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Les systèmes d’archivage numérique ne peuvent pas simplement être installés et utilisés immédiatement, comme on a l’habitude de le faire avec les logiciels commerciaux. Cela s’explique par le fait que tout Système d’Archivage Numérique doit être informé de chaque aspect de ses opérations. En fonction de nos besoins, nous devons définir les paramètres dans le système, créer ou concevoir des bases de données, établir des liens entre les données et les métadonnées, etc. Pour fournir ces « instructions » à notre logiciel, il peut être nécessaire de simplement remplir un formulaire électronique ou de choisir une option dans un menu déroulant, mais cela peut également nécessiter des compétences avancées en codage informatique et autres compétences informatiques.