomination des fichiers est d’appliquer une convention qui permettra à notre Système d’Archivage Numérique d’identifier correctement le fichier et d’utiliser les informations qu’il contient. Cependant, il est bon d’inclure également un élément descriptif dans le nom d’un fichier, pour qu’il puisse être compris par les humains, par exemple, une référence à son titre ou à son contenu.

Bien que, comme nous l’avons mentionné, il n’existe pas de règles universelles concernant l’élaboration d’une convention de dénomination, vous pouvez néanmoins identifier quelques recommandations de base, dont certaines sont présentées dans la figure 10.

{| class="wikitable"
|+Figure 10. Recommendations for a file naming convention
!Général
!Identifiants
!Normes
|-
|Utilisez un nombre raisonnable de composants dans le nom de fichier.

Les noms doivent être aussi courts que possible. Utilisez donc des abréviations.

Soyez cohérent dans l’application de la convention de
dénomination des fichiers et ne prévoyez pas d’exceptions.

|Intégrez des identifiants clés comme composantes du nom de fichier

, tels que le numéro d’identification de l’élément.

Il est recommandé d’inclure des éléments descriptifs tels que la date, le titre ou une référence au contenu.

|Utilisez uniquement les lettres de l’alphabet anglais (a-z), les chiffres
(0-9), le tiret (-) et le trait de soulignement (_)

Les dates doivent être saisies dans le format standard ISO, c’est-à-dire aaaa-dd-mm.

|}

<span id="Specifying_File_Formats_and_Quality"></span>
=== Spécification des formats de fichier et de la qualité ===

En plus du nom de fichier d’un substitut numérique, son format numérique et la norme de qualité à laquelle il sera numérisé doivent par ailleurs être spécifiés, avant que le processus ne puisse sérieusement commencer.

Étant donné que différents formats numériques peuvent être utilisés pour stocker le même type de fichiers, tels que des documents, des photographies ou des vidéos, il est important de préciser les formats qui seront utilisés pour les substituts numériques créés à partir des éléments physiques.

Puisque le but de la numérisation du matériel est de le conserver à long terme, il est important de choisir des formats qui garantissent une visualisation et une utilisation correctes à l’avenir, malgré l’arrivée régulière de nouvelles générations de logiciels. Pour éviter que nos fichiers numérisés ne deviennent obsolètes, il est donc essentiel de choisir des formats résistants et durables aux changements dans le temps.

Cela signifie que nous devons rechercher des formats qui répondent aux normes nécessaires, qui sont bien connus et largement utilisés, avec un retour d’information substantiel et positif de la part des utilisateurs. Les formats que nous choisissons doivent également nous permettre d’ajouter des informations, des métadonnées, aux fichiers, et doivent bénéficier d’un support stable, soit commercial, soit par le biais d’une communauté open-source.

Évidemment, nous allons envisager différents ensembles de formats en fonction du type d’éléments que nous numérisons : documents, photographies, vidéos, etc. L’étendue des options de format peut décourager, et il n’existe pas de solution universelle idéale pour chaque type de contenu numérisé. La sélection, là encore, dépend des besoins et des caractéristiques spécifiques de l’archive. Néanmoins, il existe des formats qui ont fait la preuve de leur robustesse et de leur adaptabilité aux changements. La figure 11 donne un aperçu de ces formats pour les types d’éléments physiques les plus fréquemment numérisés : documents, images, audio et vidéo.

{| class="wikitable"
|+Figure 11. Aperçu des formats numériques robustes pour numériser différents types d’éléments physiques.
|Type d’élément physique
|Format de fichier numérique fiable et résistant
|-
|Documents
|PDF
|-
|Photographies
|RAW or TIF
|-
|Diapositives et négatifs
|RAW or TIF
|-
|Audio
|WAV
|-
|Video
|MP4
|}

<span id="Specifying_Quality_Standard(s)_for_Digitized_Files"></span>
=== Spécifier la ou les normes de qualité pour les fichiers numérisés ===

Il est crucial de définir cette norme en fonction des besoins spécifiques de l’archive et des utilisateurs prévus afin de garantir la qualité des copies numériques créées. C’est ce que l’on appelle généralement la « résolution » d’un document, d’une photographie ou d’une vidéo numérisée. Un substitut numérique de haute définition proposera une meilleure qualité d’image, permettra une utilisation plus large et sera plus fidèle à l’original qu’un fichier à faible résolution. Cependant, une résolution plus élevée signifie également que le substitut numérique aura une taille numérique plus importante, il prendra donc plus de place sur vos supports de stockage.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 078.jpg|thumb|Image partagée par FAMDEGUA, organisation partenaire de GIJTR au Guatemala.]]
Par conséquent, lors de la spécification de la résolution des substituts numériques que nous allons créer, il est important de trouver un compromis entre les exigences de qualité de ces derniers et l’espace de stockage numérique demandé pour nos archives.

En tant qu’organisations de défense des droits de l’homme travaillant avec des matériaux uniques et de grande valeur, il est facile de succomber à la tentation de numériser tous vos matériaux à la plus haute définition possible pour garantir la meilleure qualité possible des substituts numériques. Cependant, cela ne serait ni réalisable ni durable, car cela créerait d’énormes difficultés non seulement pour le stockage, mais encore pour le traitement et la préservation de tels fichiers durablement. Les organisations doivent donc établir des spécifications de qualité de numérisation en fonction de leurs objectifs et de leurs capacités. À titre indicatif, le tableau 12 donne un aperçu de ce qui est souvent considéré comme des niveaux de résolution minimaux et optimaux pour numériser différents types d’éléments physiques.

{| class="wikitable"
|+Figure 12. Aperçu des niveaux de résolution minimaux et optimaux pour numériser différents types d’éléments physiques.
|Type d’élément
|Qualité Minimale
|Qualité optimale
|-
|Documents
|300 PPP (DPI en anglais)
|600 PPP
|-
|Photographies
|600 PPP
|1 200 PPP ou plus
|-
|Diapositives et négatifs
|1 200 PPP
|2 400 PPP ou plus
|-
|Audio
|16 bits et 44,1 kHz
|24 bits et 96 kHz
|-
|video
|1080 P ou 2 mégapixels
|Plus de 2 K ou 4 mégapixels.
|}

<span id="Metadata:_Descriptions_of_Digitized_Files"></span>
=== Métadonnées : Description des fichiers numériques ===

Dans la section consacrée à la planification et à l’organisation d’une archive numérique, nous avons abordé l’important processus de description du matériel d’archives sur plusieurs de ses attributs pertinents. Nous avons également expliqué comment créer un lien entre ces descriptions et le matériel en les enregistrant dans un tableau. Ce processus est nécessaire, car il nous permettra ultérieurement de rechercher, localiser et identifier des éléments et des groupes d’éléments grâce à ces '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#La description des matériels d’archives|descriptions]]'''. Cela facilitera par ailleurs la gestion, la préservation et l’utilisation correcte des matériels d’archives. Le même principe s’applique aux substituts numériques.

Après la numérisation, les fichiers numériques que nous créons à partir des originaux physiques deviendront les éléments de notre archive numérique. Par conséquent, il faudra aussi les décrire et les lier à leurs descriptions pour que plus tard, on puisse les trouver, les consulter et les préserver.

Ces descriptions interconnectées d’éléments d’archives sont connues sous le nom de « métadonnées », ou encore de données sur les données.

Dans le processus de numérisation, il est essentiel de collecter les métadonnées pertinentes et de les rattacher aux substituts numériques que nous créons. En effet, sans ses métadonnées, un substitut numérique devient dépourvu de signification et inutilisable. Nous pourrions être incapables de le trouver ou de l’identifier, de comprendre son contenu, son contexte, son histoire, son créateur, ou encore de savoir où il doit être rangé dans l’archive.

La plupart des métadonnées que nous devons préserver sont liées aux fichiers d’archives numériques qu’elles décrivent. Elles sont créées et capturées à travers les outils logiciels que nous utilisons pour numériser, gérer et archiver les données. Cela comprend des métadonnées de base telles que la date de création/numérisation, ainsi que des types de métadonnées très techniques liées à la validité ou à l’intégrité des fichiers numériques. Les outils logiciels peuvent donc nous permettre de capturer les métadonnées. Des solutions techniques concrètes pour capturer et préserver différents types de métadonnées sont expliquées plus en détail dans le manuel. Cependant, notre préoccupation principale ici est de sélectionner les types de métadonnées que nous souhaitons enregistrer et conserver dans nos fichiers d’archives numériques.

Contrairement aux originaux physiques, les substituts numériques nécessitent et permettent la collecte de toute une gamme de métadonnées supplémentaires. Ceci comprend des métadonnées telles les spécifications techniques d’un fichier numérique d’archives, et des informations sur sa création et toute autre action numérique effectuée sur ce fichier. Pour les OSC travaillant avec des matériels relatifs aux droits de l’homme, ces métadonnées techniques sont importantes pour la conservation, mais également pour maintenir la crédibilité des substituts numériques et tracer leur '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#La chaîne de contrôle|chaîne de surveillance]]'''.

<div class="mw-translate-fuzzy">
Il existe une gamme variée de types de métadonnées qui peuvent être collectées sur les substituts numériques pendant et après le processus de numérisation. Les types les plus utilisés, selon leur objectif et leur fonction, sont résumés dans la Figure 13.
{| class="wikitable"
|+Figure 13. Types of Metadata
!Descriptif et structurel
!Administration et préservation
!Technique
|-
|Les métadonnées descriptives permettent de fournir des informations détaillées sur un enregistrement numérique
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Métadonnées structurelles :
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
la section ou l’index.
|Les métadonnées administratives font référence aux informations
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Les métadonnées de préservation
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
un fichier numérique.
|Métadonnées techniques : non créées
</div>

Le choix des métadonnées pour un projet de numérisation dépendra, entre autres, du contexte et des circonstances du projet, des ressources et des capacités de l’organisation, du type de matériel utilisé, de la façon dont il sera utilisé, ainsi que des types '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Un Plan d’accès aux archives|d’accès]]''' et des besoins des utilisateurs.

Les normes existantes pour les métadonnées et des profils spécifiques des métadonnées et des ensembles de métadonnées testés et largement utilisés fournissent des indications dans le dédale des nombreux types et des formats de métadonnées. Cependant, il existe aujourd’hui tellement de normes différentes pour les métadonnées et les ensembles de métadonnées, élaborées et proposées par tant d’organisations différentes, que leur nombre constitue un obstacle en soi pour identifier celles que nous voulons et devons utiliser.

Un bon point de départ est ce qu’on appelle le « [https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/ '''Dublin Core Metadata Element Set'''] ». Le Dublin Core est un ensemble très largement utilisé de 15 propriétés ou éléments pour décrire les fichiers numériques. Ces éléments sont souvent considérés comme un ensemble standard de métadonnées qui s’appliquent presque indépendamment du type de matériel d’archives, du thème de l’archive ou du type de logiciel utilisé dans le Système d’Archivage Numérique. En outre, à des fins de conservation, la norme de métadonnées PREMIS constitue une référence et une indication utiles ([https://www.loc.gov/standards/premis/ '''PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity (Library of Congress)''']).

Quel que soit l’ensemble de métadonnées que nous choisissons pour notre collection, il y a encore d’autres décisions à prendre pour préciser les spécifications de leur
numérisation. Parmi ces décisions, où les métadonnées seront-elles stockées ? Comment seront-elles capturées ? À quel moment du processus les capturons-nous ?

Quel que soit l’ensemble de métadonnées que nous choisissons pour notre collection, il y a encore d’autres décisions à prendre pour préciser les spécifications de leur
numérisation. Parmi ces décisions, où les métadonnées seront-elles stockées ? Comment seront-elles capturées ? À quel moment du processus les capturons-nous ?

Rendre nos métadonnées interopérables nous permettra de gagner du temps, des ressources et d’éviter des complications dans le processus, notamment lors de l’étape suivante où nous devrons recueillir et rendre opérationnelles ces métadonnées, accompagnées des fichiers de substitution numériques auxquels elles sont liées, dans notre système d’archivage numérique. Nous aborderons ces défis liés au traitement des fichiers numériques et à leurs métadonnées plus en détail dans la prochaine section, lorsque nous examinerons comment l’ensemble de notre matériel – qu’il soit '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|numérique natif]]''' ou non – doit être préparé pour être intégré dans notre système d’archivage numérique.

<span id="Selection,_Set-Up,_and_Testing_of_Equipment,_Software,_Hardware,_and_Storage_Media"></span>
=== Sélection, configuration et test des équipements : logiciels, matériels et supports de stockage ===

Ce manuel ne peut pas fournir de recommandations sur des équipements de numérisation, des logiciels et des supports de stockage spécifiques, ni sur la manière dont ils doivent être installés et optimisés. De tels conseils seraient nécessairement trop généraux pour répondre aux exigences d’un projet spécifique, et ils risqueraient également de devenir rapidement obsolètes.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 083.jpg|thumb|Image partagée par CONAVIGUA, organisation partenaire de GIJTR au Guatemala.]]
Toutefois, il convient de mentionner trois éléments qui doivent guider nos décisions dans le choix de la technologie à utiliser pour la numérisation : les caractéristiques du matériel, les capacités et les ressources de l’organisation, ainsi que les besoins et exigences des archives.

Tout d’abord, l’équipement que nous choisissons et la manière dont il sera configuré et réglé dépendent du matériel que nous numérisons : type, format, état de conservation, taille/longueur des originaux et quantité. Le matériel fragile, par exemple, nécessitera un équipement et une configuration plus perfectionnés et plus sensibles, tandis qu’une grande quantité de matériel exigera une solution permettant un traitement rapide.

En outre, nos décisions seront dictées par les ressources en termes de temps, d’expertise, de personnel, d’espace et de finances dont nous disposons. Chacun de ces aspects fixera les limites des solutions réalisables pour notre projet.
[[File:BREAKING NEWS FRA!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
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!Information de dernière minute: Un Équipement Plus Coûteux Peut Faire Baisser Le Coût Global de la Numérisation
|-
|Gardons à l’esprit que, bien que la numérisation puisse être réalisée avec des budgets très variés, il est important de considérer les coûts totaux du projet plutôt que les coûts ponctuels pris
séparément, tels que le coût d’un élément de l’équipement. Le coût total du projet doit inclure les salaires du personnel, l’équipement, le temps, etc. Un équipement plus coûteux qui traite les éléments plus rapidement pourrait nous faire économiser beaucoup plus que le coût initial supplémentaire si l’on prend également en compte le temps et les salaires des employés.
|}

Enfin, et surtout, les besoins de notre archive et de ses futurs utilisateurs, ainsi que les modes d’utilisation prévus pour les matériels que nous numérisons, doivent définir les exigences minimales et optimales de l’équipement.

En ce qui concerne le matériel et les logiciels, quelle que soit la forme physique des matériels (documents, photographies, vidéos ou autres), l’exigence sera de fournir des substituts numériques de qualité souhaitée dans des formats aptes à recueillir les métadonnées choisies. En ce qui concerne les supports de stockage, les aspects les plus importants à prendre en compte sont leur fiabilité (résistance à la perte de données), leur pérennité (utilisation sur une longue période) et leur évolutivité (possibilité d’étendre l’espace de stockage des données selon les besoins).

Une fois notre équipement choisi et livré, nous devons l’installer et le configurer correctement selon nos besoins de numérisation. Ce processus est important et doit être réalisé correctement, sinon, même un bon équipement ne donnera pas les résultats escomptés. Par conséquent, pour une organisation qui ne dispose pas d’une expertise interne, une assistance externe est recommandée à ce stade.

Cela est particulièrement vrai, car la mise en place et son affinement ne sont pas des activités ponctuelles. Le processus nécessite des tests répétés et des changements itératifs pour obtenir le résultat requis. Le processus de test devrait inclure un échantillon de différents groupes de matériels et impliquer l’ensemble du processus de numérisation d’un élément, également appelé le flux de travail de numérisation.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 084.jpg|thumb|Image partagée par CONAVIGUA, organisation partenaire de GIJTR au Guatemala.]]

<span id="Implementation:_Digitization_Workflow"></span>
=== Mise en œuvre : Flux de numérisation ===

La dernière étape de la numérisation est la mise en œuvre de tous les différents éléments que nous avons planifiés, décidés et conçus au cours des étapes précédentes. La numérisation est un processus complexe, mais si toutes ses parties et fonctions sont bien planifiées et conçues à l’avance, sa mise en œuvre sera simplifiée et effectuée avec succès.

C’est pourquoi, en rassemblant tous les éléments, il est important d’élaborer un flux de travail de numérisation détaillé qui inclut toutes les actions et opérations, en
commençant par l’examen et la préparation des objets physiques et de l’espace de travail, jusqu’à l’achèvement du '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Le flux de travail de la numérisation|flux de travail]]''' en stockant les substituts numériques créés et en effectuant des copies de sauvegarde.

Chaque projet de numérisation aura son propre flux de travail unique et une séquence spécifique d’actions et d’opérations de numérisation. De plus, certaines activités telles que le contrôle de la qualité seront répétées à différentes étapes du processus, tandis que d’autres seront exécutées simultanément ou en parallèle. Bien que les actions spécifiques et leur séquence soient adaptées à chaque projet concret, il est possible d’identifier les éléments clés requis dans tout flux de travail de numérisation : préparation, programmation du processus, numérisation, contrôle de la qualité, post- traitement, stockage et sauvegarde.

<span id="Preparation_of_Material,_Protocols,_and_Workspace"></span>
=== Préparation du matériel, des protocoles et de l’espace de travail ===

Le processus de numérisation commence par la mise en place d’un espace de travail propre et approprié, offrant suffisamment de place pour travailler avec les matériels physiques, l’équipement de numérisation et un ordinateur. En supposant que tout matériel fragile ou compromis a été retiré auparavant, nous pouvons procéder au nettoyage de notre matériel physique en enlevant tout élément ajouté, tel que des trombones ou des agrafes sur les documents.

Les informations et les spécifications de numérisation pertinentes, telles que le nom des fichiers, leur résolution, leur format et les métadonnées à enregistrer, doivent être disponibles et bien organisées.

<span id="Process_Scheduling"></span>
=== Planification du processus ===

Dans le cadre du flux de travail, il est essentiel de programmer explicitement l’ensemble du processus. C’est-à-dire de déterminer, de documenter et d’appliquer avec attention la séquence précise d’opérations à effectuer au cours du processus de numérisation. La planification doit inclure un temps supplémentaire pour les événements imprévus.

[[File:!RESOURCE!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
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!Alerte aux ressources !
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|D’excellents exemples de flux de travail et de planification de la numérisation pour les organisations qui s’occupent de la conservation du patrimoine culturel sont fournis dans le
document « [https://www.digitizationguidelines.gov/guidelines '''Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials'''] », publié par la USA Federal Agencies Digital Guidelines Initiative.
|}

Traitement de la numérisation

Le processus de numérisation variera considérablement selon le type, le volume, le contenu et les autres caractéristiques du matériel. Les documents papier et les photographies peuvent être numérisés assez rapidement, tandis que les documents
audio et vidéo '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Document Analogique|analogiques]]''' doivent être numérisés en temps réel. Les œuvres d’art et les documents historiques nécessitent des spécifications de numérisation distinctes pour leur paramétrage par rapport à un document administratif.

