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Pour les OSC qui ont rassemblé ou obtenu de telles collections de grande valeur de matériels qui sont – en termes d’archives – indéfinis, non organisés, et donc inutilisables, il devient nécessaire de transformer ces collections en collections d’archives appropriées, utilisables et durables. Lorsque ces archives contiennent des matériels physiques qui doivent être numérisés, des documents numériques natifs, ou les deux, pour atteindre cet objectif, l’organisation doit entreprendre le processus d’archivage numérique.