Quelles que soient les différences, il est bon de numériser, au début de chaque séance de numérisation, un élément de référence (document, photographie, court échantillon, audio ou vidéo) et d’examiner le résultat par rapport aux spécifications comme forme de contrôle qualité ad hoc. S’il y a un écart par rapport aux spécifications de numérisation, il est nécessaire de vérifier l’équipement et d’ajuster sa configuration. Cela permettra d’éviter la perte de séances de travail entières en raison de problèmes d’équipement ou de configuration.

<span id="Post-processing"></span>
=== Post-traitement ===

Le traitement post-numérisation des substituts numériques consiste à apporter de légères corrections à un fichier pour l’ajuster à une norme ou à une spécification de projet particulières. Il peut s’agir d’actions telles que l’augmentation de la netteté du son dans un fichier vidéo, ou de la luminosité d’une image sur un document.

Le post-traitement peut également inclure la création de copies secondaires du fichier. Ces copies sont créées
à des fins spécifiques, telles que la fourniture d’un accès, la production de reproductions de haute qualité, ainsi que la création de documents entièrement consultables à partir de fichiers d’images initialement non consultables, grâce à l’application d’un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Le logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR)|logiciel de reconnaissance optique de caractères]]''' (OCR en anglais). En substance, en exécutant un logiciel d’OCR sur l’image numérisée d’un document, nous ajoutons une couche de texte sur ce fichier image, pour que d’autres logiciels puissent le lire, ce qui rend le document complètement consultable. Ceci est essentiel pour rendre les archives des droits de l’homme plus accessibles
et plus visibles, ce qui est souvent un objectif clé de leur numérisation. Étant donné l’importance de l’application de la technologie OCR pour créer des fichiers texte complètement consultables à partir des fichiers d’image de substitution numérique, nous avons fourni une série de recommandations sur son utilisation dans [[Addendum IV/fr|l’annexe IV]].

<span id="Quality_Review"></span>
=== Contrôle de la qualité ===

Le contrôle de la qualité de la numérisation comporte deux éléments et tous deux peuvent et doivent être effectués à plusieurs périodes du processus, c’est-à-dire pendant et après la numérisation, ainsi qu’à intervalles réguliers au cours du projet. Le premier élément consiste à s’assurer que tous les objets physiques destinés à la numérisation ont, en effet, été numérisés. Cependant, cette opération doit être accompagnée d’une vérification manuelle des échantillons pour confirmer que les substituts numériques correspondent bien à leurs originaux physiques.

Le deuxième élément du contrôle de la qualité consiste à s’assurer que les spécifications de la numérisation ont toutes été respectées, que les substituts numériques sont créés en respectant le format et la qualité déterminés, avec des noms de fichiers appropriés, et que les métadonnées sélectionnées ont été capturées. Pour ce faire, nous devrons utiliser une combinaison de contrôles de qualité manuels et automatisés grâce à des outils logiciels et des applications tels que « [https://jhove.openpreservation.org/ '''JHOVE'''] ».

<span id="Storing_Digitization_Products"></span>
=== Stockage des produits De numérisation ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 089.jpg|thumb|Image partagée par ASOMOVIDINQ, organisation partenaire de GIJTR au Guatemala.]]

À la fin du processus, nous devons temporairement stocker les produits de la numérisation sur un ou plusieurs supports de stockage, jusqu’à ce qu’ils soient préparés et intégrés dans un Système d’Archivage Numérique. Le résultat final du processus doit consister en un ou plusieurs substituts numériques de l’original, souvent appelés « fichiers maîtres ». Ceux-ci sont stockés dans une structure de répertoire de fichiers créée à cet effet.

Les fichiers maîtres sont les fichiers de la meilleure qualité possible produits par numérisation. Ils sont destinés à être préservés à long terme sans perte de caractéristiques essentielles. Le nombre de fichiers maîtres que nous créerons dépendra du contenu des originaux et des utilisations prévues du substitut numérique.

En plus des fichiers maîtres, nous pouvons également produire un certain nombre de fichiers secondaires, appelés fichiers d’« accès » ou de « service ». Ces fichiers sont créés à partir du fichier maître et optimisés pour l’utilisation prévue, par exemple, pour le web ou pour la recherche.

Pour les organisations travaillant avec de la documentation sur les violations des droits de l’homme, il est particulièrement important de noter que ces fichiers dérivés sont utilisés pour la création de fichiers dont le contenu textuel est entièrement consultable grâce à l’OCR. La pratique habituelle est de stocker uniquement les fichiers maîtres à des fins de conservation. Cependant, étant donné l’importance des versions OCR (entièrement consultables) des documents pour les archives des droits de l’homme, il est recommandé de créer et de stocker également deux fichiers lisibles, l’un pour l’accès et l’autre à des fins de conservation. Il en va de même pour les fichiers maîtres : il est préférable de créer, si possible, au moins deux copies de sauvegarde et de les stocker sur deux supports de stockage distincts.

<span id="Preservation_and_Preparation_for_Ingest"></span>
== Préservation et préparation à l’intégration ==

<blockquote>

<big>Nous sommes maintenant pleinement entrés dans l’univers de l’archivage numérique.</big>

<big>Tout notre matériel est désormais sous forme numérique.</big>

<big>Nous disposons également d’un dépôt d’archives numériques sous forme d’un Système d’Archivage Numérique.</big>

</blockquote>

Pour finaliser le processus de création d’une archive numérique, nous devons maintenant utiliser un ensemble de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Les techniques d'archivage|techniques d’archivage numérique]]''' basées sur des logiciels pour traiter à la fois notre matériel numérisé et [[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|nativement numérique]]. Ceci est nécessaire pour le préparer à son intégration et à sa conservation à long terme dans le Système d’Archivage Numérique. Il est également nécessaire de mettre en place et de préparer notre Système d’Archivage Numérique, y compris ses bases de données, ses outils logiciels et ses applications, afin de recevoir, stocker et préserver correctement nos matériels d’archives numériques.

Pour ce faire, nous devons d’abord passer en revue nos outils d’archivage de base (le '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Tableau des structures d'archives|tableau de la structure archivistique]]''' et les descriptions du matériel), qui seront sous forme de bases de données et de fichiers texte contenant des répertoires de fichiers, des métadonnées et une documentation des données. Il est donc essentiel de clarifier deux concepts clés uniques à l’archivage numérique – les métadonnées et la documentation des données – pour comprendre comment notre contenu d’archives numériques est organisé, décrit, lié, géré et utilisé dans un système d’archivage numérique.

<span id="What_Is_Metadata_and_Data_Documentation."></span>
=== Qu’est-ce que les métadonnées et la documentation des données ?. ===

Les métadonnées sont des données, des informations sur les données, concernant le contenu d’archives numériques. Elles sont stockées sous une forme structurée convenant à un traitement logiciel. Les métadonnées correspondent globalement aux descriptions archivistiques du contenu numérique. En effet, les descriptions de notre contenu que nous avons réalisées lors de la phase précédente deviendront désormais des métadonnées dans le Système d’Archivage Numérique. Elles s’ajouteront ainsi à d’autres types de métadonnées, telles que les métadonnées techniques générées par le système ou les métadonnées sur l’historique d’accès d’un élément. Les métadonnées sont donc nécessaires pour atteindre les objectifs de conservation et d’accès à long terme, car elles permettent de maintenir l’intégrité, la qualité et la facilité d’utilisation du contenu.

La '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#La documentation des données|documentation des données]]''' fournit des informations sur le contexte de notre contenu d’archives numériques. Elle est souvent fournie sous forme textuelle ou sous d’autres formats compréhensibles par les humains. En fait, la documentation des données complète les métadonnées et fournit des informations qui permettent aux autres d’utiliser le contenu archivé de manière fluide, précise et naturelle. Par exemple, si nous avons mené une enquête auprès de victimes et que nous conservons leurs questionnaires remplis comme données d’archives numériques, nous devons également conserver la documentation relative aux données, telle qu’un document détaillant la conception et la méthodologie de l’enquête.
Étant donné que la documentation des données se réfère aux « données sur les données », elle peut être considérée comme une forme particulière de métadonnées qui fournit un contexte et qui est enregistrée dans un format facilement compréhensible par les humains.

<span id="Preparing_Metadata_and_Data_Documentation"></span>
=== Préparation des métadonnées et de la documentation des données ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 091.jpg|thumb|Image partagée par CCJ, organisation partenaire de GIJTR au Colombia.]]
Pendant que nos fichiers numériques sont stockés et sauvegardés en toute sécurité sur des supports de stockage, en attendant d’être intégrés et archivés dans notre système d’information numérique, nous devons effectuer quelques tâches. Il s’agit de préparer nos métadonnées et notre documentation des données pour le processus à venir, afin d’assurer une intégration sans heurts et un archivage correct des fichiers.

Cela implique d’avoir un enregistrement clair et bien organisé de la documentation des données et des métadonnées créées jusqu’à ce stade du processus – ce qu’elles contiennent et comment elles sont liées les unes aux autres. Cela comprend des tableaux/bases de données avec des listes (ou des répertoires) des noms de fichiers, des métadonnées des fichiers et de la documentation des données. Dans les chapitres précédents, nous avons décrit comment ces documents sont développés ou générés par la planification, la création de l’inventaire, l’examen, la sélection, l’organisation, la description et la numérisation du matériel. Par conséquent, à ce stade du processus, nous devrions avoir créé les métadonnées et la documentation des données suivantes :

A. Au départ, ce document était un simple inventaire d’identification. Pourtant, au fil du temps, grâce à l’organisation et à la description minutieuses des archives, il est devenu le Tableau de la Structure des Archives. Il contient des métadonnées sur la structure des archives, le regroupement des fichiers en séries, sous-séries et dossiers, ainsi que des métadonnées descriptives et techniques supplémentaires que nous avons choisi d’intégrer.

B. Grâce au processus de numérisation, nous avons créé des bases de données dans lesquelles nous avons enregistré chaque substitut numérique produit de même que les métadonnées sélectionnées le concernant.

En outre, les matériels et logiciels de numérisation ont également généré des bases de données supplémentaires contenant des métadonnées que nous avons sélectionnées pour capturer les attributs techniques des substituts numériques et/ou l’historique des actions effectuées sur eux tout au long du processus de numérisation.

Enfin, nous avons peut-être aussi produit des documents textuels contenant de la documentation sur les données, des informations sur le contexte des substituts numériques que nous avons créés, ou sur le processus de numérisation lui-même. Cela permettra aux autres de comprendre comment nos données peuvent être interprétées ou utilisées.

C. Une base de données de fichiers '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|numériques natifs]]''' pour la préservation avec leurs métadonnées de base existera déjà ou sera facilement créée à l’aide d’outils logiciels simples tels que « DROID » ou « IngestList ».

D. Il peut exister d’autres tables/bases de données ou fichiers texte préexistants contenant des métadonnées et/ou de la documentation sur certains groupes d’éléments ou sur l’ensemble de la collection.

Pour que notre contenu numérique, nos métadonnées et notre documentation de données soient intégrés correctement dans le Système d’Archivage Numérique, nous devons fournir des instructions au logiciel du système sur la nature de ces documents et sur leur lien les uns avec les autres. Ainsi, le système peut associer les métadonnées d’une base de données aux éléments correspondants décrits dans une autre base de données, puis les relier à la documentation des données qui fournit des informations sur le contexte des éléments concernés.

Dans le cadre des préparatifs, nous devons sûrement également diviser, fusionner ou combiner manuellement certaines de nos tables/bases de données afin de les transformer dans un format plus approprié.

Les étapes précises à suivre dans le processus de préparation de nos métadonnées et de notre documentation de données, ainsi que la manière dont nous allons entrer des informations sur leurs interrelations dans le Système d’Archivage Numérique, dépendent des caractéristiques de l’archive et du système lui-même.

Pourtant, indépendamment de ces spécificités, nous aurons toujours besoin d’une vue d’ensemble claire, d’une carte ou d’un schéma de nos métadonnées et de notre documentation de données, et de la manière dont elles sont liées, avant de pouvoir commencer l’intégration.

<span id="Preservation_and_Preparation_of_Data_for_Archiving"></span>
=== Conservation et préparation des données pour L’archivage ===

Nous pouvons maintenant passer aux actions de conservation et de préparation de nos données numériques pour l’intégration et l’archivage.

<span id="Cleaning"></span>
==== Nettoyage ====

Avant de travailler sur des données numériques destinées à la conservation, il est recommandé de procéder à une '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Antivirus|analyse antivirus]]''' en connectant le support de stockage à un ordinateur préalablement analysé qui n’est pas connecté à un réseau local ni à Internet.

<span id="Backup"></span>
==== Sauvegarde ====

Ensuite, nous devons nous occuper de la sauvegarde. À la fin du processus de numérisation, nous avons déjà créé des sauvegardes des fichiers maîtres des substituts numériques. Si ce n’est pas encore fait pour les données '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|numériques natives]]''', nous devrions créer maintenant des copies de sauvegarde en produisant deux exemplaires et en les stockant sur des supports de stockage distincts, idéalement dans deux emplacements différents.

<span id="File_Naming"></span>
==== Nommage des fichiers ====

Alors que les fichiers de nos substituts numériques ont déjà été nommés conformément à la convention de nommage que nous avons développée et adoptée, nos fichiers numériques natifs peuvent encore porter leur nom d’origine. Nous devons donc appliquer notre convention de nommage aux fichiers nativement numériques et les nommer en conséquence. Leurs noms contiendront ainsi les mêmes éléments – identification, description, technique ou autre – que ceux que nous avons sélectionnés et utilisés pour les substituts numériques, de la manière décrite dans le chapitre sur la numérisation. Il existe des outils logiciels relativement simples et faciles à utiliser qui peuvent effectuer cette tâche de renommer nos fichiers numériques automatiquement selon les paramètres que nous avons définis, tels que « Rename Master » et « File Renamer Basic ».

<span id="Metadata"></span>
==== Métadonnées ====

Dans la section précédente, nous avons fait le point sur les métadonnées et la documentation des données que nous avons recueillies jusqu’à présent dans le processus. Comme nous l’avons expliqué, nous devrons intégrer nos métadonnées dans un format spécifique et fixe, reconnu par notre Système d’Archivage Numérique. Ce format spécifique de métadonnées sera fondé sur la norme que nous avons choisie de mettre en œuvre plus tôt dans le processus, et que nous devons maintenant appliquer pour intégrer les données dans notre Système d’Archivage Numérique.

Si, comme conseillé dans ce manuel, vous avez déjà pris une décision sur la norme que vous utiliserez pour la collecte de métadonnées et l’avez mise en œuvre lors des
phases de description et de numérisation, alors vos métadonnées auront été recueillies conformément à cette norme. Par conséquent, vous devriez être en mesure de les classer et les préparer pour l’intégration conformément au format reconnaissable par le système en effectuant seulement des classements techniques de base, ou la mise en correspondance de nos métadonnées avec la norme. Par exemple, dans la section sur la numérisation, nous avons indiqué que la norme de métadonnées de base, appelée « Dublin Core », est prise en charge par la plupart des logiciels d’archivage numérique. Par conséquent, si nous avons appliqué cette norme pour la collecte des métadonnées depuis le début et que nous avons sélectionné le logiciel qui la prend en charge, nous pourrons maintenant traduire les métadonnées collectées dans le format que notre Système d’Archivage Numérique peut reconnaître et intégrer correctement.

<span id="Preservation_of_Metadata"></span>
=== Conservation des Métadonnées ===

Dans la discussion précédente sur les métadonnées et l’importance de leur collecte et de leur gestion, nous avons mentionné le rôle clé qu’elles jouent dans la conservation à long terme des données d’archives numériques.

Ce point devient encore plus important et pertinent à ce stade du processus, notamment en ce qui concerne la préparation de l’intégration et de la conservation à long terme de notre matériel. Et ce, parce que avant d’intégrer et d’archiver nos données, nous devons nous assurer de capturer les métadonnées nécessaires qui permettront à notre matériel numérique d’être conservé de manière adéquate, de maintenir son authenticité et de rester utilisable à l’avenir. Pour comprendre quel ensemble essentiel de métadonnées, nous devons capturer pour préserver nos précieuses données, nous devons apprendre à connaître un peu mieux nos fichiers numériques et leurs formats, y compris des éléments tels que la validité, la qualité et '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#L’intégrité|l’intégrité]]''' de nos fichiers.

<span id="Identifying_and_Converting_File_Formats"></span>
=== Identifier et convertir les formats de fichiers ===

Dès le début du processus de numérisation, nous avons établi la nécessité de stocker notre matériel numérique dans des formats de fichier adaptés à la conservation à long terme. Il s’agit principalement de formats qui bénéficient d’une large communauté d’utilisateurs ou de soutien et qui se sont avérés adaptables aux changements dans le temps. C’est également pourquoi on les appelle souvent des formats « sans perte » en opposition aux formats « avec perte » qui ont tendance à perdre en qualité et/ou à se dégrader avec le temps.

Notre matériel numérisé a déjà été stocké dans des formats de préservation appropriés lors de la numérisation. Il est maintenant important de veiller à ce que notre matériel nativement numérique soit aussi stocké dans des formats de préservation adaptés.

Il est d’abord nécessaire d’identifier le format de nos fichiers '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Naissance du numérique|numériques natifs]]''', ce qui peut être fait avec l’aide de logiciels spécialisés tels que « DROID
» ou « Siegfried ». Ces logiciels nous permettent d’identifier automatiquement le format de lots de nos fichiers numériques. Nous procéderons alors au changement de format des fichiers qui nécessitent, selon nous, un nouveau format, adapté à la conservation. Un logiciel spécialisé dans la conversion des fichiers en différents formats peut être très utile dans ce processus. Il existe des logiciels spécifiques à chaque format (par exemple, « Convertisseur audio/vidéo en format WAV ») qui convertissent les fichiers audio et vidéo en format WAV, ou « Conversion CDS », qui permet de convertir des documents, des présentations et des images entre différents formats de logiciels.

[[File: !TIP FRA!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’L’importance d’utiliser des formats de préservation appropriés’’’
|-
|Les formats sans perte produisent également des fichiers de plus grande taille. Par conséquent, pour les grandes collections et les petites organisations, telles que les OSC, cela peut représenter un défi en termes de capacités de stockage supplémentaires qu’ils peuvent nécessiter. Toutefois, ce manuel déconseille de faire trop de compromis dans le choix des formats de fichiers, car l’utilisation de formats de conservation appropriés est essentielle pour toutes les actions de conservation suivantes et la réussite du processus dans son ensemble.
|}

<span id="Validating_Files"></span>
=== Validation des fichiers ===

L’étape suivante de la préparation de votre contenu numérique pour une conservation adéquate dans le Système d’Archivage Numérique est la validation de nos fichiers, c’est-à-dire la confirmation qu’ils sont vraiment ce que nous pensons qu’ils sont.

En substance, la validation des fichiers permet de vérifier si le format d’un fichier est approprié et correct – autrement dit, s’il est valide. Ainsi, grâce à la validation du format de fichier, nous pouvons vérifier si un fichier est conforme à la spécification dudit format (les normes qu’un format de fichier spécifique tel que .jpg, .doc. ou TIFF doit respecter). Pour donner un exemple, la validation du format de fichier pourrait être comparée à l’inspection de boîtes ou de dossiers dans une archive physique pour s’assurer qu’ils ne sont pas endommagés. Sinon, des éléments pourraient tomber ou être endommagés.

Dans l’archivage numérique, la validation du format de fichier est particulièrement importante pour assurer la conservation et l’accès à long terme, pour plusieurs raisons. Les fichiers dont le format n’est pas valide sont difficiles à gérer dans le temps, surtout lorsqu’il est nécessaire de les convertir ou de les migrer. De plus, l’accès pourrait devenir difficile, voire impossible, car les fichiers avec des formats non conformes deviennent de plus en plus difficiles à ouvrir et à utiliser au fil du temps. Enfin, les fichiers qui ne sont pas valides seront plus difficiles, voire impossibles, à restituer correctement par les futurs logiciels.

Bien entendu, vous n’aurez pas à vérifier manuellement la conformité d’un format de fichier à ses spécifications. Des logiciels sont disponibles pour remplir cette fonction et identifier les fichiers non valides, en créant des rapports à cet effet. Nous vous avons déjà parlé d’un de ces logiciels – « JHOVE », dans le chapitre sur le contrôle de qualité à la fin du processus de numérisation. Cependant, il existe d’autres outils, la plupart spécialisés pour un certain groupe de formats.

[[File: !TIP FRA!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’Les actions de préservation devraient immédiatement suivre la numérisation’’’
|-
|La validation du format de fichier et d’autres actions de préservation Ainsi que les procédures de contrôle de qualité, doivent être effectuées immédiatement à la fin du processus de numérisation. Cela peut être fait en alternative ou en complément des préparatifs d’intégration, en fonction des besoins et du flux de travail spécifiques d’un projet.
|}

<span id="Fixity"></span>
=== Intégrité ===

L’intégrité, un élément crucial pour préserver long terme des fichiers ainsi que pour maintenir leur authenticité et leur utilisabilité, se définit comme un état d’immuabilité ou de permanence. En substance, la vérification de l’intégrité nous permet de déterminer si un fichier a été altéré ou corrompu au fil du temps et de suivre et d’enregistrer ces changements.

Pour ce faire, nous utiliserons l’intégrité pour enregistrer l’état initial d’un fichier avant son intégration, en prenant son « empreinte numérique ». En effet, le logiciel « Fixity » va enregistrer un certain nombre de caractéristiques techniques spécifiques à ce fichier et créer un code alphanumérique – une « somme de contrôle » (checksum en anglais). Cette dernière, comme les empreintes digitales pour les humains, sera unique pour ce fichier et ne changera pas avec le temps. La somme de contrôle d’un fichier sera enregistrée dans le cadre de ses métadonnées, pour que nous puissions toujours effectuer le même contrôle d’intégrité et établir si la somme de contrôle du fichier a changé, c’est-à-dire si le fichier a changé. L’enregistrement de ce type de métadonnées de conservation est crucial pour établir et confirmer la « chaîne de surveillance » d’un élément numérique.

En plus de nous permettre d’établir les changements qu’un fichier a subis au fil du temps, le contrôle de l’intégrité est également utile lorsque nous migrons des fichiers entre différents supports, unités de stockage ou dépôts numériques. Il est fortement conseillé d’appliquer un contrôle d’intégrité après chaque transfert de fichier, afin de déterminer les changements qui ont pu se produire durant la '''[[Maintenance: Preservation, Development and Migrations/fr#Maintenance active : migration|migration]]''' du fichier.

En outre, la vérification de l’intégrité nous permettra de nous assurer que toutes les copies d’un fichier que nous créons pour la sauvegarde sont complètes et correctes. La somme de contrôle d’intégrité peut aussi être donnée aux autres utilisateurs potentiels du fichier, afin qu’ils puissent vérifier qu’ils ont reçu le bon fichier. Il existe une gamme de logiciels capables d’effectuer la vérification d’intégrité, tels que « Checksum » et « Exact. File », pour n’en citer que quelques-uns.

<span id="Quality_Control"></span>
=== Contrôle de la qualité ===

De nombreux problèmes peuvent survenir avec les fichiers numériques lors de leur création, de leur gestion et de leur stockage, avant qu’ils n’atteignent le stade
d’intégration. Pendant la numérisation et le transfert de fichiers, les fichiers peuvent être endommagés, rendus incomplets ou subir une réduction de qualité. Il est donc recommandé d’effectuer un contrôle de qualité aussi complet que possible de tous ses fichiers numériques, avant leur intégration et leur archivage. Il existe toute une série d’outils qui effectuent soit une action spécifique, soit un groupe d’actions de contrôle de la qualité. Citons, par exemple, un logiciel comme le File Analyzer et le Metadata Harvester de NARA, qui dispose d’un large éventail de fonctions, ou, à l’opposé, « Fingerdet », à fonction très spécifique, qui permet de détecter les empreintes digitales sur les éléments numérisés.

<span id="Removing_Duplicates_and_Weeding_Files"></span>
=== Élimination des doublons et nettoyage des fichiers ===

Pendant que nous y sommes, nous devrions profiter de cette occasion pour faire un peu de ménage dans nos fichiers. Lors de la collecte, de l’organisation, de la copie et du stockage temporaire de nos fichiers numériques, il est probable que nous ayons créé des doublons ou que des dossiers contiennent des fichiers cachés ou des fichiers qui n’appartiennent pas à ces dossiers. Les doublons et autres fichiers indésirables dans votre collection peuvent être source de confusion, en plus d’occuper inutilement de l’espace sur votre stockage. Il est donc bon de les supprimer avant l’intégration. En fonction de la taille de la collection, cette tâche peut être très chronophage et source d’erreurs si elle est effectuée de manière manuelle. Il existe heureusement des outils logiciels qui peuvent le faire de manière efficace et fiable. Nous pouvons citer : « FolderMatch » et « CloneSpy ».

<span id="Metadata_on_Private,_Sensitive,_Confidential,_or_Copyrighted_Data"></span>
=== Métadonnées sur les données privées, sensibles, confidentielles ou soumises aux droits d’auteur ===

Étant donné l’importance de la sécurité des données lors de l’archivage de matériels relatifs aux violations des droits de l’homme, il est fortement recommandé, à ce stade, avant que le contenu ne soit intégré, de procéder à une révision supplémentaire du matériel pour le respect de la vie privée, la sensibilité, la confidentialité et les droits d’auteur.

Au cours du processus de description, nous devrions déjà avoir identifié des groupes de matériels ou même des éléments individuels qui contiennent des informations personnelles ou sensibles. À ce stade, nous devons nous assurer que toutes les métadonnées concernant ce matériel sont collectées et liées aux éléments de manière adéquate. En fonction du matériel et de la politique d’accès de l’archive propriétaire, il peut être utile, voire nécessaire, d’ajouter d’autres métadonnées ici, en particulier celles contenant des instructions pour la gestion future liée aux droits d’auteur, à la protection ou à l’accès restreint au matériel.

Heureusement, il existe des normes et des logiciels développés pour faciliter ce processus.

<span id="Standards"></span>
=== Normes ===

Les normes relatives à la sélection, la collecte et l’utilisation des métadonnées comprennent souvent toute une série de métadonnées de conservation. L’application de ces normes de métadonnées favorise la conservation des éléments numériques et garantit leur utilisation à long terme. Une série de normes a été développée pour gérer la conservation et les métadonnées de manière générale. Une telle amplitude d’options peut fréquemment empêcher d’avoir une vision claire. Nous recommandons donc d’utiliser la norme « Preservation Metadata Implementation Strategies » (PREMIS) comme point de départ.

[[File: !RESOURCE FRA!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!Ressources à ne pas manquer!
|-
|PREMIS est devenue la norme internationale reconnue pour les métadonnées de préservation. Un avantage, mais aussi une limite de la norme PREMIS est qu’elle doit être adaptée pour répondre aux exigences du contexte spécifique ; il ne s’agit pas d’une solution toute prête qu’un service d’archives peut simplement et directement appliquer à ses données. Certains éléments de PREMIS peuvent ne pas être pertinents et une organisation peut aussi estimer qu’il faudra des informations supplémentaires, au-delà de ce qui est défini par la norme PREMIS, pour répondre à ses besoins.
|}

À noter que les différentes normes de métadonnées seront souvent intégrées (ou du moins compatibles) aux logiciels que nous utilisons pour les fonctions de collecte et de gestion des métadonnées.

<span id="Software_Tools"></span>
=== Outils logiciels ===

Jusqu’ici, nous avons cité des exemples de différentes solutions logicielles qui peuvent effectuer des fonctions spécifiques de collecte et de gestion des métadonnées de conservation, telles que l’identification des fichiers, la conversion, les contrôles de validité et d’intégrité. Ces outils sont parfois effectivement conçus pour exécuter une seule fonction spécifique, ou un groupe de fonctions similaires. Cependant, ces outils individuels sont également fréquemment combinés pour donner une solution logicielle plus large, capable de fournir une gamme complète de fonctions liées à la conservation et aux métadonnées. De plus, ces outils multifonctionnels destinés aux métadonnées sont ensuite intégrés dans des solutions logicielles complètes qui peuvent gérer l’ensemble du processus d’archivage numérique au sein d’un Système d’Archivage Numérique donné.

Dans la section de planification de ce manuel, où nous discutons de la sélection d’une solution logicielle pour notre Système d’Archivage Numérique, nous examinons si l’option que nous choisissons comprend une prise en charge intégrée de la norme de métadonnées sélectionnée, ainsi que tous les outils logiciels nécessaires pour collecter et gérer les métadonnées de préservation conformément aux exigences de notre archive. À ce stade, nous pourrions opter pour une solution commerciale, qui propose une option tout-en-un intégrant toutes les normes et tous les outils nécessaires. Un autre choix serait de construire une solution qui réponde à nos besoins grâce à différents logiciels interopérables, chacun remplissant une des fonctions de conservation.

Cette étape de préparation des données pour l’intégration et la capture des métadonnées de conservation met en évidence l’importance de notre choix de logiciel d’archivage numérique et son impact sur les technologies et les outils informatiques que nous pouvons et devons utiliser. Par conséquent, les outils informatiques spécifiques que nous utiliserons durant cette phase, ainsi que par la suite, dépendront entièrement du type de solution que nous choisirons pour notre logiciel d’archivage numérique.

[[File: !TIP FRA!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!La criminalistique numérique
|-
|Si l'on travaille avec des formats de stockage de données plus anciens ou du matériel numérique dont l'origine et les caractéristiques ne sont pas claires - en particulier lorsqu'il faut établir un historique du matériel et une "chaîne de possession" - un domaine de développement prometteur est '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#L’investigation numérique|l’investigation numérique]]''', qui offre des avantages en matière d'authenticité, de responsabilité et d'accessibilité numériques. Cette technologie forensique peut permettre d'identifier les problèmes de confidentialité, d'établir une chaîne de contrôle pour la provenance, d'utiliser une protection en écriture pour la capture et le transfert, et de détecter la falsification ou la manipulation. Elle peut également extraire et exploiter les métadonnées et les contenus pertinents, permettre une indexation et une recherche efficaces par les conservateurs et faciliter le contrôle d'audit et les privilèges d'accès granulaires. Les technologies de criminalistique numérique varient considérablement en termes de capacité, de coût et de complexité, certains équipements pouvant être gratuits ou onéreux. Certaines techniques sont très simples à utiliser, tandis que d'autres doivent être appliquées avec beaucoup de soin et de sophistication. Il existe un ensemble de plus en plus riche d'outils de criminalistique à source ouverte (par exemple, "BitCurator") dont l'obtention et l'utilisation sont gratuites..
|}

<span id="Preparing_the_Digital_Archiving_System"></span>
=== Préparation du système d’archivage numérique ===

La mise en place et la préparation du Système d’Archivage Numérique pour sa première intégration de fichiers numériques est un processus complexe qui nécessite du temps, des efforts, de la patience et des connaissances, et des compétences informatiques relativement avancées.

Les systèmes d’archivage numérique ne peuvent pas simplement être installés et utilisés immédiatement, comme on a l’habitude de le faire avec les logiciels commerciaux.
Cela s’explique par le fait que tout Système d’Archivage Numérique doit être informé de chaque aspect de ses opérations. En fonction de nos besoins, nous devons définir les paramètres dans le système, créer ou concevoir des bases de données, établir des liens entre les données et les métadonnées, etc. Pour fournir ces « instructions » à notre logiciel, il peut être nécessaire de simplement remplir un formulaire électronique ou de choisir une option dans un menu déroulant, mais cela peut également nécessiter des compétences avancées en codage informatique et autres compétences informatiques.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 101.jpg|center|thumb|866x866px|Image partagée par AVIPA, organisation partenaire de GIJTR au Guinea.]]
Selon le type de solution logicielle choisie pour le Système d’Archivage Numérique, ce processus nécessite plus ou moins de temps et d’expertise. La règle empirique que nous avons appliquée à la sélection du logiciel s’applique également ici. Les solutions commerciales seront plus simples à mettre en place et à utiliser, mais elles offriront probablement moins d’options d’adaptation. Les solutions établies à partir d’un ou des logiciels libres nécessitent généralement plus d’expertises informatiques et de temps, mais peuvent fournir des solutions plus adaptées et personnalisées.

<span id="Ingest"></span>
== Intégration ==

C’est le moment où tous les efforts et le processus menés jusqu’à présent se rejoignent et se concrétisent dans la création de notre archive.

Cependant, il ne faut pas se faire d’illusion en pensant qu’il suffit de cliquer sur un bouton, de faire une pause, et de revenir pour constater que toutes nos données, métadonnées et documentation sont parfaitement intégrées et connectées entre elles. Au contraire, le processus d’intégration devra se faire en plusieurs étapes en transférant le matériel par groupe. Pendant le processus, il est également probable que nous rencontrions des erreurs, que nous découvrions des spécifications incorrectes dans le système, ou d’autres problèmes similaires qui devront être résolus. Nous devrons donc ajuster le système et répéter le processus d’intégration.

Après l’intégration de chaque groupe de matériel, il faut produire au moins une copie maîtresse d’archivage de chaque élément, au moins deux copies de sauvegarde et toute copie de travail dérivée dont nous pourrions avoir besoin.

Il est recommandé de créer des copies de sauvegarde et de les stocker conformément aux règles de bonnes pratiques décrites précédemment (par exemple, créer plusieurs copies sur deux supports de stockage différents et les stocker à des endroits distincts).

En dernière étape, il faut effectuer le même ensemble d’actions de conservation que nous avons appliquées à notre contenu avant l’intégration. Il s’agit notamment d’utiliser un logiciel '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/fr#Antivirus|antivirus]]'''pour le matériel, ainsi que toutes les copies de sauvegarde et de vérifier l’intégrité, la validité et la qualité de chaque fichier.

Si nous avons pris en compte tous les éléments de base et que nous avons vérifié que tout est prêt, le processus devrait aboutir avec succès. Nous pourrons alors profiter du résultat de notre travail : notre précieux matériel, autrefois disséminé dans le bureau et dans des unités de stockage ou des sous-sols, est désormais transformé en une archive numérique.

À l’étape suivante, nous allons agir pour garantir que les objectifs de notre archive soient atteints, c’est-à-dire qu’elle préserve notre matériel sur le long terme de manière sûre et qu’elle offre un accès aussi large que possible à son contenu.

'''06:00'''

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/112/en

2024-03-18T21:08:23Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

|Technical metadata,
rather than being created
for the purposes of
archiving is often captured
automatically through
the software or hardware
used to create a digital
record. For example, photos
created by a digital camera
automatically capture
information about the image
and embed this information
in the file itself.
|}

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/106/en

2024-03-18T21:08:23Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

Preservation metadata
helps the usage of digital
records in the future;
includes information about
what software or hardware
is needed to open and use a
digital file.

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/101/en

2024-03-18T21:08:23Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

|Administrative metadata
refers to the information
about the management of
a digital record, such as
who created it, or who can
access it.

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/96/en

2024-03-18T21:08:23Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

Structural metadata
provides information about
the internal structure of
a digital file, including
information like page,
section, or index.

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/93/en

2024-03-18T21:08:23Z

FuzzyBot: Importing a new version from external source

A wide variety of types of metadata could be collected about digital surrogates both during and after the digitization process. Based on their purpose and function, the most common types are summarized in Figure 13.
{| class="wikitable"
|+Figure 13. Types of Metadata
!Descriptive & Structural
!Admin & Preservation
!Technical
|-
|Descriptive metadata
gives details about a digital
record and its content to
make it easier to find.

Digitization, Preservation and Ingest/en

2024-03-18T20:46:18Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:DPI.jpg|thumb|500x500px]]

== Introduction ==

<big>Now that we have completed the planning and organizing stage and come out the other side safely armed with the '''[[Special:MyLanguage/Planning and Organizing#General Plan|General Plan]]''', the table of the archive’s structure, descriptions of the material, and a decision on software and storage media for the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Archiving System|Digital Archiving System]]''', we are prepared for the next stage. This is where the actual magic happens: the creation of our digital archive.</big>

Along with the great promise it brings, this stage is also the most dynamic and complex, as well as the most resource-heavy, expertise-driven, and technologically demanding for the organization.

Our goal at this stage is to process and prepare all selected material—both physical and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]'''—and to make it digital preservation-ready. This means that by the end of this stage, we will have the material prepared with respect to all necessary technical and archival requirements for transfer into our newly selected Digital Archiving System. This includes a series of actions using software and other technological tools that need to be applied to our selected source material to be able to properly archive it and preserve it long-term.

Additionally, if we are working to digitally preserve source material that is wholly or partially physical, this stage includes a major pre-step: digitization.

== Digitization ==

Through the process of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization|digitization]]''', we create digital copies, or “[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Surrogates|surrogates]],” of original physical items. These digital copies are then processed as digital archival objects, preserved, and made accessible. We will, therefore, be focusing on the preservation of these digital copies rather than the original physical items. Consult [[Special:MyLanguage/Addendum II|Addendum II]] for further guidance.

There are different types of physical objects we might want to digitize that can be stored on a variety of media. They include, for example, text, photographs, drawings, maps, video, audio, and other types of content stored on paper, audio cassettes, 16 mm tape, or any other physical or '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Analogue Document|analog]]''' storage media.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 072.jpg|center|thumb|450x450px]]

They could also include objects such as pieces of clothing, banners, personal belongings, etc.

Clearly, the type of material we need to digitize will define both major and specific decisions to be made in the process—and each organization will make them in line with its goals and capacities. However, general elements of the process also need to be addressed in all digitization projects. This chapter outlines those elements of digitization that are relevant to the process regardless of the material's type, content, or storage media.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: In-House Digitization May Cost More Than Outsourcing.
|-
|''If the organization's capabilities are insufficient for the requirements of the digitization process, a decision to hire an external company for the project must be considered. Doing so may determine the success or failure of the program. Initiating digitization with inadequate preparation, resources, and capacities could produce more costs than results, with little or no long-term value. On the other hand, a quality-assured, well-planned, and executed outsourcing option could save substantial time and effort. Hence, in-house digitization, with the different costs it involves, may sometimes cost the organization more than outsourcing the work externally.''
|}

Digitization is a major, demanding archival project in and of itself and requires due attention, careful planning, and dedicated implementation. Since we are looking at digitization as part of a larger process of building a digital archive, we have already discussed some of the issues involved, mostly regarding the first few stages of the process. An overview of the digitization process is outlined in Figures 9a and 9b.

{| class="wikitable"
|+Figure 9a. Overview of stages and actions in the digitization process
!1. Planning

General: goal, outcomes, timeframe, resources.

Logistical and organizational: workflow,

conditions, space, naming, equipment, metadata.

Archival and technological requirements:

quality, format, file naming, equipment &

metadata.

Planning for preservation of original physical

items.
!2. Preparing Material

Creating an inventory of physical material.

Review of material and selection of material

for digitization.

Description of material.

Preparing physical items for digitization.

|}

{| class="wikitable"
|+Figure 9b. Overview of stages and actions in the digitization process
!3. Preparing Data/Tech

* Defining digitization requirements, file

naming, format selection, standard of

quality, collection of metadata.

* Obtaining and installing digitization

equipment, software, storage media.

* Setting up equipment to meet digitization

requirements, testing, fine-tuning.

!4. Implementation

* Preparation of material

* Process scheduling

* Digitization

* Quality control

* Post-processing and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Optical Character Recognition (OCR) Software|OCR]]'''

* Storage and backup

|}

In previous chapters, we discussed the development of a General Plan, the creation of an '''[[Special:MyLanguage/Planning and Organizing#Identification Inventory|Inventory]]''', and the selection and description of the material—which are also the first steps of the digitization process. Hence, having already covered the first two, we can pick up the digitization process at the beginning of the third stage by preparing archival and technological elements.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: Digitization Can Be Done on a Small Scale and With a Modest Budget.
|-
|''Small-scale digitization projects need to be adjusted to fit modest capacities and resources. Generally, that means there may be only one or two persons tasked with performing all the steps of the digitization process on one computer and with limited resources. The process is certainly less efficient, less reliable, and slower under those conditions, but it is doable and—whenever other options are not available—it is highly recommendable. Any digitizing work you can conduct can be highly significant, especially if the material is fragile and prone to deterioration.''
|}

=== Specifying a Naming Convention for Digitized Files ===

For a digital file intended for archiving and preservation, a name is not just a name. It is also a very important descriptor of that particular item, which should contain information that allows us to identify what the item is and what it contains so we can locate it in the archive and properly manage and preserve it. Therefore, an important element of specifications for digitization is the development and application of a consistent set of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival rules|rules]]''', a so-called “naming convention” for digital surrogates we create from physical items.

There are no universal rules for file naming, and each organization needs to develop its own naming convention that best suits its archival needs. However, the name of a digital surrogate should always provide a reference, a connection between itself and the physical item from which it was created through digitization. In principle, a '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital File Name|file name]]''' should contain several components that identify it, for example, its unique identifying number, its date of creation, a reference to its content, series, subseries, or folder it is a part of.

We should also bear in mind that these file names primarily need to be processed and understood by the software we will use for managing our digital archive. Hence, our primary concern in naming files is to apply a convention that will enable our Digital Archiving System to correctly identify the file and use its information. However, many also consider it a good practice to include a descriptive component in a file name that could be understood by humans as well, for example, a reference to its title or content.

While, as mentioned, there are no strict instructions for developing a naming convention, we can nevertheless identify some basic recommendations, as outlined in Figure 10.

{| class="wikitable"
|+Figure 10. Recommendations for a file naming convention
!General
!Identifiers
!Standards
|-
|Use a reasonable number of
components for a file name.

Names should be as
short as possible, so use
abbreviations.

Be consistent in the application
of the file naming
convention and do not allow
for exceptions.

|Include key identifiers as
components of a filename

(i.e., identifying number of
the item).

Include descriptive
components such as date,
title, or reference to its
content.

|Use only English alphabet
letters (a–z), numbers (0–9),
dash (-), and underscore (_).

Dates should be entered
in the ISO standard format
(i.e., yyyy-dd-mm).

|}

=== Specifying File Formats and Quality ===

In addition to the file name of a digital surrogate, its digital format and the standard of quality to which it will be digitized also need to be specified before the process can begin in earnest.

Since the same type of files—such as documents, photographs, or video—can be stored in different digital formats, we must specify which formats we will use for the digital surrogates created from our physical items.

Given that we are digitizing material for long-term preservation, it is important that we select formats that will allow their proper viewing and use by new generations of software. To prevent our digitized files from becoming obsolete, we should choose robust and resilient formats to change over time.

This means we should look for formats that meet the necessary standards, are well-established, and are widely used with substantial and positive user feedback. The formats we select should also allow us to add information and metadata to the files and have stable support, commercially or through an open-source community.

Clearly, we will be considering different sets of formats depending on the type of items we are digitizing—documents, photographs, video, etc. The scope of format options can be overwhelming, and there is no universally ideal solution for each type of digitized content. The selection, again, depends on the specific needs and circumstances of the archive. Nevertheless, some formats have a proven high robustness and resilience to change. Figure 11 provides an overview of such formats for the most frequently digitized types of physical items: documents, pictures, audio, and video.

{| class="wikitable"
|+Figure 11. Overview of robust digital formats or digitization of different types of physical items.
|Physical Item Type
|Robust digital File format
|-
|Documents
|PDF
|-
|Photographs
|RAW or TIF
|-
|Slides and negatives
|RAW or TIF
|-
|Audio
|WAV
|-
|Video
|MP4
|}

=== Specifying Quality Standard(s) for Digitized Files ===

An important element of the specifications for the digitization process is the quality standard to which we want and need to digitize our physical items. This is usually referred to as the “resolution” of a digitized document, photograph, or video. A higher resolution of a digital surrogate will allow for a better user experience and wider possibilities for its use—and, overall, a better copy of its original than a lower-resolution file. However, higher resolution also means that the digital surrogate will have a bigger digital size and will, therefore, take up more space in our storage media.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 078.jpg|thumb|Image shared by FAMDEGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]
Therefore, in specifying the resolution of the digital surrogates we will create, we need to weigh the requirements for their quality standard with the demand it creates in terms of digital storage space for our archive.

As human rights organizations working with unique and invaluable material, we can easily be tempted to digitize all our material in the highest available resolution to ensure the best possible quality of digital surrogates. However, this would be neither feasible nor sustainable, as it would create immense difficulties in storing, processing, and preserving such files long-term. Therefore, organizations must make digitization quality specifications in line with their goals and capacities. As a guide, Table 12 provides an overview of what is often considered minimal and optimal resolution quality levels for digitization of different types of physical items.

{| class="wikitable"
|+Figure 12. Overview of minimal and optimal resolution quality levels for digitization of different types of physical items.
|Item Type
|Minimal Quality
|Optimal Quality
|-
|Documents
|300 DPI
|600 DPI
|-
|Photographs
|600 DPI
|1,200+ DPI
|-
|Slides and negatives
|1,200 DPI
|2,400+ DPI
|-
|Audio
|16-bits and 44.1 KHz
|24-bits and 96 KHz
|-
|video
|1080P or 2 Megapixel
|2K+ or 4 Megapixel
|}

=== Metadata: Descriptions of Digitized Files ===

In the section dealing with the planning and organization of a digital archive, we discussed the important process of describing the archival material on several of its relevant attributes and creating a connection between those '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Description of Archival Material|descriptions]]''' and the material by recording them in a table. This is necessary, as it allows us to later search for, locate, and identify items and item groups based on those descriptions and properly manage, preserve, and use the archival material. The same principle applies to digital surrogates.

After digitization, the digital files we create from the physical originals will become the items in our digital archive. Hence, they also need to be described and have their descriptions attached to them so they can later be found, accessed, and preserved.

These linked descriptions of archival items are known as “metadata,” or data about data.

In the process of digitization, it is essential that relevant metadata is collected and attached to the digital surrogates we create. This is because, without its attached metadata, a digital surrogate becomes meaningless and unusable—as we might be unable to find or identify it or understand what it is, its context, history, creator, or where it belongs in the archive.

Most of the metadata we need to preserve is linked to the digital archival files they describe, created, and captured by the software tools we use to digitize, manage, and archive the data. This includes basic metadata (e.g., date of creation/digitization) as well as very technical types of metadata, such as those on the validity or integrity of digital files. The software tools can, therefore, allow us to capture the metadata. Concrete technical solutions in relation to different types of metadata being captured and preserved are discussed further in the manual. However, our main concern is selecting which metadata types we want and need to record and preserve in our digital archival files.

Compared with physical originals, digital surrogates require and allow for a whole range of additional metadata to be collected. This includes metadata such as technical specifications of an archival digital file and information about its creation and any further digital action taken on it. For CSOs working with human rights material, such technical metadata is important for preserving and maintaining a digital surrogate's credibility and establishing the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Chain of custody|chain of custody]]'''.

A wide variety of types of metadata could be collected about digital surrogates both during and after the digitization process. Based on their purpose and function, the most common types are summarized in Figure 13.
{| class="wikitable"
|+Figure 13. Types of Metadata
!Descriptive & Structural
!Admin & Preservation
!Technical
|-
|Descriptive metadata
gives details about a digital

record and its content to

make it easier to find.

Structural metadata

provides information about

the internal structure of

a digital file, including

information like page,

section, or index.
|Administrative metadata
refers to the information

about the management of

a digital record, such as

who created it, or who can

access it.

Preservation metadata

helps the usage of digital

records in the future;

includes information about

what software or hardware

is needed to open and use a

digital file.
|Technical metadata,
rather than being created

for the purposes of

archiving is often captured

automatically through

the software or hardware

used to create a digital

record. For example, photos

created by a digital camera

automatically capture

information about the image

and embed this information

in the file itself.
|}

Selecting the metadata for any given digitization project will depend on its context and circumstances: an organization’s resources and capacities, the type of material, its intended applications, types of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Access Plan|access]]''', and user needs, among others.

Existing metadata standards and specific, tested, and widely used metadata profiles and sets provide guidance through the maze of numerous metadata types and formats. However, there are now so many different metadata standards and sets developed and proposed by different organizations that their sheer number creates an obstacle to identifying those we want and need to use.

A good place to start is with the so-called “[https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/ '''Dublin Core Metadata Element Set'''].” Dublin Core is a widely applied set of 15 properties or elements for describing digital files. These elements are often considered a standard set of metadata that are applied almost regardless of the type of archival material, the archive's theme, or the type of software used in the Digital Archiving System. Further, for preservation purposes, the so-called PREMIS metadata standard provides a useful reference and guidance ([https://www.loc.gov/standards/premis/ '''PREMIS: Preservation Metadata Maintenance Activity (Library of Congress)''']).

Whatever set of metadata we select for our collection, there is another set of decisions that we need to make about them to complete their digitization specifications. These include questions such as, Where will the metadata be stored? How will it be captured? When in the process do we capture it?

Making decisions related to these questions before the digitization process will provide us with a plan for standardized and consistent collection and structuring of metadata throughout the digitization process. This is important to make our metadata “interoperable,”—which means structuring and formatting it in a way that allows it to be read and used by different computer systems.

Making our metadata interoperable will save us significant time and resources (as well as headaches) later in the process, not least in the next step when we need to ingest and make operable that metadata, along with the digital surrogate files to which it is linked, in our Digital Archiving System. These issues related to the processing of digital files and their metadata will be discussed in more detail in the upcoming section, where we look at how our entire material—digitized and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]'''—needs to be prepared for ingest into our Digital Archiving System.

=== Selection, Set-Up, and Testing of Equipment, Software, Hardware, and Storage Media ===

This manual cannot recommend specific digitization equipment, software, or storage media or how to set up and optimize it. Such advice would necessarily be too generic for the requirements of any concrete project, and it would also be likely to become obsolete quickly.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 083.jpg|thumb|Image shared by CONAVIGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]
However, we should mention three elements that need to guide our decisions in selecting the technology we use for digitization: characteristics of the material, an organization’s capacities and resources, and the archive’s needs and requirements.

First, the equipment we select and how it will be set up and fine-tuned depends on the material we digitize: type, format, state of preservation, size/length of the originals, and quantity. Fragile material, for example, will require more refined and sensitive equipment and setup, while large quantities of material will require a solution for quick processing.

Further, our decisions will be dictated by our resources in terms of time, expertise, staff, space, and finances. Each of these aspects will set limits on what can be a feasible solution for our project.
[[File:BREAKING NEWS!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!BREAKING News: More Expensive Equipment Can Bring Down Overall Digitization Costs
|-
|We should be mindful that although digitization can be done on a different range of budgets, it is important to look at total costs of a project rather than one-off costs separately, such as the cost of a piece of equipment. Total project costs should include staff wages, equipment, time, etc. More expensive equipment that processes items more quickly, for example, could save us much more than it costs if we also calculate staff time and wages.
|}

Finally, and most importantly, the needs of our archive and its future users, as well as the modes of planned use for the materials we are digitizing, should define the minimal and optimal requirements of the equipment.

For hardware and software, regardless of the type of material (documents, photographs, video, or other), the requirement will be to provide digital surrogates of desired quality in adequate formats and capture the selected metadata. In terms of storage media, the most important aspects to be considered are its reliability (resilience to data loss), durability (usability over a longer time period), and scalability (potential to expand the data storage space as required).

Once we have selected and obtained our equipment, we need to install and set it up properly in line with our digitization requirements. This process is important and needs to be done properly. Otherwise, even the right equipment will not yield the required results. Hence, if an organization does not have internal expertise, external assistance would be advisable at this point.

This is especially true given that the setup and its fine-tuning are not a one-off activity, as the process requires repeated testing and iterative changes before the required result is achieved. The testing process should include a sample of different groups of materials and involve the entire process of an item’s digitization (i.e., the digitization workflow).
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 084.jpg|thumb|Image shared by CONAVIGUA, GIJTR partner organization in Guatemala.]]

=== Implementation: Digitization Workflow ===

The final stage of digitization is the implementation of all the different elements that we have been planning, deciding on, and devising in the previous stages. Digitization is a complex process, but if all of its parts and functions are planned and designed well and advance, its implementation will be streamlined and fruitful.

That is why, in putting all elements together, we should develop a detailed '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digitization Workflow|digitization workflow]]''', which should include all its actions and operations—from reviewing and preparing physical items and workspace to completing the workflow through storing the created digital surrogates and making backup copies.

Each digitization project will have its own unique workflow and specific sequence of digitization actions and operations. Further, some activities, such as quality control, will be repeated at different stages of the process, while others will be executed simultaneously or in parallel. Although specific actions and their sequence are tailored to each concrete project, we can identify the key elements required in any digitization workflow: preparations, process scheduling, digitization, quality control, post-processing, and storage and backup.

=== Preparation of Material, Protocols, and Workspace ===

The digitization process begins in earnest by ensuring a clean and appropriate workspace, allowing enough area for work with physical materials as well as for digitizing equipment and a computer. Assuming that fragile or otherwise compromised material has already been removed, we can proceed to clean our physical material and remove any added items, such as paper clips or staples on documents.

Information and relevant digitization specifications about file naming, file resolution, and format, plus any metadata to be recorded, should be on hand and well-organized.

=== Process Scheduling ===

As part of the workflow, it is essential to schedule the entire process clearly—to determine, document, and then strictly apply an exact sequence of operations to be performed during the digitization process. The scheduling should include buffer time for unexpected events.

[[File:!RESOURCE!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Resource alert!
|-
|Excellent examples of digitization workflows and scheduling for organizations dealing with the preservation of cultural heritage material are provided in “[https://www.digitizationguidelines.gov/guidelines '''Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials'''],” issued by the USA Federal Agencies Digital Guidelines Initiative.
|}

Digitization Processing

The process of digitization itself will clearly be very different depending on the type, volume, content, and other characteristics of the material. Paper documents and photographs can be scanned reasonably quickly, while '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Analogue Document|analog]]''' audio and video will need to be digitized in real time. Artwork and historical documents will require a different scanning specifications set-up than will an administrative document.

Regardless of the differences, a good practice at the start of each digitization session is to digitize a reference item (document, photograph, short sample audio or video) with the result reviewed against specifications as a form of ad hoc quality control. In case of any discrepancy from the digitization specifications, equipment can be checked and its set-up fine-tuned. This will help avoid wasting entire sessions of work due to equipment or set-up issues.

=== Post-processing ===

Post-digitization processing of digital surrogates includes making slight corrections to a file to adjust it to a certain standard or specific project specification. This could include actions such as increasing the sharpness of sound in a video file or brightness of an image on a document.

Post-processing might sometimes also include creation of secondary, derivative copies of the file. These are created for specific purposes such as providing access or producing high-quality reproductions, and also for creating fully searchable documents from originally non-searchable image files through the application of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Optical Character Recognition (OCR) Software|Optical Character Recognition]]''' (OCR) software. In essence, by running OCR software on our scanned image of a document, we add a layer of text onto that image file so other software can read it, which makes the document fully searchable. This is essential for making human rights archives more accessible and visible, which is often a key purpose of their digitization. Given the importance of the application of OCR technology in creating fully searchable text files from our digital surrogate image files, in [[Special:MyLanguage/Addendum IV|Addendum IV]] we provide a set of recommendations regarding its use.

=== Quality Review ===

There are two elements to digitization quality control, and both can and should be implemented at multiple points in the process scheduling (i.e., both during and after digitization, as well as at regular intervals over the course of the project). The first element relates to ensuring that all physical items intended for digitization have indeed been digitized. This can be done automatically by comparing the two sets of data for physical items and their surrogates; however, this should also be accompanied by a sample manual check to ensure that digital surrogates properly correspond to their physical originals.

The second element of quality review is ensuring that the digitization specifications have all been met—that the digital surrogates are created in the right format and quality, with correct filenames, and selected metadata has been captured. Here again we will need to use a combination of manual and automated quality review, which is supported by software tools and applications such as "[https://jhove.openpreservation.org/ '''JHOVE'''].”

=== Storing Digitization Products ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 089.jpg|thumb|Image shared by ASOMOVIDINQ, GIJTR partner organization in Guatemala.]]

At the end of the process, we need to temporarily store the products of digitization on one or more storage media until they are prepared and ingested into a digital archival system. The end-result of the process should be one or more digital surrogates of the original, which are often referred to as “master files.” These are stored in a file directory structure created for this purpose.

Master files are the best-quality files we produce through digitization and are intended to be preserved long-term without loss of any essential features. The number of master files we will create will depend on the content of the originals and the planned uses of the digital surrogate.

In addition to master files, we can also produce a number of secondary files, often called “access” or “service files.” These files are created from the master file and optimized for the intended use (e.g., for web or for research).

For organizations working with documentation on human rights abuses, it is especially important to note that these derivative files are used for the creation of files with fully searchable textual content through OCR. The usual practice is for only master files to be stored for preservation purposes. However, given the importance of the OCR—and therefore fully searchable versions of documents—for human rights archives, it is advisable to also create and store two such readable files, one as an access copy and the other for preservation purposes. The same applies for the master files, as we should create at least two backup copies and store them on two separate storage media whenever possible.

== Preservation and Preparation for Ingest ==

<blockquote>

<big>We are now fully in the digital archival world.</big>

<big>All our material is now in a digital form.</big>

<big>We also have a digital archival repository—in the form of a Digital Archiving System.</big>

</blockquote>

To complete the process of creating a digital archive, we now need to employ a set of software-based '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival Techniques|digital archiving techniques]]''' on both our digitized and [[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]] material. This is necessary to prepare it for ingest and long-term preservation in the Digital Archiving System. We also need to set up and prepare our Digital Archiving System itself—its databases and software tools and applications—to properly receive, store, and preserve our digital archival material.

To do that, we first need to review our basic archiving tools—the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Archival structure table|archival structure table]]''' and descriptions of material—which in this digital archiving world will take the form of databases and text files containing file directories, metadata, and data documentation. Therefore, it is necessary to clarify these two key concepts that are uniquely important for digital archiving—metadata and data documentation—which are necessary for understanding how our digital archival content is organized, described, related, managed, and used within a Digital Archiving System.

=== What Is Metadata and Data Documentation. ===

Metadata is data—information about data, about the digital archival content. It is stored in a structured form suitable for software processing. Metadata is essentially equal to archival descriptions of digital content. Indeed, the descriptions of our content that we made in the previous stage will now, in the Digital Archiving System, become metadata, thereby adding to other types of metadata such as system-generated technical metadata or metadata on an item’s access history. Metadata is therefore necessary for the goals of long-term preservation and access, as it allows us to maintain the integrity, quality, and usability of content.

'''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Data Documentation|Data documentation]]''' provides information about the ''context'' of our data, our digital archival content. It is often provided in a textual or other human-readable form. Data documentation in fact supplements metadata and provides information that enables others to use the archival content. For example, if we conduct a survey of victims and are preserving their filled-in questionnaires as our digital archival data, we should also preserve related data documentation (e.g., a document detailing the survey design and methodology). Given that data documentation is also “data about data,” it could also be seen as a specific type of metadata, one which provides context and is recorded in human-friendly format.

=== Preparing Metadata and Data Documentation ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 091.jpg|thumb|Image shared by CCJ, GIJTR partner organization in Colombia.]]
While our digital files are safely stored and backed up on storage media awaiting ingest and archiving in the digital information system, we need to turn our attention to some housekeeping duties. They involve preparing our metadata and data documentation for the upcoming process to ensure the smooth ingest and proper archiving of files.

This involves having a clear and well-organized record of data documentation and metadata thus far in the process—what they contain and how they relate to one another. This includes tables/databases with lists (or directories) of file names, the files’ metadata, and data documentation. Throughout previous chapters, we described how these documents are developed or generated through planning, inventory creation, review, selection, organization, description, and digitization of material. As a result, at this point in the process, we should have the following metadata and data documentation created:

A) This document started its life as Identification Inventory and then, through processes of organization and description, grew into the Table of Archive’s Structure. It contains metadata on the archive’s structure, grouping of files in series, subseries, and folders, and additional descriptive and technical metadata we selected to put into it.

B) As a result of the digitization process, we have produced databases in which we recorded each digital surrogate we produced and the selected metadata about it.

Further, digitizing equipment and software also generated additional databases with metadata we selected to capture technical attributes of the digital surrogates and/or history of actions on them throughout the digitization process.

Finally, we also might have produced text documents containing data documentation, information about the context of the digital surrogates we created, or the digitization process itself. This will allow others to understand how our data can be interpreted or used.

C) A database of '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' files for preservation with their basic metadata will either already exist or be easily created using simple software tools such as “DROID” or “IngestList.”

D) There might be additional pre-existing tables/databases or text files containing metadata and/or data documentation about certain item groups or the entire collection.

In order for our digital content, metadata, and data documentation to be properly ingested into the Digital Archiving System, we need to provide the system software with instructions on what these documents are and how they relate to each other. In this way, the system can, for example, correctly attach metadata in one database to the items metadata describes that are listed in a different database, and then to data documentation providing information about the given items’ context.

As part of the preparations, we might also need to manually divide, merge, or combine some of our tables/databases to transform them into a more appropriate format.

The exact steps that we will need to take in this process in which we will need to prepare our metadata and data documentation, or how we will input information about their inter-relations into the Digital Archiving System, will depend on the characteristics of the archive and the system itself.

Yet, regardless of these specifics, we will always need to have a clear overview, a map, or a scheme of our metadata and data documentation and how they are related before we can begin with the ingest.

=== Preservation and Preparation of Data for Archiving ===

We can now move on to the preservation actions and preparation of our digital data for ingest and archiving.

==== Cleaning ====

The first thing we should always do before working with digital data intended for preservation is perform an '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Antivirus|antivirus scan]]''' by connecting the storage media to a previously scanned computer that is not connected to any local network or internet.

==== Backup ====

Then comes the backup. At the end of the digitization process, we have already created backups of the digital surrogates’ master files. If we have not yet done the same for the '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' data, we should create their backups now by producing two copies and storing them on separate storage media, if possible, at two different locations.

==== File Naming ====

While our digital surrogates’ files have already been named in line with the naming convention we developed and adopted, our born-digital files might still have their original names. We must therefore apply our naming convention to the born-digital files and name them accordingly. Their names will then contain the same components—identification, description, technical, or other—as those we selected and used for the digital surrogates in a way that was described in the digitization chapter. There are reasonably simple and easy-to-use software tools that can perform this task of renaming our digital files automatically within the parameters we set for it, such as “Rename Master” and “File Renamer Basic.”

==== Metadata ====

In the previous section, we took stock of metadata and data documentation we collected thus far in the process. As explained there, we will need to ingest our metadata in a specific, fixed format that is recognizable by our Digital Archiving System. This specific format of metadata will be based on the metadata standard we selected to implement earlier in the process, and that we now need to apply for ingest of data into our Digital Archiving System.

If, as advised in this manual, in the planning phase, we have already made a decision on the standard we will apply for metadata collection and implemented it through description and digitization phases, then our metadata will already have been gathered in accordance with that standard. Therefore, we should be able to arrange and prepare it for ingest in accordance with the system-recognizable format by making only basic technical arrangements or mapping our metadata to the standard. For example, in the digitization section, we mentioned that the so-called “Dublin Core” basic metadata standard is supported by most digital archiving software. Hence, if we applied this standard for the collection of metadata from the beginning, and we selected the software that supports it, we would now be able to translate the collected metadata into the format our Digital Archiving System can recognize and properly ingest.

=== Preservation of Metadata ===

In the earlier discussion of metadata and the importance of its proper collection and management, we mentioned the key role it has for long-term preservation of digital archival data.

This becomes even more salient and relevant at this point in the process, with the preparation for ingest and long-term preservation of our material. This is because, before we ingest and archive our data, we need to make sure that we capture the necessary metadata, which will allow our digital material to be adequately preserved, its authenticity maintained, and it remaining usable in the future. To understand which essential set of metadata we need to capture to preserve our invaluable data, we will need to get to know our digital files and their formats a bit better, including things such as our files’ validity, quality, and '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Fixity|fixity]]'''.

=== Identifying and Converting File Formats ===

Back in the digitization process, we established the need to store our digital material in file formats that are appropriate for long-term preservation. Primarily, these are formats that have a wide user/support community and are proven to be resilient to change over time. This is also why they are often called “lossless” as opposed to “lossy” formats that do tend to lose quality and/or change and degrade over time.

Our digitized material has already been stored in appropriate preservation formats through digitization, and now we need to make sure the same is true with our born-digital material.

We first need to identify the format of our '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Born-digital|born-digital]]''' files, which we can do with the assistance of specialized software, such as “DROID” or “Siegfried,” that allows us to automatically identify the format of batches of our digital files. We will then proceed to change formats of the files for which we determine the need to be put into a different, preservation-appropriate format. Specialized software for conversion of files to different formats can be very useful in this process. Such software is format-specific (e.g., “Audio/Video to WAV Converter”) which converts audio and video files to WAV format, or “CDS Convert,” which allows conversion of documents, presentations, and images between different software formats.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
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!’’’The Importance of Using Proper Preservation Formats’’’
|-
|Lossless formats, by rule, also produce larger files. Hence, for large collections and small organizations, such as CSOs, this can represent a challenge in terms of additional storage capacities they may require. However, this manual advises against making compromises with the selection of file formats, as use of proper preservation formats is essential for all following preservation actions and the success of the process as a whole.
|}

=== Validating Files ===

The next step in preparing our digital content for proper preservation in the Digital Archiving System is validation of our files—that is, establishing that they really are what we think they are.

In essence, through file validation, we check whether the format of a file is proper and correct—whether it is valid. Hence, through file format validation, we can check whether a file conforms to the file format specification—standards a specific file format such as .jpg, .doc., or TIFF must follow. As an illustration, file format validation could be compared to the inspection of boxes or folders in a physical archive to ensure they are not damaged, otherwise items could fall out or be damaged.

In digital archiving, file format validation is particularly important for long-term preservation and access, for a number of reasons. Files with formats that are not valid are difficult to manage over time, especially when a file needs to be converted or migrated. Moreover, access might become difficult or impossible, as files with nonconforming formats become more difficult to open and use over time. Finally, files that are not valid will be more difficult—if not impossible—to render properly by future software.

Of course, we do not manually inspect whether a file format conforms to its specifications; there is software available to perform that function and identify and create reports on the files that are found not to be valid. We already mentioned one such software tool—JHOVE—in the chapter on quality control at the end of the digitization process, but there are also other tools, most of which are specialized for a certain group of formats.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
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!’’’Preservation Actions Should Immediately Follow Digitization’’’
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|File format validation and other preservation actions, along with the quality control procedures, should be performed immediately at the end of the digitization process either as an alternative or in addition to conducting them as part of the preparations for ingest, depending on a project’s specific needs and workflow.
|}

=== Fixity ===

Fixity, a crucial element of the long-term preservation of files as well as in maintaining their integrity, authenticity, and usability, means a state of being unchanged or permanent. In essence, fixity allows us to determine whether a file has been altered or corrupted over time and to track and record any such changes.

To be able to do this, we use fixity to record the initial state of a file before ingest by taking its “digital fingerprint.” In fact, fixity software will record a number of a file’s specific, technical characteristics and create an alphanumeric code—a “checksum.” This checksum, just like fingerprints for humans, will be unique for that file and should not change over time. The checksum for a file will be recorded as part of its metadata so we can always perform the same fixity check and establish whether the file’s checksum has changed—that is, whether a file has changed. Recording this type of preservation metadata is crucial for confirming and establishing a digital item's "chain of custody.”

In addition to allowing us to establish any changes to a file that have occurred over time, fixity is also useful when we are migrating files between different storage media, units, or digital depositories. It is highly advisable to apply a fixity check after each such file transfer to establish any changes that might have occurred in the course of the file '''[[Maintenance: Preservation, Development and Migrations#Active maintenance: Migration|migration]]'''.

Further, fixity will allow us to verify that any copies of a file we create for backup are complete and correct. Fixity checksum can also be given to other potential file users so they are able to verify that they have received the correct file. There is a range of software that can perform fixity, such as “Checksum” and “Exact.File,” just to name a few.

=== Quality Control ===

Many things can go wrong with digital files as they are created, managed, and stored before they reach the point of ingest. During digitization, due to an error or a virus, files can be damaged, made incomplete, or reduced in quality. It is therefore a good practice to perform as comprehensive a quality check of all our digital files as possible before their ingest and archiving. There is a whole set of tools that perform either specific or a group of quality control actions. Some examples include NARA’s File Analyzer and Metadata Harvester, which has a range of functions, or, on the other side of the spectrum, a highly designed “Fingerdet,” which helps detect fingerprints on digitized items.

=== Removing Duplicates and Weeding Files ===

While we are at it, we should use this opportunity to clean up our files a bit. Over the course of collecting, organizing, copying, and temporarily storing our digital files, it is likely that we will have created duplicates, or that folders contain hidden files or files that do not belong in them. Having duplicates and other unwanted files in our collection can create confusion, in addition to unnecessarily taking up space in our storage. It is therefore a good practice to remove them before ingest. Depending on the size of the collection, this could be a very time-consuming and error-prone task if performed manually. Luckily, there are software tools that can do this for us efficiently and reliably. Examples of dedicated tools for this purpose include “FolderMatch” and “CloneSpy.”

=== Metadata on Private, Sensitive, Confidential, or Copyrighted Data ===

Given the importance of data safety and security when archiving material related to human rights violations, it is highly advisable that, at this point, before the content is ingested, we make an additional review of the material with respect to privacy, sensitivity, confidentiality, and copyrights.

During the description processes, we should have already identified groups of materials or even single items that contain personal or sensitive information. Now we need to make sure all relevant metadata about such material is collected and appropriately linked to the items. Depending on the material and the archive’s access policy, it might be useful, or even necessary, to add further metadata here, specifically that which provides instructions for its future management regarding copyright, protection, or restricted access to the material.

Conveniently, there are standards and software that have been developed to provide assistance in that process.

=== Standards ===

Standards for metadata selection, collection, and use often include a full range of preservation metadata. Application of such metadata standards supports the preservation of digital items and ensures their long-term usability. A range of standards has been developed for handling preservation and metadata in general. As such a wide choice of options can often limit a clear view, we recommend an organization use as a starting point the “Preservation Metadata Implementation Strategies” (PREMIS) standard.

[[File: !RESOURCE!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
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!Resource Recommendation!
|-
|PREMIS has achieved the status of being the accepted international standard for preservation metadata. Both a strength and a limitation of the PREMIS standard is it must be tailored to meet the requirements of the specific context; it is not an off-the-shelf solution in the sense that an archive simply implements it directly to its data. Some of PREMIS’s elements might not be relevant, and an organization may find that additional information beyond what is defined by the PREMIS standard is needed to support its requirements.
|}

It should be noted that different metadata standards will often be integrated, or at least compatible, with the software we use for metadata collection and management functions.

=== Software Tools ===

Thus far in this chapter we have mentioned examples of different software solutions that can perform specific preservation metadata collection and management functions, such as file identification, conversion, validity, and fixity checks. Such tools will indeed sometimes be designed to perform just one specific, or a group of similar, functions. However, these individual tools are also often used together as a more wide-ranging software solution, which can provide a full scope of preservation and metadata-related functions. Moreover, such multifunctional tools for metadata are then incorporated into comprehensive software solutions that can manage the entire process of digital archiving within a given Digital Archiving System.

In the planning section of this manual, where we discuss the selection of a software solution for our Digital Archiving System, we consider whether the option we choose has integrated support for the selected metadata standard, as well as all the necessary software tools to collect and manage preservation metadata to our archive’s requirements. At that point, we could opt for an enterprise solution that provides an all-in-one option with all necessary standards and tools integrated into it. But an alternative would be to build a solution that meets our needs by using different, interoperable software, with each performing one of the preservation functions.

This stage of preparation of data for ingest and capturing preservation metadata makes salient the importance of our selection of the digital archiving software and the effect it has on the technologies and software tools we can and need to use. Therefore, the specific software tools we will apply in this phase, as well as later on, will fully depend on the type of solution we select for our digital archiving software.

[[File: !TIP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
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!Digital Forensics
|-
|If working with older data storage formats or digital material of unclear origin and features—especially when a history of the material and “chain of custody” need to be established—a promising area of development is '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Digital Forensics|digital forensics]]''',” which provide benefits in addressing digital authenticity, accountability, and accessibility. This forensic technology can make it possible to identify privacy issues, establish a chain of custody for provenance, employ write protection for capture and transfer, and detect forgery or manipulation. It can also extract and mine relevant metadata and content, enable efficient indexing and searching by curators, and facilitate audit control and granular access privileges. Digital forensic technologies vary greatly in their capability, cost, and complexity, with certain equipment ranging from free to expensive. Some techniques are very straightforward to use, while others have to be applied with great care and sophistication. There is an increasingly rich set of open source forensic tools (e.g., “BitCurator”) that are free to obtain and use.
|}

=== Preparing the Digital Archiving System ===

Set-up and preparation of our digital archival system for its first ingest of digital files is a complex process that requires time, effort, patience, and reasonably advanced IT knowledge and skills.

Digital Archiving Systems cannot simply be installed and immediately used, as we do with standard commercial software. This is because any Digital Archiving System needs to be “instructed” on each and every aspect of its operations. Based on our requirements, we need to set the parameters in the system, create or design databases within it, create links between data and metadata, etc. Providing these “instructions” to our software might require anything from simply filling an electronic form or choosing an option from a drop-down menu to needing to use computer coding and other advanced IT skills.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 101.jpg|center|thumb|866x866px|Image shared by AVIPA, GIJTR partner organization in Guinea.]]
The amount of time and expertise needed depends on the type of software solution selected for the Digital Archiving System. The rule of thumb we applied to the selection of software applies here as well. Commercial solutions will be simpler for both set-up and use, but will likely offer fewer options for adaptation. Open-source solutions will mainly require more IT expertise and time—but can provide more suitable and tailored solutions.

== Ingest ==

This is the sweet spot, where the entire effort and process conducted so far comes together and results in the creation of our archive.

However, we should not imagine that we can just click a button, go have a tea, and return to see all our data, metadata, and data documentation ingested and properly connected to each other. Rather, the ingest process will need to be performed in parts by transferring material per group over a period of time. In the process, we will also likely encounter errors, discover incorrect specifications in a system, or similar that will need to be addressed, and the system will need to be fine-tuned and the ingest repeated.

After ingesting each group of material, we should produce at least one archival master copy of each item, at least two backup copies, and any derivative working copies we might need.

Backup copies should be created and stored in line with the best practice rules described earlier (i.e., create multiple copies on two different storage media technologies and store them at different locations).

As a final step, we need to perform the same preservation actions we applied to our content in preparation for ingest. This includes scanning the material as well as all backup copies with '''[[Special:MyLanguage/Glossary of Key Terms and Concepts#Antivirus|antivirus]]''' software and checking each file’s fixity, validity, and quality assurance.

Suppose we have covered the basics so far and ensured all the elements have been prepared. In that case, the process should be successful. We should now be able to enjoy the fruits of our work—our precious material previously scattered around the office and in storage units and basements—having been turned into a digital archive.

In the next step, we will make sure our archive's goals are also achieved—that it preserves our material for a long time and in a safe manner and provides as wide an access to its content as possible.

'''06:00'''

Digitization, Preservation and Ingest/es

2024-03-18T20:46:16Z

FuzzyBot: Updating to match new version of source page

<languages/>
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-SP-final-print_Page_070.jpg|thumb|500x500px]]

<span id="Introduction"></span>
== Introducción ==

<big>Ahora que hemos completado la etapa de planificación y organización y salimos al otro lado de manera segura, armados con el '''[[Planning and Organizing/es#Plan general|plan general]]''', la tabla de la estructura del archivo, las descripciones del material y una decisión sobre el software y los medios de almacenamiento para el '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Un sistema de archivo digital|sistema de archivo digital]]''', estamos preparados para la siguiente etapa. Aquí es donde ocurre la verdadera magia: la creación de nuestro archivo digital.</big>

Junto con esta gran promesa que trae, esta etapa es también la más dinámica y compleja, así como la más exigente en recursos, experiencia y tecnología para la organización.

Nuestro objetivo en esta etapa es procesar y preparar todo el material seleccionado, tanto físico como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|nacido-digital]]''', y prepararlo para la preservación digital. Esto significa que al final de esta etapa tendremos el material preparado, con respecto a todos los requisitos técnicos y de archivo necesarios, para transferirlo a nuestro sistema de archivo digital recién seleccionado. Esto incluye una serie de acciones que utilizan software y otras herramientas tecnológicas que deben aplicarse a nuestro material de origen seleccionado para poder archivarlo adecuadamente y preservarlo a largo plazo.

Además, si estamos trabajando para preservar digitalmente el material de origen que es en parte o en su totalidad físico, entonces esta etapa incluye un paso previo importante: la digitalización.

<span id="Digitization"></span>
== Digitalización ==

A través del proceso de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La digitalización|digitalización]]''', creamos copias digitales o “[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los sustitutos digitales|sustitutos]]” de los elementos físicos originales. Estas copias luego se procesan como objetos de archivo digital, se conservan y se hacen accesibles. Por lo tanto, nos centraremos en su preservación en lugar de los elementos físicos originales. Consulte el [[Addendum II/es|Anexo II]] para más información.

Hay diferentes tipos de objetos físicos que podríamos querer digitalizar y que podrían almacenarse en una variedad de medios. Pueden incluir texto, fotografías, dibujos, mapas, video, audio y otros tipos de contenido, almacenados en papel, casetes de audio, cinta de 16 mm o cualquier otro medio de almacenamiento físico o '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Documento analógico|analógico]]'''.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 072.jpg|center|thumb|450x450px]]

También podrían incluir objetos como prendas de vestir, pancartas, efectos personales, etc.

Claramente, el tipo de material que necesitamos digitalizar definirá las decisiones importantes y específicas que se tomarán en el proceso, y cada organización las tomará de acuerdo con sus objetivos y capacidades. Sin embargo, también hay elementos generales del proceso que deben abordarse en todos los proyectos de digitalización. Este capítulo describe aquellos elementos de digitalización que son pertinentes para el proceso independientemente del tipo, contenido o medio de almacenamiento del material.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
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!Noticias de última hora: La internalización puede costar más que la externalización.
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|''Si las capacidades de la organización no son suficientes para los requisitos del proceso de digitalización, se debe considerar la decisión de subcontratar el proyecto. Esto puede determinar el éxito o el fracaso del programa. Iniciar la digitalización con preparación, capacidades y recursos inadecuados podría producir más daños que resultados, con poco o ningún valor a largo plazo. Por otro lado, una opción de externalización de calidad garantizada, bien planificada y ejecutada podría ahorrar una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo. De este modo, internalizar la digitalización, con los diferentes costos que implica, puede costar más a la organización que externalizar el trabajo.''
|}

La digitalización es un proyecto de archivo importante y exigente en sí mismo, y requiere la debida atención, una planificación cuidadosa y una implementación dedicada. Dado que consideramos la digitalización como parte de un proceso más amplio de creación de un archivo digital, ya hemos discutido algunos de los problemas involucrados, principalmente en relación con las primeras etapas del proceso. Una descripción general del proceso de digitalización se muestra en la Figura 9a y 9b.

{| class="wikitable"
|+Figura 9a. Resumen de etapas y acciones en el proceso de digitalización
!1. Planificación

Generales: por ejemplo, objetivo, resultados, marco de tiempo o recursos.

Logística y organizativa: por ejemplo, flujo de trabajo,

recursos, condiciones y espacio requerido.

Requisitos archivísticos y tecnológicos:

y denominación de sustitutos digitales,

equipos y metadatos.

Planificación para la preservación de elementos

físicos originales.
!2. Preparación del material

Creación de inventario de material físico.

Revisión de material y selección de material

para digitalización.

Descripción del material.

Preparación de elementos físicos para la digitalización.

|}

{| class="wikitable"
|+Figura 9b. Resumen de etapas y acciones en el proceso de digitalización
!3. Elaboración de elementos archivísticos y tecnológicos del proceso

Definición de requisitos de digitalización

para sustitutos digitales: nombres de archivos,

selección de formato(s), estándar de calidad, colección de metadatos.

Obtención e instalación de equipos de digitalización,

software y soportes de almacenamiento.

Configuración de equipos para cumplir con los requisitos de digitalización,

pruebas y ajustes.

!4. Implementación

* Preparación de material.

* Programación de procesos.

* Digitalización

* Control de calidad.

* Post-procesamiento y '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)|OCR]]'''.

* Almacenamiento y respaldo.

|}

En los capítulos anteriores analizamos el desarrollo de un plan general, la creación de un '''[[Planning and Organizing/es#Inventario de identificación|inventario]]''', así como la selección y descripción del material, que también son los primeros pasos del proceso de digitalización. Por lo tanto, habiendo cubierto ya los dos primeros, podemos retomar el proceso de digitalización al comienzo de la tercera etapa, con la preparación de los elementos archivísticos y tecnológicos del proceso.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Noticias de última hora: La digitalización se puede realizar a pequeña escala y con un presupuesto modesto.
|-
|''Los proyectos de digitalización a pequeña escala deben ajustarse para adaptarse a capacidades y recursos modestos. Generalmente, eso significa que puede haber solo una o dos personas encargadas de realizar todos los pasos del proceso de digitalización, en una computadora y con recursos limitados. El proceso es ciertamente menos eficiente, menos confiable y más lento en esas condiciones, pero es factible y, en caso de que no haya otras opciones disponibles, es muy recomendable. Cualquier trabajo de digitalización que se pueda realizar puede ser muy importante, especialmente si el material es frágil y propenso al deterioro.''
|}

<span id="Specifying_a_Naming_Convention_for_Digitized_Files"></span>
=== Especificación de una convención de nomenclatura para archivos digitalizados ===

El nombre de un archivo digital destinado a ser archivado y preservado no es solo un nombre. También es un descriptor muy importante de ese elemento en particular, que debe contener información que nos permita identificar qué es el elemento y qué contiene, así podremos ubicarlo en el archivo, administrarlo y preservarlo adecuadamente. Por lo tanto, un elemento importante de las especificaciones para el proceso de digitalización es el desarrollo y la aplicación de un conjunto consistente de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Normas de archivo|reglas]]''', la llamada “convención de nomenclatura”, para nombrar los sustitutos digitales que creemos a partir de elementos físicos.

No existen reglas universales para la denominación de archivos y cada organización debe desarrollar su propia convención de nomenclatura que mejor se adapte a sus necesidades. Sin embargo, el nombre de un sustituto digital siempre debe proporcionar una referencia, una conexión entre él y el elemento físico a partir del cual se creó mediante la digitalización. En principio, un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#El nombre de archivo digital|nombre de archivo]]''' debe contener varios componentes que lo identifiquen como, por ejemplo, su número de identificación único, fecha de creación o una referencia a su contenido, o serie, subserie o carpeta de la que forma parte.

También debemos tener en cuenta que estos nombres de archivo deben ser procesados y entendidos principalmente por el software que usaremos para administrar nuestro archivo digital. Por lo tanto, nuestra principal preocupación al nombrar archivos es aplicar una convención que permita a nuestro sistema de archivo digital identificar correctamente
el archivo y utilizar la información contenida en él. Sin embargo, muchos consideran que es una buena práctica incluir también un componente descriptivo en el nombre de un archivo, uno que también pueda ser entendido por humanos, por ejemplo, una referencia a su título o contenido.

Si bien, como se mencionó, no existen instrucciones estrictas para el desarrollo de una convención de nomenclatura, aún podemos identificar algunas recomendaciones básicas, algunas de las cuales se indican en la Figura 10.

{| class="wikitable"
|+Figura 10. Recomendaciones para una convención de nomenclatura de archivos
!General
!Identifiers
!Standards
|-
|Utilizar una cantidad razonable de componentes para un nombre de archivo.

<div class="mw-translate-fuzzy">
Los nombres deben ser como
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Ser coherente en la aplicación
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
para excepciones.
|Incluir identificadores de clave como
componentes de un nombre de archivo
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
(es decir, número identificativo de
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Incluir descripciones
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
contenido.
|Utilice sólo el alfabeto inglés
letras (a-z), números (0-9),
</div>

<div class="mw-translate-fuzzy">
Deben introducirse las fechas
</div>

<div lang="en" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
|}
</div>

<span id="Specifying_File_Formats_and_Quality"></span>
=== Especificación de formatos y calidad de archivo ===

Además del nombre de archivo de un sustituto digital, también se debe especificar su formato digital y el estándar de calidad con el que se digitalizará antes de que el proceso pueda comenzar en serio.

Dado que el mismo tipo de archivos, como documentos, fotografías o videos, se pueden almacenar en diferentes formatos digitales, debemos especificar qué formatos usaremos para los sustitutos digitales creados a partir de nuestros elementos físicos.

Puesto que estamos digitalizando material con el propósito de preservarlo a largo plazo, es importante que seleccionemos formatos que permitan su correcta visualización y uso en el futuro por nuevas generaciones de software. Para evitar que nuestros archivos digitalizados se vuelvan obsoletos, debemos elegir formatos que sean robustos y resistentes al cambio con el tiempo.

Esto significa que debemos buscar formatos que cumplan con los estándares necesarios, que estén bien establecidos y ampliamente utilizados, con comentarios sustanciales y positivos de los usuarios. Los formatos que seleccionemos también deben permitirnos agregar información y metadatos a los archivos y deberían tener un soporte estable, ya sea comercialmente o a través de una comunidad de código abierto.

Claramente, consideraremos diferentes conjuntos de formatos según el tipo de elementos que estemos digitalizando: documentos, fotografías, videos, etc. El alcance de las opciones de formato puede ser abrumador y no existe una solución ideal universal para cada tipo de contenido digitalizado. La selección, nuevamente, depende de las necesidades y circunstancias específicas del archivo. No obstante, existen formatos que han demostrado un alto nivel de robustez y resiliencia al cambio. La Figura 11 proporciona una descripción general de dichos formatos para los tipos de elementos físicos digitalizados con mayor frecuencia: documentos, imágenes, audio y video.

{| class="wikitable"
|+Figura 11. Descripción general de formatos digitales robustos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.
|Tipo de elemento físico
|Formato de archivo digital robusto
|-
|Documentos
|PDF
|-
|Fotografías
|RAW or TIF
|-
|Diapositivas y negativos
|RAW or TIF
|-
|Audio
|WAV
|-
|Video
|MP4
|}

<span id="Specifying_Quality_Standard(s)_for_Digitized_Files"></span>
=== Especificación de estándares de calidad para archivos digitalizados ===

Un elemento importante de las especificaciones que debemos hacer para el proceso de digitalización es el estándar de calidad con el que queremos y necesitamos digitalizar nuestros elementos físicos. Esto generalmente se conoce como la “resolución” de un documento, fotografía o video digitalizado. Una resolución más alta de un sustituto digital brindará una mejor experiencia de usuario, posibilidades más amplias para su uso y, en general, una mejor copia que un archivo de resolución más baja. Sin embargo, una resolución más alta también significa que el sustituto digital tendrá un tamaño digital más grande y ocupará más espacio en nuestros medios de almacenamiento.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 078.jpg|thumb|Imagen compartida por FAMDEGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]
Por lo tanto, al especificar la resolución de los sustitutos digitales que crearemos, debemos sopesar los requisitos de su estándar de calidad, con la demanda que genera en términos de espacio de almacenamiento digital para nuestro archivo.

Como organizaciones de derechos humanos que trabajamos con material único e invaluable, podemos caer fácilmente en la tentación de digitalizar todo nuestro
material en la resolución más alta posible, para garantizar la mejor calidad posible de los sustitutos digitales. Sin embargo, esto no sería factible ni sostenible, ya que
crearía inmensas dificultades en el almacenamiento, pero también en el procesamiento y conservación de dichos archivos a largo plazo. Por lo tanto, las organizaciones necesitan hacer especificaciones de calidad de digitalización en línea con sus objetivos y capacidades. Como guía, la Tabla 12 proporciona una descripción general de lo que
a menudo se considera niveles de calidad de resolución mínimos y óptimos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.

{| class="wikitable"
|+Figura 12. Descripción general de los niveles de calidad de resolución mínimos y óptimos para la digitalización de diferentes tipos de elementos físicos.
|Tipo de elemento
|Calidad mínima
|Calidad óptima
|-
|Documentos
|300 DPI
|600 DPI
|-
|Fotografías
|600 DPI
|1,200+ DPI
|-
|Diapositivas y negativos
|1,200 DPI
|2,400+ DPI
|-
|Audio
|16-bits and 44.1 KHz
|24-bits and 96 KHz
|-
|video
|1080P o 2 megapíxeles
|2K+ o 4 megapíxeles
|}

<span id="Metadata:_Descriptions_of_Digitized_Files"></span>
=== Metadatos: Descripción de archivos digitalizados ===

En la sección que trata sobre la planificación y organización de un archivo digital, discutimos el importante proceso de describir el material de archivo en varios de sus atributos relevantes y crear una conexión entre esas '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La descripción del material de archivo|descripciones y el material]]''', registrándolos en una tabla. Esto es necesario ya que nos permite buscar, ubicar e identificar elementos y grupos de elementos en función de esas descripciones, así como administrar, preservar y utilizar adecuadamente el material de archivo. El mismo principio se aplica a los sustitutos digitales.

Después de la digitalización, son los archivos digitales que creamos a partir de los originales físicos los que se convertirán en elementos de nuestro archivo digital. Por lo tanto, también deben describirse y tener sus descripciones adjuntas, para que luego se puedan encontrar, acceder y preservar.

Estas descripciones vinculadas de elementos de archivo se conocen como “metadatos” o datos sobre los datos.

En el proceso de digitalización, es fundamental que se recopilen metadatos pertinentes y se adjunten a los sustitutos digitales que creamos. Esto se debe a que un sustituto digital, sin sus metadatos adjuntos, se vuelve insignificante e inutilizable, ya que es posible que no podamos encontrarlo o identificarlo, entender qué es, su contexto, historia, creador o a dónde pertenece en el archivo.

La mayoría de los metadatos que necesitamos conservar se vinculan a los archivos digitales que describen y se crean y capturan mediante herramientas informáticas que utilizamos para digitalizar, gestionar y archivar los datos. Esto incluye metadatos básicos (por ejemplo, fecha de creación/digitalización), así como tipos de metadatos muy técnicos, como los relativos a la validez o integridad de los archivos digitales. Por lo tanto, las herramientas informáticas pueden permitirnos capturar los metadatos.
Las soluciones técnicas concretas en relación con los distintos tipos de metadatos que se capturan y conservan se tratan más adelante en el manual. Nuestra principal preocupación aquí es seleccionar qué tipos de metadatos queremos y necesitamos registrar y conservar en nuestros archivos digitales.

En comparación con los originales físicos, los sustitutos digitales requieren y permiten recopilar una amplia gama de metadatos adicionales. Esto incluye metadatos como las especificaciones técnicas de un archivo, así como información sobre su creación y cualquier otra acción digital realizada sobre él. Para las OSC que trabajan con material de derechos humanos, estos metadatos técnicos son importantes para la preservación, pero también para mantener la credibilidad de un sustituto digital y establecer la '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Cadena de custodia|cadena de custodia]]'''.

Existe una amplia variedad de tipos de metadatos que se pueden recopilar sobre sustitutos digitales tanto durante como después del proceso de digitalización. Los tipos más comunes, en función de su propósito y función, se resumen en la Figura 13.
{| class="wikitable"
|+Figura 13. Tipos de metadatos
!Descriptive & Structural
!Admin & Preservation
!Technical
|-
|Metadatos descriptivos: resumen o brinda detalles sobre un registro digital

y su contenido para que

sea más fácil encontrarlo en una búsqueda.

Metadatos estructurales:

proporcionan información sobre la

estructura interna de un

archivo digital, incluyen

información como página,

sección o índice para ayudar a los dispositivos con la navegación y la visualización.
|Metadatos administrativos: se refieren a la información

sobre la gestión de

un registro digital, como quién

lo creó, a quién se le

permite acceder o qué problemas de derechos están asociados con él.

Metadatos de preservación:

ayudan a los archivistas y

otros especialistas en preservación digital a abrir y utilizar registros digitales en el futuro

que sea necesario. Pueden incluir información

sobre qué software o hardware

se necesita para abrir y usar

un archivo digital.
|Metadatos técnicos: en lugar de crearse

con fines de archivo,

los metadatos técnicos a menudo se capturan

automáticamente a través del

software o hardware

utilizado para crear un registro digital.

Por ejemplo, las fotos

tomadas con una cámara digital

capturan automáticamente

información sobre la imagen

e incrustan esta información

en el propio archivo.
|}

La selección de los metadatos para cualquier proyecto de digitalización dependerá de su contexto y circunstancias: los recursos y capacidades de la organización, el tipo de material, las aplicaciones previstas, los tipos de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Un plan de acceso a los archivos|acceso]]''' y las necesidades de los usuarios, entre otros.

Los estándares de metadatos existentes y los perfiles y conjuntos de metadatos específicos, probados y ampliamente utilizados, brindan orientación a través del laberinto de numerosos tipos y formatos de metadatos. Sin embargo, ahora hay tantos estándares y conjuntos de metadatos diferentes desarrollados y propuestos por diferentes organizaciones, que su número en sí mismo crea un obstáculo para identificar aquellos que queremos y necesitamos usar.

Un buen punto de partida es el llamado “[https://www.dublincore.org/specifications/dublin-core/dces/ '''Conjunto de elementos de metadatos de Dublin Core''']”. Dublin Core es un conjunto de 15 propiedades o elementos muy utilizado para describir archivos digitales. Estos elementos a menudo se consideran un conjunto estándar de metadatos que se aplican casi independientemente del tipo de material de archivo, el tema del archivo o el tipo de software utilizado en el sistema de archivo digital. Además, con fines de conservación, el llamado estándar de metadatos PREMIS proporciona una referencia y una guía útiles ([https://www.loc.gov/standards/premis/ '''PREMIS: Actividad de mantenimiento de metadatos de preservación (Biblioteca del Congreso)''']).

Cualquiera que sea el conjunto de metadatos que seleccionemos para nuestra colección, hay otro conjunto de decisiones que debemos tomar sobre ellos para completar 7sus especificaciones de digitalización. Estos incluyen preguntas como: ¿dónde se almacenarán los metadatos? ¿Cómo se obtendrán y cuándo?

Tomar decisiones consideradas relacionadas con estas preguntas antes del procesamiento de digitalización nos proporcionará un plan para la recopilación y estructuración estandarizada y consistente de metadatos a lo largo del proceso de digitalización. Esto es importante para que los metadatos sean “interoperables”, es decir, que estén estructurados y formateados de manera que permitan su lectura y uso en diferentes sistemas informáticos.

Hacer que los metadatos sean interoperables nos ahorrará mucho tiempo y recursos (así como dolores de cabeza) más adelante en el proceso, sobre todo en el siguiente paso, cuando necesitemos insertarlos y hacerlos operables junto con los archivos sustitutos digitales a los que estén vinculados en nuestro sistema de archivo digital. Estos problemas relacionados con el procesamiento de archivos digitales y sus metadatos se analizarán con más detalle en la siguiente sección, cuando veamos cómo nuestro material completo, tanto digitalizado como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creado de manera digital]]''', debe prepararse para incorporarlo a nuestro sistema de archivo digital.

<span id="Selection,_Set-Up,_and_Testing_of_Equipment,_Software,_Hardware,_and_Storage_Media"></span>
=== Selección, configuración y prueba de equipos: software, hardware y medios de almacenamiento ===

Este manual no puede proporcionar recomendaciones sobre equipos de digitalización, software y medios de almacenamiento específicos, o cómo se deben configurar y optimizar. Dicho asesoramiento sería necesariamente demasiado genérico para los requisitos de cualquier proyecto concreto, y probablemente también se volvería obsoleto pronto.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 083.jpg|thumb|Imagen compartida por CONAVIGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]
Sin embargo, debemos mencionar tres elementos que deben guiar nuestras decisiones en la selección de la tecnología que utilizamos para la digitalización: características del
material, capacidades y recursos de la organización, y necesidades y requisitos del archivo.

En primer lugar, el equipo que seleccionemos, y cómo se configurará y ajustará, dependerá del material que estemos digitalizando: tipo, formato, estado de conservación, tamaño o longitud de los originales y cantidad. El material frágil, por ejemplo, requerirá un equipo y una configuración más refinados y sensibles, mientras que una gran cantidad de material requerirá una solución que permita su procesamiento rápido.

Además, nuestras decisiones serán condicionadas por los recursos que tenemos en términos de tiempo, experiencia, personal, espacio y finanzas. Cada uno de estos aspectos marcará los límites de lo que puede ser una solución factible para nuestro proyecto.
[[File:BREAKING NEWS ESP!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!Noticias de última hora: Los equipos más caros pueden reducir los costos generales de digitalización
|-
|Debemos tener en cuenta que, aunque la digitalización se puede realizar con una gama diferente de presupuestos, es importante considerar los costos totales del proyecto, en lugar de los costos únicos por separado, como el costo de un equipo. Los costos totales del proyecto deben incluir los salarios del personal, el equipo, el tiempo, etc. Un equipo más costoso que procese los artículos más rápidamente, por ejemplo, podría ahorrarnos mucho más de lo que cuesta si también calculamos el tiempo y los salarios del personal.
|}

Finalmente, y lo más importante, las necesidades de nuestro archivo y sus futuros usuarios, así como los modos de uso planificado de los materiales que estamos digitalizando deberían definir los requisitos mínimos y óptimos del equipo.

Para hardware y software, independientemente del tipo de material (documentos, fotografías, video u otros), los requisitos serán proporcionar sustitutos digitales de la calidad deseada en formatos adecuados y capturar los metadatos seleccionados. En términos de medios de almacenamiento, los aspectos más importantes a considerar son su confiabilidad (su resistencia a la pérdida de datos), durabilidad (su usabilidad durante un período de tiempo más largo) y escalabilidad (potencial para expandir el espacio de almacenamiento de datos según sea necesario).

Una vez que hayamos seleccionado y obtenido nuestro equipo, debemos instalarlo y configurarlo correctamente de acuerdo con nuestros requisitos de digitalización. Este proceso es importante y debe realizarse correctamente, de lo contrario, incluso el equipo adecuado no producirá los resultados requeridos. Por lo tanto, si una organización no tiene experiencia interna, sería aconsejable la asistencia externa.

Esto resulta especialmente cierto porque la instalación y la puesta a punto no son actividades que se hagan una vez. Más bien, es un proceso que requiere pruebas repetidas y cambios iterativos antes de lograr el resultado requerido. El proceso de prueba debe incluir una muestra de diferentes grupos de materiales y debe involucrar todo el proceso de digitalización de un elemento, es decir, el flujo de trabajo de digitalización.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 084.jpg|thumb|Imagen compartida por CONAVIGUA, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]

<span id="Implementation:_Digitization_Workflow"></span>
=== Implementación: flujo de trabajo de digitalización ===

La etapa final de la digitalización es la implementación de todos los diferentes elementos que hemos ido planificando, decidiendo e ideando en las etapas anteriores. La digitalización es un proceso complejo, pero si todas sus partes y funciones se planifican y diseñan bien y con antelación, su implementación será más ágil y fructífera.

Es por eso que, al juntar todos los elementos, debemos desarrollar un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#El flujo de trabajo de digitalización|flujo de trabajo]]''' detallado, que incluya todas sus acciones y operaciones, desde la revisión y preparación de los elementos físicos y el espacio de trabajo, hasta la finalización mediante el almacenamiento de los sustitutos digitales creados y la creación de copias de seguridad.

Cada proyecto de digitalización tendrá su flujo de trabajo único y su secuencia específica de acciones y operaciones de digitalización. Además, algunas actividades como, por ejemplo, el control de calidad, se repetirán en distintas etapas del proceso, mientras que otras se ejecutarán de forma simultánea o en paralelo. Aunque las acciones específicas y su secuencia se adaptan a cada proyecto concreto, podemos identificar los elementos clave necesarios en cualquier flujo de trabajo de digitalización: preparativos, programación de procesos, digitalización, control de calidad, postprocesamiento, almacenamiento y copia de seguridad.

<span id="Preparation_of_Material,_Protocols,_and_Workspace"></span>
=== Preparación de material, protocolos y espacio de trabajo ===

El proceso de digitalización realmente comienza al garantizar un espacio de trabajo limpio y apropiado, que permita suficiente espacio para trabajar con materiales físicos, así como con el equipo de digitalización y una computadora. Suponiendo que cualquier material frágil o comprometido se descartó en forma previa, podemos proceder a limpiar nuestro material físico y eliminar cualquier elemento agregado, como sujetapapeles o grapas en los documentos.

La información y las especificaciones de digitalización pertinentes sobre el nombre del archivo, la resolución del archivo, el formato y cualquier metadato que se registre deben estar disponibles y bien organizadas.

<span id="Process_Scheduling"></span>
=== Programación de procesos ===

Como parte del flujo de trabajo, es esencial programar claramente todo el proceso, es decir, determinar,
documentar y luego aplicar estrictamente una secuencia exacta de operaciones durante el proceso de digitalización. La programación debe incluir un margen de tiempo para imprevistos.

[[File:!RESOURCE!.png|left|85x85px]]
{| class="wikitable"
|+
!¡ALERTA DE RECURSOS!
|-
|Se proporcionan excelentes ejemplos de flujos de trabajo de digitalización y programación para organizaciones que se ocupan de la preservación del material de patrimonio cultural en las “[https://www.digitizationguidelines.gov/guidelines '''Directrices técnicas para la digitalización de materiales de patrimonio cultural''']” emitidas por la Iniciativa de Directrices Digitales de las Agencias Federales de EE. UU.
|}

Proceso de digitalización

El proceso de digitalización en sí será claramente muy diferente dependiendo del tipo, volumen, contenido y otras características del material. Los documentos en papel y las fotografías se pueden escanear razonablemente rápido, mientras que el audio y el video '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Documento analógico|analógicos]]''' deberán digitalizarse en tiempo real. Las obras de arte y los documentos históricos requerirán una configuración de especificaciones de escaneo diferente a un documento administrativo.

Independientemente de las diferencias, una buena práctica al comienzo de cada sesión de digitalización es digitalizar un elemento de referencia (documento, fotografía, muestra breve de audio o video) y comparar el resultado con respecto a las especificaciones, como una forma de control de calidad ad-hoc. En caso de discrepancia con las especificaciones de digitalización, se puede verificar el equipo y ajustar su configuración. Esto ayudará a evitar el desperdicio de sesiones enteras de trabajo debido a problemas con el equipo o la configuración.

<span id="Post-processing"></span>
=== Posprocesamiento ===

El procesamiento posterior a la digitalización de sustitutos digitales incluye implementar ligeras correcciones a un archivo para ajustarlo a un determinado estándar o a una especificación de proyecto particular. Esto podría incluir acciones como aumentar la nitidez del sonido en un archivo de video o el brillo de una imagen en un documento.

El procesamiento posterior a veces también puede incluir la creación de copias secundarias, derivadas del archivo. Estos se crean para fines específicos, como proporcionar acceso o producir reproducciones de alta calidad, así como para crear
documentos que permitan búsquedas completas a partir de archivos de imágenes originalmente no aptos para búsquedas mediante la aplicación de software de reconocimiento óptico
de texto '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Los programas informáticos de reconocimiento óptico de texto (OCR)|OCR]]''' (por su sigla en inglés). En esencia, al ejecutar un software de OCR en nuestra imagen escaneada de un documento, agregamos una capa de texto a ese archivo de imagen para que otro software pueda leerlo, lo cual permite que el documento sea apto para búsquedas. Esto es esencial para lograr que los archivos de derechos humanos sean más accesibles y visibles, lo cual suele ser un objetivo clave de su digitalización. Dada la importancia de la aplicación de la tecnología de OCR para la creación de archivos de texto con capacidad de búsqueda completa a partir de nuestros archivos de imagen sustitutos digitales, en el Anexo IV proporcionamos un conjunto de recomendaciones para su uso.

<span id="Quality_Review"></span>
=== Revisión de calidad ===

dos elementos para el control de calidad de la digitalización y ambos pueden y deben implementarse en múltiples puntos de la programación del proceso, es decir, tanto durante como después de la digitalización, así como a intervalos regulares durante el transcurso del proyecto. El primer elemento se relaciona con garantizar que todos los elementos físicos destinados a la digitalización hayan sido digitalizados. Esto se puede hacer automáticamente, comparando los dos conjuntos de datos de elementos físicos y sus sustitutos. Sin embargo, también debe realizarse una verificación manual de muestra para garantizar que los sustitutos digitales se correspondan correctamente con sus originales físicos.

El segundo elemento de la revisión de calidad es garantizar que se hayan cumplido todas las especificaciones de digitalización: que los sustitutos digitales se creen en el formato y la calidad correctos, con los nombres de archivo correctos y que se hayan capturado los metadatos seleccionados. Aquí, nuevamente, necesitaremos emplear una combinación de revisión de calidad manual y automatizada, la cual se encuentra en herramientas y aplicaciones de software como “[https://jhove.openpreservation.org/ '''JHOVE''']».

<span id="Storing_Digitization_Products"></span>
=== Almacenamiento de productos digitalizados ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 089.jpg|thumb|Imagen compartida por ASOMOVIDINQ, organización socia de GIJTR en Guatemala.]]

Al final del proceso, necesitamos almacenar temporalmente los productos de la digitalización en uno o más medios de almacenamiento hasta que se preparen y se incorporen a un sistema de archivo digital. El resultado final del proceso debe ser uno o más sustitutos digitales del original, que a menudo se denominan “archivos maestros”. Estos se almacenan en una estructura de directorio de archivos creada para este propósito.

Los archivos maestros son los archivos de mejor calidad que producimos a través de la digitalización. Están destinados a conservarse a largo plazo sin pérdida de ninguna
característica esencial. La cantidad de archivos maestros que crearemos dependerá del contenido de los originales y los usos previstos del sustituto digital.

Además de los archivos maestros, podemos producir una serie de archivos secundarios, a menudo llamados “archivos de acceso” o “de servicio”. Estos archivos se crean a partir del archivo maestro y se optimizan para el uso previsto (por ejemplo, para la web o investigación).

Para aquellas organizaciones que trabajan con documentación sobre abusos de los derechos humanos, resulta especialmente importante tener en cuenta que estos archivos derivados se utilizan para la creación de otros con contenido textual totalmente apto para búsquedas a través de OCR. La práctica habitual es que solo los archivos maestros se almacenen con fines de conservación. Sin embargo, dada la importancia del OCR (y, por lo tanto, de las versiones de los documentos con capacidad de búsqueda completa) para los archivos de derechos humanos, también se recomienda crear y almacenar dos archivos legibles, uno como copia de acceso y otro con fines de conservación. Lo mismo se aplica a los archivos maestros, ya que debemos crear al menos dos copias de seguridad y almacenarlas en dos medios de almacenamiento separados, cuando sea posible.

<span id="Preservation_and_Preparation_for_Ingest"></span>
== Conservación y preparación para el ingreso ==

<blockquote>

<big>Ahora estamos completamente en el mundo del archivo digital.</big>

<big>Todo nuestro material se encuentra en formato digital.</big>

<big>También contamos con un depósito de archivo digital, en forma de un sistema de archivo digital.</big>

</blockquote>

Para completar el proceso de creación de un archivo digital, ahora necesitamos emplear un conjunto de '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Técnicas de archivo|técnicas de archivo digital]]''' basadas en software tanto a nuestro material digitalizado como '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creado de manera digital]]'''. Esto es necesario para prepararlo para el ingreso y la conservación a largo plazo en el sistema de archivo digital. Asimismo, necesitamos configurar y preparar nuestro propio sistema de archivo digital (sus bases de datos, herramientas y aplicaciones de software) para recibir, almacenar y preservar adecuadamente nuestro material de archivo digital.

Para lograrlo, primero debemos revisar nuestras herramientas básicas de archivo: '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Tabla de estructura de archivos|la tabla de estructura de archivo]]''' y las descripciones del material, que en este mundo de archivo digital tomarán la forma de bases de datos y archivos de texto que contienen directorios de archivos, metadatos y documentación de datos. Por lo tanto, es necesario aclarar estos dos conceptos clave que resultan especialmente importantes para el archivo digital: metadatos y documentación de datos. Estos son necesarios para comprender cómo se organiza, describe, relaciona, gestiona y utiliza nuestro contenido de archivo digital dentro de un sistema de archivo digital.

<span id="What_Is_Metadata_and_Data_Documentation."></span>
=== ¿Qué son los metadatos y la documentación de datos? ===

Los metadatos son datos, información sobre datos, sobre nuestro contenido de archivo digital. Se almacena en una forma estructurada adecuada para el procesamiento de software. Los metadatos son esencialmente iguales a las descripciones de archivo del contenido digital De hecho, las descripciones de nuestro contenido que hicimos en la etapa anterior, ahora en el sistema de archivo digital se convertirán en metadatos, sumándose a otros tipos de metadatos, como metadatos técnicos generados por el sistema o en el historial de acceso de un elemento. Por lo tanto, los metadatos son necesarios para los objetivos de conservación y acceso a largo plazo, ya que nos permiten mantener la integridad, calidad y facilidad de uso del contenido.

La '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La documentación de datos|documentación de datos]]''' proporciona información sobre el contexto de nuestros datos, nuestro contenido de archivo digital, y a menudo se proporciona en forma de texto u otra forma legible. De hecho, la documentación de datos complementa los metadatos y proporciona información que permite a otros utilizar el contenido del archivo. Por ejemplo, si llevamos a cabo una encuesta de víctimas y conservamos sus cuestionarios completados como nuestros datos de archivo digital, también debemos conservar la documentación de datos relacionada como, por ejemplo, un documento que detalle el diseño y la metodología de la encuesta. Dado que la documentación de datos también es “datos sobre datos”, podría verse como un tipo específico de metadatos, que proporciona contexto y se registra en un formato de fácil comprensión para los humanos.

<span id="Preparing_Metadata_and_Data_Documentation"></span>
=== Preparación de metadatos y documentación de datos ===

[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 091.jpg|thumb|Imagen compartida por CCJ, organización socia de GIJTR en Colombia.]]
Si bien nuestros archivos digitales se almacenan de forma segura y se respaldan en medios de almacenamiento, esperando a el ingreso y el archivo en el sistema de información digital, debemos centrar nuestra atención en algunas tareas de limpieza. Dichas tareas implican preparar nuestra documentación de metadatos y datos para el próximo proceso, para garantizar un ingreso sin problemas y un archivado adecuado.

Esto implica garantizar que tengamos un registro claro y bien organizado de la documentación de datos y metadatos que se crearon hasta el momento en el proceso: qué contienen y cómo se relacionan entre sí. Esto incluye tablas/bases de datos con listas (o directorios) de nombres de archivos, metadatos de archivos y documentación de datos. En los capítulos anteriores, describimos cómo se desarrollan o generan estos documentos mediante la planificación, la creación de inventarios, la revisión, la selección, la organización, la descripción y la digitalización del material. Como
resultado, en este punto del proceso deberíamos contar con los siguientes metadatos y documentación de datos creados:

A. Este documento inició su vida como inventario de identificación y luego, mediante procesos de organización y descripción, creció hasta convertirse en la tabla de estructura del archivo. Contiene metadatos sobre la estructura del archivo, agrupación de archivos en series, subseries y carpetas, así como metadatos descriptivos y técnicos adicionales que seleccionamos para su inclusión.

B. Como resultado del proceso de digitalización, hemos producido bases de datos donde registramos cada sustituto digital que producimos y sus metadatos seleccionados.

Además, el equipo y el software de digitalización generaron bases de datos adicionales con metadatos que seleccionamos sobre los atributos técnicos de los sustitutos digitales y/o el historial de acciones en ellos a lo largo del proceso de digitalización.

Finalmente, también podríamos haber producido documentos de texto que contienen documentación de datos, información sobre el contexto de los sustitutos digitales que creamos, o sobre el proceso de digitalización en sí. Esto permitirá que otros comprendan cómo se pueden interpretar o utilizar nuestros datos.

C. Ya existirá una base de datos de archivos '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creados digitalmente]]''' para la preservación con sus metadatos básicos, o se puede crear fácilmente mediante herramientas de software simples, como “DROID” o “IngestList”.

D. Puede haber tablas/bases de datos o archivos de texto preexistentes adicionales que contengan metadatos y/o documentación de datos sobre ciertos grupos de elementos o la colección completa.

Para que nuestro contenido digital, metadatos y documentación de datos se ingresen correctamente en el sistema de archivo digital, debemos proporcionar al software del sistema instrucciones sobre qué son estos documentos y cómo se relacionan entre sí. De este modo, el sistema puede, por ejemplo, adjuntar correctamente metadatos en una base de datos a los elementos que describen los metadatos que se enumeran en una base de datos diferente, y luego a la documentación de datos que proporciona información sobre el contexto de los elementos dados.

Como parte de los preparativos, es posible que también necesitemos dividir, fusionar o combinar manualmente algunas de nuestras tablas/bases de datos para transformarlas a un formato más apropiado.

Los pasos exactos que deberemos seguir en este proceso en el que necesitaremos preparar nuestra documentación de metadatos y datos, o cómo ingresaremos la información sobre sus interrelaciones en el sistema de archivo digital, dependerá de las características del archivo y el sistema mismo.

Sin embargo, independientemente de estos detalles, siempre necesitaremos tener una visión general clara, un mapa o un esquema de nuestros metadatos y documentación de datos y cómo se relacionan, antes de que podamos comenzar con el ingreso.

<span id="Preservation_and_Preparation_of_Data_for_Archiving"></span>
=== Conservación y preparación de datos para el archivo ===

Ahora podemos avanzar en las acciones de preservación y preparación de nuestros datos digitales para el ingreso y el archivo.

<span id="Cleaning"></span>
==== Limpieza ====

Lo primero que debemos hacer siempre antes de trabajar con datos digitales destinados a la conservación es realizar un '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Antivirus|análisis antivirus]]'''. El escaneo debe realizarse conectando el medio de almacenamiento a una computadora previamente escaneada que no esté conectada a ninguna red local o internet.

<span id="Backup"></span>
==== Respaldo ====

Luego, la copia de seguridad. Al final del proceso de digitalización, ya creamos copias de seguridad de los archivos maestros de los sustitutos digitales. Si aún no hemos hecho lo mismo con los '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|datos creados en formato digital]]''', deberíamos crear sus copias de seguridad ahora, produciendo dos copias y almacenándolas en medios de almacenamiento separados, si es posible en dos ubicaciones diferentes.

<span id="File_Naming"></span>
==== Nomenclatura de archivos ====

Si bien los archivos de nuestros sustitutos digitales ya han sido nombrados de acuerdo a la convención de nomenclatura que desarrollamos y adoptamos, es posible que nuestros archivos creados digitalmente aún tengan sus nombres originales. Por lo tanto, debemos aplicar nuestra convención
de nomenclatura a los archivos creados en formato digital y nombrarlos en consecuencia. Sus nombres contendrán entonces los mismos componentes (identificación, descripción, técnica u otros) que los que seleccionamos y usamos para los sustitutos digitales, tal como se describió en el capítulo de digitalización. Existen herramientas de software razonablemente simples y fáciles de usar que pueden realizar esta tarea de renombrar nuestros archivos digitales automáticamente, dentro de los parámetros que establezcamos para ello, como “Rename Master” o “File Renamer Basic”.

<span id="Metadata"></span>
==== Metadatos ====

En la sección anterior hicimos un balance de los metadatos y la documentación de datos que recopilamos hasta el momento en el proceso. Como se explicó allí, necesitaremos incorporar nuestros metadatos en un formato fijo específico que sea reconocible por nuestro sistema de archivo digital. Este formato específico de metadatos se basará en el estándar de metadatos que seleccionamos para implementar anteriormente en el proceso y que ahora debemos aplicar también para el ingreso de datos en nuestro sistema de archivo digital.

Si, como se recomienda en este manual, ya en la fase de planificación tomamos una decisión sobre el estándar que aplicaremos para la recopilación de metadatos y lo implementamos a través de las fases de descripción y digitalización, entonces nuestros metadatos ya se habrán recopilado de acuerdo con ese estándar. De este modo, deberíamos poder organizarlo y prepararlo para la incorporación de acuerdo con el formato reconocible por el sistema, haciendo solo arreglos técnicos básicos o asignando nuestros metadatos al estándar. Por ejemplo, en la sección de digitalización mencionamos que el estándar de metadatos básicos llamado “Dublin Core” es compatible con la mayoría de opciones de software de archivo digital. Por lo tanto,
si aplicamos este estándar para la recopilación de metadatos desde el principio y seleccionamos el software que lo admite, ahora podremos traducir los metadatos recopilados al formato que nuestro sistema de archivo digital puede reconocer e incorporar correctamente.

<span id="Preservation_of_Metadata"></span>
=== Preservación de metadatos ===

En la discusión anterior sobre los metadatos y la importancia de su adecuada recopilación y gestión, mencionamos el papel clave que tiene para la preservación a largo plazo de los datos de archivo digital.

Esto se destaca y vuelve más pertinente en este punto del proceso, con la preparación para el ingreso y la conservación a largo plazo de nuestro material. Causa de lo anterior es que, antes de ingresar y archivar nuestros datos, debemos asegurarnos de capturar los metadatos necesarios, lo que permitirá que nuestro material digital se conserve adecuadamente, mantenga su autenticidad y siga siendo utilizable en el futuro. Para comprender qué conjunto esencial de metadatos necesitamos para preservar nuestros datos invaluables, necesitaremos conocer un poco mejor nuestros archivos digitales y sus formatos, incluyendo aspectos como la validez, la calidad y la '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#La fijeza|fijeza]]''' de nuestros archivos.

<span id="Identifying_and_Converting_File_Formats"></span>
=== Identificación y conversión de formatos de archivo ===

En el proceso de digitalización, establecimos la necesidad de almacenar nuestro material digital en formatos de archivo que sean apropiados para la conservación a largo plazo.
Principalmente, estos son formatos que tienen una amplia comunidad de usuarios o soporte y que han demostrado ser resistentes al cambio con el tiempo. Esta es también la razón por la que a menudo se les llama “sin pérdida”, en oposición a los formatos “con pérdida” que tienden a perder calidad y/o cambiar y degradarse con el tiempo.

El material digitalizado ya se ha almacenado en formatos de preservación apropiados a través de la digitalización, y ahora debemos asegurarnos de que suceda lo mismo con el material creado de manera digital.

Primero debemos identificar el formato de nuestros archivos '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Nacido-digital|creados en forma digital]]'''. Esto se puede lograr con la ayuda de un software especializado, como “DROID” o “Siegfried”, que nos permita identificar automáticamente el
formato de los lotes de nuestros archivos digitales. Luego procederemos a cambiar los formatos de los archivos para los
que determinamos que se pondrán en un formato diferente y apropiado para la conservación. El software especializado para la conversión de archivos a diferentes formatos puede ser muy útil en este proceso. Dicho software es específico del formato como, por ejemplo, “Audio/Video to WAV Converter”, que convierte archivos de audio y video a formato WAV, o
“CDS Convert”, que permite convertir documentos, presentaciones e imágenes entre diferentes formatos de software.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’La importancia de emplear formatos de conservación apropiados’’’
|-
|Los formatos sin pérdida, por regla general, también producen archivos más grandes. Por lo tanto, para colecciones grandes y organizaciones pequeñas, como las OSC, esto puede representar un desafío en términos de capacidades de almacenamiento adicionales. Sin embargo, este manual desaconseja la realización de concesiones con la selección de formatos de archivo, ya que el uso de formatos de preservación adecuados es esencial para todas las acciones de preservación posteriores y el éxito del proceso en su conjunto.
|}

<span id="Validating_Files"></span>
=== Validación de archivos ===

El siguiente paso en la preparación de nuestro contenido digital para su correcta conservación en el sistema de archivo
digital es la validación de nuestros archivos, o sea, establecer que realmente son lo que creemos que son.

En esencia, a través de la validación de archivos verificamos si el formato de un archivo es adecuado y correcto, es decir, si es válido. Por lo tanto, a través de la validación del formato de archivo podemos verificar si cumple con la especificación de formato de archivo específico: estándares que debe seguir un formato específico como .jpg, .doc. o TIFF. A modo de ilustración, la validación del formato de archivo podría compararse a la inspección de cajas o carpetas en un archivo físico para garantizar que no estén dañados; de lo contrario, los elementos podrían caerse o dañarse.

En el archivo digital, la validación del formato de archivo es particularmente importante para la preservación y el acceso a largo plazo por varias razones. Los archivos con formatos que no son válidos son difíciles de administrar con el tiempo, especialmente cuando es necesario convertir o migrar un archivo. Además, el acceso puede volverse difícil o imposible, ya que los archivos con formatos que no se ajustan a las especificaciones se vuelven más difíciles de abrir y emplear con el tiempo. Por último, los archivos que no sean válidos serán más difíciles – si no imposibles – de procesar correctamente por futuros programas informáticos.

Por supuesto, no inspeccionamos manualmente la conformidad de un formato de archivo con sus especificaciones; hay software disponible que realiza esa función e identifica y crea informes sobre los archivos que no son válidos. Ya mencionamos una de estas herramientas, “JHOVE”, en el capítulo sobre control de calidad al final del proceso de digitalización, pero también existen otras, en su mayoría especializadas para un determinado grupo de formatos.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!’’’Las medidas de conservación deben seguir inmediatamente a la digitalización’’’
|-
|Cabe mencionar que la validación del formato de archivo y otras acciones de preservación
Junto con los procedimientos de control de calidad, deberían
realizarse inmediatamente al final del proceso de digitalización, ya sea como alternativa o además de realizarlos como parte de la preparación para la incorporación. Esto dependerá de las necesidades específicas y el flujo de trabajo de un proyecto.
|}

<span id="Fixity"></span>
=== Fijeza ===

La fijeza, un elemento crucial en la preservación a largo plazo de los archivos, así como en el mantenimiento de su integridad, autenticidad y facilidad de uso, indica un estado de invariabilidad o permanencia. En esencia, la fijeza nos permite determinar si un archivo ha cambiado con el tiempo, si se ha alterado o corrompido, así como rastrear y registrar dichos cambios.

Para poder hacer esto, usamos la fijeza para registrar el estado inicial de un archivo antes de insertarlo, tomando su “huella digital”, como suele llamarse. De hecho, el software
de fijeza registrará un número de características técnicas específicas y creará un código alfanumérico: una “suma de verificación”. Esta suma de verificación, al igual que las huellas dactilares en el caso de los humanos, será única para ese archivo y no debería cambiar con el tiempo. La suma de verificación de un archivo se registrará como parte de sus metadatos, de modo que siempre podamos realizar la misma verificación de fijeza y establecer si la suma de verificación del archivo ha cambiado, es decir, si el archivo ha cambiado. El registro de este tipo de metadatos de conservación es fundamental para confirmar y establecer la “cadena de custodia” de un elemento digital.

Además de permitirnos establecer cualquier cambio en un archivo que haya ocurrido con el tiempo, la fijeza también es útil cuando estamos migrando archivos entre diferentes medios o unidades de almacenamiento o depósitos digitales. Es muy recomendable aplicar una verificación de fijeza después de cada transferencia de archivos a fin de establecer cualquier cambio que pueda haber ocurrido en el curso de la '''[[Maintenance: Preservation, Development and Migrations/es#Mantenimiento activo: Migración|migración]]'''.

Además, la fijeza nos permitirá verificar que las copias de un archivo que creamos para la copia de seguridad estén completas y sean correctas. La suma de verificación de fijeza también se puede dar a otros usuarios potenciales de los archivos, para que puedan verificar que han recibido el archivo correcto. Existe una amplia gama de software que puede realizar la fijeza, como “Checksum”, “Exact.File”, entre otros.

<span id="Quality_Control"></span>
=== Control de calidad ===

Muchas cosas pueden salir mal con los archivos digitales a medida que se crean, administran y almacenan, antes de que lleguen al punto del ingreso. Durante la digitalización, debido a un error o un virus, los archivos pueden dañarse, quedar incompletos o reducir su calidad. Por lo tanto, es una buena práctica realizar un control de calidad lo más completo posible de todos nuestros archivos digitales, antes de su ingreso y archivo. Existe un conjunto completo de herramientas que realizan acciones específicas o un grupo de acciones de control de calidad. Algunos ejemplos incluyen “File Analyzer and Metadata Harvester” de NARA, que tiene una variedad de funciones; o en el otro lado del espectro, “Fingerdet”, que ayuda a detectar huellas dactilares en elementos digitalizados.

<span id="Removing_Duplicates_and_Weeding_Files"></span>
=== Eliminación de duplicados y eliminación de archivos ===

Mientras estamos en eso, deberíamos aprovechar esta oportunidad para limpiar un poco nuestros archivos. En el transcurso de la recopilación, organización, copia y
almacenamiento temporal de los archivos digitales, es probable que creemos duplicados o que las carpetas contengan archivos ocultos o que no pertenecen a ellas. Tener duplicados y otros archivos no deseados en la colección puede generar confusión, además de ocupar espacio innecesariamente en el almacenamiento. Es por ello que es una buena práctica eliminarlos antes de incorporarlos. Dependiendo del tamaño de la colección, esta podría ser una tarea que consuma mucho tiempo y sea propensa a errores si se realiza manualmente. Afortunadamente, existen herramientas de software que pueden hacer esto por nosotros de manera eficiente y confiable. Algunos ejemplos de herramientas dedicadas a este propósito incluyen “FolderMatch” y “CloneSpy”.

<span id="Metadata_on_Private,_Sensitive,_Confidential,_or_Copyrighted_Data"></span>
=== Metadatos sobre datos privados, sensibles, confidenciales o protegidos por derechos de autor ===

Teniendo en cuenta la importancia de la protección y seguridad de los datos al archivar material relacionado con violaciones de los derechos humanos, es muy recomendable que, en este punto, antes de incorporar el contenido, realicemos una revisión adicional del material con respecto a la privacidad, sensibilidad, confidencialidad y derechos de autor.

Durante los procesos de descripción, ya deberíamos haber identificado grupos de materiales o incluso elementos individuales que contienen información personal o confidencial. En este punto, debemos asegurarnos de que todos los metadatos pertinentes sobre dicho material se recopilen y vinculen adecuadamente a los elementos. Dependiendo de la política de acceso al material y al archivo, puede ser útil, o incluso necesario, añadir más metadatos, específicamente aquellos que brinden instrucciones para su manejo futuro en cuanto a derechos de autor, protección o acceso restringido al material.

Afortunadamente, existen estándares y software que se han desarrollado para brindar asistencia en ese proceso.

<span id="Standards"></span>
=== Estándares ===

Los estándares para la selección, recopilación y uso de metadatos a menudo incluyen una gama completa de metadatos de preservación. La aplicación de dichos estándares de metadatos respalda la conservación de elementos digitales y garantiza su usabilidad a largo plazo. Se ha desarrollado una variedad de estándares para gestionar la preservación y los metadatos en general. Dado que una amplia variedad de opciones puede limitar una visión clara, recomendamos que una organización utilice como punto de partida el estándar “Estrategias de implementación de metadatos de preservación” (PREMIS).

[[File: !RESOURCE ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!¡RECURSO!
|-
|PREMIS ha alcanzado el estatus de estándar aceptado a nivel internacional para metadatos de preservación. Una ventaja, pero también una limitación del estándar PREMIS, es que debe adaptarse para cumplir con los requisitos del contexto específico. No es una solución lista para usar en el sentido
de que pueda implementarse directamente en los datos de un archivo. Algunos de los elementos de PREMIS pueden no ser pertinentes y una organización puede encontrar que se necesita información adicional, más allá de lo definido por PREMIS, para respaldar sus requisitos.
|}

Cabe señalar que a menudo se integrarán diferentes estándares de metadatos, o al menos serán compatibles, con el software que utilizamos para las funciones de recopilación y gestión de metadatos.

<span id="Software_Tools"></span>
=== Herramientas de software ===

asta ahora, en este capítulo hemos mencionado ejemplos de diferentes soluciones de software que pueden realizar funciones específicas de recopilación y gestión de
metadatos de preservación, como la identificación de archivos, la conversión, la validez o las verificaciones de fijeza. Estas herramientas a veces se diseñan para realizar solo una función específica o un grupo de funciones similares. Sin embargo, estas herramientas individuales a menudo se combinan para proporcionar una solución de mayor alcance, que puede proporcionar una cobertura completa de funciones relacionadas con la preservación y los metadatos. Además, estas herramientas multifuncionales para metadatos se incorporan luego a soluciones de software integrales que pueden gestionar todo el proceso de archivo digital dentro de un sistema de archivo digital determinado.

En la sección de planificación de este manual, cuando analizábamos la selección de una solución de software para nuestro sistema de archivo digital, consideramos si la opción que elegimos tiene soporte integrado para el estándar de metadatos seleccionado, así como todas las herramientas necesarias para recopilar y gestionar los metadatos de conservación según los requisitos de nuestro archivo. En ese momento, podíamos elegir una solución empresarial que proporciona una opción todo en uno, con todos los estándares y herramientas necesarios integrados. No obstante, una alternativa es crear una solución que satisfaga nuestras necesidades mediante el uso de diferentes programas interoperables, cada uno de los cuales realice una de las funciones de conservación.

Esta etapa de preparación de datos para el ingreso y captura de metadatos de preservación destaca la importancia de nuestra decisión sobre la selección del software de archivo digital y el efecto que tiene sobre las tecnologías y herramientas que podemos y necesitamos usar. Por lo tanto, las herramientas específicas que aplicaremos en esta fase, así como más adelante, dependerán completamente del tipo de solución que seleccionemos para nuestro software de archivo digital.

[[File: !TIP ESP!.png|left| 85x85px]]

{| class="wikitable"
|+
!Análisis forense digital
|-
|Si se trabaja con formatos de almacenamiento de datos más antiguos o con material digital de origen y
características poco claras, especialmente cuando es necesario establecer un historial del material y una "cadena
de custodia", un área de desarrollo prometedora es el “análisis forense digital”, la cual ofrece beneficios al abordar la autenticidad digital, la responsabilidad y
la accesibilidad. Esta tecnología forense puede hacer posible: la identificación de problemas de privacidad, la determinación de una cadena de custodia por procedencia, el uso de protección contra escritura para captura y transferencia,
así como la detección de falsificaciones o manipulaciones. Puede extraer y sacar metadatos y contenido relevantes; permitir una indexación y búsqueda eficientes por parte de los curadores, y facilitar el control de auditoría y los privilegios de acceso granular. Las tecnologías forenses digitales varían mucho en cuanto a su capacidad, costo y complejidad; algunos equipos son caros, pero otros son gratuitos. Algunas técnicas son muy sencillas de usar, otras deben aplicarse con gran cuidado y sofisticación. Hay un conjunto cada vez más rico de herramientas forenses de código abierto, gratuitas para obtener y usar, como “BitCurator.
|}

<span id="Preparing_the_Digital_Archiving_System"></span>
=== Preparación del sistema de archivo digital ===

La configuración y preparación de nuestro sistema de archivo digital para su primer ingreso de archivos es un proceso complejo que requiere tiempo, esfuerzo, paciencia y conocimientos y habilidades de TI razonablemente avanzadas.

Los sistemas de archivo digital no pueden simplemente instalarse y usarse de inmediato, como hacemos con el software comercial que usamos a diario. Esto se debe a que cualquier sistema de archivo digital necesita ser “instruido” en todos y cada uno de los aspectos de sus operaciones. Según nuestros requisitos, debemos establecer los parámetros en el sistema, crear o diseñar bases de datos en él, establecer enlaces entre los datos y sus metadatos, etc. Para proporcionar estas “instrucciones” a nuestro software puede ser necesario cualquier cosa, desde simplemente rellenar un formulario electrónico o elegir una opción de un menú desplegable hasta tener que utilizar codificación informática y otros conocimientos avanzados de TI.
[[File:CSOs-in-Digital-Archiving-Toolkit-6x9-EN-final-print (KEY WORDS WIKI) Page 101.jpg|center|thumb|866x866px|Imagen compartida por AVIPA, organización socia de GIJTR en Guinea]]
La experiencia y el tiempo necesarios dependen del tipo de solución de software seleccionada para el sistema de archivo digital. La regla general que aplicamos a la selección de software también se aplica aquí. Las soluciones comerciales serán más sencillas tanto para la configuración como para el uso, pero probablemente ofrecerán menos opciones de adaptación. Las soluciones de código abierto en su mayoría requerirán más tiempo y experiencia en TI, pero pueden ofrecer soluciones más adecuadas y personalizadas.

<span id="Ingest"></span>
== Ingreso ==

Este es el momento culminante, donde todo el esfuerzo y el proceso realizados confluyen y dan como resultado la creación de nuestro archivo.

Sin embargo, no debemos imaginar que podemos simplemente hacer clic en un botón, ir a tomar un té y regresar para ver todos nuestros datos, metadatos y documentación de datos ingresados y bien vinculados entre sí. Más bien, el proceso de ingreso deberá realizarse en partes, mediante la transferencia de material por grupos durante un período de tiempo. En el proceso, es probable que encontremos errores, descubramos especificaciones incorrectas en un sistema u otros problemas similares que deberán ser abordados para luego ajustar el sistema y repetir el ingreso.

Después de ingresar cada grupo de material, debemos producir al menos una copia maestra de archivo de cada elemento, al menos dos copias de respaldo y toda copia de trabajo derivada que podamos necesitar.

Las copias de respaldo deben crearse y almacenarse de acuerdo con las reglas de mejores prácticas descritas anteriormente, es decir, se deben crear múltiples copias, en dos tecnologías de medios de almacenamiento diferentes y almacenarse en diferentes ubicaciones.

Como paso final, debemos realizar el mismo conjunto de acciones de conservación que aplicamos a nuestro contenido en preparación para el ingreso. Esto incluye escanear el material, así como todas las copias de respaldo con software '''[[Glossary of Key Terms and Concepts/es#Antivirus|antivirus]]''' y verificar la fijeza, validez y garantía de calidad de cada archivo.

Si hemos cubierto los aspectos básicos hasta ahora y nos hemos asegurado de que todos los elementos están preparados, el proceso debería ser exitoso y ahora deberíamos poder disfrutar de los frutos de nuestro trabajo: nuestro valioso material, antes disperso por la oficina y en unidades de almacenamiento y sótanos, convertido en un archivo digital.

En el próximo paso, tomaremos medidas para asegurarnos de que también se logren los objetivos de nuestro archivo: que conserve nuestro material durante mucho tiempo y de manera segura y que brinde el mayor acceso posible a su contenido.

'''06:00'''

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/279/en

2024-03-18T20:46:05Z

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Translations:Digitization, Preservation and Ingest/70/en

2024-03-18T20:46:05Z

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Dates should be entered
in the ISO standard format
(i.e., yyyy-dd-mm).

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/68/en

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|Use only English alphabet
letters (a–z), numbers (0–9),
dash (-), and underscore (_).

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Include descriptive
components such as date,
title, or reference to its
content.

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/63/en

2024-03-18T20:46:05Z

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(i.e., identifying number of
the item).

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/62/en

2024-03-18T20:46:05Z

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|Include key identifiers as
components of a filename

Translations:Digitization, Preservation and Ingest/59/en

2024-03-18T20:46:05Z

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Be consistent in the application
of the file naming
convention and do not allow
for exceptions.